Dịch vụ kế toán xây lắp là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động tài chính, từ hạch toán chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, chi phí sản xuất chung đến quản lý doanh thu, công nợ, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Với đặc thù ngành xây lắp có nhiều công trình, thời gian thi công kéo dài và phát sinh nhiều khoản chi phí, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ, tối ưu hiệu quả quản trị và hạn chế rủi ro pháp lý.
“Một công trình hoàn thành không chỉ có bê tông và thép” – Vì sao kế toán xây lắp là bài toán đặc thù?
Một dự án xây dựng kéo dài qua nhiều kỳ kế toán
Một công trình có thể thi công trong ba tháng, sáu tháng, một năm hoặc kéo dài qua nhiều năm tài chính.
Điều này tạo ra một bài toán đặc biệt cho kế toán.
Ví dụ, công trình A bắt đầu từ tháng 9 và dự kiến hoàn thành vào tháng 4 năm sau.
Đây là lý do kế toán xây lắp phải quản lý dữ liệu theo cả công trình và kỳ kế toán.
Doanh thu chỉ được nhìn thấy khi phía sau là hàng loạt chứng từ
Trong ngành xây dựng, doanh thu không đơn giản chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp nhận được tiền.
Vì vậy, khi nhìn thấy một khoản doanh thu 2 tỷ đồng, kế toán cần biết phía sau số tiền đó là khối lượng công việc nào.
Giai đoạn nào đã nghiệm thu.
Việc theo dõi riêng ba chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp biết chính xác công trình đang ở giai đoạn nào.
Chi phí công trình không nằm ở một nơi mà phân tán qua nhiều bộ phận
Một đặc điểm khó khác của kế toán xây lắp là dữ liệu chi phí không tập trung tại phòng kế toán.
Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng luồng chứng từ rõ ràng giữa công trường, bộ phận mua hàng, kỹ thuật, quản lý dự án và kế toán.
Chứng từ nào đi kèm?
Khi tất cả bộ phận sử dụng chung mã công trình, kế toán mới có thể tập hợp chi phí chính xác.
Mỗi công trình là một “doanh nghiệp nhỏ” cần được theo dõi riêng
Một doanh nghiệp xây dựng có thể đồng thời triển khai năm, mười hoặc hàng chục dự án.
Mỗi công trình có:
Ví dụ, trong năm doanh nghiệp có ba dự án.
Vì vậy, mỗi công trình nên được xem như một “doanh nghiệp nhỏ” trong hệ thống quản trị.
Kế toán cần lập hồ sơ hoặc mã theo dõi riêng, trong đó tối thiểu có:
Doanh thu đã nghiệm thu.
Vì sao kế toán xây lắp cần hiểu cả thi công, dự toán và hợp đồng?
Kế toán xây lắp không nhất thiết phải trở thành kỹ sư xây dựng, nhưng cần hiểu các nguyên tắc cơ bản của hoạt động thi công.
Nếu không hiểu công trình đang làm gì, kế toán sẽ rất khó xác định bản chất chi phí.
Thi công sai phải làm lại.
Khi ba nhóm này khớp nhau, doanh nghiệp mới thực sự biết một công trình đang lời hay lỗ.
“Bản đồ dòng tiền công trình” – Tiền đi đâu trước khi trở thành lợi nhuận?
Dòng tiền từ tạm ứng, thanh toán theo tiến độ và nghiệm thu
Khi ký hợp đồng, nhà thầu có thể nhận một khoản tạm ứng từ chủ đầu tư.
Khoản này thường được sử dụng để mua vật liệu, huy động nhân lực và chuẩn bị thi công.
Do đó, kế toán nên theo dõi riêng:
Khi sáu chỉ tiêu này được đặt trong cùng một bảng, doanh nghiệp sẽ nhìn rất rõ tình trạng tài chính của công trình.
Chi phí vật liệu, nhân công và máy thi công
Đây thường là ba nhóm chi phí lớn nhất của một dự án xây lắp.
Vật liệu có thể chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng giá thành.
Vận chuyển máy đến công trường.
Ví dụ, nhà thầu đã bỏ ra:
Nếu cùng lúc triển khai năm công trình có tình trạng tương tự, nhu cầu vốn lưu động có thể tăng lên rất lớn.
Dòng tiền trả nhà cung cấp, đội thi công và nhà thầu phụ
Một dự án không chỉ có chi phí mà còn có nhiều thời hạn thanh toán khác nhau.
Nhà cung cấp vật liệu có thể cho doanh nghiệp nợ 30 ngày.
Ngày 10: doanh nghiệp phải thanh toán 800 triệu đồng cho nhà thầu phụ.
Ngày 20: hồ sơ nghiệm thu mới được chủ đầu tư ký.
Đây là dữ liệu rất quan trọng đối với lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng.
Khoản bảo hành, giữ lại công trình và công nợ dài hạn
Sau khi công trình hoàn thành, dòng tiền chưa chắc đã khép lại.
Đây là số tiền rất đáng kể.
Kế toán cần mở bảng theo dõi riêng cho các khoản này, gồm:
Điều kiện được thanh toán.
Số tiền còn phải thu.
Một công trình đã hoàn thành về mặt kỹ thuật nhưng có thể chưa hoàn thành về mặt tài chính trong nhiều tháng sau đó.
Vì sao doanh nghiệp xây dựng doanh thu lớn nhưng vẫn thiếu dòng tiền?
Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhất trong quản trị tài chính xây dựng.
