Dịch vụ kế toán công ty kiến trúc là giải pháp chuyên nghiệp dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế kiến trúc, quy hoạch, nội thất và giám sát công trình. Với đặc thù phát sinh nhiều hợp đồng dịch vụ, chi phí theo từng dự án và doanh thu ghi nhận theo tiến độ thực hiện, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, kiểm soát chi phí, tối ưu nghĩa vụ thuế và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.
“Một bản vẽ không chỉ có giá trị trên giấy” – Vì sao kế toán công ty kiến trúc có nhiều điểm khác biệt?
Doanh thu đến từ ý tưởng, thiết kế và giá trị chuyên môn
Sản phẩm chính của công ty kiến trúc thường là hồ sơ thiết kế, bản vẽ, phương án kiến trúc, giải pháp kỹ thuật, hồ sơ nội thất hoặc các dịch vụ tư vấn liên quan.
* Thiết kế kiến trúc công trình.
* Thiết kế nội thất.
Nếu toàn bộ doanh thu chỉ được tập hợp chung, chủ doanh nghiệp có thể biết tổng doanh thu nhưng không biết loại dịch vụ nào đang mang lại biên lợi nhuận tốt nhất.
Một dự án kiến trúc có thể kéo dài qua nhiều kỳ kế toán
Một dự án thiết kế không phải lúc nào cũng bắt đầu và kết thúc trong cùng một tháng.
* Hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật.
Do đó, mỗi dự án nên có mã theo dõi riêng, trong đó thể hiện ít nhất giá trị hợp đồng, giá trị phát sinh, số tiền đã thu, số tiền còn phải thu, doanh thu đã ghi nhận, chi phí đã phát sinh và trạng thái hoàn thành của dự án.
Chi phí nhân sự chiếm tỷ trọng lớn nhưng khó phân bổ
Đối với công ty kiến trúc, một trong những khoản chi phí lớn nhất thường là chi phí nhân sự. Đây cũng là nhóm chi phí khó phân bổ chính xác nếu doanh nghiệp không có hệ thống theo dõi ngay từ đầu.
* Chi phí nhân sự của dự án chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu?
Từ đó, kế toán có thể phân bổ tiền lương và các khoản chi phí liên quan sát hơn với thực tế thực hiện.
Khác biệt giữa công ty thiết kế kiến trúc và doanh nghiệp xây dựng
Công ty kiến trúc và doanh nghiệp xây dựng đều hoạt động xoay quanh một công trình, nhưng bản chất chi phí và cách vận hành lại khác nhau đáng kể.
Doanh nghiệp xây dựng thường phát sinh nhiều chi phí trực tiếp như vật liệu, nhân công thi công, máy móc, thiết bị, nhà thầu phụ và chi phí công trường.
Ở doanh nghiệp xây dựng, giá thành thường gắn chặt với khối lượng thi công.
Vì sao nhiều công ty kiến trúc có doanh thu nhưng thiếu dòng tiền?
Một tình trạng phổ biến trong công ty kiến trúc là có nhiều hợp đồng, doanh thu trên sổ sách tương đối tốt nhưng tài khoản ngân hàng lại thường xuyên thiếu tiền.
Nguyên nhân có thể xuất phát từ:
* Công nợ sau nghiệm thu không được theo dõi và nhắc thu thường xuyên.
Vì vậy, kế toán công ty kiến trúc không thể chỉ lập báo cáo doanh thu.
“Bản đồ một dự án kiến trúc” – Kế toán phải theo sát từng giai đoạn công việc
Giai đoạn tiếp nhận yêu cầu và lập báo giá thiết kế
Trước khi hợp đồng được ký, doanh nghiệp đã có thể phát sinh nhiều công việc như khảo sát nhu cầu khách hàng, đo đạc hiện trạng, nghiên cứu phương án, lập báo giá hoặc tổ chức nhân sự tư vấn ban đầu.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên ghi nhận các thông tin cơ bản:
* Tên dự án hoặc công trình.
* Địa điểm thực hiện.
Giai đoạn ký hợp đồng và nhận tiền tạm ứng
Khi hợp đồng được ký, kế toán cần thiết lập hồ sơ theo dõi riêng cho dự án.
Cần theo dõi ít nhất:
* Thuế áp dụng theo quy định.
Việc nhận tiền tạm ứng cần được theo dõi tách biệt với doanh thu để doanh nghiệp không nhầm rằng toàn bộ tiền khách hàng chuyển vào đều đồng nghĩa với lợi nhuận đã tạo ra.
Giai đoạn triển khai ý tưởng, bản vẽ và hồ sơ kỹ thuật
Đây thường là giai đoạn sử dụng nhiều nguồn lực nhất của công ty kiến trúc.
* Chi phí nhân sự trực tiếp.
* Chi phí cộng tác viên.
* Chi phí thuê chuyên gia.
Càng theo dõi sát trong quá trình triển khai, doanh nghiệp càng có khả năng phát hiện sớm dự án đang vượt chi phí dự kiến thay vì chỉ biết khi hợp đồng đã hoàn thành.
Giai đoạn chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu khách hàng
Đây là một trong những điểm dễ làm giảm lợi nhuận nhất trong doanh nghiệp kiến trúc.
Ban đầu, doanh nghiệp có thể dự kiến một dự án cần 300 giờ công.
* Nguyên nhân chỉnh sửa.
Nếu không có dữ liệu này, công ty rất dễ rơi vào tình trạng “làm thêm nhưng không thu thêm”, khiến lợi nhuận thực tế thấp hơn nhiều so với dự kiến ban đầu.
