Dịch vụ kế toán công ty xây dựng dân dụng là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động kế toán, từ hạch toán chi phí vật tư, nhân công, máy thi công, chi phí chung đến theo dõi doanh thu, công nợ, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Với đặc thù mỗi công trình có thời gian thi công kéo dài và phát sinh nhiều khoản chi phí cần kiểm soát chặt chẽ, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, hạn chế rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh.
“Công trình xây xong chưa chắc đã có lãi” – Vì sao kế toán xây dựng dân dụng là bài toán khó?
Mỗi công trình là một “doanh nghiệp nhỏ” với doanh thu và chi phí riêng
Một công ty xây dựng có thể cùng lúc triển khai nhiều công trình nhà phố, biệt thự, văn phòng, nhà xưởng nhỏ hoặc công trình cải tạo.
Công trình đó có doanh thu riêng, ngân sách riêng, vật tư riêng, nhân công riêng và công nợ riêng.
Chi phí phát sinh theo từng giai đoạn thi công
Chi phí xây dựng không phát sinh đều trong suốt quá trình thực hiện.
Khi lên phần thô, chi phí chuyển sang gạch, xi măng, cốp pha, giàn giáo và nhân công xây tô.
Điều này giúp phát hiện sớm phần việc nào đang vượt dự toán trước khi toàn bộ công trình hoàn thành.
Doanh thu thường gắn với nghiệm thu, thanh toán và bàn giao
Trong xây dựng dân dụng, chủ đầu tư thường không thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng ngay từ đầu.
Kế toán cần phân biệt rõ giữa tiền đã nhận, khối lượng đã thực hiện, giá trị đã nghiệm thu, doanh thu đã ghi nhận và số tiền còn phải thu.
Vật tư, nhân công và máy móc tạo ra nhiều điểm kiểm soát
Ba nhóm chi phí ảnh hưởng lớn đến giá thành công trình là vật tư, nhân công và máy thi công.
Nếu không theo dõi rõ khối lượng và đơn giá, chi phí thực tế rất dễ vượt ngân sách.
Sai một khoản mục nhỏ có thể làm thay đổi toàn bộ lợi nhuận công trình
Biên lợi nhuận của công trình xây dựng thường được hình thành từ rất nhiều khoản chi phí.
Do đó, kế toán xây dựng cần được tổ chức theo nguyên tắc: chi phí phát sinh ở đâu phải được xác định công trình và nguyên nhân ngay tại đó.
“Bản đồ tài chính công trình” – Dòng tiền xây dựng dân dụng đi qua những đâu?
Tiền nhận tạm ứng từ chủ đầu tư
Tạm ứng thường là nguồn vốn đầu tiên để doanh nghiệp triển khai công trình.
Khoản này có thể được sử dụng để mua vật liệu, huy động nhân công, thuê thiết bị hoặc chuẩn bị công trường.
Chi phí mua vật liệu xây dựng đầu vào
Vật liệu thường là dòng tiền ra lớn nhất của nhiều công trình dân dụng.
Một số loại vật tư phải đặt trước hoặc mua với khối lượng lớn để giữ giá. Điều này khiến vốn bị đưa vào hàng tồn hoặc tập kết tại công trình trước khi doanh nghiệp được thanh toán.
Chi phí nhân công trực tiếp tại công trình
Nhân công thường phát sinh liên tục trong suốt quá trình thi công.
Doanh nghiệp có thể sử dụng lao động trực tiếp, tổ đội khoán hoặc thuê nhà thầu phụ thực hiện từng hạng mục.
Ngoài tiền công, cần kiểm soát các khoản liên quan như tăng ca, ăn ở, đi lại hoặc.
Chi phí máy thi công và thuê thiết bị
Nhiều công trình dân dụng sử dụng máy đào, máy trộn, vận thăng, máy cắt, giàn giáo, máy bơm hoặc các thiết bị thuê ngoài.
Chi phí không chỉ bao gồm tiền thuê mà còn có vận chuyển, nhiên liệu, vận hành, bảo dưỡng và thời gian chờ.
Chi phí quản lý công trình và chi phí chung
Ngoài chi phí trực tiếp, mỗi công trình còn phát sinh nhiều khoản quản lý như lương chỉ huy trưởng, kỹ sư, bảo vệ, văn phòng công trường, điện nước tạm, điện thoại, công cụ dụng cụ và chi phí đi lại.
Các đợt thanh toán theo khối lượng nghiệm thu
Dòng tiền vào quan trọng tiếp theo thường đến từ các đợt nghiệm thu.
Sau khi hoàn thành một phần công việc, doanh nghiệp lập hồ sơ xác nhận khối lượng và đề nghị chủ đầu tư thanh toán theo hợp đồng.
Khoản giữ lại bảo hành và công nợ sau bàn giao
Bàn giao công trình không đồng nghĩa doanh nghiệp đã thu đủ tiền.
Ngoài ra còn có thể tồn tại các khoản công nợ do chưa quyết toán khối lượng phát sinh hoặc hồ sơ thanh toán chưa hoàn thiện.
Những khoản này cần được theo dõi để xác định đúng lợi nhuận cuối cùng của dự án.
“Phòng điều khiển công trình” – Dịch vụ kế toán công ty xây dựng dân dụng thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình hoạt động và loại hình công trình
Trước khi xây dựng hệ thống kế toán, cần hiểu doanh nghiệp đang hoạt động theo mô hình nào.
