Dịch vụ kế toán công ty trang trí nội thất là giải pháp chuyên nghiệp dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, thi công, sản xuất và lắp đặt nội thất. Với đặc thù mỗi dự án có quy mô, thời gian thực hiện và cơ cấu chi phí khác nhau, việc quản lý kế toán đòi hỏi sự chính xác trong hạch toán doanh thu, chi phí, giá thành và công nợ. Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả tài chính, tối ưu nghĩa vụ thuế và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.
“Đằng sau một không gian đẹp là cả một bài toán tài chính” – Vì sao kế toán công ty trang trí nội thất phức tạp?
Công ty trang trí nội thất vừa là đơn vị thiết kế vừa là đơn vị thi công
Nhiều công ty nội thất không chỉ cung cấp bản vẽ thiết kế mà còn đảm nhận thi công, sản xuất đồ nội thất, lắp đặt thiết bị và hoàn thiện công trình. Vì vậy, một hợp đồng có thể bao gồm nhiều loại doanh thu và nhiều nhóm chi phí khác nhau.
Mỗi dự án nội thất có cấu trúc chi phí khác nhau
Không có hai dự án nội thất hoàn toàn giống nhau.
Có dự án chi phí lớn nhất nằm ở gỗ và đồ nội thất đặt đóng.
Nếu chỉ tập hợp chung toàn doanh nghiệp, một dự án có lợi nhuận cao có thể che lấp một dự án đang bị lỗ.
Giá trị hợp đồng lớn nhưng dòng tiền thường kéo dài theo tiến độ
Hợp đồng nội thất có thể có giá trị hàng trăm triệu hoặc hàng tỷ đồng, nhưng doanh nghiệp thường không nhận toàn bộ tiền ngay khi ký hợp đồng.
Nếu không lập kế hoạch thu – chi theo tiến độ, doanh nghiệp có thể có nhiều hợp đồng nhưng vẫn thiếu vốn lưu động.
Vật liệu, nhân công và chi phí phát sinh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận
Lợi nhuận của dự án nội thất chịu ảnh hưởng rất lớn bởi khả năng kiểm soát chi phí thực tế.
Khối lượng thực tế có thể lớn hơn dự toán.
Nếu các khoản này không được tập hợp đầy đủ theo từng dự án, lợi nhuận trên báo cáo có thể cao hơn thực tế.
Vì sao doanh thu cao nhưng doanh nghiệp nội thất vẫn khó kiểm soát tiền?
Doanh thu và dòng tiền là hai khái niệm cần được theo dõi riêng. Một dự án đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng khách hàng có thể chưa thanh toán.
Ngoài ra, tiền thu từ dự án mới đôi khi được sử dụng để thanh toán chi phí của dự án cũ.
Những sai lệch nhỏ trong từng hạng mục có thể làm mất lợi nhuận cả dự án
Một hợp đồng có nhiều hạng mục như trần, sàn, tường, đồ gỗ, kính, đá, điện, chiếu sáng và phụ kiện. Mỗi hạng mục chỉ cần vượt dự toán một tỷ lệ nhỏ cũng có thể tạo ra chênh lệch lớn khi cộng lại toàn bộ công trình.
“Bản thiết kế tài chính” – Công ty trang trí nội thất đang kiếm tiền từ những nguồn nào?
Doanh thu thiết kế nội thất riêng biệt
Một số khách hàng chỉ thuê doanh nghiệp thực hiện khảo sát, lên ý tưởng, bố trí mặt bằng, dựng phối cảnh 3D và hoàn thiện hồ sơ thiết kế mà không thuê thi công.
Việc tách riêng doanh thu thiết kế giúp doanh nghiệp biết bộ phận thiết kế đang tạo lợi nhuận như thế nào.
Doanh thu thi công trọn gói theo hợp đồng
Đây thường là nguồn doanh thu lớn của công ty trang trí nội thất. Doanh nghiệp nhận thi công toàn bộ hoặc phần lớn các hạng mục theo thiết kế đã thống nhất.
Đặc biệt, mọi phát sinh tăng giảm trong quá trình thi công cần được xác nhận rõ.
Doanh thu sản xuất đồ nội thất theo yêu cầu
Những doanh nghiệp có xưởng sản xuất có thể nhận đóng tủ bếp, tủ quần áo, bàn, giường, quầy, kệ và nhiều sản phẩm nội thất khác theo kích thước riêng.
Kế toán khi đó phải theo dõi thêm nguyên vật liệu đưa vào sản xuất như gỗ, ván, veneer, laminate, sơn, kính, kim loại và phụ kiện.
Doanh thu bán vật liệu, phụ kiện đi kèm
Một số công ty nội thất còn cung cấp riêng vật liệu và phụ kiện như sàn, giấy dán tường, đèn, rèm, thiết bị, khóa, bản lề hoặc phụ kiện tủ.
Đây là nhóm doanh thu có đặc điểm gần với hoạt động thương mại.
Doanh thu cải tạo, sửa chữa và hoàn thiện công trình
Ngoài các dự án nội thất mới, doanh nghiệp có thể nhận cải tạo căn hộ, văn phòng, cửa hàng hoặc công trình đã sử dụng.
Nhóm công việc này thường có nhiều phát sinh ngoài dự toán do hiện trạng chỉ được phát hiện đầy đủ sau khi tháo dỡ.
