Kế toán agency marketing thực tế A-Z cho doanh nghiệp

Kế toán agency marketing đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tài chính của các công ty quảng cáo và truyền thông. Mỗi dự án marketing đều có ngân sách riêng và nhiều khoản chi liên quan. Kế toán cần theo dõi chi tiết để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả tài chính.

Mục lục

“Bóc Tách” Một Agency Marketing Đang Vận Hành – Kế Toán Bắt Đầu Từ Đâu?

Agency Marketing kiếm tiền bằng những hình thức nào?

Digital Marketing

Facebook Ads

Google Ads

TikTok Ads

SEO

Content

Thiết kế

Website

Branding

Hành Trình Của Một Hợp Đồng Marketing Qua Góc Nhìn Kế Toán

Trong doanh nghiệp Agency Marketing, một hợp đồng không chỉ đơn thuần là thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng mà còn là điểm khởi đầu của hàng loạt nghiệp vụ kế toán phát sinh. Từ khi tiếp nhận yêu cầu cho đến khi hoàn tất chiến dịch, kế toán phải theo dõi chặt chẽ doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền và chứng từ để đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực tế hoạt động kinh doanh. Hiểu được toàn bộ hành trình của hợp đồng sẽ giúp kế toán kiểm soát tốt lợi nhuận của từng chiến dịch và hạn chế các rủi ro về thuế.

Tiếp nhận hợp đồng

Sau khi bộ phận kinh doanh chốt được khách hàng, hai bên tiến hành ký hợp đồng dịch vụ marketing với các điều khoản về phạm vi công việc, thời gian thực hiện, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán và trách nhiệm của mỗi bên. Kế toán tiếp nhận hợp đồng để mở hồ sơ theo dõi riêng cho từng khách hàng, kiểm soát tiến độ thực hiện, lập kế hoạch thu tiền và chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho quá trình triển khai sau này.

Khách đặt cọc

Phần lớn các hợp đồng marketing đều yêu cầu khách hàng thanh toán trước một khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để Agency có nguồn kinh phí triển khai chiến dịch. Kế toán phải theo dõi thời điểm nhận tiền, số tiền đã thu, số tiền còn phải thu và đối chiếu với điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Việc quản lý chính xác khoản đặt cọc giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền và tránh phát sinh công nợ khó kiểm soát.

Mua quảng cáo

Sau khi nhận tiền từ khách hàng, doanh nghiệp tiến hành mua ngân sách quảng cáo trên các nền tảng như Facebook, Google, TikTok hoặc các kênh truyền thông khác theo kế hoạch đã thống nhất. Kế toán cần theo dõi toàn bộ chi phí quảng cáo, chứng từ thanh toán, hóa đơn hoặc tài liệu xác nhận từ nhà cung cấp để tập hợp chi phí đúng cho từng chiến dịch. Đây thường là khoản chiếm tỷ trọng lớn trong giá vốn của dịch vụ marketing.

Thuê freelancer

Nhiều Agency sử dụng freelancer để thực hiện các công việc như viết nội dung, thiết kế, dựng video, chụp ảnh hoặc quản lý quảng cáo. Kế toán cần theo dõi hợp đồng cộng tác, bảng xác nhận khối lượng công việc, chứng từ thanh toán và các nghĩa vụ thuế liên quan nếu có. Việc tập hợp đúng chi phí freelancer giúp phản ánh chính xác chi phí thực hiện từng hợp đồng.

Thuê KOL/KOC

Đối với các chiến dịch Influencer Marketing, doanh nghiệp thường thuê KOL hoặc KOC để quảng bá sản phẩm và thương hiệu. Kế toán phải kiểm tra hợp đồng hợp tác, lịch thanh toán, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan nhằm đảm bảo khoản chi được ghi nhận đầy đủ, hợp lý và có đủ căn cứ khi quyết toán thuế. Đồng thời cần theo dõi chi phí riêng cho từng chiến dịch để đánh giá hiệu quả đầu tư.

Hoàn thành chiến dịch

Sau khi chiến dịch kết thúc, bộ phận chuyên môn tiến hành tổng hợp kết quả thực hiện, báo cáo hiệu quả, bàn giao sản phẩm và lập biên bản nghiệm thu với khách hàng. Kế toán sử dụng các tài liệu này để đối chiếu với hợp đồng, xác định khối lượng công việc đã hoàn thành và chuẩn bị cho việc xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu cũng như theo dõi phần công nợ còn lại.

Xuất hóa đơn

Khi đáp ứng điều kiện theo hợp đồng và quy định của pháp luật, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn cho giá trị dịch vụ đã cung cấp. Trước khi xuất hóa đơn, kế toán cần đối chiếu giá trị hợp đồng, số tiền khách hàng đã thanh toán, biên bản nghiệm thu và các phụ lục phát sinh nhằm đảm bảo hóa đơn được lập chính xác về giá trị, thuế suất và thời điểm ghi nhận.

Ghi nhận doanh thu

Sau khi hoàn tất các điều kiện cần thiết, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu của hợp đồng, đồng thời kết chuyển các khoản chi phí liên quan để xác định lợi nhuận của từng chiến dịch marketing. Việc theo dõi doanh thu và chi phí theo từng hợp đồng giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả của từng khách hàng, từng dịch vụ và từng nhóm dự án, từ đó có cơ sở xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.

“Bản Đồ Dòng Tiền” Trong Agency Marketing Thực Tế

Dòng tiền trong doanh nghiệp Agency Marketing luôn biến động liên tục vì doanh nghiệp vừa phải thu tiền từ khách hàng, vừa phải thanh toán cho nhiều đối tác khác nhau trong quá trình triển khai chiến dịch. Kế toán đóng vai trò kiểm soát toàn bộ các luồng tiền này để đảm bảo doanh nghiệp luôn duy trì được khả năng thanh toán, hạn chế thất thoát và sử dụng nguồn vốn hiệu quả.

Tiền khách hàng

Nguồn tiền từ khách hàng là dòng tiền quan trọng nhất đối với doanh nghiệp Agency. Khoản tiền này có thể được thanh toán theo hình thức đặt cọc, thanh toán theo từng giai đoạn hoặc thanh toán sau khi hoàn thành chiến dịch. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản thu, thời hạn thanh toán, công nợ còn lại và tình trạng thực hiện hợp đồng để đảm bảo dòng tiền luôn ổn định và hạn chế nợ quá hạn.