Mỗi mô hình tạo ra cách quản lý doanh thu và chi phí khác nhau.
Từ thông tin này mới có thể thiết kế hệ thống tài khoản, mã công trình, mã chi phí và quy trình chứng từ phù hợp.
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ pháp lý và hợp đồng xây dựng
Hợp đồng xây dựng là một trong những hồ sơ quan trọng nhất để kế toán theo dõi doanh thu, thanh toán và công nợ.
Mỗi công trình cần có bộ hồ sơ riêng gồm hợp đồng chính, phụ lục, dự toán, bảng báo giá, hồ sơ thay đổi thiết kế, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và các chứng từ liên quan.
Theo dõi doanh thu theo từng công trình, hạng mục
Doanh thu xây dựng cần được quản lý theo từng công trình thay vì chỉ theo tổng doanh thu của doanh nghiệp.
Một công ty có thể cùng lúc thực hiện năm hoặc mười công trình.
Mỗi công trình nên có một mã riêng để theo dõi.
Tập hợp chi phí vật tư, nhân công và máy thi công
Ba nhóm chi phí quan trọng của một công trình xây dựng dân dụng thường gồm vật liệu, nhân công và máy thi công.
Kế toán cần xác định vật tư được sử dụng cho công trình nào. Nếu mua giao thẳng đến công trường, chứng từ mua hàng nên gắn ngay với mã công trình.
Kiểm soát hóa đơn đầu vào phục vụ công trình
Một công trình có thể phát sinh hàng trăm hoặc hàng nghìn chứng từ mua vật tư và dịch vụ.
Thông tin trên hóa đơn cần được đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán và thực tế sử dụng.
Theo dõi tạm ứng, thanh toán và công nợ chủ đầu tư
Dòng tiền xây dựng thường vận hành theo nhiều giai đoạn.
Kế toán cần theo dõi riêng giá trị hợp đồng, số tiền đã tạm ứng, giá trị đã nghiệm thu, số tiền đã thanh toán và phần công nợ còn lại.
Báo cáo công nợ theo công trình giúp ban giám đốc biết dự án nào đang chiếm dụng nhiều vốn.
Hạch toán chi phí sản xuất xây dựng
Chi phí sản xuất xây dựng cần được hạch toán có hệ thống để phản ánh đúng chi phí thực tế của từng công trình.
Các khoản phát sinh phải được phân loại theo bản chất và đối tượng sử dụng.
Chi phí máy thi công phải được xác định theo công trình sử dụng máy.
Phân bổ chi phí chung cho từng công trình
Không phải khoản chi nào cũng xác định trực tiếp được cho một công trình.
Một kỹ sư có thể đồng thời giám sát ba dự án.
Những khoản như vậy cần được xem xét phân bổ theo tiêu thức phù hợp.
Phân bổ đúng chi phí chung giúp doanh nghiệp nhìn được lợi nhuận thực chất của từng công trình.
Kê khai thuế và lập báo cáo tài chính
Bên cạnh kế toán công trình, dịch vụ kế toán vẫn phải thực hiện đầy đủ các công việc về thuế và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Cuối kỳ kế toán, số liệu từng công trình phải được tổng hợp vào hệ thống kế toán chung để lập báo cáo tài chính.
Lập báo cáo lợi nhuận từng công trình
Đây là một trong những báo cáo quản trị quan trọng nhất đối với chủ doanh nghiệp xây dựng.
Quan trọng hơn, kế toán nên so sánh chi phí thực tế với dự toán ban đầu.
Ví dụ một công trình dự toán vật liệu 2 tỷ đồng nhưng mới thi công 70% mà chi phí vật liệu đã đạt 1,9 tỷ đồng.
Hỗ trợ giải trình số liệu khi cơ quan thuế kiểm tra
Khi cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp xây dựng, số liệu thường cần được giải thích bằng một chuỗi hồ sơ có liên hệ với nhau.
Một khoản doanh thu cần có căn cứ từ hợp đồng, hồ sơ thực hiện, nghiệm thu và chứng từ liên quan.
Dịch vụ kế toán vì vậy không nên chờ đến khi có kiểm tra mới bắt đầu tập hợp chứng từ.
“Hồ sơ biết nói” – Bộ chứng từ quyết định sự an toàn của doanh nghiệp xây dựng
Hợp đồng xây dựng và phụ lục hợp đồng
Hợp đồng xây dựng là tài liệu nền tảng để kế toán xác định phạm vi công việc, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán, tiến độ thực hiện, trách nhiệm của các bên và các điều kiện liên quan đến nghiệm thu.
Đối với công trình dân dụng, nội dung thực tế thường thay đổi trong quá trình thi công.
Dự toán, bảng báo giá và hồ sơ thanh quyết toán
Dự toán không chỉ phục vụ giai đoạn chào giá mà còn là thước đo để kế toán kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thi công.
Bảng báo giá và hồ sơ thanh quyết toán lại giúp xác định phần giá trị mà doanh nghiệp có quyền thu từ khách hàng hoặc chủ đầu tư.
Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành
Nghiệm thu là một trong những mắt xích quan trọng nhất giữa thi công thực tế và kế toán.
Kế toán cần theo dõi giá trị nghiệm thu lũy kế, giá trị còn lại và các khoản chưa được chủ đầu tư xác nhận.