Các khoản đặt cọc, tạm ứng của khách hàng
Đặt cọc hoặc tạm ứng là nguồn tiền rất quan trọng đối với doanh nghiệp nội thất vì giúp tài trợ cho giai đoạn mua vật liệu và triển khai thi công.
Tuy nhiên, kế toán cần quản lý riêng từng khoản theo hợp đồng và khách hàng.
Cách phân biệt doanh thu đã thực hiện và khoản tiền nhận trước
Đây là điểm rất dễ nhầm trong kế toán công ty trang trí nội thất.
Tiền khách hàng chuyển vào tài khoản không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với doanh thu đã hoàn thành.
Muốn kiểm soát chính xác, doanh nghiệp nên quản lý song song ít nhất bốn lớp dữ liệu: giá trị hợp đồng, giá trị công việc đã thực hiện, doanh thu đã ghi nhận và số tiền thực tế đã thu.
Nguồn thuDữ liệu cần quản lýRủi ro
“Kho vật liệu không chỉ chứa gỗ và đá” – Quản lý nguyên vật liệu ngành nội thất thế nào?
Theo dõi gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp theo từng chủng loại
Gỗ thường là một trong những nhóm nguyên vật liệu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp sản xuất và thi công nội thất.
Đối với gỗ công nghiệp, việc quản lý càng cần chi tiết hơn.
Do đó, kho không nên chỉ ghi chung là “gỗ MDF” hoặc “ván công nghiệp”.
Đây là cơ sở để tính đúng chi phí vật liệu trực tiếp cho từng công trình.
Quản lý đá, kính, kim loại, phụ kiện và vật tư hoàn thiện
Một công trình nội thất không chỉ sử dụng gỗ. Chi phí còn nằm ở rất nhiều nhóm vật tư khác như đá, kính, inox, thép, nhôm, phụ kiện tủ, thiết bị hoàn thiện và vật liệu trang trí.
Phụ kiện nội thất cũng là nhóm cần quản lý riêng.
Với công ty có xưởng sản xuất lớn, nên theo dõi sâu hơn theo mã sản phẩm, quy cách, đơn vị tính, nhà cung cấp và công trình sử dụng.
Phân biệt vật liệu nhập kho, vật liệu đã đưa vào sản xuất và vật liệu tại công trình
Một trong những sai lệch phổ biến khi tính giá thành nội thất là coi toàn bộ vật liệu đã xuất khỏi kho là vật liệu đã được tiêu hao hết cho công trình.
Trên thực tế, vật liệu có thể đang ở nhiều trạng thái khác nhau.
Một phần còn nằm tại kho trung tâm.
Một phần đã được chuyển vào xưởng để cắt, gia công hoặc sản xuất đồ nội thất.
Kiểm soát hao hụt trong quá trình cắt, gia công, thi công
Ngành nội thất luôn tồn tại hao hụt vật liệu.
Gỗ phải cắt theo kích thước thiết kế.
Hao hụt hợp lý cần được dự kiến từ khi lập dự toán và kiểm soát khi sản xuất thực tế.
Doanh nghiệp vì vậy nên xây dựng tỷ lệ hao hụt tham chiếu theo từng nhóm vật liệu và thường xuyên so sánh định mức với số liệu thực tế.
Theo dõi vật tư mua riêng cho từng dự án
Nhiều công trình nội thất sử dụng vật liệu được lựa chọn riêng theo yêu cầu của khách hàng.
Đối với những vật tư này, doanh nghiệp nên theo dõi ngay từ lúc mua theo mã công trình.
Đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất và thông tin dự án nên được liên kết với nhau.
Xử lý vật liệu dư thừa sau khi hoàn thành công trình
Sau khi hoàn thành một công trình, doanh nghiệp thường còn lại một lượng vật liệu chưa sử dụng hết.
Nếu vật liệu vẫn có thể sử dụng cho dự án khác, doanh nghiệp cần nhập lại kho hoặc lập hồ sơ điều chuyển rõ ràng.
Việc nhập lại vật liệu dư giúp giá thành phản ánh gần hơn với lượng vật tư thực sự đã tiêu hao.
Kiểm kê kho để tránh thất thoát vật tư giá trị cao
Kho nội thất có thể chứa nhiều vật tư có giá trị lớn như gỗ tự nhiên, đá cao cấp, phụ kiện nhập khẩu hoặc thiết bị hoàn thiện.
Số liệu thực tế cần được đối chiếu với thẻ kho, phiếu nhập xuất và sổ kế toán.
Đối với vật tư có giá trị cao, doanh nghiệp nên quản lý đến từng mã hàng hoặc từng lô vật tư.
“Mỗi công trình là một chiếc hộp chi phí” – Tính giá thành dự án nội thất ra sao?
Chi phí vật liệu trực tiếp cho từng công trình
Chi phí vật liệu thường là khoản lớn nhất của nhiều dự án nội thất.
Ngay khi xuất vật liệu từ kho hoặc mua vật liệu giao thẳng đến công trình, doanh nghiệp cần gắn khoản chi với mã dự án.
Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên so sánh chi phí vật liệu thực tế với dự toán.
Chi phí nhân công thiết kế và thi công
Một dự án nội thất thường có hai nhóm nhân sự đáng chú ý: nhân sự thiết kế và nhân sự thi công.