Nếu doanh nghiệp đã thanh toán phần lớn 42 tỷ đồng chi phí thì dòng tiền thực tế có thể rất căng thẳng dù báo cáo đang thể hiện lợi nhuận cao.
Đó cũng là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng tăng quy mô mà không rơi vào tình trạng doanh thu càng lớn nhưng áp lực tiền mặt càng cao.
“Cuộc chiến giá vốn công trình” – Sai một khoản mục có thể mất cả lợi nhuận dự án
Quản lý chi phí nguyên vật liệu theo từng công trình
Nguyên vật liệu thường là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành xây dựng.
Chuỗi dữ liệu nên được tổ chức theo hướng:
Nếu kế toán chỉ nhìn tổng tiền mua vật tư mà không đối chiếu với khối lượng thực tế, khoản vượt này có thể chỉ được phát hiện khi dự án đã kết thúc.
Kiểm soát nhân công trực tiếp và lao động thuê ngoài
Chi phí nhân công có thể tăng mạnh khi công trình kéo dài hoặc năng suất thi công thấp.
Đối với đội khoán hoặc lao động thuê ngoài, cần gắn khoản thanh toán với hợp đồng, đơn giá, khối lượng thực hiện và biên bản xác nhận.
Khi đó doanh nghiệp vừa khó quản trị chi phí, vừa khó xác định chính xác giá thành của từng hạng mục.
Tập hợp chi phí máy móc, thiết bị thi công
Chi phí máy thi công thường dễ bị phân tán ở nhiều tài khoản hoặc nhiều loại chứng từ khác nhau.
Do đó, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi tối thiểu các thông tin:
Nhiên liệu tiêu hao.
Chi phí máy thi công càng được ghi nhận sát hiện trường thì giá thành công trình càng phản ánh đúng thực tế.
Phân bổ chi phí chung cho từng hạng mục xây dựng
Không phải khoản chi nào cũng có thể xác định trực tiếp cho một hạng mục.
Nếu dự án có nhiều hạng mục, doanh nghiệp cần xây dựng nguyên tắc phân bổ phù hợp.
Điều quan trọng là phải áp dụng nhất quán.
Việc phân loại sai có thể làm sai kết quả phân tích hiệu quả của từng dự án.
Xác định giá thành thực tế so với dự toán ban đầu
Dự toán cho biết công trình được kỳ vọng tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực.
Chi phí thuê ngoài dự toán và thực tế.
Ngược lại, nếu chi phí mới sử dụng 40% nhưng khối lượng đã đạt 50%, doanh nghiệp có thể đang kiểm soát tốt hơn kế hoạch hoặc một số chi phí chưa được ghi nhận đầy đủ.
Nhận diện công trình đang có nguy cơ vượt chi phí
Mục tiêu cao nhất của kế toán giá thành không phải là biết công trình đã lỗ sau khi hoàn thành.
Một số dấu hiệu cần cảnh báo gồm:
Một báo cáo quản trị tốt không nên chỉ ghi “chi phí thực tế là 8 tỷ đồng” mà cần cho thấy:
Đó mới là giá trị thực sự của kế toán trong “cuộc chiến giá vốn công trình”.
“Chiếc hộp đen của công trình” – Những khoản chi phí dễ bị bỏ quên trong kế toán xây lắp
Chi phí vận chuyển vật liệu đến công trường
Giá mua vật liệu chưa phải lúc nào cũng là toàn bộ chi phí để đưa vật liệu vào sử dụng.
Ví dụ thép được mua với giá 2 tỷ đồng nhưng doanh nghiệp còn phải trả 80 triệu đồng tiền vận chuyển và cẩu xuống công trường.
Chi phí thuê máy móc, thiết bị thi công
Chi phí thuê máy thường được theo dõi nhưng các khoản đi kèm lại rất dễ bị bỏ quên.
Ngoài tiền thuê chính, doanh nghiệp có thể phải trả thêm tiền vận chuyển máy đến công trường, nhiên liệu, nhân công vận hành, phí tháo lắp hoặc chi phí chờ máy.
Chi phí lán trại, bảo hộ và quản lý công trường
Một công trường muốn vận hành cần rất nhiều chi phí hỗ trợ.
Những khoản này thường có giá trị nhỏ khi nhìn riêng lẻ.
Kế toán cần tập hợp theo từng công trình ngay từ đầu để tránh cuối kỳ phải phân loại lại hàng trăm hóa đơn và phiếu chi.
Chi phí sửa chữa, phát sinh ngoài dự toán
Trong xây dựng luôn tồn tại khả năng phải sửa chữa hoặc thực hiện lại một phần công việc.
Cần phân biệt rõ phát sinh nào được chủ đầu tư thanh toán và phát sinh nào doanh nghiệp phải tự chịu.
Nếu hai loại này bị gộp chung, nhà quản lý sẽ khó đánh giá nguyên nhân thực sự.
Chi phí nghiệm thu, kiểm định và hoàn thiện hồ sơ
Một công trình hoàn thành về mặt thi công chưa đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ.
Những khoản này thường phát sinh ở cuối dự án nên dễ bị bỏ ngoài dự toán ban đầu.
Vì vậy, khi dự án gần kết thúc, kế toán cần lập danh sách các chi phí chưa phát sinh nhưng doanh.
Chi phí bảo hành sau khi bàn giao công trình
Bàn giao công trình không phải lúc nào cũng đồng nghĩa doanh nghiệp không còn chi phí.