Giai đoạn bàn giao hồ sơ và nghiệm thu
Khi hồ sơ thiết kế hoàn thành, kế toán cần phối hợp với bộ phận phụ trách dự án để xác định đầy đủ căn cứ cho việc nghiệm thu, thanh toán và ghi nhận doanh thu.
Hồ sơ quản lý có thể bao gồm:
* Biên bản nghiệm thu.
* Đề nghị thanh toán.
* Đối chiếu giá trị hợp đồng và giá trị đã thực hiện.
Giai đoạn thu hồi công nợ sau hoàn thành dự án
Một dự án chưa thực sự kết thúc về mặt tài chính chỉ vì hồ sơ thiết kế đã được bàn giao.
* Ngày đến hạn thanh toán.
Việc này đặc biệt quan trọng với công ty kiến trúc vì doanh nghiệp phải chi tiền lương và chi phí vận hành hàng tháng, trong khi công nợ dự án có thể kéo dài nhiều tuần hoặc nhiều tháng.
Theo dõi lợi nhuận thực tế của từng dự án kiến trúc
Mục tiêu cuối cùng của hệ thống kế toán quản trị không chỉ là biết doanh nghiệp có bao nhiêu doanh thu mà phải xác định được mỗi dự án đang tạo ra bao nhiêu lợi nhuận.
Một báo cáo dự án nên cho thấy được:
Doanh thu hợp đồng ban đầu
* Doanh thu phát sinh được khách hàng chấp thuận
Sau đó đối chiếu với:
Từ đó xác định lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận thực tế của từng dự án.
“Chi phí nằm sau những đường nét” – Những khoản chi phí đặc thù của công ty kiến trúc
Chi phí lương kiến trúc sư, kỹ sư và nhân sự thiết kế
Chi phí nhân sự thường là một trong những khoản lớn nhất của công ty kiến trúc.
Ví dụ, một kiến trúc sư trong cùng tháng có thể tham gia ba công trình khác nhau.
Khi dữ liệu này được tổ chức tốt, doanh nghiệp không chỉ tính được chi phí dự án mà còn đánh giá được hiệu suất sử dụng nhân sự.
Chi phí thuê cộng tác viên và chuyên gia bên ngoài
Không phải công ty kiến trúc nào cũng duy trì đầy đủ tất cả chuyên môn trong bộ máy cố định. Khi nhận những dự án có yêu cầu đặc thù, doanh nghiệp có thể thuê cộng tác viên hoặc chuyên gia bên ngoài thực hiện một phần công việc.
* Thiết kế kết cấu.
Điều này vừa làm giảm khả năng kiểm soát chi phí vừa có thể tạo rủi ro khi giải trình số liệu kế toán, thuế.
Chi phí phần mềm thiết kế, bản quyền và công cụ làm việc
Hoạt động kiến trúc hiện đại phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm và công nghệ. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm phục vụ thiết kế, dựng hình, quản lý mô hình, xử lý đồ họa, lưu trữ dữ liệu hoặc quản lý dự án.
* Thuê phần mềm theo tháng hoặc năm.
Cần xây dựng tiêu thức phân bổ hợp lý để phản ánh đúng chi phí thực tế của từng hợp đồng.
Chi phí khảo sát hiện trạng, đi công trình và làm việc với khách hàng
Trước khi một bản thiết kế được hình thành, kiến trúc sư thường phải khảo sát khu đất, đo đạc hiện trạng, gặp chủ đầu tư, làm việc với các bên liên quan hoặc kiểm tra công trình nhiều lần.
* Chi phí vận chuyển.
* Chi phí lưu trú.
Một hợp đồng có giá trị tương đối cao nhưng phát sinh quá nhiều chuyến đi hoàn toàn có thể có tỷ suất lợi nhuận thấp hơn dự kiến.
Chi phí văn phòng, thiết bị máy tính và máy móc chuyên môn
Công ty kiến trúc thường đầu tư khá lớn cho hệ thống máy tính cấu hình cao, màn hình, máy in, máy scan, thiết bị trình chiếu, máy chủ, thiết bị mạng và các công cụ phục vụ thiết kế.
Bên cạnh đó còn có các khoản chi phí vận hành như:
* Chi phí bảo trì máy tính.
* Chi phí in bản vẽ.
* Chi phí lưu trữ dữ liệu.
Chi phí marketing, hồ sơ năng lực và đấu thầu dự án
Khác với nhiều ngành nghề có doanh thu phát sinh tương đối đều, doanh nghiệp kiến trúc thường phải đầu tư đáng kể trước khi giành được một hợp đồng.
Chi phí có thể bao gồm:
* In hồ sơ năng lực.
Vì vậy, những khoản này cần được theo dõi riêng để chủ doanh nghiệp đánh giá chính xác chi phí tìm kiếm khách hàng và tỷ lệ chuyển đổi thành hợp đồng.
Phân biệt chi phí tạo doanh thu và chi phí vận hành chung
Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất khi xây dựng hệ thống kế toán quản trị cho công ty kiến trúc.
* Chi phí cộng tác viên.
* Chi phí khảo sát.
* Chi phí dựng phối cảnh.
* Chi phí in hồ sơ phục vụ bàn giao.
* Chi phí đi công trình.
Nếu không thực hiện bước này, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng nhận nhiều công trình nhưng lợi nhuận cuối năm không tương xứng với khối lượng công việc.
“Giá trị của một bản thiết kế” – Bài toán ghi nhận doanh thu trong công ty kiến trúc
Doanh thu tính theo hợp đồng trọn gói
Hợp đồng trọn gói thường xác định một mức giá cố định cho toàn bộ phạm vi thiết kế đã thỏa thuận.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào nội dung hợp đồng, phạm vi công việc và điều kiện hoàn thành nghĩa vụ để xác định thời điểm ghi nhận phù hợp.