Nhóm thiết kế có thể gồm kiến trúc sư, thiết kế nội thất, kỹ thuật triển khai bản vẽ hoặc nhân viên dựng hình.
Nếu nhân viên làm riêng cho một dự án, chi phí có thể tập hợp trực tiếp.
Chi phí gia công tại xưởng
Đối với doanh nghiệp có xưởng sản xuất nội thất, giá thành dự án còn bao gồm nhiều khoản chi phí phát sinh trước khi sản phẩm được đưa đến công trình.
Một số chi phí có thể xác định trực tiếp cho từng đơn hàng sản xuất. Các khoản sử dụng chung cần có tiêu thức phân bổ phù hợp.
Chi phí vận chuyển và lắp đặt
Một bộ nội thất hoàn thành tại xưởng chưa phải là toàn bộ giá thành của dự án.
Đối với công trình ở xa, nhà cao tầng hoặc địa điểm khó tiếp cận, chi phí này có thể tăng đáng kể.
Vì vậy, vận chuyển và lắp đặt nên được tập hợp theo từng công trình ngay khi phát sinh.
Chi phí thuê đội thi công bên ngoài
Không phải doanh nghiệp nội thất nào cũng duy trì đầy đủ đội ngũ thi công cố định.
Chi phí này phải được theo dõi theo từng công trình và từng phạm vi công việc.
Doanh nghiệp cần kiểm soát hợp đồng hoặc thỏa thuận giao khoán, khối lượng thực hiện, biên bản xác nhận và chứng từ thanh toán.
Chi phí sửa đổi thiết kế, phát sinh ngoài hợp đồng
Đây là nhóm chi phí rất dễ làm giảm lợi nhuận của công trình nội thất.
Mỗi lần thay đổi đều có thể phát sinh thêm chi phí thiết kế, vật liệu, nhân công và thời gian thi công.
Mỗi khoản phát sinh nên xác định được giá trị tăng thêm, chi phí thực tế và tình trạng khách hàng đã xác nhận thanh toán hay chưa.
Phân bổ chi phí quản lý chung cho từng dự án
Ngoài chi phí trực tiếp, doanh nghiệp nội thất còn có nhiều khoản phục vụ chung như tiền thuê văn phòng, chi phí quản lý dự án, tiền lương nhân sự điều hành, phần mềm thiết kế, khấu hao tài sản và các chi phí hỗ trợ khác.
Doanh nghiệp cần lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp.
Vì sao báo giá ban đầu và lợi nhuận thực tế thường khác nhau?
Báo giá được lập trước khi công trình diễn ra, trong khi lợi nhuận thực tế được hình thành sau hàng loạt biến động trong quá trình triển khai.
Giá vật liệu có thể tăng.
Ví dụ minh họa:
Báo cáo giá thành không chỉ phục vụ việc ghi sổ kế toán sau khi công trình kết thúc mà phải trở thành công cụ giúp ban giám đốc phát hiện sớm dự án nào đang vượt ngân sách, khoản chi nào đang tăng bất thường và phần lợi nhuận dự kiến còn lại bao nhiêu.
“Bản đồ dòng tiền dự án” – Tiền khách hàng trả đang nằm ở đâu?
Tiền đặt cọc khi ký hợp đồng nội thất
Khi ký hợp đồng thiết kế hoặc thi công nội thất, doanh nghiệp thường yêu cầu khách hàng đặt cọc hoặc tạm ứng một tỷ lệ nhất định để xác nhận đơn hàng và chuẩn bị triển khai.
Kế toán cần theo dõi riêng tiền đặt cọc của từng khách hàng, từng hợp đồng và từng công trình.
Thanh toán theo từng giai đoạn thiết kế – sản xuất – lắp đặt
Hợp đồng nội thất thường chia thành nhiều đợt thanh toán thay vì thu toàn bộ giá trị ngay từ đầu.
Ví dụ, một hợp đồng có giá trị 800 triệu đồng có thể được chia thành 30% khi ký, 30% trước sản xuất, 30% khi bắt đầu lắp đặt và 10% sau nghiệm thu.
Khoản tiền chờ nghiệm thu và quyết toán
Một phần dòng tiền nội thất thường bị giữ lại ở giai đoạn cuối công trình.
Khoản tiền này về bản chất có thể đã tương ứng với phần công việc doanh nghiệp thực hiện nhưng chưa chuyển thành tiền thực tế.
Nếu nhiều công trình cùng rơi vào trạng thái chờ nghiệm thu, doanh nghiệp có thể xuất hiện tình trạng doanh thu lớn nhưng tiền mặt thiếu.
Công nợ khách hàng cá nhân mua nội thất cao cấp
Với khách hàng cá nhân, đặc biệt trong các dự án biệt thự, căn hộ cao cấp hoặc nhà phố có giá trị nội thất lớn, hợp đồng thường có nhiều thay đổi trong quá trình thực hiện.
Doanh nghiệp cần quản lý rõ giá trị hợp đồng ban đầu, khoản đã đặt cọc, giá trị phát sinh, số tiền đã thu và số còn phải thu.
Công nợ chủ đầu tư, doanh nghiệp và dự án lớn
Với khách hàng là doanh nghiệp, nhà thầu xây dựng hoặc chủ đầu tư dự án, quy trình thanh toán thường phức tạp hơn khách hàng cá nhân.
Việc phân loại này giúp ban giám đốc biết công nợ đang bị chậm ở khâu nào và bộ phận nào cần xử lý.
