Dịch vụ kế toán công ty tổ chức sự kiện là giải pháp chuyên nghiệp dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, sự kiện doanh nghiệp, biểu diễn nghệ thuật, triển lãm và các chương trình truyền thông. Với đặc thù mỗi sự kiện có quy mô, ngân sách và nhiều khoản chi phí phát sinh khác nhau, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác, kiểm soát chi phí theo từng dự án, tối ưu nghĩa vụ thuế và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.
Hiểu đúng cách công ty tổ chức sự kiện kiếm tiền trước khi làm sổ sách
Công ty tổ chức sự kiện là mô hình kinh doanh có dòng tiền phức tạp hơn nhiều so với cách nhìn thông thường. Một chương trình chỉ diễn ra trong vài giờ hoặc một ngày nhưng quá trình chuẩn bị có thể kéo dài nhiều tuần, liên quan đến hàng chục nhà cung cấp, nhân sự thời vụ, đơn vị cho thuê thiết bị, địa điểm, đội ngũ thiết kế, thi công và vận hành. Do đó, kế toán cho công ty tổ chức sự kiện không thể chỉ dựa vào hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra và số dư tài khoản ngân hàng.
Muốn quản lý số liệu chính xác, doanh nghiệp cần hiểu rõ từng nguồn doanh thu, từng nhóm chi phí, các khoản nhận trước, khoản trả trước và trách nhiệm thanh toán của từng bên. Khi cách ghi nhận số liệu bám sát thực tế vận hành, chủ doanh nghiệp mới biết sự kiện nào có lãi, sự kiện nào chỉ tạo ra doanh thu lớn nhưng biên lợi nhuận thấp, khoản tiền nào thực sự thuộc về công ty và khoản nào đang chờ thanh toán cho nhà cung cấp.
Các nguồn tiền chính của công ty tổ chức sự kiện hình thành như thế nào?
Nguồn tiền của công ty tổ chức sự kiện thường bắt đầu từ hợp đồng tổ chức chương trình trọn gói. Khách hàng giao cho công ty thực hiện toàn bộ công việc từ lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, thiết kế hình ảnh, thuê địa điểm, thi công sân khấu, chuẩn bị âm thanh ánh sáng đến điều phối nhân sự trong ngày diễn ra chương trình. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường báo một mức giá tổng thể và tự phân bổ ngân sách cho từng hạng mục.
Ngoài hợp đồng trọn gói, công ty còn có thể thu phí quản lý dự án, phí tư vấn ý tưởng, phí thiết kế, phí sản xuất nội dung, phí điều phối chương trình hoặc phí giám sát nhà cung cấp. Một số doanh nghiệp không trực tiếp sở hữu thiết bị nhưng đứng ra thuê rồi cung cấp lại cho khách hàng. Một số công ty đầu tư sẵn hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, bàn ghế, nhà bạt và tạo thêm doanh thu từ hoạt động cho thuê.
Nguồn tiền cũng có thể phát sinh từ những yêu cầu bổ sung ngoài phạm vi báo giá ban đầu. Ví dụ, khách tăng số lượng người tham dự, thay đổi địa điểm, bổ sung tiết mục biểu diễn, yêu cầu in thêm tài liệu hoặc kéo dài thời gian sử dụng thiết bị. Những khoản này thường được xác nhận sát ngày diễn ra sự kiện nên rất dễ bị bỏ sót nếu bộ phận vận hành không chuyển thông tin đầy đủ cho bộ phận kế toán.
Công ty cần lập mã riêng cho từng sự kiện và ghi nhận toàn bộ khoản thu theo mã đó. Khi một khoản tiền được chuyển về, người phụ trách phải biết tiền thuộc hợp đồng nào, đợt thanh toán nào, nội dung gì và đã có đủ căn cứ để ghi nhận doanh thu hay chưa. Cách quản lý này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tài khoản ngân hàng có nhiều tiền nhưng không xác định được tiền của khách nào hoặc còn phải thực hiện nghĩa vụ gì.