Tiền quảng cáo

Đây là khoản chi lớn nhất trong nhiều chiến dịch marketing, đặc biệt đối với các dịch vụ chạy quảng cáo trực tuyến. Kế toán cần quản lý ngân sách quảng cáo theo từng khách hàng, từng nền tảng và từng chiến dịch, đồng thời đối chiếu với báo cáo triển khai để kiểm soát chi phí thực tế và tránh vượt ngân sách đã được phê duyệt.

Tiền nhà cung cấp

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp thường phải thanh toán cho nhiều nhà cung cấp như đơn vị in ấn, sản xuất TVC, tổ chức sự kiện, thiết kế, truyền thông hoặc cung cấp thiết bị. Kế toán phải kiểm tra hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và thời hạn thanh toán trước khi thực hiện chi tiền nhằm đảm bảo các khoản chi được ghi nhận hợp lệ và đúng công trình.

Tiền freelancer

Các khoản thanh toán cho freelancer thường phát sinh với tần suất cao và giá trị không đồng đều giữa các dự án. Vì vậy kế toán cần lập danh sách theo dõi riêng từng cộng tác viên, đối chiếu khối lượng công việc đã hoàn thành, kiểm tra chứng từ thanh toán và tổng hợp chi phí cho từng hợp đồng để phục vụ công tác quản trị và quyết toán thuế.

Tiền nhân viên

Ngoài tiền lương hàng tháng, doanh nghiệp còn có thể phát sinh các khoản thưởng theo dự án, phụ cấp công tác, phụ cấp điện thoại, hỗ trợ làm thêm giờ hoặc các khoản tạm ứng phục vụ chiến dịch. Kế toán cần quản lý đầy đủ các khoản chi này, tính lương chính xác, thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

Tiền hoa hồng

Hoa hồng thường được chi cho nhân viên kinh doanh, đối tác giới thiệu khách hàng hoặc cộng tác viên bán hàng khi hợp đồng được ký kết thành công. Kế toán phải theo dõi điều kiện hưởng hoa hồng, tỷ lệ chi trả, thời điểm thanh toán và chứng từ liên quan để ghi nhận đúng chi phí bán hàng và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.

Tiền hoàn ứng

Trong quá trình triển khai chiến dịch, nhân viên thường được tạm ứng để thanh toán các khoản chi thực tế như đi lại, thuê thiết bị, mua vật tư hoặc tổ chức sự kiện. Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên phải thực hiện quyết toán và hoàn ứng bằng các chứng từ hợp lệ. Kế toán có trách nhiệm kiểm tra chứng từ, đối chiếu số tiền đã tạm ứng và ghi nhận các khoản chi đúng theo quy định.

Tiền hoàn tiền quảng cáo

Trong một số trường hợp, nền tảng quảng cáo hoặc nhà cung cấp có thể hoàn trả ngân sách chưa sử dụng hoặc hoàn tiền do lỗi kỹ thuật, hủy chiến dịch hoặc điều chỉnh chính sách. Kế toán cần theo dõi riêng các khoản hoàn tiền này, đối chiếu với số tiền đã thanh toán trước đó và thực hiện ghi nhận phù hợp để đảm bảo doanh thu, chi phí và dòng tiền phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

25 Khoản Chi Phí Mà Agency Marketing Thường Phát Sinh

Hoạt động của một Agency Marketing có đặc thù là sử dụng nhiều dịch vụ số, nền tảng quảng cáo, công cụ sáng tạo và nguồn nhân lực thuê ngoài. Mỗi tháng doanh nghiệp có thể phát sinh hàng chục nhóm chi phí khác nhau, từ ngân sách chạy quảng cáo, phần mềm, bản quyền cho đến chi phí sản xuất nội dung và vận hành văn phòng. Nếu kế toán không phân loại đúng ngay từ khi phát sinh thì rất dễ hạch toán sai tài khoản, thiếu chứng từ hoặc gặp rủi ro khi quyết toán thuế. Dưới đây là những khoản chi phí phổ biến mà hầu hết các agency đều phải quản lý.

Chi phí Facebook Ads

Đây thường là khoản chi lớn nhất của nhiều agency chuyên chạy quảng cáo mạng xã hội. Kế toán cần theo dõi ngân sách theo từng khách hàng, từng chiến dịch, đối chiếu với lịch sử thanh toán, hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng và doanh thu tương ứng. Việc kiểm soát tốt giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng chiến dịch và tránh thất thoát ngân sách quảng cáo.

Chi phí Google Ads

Chi phí Google Ads phát sinh từ các chiến dịch quảng cáo tìm kiếm, hiển thị, YouTube hoặc Performance Max. Kế toán cần quản lý ngân sách quảng cáo theo từng tài khoản, từng khách hàng và đối chiếu với chứng từ thanh toán để ghi nhận đúng chi phí trong từng kỳ kế toán.

Chi phí TikTok Ads

TikTok Ads ngày càng trở thành khoản chi quan trọng đối với các agency. Kế toán cần theo dõi số tiền nạp vào tài khoản quảng cáo, ngân sách đã sử dụng, hóa đơn và chứng từ thanh toán nhằm kiểm soát hiệu quả đầu tư quảng cáo cũng như đảm bảo hồ sơ kế toán đầy đủ.

Chi phí Zalo Ads

Đối với các doanh nghiệp triển khai quảng cáo trên nền tảng Zalo, chi phí quảng cáo cần được theo dõi riêng theo từng khách hàng hoặc từng chiến dịch. Hồ sơ bao gồm hợp đồng dịch vụ, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan đến việc triển khai quảng cáo.

Chi phí phần mềm

Agency Marketing thường sử dụng nhiều phần mềm phục vụ quản lý dự án, quản lý khách hàng, thiết kế, dựng video, SEO, phân tích dữ liệu và tự động hóa marketing. Kế toán cần quản lý thời hạn sử dụng, chi phí gia hạn và phân bổ hợp lý nếu phần mềm phục vụ nhiều dự án cùng lúc.