Đối chiếu tiền nhận được với từng hợp đồng
Một khách hàng có thể cùng lúc ký nhiều hợp đồng hoặc chuyển tiền nhiều lần mà nội dung chuyển khoản không ghi rõ mã dự án. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến số liệu công nợ bị lệch.
Sau khi nhận tiền, cần đối chiếu với lịch thanh toán theo hợp đồng và cập nhật số còn phải thu.
Lập kế hoạch dòng tiền trước khi nhận thêm công trình mới
Doanh nghiệp nội thất không nên quyết định nhận thêm dự án chỉ dựa vào năng lực bán hàng hoặc khả năng sản xuất. Năng lực tài chính cũng cần được tính toán.
Thông tin này giúp ban giám đốc xác định doanh nghiệp còn đủ khả năng tài trợ cho dự án mới hay cần điều chỉnh tiến độ, thương lượng tỷ lệ đặt cọc hoặc thay đổi điều kiện thanh toán trước khi ký hợp đồng.
“Mê cung hợp đồng nội thất” – Kiểm soát doanh thu và công nợ thế nào?
Theo dõi hợp đồng theo từng khách hàng và dự án
Mỗi hợp đồng nội thất cần được quản lý như một đơn vị tài chính riêng.
Kế toán nên theo dõi ít nhất giá trị hợp đồng ban đầu, ngày ký, thời gian thực hiện, lịch thanh toán, khoản đã nhận, giá trị phát sinh, giá trị đã nghiệm thu và số tiền còn phải thu.
Quản lý thay đổi thiết kế làm phát sinh giá trị hợp đồng
Thay đổi thiết kế là đặc điểm rất thường gặp trong ngành nội thất.
Khách hàng có thể đổi từ vật liệu tiêu chuẩn sang vật liệu cao cấp, tăng số lượng tủ, thay phụ kiện, bổ sung vách trang trí hoặc điều chỉnh toàn bộ một khu vực sau khi thiết kế đã được duyệt.
Kiểm soát phụ lục hợp đồng và báo giá bổ sung
Khi khối lượng phát sinh đã được xác định, doanh nghiệp cần có hồ sơ phù hợp để bổ sung vào giá trị thương mại của dự án.
Kế toán phải cập nhật các hồ sơ này ngay vào giá trị theo dõi của dự án.
Đây là điểm giao nhau giữa quản lý hợp đồng và quản trị lợi nhuận.
Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng
Mỗi hợp đồng nên có một lịch thanh toán thể hiện rõ số tiền, tỷ lệ và điều kiện của từng đợt.
Kế toán cần cập nhật tình trạng từng mốc: chưa đến hạn, sắp đến hạn, đã gửi đề nghị thanh toán, đã thanh toán một phần, đã thanh toán đủ hoặc đang quá hạn.
Đối chiếu công nợ bằng hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hóa đơn
Số công nợ không nên chỉ được xác định từ sổ kế toán. Đối với dự án nội thất, cần đối chiếu giữa nhiều loại tài liệu.
Hợp đồng cho biết giá trị và điều kiện thanh toán. Phụ lục phản ánh phần phát sinh. Biên bản nghiệm thu xác định khối lượng đã hoàn thành.
Xử lý khách hàng chậm thanh toán
Khách hàng chậm thanh toán không chỉ làm tăng số dư công nợ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng triển khai các dự án khác.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình xử lý theo mức độ. Sau khi quá hạn cần xác nhận nguyên nhân, người phụ trách và thời gian dự kiến thu tiền.
Báo cáo công nợ giúp doanh nghiệp biết tiền nào cần thu ngay
Một báo cáo công nợ tốt không chỉ đưa ra tổng số khách hàng còn nợ doanh nghiệp bao nhiêu.
Có thể bổ sung thông tin người phụ trách, nguyên nhân chưa thu được tiền và hành động tiếp theo.
Trong khi đó, kế toán chỉ theo dõi tổng công nợ khách hàng mà chưa tách số phải thu theo từng hợp đồng.
Chính vì vậy, kế toán dự án không chỉ nhằm ghi nhận số liệu mà còn giúp doanh nghiệp nhìn thấy dòng tiền trước khi rủi ro thanh khoản xuất hiện.
“Phòng kiểm soát vật tư” – Những chứng từ nội thất không thể thiếu
Hợp đồng thiết kế và thi công nội thất
Hợp đồng là chứng từ nền tảng giúp kế toán xác định một dự án nội thất bắt đầu từ đâu, có giá trị bao nhiêu và doanh nghiệp phải thực hiện những công việc nào.
Khi chủ đầu tư thay đổi loại gỗ, màu sắc, phụ kiện, kích thước hoặc bổ sung hạng mục, doanh nghiệp cũng cần cập nhật hồ sơ phát sinh.
Báo giá vật liệu và bảng dự toán
Báo giá và dự toán là “mức chuẩn” để doanh nghiệp so sánh với chi phí thực tế sau khi công trình triển khai.
Khi kế toán tập hợp chi phí thực tế, dự toán giúp nhận diện nhanh những hạng mục đang vượt ngân sách.
Ví dụ, dự toán một công trình cần 80 tấm MDF nhưng thực tế đã xuất 100 tấm.
Phiếu nhập kho vật tư
Phiếu nhập kho giúp xác nhận vật tư đã được doanh nghiệp tiếp nhận về số lượng, chủng loại và thời điểm.