Trong thời gian bảo hành, nhà thầu có thể phải quay lại sửa chữa các lỗi phát sinh như thấm nước, nứt, hỏng thiết bị, lỗi điện nước hoặc các vấn đề kỹ thuật khác thuộc trách nhiệm bảo hành.
Kế toán nên mở theo dõi riêng chi phí bảo hành theo từng dự án.
“Mê cung hợp đồng xây dựng” – Kế toán phải đọc được từng điều khoản trước khi ghi nhận
Hợp đồng trọn gói và bài toán kiểm soát giá thành
Với hợp đồng trọn gói, nhà thầu thường phải hoàn thành phạm vi công việc đã thỏa thuận theo mức giá được xác định trong hợp đồng, trừ những trường hợp được điều chỉnh theo chính hợp đồng hoặc quy định áp dụng.
Vì vậy, kế toán đối với hợp đồng trọn gói không thể chỉ tập hợp chi phí sau khi phát sinh. Cần thường xuyên so sánh:
Giá trị hợp đồng.
Hợp đồng theo đơn giá cố định và rủi ro biến động chi phí
Với hợp đồng theo đơn giá cố định, việc kiểm soát kế toán có một đặc điểm khác.
Do đó, kế toán cần theo dõi cả:
Đây là lý do kế toán xây dựng cần phối hợp với phòng dự toán và bộ phận mua hàng để liên tục cập nhật biến động chi phí thay vì chỉ nhìn vào tổng giá trị hợp đồng.
Hợp đồng thi công theo tiến độ thanh toán
Nhiều hợp đồng xây dựng quy định thanh toán thành nhiều giai đoạn.
Ví dụ:
Thanh toán khi nghiệm thu bàn giao.
Trong trường hợp này, kế toán nên thiết lập lịch theo dõi thanh toán ngay sau khi nhận hợp đồng.
Giá trị hợp đồng → Khối lượng nghiệm thu → Giá trị đề nghị thanh toán → Giá trị được chấp thuận → Hóa đơn → Tiền thu → Công nợ còn lại.
Hợp đồng có phát sinh khối lượng ngoài dự toán
Phát sinh khối lượng là tình huống rất phổ biến trong xây dựng.
Trong quá trình thi công có thể xuất hiện:
Kế toán lúc này phải theo dõi riêng.
Doanh nghiệp cần phân biệt:
Việc tách riêng các lớp thông tin này giúp ban lãnh đạo biết có bao nhiêu chi phí đang phát sinh cho những phần việc chưa chắc chắn thu được tiền.
Quản lý phụ lục hợp đồng và thay đổi thiết kế
Một công trình kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm có thể phát sinh rất nhiều phụ lục.
Phụ lục có thể liên quan đến:
Doanh nghiệp nên có bảng theo dõi lịch sử hợp đồng:
Nếu bộ phận kỹ thuật thay đổi thiết kế nhưng thông tin không chuyển cho kế toán và dự toán thì số liệu kiểm soát ngân sách sẽ mất ý nghĩa.
Đối chiếu hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán
Đây là một trong những chuỗi đối chiếu quan trọng nhất của kế toán xây dựng.
Đã lập hồ sơ đề nghị thanh toán 17 tỷ đồng.
Một hệ thống kiểm soát tốt phải giúp ban giám đốc biết tiền đang bị “kẹt” ở khâu nghiệm thu, hoàn thiện hồ sơ, lập hóa đơn, phê duyệt thanh toán hay thu hồi công nợ.
“Công trường ngoài kia – Sổ sách trong này” – Làm sao kết nối dữ liệu thi công với kế toán?
Luân chuyển chứng từ từ công trường về phòng kế toán
Doanh nghiệp cần quy định rõ loại chứng từ nào phải chuyển, ai chịu trách nhiệm và thời hạn chuyển về kế toán.
Các chứng từ thường phát sinh tại công trường có thể bao gồm:
Chứng từ chi phí tại công trường.
Biên bản nghiệm thu.
Khoản chênh lệch 50 triệu đồng cần được theo dõi ngay thay vì đợi cuối kỳ mới tìm.
Kiểm soát phiếu nhập xuất vật tư tại từng dự án
Mỗi công trường nên được xem như một điểm quản lý vật tư riêng.
Ví dụ, công trường nhận 50 tấn thép nhưng trong kỳ chỉ sử dụng 38 tấn.
Số còn lại 12 tấn phải tiếp tục được theo dõi tại công trường.
Đây có thể là chứng từ xuất chưa cập nhật, vật tư đã điều chuyển, hao hụt hoặc thất thoát.
Theo dõi nhân công theo công trình và thời gian thi công
Chi phí nhân công xây dựng thường phức tạp vì một người hoặc một tổ đội có thể làm ở nhiều dự án trong cùng một tháng.
Ví dụ, một kỹ thuật viên trong tháng làm 15 ngày tại công trình A và 10 ngày tại công trình B.
Không nên chỉ căn cứ vào phiếu chi tiền để xác định chi phí nhân công.
Đồng bộ dữ liệu giữa quản lý dự án và kế toán
Doanh nghiệp xây dựng càng có nhiều công trình thì việc sử dụng các bảng theo dõi rời rạc càng dễ phát sinh sai lệch.
Doanh nghiệp nên thống nhất một số mã dữ liệu nền tảng:
Trong trường hợp chưa có hệ thống tích hợp, ít nhất cần xây dựng mẫu dữ liệu thống nhất để các bộ phận trao đổi với nhau.