Chi phí AI

Các công cụ trí tuệ nhân tạo đang được sử dụng rộng rãi để hỗ trợ viết nội dung, tạo hình ảnh, phân tích dữ liệu, nghiên cứu từ khóa, dựng video và tối ưu quy trình làm việc. Kế toán cần theo dõi chi phí đăng ký dịch vụ AI, hóa đơn và thời gian sử dụng nhằm phục vụ công tác hạch toán và kiểm soát chi phí công nghệ.

Chi phí Canva

Canva là công cụ thiết kế được nhiều agency sử dụng để tạo banner, bài đăng mạng xã hội, tài liệu thuyết trình và nhiều ấn phẩm truyền thông khác. Chi phí bản quyền Canva cần được theo dõi theo chu kỳ thanh toán và phân bổ phù hợp nếu được sử dụng cho nhiều khách hàng.

Chi phí ChatGPT

Chi phí sử dụng ChatGPT hoặc các gói dịch vụ AI phục vụ sáng tạo nội dung, nghiên cứu, lập kế hoạch marketing và hỗ trợ công việc cần được ghi nhận đầy đủ cùng chứng từ thanh toán. Việc quản lý riêng khoản chi này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đầu tư vào công nghệ hỗ trợ vận hành.

Chi phí Email Marketing

Chi phí Email Marketing bao gồm việc sử dụng nền tảng gửi email, quản lý danh sách khách hàng, tự động hóa chiến dịch và theo dõi hiệu quả gửi thư. Kế toán cần ghi nhận chi phí theo từng kỳ sử dụng và theo từng khách hàng nếu dịch vụ được triển khai riêng biệt.

Chi phí Domain

Tên miền là tài sản phục vụ hoạt động của doanh nghiệp hoặc của khách hàng trong các dự án marketing. Kế toán cần theo dõi thời gian đăng ký, thời hạn gia hạn, chi phí mua mới và chứng từ thanh toán để quản lý hiệu quả.

Chi phí Hosting

Hosting phục vụ việc vận hành website, landing page hoặc hệ thống quản trị nội dung. Khoản chi này cần được theo dõi theo chu kỳ thanh toán, thời gian sử dụng và đối tượng sử dụng nhằm đảm bảo việc phân bổ chi phí chính xác.

Chi phí VPS

Đối với các dự án yêu cầu máy chủ riêng hoặc hệ thống có lưu lượng truy cập lớn, doanh nghiệp thường sử dụng VPS. Kế toán cần quản lý hợp đồng dịch vụ, hóa đơn, chi phí gia hạn và các khoản phát sinh liên quan đến việc vận hành máy chủ.

Chi phí thiết kế

Chi phí thiết kế bao gồm thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu, banner quảng cáo, giao diện website, hình ảnh truyền thông và các sản phẩm sáng tạo khác. Kế toán nên tập hợp chi phí theo từng dự án hoặc từng khách hàng để thuận tiện cho việc tính giá thành dịch vụ.

Chi phí quay dựng

Quay phim và dựng video là hoạt động phổ biến trong các chiến dịch quảng cáo hiện đại. Chi phí phát sinh bao gồm thuê thiết bị, ê-kíp quay, hậu kỳ, dựng phim, hiệu ứng và chỉnh sửa nội dung. Việc tập hợp riêng khoản chi này giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí sản xuất của từng chiến dịch.

Chi phí chụp hình

Chi phí chụp hình có thể bao gồm thuê nhiếp ảnh gia, studio, thiết bị, người mẫu, đạo cụ và xử lý hình ảnh sau chụp. Kế toán cần lưu trữ đầy đủ hợp đồng, hóa đơn và biên bản nghiệm thu để phục vụ việc hạch toán và quyết toán thuế.

Chi phí KOL

Chi phí hợp tác với KOL thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong các chiến dịch truyền thông. Kế toán cần quản lý hợp đồng, báo giá, nội dung thực hiện, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán nhằm đảm bảo khoản chi có đầy đủ căn cứ pháp lý.

Chi phí Affiliate

Đối với các chương trình tiếp thị liên kết, doanh nghiệp phải theo dõi hoa hồng trả cho đối tác affiliate, doanh số phát sinh, bảng đối soát và chứng từ thanh toán. Việc quản lý minh bạch giúp kiểm soát hiệu quả của từng chương trình và hạn chế sai sót khi chi trả.

Chi phí Freelancer

Agency thường thuê freelancer để thực hiện các công việc như viết bài, thiết kế, lập trình, dựng video hoặc chạy quảng cáo. Kế toán cần lưu giữ hợp đồng, bảng xác nhận công việc, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan nhằm đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng quy định.

Chi phí cộng tác viên

Cộng tác viên kinh doanh, sáng tạo nội dung hoặc quản lý cộng đồng thường được trả thù lao theo doanh số hoặc khối lượng công việc. Kế toán cần theo dõi bảng tính công, bảng thanh toán và các quyết định chi trả để kiểm soát chi phí nhân sự thuê ngoài.

Chi phí văn phòng

Chi phí văn phòng bao gồm tiền thuê mặt bằng, điện, nước, văn phòng phẩm, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ và các khoản chi phục vụ hoạt động hằng ngày. Đây là nhóm chi phí quản lý cần được theo dõi thường xuyên để tối ưu chi phí vận hành.

Chi phí internet

Internet là hạ tầng thiết yếu đối với doanh nghiệp marketing. Chi phí sử dụng đường truyền internet, mạng dự phòng hoặc các dịch vụ kết nối khác cần được ghi nhận đầy đủ và phân bổ phù hợp nếu phục vụ nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.

Chi phí thiết bị

Khoản chi này bao gồm máy tính, màn hình, máy ảnh, máy quay, điện thoại, ổ cứng, thiết bị livestream và các công cụ phục vụ hoạt động sáng tạo. Kế toán cần xác định tài sản nào đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định, tài sản nào là công cụ dụng cụ để hạch toán phù hợp.

Chi phí tiếp khách

Trong quá trình tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp thường phát sinh chi phí tiếp khách, gặp gỡ đối tác hoặc tổ chức các buổi làm việc. Kế toán cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tài liệu chứng minh mục đích kinh doanh để đảm bảo tính hợp lệ của khoản chi.