Phiếu nhập kho nên được đối chiếu với đơn đặt hàng, chứng từ giao nhận và hóa đơn của nhà cung cấp.
Trường hợp nhà cung cấp giao vật liệu trực tiếp đến công trình hoặc xưởng gia công mà không qua kho trung tâm, doanh nghiệp cũng.
Phiếu xuất kho theo từng công trình
Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất để kết nối vật liệu mua vào với giá thành của từng dự án nội thất.
Không nên sử dụng cách ghi chung như “xuất thi công” mà không có mã dự án cụ thể, đặc biệt khi doanh nghiệp cùng lúc triển khai nhiều công trình.
Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn
Biên bản nghiệm thu giúp kết nối khối lượng thi công thực tế với hợp đồng, doanh thu và chi phí đã phát sinh.
Kế toán cần theo dõi các biên bản này cùng với hồ sơ hợp đồng để xác định tiến độ hoàn thành và giá trị đã được khách hàng chấp nhận.
Hóa đơn mua vật liệu đầu vào
Hóa đơn đầu vào là một phần quan trọng của hồ sơ mua vật liệu nhưng không nên được quản lý tách biệt khỏi các chứng từ khác.
Kế toán cần kiểm tra thông tin nhà cung cấp, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, giá trị, thời điểm lập hóa đơn và các thông tin liên quan.
Hóa đơn dịch vụ vận chuyển, gia công
Giá thành nội thất không chỉ gồm tiền mua vật liệu.
Kế toán cần xác định dịch vụ đó phục vụ công trình nào và lưu hồ sơ liên quan phù hợp với từng giao dịch như thỏa thuận, đơn đặt hàng, chứng từ giao nhận, xác nhận khối lượng, nghiệm thu dịch vụ, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Hồ sơ thanh toán và quyết toán công trình
Khi công trình hoàn thành, kế toán cần tập hợp toàn bộ dữ liệu để đối chiếu giữa giá trị hợp đồng, giá trị phát sinh, giá trị nghiệm thu, hóa đơn đã lập, số tiền khách hàng đã thanh toán và công nợ còn lại.
Đây cũng là dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp rút kinh nghiệm cho những báo giá sau.
Box cảnh báo:
“Radar thuế ngành nội thất” – Những sai sót dễ khiến doanh nghiệp bị truy thu
Xuất hóa đơn không đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ
Đối với hoạt động thiết kế, thi công và hoàn thiện nội thất, thời điểm lập hóa đơn phải được xác định theo bản chất giao dịch và quy định hiện hành. Doanh nghiệp không nên mặc định rằng chỉ khi khách hàng thanh toán đủ tiền hoặc khi quyết toán toàn bộ công trình mới cần xử lý hóa đơn.
Không phân bổ vật liệu theo từng công trình
Một công ty nội thất có thể cùng lúc thi công căn hộ, văn phòng, showroom, nhà hàng và biệt thự. Nếu toàn bộ gỗ, đá, kính, sơn, phụ kiện, thiết bị và vật liệu phụ được đưa chung vào một tài khoản mà không theo dõi theo dự án, cuối kỳ rất khó xác định giá vốn thực tế của từng hợp đồng.
Chi phí thuê nhân công ngoài thiếu hồ sơ
Ngành nội thất thường sử dụng nhiều nhóm thợ ngoài như thợ mộc, thợ sơn, thợ điện, thợ trần thạch cao, thợ kính, thợ đá hoặc đội lắp đặt theo công trình.
Ngay từ đầu, doanh nghiệp nên xây dựng bộ hồ sơ phù hợp với từng hình thức sử dụng lao động hoặc thuê khoán, đồng thời liên kết khoản.
Chi phí mua vật liệu không phục vụ kinh doanh
Một hóa đơn được xuất đúng tên doanh nghiệp chưa đồng nghĩa khoản chi đó tự động trở thành chi phí phù hợp.
Do đó, chứng từ mua hàng nên được kết nối với đề nghị mua, đơn đặt hàng, nhập kho, xuất kho và hồ sơ công trình.
Không chứng minh được hao hụt vật tư
Thi công nội thất luôn có khả năng phát sinh cắt bỏ, hao hụt hoặc hư hỏng vật liệu. Gỗ công nghiệp phải cắt theo kích thước, đá có phần dư, sơn có hao hụt thi công, kính có thể phát sinh vỡ và nhiều vật liệu phụ khó thu hồi hoàn toàn.
Doanh thu trên hợp đồng khác với hóa đơn
Chênh lệch giữa tổng giá trị hợp đồng và tổng hóa đơn không phải lúc nào cũng là sai, bởi dự án có thể phát sinh phụ lục tăng giảm, thay đổi thiết kế, bổ sung hạng mục hoặc điều chỉnh khối lượng.
Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp không có hồ sơ giải thích cho phần chênh lệch.
Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng không có căn cứ
Khách hàng thay đổi màu sắc, bổ sung tủ, đổi vật liệu, thêm thiết bị hoặc yêu cầu thi công lại là tình huống phổ biến trong ngành nội thất.
Những thay đổi này làm phát sinh thêm vật liệu và nhân công.
Quy trình này vừa bảo vệ quyền thu tiền của doanh nghiệp vừa giúp kế toán giải thích được nguyên.