Kiểm tra chênh lệch giữa thực tế thi công và báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán không nên được xem là chính xác chỉ vì đã ghi đủ chứng từ.
Trong xây dựng, cần đối chiếu ngược số liệu kế toán với thực tế công trường.
Trường hợp này có thể cho thấy chứng từ chưa chuyển về đầy đủ.
Một số chênh lệch cần cảnh báo gồm:
Nhà thầu phụ đã thanh toán nhưng hồ sơ nghiệm thu chưa đầy đủ.
“Radar rủi ro thuế ngành xây dựng” – Những điểm doanh nghiệp dễ bị kiểm tra
Chi phí vật liệu không đủ hồ sơ chứng minh
Vật liệu thường là một trong những khoản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành xây dựng.
Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển và chứng từ thanh toán.
Nhân công thuê ngoài thiếu hợp đồng và chứng từ
Hoạt động xây dựng thường sử dụng nhiều hình thức nhân công như lao động của doanh nghiệp, lao động thời vụ, tổ đội nhận khoán, cá nhân nhận khoán hoặc nhà thầu phụ.
Rủi ro phát sinh khi doanh nghiệp đã ghi nhận một khoản chi phí nhân công lớn nhưng bộ hồ sơ chỉ có bảng thanh toán hoặc chứng từ chuyển tiền.
Giá vốn công trình không phù hợp với thực tế
Giá vốn là chỉ tiêu phản ánh tổng chi phí tương ứng với phần doanh thu xây dựng đã được ghi nhận.
Một dấu hiệu cần kiểm tra là tỷ lệ giá vốn trên doanh thu của các công trình có biến động quá lớn nhưng doanh nghiệp không giải thích được nguyên nhân.
Xuất hóa đơn sai thời điểm nghiệm thu
Thời điểm lập hóa đơn trong hoạt động xây dựng cần được kiểm soát chặt với hồ sơ nghiệm thu và bản chất nghiệp vụ thực tế theo quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh.
Ngược lại, cũng có trường hợp kế toán lập hóa đơn khi chưa có đủ hồ sơ phản ánh khối lượng công việc tương ứng.
Doanh thu ghi nhận không khớp với tiến độ công trình
Doanh thu xây dựng cần được kiểm soát trong mối quan hệ với tình trạng thực hiện hợp đồng và hồ sơ của từng công trình.
Đối với doanh nghiệp có nhiều công trình, việc theo dõi doanh thu theo từng mã dự án là điều gần như bắt buộc nếu muốn kiểm soát chính xác kết quả kinh doanh.
Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng thiếu căn cứ
Trong quá trình thi công, việc phát sinh công việc ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu là khá phổ biến.
Rủi ro xuất hiện khi công trường thực tế đã thực hiện công việc phát sinh nhưng hồ sơ hợp đồng chưa được điều chỉnh hoặc chưa có tài liệu xác nhận của các bên.
Công trình hoàn thành nhưng chưa xử lý đầy đủ hồ sơ kế toán
Một công trình hoàn thành về mặt kỹ thuật chưa có nghĩa là hồ sơ kế toán đã hoàn thành.
Việc khóa hồ sơ ngay sau khi hoàn thành giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng chứng từ bị thất lạc và tránh phải quay lại xử lý một dự án đã kết thúc từ nhiều năm trước.
“Phòng điều khiển phía sau công trường” – Dịch vụ kế toán xây lắp thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình hoạt động và loại hình công trình doanh nghiệp thực hiện
Trước khi thiết lập hệ thống kế toán, cần hiểu doanh nghiệp thực tế đang thi công những loại công trình nào.
Một doanh nghiệp chuyên thi công nhà dân có cơ cấu chi phí khác với nhà thầu xây dựng nhà xưởng, hạ tầng giao thông, cơ điện, nội thất hoặc công trình công nghiệp.
Thiết lập hệ thống tài khoản và phương pháp theo dõi công trình
Sau khi hiểu mô hình hoạt động, kế toán cần thiết lập phương pháp theo dõi phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng và nhu cầu quản trị thực tế.
Các mã này phải được sử dụng thống nhất từ khâu tiếp nhận chứng từ đến khi hạch toán và lập báo cáo.
Kiểm tra chứng từ đầu vào và chi phí phát sinh
Dịch vụ kế toán phải thực hiện bước kiểm tra trước khi hạch toán.
Đối với hóa đơn vật liệu cần kiểm tra nội dung hàng hóa, số lượng, nhà cung cấp, công trình sử.
Đối với chi phí nhân công cần kiểm tra hợp đồng, bảng công, hồ sơ giao khoán và chứng từ thanh toán.
Theo dõi giá trị hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán
Mỗi hợp đồng xây dựng cần có một bảng theo dõi xuyên suốt.
Bảng theo dõi nên thể hiện giá trị hợp đồng ban đầu, giá trị phụ lục tăng giảm, khối lượng đã nghiệm thu, hóa đơn đã lập, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.
Hạch toán chi phí theo từng công trình, hạng mục
Mọi chi phí có thể xác định trực tiếp cần được đưa vào đúng công trình ngay từ lúc hạch toán.
Đối với khoản chi phí dùng chung cho nhiều dự án, kế toán phải xây dựng tiêu thức phân bổ hợp lý và thực hiện nhất quán.
Theo dõi công nợ chủ đầu tư và nhà thầu phụ
Công nợ là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của nhà thầu.