Kết quả là hợp đồng nhìn trên doanh thu vẫn lớn nhưng lợi nhuận thực tế ngày càng giảm.
Doanh thu theo từng giai đoạn bàn giao hồ sơ
Nhiều hợp đồng kiến trúc được chia thành các giai đoạn như:
* Thiết kế ý tưởng.
* Hồ sơ triển khai thi công.
* Bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh.
Nếu bộ phận thiết kế cho rằng công việc đã hoàn thành nhưng hồ sơ thương mại chưa được hoàn thiện, kế toán sẽ gặp khó khăn khi xác định doanh thu, lập hóa đơn và thu hồi công nợ.
Doanh thu từ thiết kế kiến trúc, nội thất và quy hoạch
Một công ty kiến trúc có thể đồng thời cung cấp nhiều nhóm dịch vụ.
Nếu các phần việc có giá trị và chi phí khác nhau, doanh nghiệp nên theo dõi doanh thu riêng để đánh giá hiệu quả từng mảng dịch vụ.
Khi doanh thu được phân loại hợp lý, kế toán không chỉ phục vụ kê khai mà trở thành nguồn dữ liệu cho quyết định kinh doanh.
Doanh thu từ giám sát tác giả và dịch vụ tư vấn kèm theo
Sau khi hoàn thành hồ sơ thiết kế, doanh nghiệp kiến trúc có thể tiếp tục cung cấp các dịch vụ như giám sát tác giả, tư vấn lựa chọn vật liệu, tư vấn kỹ thuật hoặc hỗ trợ chủ đầu tư trong quá trình triển khai công trình.
Đây có thể là những phần việc độc lập hoặc được đưa vào hợp đồng thiết kế ban đầu.
Xử lý khoản tiền khách hàng đặt cọc trước
Khách hàng chuyển tiền không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã hoàn thành phần công việc tương ứng.
Kế toán cần theo dõi riêng các khoản này với doanh thu đã đủ điều kiện ghi nhận.
Do đó, kế toán công ty kiến trúc luôn phải phân biệt rõ ba yếu tố: tiền đã thu, doanh thu được ghi nhận và công việc đã hoàn thành.
Dự án chưa hoàn thành có được ghi nhận doanh thu không?
Không thể chỉ dựa vào việc “dự án chưa kết thúc hoàn toàn” để kết luận rằng doanh nghiệp chưa có doanh thu.
Vì vậy, kế toán cần xem xét bản chất hợp đồng và mức độ hoàn thành nghĩa vụ tương ứng.
Đây là lý do các dự án kéo dài qua nhiều kỳ kế toán cần được mở mã theo dõi riêng ngay từ khi ký hợp đồng.
Đối chiếu hợp đồng, nghiệm thu và hóa đơn
Ba nhóm hồ sơ kế toán cần thường xuyên đối chiếu trong công ty kiến trúc là hợp đồng, hồ sơ xác nhận hoàn thành công việc và hóa đơn.
Hợp đồng cho biết doanh nghiệp phải thực hiện công việc gì, giá trị bao nhiêu và phương thức thanh toán như thế nào.
Hóa đơn phản ánh nghĩa vụ lập chứng từ theo quy định và phải được kiểm soát phù hợp với bản chất giao dịch, thời điểm phát sinh và hồ sơ thực tế.
“Chiếc đồng hồ lợi nhuận” – Vì sao công ty kiến trúc cần theo dõi hiệu quả từng dự án?
Một dự án có thể có doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp
Giá trị hợp đồng thiết kế lớn không đồng nghĩa với biên lợi nhuận cao. Lợi nhuận thực tế phụ thuộc vào tổng nguồn lực doanh nghiệp phải sử dụng để hoàn thành dự án.
Một số khoản chi phí thường khiến lợi nhuận dự án giảm gồm:
* Chi phí khảo sát và đi công trình.
Vì vậy, bên cạnh báo cáo doanh thu, doanh nghiệp nên tính lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận của từng hợp đồng.
Kiểm soát số giờ làm việc của đội ngũ thiết kế
Trong ngành kiến trúc, thời gian lao động của kiến trúc sư, kỹ sư và nhân viên thiết kế là một trong những nguồn lực quan trọng nhất.
* Một dự án đã sử dụng bao nhiêu giờ thiết kế.
* Chi phí nhân sự thực tế của từng hợp đồng.
Dữ liệu về giờ làm việc cũng giúp doanh nghiệp cải thiện phương pháp báo giá cho những dự án tương tự trong tương lai.
Theo dõi chi phí phát sinh ngoài dự toán ban đầu
Dự án kiến trúc thường thay đổi trong quá trình triển khai.
Mỗi khoản phát sinh nên được xác định rõ:
* Nguyên nhân phát sinh.
* Có cần ký phụ lục hợp đồng hay báo giá bổ sung hay không.
Việc quản lý phát sinh giúp doanh nghiệp tránh tình trạng đội ngũ thiết kế thực hiện rất nhiều công việc ngoài hợp đồng nhưng toàn bộ chi phí lại do doanh nghiệp tự chịu.
So sánh chi phí thực tế với báo giá đã ký
Báo giá không chỉ là tài liệu gửi khách hàng mà còn có thể trở thành cơ sở để kiểm soát hiệu quả dự án.
Doanh nghiệp nên thường xuyên so sánh:
Nếu có chênh lệch lớn, người quản lý có thể phân tích nguyên nhân và điều chỉnh ngay khi dự án vẫn đang triển khai thay vì chỉ phát hiện sau khi công việc đã hoàn thành.