Trong công ty tổ chức sự kiện, khoản nào là tiền của doanh nghiệp và khoản nào chỉ nhận hoặc chi hộ?
Không phải toàn bộ số tiền khách hàng chuyển vào tài khoản đều là phần doanh nghiệp được tự do sử dụng. Trong giá trị hợp đồng có thể bao gồm khoản công ty thu để thanh toán cho địa điểm, đơn vị âm thanh ánh sáng, đơn vị trang trí, đơn vị biểu diễn, đơn vị in ấn hoặc các bên cung cấp dịch vụ khác. Về mặt dòng tiền, số tiền đã vào tài khoản công ty nhưng một phần vẫn gắn với nghĩa vụ phải trả.
Trường hợp công ty chỉ đứng ra thanh toán hộ một khoản theo thỏa thuận rõ ràng, doanh nghiệp cần xác định bản chất của khoản tiền, chứng từ đứng tên bên nào và trách nhiệm của công ty đến đâu. Nếu hợp đồng thể hiện công ty cung cấp toàn bộ gói dịch vụ cho khách hàng, các khoản mua từ nhà cung cấp thường là chi phí đầu vào của doanh nghiệp chứ không đơn thuần là khoản thu hộ, chi hộ.
Sự nhầm lẫn giữa doanh thu với tiền nhận hộ có thể khiến báo cáo kinh doanh bị phóng đại hoặc làm doanh nghiệp xác định sai nghĩa vụ thuế. Ngược lại, nếu một khoản thực chất là doanh thu nhưng lại được ghi nhận là khoản nhận hộ, doanh nghiệp có nguy cơ thiếu doanh thu và thiếu hồ sơ giải trình.
Vì vậy, từng hợp đồng cần quy định rõ phạm vi công việc của công ty, hạng mục nào do công ty cung cấp, hạng mục nào khách tự ký với nhà cung cấp và công ty chỉ hỗ trợ thanh toán. Khi nhận tiền, kế toán phải đối chiếu nội dung hợp đồng, báo giá, phụ lục và chứng từ liên quan thay vì chỉ nhìn vào nội dung chuyển khoản.
Vì sao cùng doanh thu nhưng mỗi tour/booking của công ty tổ chức sự kiện có thể lời khác nhau?
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cách dùng cụm từ tour hoặc booking thường được hiểu rộng là từng chương trình, từng dự án hoặc từng lần đặt dịch vụ. Hai sự kiện có cùng giá trị hợp đồng nhưng mức lợi nhuận có thể chênh lệch rất lớn vì cấu trúc chi phí không giống nhau.
Một sự kiện có quy mô lớn nhưng sử dụng nhiều thiết bị do công ty sở hữu có thể tạo ra biên lợi nhuận tốt. Ngược lại, một sự kiện nhỏ nhưng phải thuê gấp nhiều hạng mục, thay đổi thiết kế liên tục hoặc tổ chức tại địa điểm xa có thể phát sinh chi phí cao hơn dự kiến. Những khoản như vận chuyển, làm đêm, tăng ca, phụ phí lắp đặt, phí chờ, tiền ăn ở của nhân sự và chi phí sửa chữa sát giờ thường làm lợi nhuận giảm nhanh.
Khả năng thương lượng với nhà cung cấp cũng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Công ty có quan hệ ổn định với đơn vị âm thanh, địa điểm hoặc đội ngũ thi công thường nhận được mức giá tốt hơn. Trong khi đó, nếu phải tìm nhà cung cấp mới vào thời điểm cao điểm, doanh nghiệp có thể phải chấp nhận giá cao để bảo đảm tiến độ.