Đối với chủ đầu tư, kế toán cần theo dõi tiền tạm ứng, giá trị nghiệm thu, hóa đơn, số đã thu, tiền giữ lại và số còn phải thu.
Kê khai thuế định kỳ
Kê khai thuế là một phần của hệ thống kế toán xây lắp nhưng không nên được thực hiện tách rời khỏi số liệu công trình.
Trước mỗi kỳ kê khai, kế toán cần rà soát hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, doanh thu, chi phí và các nghiệp vụ cần xử lý.
Lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Báo cáo tài chính phản ánh tổng thể doanh nghiệp, trong khi báo cáo quản trị giúp ban lãnh đạo nhìn vào từng công trình.
Như vậy, số liệu kế toán không chỉ phục vụ nghĩa vụ báo cáo mà trở thành công cụ hỗ trợ điều hành doanh nghiệp.
Rà soát, hoàn thiện sổ sách kế toán xây dựng tồn đọng
Nhiều doanh nghiệp xây dựng tìm đến dịch vụ kế toán khi đã hoạt động trong một thời gian dài nhưng hệ thống sổ sách chưa được quản lý đầy đủ.
Trước hết phải lập danh sách toàn bộ dự án, xác định tình trạng đã hoàn thành hay đang thi công, sau đó đối chiếu hợp đồng, doanh thu, hóa đơn, chi phí và dòng tiền.
“Ba công trình – Ba bài toán kế toán khác nhau” – Case Study thực tế doanh nghiệp xây lắp thường gặp
Công ty xây dựng có nhiều công trình nhưng không biết dự án nào đang có lãi
Một công ty xây dựng đồng thời triển khai ba công trình gồm công trình nhà xưởng A, công trình cải tạo văn phòng B và công trình hạ tầng C.
Kế toán không mở mã riêng cho từng dự án nên không thể xác định chính xác chi phí thực tế của từng công trình.
Bài học ở đây là doanh nghiệp xây dựng không nên chỉ nhìn lợi nhuận tổng thể.
Doanh nghiệp thi công bị âm dòng tiền dù doanh thu tăng trưởng
Một doanh nghiệp thi công cơ điện liên tục ký được các hợp đồng mới.
Có thời điểm doanh nghiệp đã bỏ ra phần lớn chi phí của công trình nhưng hồ sơ nghiệm thu chưa hoàn tất nên chưa thể thu tiền tương ứng.
Với ngành xây dựng, một công trình có lãi vẫn có thể gây áp lực tài chính rất lớn nếu thời gian thu tiền kéo dài.
Công ty xây lắp bị lệch số liệu giữa công trường và phòng kế toán
Một tình huống khá phổ biến khác là số lượng vật tư mà công trường báo cáo không khớp với số liệu trên sổ kế toán.
Nếu tình trạng này kéo dài, giá thành công trình bị sai lệch và doanh nghiệp khó xác định lợi nhuận thực.
Mọi chênh lệch phải được xác định nguyên nhân và xử lý ngay trong kỳ, tránh để dồn đến cuối năm.
Cách rà soát nguyên nhân và khôi phục dữ liệu kế toán công trình
Khi dữ liệu kế toán đã bị lệch, doanh nghiệp không nên sửa từng chứng từ rời rạc mà cần rà soát theo một trình tự.
Mỗi khoản chi phải được xác định công trình hưởng chi phí.
Chỉ sau khi hoàn tất bước đối chiếu mới nên thực hiện điều chỉnh sổ kế toán.
Bài học về quản lý hồ sơ, hợp đồng và chi phí xây dựng
Ba tình huống trên cho thấy vấn đề lớn nhất của nhiều doanh nghiệp xây lắp không nằm ở việc thiếu chứng từ mà ở việc thiếu một hệ thống liên kết giữa chứng từ và công trình.
Hợp đồng phải được gắn với mã dự án. Chứng từ thanh toán phải được đối chiếu với công nợ.
“Bảng điều khiển của chủ doanh nghiệp” – Những báo cáo kế toán xây lắp cần có
Báo cáo chi phí theo từng công trình
Báo cáo này phải được lập riêng cho từng dự án.
Các nhóm chi phí nên được tách thành nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, thầu phụ, vận chuyển, chi phí công trường và các khoản liên quan khác.
Báo cáo giá trị hợp đồng và tiến độ thanh toán
Mỗi hợp đồng cần được theo dõi từ giá trị ban đầu đến các phụ lục tăng giảm.
Báo cáo cũng giúp kiểm soát các khoản tạm ứng, giữ lại bảo hành và các khoản phát sinh chưa ký phụ lục.
Báo cáo công nợ chủ đầu tư
Công nợ chủ đầu tư cần được theo dõi theo từng công trình và từng đợt thanh toán.
Báo cáo nên chia thành chưa đến hạn, đã đến hạn và quá hạn.
Những khoản công nợ lớn kéo dài phải được đưa vào nhóm cảnh báo.
Báo cáo công nợ nhà cung cấp và nhà thầu phụ
Không chỉ công nợ phải thu, doanh nghiệp xây dựng còn phải kiểm soát chặt các khoản phải trả.
Báo cáo cần tách rõ nhà cung cấp vật tư, đơn vị vận chuyển, nhà thầu phụ và đơn vị cho thuê máy.
Báo cáo chênh lệch dự toán và thực tế
Đây là một trong những báo cáo có giá trị quản trị cao nhất.