Nhận diện dự án có nguy cơ vượt ngân sách
Một hệ thống kế toán quản trị tốt có thể hoạt động như cơ chế cảnh báo sớm cho doanh nghiệp.
Một số dấu hiệu cần theo dõi gồm:
* Phạm vi công việc thực tế lớn hơn hợp đồng.
Nhận diện sớm giúp doanh nghiệp có thể thương lượng lại phạm vi công việc, bổ sung phụ lục hợp đồng, điều chỉnh nguồn lực hoặc kiểm soát chặt hơn các yêu cầu phát sinh.
Báo cáo lợi nhuận từng công trình giúp quyết định nhận dự án mới
Khi có dữ liệu lợi nhuận theo từng dự án, doanh nghiệp có thể biết loại công trình nào thực sự mang lại hiệu quả.
Báo cáo có thể phân tích theo:
* Loại hình công trình.
* Quy mô dự án.
* Dịch vụ kiến trúc, nội thất hoặc quy hoạch.
* Nhóm thiết kế phụ trách.
* Thời gian thực hiện.
* Tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu.
* Tỷ suất lợi nhuận thực tế.
“Kho dữ liệu không nằm trong nhà kho” – Quản lý tài sản và công cụ trong công ty kiến trúc
Máy tính cấu hình cao, thiết bị dựng hình và máy in chuyên dụng
Hoạt động thiết kế kiến trúc thường yêu cầu hệ thống máy tính có cấu hình cao để vận hành phần mềm thiết kế, dựng hình và xử lý mô hình 3D.
* Máy trạm thiết kế.
* Màn hình đồ họa.
Mỗi tài sản nên có mã quản lý, bộ phận sử dụng, ngày đưa vào sử dụng, nguyên giá và tình trạng hiện tại để thuận tiện cho việc kiểm kê.
Phần mềm thiết kế có cần theo dõi như tài sản không?
Công ty kiến trúc thường sử dụng nhiều phần mềm chuyên môn như phần mềm thiết kế CAD, BIM, dựng hình, mô phỏng, quản lý dự án hoặc lưu trữ dữ liệu.
Cách ghi nhận chi phí phần mềm phụ thuộc vào bản chất của quyền sử dụng.
* Giá trị hợp đồng phần mềm.
Việc theo dõi riêng từng giấy phép cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát ngày hết hạn và tránh mua trùng bản quyền.
Chi phí nâng cấp thiết bị phục vụ dự án
Máy tính thiết kế thường xuyên phải nâng cấp RAM, ổ cứng, card đồ họa hoặc các linh kiện khác để đáp ứng yêu cầu xử lý mô hình ngày càng lớn.
Kế toán cần xác định bản chất của khoản nâng cấp để có phương pháp xử lý phù hợp.
Phân bổ công cụ làm việc cho từng bộ phận
Không phải thiết bị nào trong công ty kiến trúc cũng sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên lập danh sách tài sản và công cụ theo:
* Bộ phận sử dụng.
Đối với những thiết bị sử dụng trực tiếp cho một dự án lớn trong thời gian dài, doanh nghiệp còn có thể sử dụng thông tin này để tính chi phí dự án chính xác hơn.
Kiểm kê tài sản định kỳ trong doanh nghiệp thiết kế
Mặc dù tài sản chủ yếu nằm trong văn phòng, doanh nghiệp vẫn nên tổ chức kiểm kê định kỳ.
Nội dung kiểm kê có thể bao gồm:
* Vị trí đang quản lý.
Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời.
Kiểm kê cũng là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm và thay thế thiết bị trong năm tiếp theo.
Xử lý tài sản hư hỏng, thanh lý hoặc thay thế
Công nghệ thiết kế thay đổi nhanh khiến máy tính và thiết bị chuyên môn có thể trở nên lạc hậu trước khi hư hỏng hoàn toàn.
* Nguyên nhân hư hỏng hoặc đề nghị thay thế.
Khi doanh nghiệp biết thiết bị nào đang được sử dụng, chi phí vận hành bao nhiêu và thời điểm nào cần đầu tư thay thế, kế hoạch tài chính sẽ chủ động hơn và hiệu quả sử dụng nguồn lực cũng được cải thiện.
“Dòng tiền không chạy theo bản vẽ” – Quản lý thu chi trong công ty kiến trúc
Tiền đặt cọc có đủ để duy trì hoạt động dự án?
Nhiều hợp đồng thiết kế quy định khách hàng thanh toán trước một khoản ngay sau khi ký hợp đồng.
Kế toán nên lập dự toán dòng tiền ngay khi ký hợp đồng, xác định:
Giá trị hợp đồng.
Chi phí nhân sự dự kiến.
Qua đó, doanh nghiệp biết khoản tiền nhận trước có đủ tài trợ cho giai đoạn đầu hay cần chuẩn bị thêm nguồn vốn lưu động.
Khoản khách hàng thanh toán chậm ảnh hưởng đến nhân sự
Chi phí lớn nhất của nhiều công ty kiến trúc là tiền lương của kiến trúc sư, kỹ sư, họa viên và nhân sự triển khai thiết kế.
Kế toán vì vậy cần theo dõi riêng:
Công nợ đã đến hạn.
Công nợ sắp đến hạn.
Dữ liệu này giúp bộ phận quản lý chủ động nhắc công nợ trước khi dòng tiền bị thiếu hụt.
Chi phí phát sinh trước khi nhận tiền dự án
Đặc thù của dịch vụ kiến trúc là doanh nghiệp thường phải bỏ chi phí trước khi hoàn thành một mốc thanh toán.
Ví dụ, trước khi khách hàng thanh toán đợt tiếp theo, công ty có thể đã phát sinh:
Chi phí in ấn hồ sơ.