Tồn kho vật liệu không khớp với thực tế
Một trong những dấu hiệu dễ phát sinh vấn đề là số lượng vật liệu trên sổ kế toán rất lớn nhưng kho thực tế không còn tương ứng.
Radar cảnh báo:
Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm là dấu hiệu đầu tiên cần phân tích.
Doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân nằm ở hồ sơ nghiệm thu, khối lượng phát sinh, tranh chấp với khách hàng hay quy trình kế toán chưa cập nhật.
Công nợ kéo dài cũng là dấu hiệu cần theo dõi.
“Phòng điều hành kế toán nội thất” – Dịch vụ kế toán công ty trang trí nội thất thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình kinh doanh và quy trình dự án
Bước đầu tiên là xác định doanh nghiệp đang thực hiện những hoạt động nào: tư vấn thiết kế, thiết kế nội thất, sản xuất đồ gỗ, cung cấp vật liệu, thi công hoàn thiện, lắp đặt thiết bị hay nhận dự án trọn gói.
Tiếp theo cần xác định đường đi của một dự án từ báo giá, hợp đồng, tạm ứng.
Thiết lập hệ thống mã công trình, mã vật tư
Mỗi dự án nên có mã riêng để tập hợp doanh thu, chi phí, công nợ và các giao dịch liên quan.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể xây dựng mã theo khách hàng, địa điểm hoặc năm thực hiện để kế toán dễ truy xuất toàn bộ dữ liệu của một công trình.
Kiểm tra hóa đơn và chứng từ đầu vào
Kế toán kiểm tra hóa đơn mua vật liệu, thuê gia công, vận chuyển, thuê máy móc, thuê nhà thầu và các khoản chi phí khác trước khi ghi nhận.
Việc kiểm tra ngay khi chứng từ phát sinh hiệu quả hơn nhiều so với đến cuối năm mới rà soát toàn bộ.
Hạch toán doanh thu thiết kế, thi công
Doanh nghiệp nội thất có thể đồng thời có doanh thu từ thiết kế và doanh thu từ thi công, sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa.
Kế toán cần tách được từng nguồn doanh thu và gắn với đúng hợp đồng, dự án.
Theo dõi chi phí từng dự án
Mỗi khoản chi phí nên được gắn với mã dự án ngay từ khi phát sinh.
Chi phí có thể được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, nhân công, thuê ngoài, vận chuyển, máy móc, công cụ thi công và chi phí chung.
Quản lý kho vật liệu nội thất
Kho vật liệu phải được kết nối với hoạt động kế toán dự án.
Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển hoặc trả lại vật liệu cần thể hiện được loại hàng, số lượng, giá trị và công trình liên quan.
Định kỳ, dữ liệu kế toán cần được đối chiếu với kiểm kê thực tế để xử.
Theo dõi công nợ khách hàng
Không phải doanh thu lớn đồng nghĩa doanh nghiệp có nhiều tiền mặt. Các dự án nội thất thường thu tiền qua nhiều đợt như tạm ứng, thanh toán theo tiến độ, nghiệm thu và quyết toán.
Kế toán cần theo dõi riêng từng mốc thanh toán cho mỗi hợp đồng.
Lập tờ khai thuế định kỳ
Dịch vụ kế toán tổng hợp dữ liệu phát sinh, kiểm tra chứng từ và thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế định kỳ thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
Điểm quan trọng là số liệu kê khai phải có khả năng đối chiếu ngược với hóa đơn, hợp đồng, sổ kế toán và dữ liệu.
Lập báo cáo tài chính
Cuối kỳ, kế toán thực hiện khóa sổ, rà soát công nợ, kho, tài sản, doanh thu, chi phí và các nghĩa vụ liên quan trước khi lập báo cáo tài chính.
Đối với công ty trang trí nội thất, cần đặc biệt kiểm tra các dự án đang thực hiện dở dang, công trình đã hoàn thành nhưng.
Hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra
Khi phát sinh kiểm tra, doanh nghiệp thường phải cung cấp nhiều lớp tài liệu hơn sổ kế toán và hóa đơn.
Một hệ thống kế toán được tổ chức theo từng dự án sẽ giúp quá trình này đơn giản hơn vì mỗi hợp đồng đã có một chuỗi hồ sơ tương đối đầy đủ.
“Bảng điều khiển của chủ doanh nghiệp” – Báo cáo kế toán nào cần có?
Báo cáo lợi nhuận từng công trình
Đây là một trong những báo cáo quan trọng nhất đối với doanh nghiệp trang trí nội thất.
Báo cáo nên tập hợp đầy đủ các nhóm chi phí như vật liệu chính, vật liệu phụ, đồ nội thất, nhân công, vận chuyển, thi công thuê ngoài, thiết kế, giám sát và chi phí chung được phân bổ.
Báo cáo chi phí thực tế so với dự toán
Dự toán là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra báo giá và quyết định có nhận công trình hay không.
Những chênh lệch này cần được phát hiện càng sớm càng tốt.
Doanh nghiệp cũng nên xác định nguyên nhân của từng khoản vượt dự toán.
Nếu nguyên nhân thuộc nội bộ, dữ liệu này trở thành căn cứ để cải thiện dự toán cho các dự án tiếp theo.
Báo cáo vật liệu sử dụng theo dự án
Gỗ, đá, kính, sơn, kim loại, phụ kiện, thiết bị điện, vật tư hoàn thiện và nhiều loại vật liệu khác có thể được mua cùng thời điểm cho nhiều công trình.