Mỗi nhóm chi phí cần được so sánh giữa dự toán ban đầu và chi phí thực tế phát sinh.
Không nên chỉ ghi nhận chênh lệch mà cần có phần giải trình và phương án xử lý.
Báo cáo lợi nhuận từng dự án
Báo cáo lợi nhuận từng dự án cần được lập ngay trong quá trình thi công chứ không chờ đến lúc quyết toán.
Nếu lợi nhuận dự kiến giảm qua từng tháng, ban giám đốc cần biết nguyên nhân cụ thể.
Báo cáo dòng tiền theo tiến độ công trình
Báo cáo dòng tiền cần được lập theo tuần hoặc theo tháng tùy quy mô doanh nghiệp.
Phần tiền vào cần thể hiện tiền tạm ứng, tiền nghiệm thu, tiền thanh toán từng giai đoạn và các khoản dự kiến thu khác.
Phần tiền ra cần bao gồm vật tư, lương, thầu phụ, thuê máy, thuế và các nghĩa vụ thanh toán khác.
“Bàn cân lựa chọn” – Tự làm kế toán hay thuê dịch vụ kế toán xây lắp?
Khi doanh nghiệp nhỏ có thể tự quản lý kế toán
Doanh nghiệp xây dựng quy mô nhỏ hoàn toàn có thể tự tổ chức công tác kế toán nếu số lượng nghiệp vụ chưa quá lớn và người phụ trách có kiến thức phù hợp.
Mỗi công trình nên có mã theo dõi riêng.
Doanh nghiệp không nên hiểu rằng quy mô nhỏ thì chỉ cần một kế toán làm hóa đơn và kê khai thuế.
Khi số lượng công trình tăng cần bộ máy chuyên nghiệp
Số lượng công trình là một trong những yếu tố khiến nghiệp vụ kế toán xây dựng tăng độ phức tạp rất nhanh.
Khi đó, một kế toán tổng hợp khó có thể vừa xử lý hóa đơn, ngân hàng, thuế, công nợ, giá thành vừa theo dõi chi tiết từng dự án.
Đây là thời điểm doanh nghiệp cần chuyển sang bộ máy chuyên nghiệp hơn.
Khó khăn khi kế toán nội bộ thiếu kinh nghiệm xây dựng
Kế toán xây dựng không chỉ khác kế toán thương mại ở cách tập hợp chi phí mà còn liên quan chặt chẽ đến hồ sơ kỹ thuật và tiến độ công trình.
Ví dụ, một hóa đơn thép không chỉ cần được ghi nhận vào chi phí.
Tương tự, chi phí nhà thầu phụ phải được đối chiếu với hợp đồng, khối lượng nghiệm thu và tiến độ thanh toán.
Lợi ích khi thuê đơn vị hiểu nghiệp vụ xây lắp
Một đơn vị đã có kinh nghiệm làm kế toán cho doanh nghiệp xây lắp thường có khả năng tiếp cận hồ sơ nhanh hơn.
Ví dụ chi phí vật liệu tăng mạnh có thể được đối chiếu với dự toán và tiến độ thi công để xác định nguyên nhân.
Chi phí thuê dịch vụ so với chi phí vận hành phòng kế toán riêng
Khi so sánh hai mô hình, doanh nghiệp không nên chỉ lấy mức phí dịch vụ so với tiền lương của một nhân viên kế toán.
Nếu cần kế toán trưởng hoặc người có kinh nghiệm sâu về xây dựng, chi phí nhân sự còn cao hơn.
Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc đang trong giai đoạn đầu phát triển, thuê dịch vụ có thể giúp giảm chi phí cố định.
“Bộ lọc nhà cung cấp dịch vụ” – Tiêu chí lựa chọn đơn vị kế toán xây lắp phù hợp
Có kinh nghiệm làm kế toán cho doanh nghiệp xây dựng
Tiêu chí đầu tiên là kinh nghiệm thực tế.
Doanh nghiệp nên tìm hiểu đơn vị dịch vụ đã từng xử lý những loại hình xây dựng nào: thi công dân dụng, công nghiệp, cơ điện, hạ tầng, hoàn thiện, nhà thầu phụ hay tổng thầu.
Hiểu hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán công trình
Kế toán xây lắp không thể tách rời hợp đồng xây dựng.
Họ cũng cần hiểu cách hồ sơ nghiệm thu liên kết với doanh thu và công nợ.
Nếu đơn vị dịch vụ không đọc hợp đồng mà chỉ hạch toán theo hóa đơn hoặc sao kê ngân hàng, khả năng xảy ra sai lệch là rất cao.
Biết cách tập hợp chi phí theo từng dự án
Đây là tiêu chí cốt lõi khi lựa chọn đơn vị kế toán xây lắp.
Mỗi khoản chi phí cần có nguyên tắc phân loại.
Chi phí máy thi công cần xác định công trình sử dụng máy.
Doanh nghiệp nên yêu cầu xem trước mẫu báo cáo giá thành mà đơn vị dịch vụ dự kiến cung cấp.
Có khả năng kiểm soát vật tư, nhân công và máy thi công
Ba nhóm này thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành xây dựng.
Đơn vị kế toán cần có phương pháp kiểm soát riêng cho từng nhóm.
Đối với nhân công, cần kiểm tra bảng chấm công, bảng lương, hồ sơ khoán, khối lượng thực hiện và chứng từ thanh toán.
Có quy trình nhận chứng từ từ công trường rõ ràng
Đơn vị cung cấp dịch vụ tốt phải xác định ngay từ đầu cách nhận dữ liệu.