Doanh nghiệp chỉ có thể biết chính xác sự kiện nào có lãi khi tập hợp đủ doanh thu và chi phí theo từng mã dự án. Nếu chỉ nhìn tổng doanh thu tháng và tổng chi phí tháng, kết quả của nhiều sự kiện sẽ bị trộn lẫn. Một dự án lãi cao có thể che khuất một dự án đang lỗ, khiến chủ doanh nghiệp tiếp tục nhận những loại sự kiện tưởng hiệu quả nhưng thực tế không tạo ra lợi nhuận.
Đặc điểm thanh toán nào khiến công ty tổ chức sự kiện dễ lệch số?
Công ty tổ chức sự kiện thường thu tiền theo nhiều đợt. Khách có thể đặt cọc khi ký hợp đồng, thanh toán thêm trước ngày tổ chức và trả phần còn lại sau khi nghiệm thu. Trong khi đó, doanh nghiệp phải đặt cọc cho nhà cung cấp từ rất sớm để giữ lịch, đặt thiết bị, giữ địa điểm hoặc chuẩn bị vật tư.
Sự chênh lệch về thời điểm thu và chi tạo ra áp lực dòng tiền. Có trường hợp khách chưa thanh toán đủ nhưng công ty đã phải trả gần hết chi phí. Cũng có trường hợp khách đã chuyển tiền nhưng chương trình chưa diễn ra, doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ và chưa thể xem toàn bộ khoản nhận trước là lợi nhuận.
Ngoài chuyển khoản vào tài khoản công ty, tiền có thể được khách thanh toán qua tài khoản cá nhân của nhân viên kinh doanh, người quản lý dự án hoặc người đại diện. Nếu không có quy trình báo cáo ngay trong ngày, kế toán dễ ghi thiếu khoản thu, ghi nhận nhầm khách hàng hoặc không biết tiền đã được sử dụng cho công việc gì.
Việc nhiều bộ phận cùng tham gia thanh toán cũng làm số liệu dễ lệch. Nhân viên dự án có thể tạm ứng để mua vật tư, bộ phận kỹ thuật trả tiền vận chuyển, nhân viên kinh doanh nhận cọc và giám đốc trực tiếp chuyển tiền cho nhà cung cấp. Nếu mỗi người lưu chứng từ theo một cách khác nhau, cuối chương trình rất khó tập hợp đầy đủ.
Khi công ty tổ chức sự kiện tăng quy mô, cách ghi chép thủ công bắt đầu vướng ở đâu?
Ở giai đoạn ít dự án, chủ doanh nghiệp có thể quản lý bằng tin nhắn, bảng tính và sao kê ngân hàng. Tuy nhiên, khi số sự kiện tăng lên, cách làm này nhanh chóng bộc lộ hạn chế. Một khoản chi có thể được ghi ở nhiều bảng khác nhau, một hóa đơn có thể không được gắn với sự kiện cụ thể và nhiều khoản tạm ứng không được quyết toán đúng hạn.
Ghi chép thủ công còn dễ xảy ra tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một phiên bản dữ liệu. Bộ phận kinh doanh giữ báo giá ban đầu, bộ phận vận hành cập nhật các khoản phát sinh, kế toán chỉ nhận hóa đơn và ban giám đốc lại theo dõi dòng tiền qua ngân hàng. Khi số liệu không được tập trung, doanh nghiệp khó xác định đâu là con số cuối cùng.
Công ty tăng quy mô cũng đồng nghĩa với việc số lượng nhà cung cấp, nhân sự thời vụ và khoản thanh toán nhỏ tăng lên. Chỉ cần mỗi sự kiện thiếu vài khoản chi phí, báo cáo lợi nhuận đã có thể sai đáng kể. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển từ ghi chép theo từng người sang quản lý theo quy trình và mã dự án.
Mỗi sự kiện nên có hồ sơ riêng, bao gồm hợp đồng, báo giá, kế hoạch ngân sách, các khoản cọc, chi phí thực tế, khoản phát sinh, nghiệm thu, hóa đơn và tình trạng công nợ. Khi dữ liệu được cập nhật liên tục, kế toán không phải chờ đến cuối tháng hoặc cuối quý mới đi tìm lại thông tin.