Chi phí đào tạo

Do đặc thù ngành marketing thay đổi liên tục, doanh nghiệp thường đầu tư cho nhân viên tham gia các khóa học, hội thảo, chứng chỉ chuyên môn và chương trình đào tạo nội bộ. Kế toán cần theo dõi riêng các khoản chi này để đánh giá hiệu quả đầu tư vào nguồn nhân lực.

Chi phí khấu hao

Các tài sản như máy tính, máy quay, máy ảnh, máy chủ, thiết bị văn phòng và phương tiện phục vụ hoạt động kinh doanh đều phát sinh chi phí khấu hao theo thời gian sử dụng. Kế toán cần thực hiện trích khấu hao đúng quy định, phân bổ hợp lý cho từng bộ phận hoặc từng dự án nhằm phản ánh chính xác chi phí hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Góc Chuyên Gia – Bí Quyết Xây Dựng Hệ Thống Kế Toán Cho Agency Marketing Quy Mô Lớn

Khi Agency Marketing phát triển từ vài khách hàng lên hàng chục hoặc hàng trăm dự án cùng lúc, hệ thống kế toán không còn đơn thuần là nơi ghi nhận chứng từ mà trở thành công cụ quản trị tài chính và kiểm soát hiệu quả kinh doanh. Một hệ thống kế toán được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền và hiệu quả của từng chiến dịch theo thời gian thực. Đây cũng là nền tảng quan trọng để Agency mở rộng quy mô, kiểm soát rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng phát triển.

Chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu

Ngay từ khi thành lập, Agency nên xây dựng quy trình thống nhất từ khâu báo giá, ký hợp đồng, tiếp nhận chi phí, nghiệm thu, xuất hóa đơn đến thu hồi công nợ. Mỗi chứng từ cần được quy định rõ người lập, người kiểm tra, người phê duyệt và thời điểm lưu trữ. Việc chuẩn hóa quy trình giúp hạn chế sai sót, giảm phụ thuộc vào từng cá nhân và tạo điều kiện thuận lợi khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc kiểm toán, quyết toán thuế.

Quản lý doanh thu theo từng Project

Mỗi chiến dịch quảng cáo hoặc mỗi hợp đồng dịch vụ nên được mở một mã Project riêng để theo dõi toàn bộ doanh thu và chi phí phát sinh. Kế toán cần ghi nhận doanh thu theo từng hợp đồng, từng giai đoạn nghiệm thu hoặc từng mốc thanh toán, đồng thời tập hợp đầy đủ các khoản chi phí liên quan. Cách quản lý này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả của từng dự án, phát hiện các chiến dịch vượt ngân sách và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

Theo dõi Profit theo từng khách hàng

Không phải khách hàng nào cũng mang lại mức lợi nhuận giống nhau. Có những khách hàng tạo doanh thu lớn nhưng phát sinh rất nhiều chi phí nhân sự, chi phí quảng cáo, chi phí quản lý và thời gian chăm sóc. Vì vậy, Agency nên xây dựng hệ thống theo dõi Profit theo từng khách hàng, phân tích doanh thu, chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và lợi nhuận thực tế. Đây là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh chính sách giá, lựa chọn khách hàng mục tiêu và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Xây Dashboard tài chính

Dashboard tài chính giúp ban lãnh đạo theo dõi tức thời các chỉ tiêu quan trọng như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả, hiệu quả từng Project và tỷ lệ hoàn thành kế hoạch kinh doanh. Thay vì chờ báo cáo cuối tháng, nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính theo thời gian thực, phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường và đưa ra quyết định điều hành nhanh chóng, chính xác.

Ứng dụng AI vào kế toán

AI đang hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động kế toán của Agency thông qua việc nhận diện hóa đơn, phân loại chứng từ, kiểm tra sai lệch dữ liệu, phân tích chi phí, dự báo dòng tiền và hỗ trợ lập báo cáo quản trị. Khi kết hợp AI với phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian xử lý nghiệp vụ, hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công và nâng cao chất lượng thông tin phục vụ công tác quản trị tài chính.

Xu Hướng Kế Toán Agency Marketing Giai Đoạn 2026–2030

Trong giai đoạn 2026–2030, kế toán Agency Marketing sẽ chuyển mạnh từ vai trò ghi nhận số liệu sang vai trò phân tích và hỗ trợ ra quyết định. Việc ứng dụng công nghệ số, trí tuệ nhân tạo và tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và tăng khả năng kiểm soát tài chính trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh.

AI hỗ trợ kế toán

AI sẽ ngày càng tham gia sâu vào các công việc như xử lý hóa đơn điện tử, nhận diện chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, đối chiếu công nợ, phân tích chi phí theo từng chiến dịch và dự báo kết quả kinh doanh. Điều này giúp kế toán giảm bớt các công việc lặp lại để tập trung nhiều hơn vào hoạt động phân tích và tư vấn cho ban lãnh đạo.

Báo cáo tài chính theo thời gian thực

Thay vì chờ đến cuối tháng hoặc cuối quý, các hệ thống kế toán hiện đại sẽ cập nhật liên tục doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền ngay khi nghiệp vụ phát sinh. Ban lãnh đạo có thể theo dõi hiệu quả từng Project, từng khách hàng và toàn bộ hoạt động kinh doanh theo thời gian thực, từ đó phản ứng nhanh với những biến động của thị trường.

Kế toán quản trị thay thế ghi sổ truyền thống

Xu hướng mới không chỉ dừng ở việc ghi nhận đúng số liệu mà còn tập trung khai thác dữ liệu để phục vụ quản trị doanh nghiệp. Kế toán sẽ tham gia phân tích lợi nhuận theo khách hàng, theo dịch vụ, theo chiến dịch quảng cáo, đánh giá hiệu quả đầu tư marketing và tư vấn các giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Agency.

Kết nối dữ liệu quảng cáo với phần mềm kế toán

Nhiều Agency đang hướng đến việc kết nối dữ liệu từ các nền tảng quảng cáo với hệ thống kế toán và quản trị nội bộ. Việc đồng bộ dữ liệu giúp theo dõi chi phí quảng cáo, doanh thu, ngân sách chiến dịch và hiệu quả đầu tư trên cùng một hệ thống, hạn chế việc nhập liệu nhiều lần và nâng cao độ chính xác của báo cáo.