Phiếu nhập xuất vật tư tại công trình
Vật tư xây dựng thường được mua với số lượng lớn và có thể đi theo nhiều luồng khác nhau: nhập kho trung tâm, giao thẳng đến công trình hoặc điều chuyển giữa các công trình.
Nếu doanh nghiệp không có phiếu nhập – xuất hoặc hồ sơ giao nhận phù hợp, kế toán rất khó xác định.
Hóa đơn vật liệu xây dựng đầu vào
Chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình dân dụng.
Kế toán cần đối chiếu tên vật liệu, số lượng, đơn giá, thời điểm mua và thông tin nhà cung cấp với hợp đồng mua hàng, phiếu giao nhận và phiếu nhập kho.
Bảng chấm công và hồ sơ nhân công
Nhân công xây dựng có thể bao gồm lao động thường xuyên, lao động thời vụ, tổ đội nhận khoán hoặc nhân sự do nhà thầu phụ cung cấp.
Hồ sơ càng rõ thì chi phí nhân công trên từng công trình càng dễ kiểm soát.
Hồ sơ thuê máy móc, thiết bị thi công
Máy đào, máy xúc, cẩu, giàn giáo, máy trộn bê tông, máy phát điện hoặc nhiều thiết bị khác có thể được doanh nghiệp thuê từ bên ngoài.
Nếu hợp đồng tính theo giờ máy hoặc ca máy, cần có bảng theo dõi thời gian sử dụng và xác nhận thực tế.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Dòng tiền thanh toán là mắt xích cuối cùng giúp kết nối hợp đồng, hóa đơn và công nợ.
Kế toán cần đối chiếu từng khoản chuyển tiền với nhà cung cấp, nhà thầu phụ hoặc khách.
Nội dung thanh toán nên đủ rõ để truy ngược đến hợp đồng, hóa đơn hoặc đợt thanh toán cụ thể.
“Ma trận chi phí” – Những khoản mục kế toán xây dựng dân dụng phải kiểm soát chặt
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu thường là khoản mục lớn nhất trong giá thành xây dựng dân dụng.
Nhóm này có thể bao gồm thép, xi măng, cát, đá, gạch, bê tông, vật liệu chống thấm, sơn, dây điện, ống nước và nhiều loại vật tư hoàn thiện.
Chi phí nhân công xây dựng
Chi phí nhân công có thể tăng rất nhanh nếu tiến độ công trình kéo dài.
Doanh nghiệp cần biết mỗi công trình đang sử dụng bao nhiêu lao động và chi phí bình quân theo từng giai đoạn.
Chi phí máy thi công
Máy thi công có thể là tài sản của doanh nghiệp hoặc được thuê từ bên ngoài.
Nếu là máy thuộc sở hữu doanh nghiệp, chi phí có thể liên quan đến khấu hao, nhiên liệu, sửa chữa, bảo dưỡng và nhân sự vận hành.
Chi phí vận chuyển vật tư
Vật liệu xây dựng thường nặng và cồng kềnh nên chi phí vận chuyển có thể chiếm tỷ trọng đáng kể.
Đặc biệt với công trình ở xa kho hoặc cần giao vật tư thành nhiều đợt, chi phí vận tải có thể vượt xa dự toán ban đầu.
Chi phí thuê nhà thầu phụ
Doanh nghiệp xây dựng dân dụng thường thuê nhà thầu phụ thực hiện một số hạng mục như điện nước, nhôm kính, sơn, chống thấm, trần thạch cao hoặc hoàn thiện.
Kế toán cần theo dõi riêng từng nhà thầu phụ và từng hợp đồng giao khoán.
Chi phí lán trại, công trình tạm
Một số công trình cần bố trí lán trại, kho tạm, hàng rào, điện nước tạm, biển báo hoặc khu vực phục vụ đội thi công.
Những khoản này thường có giá trị nhỏ khi xét từng giao dịch nhưng tổng cộng có thể trở thành khoản chi đáng kể.
Chi phí quản lý đội thi công
Ngoài lao động trực tiếp, công trình còn có thể phát sinh chi phí chỉ huy trưởng, kỹ sư giám sát, cán bộ an toàn, bảo vệ và bộ phận hỗ trợ.
Việc bỏ qua chi phí quản lý đội thi công sẽ khiến báo cáo lợi nhuận từng công trình cao.
Chi phí bảo hành công trình
Sau khi bàn giao, doanh nghiệp xây dựng vẫn có thể phải thực hiện nghĩa vụ bảo hành.
Trong thời gian này có thể phát sinh chi phí nhân công sửa chữa, vật tư thay thế, vận chuyển và nhiều khoản liên quan khác.
Chi phí phát sinh ngoài dự toán
Chi phí ngoài dự toán là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến công trình tưởng có lãi nhưng kết thúc lại chỉ còn biên lợi nhuận rất thấp.
Mỗi khoản nên được xác định nguyên nhân, người phê duyệt, khả năng thu lại từ chủ đầu tư và ảnh hưởng đến lợi nhuận.
“Radar cảnh báo” – Những sai sót khiến công ty xây dựng dân dụng mất lợi nhuận
Không theo dõi chi phí riêng từng công trình
Một công ty có thể cùng lúc thi công nhà phố, biệt thự, nhà xưởng hoặc nhiều công trình cải tạo khác nhau. Nếu toàn bộ vật tư, nhân công, máy móc, nhà thầu phụ và chi phí công trường được hạch toán chung, doanh nghiệp rất.