Khi tình trạng này kéo dài, công ty có thể tăng doanh thu nhưng dòng tiền ngày càng mất cân đối.
Theo dõi công nợ theo từng khách hàng và hợp đồng
Không nên chỉ quản lý tổng số tiền khách hàng còn nợ.
Mỗi khoản công nợ cần gắn với hợp đồng và mốc thanh toán cụ thể.
Đợt 1: thanh toán khi ký hợp đồng.
Việc quản lý chi tiết giúp doanh nghiệp phát hiện ngay những hợp đồng đã hoàn thành nhiều công việc nhưng tỷ lệ thu tiền vẫn thấp.
Kiểm soát tiền mặt, chuyển khoản và thanh toán online
Công ty kiến trúc có thể phát sinh nhiều hình thức thu chi khác nhau như chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt, thẻ doanh nghiệp hoặc các phương thức thanh toán điện tử.
Mọi khoản thu chi cần được ghi nhận và đối chiếu đầy đủ.
Quy trình thanh toán rõ ràng giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát tiền, vừa bảo đảm chứng từ kế toán đầy đủ.
Lập kế hoạch dòng tiền theo tiến độ dự án
Một báo cáo dòng tiền tốt không chỉ cho biết doanh nghiệp hiện đang có bao nhiêu tiền.
Chi phí nhân sự cần thanh toán.
Chi phí vận hành cố định.
Khi ghép kế hoạch của tất cả dự án đang triển khai, chủ doanh nghiệp có thể sớm nhận diện thời điểm thiếu tiền và chủ động điều chỉnh kế hoạch thu chi.
“Radar sai sót” – Những lỗi kế toán khiến công ty kiến trúc mất lợi nhuận âm thầm
Không tách chi phí theo từng dự án
Đây là một trong những sai sót phổ biến nhất.
Nếu toàn bộ lương nhân viên, chi phí thuê ngoài, khảo sát, in ấn và các khoản khác đều được đưa chung vào chi phí doanh nghiệp, chủ công ty chỉ biết tổng lợi nhuận cuối kỳ.
Không theo dõi thời gian làm việc của nhân sự
Trong doanh nghiệp kiến trúc, một phần rất lớn giá vốn nằm ở thời gian lao động của đội ngũ chuyên môn.
Một dự án dự kiến sử dụng 300 giờ thiết kế nhưng thực tế mất 500 giờ có thể khiến lợi nhuận giảm mạnh dù không xuất hiện thêm nhiều hóa đơn chi phí.
Ghi nhận doanh thu không đúng thời điểm
Hợp đồng kiến trúc thường được thực hiện qua nhiều giai đoạn nên việc ghi nhận doanh thu cần bám sát bản chất của giao dịch, hồ sơ thực hiện và các quy định kế toán, thuế có liên quan.
Việc chỉ nhìn vào thời điểm nhận tiền để xác định doanh thu có thể làm số liệu bị sai lệch.
Bỏ sót chi phí thuê ngoài và cộng tác viên
Công ty kiến trúc thường thuê thêm nguồn lực khi dự án tăng nhanh như:
Kiến trúc sư cộng tác.
Họa viên triển khai.
Đơn vị dựng phối cảnh.
Kỹ sư kết cấu.
Chuyên gia tư vấn.
Đơn vị khảo sát.
Kế toán quản trị nên theo dõi cả chi phí đã phát sinh và nghĩa vụ chi trả đã hình thành.
Không lưu đầy đủ hồ sơ nghiệm thu thiết kế
Hợp đồng và hóa đơn chưa phải toàn bộ hồ sơ của một dự án thiết kế.
Hồ sơ đầy đủ giúp:
Làm căn cứ yêu cầu khách hàng thanh toán.
Xác định giai đoạn hoàn thành.
Đối chiếu doanh thu và công nợ.
Do đó, kế toán cần phối hợp với bộ phận dự án thay vì chỉ tiếp nhận chứng từ tài chính.
Nhầm lẫn giữa chi phí dự án và chi phí quản lý
Không phải tất cả chi phí của công ty kiến trúc đều nên được nhìn nhận giống nhau khi đánh giá hiệu quả dự án.
Những khoản trực tiếp phục vụ một hợp đồng cần được theo dõi riêng, chẳng hạn chi phí nhân sự trực tiếp, khảo sát hoặc thuê chuyên gia cho dự án.
Không có báo cáo lợi nhuận thực tế từng hợp đồng
Đây là điểm khiến nhiều công ty kiến trúc khó kiểm soát tăng trưởng.
Doanh thu tăng chưa chắc lợi nhuận tăng.
Doanh thu đã ghi nhận.
Công nợ còn phải thu.
Kế toán lúc đó không còn chỉ là bộ phận ghi nhận những gì đã xảy ra, mà trở thành hệ thống cảnh báo giúp doanh nghiệp kiến trúc bảo vệ lợi nhuận ngay trong quá trình triển khai dự án.
“Bộ máy kế toán phía sau phòng thiết kế” – Dịch vụ kế toán công ty kiến trúc thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình hoạt động và loại hình dự án
Bước đầu tiên là tìm hiểu chính xác cách doanh nghiệp tạo ra doanh thu. Công ty có thể chuyên thiết kế kiến trúc, thiết kế nội thất, quy hoạch, cảnh quan, kết cấu, tư vấn kỹ thuật hoặc đồng thời thực hiện nhiều nhóm dịch vụ.