Báo cáo vật liệu sử dụng cần thể hiện vật tư nào được mua cho dự án nào, số lượng đã xuất, số lượng thực tế sử dụng, vật liệu còn dư và các trường hợp điều chuyển sang công trình khác.
Báo cáo công nợ khách hàng
Một doanh nghiệp trang trí nội thất có thể có doanh thu lớn nhưng vẫn thiếu tiền mặt nếu khách hàng thanh toán chậm.
Báo cáo nên thể hiện tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã tạm ứng, giá trị đủ điều kiện thanh toán, số tiền đã thu, số còn phải thu và thời điểm dự kiến thu tiền.
Báo cáo dòng tiền dự kiến
Lợi nhuận và dòng tiền là hai vấn đề khác nhau.
Báo cáo dòng tiền dự kiến giúp chủ doanh nghiệp nhìn trước số tiền sẽ thu và phải chi trong những tuần hoặc tháng tiếp theo.
Phần dòng tiền vào có thể bao gồm tiền tạm ứng, tiền thanh toán theo tiến độ, tiền quyết toán công trình và các khoản phải thu khác.
Báo cáo tồn kho vật liệu
Tồn kho trong doanh nghiệp trang trí nội thất không chỉ nằm tại kho chính.
Vì vậy, số liệu tồn kho cần được đối chiếu giữa kế toán và thực tế vận hành.
Việc theo dõi tồn kho giúp tránh tình trạng vốn bị chôn trong vật liệu, mua trùng hàng hoặc tiếp tục đặt mua trong khi kho vẫn còn đủ để sử dụng.
Báo cáo hợp đồng đang thực hiện
Khi số lượng công trình tăng, ban giám đốc cần một báo cáo tổng hợp để nhìn toàn bộ danh mục hợp đồng đang triển khai.
Bên cạnh đó cần có thông tin về chi phí đã phát sinh, lợi nhuận dự kiến và tình trạng thực hiện của từng dự án.
Đây cũng là cơ sở để đánh giá năng lực triển khai trước khi doanh nghiệp nhận thêm hợp đồng mới.
Báo cáo cảnh báo dự án vượt chi phí
Báo cáo kế toán hiệu quả không chỉ phản ánh những gì đã xảy ra mà còn phải cảnh báo những vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Tương tự, nếu chi phí nhân công liên tục vượt định mức, vật liệu phụ tăng bất thường hoặc chi phí thi công lại xuất hiện nhiều lần, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân ngay khi công trình vẫn đang triển khai.
“Ca khó trong ngành nội thất” – Khi nào doanh nghiệp cần thuê dịch vụ kế toán chuyên sâu?
Công ty nhận nhiều dự án cùng lúc nhưng không biết lãi từng công trình
Đây là một trong những dấu hiệu rõ nhất cho thấy hệ thống kế toán cần được tổ chức lại.
Nếu kế toán chỉ ghi nhận tổng doanh thu và tổng chi phí của toàn doanh nghiệp, cuối tháng công ty có thể biết mình đang có lợi nhuận nhưng không biết lợi nhuận đó đến từ công trình nào.
Vật liệu tồn kho lớn nhưng khó kiểm soát
Ngành nội thất sử dụng số lượng vật liệu rất đa dạng như gỗ, MDF, MFC, plywood, laminate, veneer, kính, đá, kim loại, sơn, keo, bản lề, ray trượt, phụ kiện và vật tư hoàn thiện.
Nếu không có quy trình nhập – xuất – điều chuyển – hoàn trả rõ ràng, số liệu tồn kho kế toán rất dễ khác với thực tế.
Báo giá thường xuyên thay đổi
Công trình trang trí nội thất thường có nhiều thay đổi từ khi báo giá đến lúc bàn giao.
Giá nguyên vật liệu và chi phí nhân công cũng có thể biến động trong thời gian thực hiện.
Nếu doanh nghiệp chỉ giữ một báo giá ban đầu mà không quản lý những lần điều chỉnh sau đó, kế toán rất khó xác định giá trị hợp đồng thực tế.
Có nhiều đội thi công bên ngoài
Doanh nghiệp nội thất thường sử dụng thợ mộc, thợ điện, thợ nước, đội sơn, đội thạch cao, thợ kính, đội đá và nhiều nhóm thi công khác.
Chi phí thuê đội bên ngoài cũng phải được tập hợp cho đúng công trình, thậm chí đúng hạng mục nếu doanh nghiệp cần phân tích sâu giá thành.
Kế toán cũ bàn giao thiếu dữ liệu
Đây là một tình huống khó nhưng khá phổ biến.
Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, số liệu giữa phần mềm kế toán, hóa đơn, ngân hàng và hồ sơ công trình không khớp nhau.
Mục tiêu không chỉ là làm cho số liệu cân bằng mà còn phải xác định được cơ sở của từng số dư để hệ thống mới có thể tiếp tục vận hành ổn định.
Chuẩn bị quyết toán thuế
Trước kỳ kiểm tra hoặc quyết toán thuế, doanh nghiệp nội thất cần đặc biệt quan tâm đến tính đầy đủ và logic của chứng từ.
Một vấn đề thường gặp là doanh thu thể hiện một mức nhưng hồ sơ đầu vào và giá thành lại không chứng minh được cơ cấu chi phí tương ứng.