Ngay từ khi ký hợp đồng, mỗi công trình nên được thiết lập mã riêng.
Vật tư xuất dùng nhưng không có chứng từ đầy đủ
Vật tư xây dựng có thể được mua về kho trung tâm, chuyển trực tiếp đến công trường hoặc mua bổ sung tại địa phương trong quá trình thi công.
Ngược lại, công trường có thể đã sử dụng vật tư nhưng bộ phận kế toán chưa nhận được chứng từ nên chi phí chưa được phản ánh đầy đủ.
Chi phí nhân công thiếu hồ sơ chứng minh
Nhân công là khoản chi phí lớn trong xây dựng dân dụng nhưng cũng là nhóm dễ phát sinh sai sót về hồ sơ.
Mỗi hình thức cần được tổ chức hồ sơ phù hợp với bản chất thực tế.
Quan trọng hơn, chi phí nhân công cần được phân bổ đúng về từng công trình thay vì tập hợp chung cho.
Doanh thu ghi nhận không phù hợp tiến độ nghiệm thu
Công trình xây dựng dân dụng thường kéo dài qua nhiều tháng và có thể thanh toán theo tạm ứng, tiến độ hoặc từng giai đoạn hoàn thành.
Nếu kế toán không cập nhật kịp hồ sơ nghiệm thu từ công trường, doanh thu và chi phí có thể bị ghi nhận lệch kỳ.
Không kiểm soát vật tư tồn tại công trình
Vật tư xuất khỏi kho công ty chưa đồng nghĩa toàn bộ đã được sử dụng.
Xi măng, sắt thép, gạch, dây điện, ống nước, vật liệu hoàn thiện và nhiều loại hàng khác có thể đang nằm tại công trường để chờ thi công các giai đoạn tiếp theo.
Chi phí thực tế vượt xa dự toán ban đầu
Dự toán không nên kết thúc vai trò ngay sau khi doanh nghiệp ký được hợp đồng.
Ví dụ, dự toán vật tư của một hạng mục là 500 triệu đồng nhưng chi phí thực tế đã đạt 480 triệu đồng trong khi khối lượng mới hoàn thành khoảng 70%. Đây là dấu hiệu cần được cảnh báo ngay.
Công nợ chủ đầu tư kéo dài không đối chiếu
Doanh thu có thể đã được ghi nhận nhưng tiền chưa chắc đã về tài khoản.
Đối với công ty xây dựng dân dụng, tình trạng chậm nghiệm thu, chậm xác nhận khối lượng hoặc chủ đầu tư kéo dài thanh toán có thể tạo áp lực dòng tiền rất lớn.
Hạch toán sai chi phí công trình dở dang
Công trình thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên chi phí dở dang là một nội dung đặc biệt quan trọng.
Một số dư dở dang lớn kéo dài nhiều kỳ mà không có hồ sơ giải thích là dấu hiệu doanh nghiệp cần kiểm tra ngay.
Không phân bổ chi phí quản lý hợp lý
Ngoài những chi phí trực tiếp, doanh nghiệp xây dựng còn phát sinh nhiều khoản dùng chung như tiền lương bộ phận quản lý dự án, văn phòng công trường, điện nước, phương tiện, công cụ, bảo hiểm và các chi phí hỗ trợ khác.
Chỉ quan tâm báo cáo thuế mà bỏ qua báo cáo quản trị
Nhiều doanh nghiệp xây dựng tổ chức kế toán chủ yếu để kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan quản lý.
Nhưng báo cáo thuế không thể thay thế toàn bộ thông tin mà giám đốc cần để điều hành công trình.
“Ca cấp cứu sổ sách” – Khi nào doanh nghiệp xây dựng dân dụng cần thuê dịch vụ kế toán?
Công ty mới thành lập chưa có kế toán chuyên ngành xây dựng
Công ty xây dựng mới thành lập thường có số lượng nghiệp vụ chưa nhiều nên chủ doanh nghiệp dễ cho rằng có thể sử dụng cách hạch toán giống một doanh nghiệp thương mại hoặc dịch vụ thông thường.
Tuy nhiên, ngay từ công trình đầu tiên đã xuất hiện các vấn đề đặc thù như.
Nhận nhiều công trình cùng lúc nhưng chưa kiểm soát được chi phí
Một công trình có thể được quản lý bằng bảng tính đơn giản. Nhưng khi doanh nghiệp cùng lúc triển khai 5, 10 hoặc nhiều dự án, số lượng nghiệp vụ tăng rất nhanh.
Cùng một nhà cung cấp có thể giao vật tư cho nhiều công trình.
Công trình hoàn thành nhưng chưa xác định được lãi lỗ
Đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy dữ liệu kế toán chưa phục vụ được quản trị.
Mục tiêu cuối cùng không chỉ là khóa được sổ kế toán mà còn phải xác định được công trình thực sự mang lại bao nhiêu lợi nhuận.
Sổ sách nhiều năm chưa được rà soát
Sai lệch kế toán thường có tính tích lũy.
Vật tư không kiểm kê có thể tạo ra tồn kho trên sổ nhưng thực tế đã không còn.
Công việc có thể bao gồm đối chiếu hợp đồng, công nợ, tồn kho, chi phí công trình, doanh thu, hóa đơn, số liệu thuế và báo cáo tài chính.
Chuẩn bị quyết toán thuế hoặc thanh tra
Giai đoạn trước khi kiểm tra hoặc quyết toán là lúc doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tính liên kết của hồ sơ.
Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thời gian đối chiếu, bổ sung những tài liệu còn thiếu và giải thích các khoản chênh lệch trước khi làm việc với cơ quan kiểm tra.
Kế toán cũ nghỉ việc, bàn giao thiếu dữ liệu
Kế toán nghỉ việc đột ngột có thể tạo khoảng trống lớn nếu dữ liệu đang được quản lý dựa quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân.
Doanh nghiệp cần kiểm kê lại trạng thái dữ liệu tại thời điểm bàn giao: tiền mặt, ngân hàng, công nợ, hàng tồn kho, chi phí dở dang, doanh thu, thuế và hồ sơ từng dự án.
“Lộ trình 30 ngày dựng lại hệ thống kế toán công trình”
Bước 1 – Khảo sát mô hình thi công và danh sách công trình
Việc đầu tiên không phải nhập lại chứng từ mà là lập “bản đồ hoạt động” của doanh nghiệp.
Kế toán cần xác định doanh nghiệp đang nhận thầu theo hình thức nào: thi công trọn gói, nhận từng.
Đây là bộ khung để toàn bộ dữ liệu kế toán phía sau được gắn đúng đối tượng.
Bước 2 – Thu thập hồ sơ, chứng từ và dữ liệu hiện có
Sau khi xác định danh sách công trình, doanh nghiệp cần tập hợp dữ liệu đang nằm rải rác ở nhiều bộ phận.
Giai đoạn này cần xác định rõ hồ sơ nào đã đủ, hồ sơ nào thiếu và dữ liệu nào giữa các bộ phận đang không thống nhất.
Bước 3 – Kiểm tra doanh thu, hợp đồng và công nợ
Doanh thu cần được kiểm tra theo từng hợp đồng thay vì chỉ nhìn vào tổng số trên sổ kế toán.
Với mỗi công trình, nên lập bảng đối chiếu gồm giá trị hợp đồng ban đầu, phụ.
Mục tiêu của bước này là tạo được một bức tranh rõ ràng về trạng thái tài chính của từng hợp đồng.
Bước 4 – Chuẩn hóa danh mục vật tư, nhân công, công trình
Một nguyên nhân khiến kế toán xây dựng mất kiểm soát là mỗi bộ phận sử dụng một cách gọi khác nhau.
Tương tự, mỗi công trình cần có mã riêng. Nhân công, đội thi công, nhà thầu phụ và nhóm chi phí cũng nên được phân loại phù hợp.
Bước 5 – Rà soát chi phí đã phát sinh
Tiếp theo, toàn bộ chi phí cần được phân loại theo từng công trình.
Các nhóm thường bao gồm vật liệu trực tiếp, nhân công, máy thi công, nhà thầu phụ, vận chuyển, thuê thiết bị và chi phí chung phục vụ công trường.
Bước 6 – Xử lý số liệu tồn đọng
Số liệu tồn đọng thường là phần khó nhất khi dựng lại hệ thống kế toán công trình.
Mỗi số dư cần được truy ngược về nguồn gốc, xác định hồ sơ còn lại và đối chiếu với tình trạng thực tế.
Những khoản có đầy đủ căn cứ được điều chỉnh theo bản chất.
Bước 7 – Thiết lập quy trình nhận chứng từ từ công trường
Sau khi làm sạch dữ liệu cũ, doanh nghiệp phải giải quyết nguyên nhân khiến sai lệch xuất hiện.
Ví dụ, phiếu giao vật tư có thể được gửi ngay trong ngày; bảng xác nhận khối lượng nhà thầu phụ được chuyển theo tuần; hồ sơ nghiệm thu được cập nhật ngay khi ký.
Bước 8 – Lập báo cáo quản trị thử nghiệm
Sau khi dữ liệu đã được chuẩn hóa ở mức cơ bản, doanh nghiệp nên chạy thử hệ thống báo cáo quản trị.
Ngoài ra có thể lập báo cáo vật tư, công nợ nhà cung cấp, dòng tiền theo dự án và chi phí vượt ngân sách.
Bước 9 – Đối chiếu và điều chỉnh sai lệch
Trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức, cần thực hiện một vòng đối chiếu tổng thể.
Số liệu kho phải được so với kiểm kê thực tế. Công nợ phải thu cần đối chiếu với khách hàng khi cần thiết.
Bước 10 – Vận hành kế toán định kỳ
Sau 30 ngày, mục tiêu quan trọng nhất không phải có một bộ sổ sách “đẹp” tại một thời điểm mà là xây dựng được cơ chế duy trì số liệu chính xác.
Hàng tuần có thể kiểm tra chứng từ công trường và công nợ đến hạn.
“Bàn cân lựa chọn” – Tự tuyển kế toán xây dựng hay thuê dịch vụ chuyên nghiệp?
Tuyển kế toán nội bộ khi doanh nghiệp cần xử lý hồ sơ thường xuyên tại công ty
Kế toán nội bộ có lợi thế lớn về tốc độ tiếp cận chứng từ và khả năng phối hợp trực tiếp với các phòng ban.
Đối với doanh nghiệp có nhiều giao dịch mỗi ngày, nhiều kho hoặc nhiều công trường, kế toán tại.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xây dựng rõ chức năng từng vị trí.
Thuê dịch vụ kế toán khi cần chuyên môn sâu về xây dựng
Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp phù hợp khi doanh nghiệp chưa muốn xây dựng một phòng kế toán hoàn chỉnh nhưng cần người có kinh nghiệm xử lý đặc thù ngành xây dựng.