Xây dựng quy trình thu thập chứng từ kế toán
Một trong những khó khăn của công ty kiến trúc là chứng từ thường phát sinh ở nhiều bộ phận. Phòng thiết kế có chi phí phần mềm, in ấn, khảo sát; bộ phận dự án có chi phí đi lại, thuê chuyên gia; bộ phận hành chính lại quản lý tiền lương, văn phòng và các khoản vận hành chung.
Theo dõi hợp đồng, doanh thu và tiến độ thanh toán
Mỗi hợp đồng thiết kế cần được mở mã theo dõi riêng, bao gồm giá trị hợp đồng, các phụ lục, phần việc bổ sung, tiến độ bàn giao và lịch thanh toán.
Kế toán theo dõi từng mốc như tiền tạm ứng, thanh toán sau khi duyệt phương án, thanh toán khi bàn giao hồ sơ kỹ thuật và.
Hạch toán chi phí nhân sự và chi phí dự án
Nhân sự thường là một trong những khoản chi phí lớn nhất của công ty kiến trúc. Vì vậy, kế toán cần có phương pháp theo dõi hoặc phân bổ chi phí của kiến trúc sư, kỹ sư, họa viên, nhân viên dựng hình và các nhân sự tham gia dự án.
Theo dõi công nợ khách hàng
Công ty kiến trúc có thể đã hoàn thành phần lớn công việc nhưng vẫn chưa thu đủ tiền. Nếu không theo dõi công nợ theo từng hợp đồng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng doanh thu trên báo cáo tăng nhưng tiền mặt lại thiếu.
Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra
Hóa đơn đầu vào cần được kiểm tra về thông tin doanh nghiệp, nội dung dịch vụ, giá trị, thời điểm lập và mối liên hệ với hoạt động thực tế.
Đối với hóa đơn đầu ra, kế toán cần đối chiếu với hợp đồng, phụ lục, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu và các căn cứ liên quan trước khi.
Kê khai thuế định kỳ
Dịch vụ kế toán thực hiện tổng hợp số liệu và các công việc kê khai thuế thuộc nghĩa vụ của doanh nghiệp theo từng kỳ. Đồng thời, số liệu kê khai cần được đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng, ngân hàng, công nợ và sổ kế toán.
Lập báo cáo tài chính
Cuối kỳ kế toán, các số liệu về doanh thu, chi phí, tài sản, công nợ, tiền và các nghiệp vụ liên quan được khóa sổ để lập báo cáo tài chính.
Tuy nhiên, đối với công ty kiến trúc, báo cáo tài chính chỉ phản ánh bức tranh tổng thể.
Lập báo cáo quản trị phục vụ chủ doanh nghiệp
Đây là phần giúp kế toán chuyển từ chức năng ghi nhận số liệu sang hỗ trợ điều hành.
Khi dữ liệu được cập nhật thường xuyên, chủ công ty có thể đưa ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính.
“Bảng điều khiển của chủ công ty kiến trúc” – Những báo cáo giúp quản lý hiệu quả hơn
Báo cáo doanh thu theo từng dự án
Báo cáo này tổng hợp giá trị hợp đồng, phần việc phát sinh, doanh thu đã ghi nhận, giá trị đã xuất hóa đơn, số tiền đã thu và số tiền còn phải thu của từng dự án.
Qua đó, doanh nghiệp có thể biết dự án nào đang triển khai nhưng chưa tạo doanh thu tương.
Báo cáo chi phí thực tế so với dự toán
Khi báo giá một dự án, doanh nghiệp thường đã dự kiến số giờ làm việc, nhân sự, chi phí thuê ngoài và các khoản cần thiết khác.
Báo cáo so sánh dự toán với thực tế cho thấy khoản chi nào đang vượt kế hoạch.
Báo cáo lợi nhuận từng hợp đồng thiết kế
Doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận cao. Một hợp đồng lớn nhưng phải chỉnh sửa nhiều lần, huy động nhiều nhân sự hoặc thuê ngoài liên tục có thể mang lại tỷ suất lợi nhuận thấp hơn một dự án nhỏ.
Báo cáo công nợ khách hàng
Báo cáo công nợ thể hiện số tiền còn phải thu theo từng khách hàng, hợp đồng và thời hạn thanh toán.
Nên phân nhóm các khoản chưa đến hạn, đã quá hạn và quá hạn kéo dài để chủ doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện rủi ro.
Báo cáo dòng tiền dự kiến
Báo cáo lợi nhuận cho biết doanh nghiệp có đang kinh doanh hiệu quả hay không, còn báo cáo dòng tiền trả lời câu hỏi doanh nghiệp có đủ tiền để vận hành trong thời gian tới hay không.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị nguồn tiền trước khi xảy ra thiếu hụt.
Báo cáo hiệu suất làm việc của đội ngũ thiết kế
Với doanh nghiệp dựa nhiều vào chất lượng chuyên môn của nhân sự, số giờ làm việc là một dữ liệu quản trị rất quan trọng.
Mục tiêu không phải chỉ để kiểm soát nhân viên mà quan trọng hơn là xác định giá thành thực tế của dịch vụ thiết kế và cải thiện khả năng báo giá cho những.
Báo cáo dự án đang có nguy cơ lỗ
Đây có thể xem là báo cáo cảnh báo sớm cho chủ công ty kiến trúc. Một dự án được đưa vào nhóm có nguy cơ lỗ khi xuất hiện các dấu hiệu như số giờ thiết kế vượt dự toán.
Nếu chỉ tính toán sau khi dự án kết thúc, doanh nghiệp có thể biết mình đã lỗ nhưng không còn khả năng thay đổi kết quả.
“Case Study văn phòng kiến trúc” – Có nhiều hợp đồng nhưng vẫn thiếu tiền vì đâu?