Từ lúc nhận khách đến lúc thu đủ tiền: công ty tổ chức sự kiện nên kiểm tra ở những mốc nào?
Việc kiểm tra số liệu không nên chỉ thực hiện sau khi chương trình kết thúc. Công ty cần đặt ra các mốc kiểm soát từ khi nhận khách, chuẩn bị sự kiện, chạy chương trình, nghiệm thu đến khi thu đủ tiền. Mỗi mốc có mục tiêu khác nhau và giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.
Công ty tổ chức sự kiện: kiểm tra số liệu tại thời điểm trước ngày chạy chương trình
Trước ngày diễn ra sự kiện, công ty cần đối chiếu giá trị hợp đồng, khoản khách đã đặt cọc, khoản còn phải thu và ngân sách đã cam kết với các nhà cung cấp. Đây là thời điểm quan trọng để xác định doanh nghiệp có đủ nguồn tiền thực hiện chương trình hay phải bổ sung vốn lưu động.
Kế toán hoặc người phụ trách tài chính cần kiểm tra từng khoản đã đặt cọc cho địa điểm, thiết bị, thi công và nhân sự. Nếu có nhà cung cấp chưa nhận cọc, công ty phải đánh giá nguy cơ mất lịch hoặc giao hàng không đúng tiến độ. Nếu đã chuyển tiền nhưng chưa có xác nhận, cần yêu cầu đối tác xác nhận trước khi chương trình bắt đầu.
Báo giá và hợp đồng cũng phải được rà soát để xác định các hạng mục khách hàng đã duyệt. Mọi yêu cầu phát sinh nên được xác nhận bằng văn bản, email, tin nhắn hoặc phụ lục. Nếu chỉ trao đổi bằng lời nói, công ty có thể phải thực hiện thêm công việc nhưng không có căn cứ thu thêm tiền.
Công ty tổ chức sự kiện: kiểm tra số liệu tại thời điểm ngày diễn ra sự kiện
Trong ngày diễn ra chương trình, các khoản phát sinh thường xuất hiện với tốc độ nhanh. Khách có thể yêu cầu tăng bàn ghế, bổ sung nhân sự, kéo dài thời gian thuê địa điểm, thay đổi nội dung in ấn hoặc thuê thêm thiết bị. Người điều phối phải ghi nhận ngay nội dung, người yêu cầu, chi phí dự kiến và nhà cung cấp thực hiện.
Các khoản chi tiền mặt cần được kiểm soát chặt. Người nhận tiền phải ghi rõ mục đích, số tiền và chứng từ có thể bổ sung. Với những khoản không có hóa đơn ngay, công ty cần lưu bằng chứng thanh toán, xác nhận của nhà cung cấp và thông tin người thực hiện để tránh thất lạc sau chương trình.
Ngày chạy sự kiện cũng là thời điểm cần xác định hạng mục nào hoàn thành đúng thỏa thuận, hạng mục nào bị lỗi hoặc phải giảm giá. Thông tin này ảnh hưởng đến số tiền công ty phải trả cho nhà cung cấp và số tiền có thể thu từ khách hàng.
Công ty tổ chức sự kiện: kiểm tra số liệu tại thời điểm giai đoạn nghiệm thu
Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp cần nhanh chóng lập biên bản nghiệm thu với khách hàng. Đây là căn cứ xác nhận công việc đã hoàn thành, xử lý các hạng mục phát sinh và yêu cầu thanh toán phần còn lại.
Ở giai đoạn này, công ty phải tổng hợp chi phí thực tế của từng nhà cung cấp, đối chiếu với báo giá và khoản đã cọc. Nếu có chênh lệch, người phụ trách dự án cần giải thích rõ nguyên nhân. Các khoản giảm trừ do thiết bị lỗi, giao hàng thiếu hoặc không đúng chất lượng cũng phải được phản ánh trước khi thanh toán hết cho đối tác.