Doanh nghiệp cần biết đơn vị dịch vụ chỉ thực hiện kê khai hay thực sự tham gia kiểm soát số liệu theo từng công trình.
Kết hợp kỹ sư công trình với kế toán thuê ngoài
Đối với doanh nghiệp xây dựng nhỏ và vừa, mô hình kết hợp thường có tính thực tế cao.
Kế toán thuê ngoài có chuyên môn về hạch toán, thuế, báo cáo tài chính và tổ chức dữ liệu.
Hai nhóm cần được kết nối thông qua một quy trình chứng từ thống nhất.
So sánh chi phí nhân sự và khả năng kiểm soát
Nếu chỉ so tiền lương một kế toán với phí dịch vụ hàng tháng, doanh nghiệp có thể đưa ra kết luận chưa đầy đủ.
Về khả năng kiểm soát, kế toán nội bộ có ưu thế khi cần xử lý dữ liệu hàng ngày.
Rủi ro khi lựa chọn dịch vụ chỉ dựa trên giá thấp
Giá dịch vụ thấp không phải vấn đề nếu phạm vi công việc phù hợp.
Nguy hiểm hơn là lựa chọn một đơn vị không hiểu đặc thù xây dựng. Việc hạch toán doanh thu, chi phí, công nợ và dữ liệu công trình theo cách của doanh nghiệp thương mại thông thường có thể làm mất mối liên hệ giữa sổ sách và thực tế thi công.
“Bảng điều khiển chủ doanh nghiệp” – Báo cáo kế toán xây dựng cần nhận mỗi tháng
Báo cáo doanh thu từng công trình
Báo cáo doanh thu cần được bóc tách theo từng hợp đồng và từng công trình thay vì chỉ trình bày tổng doanh thu của doanh nghiệp.
Việc theo dõi này đặc biệt quan trọng đối với công trình thanh toán theo nhiều giai đoạn.
Khi kết hợp báo cáo doanh thu với chi phí, doanh nghiệp mới có thể xác định chất.
Báo cáo chi phí thực tế so với dự toán
Dự toán là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp quyết định giá nhận thầu và lợi nhuận mục tiêu.
Báo cáo nên chia chi phí theo các nhóm chính như vật liệu, nhân công trực tiếp, máy thi công, thầu phụ, vận chuyển và chi phí chung công trường.
Đây là dấu hiệu cần được kiểm tra ngay.
Báo cáo giá trị xây dựng dở dang
Không phải toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ đều liên quan đến phần công trình đã hoàn thành.
Các khoản chi phí này cần được theo dõi trong giá trị xây dựng dở dang.
Theo dõi dở dang chính xác cũng là nền tảng quan trọng để xác định giá vốn và đánh giá lợi nhuận của từng kỳ.
Báo cáo công nợ chủ đầu tư
Trong ngành xây dựng dân dụng, một dự án có lợi nhuận nhưng thu tiền chậm vẫn có thể tạo ra áp lực tài chính rất lớn.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt giữa giá trị công việc đã thực hiện nhưng chưa nghiệm thu với khoản đã nghiệm thu và thực sự trở thành công nợ phải thu.
Báo cáo công nợ nhà cung cấp
Song song với số tiền chủ đầu tư còn nợ doanh nghiệp là số tiền doanh nghiệp còn phải thanh toán cho nhà cung cấp, đội thi công và nhà thầu phụ.
Việc theo dõi công nợ phải trả giúp doanh nghiệp chủ động cân đối dòng tiền.
Báo cáo dòng tiền dự kiến
Doanh thu và lợi nhuận không phản ánh đầy đủ khả năng thanh toán của doanh nghiệp xây dựng.
Báo cáo dòng tiền dự kiến cần tổng hợp các khoản tiền dự kiến thu và chi trong những tuần hoặc tháng tiếp theo.
Dòng tiền vào gồm tiền tạm ứng, thanh toán khối lượng, thu hồi công nợ và các nguồn tiền khác.
Báo cáo tỷ lệ lợi nhuận từng công trình
Tổng lợi nhuận của doanh nghiệp không cho biết chất lượng của từng dự án.
Do đó, kế toán cần tính toán tỷ lệ lợi nhuận theo từng công trình.
Báo cáo nên thể hiện giá trị hợp đồng, doanh thu, giá vốn, chi phí liên quan và lợi nhuận dự kiến hoặc lợi nhuận thực tế.
Báo cáo cảnh báo công trình có nguy cơ lỗ
Một hệ thống kế toán xây dựng tốt không nên chờ công trình hoàn thành mới kết luận dự án có lãi hay lỗ.
Báo cáo cần đưa ra những chỉ báo sớm.
Ngoài chi phí, rủi ro còn có thể đến từ tiến độ.
Mục tiêu của báo cáo không phải chỉ để thông báo rằng dự án đã vượt ngân sách, mà.
“Chọn đúng người giữ số công trình” – Tiêu chí chọn dịch vụ kế toán xây dựng dân dụng
Có kinh nghiệm xử lý doanh nghiệp xây dựng
Tiêu chí đầu tiên là kinh nghiệm thực tế với doanh nghiệp xây dựng.
Một đơn vị từng xử lý doanh nghiệp xây dựng sẽ hiểu cách tổ chức mã công trình, tập hợp chi phí, quản lý dở dang và theo dõi quan hệ giữa hợp đồng – nghiệm thu – hóa đơn – thanh toán.