Nhận nhiều dự án cùng lúc nhưng không kiểm soát chi phí
Khi số lượng hợp đồng tăng nhanh, văn phòng kiến trúc phải sử dụng đồng thời nhiều nguồn lực như kiến trúc sư, kỹ sư kết cấu, nhân sự nội thất, nhân viên dựng hình, cộng tác viên và chuyên gia thuê ngoài.
Một hợp đồng tưởng như có giá trị lớn có thể phát sinh:
* Chi phí thuê cộng tác viên tăng.
* Chi phí khảo sát và đi lại phát sinh thêm.
Khách hàng thanh toán chậm khiến doanh nghiệp thiếu dòng tiền
Đặc thù của hợp đồng kiến trúc là doanh thu và dòng tiền không phải lúc nào cũng xuất hiện cùng thời điểm.
* Thanh toán sau khi hoàn thành hồ sơ kỹ thuật.
* Thanh toán phần còn lại sau nghiệm thu.
Quan trọng hơn là phải biết từng hợp đồng đã thực hiện đến đâu, số tiền đã thu bao nhiêu, còn phải thu bao nhiêu và khi nào dự kiến thu được.
Chi phí nhân sự tăng nhưng chưa điều chỉnh giá dịch vụ
Nhân sự thường là một trong những khoản chi phí quan trọng nhất của công ty kiến trúc.
Khi lương kiến trúc sư, kỹ sư, nhân sự dựng hình và cộng tác viên tăng nhưng đơn giá thiết kế vẫn được xây dựng theo mặt bằng chi phí cũ, lợi nhuận của mỗi hợp đồng sẽ bị thu hẹp.
Không biết dự án nào thực sự mang lại lợi nhuận
Nếu toàn bộ doanh thu và chi phí chỉ được tổng hợp ở cấp độ công ty, chủ doanh nghiệp có thể biết công ty đang lời hay lỗ nhưng không biết nguyên nhân đến từ đâu.
Một hệ thống kế toán quản trị tốt cần giúp trả lời được:
* Dự án nào có doanh thu lớn nhất?
* Dự án nào có tỷ suất lợi nhuận tốt nhất?
Sau khi chuẩn hóa kế toán, doanh nghiệp kiểm soát được điều gì?
Sau khi thiết lập mã dự án, theo dõi chi phí riêng, quản lý công nợ và xây dựng báo cáo quản trị định kỳ, chủ văn phòng có thể nhìn thấy rõ hơn tình trạng tài chính của từng hợp đồng.
Doanh nghiệp có thể kiểm soát được:
* Số tiền đã thu và còn phải thu.
* Lợi nhuận dự kiến của từng hợp đồng.
“Bàn cân lựa chọn” – Tự làm kế toán hay thuê dịch vụ kế toán công ty kiến trúc?
Khi doanh nghiệp nhỏ có thể tự quản lý sổ sách
Một văn phòng kiến trúc mới thành lập, số lượng chứng từ chưa nhiều và chỉ thực hiện một vài hợp đồng cùng lúc có thể tổ chức hệ thống quản lý tương đối đơn giản.
Doanh nghiệp có thể chủ động quản lý:
* Hợp đồng và phụ lục.
* Hồ sơ nghiệm thu, bàn giao.
* Hóa đơn đầu vào và đầu ra.
* Thu – chi ngân hàng.
Khi số lượng dự án tăng cần hệ thống chuyên nghiệp
Khi doanh nghiệp đồng thời triển khai nhiều hợp đồng, kế toán bắt đầu cần nhiều dữ liệu hơn ngoài hóa đơn và chứng từ thông thường.
* Không xác định được chi phí từng dự án.
Đây thường là thời điểm doanh nghiệp cần kế toán có kinh nghiệm hoặc một đơn vị dịch vụ có khả năng tổ chức hệ thống kế toán theo đặc thù dự án.
So sánh kế toán nội bộ và dịch vụ kế toán bên ngoài
Kế toán nội bộ có lợi thế là làm việc thường xuyên tại doanh nghiệp, tiếp cận nhanh với hợp đồng và phối hợp trực tiếp với bộ phận thiết kế, kinh doanh, quản lý dự án.
Mô hình này phù hợp khi công ty có quy mô đủ lớn và khối lượng nghiệp vụ phát sinh thường xuyên.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị hiểu ngành kiến trúc
Một đơn vị làm kế toán cho công ty kiến trúc không nên chỉ biết nhập hóa đơn và lập tờ khai.
* Chi phí nhân sự theo dự án.
* Theo dõi công nợ theo hợp đồng.
Khả năng thiết lập báo cáo quản trị theo dự án cũng là tiêu chí quan trọng nếu chủ doanh nghiệp muốn sử dụng dữ liệu kế toán phục vụ điều hành.
Những nội dung cần thống nhất khi ký hợp đồng dịch vụ
Trước khi sử dụng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi công việc thay vì chỉ thống nhất một mức phí tổng.
Các bên cần làm rõ:
* Ai chịu trách nhiệm thu thập chứng từ?
* Chứng từ được bàn giao vào thời điểm nào?
* Có theo dõi doanh thu và chi phí theo dự án không?
* Có theo dõi công nợ khách hàng không?
“Kho giải đáp nhanh” – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán công ty kiến trúc
Công ty kiến trúc mới thành lập có cần thuê kế toán không?
Doanh nghiệp mới thành lập vẫn phát sinh các công việc liên quan đến chứng từ, hóa đơn, sổ kế toán, nghĩa vụ kê khai và báo cáo dù số lượng hợp đồng chưa nhiều.
Công ty không nhất thiết phải tuyển ngay một kế toán làm việc toàn thời gian nếu quy mô nhỏ.
Chi phí thuê kiến trúc sư cộng tác viên xử lý thế nào?