Gửi những loại chứng từ nào?
Thời hạn gửi là ngày nào?
Nhờ đó, phòng kế toán nhận được dữ liệu liên tục thay vì dồn toàn bộ hồ sơ về cuối tháng hoặc cuối quý.
Báo cáo công việc và số liệu định kỳ
Doanh nghiệp không nên thuê một đơn vị dịch vụ mà chỉ đến kỳ kê khai thuế mới nhận được thông tin.
Báo cáo có thể bao gồm doanh thu, chi phí, công nợ, tình hình hóa đơn, nghĩa vụ thuế và các vấn đề cần bổ sung hồ sơ.
Phạm vi trách nhiệm được quy định trong hợp đồng
Trước khi ký hợp đồng, hai bên cần quy định rõ đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm những phần việc nào.
Cũng cần quy định phần việc thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
Nếu phạm vi không rõ ràng, khi phát sinh sai sót hai bên rất dễ tranh luận về trách nhiệm.
Có khả năng xử lý sổ sách kế toán cũ
Nhiều doanh nghiệp tìm đến dịch vụ kế toán khi hệ thống cũ đã phát sinh vấn đề.
Vì vậy, đơn vị được lựa chọn cần có khả năng rà soát dữ liệu lịch sử.
Quy trình thường bắt đầu bằng việc kiểm tra sổ cái, công nợ, kho, ngân hàng, thuế và dữ liệu từng công trình.
Hỗ trợ doanh nghiệp khi thanh tra, quyết toán thuế
Doanh nghiệp nên xác định trước phạm vi hỗ trợ khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hoặc khi doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế.
Đặc biệt với doanh nghiệp xây dựng, hồ sơ thường phải liên kết nhiều nguồn dữ liệu.
Doanh thu phải đối chiếu với hợp đồng và nghiệm thu.
Báo giá minh bạch theo số lượng công trình và chứng từ
Một báo giá phù hợp cần giúp doanh nghiệp hiểu mình đang trả tiền cho phạm vi công việc nào.
Với kế toán xây lắp, mức phí có thể phụ thuộc vào số lượng công trình, số chứng từ, số tài khoản ngân hàng, số lao động, số nhà thầu phụ và mức độ phức tạp của giá thành.
Ngoài phí định kỳ, cần xác định rõ các công việc phát sinh.
“Từ người ghi sổ thành người kiểm soát công trình” – Giá trị dài hạn của dịch vụ kế toán xây lắp
Giúp doanh nghiệp biết công trình nào tạo lợi nhuận
Một doanh nghiệp có thể cùng lúc thi công nhiều công trình nhưng hiệu quả của từng dự án rất khác nhau. Có công trình doanh thu lớn nhưng biên lợi nhuận thấp, trong khi một công trình nhỏ hơn lại mang lại tỷ suất.
Dịch vụ kế toán xây lắp cần tổ chức mã theo dõi riêng cho từng công trình hoặc hạng mục.
Kiểm soát chi phí ngay trong quá trình thi công
Nếu chỉ tính giá thành sau khi công trình hoàn thành, doanh nghiệp có thể phát hiện chi phí vượt dự toán quá muộn.
Hệ thống kế toán xây lắp nên cập nhật chi phí theo từng công trình trong suốt quá trình thực hiện.
Khi một nhóm chi phí tăng bất thường, doanh nghiệp có thể kiểm tra ngay nguyên nhân.
Hạn chế thất thoát vật tư và chi phí phát sinh
Vật tư thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây lắp. Đây cũng là nhóm chi phí dễ xảy ra thất thoát nếu doanh nghiệp không kiểm soát được quá trình mua, nhập, xuất và sử dụng.
Vật tư xuất cho công trình nào cần được ghi nhận vào đúng công trình đó.
Chủ động kế hoạch dòng tiền cho dự án mới
Lợi nhuận và dòng tiền là hai vấn đề khác nhau.
Nguyên nhân là doanh nghiệp thường phải ứng trước tiền mua vật tư, trả nhân công, thuê thiết bị và thanh toán nhà thầu phụ trước khi thu đủ tiền từ chủ đầu tư.
Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu vốn của từng giai đoạn.
Xây dựng hệ thống tài chính phù hợp khi doanh nghiệp mở rộng
Ở giai đoạn nhỏ, doanh nghiệp có thể quản lý một vài công trình bằng bảng tính và kinh nghiệm của chủ doanh nghiệp.
Dịch vụ kế toán xây lắp có thể giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống mã công trình, mã hạng mục, quy trình chuyển chứng từ từ công trường về văn phòng và hệ thống báo cáo quản trị thống nhất.
“Kho giải đáp nhanh” – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán xây lắp
Doanh nghiệp xây dựng mới thành lập có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Có thể thuê nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán nội bộ đủ năng lực xử lý đặc thù xây lắp.
Dịch vụ kế toán có thể giúp doanh nghiệp mới thiết lập hệ thống phù hợp từ đầu mà chưa cần duy trì một bộ máy kế toán lớn.
Dịch vụ kế toán có theo dõi riêng từng công trình không?
Có. Đây là một trong những yêu cầu quan trọng của kế toán xây lắp.
Mỗi công trình có thể được thiết lập một mã riêng.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vừa xem báo cáo tổng thể của công ty, vừa kiểm tra riêng số liệu của từng công trình.
Chi phí vật liệu xây dựng được hạch toán như thế nào?