Hiểu đặc thù hồ sơ nghiệm thu và thanh toán
Trong xây dựng dân dụng, kế toán không thể tách rời hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ thanh toán.
Giá trị hợp đồng có thể được thanh toán theo tạm ứng, tiến độ, khối lượng hoàn thành hoặc các mốc nghiệm thu cụ thể.
Biết tập hợp chi phí theo từng công trình
Đây là năng lực cốt lõi của kế toán xây dựng.
Mỗi khoản chi cần được xác định thuộc công trình nào và thuộc nhóm chi phí nào.
Tiền lương của đội thi công, chi phí thuê máy, vận chuyển và thầu phụ cũng cần có cơ sở phân bổ rõ ràng.
Có khả năng kiểm soát vật tư và nhân công
Vật tư và nhân công thường là hai nhóm chi phí lớn của công trình xây dựng dân dụng.
Đối với nhân công, cần phân biệt nhân sự doanh nghiệp, lao động tại công trường, đội khoán và thầu phụ để tổ chức chứng từ phù hợp.
Có quy trình bàn giao chứng từ từ công trường
Một trong những khó khăn lớn của kế toán xây dựng là chứng từ nằm rải rác tại nhiều công trường.
Văn phòng lại quản lý hóa đơn và ngân hàng.
Với chứng từ điện tử, doanh nghiệp cũng nên xây dựng thư mục hoặc hệ thống dữ liệu riêng cho từng dự án để tránh thất lạc.
Cung cấp báo cáo quản trị dễ hiểu cho chủ doanh nghiệp
Báo cáo kế toán không nên chỉ có ý nghĩa với người làm kế toán.
Chủ doanh nghiệp cần những báo cáo ngắn gọn nhưng trả lời được các câu hỏi quản trị.
Công trình nào có biên lợi nhuận cao nhất? Công trình nào vượt ngân sách? Trong tháng tới cần chuẩn bị bao nhiêu tiền?
Có kinh nghiệm hỗ trợ quyết toán thuế
Doanh nghiệp xây dựng có nhiều khoản chi phí phát sinh tại công trường và liên quan đến nhiều nhà cung cấp, đội thi công hoặc nhà thầu phụ.
Họ cần biết cách rà soát mối liên hệ giữa hợp đồng, hóa đơn, thanh toán, chi phí nhân công, vật tư và hồ sơ công trình.
Cam kết bảo mật dữ liệu dự án
Dữ liệu kế toán xây dựng chứa nhiều thông tin quan trọng như giá trị hợp đồng, đơn giá vật tư, danh sách nhà cung cấp, chi phí thi công, biên lợi nhuận và dòng tiền của từng dự án.
Đây đều là thông tin có giá trị thương mại.
“Checklist trước khi bàn giao kế toán” – Công ty xây dựng cần chuẩn bị gì?
Danh sách công trình đang thi công
Trước tiên, doanh nghiệp nên lập danh sách toàn bộ công trình đang thực hiện, kể cả công trình mới ký hợp đồng, đang thi công, đang chờ nghiệm thu hoặc đã hoàn thành nhưng chưa quyết toán xong.
Mỗi công trình nên có các thông tin cơ bản:
Giá trị hợp đồng.
Giá trị đã nghiệm thu.
Số tiền còn phải thu.
Hợp đồng xây dựng
Hợp đồng là căn cứ quan trọng để kế toán hiểu cơ chế doanh thu, thanh toán và nghĩa vụ của từng công trình.
Doanh nghiệp nên bàn giao đầy đủ:
Hợp đồng xây dựng chính.
Phụ lục hợp đồng.
Hồ sơ điều chỉnh giá trị hợp đồng.
Kế toán không nên chỉ nhận một con số “giá trị hợp đồng”.
Hồ sơ nghiệm thu
Hồ sơ nghiệm thu liên kết hoạt động thực tế tại công trường với số liệu doanh thu, thanh toán và giá vốn.
Khi bàn giao kế toán, doanh nghiệp nên tập hợp:
Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng.
Biên bản nghiệm thu giai đoạn.
Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
Hồ sơ thanh toán
Một dự án xây dựng thường có nhiều lần tạm ứng và thanh toán.
Hồ sơ đề nghị thanh toán.
Phiếu thu nếu phát sinh trường hợp phù hợp.
Đây là một trong những điểm thường gây sai lệch khi kế toán cũ chỉ theo dõi dòng tiền mà không theo dõi đầy đủ tiến độ hợp đồng.
Danh sách vật tư tồn công trình
Vật liệu xây dựng không phải lúc nào cũng nằm trong kho của doanh nghiệp.
Vật liệu đã đưa đến từng công trường.
Vật liệu thừa sau thi công.
Nếu không thực hiện bước này, kế toán mới có thể tiếp nhận một số dư hàng tồn kho rất lớn nhưng không biết hàng thực tế đang nằm ở đâu.
Công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Công nợ là một trong những dữ liệu cần được khóa rõ nhất tại thời điểm bàn giao.
Đối với khách hàng, cần xác định:
Số tiền còn phải thu.
Một số dư trên phần mềm sẽ có giá trị hơn rất nhiều khi có thể chứng minh bằng hồ sơ và xác nhận thực tế.