Tự động hóa hóa đơn và đối soát ngân hàng

Việc phát hành hóa đơn điện tử, ghi nhận thanh toán và đối chiếu giao dịch ngân hàng ngày càng được tự động hóa thông qua các phần mềm kế toán. Khi dữ liệu được đồng bộ giữa hóa đơn, ngân hàng và hệ thống kế toán, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể thời gian xử lý chứng từ, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Kế Toán Agency Marketing Thực Tế

Trong quá trình hoạt động, Agency Marketing thường gặp nhiều tình huống kế toán và thuế đặc thù liên quan đến chi phí quảng cáo, freelancer, nền tảng quảng cáo quốc tế và phương pháp quản lý tài chính. Việc hiểu đúng các nguyên tắc kế toán và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và quản lý hoạt động hiệu quả hơn.

Agency có phải xuất hóa đơn cho toàn bộ ngân sách quảng cáo không?

Việc xuất hóa đơn phụ thuộc vào bản chất giao dịch và nội dung hợp đồng giữa Agency với khách hàng. Trong thực tế, cần xác định rõ doanh nghiệp đang cung cấp dịch vụ quảng cáo, nhận ngân sách để thực hiện chiến dịch hay chỉ đóng vai trò trung gian thanh toán. Việc quy định rõ trong hợp đồng và lưu trữ đầy đủ chứng từ sẽ giúp kế toán ghi nhận doanh thu phù hợp và thuận lợi hơn trong quá trình giải trình khi cần thiết.

Freelancer không có hóa đơn xử lý thế nào?

Nhiều Agency sử dụng freelancer để thiết kế, viết nội dung, quay dựng video hoặc triển khai chiến dịch quảng cáo. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ đầy đủ theo từng giao dịch, bao gồm hợp đồng hoặc thỏa thuận công việc, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để phục vụ công tác kế toán và quản lý nội bộ theo quy định hiện hành.

Hoa hồng từ nền tảng quảng cáo hạch toán ra sao?

Khoản hoa hồng, ưu đãi hoặc chính sách hỗ trợ từ các nền tảng quảng cáo cần được xác định rõ bản chất trước khi ghi nhận kế toán. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình theo dõi riêng cho từng khoản thu nhập này, đối chiếu với hợp đồng, thông báo từ nền tảng và các chứng từ liên quan để đảm bảo việc hạch toán đầy đủ, minh bạch và phục vụ tốt cho công tác quản trị.

Agency nên áp dụng Thông tư 133 hay 200?

Việc lựa chọn chế độ kế toán phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, mô hình hoạt động, nhu cầu quản trị và các quy định pháp luật áp dụng đối với từng doanh nghiệp. Agency nên đánh giá kỹ đặc điểm hoạt động, định hướng phát triển và yêu cầu quản trị nội bộ trước khi lựa chọn chế độ kế toán phù hợp nhằm đảm bảo vừa đáp ứng quy định vừa hỗ trợ tốt cho công tác quản trị tài chính.

Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán chuyên cho Agency Marketing?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên ngành khi mới thành lập, khi số lượng Project tăng nhanh, khi phát sinh nhiều nghiệp vụ đặc thù, khi chuẩn bị quyết toán thuế hoặc khi cần xây dựng hệ thống quản trị tài chính chuyên sâu. Một đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực Agency Marketing sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán, kiểm soát chi phí, quản lý công nợ, phân tích lợi nhuận và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình hoạt động.

Những Chứng Từ Quan Trọng Nhất Mà Kế Toán Agency Không Được Thiếu

Doanh nghiệp Agency Marketing thường thực hiện nhiều chiến dịch cùng lúc, làm việc với nhiều khách hàng, nền tảng quảng cáo và nhà cung cấp khác nhau. Vì vậy, hệ thống chứng từ cần được chuẩn hóa ngay từ đầu để vừa phục vụ công tác kế toán, vừa là căn cứ chứng minh doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế. Chỉ cần thiếu một trong các chứng từ quan trọng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi quyết toán thuế, đối chiếu công nợ hoặc giải quyết tranh chấp với khách hàng.

Hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng dịch vụ là căn cứ pháp lý quan trọng nhất trong mọi giao dịch giữa Agency và khách hàng. Hợp đồng cần quy định rõ phạm vi công việc, mục tiêu chiến dịch, ngân sách, tiến độ thực hiện, phương thức thanh toán, trách nhiệm của các bên và điều kiện nghiệm thu. Kế toán cần lưu trữ đầy đủ hợp đồng cùng các phụ lục điều chỉnh để làm cơ sở ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ.

Báo giá

Báo giá giúp thể hiện rõ các hạng mục dịch vụ, đơn giá, ngân sách quảng cáo, chi phí quản lý và các khoản phí khác trước khi ký hợp đồng. Đây là tài liệu quan trọng để đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn và doanh thu thực tế. Việc lưu giữ đầy đủ báo giá cũng giúp doanh nghiệp giải trình khi có sự thay đổi về giá trị hợp đồng hoặc phát sinh thêm dịch vụ.

PO

Đối với nhiều khách hàng doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp FDI hoặc tập đoàn lớn, Purchase Order (PO) là tài liệu bắt buộc trước khi Agency triển khai dịch vụ. PO thể hiện sự phê duyệt chính thức của khách hàng đối với giá trị và nội dung công việc. Kế toán cần lưu giữ PO cùng hợp đồng và các tài liệu liên quan để hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

Biên bản nghiệm thu

Sau khi hoàn thành chiến dịch hoặc từng giai đoạn của hợp đồng, hai bên cần lập biên bản nghiệm thu để xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện. Đây là căn cứ quan trọng để xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ. Biên bản nghiệm thu càng đầy đủ thì việc chứng minh doanh thu và giải trình với cơ quan thuế càng thuận lợi.

Báo cáo chiến dịch

Báo cáo chiến dịch là tài liệu phản ánh kết quả thực hiện quảng cáo như lượt hiển thị, lượt tiếp cận, lượt nhấp, chuyển đổi, doanh thu hoặc các chỉ số KPI khác theo hợp đồng. Ngoài ý nghĩa phục vụ khách hàng, báo cáo này còn là bằng chứng chứng minh dịch vụ đã được thực hiện thực tế và hỗ trợ doanh nghiệp khi giải trình chi phí hoặc doanh thu với cơ quan quản lý.