Chi phí thuê kiến trúc sư, kỹ sư, nhân sự dựng hình hoặc cộng tác viên cần được quản lý bằng hồ sơ phù hợp với bản chất giao dịch.
Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ các tài liệu liên quan như thỏa thuận hoặc hợp đồng, nội dung công việc, tài liệu bàn giao, xác nhận khối lượng và chứng từ thanh toán.
Hợp đồng thiết kế nhiều năm ghi nhận doanh thu ra sao?
Không nên chỉ dựa vào thời điểm khách hàng chuyển tiền để xác định doanh thu kế toán.
Đối với hợp đồng kéo dài qua nhiều kỳ, doanh nghiệp cần xem xét nội dung hợp đồng, phạm vi công việc, điều kiện hoàn thành, các mốc bàn giao, nghiệm thu và bản chất của từng khoản thanh toán.
Có cần theo dõi chi phí riêng từng dự án không?
Có. Đây là một trong những dữ liệu quản trị quan trọng nhất đối với công ty kiến trúc.
Tối thiểu nên theo dõi riêng:
* Chi phí nhân sự.
* Chi phí cộng tác viên.
Những chi phí sử dụng chung cho nhiều dự án có thể được tập hợp và phân bổ theo tiêu thức phù hợp với hệ thống quản trị của doanh nghiệp.
Phần mềm thiết kế có được tính vào chi phí hợp lý không?
Các khoản chi cho phần mềm phục vụ hoạt động thiết kế như phần mềm kiến trúc, dựng hình, quản lý dự án hoặc các công cụ chuyên môn khác cần được kế toán xem xét theo bản chất khoản chi, quyền sử dụng và hồ sơ chứng từ.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ hoàn thiện sổ sách cũ không?
Có thể, nếu phạm vi dịch vụ có nội dung rà soát và hoàn thiện số liệu của các kỳ trước.
Thông thường đơn vị kế toán sẽ cần kiểm tra:
* Báo cáo tài chính.
Do đó, doanh nghiệp có sổ sách cũ chưa hoàn chỉnh nên cung cấp càng đầy đủ hồ sơ càng tốt để hạn chế việc phải xử lý dựa trên dữ liệu thiếu.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán công ty kiến trúc phụ thuộc vào yếu tố nào?
Chi phí dịch vụ thường không chỉ phụ thuộc vào doanh thu của doanh nghiệp.
* Số lượng hợp đồng và dự án đang triển khai.
Vì vậy, khi so sánh báo giá, công ty kiến trúc nên xem xét đồng thời phạm vi công việc, loại báo cáo nhận được và mức độ hỗ trợ chuyên môn thay vì chỉ lựa chọn đơn vị có mức phí thấp nhất.
“Từ bản vẽ đến chiến lược kinh doanh” – Giá trị dài hạn của dịch vụ kế toán công ty kiến trúc
Biến dữ liệu chi phí thành công cụ báo giá chính xác
Một trong những khó khăn của công ty kiến trúc là xác định mức giá thiết kế vừa đủ sức cạnh tranh vừa bảo đảm lợi nhuận.
Chi phí cộng tác viên và chuyên gia thuê ngoài.
Chi phí quản lý và vận hành được phân bổ cho dự án.
Dữ liệu kế toán vì vậy trở thành một phần của hệ thống định giá dịch vụ, giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng nhận nhiều hợp đồng nhưng biên lợi nhuận ngày càng giảm.
Biến báo cáo kế toán thành quyết định nhận dự án
Không phải hợp đồng có giá trị lớn nào cũng là dự án tốt đối với công ty kiến trúc. Một dự án có thể mang lại doanh thu cao nhưng yêu cầu thời gian thực hiện dài, nhiều lần chỉnh sửa, sử dụng nhân sự cấp cao hoặc có điều kiện thanh toán không thuận lợi.
Khối lượng nhân sự phải bố trí.
Đây là bước chuyển từ kế toán phục vụ tuân thủ sang kế toán phục vụ quyết định kinh doanh.
Kiểm soát lợi nhuận thay vì chỉ theo dõi doanh thu
Doanh thu tăng chưa chắc đồng nghĩa với công ty kiến trúc đang hoạt động hiệu quả hơn.
Việc thường xuyên phân tích lợi nhuận còn giúp công ty nhận diện:
Khoản chi phí đang tăng nhanh.
Những hợp đồng có doanh thu cao nhưng hiệu quả thấp.
Từ những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh giá, giới hạn phạm vi chỉnh sửa, thay đổi cách tổ chức nhân sự hoặc thậm chí ngừng nhận một số nhóm dự án không còn phù hợp.
Xây dựng nền tảng tài chính khi mở rộng công ty kiến trúc
Khi một văn phòng kiến trúc còn nhỏ, chủ doanh nghiệp có thể trực tiếp kiểm soát hợp đồng, nhân sự, thanh toán và chi phí.
Hệ thống này cũng tạo cơ sở để doanh nghiệp:
Dự báo nhu cầu dòng tiền.
Xây dựng chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận cho từng nhóm.
Khi các quyết định về báo giá, nhân sự, lựa chọn khách hàng và mở rộng quy mô đều được hỗ trợ bởi dữ liệu, kế toán thực sự trở thành một phần của chiến lược kinh doanh công ty kiến trúc.
Dịch vụ kế toán công ty kiến trúc không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán và nghĩa vụ thuế mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, kiểm soát chi phí từng dự án và tối ưu lợi nhuận. Lựa chọn đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, xây dựng hệ thống kế toán minh bạch, chính xác và tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong lĩnh vực kiến trúc và tư vấn thiết kế.