Hồ sơ nhân công
Chi phí nhân công thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong công trình xây dựng dân dụng và cũng là nhóm hồ sơ dễ thiếu nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều hình thức lao động.
Tùy bản chất quan hệ thực tế, hồ sơ có thể bao gồm:
Hồ sơ liên quan đến bảo hiểm nếu thuộc trường hợp áp dụng.
Báo cáo thuế đã thực hiện
Kế toán tiếp nhận cần biết doanh nghiệp đã kê khai những gì và số liệu đã báo cáo đến cơ quan thuế đang ở trạng thái nào.
Hồ sơ nên gồm:
Chứng từ nộp thuế.
Nếu phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và kỳ phát sinh trước khi tiếp tục xử lý.
Tình trạng sổ sách hiện tại
Đây là bước xác định chất lượng của toàn bộ hồ sơ bàn giao.
Doanh nghiệp nên bàn giao file dữ liệu phần mềm kế toán cùng các sổ chi tiết hiện có và thông tin đăng nhập cần thiết theo phạm vi được phép.
Tiền gửi ngân hàng.
Công nợ phải thu.
Công nợ phải trả.
Chi phí quản lý.
“Kho giải đáp nhanh” – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán công ty xây dựng dân dụng
Công ty xây dựng nhỏ có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Quy mô nhỏ không đồng nghĩa nghiệp vụ kế toán đơn giản.
Ngay cả công ty chỉ thực hiện một vài công trình vẫn phải quản lý hóa đơn, vật tư, nhân công, tạm ứng, công nợ, doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.
Công trình kéo dài nhiều năm theo dõi chi phí thế nào?
Mỗi công trình nên được mở mã theo dõi riêng ngay từ khi bắt đầu.
Trong suốt thời gian thực hiện, các khoản chi liên quan cần được tập hợp liên tục theo mã này, bao gồm những nhóm thường gặp như:
Vật liệu trực tiếp.
Nhân công trực tiếp.
Chi phí thuê ngoài.
Chi phí quản lý trực tiếp tại công trường.
Vật tư mua về nhưng chưa sử dụng hạch toán ra sao?
Vật tư mua về chưa sử dụng cho công trình không nên được mặc nhiên coi là toàn bộ chi phí của công trình ngay tại thời điểm mua.
Kế toán cần theo dõi luồng thực tế của vật tư:
Ví dụ, công ty mua 100 tấn thép nhưng đến cuối kỳ mới sử dụng 70 tấn cho công trình.
Chi phí nhân công thời vụ cần hồ sơ gì?
Không nên xác định hồ sơ chỉ dựa trên tên gọi “nhân công thời vụ”.
Bảng chấm công nếu quản lý theo thời gian.
Hồ sơ về lao động và bảo hiểm nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
Kế toán cũng phải xác định khoản tiền công đó thuộc công trình hoặc hạng mục nào để phục vụ tính giá thành.
Doanh thu xây dựng ghi nhận theo thời điểm nào?
Không nên xác định doanh thu xây dựng chỉ dựa trên thời điểm tiền được chuyển vào tài khoản.
Vì vậy, dòng tiền và doanh thu không phải lúc nào cũng xuất hiện cùng thời điểm.
Nếu các dữ liệu này không khớp nhau, doanh thu và lợi nhuận của từng kỳ rất dễ bị phản ánh sai.
Dịch vụ kế toán có theo dõi lợi nhuận từng công trình không?
Có thể, và đây nên là một trong những yêu cầu quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ kế toán xây dựng chuyên sâu.
Kế toán cần tập hợp:
Doanh thu từng công trình;
Chi phí vật liệu;
Nếu chỉ xem báo cáo toàn doanh nghiệp, ban giám đốc sẽ không nhìn thấy điều này.
Có thể thuê dịch vụ xử lý lại sổ sách cũ không?
Có. Đây thường được gọi là rà soát, hoàn thiện hoặc làm lại sổ sách kế toán tùy phạm vi công việc.
Việc xử lý lại có thể cần thiết khi doanh nghiệp gặp các tình trạng như:
Không theo dõi chi phí theo từng công trình;
Công nợ không xác định được đối tượng;
Doanh thu và nghiệm thu không đồng bộ;
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ quyết toán thuế không?
Tùy phạm vi hợp đồng dịch vụ.
Hồ sơ doanh thu và nghiệm thu.
Chi phí nhân công.
Một hệ thống đã được làm đúng hàng tháng sẽ thuận lợi hơn rất nhiều so với việc đến khi có kế hoạch kiểm tra mới bắt đầu đi tìm lại hồ sơ của các công trình đã hoàn thành từ nhiều năm trước.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán xây dựng phụ thuộc yếu tố nào?
Chi phí dịch vụ kế toán xây dựng thường không nên được xác định chỉ bằng số lượng hóa đơn mỗi tháng.
Một công ty có 100 hóa đơn nhưng đang thi công một dự án có thể đơn giản hơn công ty cũng có 100 hóa đơn nhưng phải phân bổ cho tám công trình khác nhau.
Số lượng hóa đơn, chứng từ.
Do đó, khi nhận báo giá, công ty xây dựng nên yêu cầu mô tả rõ phạm vi dịch vụ.
Dịch vụ kế toán công ty xây dựng dân dụng không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về kế toán và thuế mà còn hỗ trợ quản lý chi phí theo từng công trình, tính giá thành chính xác và kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Lựa chọn đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong sổ sách, nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong lĩnh vực xây dựng dân dụng.