Việc hạch toán phụ thuộc vào quy trình mua, nhập kho và sử dụng vật tư thực tế của doanh nghiệp.
Vật tư có thể được mua nhập kho rồi xuất cho từng công trình hoặc mua chuyển trực tiếp đến công trường.
Công trình kéo dài nhiều năm ghi nhận doanh thu ra sao?
Công trình kéo dài nhiều năm cần được theo dõi liên tục qua các kỳ kế toán.
Việc ghi nhận doanh thu không nên chỉ căn cứ vào thời điểm thu tiền hoặc thời điểm kết thúc toàn bộ công trình.
Đây là nhóm nghiệp vụ cần đặc biệt chú ý vì việc ghi nhận lệch kỳ có.
Chi phí nhân công thuê ngoài cần hồ sơ gì?
Hồ sơ phải phản ánh đúng bản chất hình thức thuê nhân công của doanh nghiệp.
Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng hoặc thỏa thuận thuê nhân công, thông tin người thực hiện, bảng chấm công, bảng xác nhận khối lượng, bảng thanh toán và chứng từ trả tiền.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ quyết toán thuế xây dựng không?
Có thể hỗ trợ nếu nội dung này được quy định trong phạm vi dịch vụ.
Công việc thường bao gồm rà soát sổ sách, đối chiếu doanh thu với hồ sơ công trình, kiểm tra chi phí, công nợ và chứng từ liên quan.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán xây lắp phụ thuộc vào yếu tố nào?
Mức phí thường được xác định dựa trên khối lượng và độ phức tạp của công việc.
Các yếu tố ảnh hưởng có thể gồm số lượng công trình đang triển khai, số hóa đơn chứng từ, số lượng lao động, số nhà cung cấp, số nhà thầu phụ và mức độ chi tiết của việc tính giá thành.
“Từ công trường đến con số lợi nhuận” – Giá trị cuối cùng của kế toán xây dựng
Biết chính xác công trình nào đang tạo lợi nhuận
Một doanh nghiệp xây dựng có thể cùng lúc thực hiện nhiều công trình với quy mô, thời gian thi công, cơ cấu chi phí và điều kiện thanh toán hoàn toàn khác nhau.
Các khoản chi phí phát sinh phải được xác định rõ thuộc công trình nào trước khi hạch toán.
Việc phát hiện sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý trước khi rủi ro trở thành kết quả không thể thay đổi.
Kiểm soát chi phí thay vì chỉ chạy theo doanh thu
Doanh thu lớn không đồng nghĩa với lợi nhuận lớn.
Đối với ngành xây dựng, lợi nhuận thường bị ảnh hưởng trực tiếp bởi khả năng kiểm soát chi phí trong suốt thời gian thi công.
Nhà thầu phụ cũng cần được theo dõi theo từng hợp đồng và từng khối lượng nghiệm thu.
Đây là dấu hiệu cần được cảnh báo ngay.
Một hệ thống kế toán tốt phải giúp doanh nghiệp chuyển từ trạng thái “ghi nhận chi phí” sang “kiểm soát chi phí”.
Chủ động dòng tiền theo từng giai đoạn thi công
Doanh nghiệp xây dựng có thể có lợi nhuận trên sổ sách nhưng vẫn thiếu tiền để vận hành.
Kế toán công trình vì vậy phải theo dõi riêng dòng tiền của từng dự án.
Khi có báo cáo dòng tiền theo từng công trình, lãnh đạo có thể chủ động kế hoạch vay vốn, đàm phán tạm ứng, điều chỉnh tiến độ mua vật tư hoặc đẩy nhanh hồ sơ nghiệm thu để thu hồi tiền.
Giảm rủi ro từ hồ sơ, chứng từ và thuế
Một vấn đề thường gặp trong doanh nghiệp xây dựng là chi phí thực tế đã phát sinh nhưng hồ sơ kế toán lại không đầy đủ.
Tại công trường có thể phát sinh rất nhiều khoản mua nhỏ, thuê nhân công, thuê xe, thuê máy, vận chuyển hoặc mua vật tư gấp.
Đối với nhà thầu phụ, hồ sơ cần được quản lý từ hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu khối lượng, đối chiếu công nợ đến hóa đơn và thanh toán.
Có dữ liệu để nhận thêm dự án mới
Một hệ thống kế toán công trình tốt không chỉ phục vụ các dự án đang thực hiện mà còn tạo dữ liệu cho những dự án trong tương lai.
Nhà thầu phụ nào thường phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng?
Loại dự án nào thường thanh toán nhanh?
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không nên nhận mọi công trình chỉ vì muốn tăng doanh thu.
Biến kế toán thành công cụ điều hành doanh nghiệp xây dựng
Kế toán công trình chỉ thực sự tạo ra giá trị khi số liệu kế toán được sử dụng trong quá trình điều hành doanh nghiệp.
Công trình nào hiện đang có lợi nhuận tốt?
Kế toán không còn là bộ phận chỉ nhập hóa đơn, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính mà trở thành nguồn dữ liệu hỗ trợ quản trị.
Giá thành được so sánh với doanh thu để xác định lợi nhuận.
Dịch vụ kế toán xây lắp không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về kế toán và thuế mà còn hỗ trợ quản lý chi phí theo từng công trình, tính giá thành chính xác và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực. Việc lựa chọn đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong sổ sách, tăng tính minh bạch tài chính và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong lĩnh vực xây lắp.