Mở rộng từ thi công nhỏ sang dự án lớn
Khi chỉ nhận các công trình vài chục hoặc vài trăm triệu đồng, doanh nghiệp có thể quản lý tương đối đơn giản.
Doanh nghiệp phải kiểm soát đồng thời dự toán, hợp đồng, tiền tạm ứng, chi phí thực tế, khối lượng nghiệm thu, công nợ và dòng tiền.
“Bàn cân lựa chọn” – Tự làm kế toán hay thuê dịch vụ kế toán công ty trang trí nội thất?
Chi phí duy trì nhân sự kế toán nội bộ
Chi phí kế toán nội bộ không chỉ gồm tiền lương.
Doanh nghiệp còn có thể phát sinh các khoản liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm, máy tính, phần mềm kế toán, chỗ làm việc và chi phí thay thế khi nhân viên nghỉ việc.
Khả năng quản lý dự án và giá thành
Một kế toán nội bộ am hiểu ngành và gắn bó lâu dài có lợi thế là hiểu rất rõ quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu kế toán chủ yếu quen với khai thuế và báo cáo tài chính thì chưa chắc đã xây dựng được hệ thống giá thành theo dự án.
Kinh nghiệm xử lý vật liệu, công trình
Nội thất là lĩnh vực có mối quan hệ rất chặt giữa kho và công trường.
Nếu kế toán không hiểu luồng vật liệu, việc ghi nhận mua hàng và xuất kho có thể đúng về hình thức nhưng chưa phản ánh đúng thực tế sử dụng.
Khả năng lập báo cáo quản trị
Kế toán phục vụ thuế và kế toán phục vụ quản trị không hoàn toàn giống nhau về mục tiêu.
Công trình nào đã vượt dự toán;
Một dịch vụ kế toán phù hợp với doanh nghiệp nội thất cần có khả năng chuyển số liệu kế toán thành báo cáo phục vụ những câu hỏi này.
Mức độ kiểm soát rủi ro thuế
Nếu toàn bộ nghiệp vụ phụ thuộc vào một kế toán nội bộ, kiến thức và kinh nghiệm của cá nhân đó ảnh hưởng rất lớn đến mức độ an toàn của hệ thống.
Bảng so sánh:
Theo dõi công trìnhCó thể phụ thuộc cá nhânCó thể chuẩn hóa theo quy trình và mã dự án
Khả năng mở rộngCó thể phải tuyển thêm nhân sự khi dự án tăngCó thể mở rộng phạm vi dịch vụ theo quy mô
“Từ bản vẽ đẹp đến báo cáo lợi nhuận rõ ràng” – Giá trị thật của dịch vụ kế toán công ty trang trí nội thất
Biết chính xác từng công trình đang lời hay lỗ
Mỗi công trình cần được xem như một đơn vị kinh doanh riêng.
Ví dụ, một hợp đồng trị giá 1,5 tỷ đồng có thể nhìn rất hấp dẫn khi ký kết.
Dữ liệu này cũng giúp doanh nghiệp biết loại công trình nào mang lại hiệu quả cao nhất để ưu tiên trong chiến lược kinh doanh.
Kiểm soát vật liệu và chi phí phát sinh
Trong ngành nội thất, lợi nhuận có thể bị bào mòn bởi hàng loạt khoản phát sinh nhỏ.
Nhưng nếu cộng lại trên hàng chục hạng mục, tổng chi phí có thể rất lớn.
Đây là cơ sở quan trọng để cải thiện dự toán cho các hợp đồng tiếp theo.
Chủ động dòng tiền khi nhận dự án mới
Doanh nghiệp nội thất có thể có lợi nhuận trên sổ nhưng vẫn thiếu tiền để thi công.
Doanh nghiệp có thể phải đặt cọc mua gỗ, phụ kiện, đá, kính hoặc thiết bị; trả tiền cho tổ đội; thanh toán vận chuyển và chi phí công trường trong khi khách hàng thanh toán theo từng mốc.
Giảm rủi ro về thuế và chứng từ
Khi chứng từ được xử lý ngay từ lúc nghiệp vụ phát sinh, rủi ro thường thấp hơn nhiều so với việc đến cuối năm mới rà soát.
Kế toán lúc này đóng vai trò như lớp kiểm soát ngay trong quá trình vận hành thay vì chỉ xử lý sai sót sau khi chúng đã tích tụ.
Xây dựng nền tảng tài chính để mở rộng doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp nội thất phát triển, số lượng công trình không phải yếu tố duy nhất tăng lên.
Số nhà cung cấp tăng, đội thi công tăng, kho vật liệu lớn hơn, hợp đồng phức tạp hơn và nhu cầu vốn cũng cao hơn.
Mỗi hợp đồng theo tiến độ nghiệm thu và thu tiền;
Một hệ thống kế toán chuyên sâu giúp doanh nghiệp quản lý từng vật liệu, từng hợp đồng và từng khoản chi phí để biến mỗi dự án thành một khoản đầu tư có lợi nhuận.
Dịch vụ kế toán công ty trang trí nội thất không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán và nghĩa vụ thuế mà còn hỗ trợ kiểm soát chi phí từng công trình, quản lý dòng tiền và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Lựa chọn đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, xây dựng hệ thống kế toán minh bạch, tối ưu lợi nhuận và tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất.