Invoice

Invoice hoặc hóa đơn thương mại là tài liệu xác định giá trị dịch vụ mà Agency cung cấp cho khách hàng. Nội dung trên Invoice cần thống nhất với hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hóa đơn giá trị gia tăng để tránh phát sinh sai lệch trong quá trình thanh toán hoặc đối chiếu công nợ.

Sao kê ngân hàng

Sao kê ngân hàng là chứng từ quan trọng chứng minh việc thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Kế toán cần lưu giữ đầy đủ sao kê, giấy báo Có, giấy báo Nợ và các chứng từ chuyển khoản để đối chiếu công nợ, chứng minh giao dịch thực tế và đáp ứng yêu cầu về chứng từ thanh toán theo quy định.

Hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào bao gồm các khoản chi mua dịch vụ quảng cáo, chi phí sản xuất nội dung, phần mềm, thiết bị, thuê freelancer, thuê KOL, chi phí văn phòng và các khoản chi khác phục vụ hoạt động kinh doanh. Kế toán cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, đối chiếu với hợp đồng và chứng từ thanh toán trước khi hạch toán nhằm đảm bảo quyền lợi về thuế.

Hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu ra được lập khi Agency hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ theo hợp đồng hoặc theo từng giai đoạn nghiệm thu. Trước khi xuất hóa đơn, kế toán cần đối chiếu giá trị hợp đồng, phụ lục điều chỉnh, biên bản nghiệm thu và công nợ để đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác, đúng thời điểm và phù hợp với quy định của pháp luật.

20 Sai Lầm Khi Làm Kế Toán Agency Marketing

Ngành Agency Marketing có đặc điểm doanh thu đa dạng, chi phí phát sinh liên tục và nhiều khoản thanh toán liên quan đến nền tảng quảng cáo, freelancer hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Nếu hệ thống kế toán không được tổ chức khoa học, doanh nghiệp rất dễ gặp sai sót về thuế, thất thoát chi phí hoặc không đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng chiến dịch.

Không tách ngân sách quảng cáo

Nhiều Agency gộp toàn bộ số tiền khách hàng chuyển vào doanh thu mà không tách riêng ngân sách quảng cáo và phần phí dịch vụ. Điều này làm sai lệch doanh thu, giá vốn và lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp. Kế toán cần theo dõi riêng từng khoản để phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Gộp toàn bộ doanh thu

Việc ghi nhận toàn bộ doanh thu chung mà không phân loại theo khách hàng, chiến dịch hoặc loại dịch vụ khiến doanh nghiệp không đánh giá được hiệu quả của từng hoạt động. Mỗi hợp đồng nên được theo dõi riêng nhằm phục vụ phân tích lợi nhuận và quản trị kinh doanh.

Không lưu báo cáo Ads

Báo cáo từ các nền tảng quảng cáo là căn cứ chứng minh chiến dịch đã được triển khai. Nếu không lưu trữ dữ liệu quảng cáo, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi đối chiếu với khách hàng hoặc giải trình với cơ quan thuế về chi phí quảng cáo đã phát sinh.

Thiếu hợp đồng

Thực hiện dịch vụ khi chưa ký hợp đồng hoặc hợp đồng không đầy đủ điều khoản sẽ làm tăng rủi ro về pháp lý, công nợ và thuế. Kế toán cần kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi ghi nhận doanh thu hoặc chi phí.

Thiếu nghiệm thu

Không lập biên bản nghiệm thu sau khi hoàn thành dịch vụ sẽ khiến doanh nghiệp thiếu căn cứ xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và xác định thời điểm hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ.

Không đối chiếu công nợ

Không thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp có thể dẫn đến sai lệch số liệu, chậm thu hồi tiền hoặc phát sinh tranh chấp. Kế toán nên lập báo cáo công nợ định kỳ để kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

Không theo dõi từng chiến dịch

Mỗi chiến dịch quảng cáo có ngân sách, chi phí và mục tiêu riêng. Nếu không mở mã theo dõi riêng cho từng chiến dịch, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá hiệu quả đầu tư và lợi nhuận của từng dự án.

Sai thuế GTGT

Việc xác định sai thuế suất, kê khai thiếu hóa đơn hoặc hạch toán không đúng các khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra sẽ làm tăng rủi ro khi quyết toán thuế. Kế toán cần kiểm tra kỹ từng chứng từ trước khi kê khai.

Sai thuế TNDN

Việc ghi nhận doanh thu, chi phí hoặc các khoản điều chỉnh không đúng quy định có thể làm sai số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát các khoản chi và đánh giá điều kiện được tính vào chi phí được trừ.

Sai chi phí hợp lý

Nhiều khoản chi phát sinh thực tế nhưng không đủ chứng từ hoặc không phục vụ hoạt động kinh doanh sẽ không đủ điều kiện ghi nhận là chi phí hợp lý. Kế toán cần kiểm tra đầy đủ hồ sơ trước khi hạch toán.

Không quản lý freelancer

Freelancer là nhóm đối tượng phát sinh thường xuyên trong ngành Marketing. Nếu không lưu giữ hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán đầy đủ thì doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn khi giải trình chi phí.

Không theo dõi hoa hồng

Hoa hồng cho nhân viên kinh doanh, cộng tác viên hoặc đối tác cần được theo dõi riêng theo từng hợp đồng và từng chương trình. Việc quản lý không chặt chẽ dễ dẫn đến chi sai hoặc khó đối chiếu khi quyết toán.

Thiếu chứng từ thanh toán

Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu hóa đơn mà bỏ sót chứng từ chuyển khoản hoặc phiếu chi. Hồ sơ thanh toán không đầy đủ sẽ ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chi phí và gây khó khăn khi quyết toán thuế.

Không quản lý phần mềm

Agency thường sử dụng nhiều phần mềm phục vụ thiết kế, quản lý dự án, quảng cáo và phân tích dữ liệu. Nếu không theo dõi chi phí bản quyền, thời hạn sử dụng và hợp đồng dịch vụ, doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát chi phí vận hành.

Không theo dõi KPI

KPI là cơ sở đánh giá hiệu quả của từng chiến dịch và từng bộ phận. Nếu không lưu trữ và đối chiếu các chỉ số này với doanh thu và chi phí, doanh nghiệp sẽ thiếu thông tin để đánh giá hiệu quả hoạt động.

Không quản lý dòng tiền

Doanh thu lớn nhưng dòng tiền yếu là tình trạng phổ biến của nhiều Agency. Kế toán cần lập kế hoạch thu – chi, theo dõi dòng tiền theo từng hợp đồng và dự báo nhu cầu vốn để đảm bảo khả năng thanh toán.

Không khóa dữ liệu

Không khóa dữ liệu sau khi hoàn thành kỳ kế toán sẽ làm tăng nguy cơ chỉnh sửa số liệu ngoài kiểm soát, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và các tờ khai thuế.

Không kiểm tra hóa đơn

Việc tiếp nhận hóa đơn nhưng không kiểm tra thông tin người bán, mã số thuế, nội dung dịch vụ hoặc số liệu trên hóa đơn có thể dẫn đến sai sót trong kê khai thuế. Kế toán cần rà soát kỹ trước khi ghi nhận.

Không lưu email

Email trao đổi với khách hàng, báo giá, xác nhận công việc hoặc phê duyệt phát sinh là những tài liệu có giá trị chứng minh giao dịch. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi đối chiếu, giải quyết tranh chấp hoặc giải trình với cơ quan chức năng.

Không lập báo cáo quản trị

Nếu kế toán chỉ lập báo cáo tài chính và tờ khai thuế mà không xây dựng các báo cáo quản trị theo khách hàng, chiến dịch, doanh thu, chi phí và lợi nhuận thì ban lãnh đạo sẽ thiếu cơ sở để đưa ra quyết định kinh doanh. Báo cáo quản trị định kỳ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động, kiểm soát chi phí và xây dựng chiến lược phát triển bền vững.

Case Study Thực Tế – Một Agency Marketing Tăng Doanh Thu Nhưng Lợi Nhuận Giảm

Trong lĩnh vực Agency Marketing, doanh thu tăng không đồng nghĩa với việc lợi nhuận cũng tăng. Nhiều doanh nghiệp liên tục ký được hợp đồng mới, quy mô nhân sự mở rộng và số lượng khách hàng ngày càng nhiều nhưng kết quả kinh doanh lại không đạt kỳ vọng. Nguyên nhân thường không nằm ở hoạt động bán hàng mà xuất phát từ việc kiểm soát chi phí chưa hiệu quả, quản lý ngân sách quảng cáo thiếu chặt chẽ và hệ thống kế toán chưa cung cấp đầy đủ dữ liệu phục vụ quản trị. Đây là tình huống khá phổ biến đối với các agency đang trong giai đoạn phát triển nhanh.

Bài toán ban đầu

Một Agency Marketing hoạt động trong các lĩnh vực quảng cáo trực tuyến, xây dựng thương hiệu và quản lý mạng xã hội ghi nhận doanh thu tăng gần gấp đôi chỉ trong một năm. Công ty liên tục tuyển thêm nhân sự, mở rộng quy mô khách hàng và triển khai nhiều chiến dịch quảng cáo cùng lúc. Tuy nhiên, lợi nhuận sau cùng lại giảm so với năm trước, dòng tiền thường xuyên thiếu hụt và ban lãnh đạo không xác định được nguyên nhân cụ thể mặc dù doanh số bán hàng vẫn tăng trưởng.

Nguyên nhân thất thoát

Sau quá trình rà soát, doanh nghiệp phát hiện nhiều khoản chi phí không được kiểm soát hiệu quả như ngân sách quảng cáo vượt dự toán, chi phí thuê freelancer tăng nhanh, nhiều hợp đồng phát sinh thêm hạng mục nhưng chưa ký phụ lục điều chỉnh, công nợ khách hàng thu chậm và một số khoản chi nội bộ chưa được phân bổ đúng cho từng dự án. Ngoài ra, doanh nghiệp chưa theo dõi lợi nhuận riêng cho từng khách hàng nên không nhận diện được những hợp đồng có doanh thu cao nhưng tỷ suất lợi nhuận rất thấp.

Kế toán phát hiện vấn đề

Bộ phận kế toán tiến hành phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng dự án, từng khách hàng và từng nhóm dịch vụ. Kết quả cho thấy nhiều chiến dịch quảng cáo vượt ngân sách nhưng không được phê duyệt bổ sung, chi phí freelancer phát sinh ngoài kế hoạch, nhiều khoản chi chung phân bổ chưa hợp lý và thời gian thu hồi công nợ kéo dài hơn điều khoản hợp đồng. Việc xây dựng các báo cáo quản trị theo từng dự án đã giúp doanh nghiệp nhìn rõ nguyên nhân làm lợi nhuận suy giảm.

Giải pháp xử lý

Doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm soát ngân sách trước khi triển khai chiến dịch, yêu cầu mọi chi phí phát sinh ngoài hợp đồng phải được phê duyệt bằng văn bản và ký phụ lục với khách hàng. Đồng thời, kế toán mở mã quản lý riêng cho từng dự án, theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng khách hàng, kiểm soát tiến độ thanh toán và lập báo cáo dòng tiền định kỳ. Việc chuẩn hóa quy trình giúp ban lãnh đạo có dữ liệu đầy đủ để đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Kết quả sau khi chuẩn hóa

Sau khi áp dụng hệ thống quản trị mới, doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chi phí quảng cáo, giảm đáng kể các khoản phát sinh ngoài kế hoạch và rút ngắn thời gian thu hồi công nợ. Báo cáo lợi nhuận theo từng dự án giúp ban lãnh đạo tập trung vào các dịch vụ mang lại hiệu quả cao, đồng thời điều chỉnh giá bán đối với các hợp đồng có tỷ suất lợi nhuận thấp. Không chỉ lợi nhuận được cải thiện mà dòng tiền cũng ổn định hơn, tạo điều kiện để doanh nghiệp tiếp tục mở rộng hoạt động.

Checklist 40 Đầu Việc Kế Toán Agency Marketing Phải Làm Mỗi Tháng

Do đặc thù hoạt động theo nhiều chiến dịch và nhiều khách hàng cùng lúc, kế toán của Agency Marketing cần thực hiện việc kiểm tra định kỳ để đảm bảo số liệu chính xác, kiểm soát tốt ngân sách và cung cấp kịp thời các báo cáo quản trị cho ban lãnh đạo. Một checklist rõ ràng sẽ giúp hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm rủi ro trong quá trình quyết toán thuế.

Kiểm tra hợp đồng

Mỗi tháng, kế toán cần rà soát toàn bộ hợp đồng đang thực hiện, kiểm tra giá trị hợp đồng, phụ lục phát sinh, tiến độ thanh toán, thời điểm nghiệm thu và các điều khoản liên quan đến doanh thu. Đồng thời cần đối chiếu giữa hợp đồng và thực tế triển khai để đảm bảo mọi khoản doanh thu và chi phí đều được ghi nhận đúng theo nội dung đã thỏa thuận.

Các đầu việc bao gồm kiểm tra hợp đồng mới, rà soát phụ lục, đối chiếu tiến độ thực hiện, cập nhật thời hạn thanh toán và theo dõi hợp đồng sắp kết thúc.

Kiểm tra hóa đơn

Kế toán cần đối chiếu hóa đơn đầu vào và đầu ra với hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê dịch vụ và chứng từ thanh toán. Đồng thời rà soát tính hợp lệ của hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn và thuế suất áp dụng để hạn chế sai sót trong quá trình kê khai thuế.

Các đầu việc gồm kiểm tra hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, đối chiếu với hợp đồng, kiểm tra thời điểm xuất hóa đơn và lưu trữ chứng từ đầy đủ.

Kiểm tra doanh thu

Doanh thu cần được theo dõi theo từng khách hàng, từng chiến dịch và từng loại dịch vụ. Kế toán nên đối chiếu doanh thu đã ghi nhận với tiến độ thực hiện hợp đồng và số tiền thực tế đã thu để đảm bảo số liệu phản ánh đúng tình hình kinh doanh trong kỳ.

Các đầu việc gồm đối chiếu doanh thu, kiểm tra doanh thu chưa xuất hóa đơn, doanh thu chưa thu tiền và lập báo cáo doanh thu theo từng dự án.

Kiểm tra chi phí

Toàn bộ chi phí phát sinh cần được phân loại theo từng dự án, từng khách hàng hoặc từng nhóm dịch vụ. Kế toán cần kiểm tra chứng từ, đối chiếu với dự toán và phân tích các khoản chi tăng bất thường nhằm kịp thời đưa ra cảnh báo cho ban lãnh đạo.

Các đầu việc gồm rà soát chi phí quảng cáo, chi phí nhân sự, chi phí freelancer, chi phí phần mềm, chi phí văn phòng và chi phí phát sinh ngoài hợp đồng.

Kiểm tra công nợ

Kế toán cần lập báo cáo công nợ phải thu và phải trả, theo dõi các khoản đến hạn, quá hạn và đối chiếu định kỳ với khách hàng cũng như nhà cung cấp. Việc quản lý công nợ tốt giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và hạn chế nợ xấu.

Các đầu việc gồm đối chiếu công nợ, nhắc thanh toán, theo dõi tuổi nợ, đánh giá khả năng thu hồi và lập báo cáo công nợ cuối tháng.

Kiểm tra ngân sách quảng cáo

Đối với Agency Marketing, ngân sách quảng cáo là khoản chi có giá trị lớn và biến động thường xuyên. Kế toán cần đối chiếu ngân sách được phê duyệt với chi phí thực tế, kiểm tra các khoản vượt ngân sách và báo cáo kịp thời để doanh nghiệp có phương án điều chỉnh.

Các đầu việc gồm đối chiếu ngân sách, kiểm tra chi phí phát sinh, cập nhật số dư ngân sách và lập báo cáo hiệu quả từng chiến dịch.

Kiểm tra tài khoản ngân hàng

Mọi giao dịch thu, chi qua ngân hàng cần được đối chiếu với sổ phụ và sổ kế toán để đảm bảo số liệu chính xác. Đồng thời, kế toán cần kiểm tra các khoản chuyển tiền chưa hạch toán, phí ngân hàng và các giao dịch bất thường phát sinh trong kỳ.

Các đầu việc gồm đối chiếu sổ phụ, kiểm tra giao dịch chưa ghi nhận, cập nhật phí ngân hàng và rà soát số dư cuối kỳ.

Kiểm tra freelancer

Chi phí thuê freelancer cần được quản lý đầy đủ từ hợp đồng, bảng xác nhận khối lượng công việc, chứng từ thanh toán đến hồ sơ liên quan. Việc kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí thuê ngoài và đảm bảo việc hạch toán đúng quy định.

Các đầu việc gồm đối chiếu hợp đồng, xác nhận khối lượng công việc, kiểm tra thanh toán, cập nhật chi phí và lưu trữ hồ sơ.

Kiểm tra thuế

Kế toán cần rà soát toàn bộ dữ liệu trước khi kê khai thuế, đối chiếu doanh thu, chi phí, hóa đơn và các khoản thuế phải nộp để hạn chế sai sót. Đồng thời cần kiểm tra các khoản có rủi ro cao và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra hoặc quyết toán.

Các đầu việc gồm kiểm tra tờ khai thuế, đối chiếu hóa đơn, rà soát chi phí, kiểm tra số thuế phải nộp và lưu trữ hồ sơ thuế.

Lập báo cáo quản trị

Cuối mỗi tháng, kế toán cần tổng hợp các báo cáo quản trị về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, dòng tiền, ngân sách quảng cáo và hiệu quả của từng dự án. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng giúp ban lãnh đạo đánh giá hoạt động kinh doanh, kiểm soát rủi ro và xây dựng kế hoạch phát triển trong các tháng tiếp theo.

Các đầu việc gồm lập báo cáo doanh thu, báo cáo lợi nhuận, báo cáo công nợ, báo cáo dòng tiền, báo cáo ngân sách, báo cáo chi phí theo dự án và báo cáo phân tích hiệu quả kinh doanh.