Kế toán cần xác định doanh thu cuối cùng, thời điểm xuất hóa đơn, số tiền khách còn nợ và thời hạn thanh toán. Nếu nghiệm thu chậm, việc xuất hóa đơn và thu tiền cũng có thể bị kéo dài, làm doanh nghiệp thiếu dòng tiền cho các dự án tiếp theo.
Công ty tổ chức sự kiện: kiểm tra số liệu tại thời điểm mùa cuối năm
Cuối năm thường là giai đoạn cao điểm của ngành tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp có thể đồng thời thực hiện tiệc tất niên, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, chương trình tri ân và nhiều hoạt động nội bộ cho doanh nghiệp. Số lượng dự án tăng nhanh khiến nguy cơ nhầm lẫn giữa các sự kiện cũng tăng theo.
Công ty cần theo dõi riêng lịch thanh toán của từng khách, công nợ của từng nhà cung cấp và tình trạng hóa đơn. Không nên vì chạy nhiều chương trình mà bỏ qua việc cập nhật dữ liệu hằng ngày. Những sai lệch nhỏ nếu tích tụ trong nhiều tuần sẽ rất khó xử lý khi bước vào kỳ khóa sổ.
Mùa cuối năm cũng là thời điểm giá nhà cung cấp biến động mạnh. Công ty cần so sánh ngân sách dự kiến với chi phí thực tế để biết biên lợi nhuận có đang giảm hay không. Nếu tiếp tục báo giá theo mức giá cũ trong khi chi phí đầu vào đã tăng, doanh nghiệp có thể có nhiều đơn hàng nhưng lợi nhuận không tương xứng.
Theo dõi doanh thu công ty tổ chức sự kiện sao cho không bỏ sót nguồn tiền
Doanh thu của công ty tổ chức sự kiện không chỉ nằm trong giá trị hợp đồng ban đầu. Một dự án có thể gồm nhiều phần việc và phát sinh nhiều khoản thu khác nhau. Việc tách doanh thu theo từng nhóm giúp doanh nghiệp kiểm soát đầy đủ, đánh giá hiệu quả từng dịch vụ và xây dựng báo giá phù hợp cho các dự án sau.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi riêng phí tổ chức trọn gói
Phí tổ chức trọn gói thường là nguồn doanh thu lớn nhất. Công ty nhận trách nhiệm thực hiện toàn bộ chương trình theo phạm vi đã thống nhất và báo một mức giá tổng thể. Để theo dõi chính xác, kế toán cần gắn doanh thu với hợp đồng, mã sự kiện, thời điểm hoàn thành và biên bản nghiệm thu.
Trong gói trọn gói, công ty nên lập dự toán chi tiết cho từng nhóm chi phí dù khách hàng chỉ nhìn thấy mức giá tổng. Việc này giúp chủ doanh nghiệp biết phần chênh lệch giữa giá bán và chi phí thực tế, đồng thời phát hiện hạng mục nào thường xuyên vượt ngân sách.
Nếu khách thanh toán theo nhiều đợt, doanh nghiệp cần theo dõi riêng tiền cọc, tiền thanh toán trước sự kiện và tiền thanh toán sau nghiệm thu. Không nên chỉ ghi nhận một con số tổng mà không biết khoản nào đã thu, khoản nào còn nợ.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi riêng phí quản lý dự án
Phí quản lý dự án là khoản công ty thu để tổ chức, điều phối và giám sát toàn bộ quá trình thực hiện. Khoản phí này phản ánh giá trị chuyên môn, thời gian của đội ngũ và trách nhiệm kết nối giữa khách hàng với các nhà cung cấp.
Nhiều doanh nghiệp gộp phí quản lý vào giá từng hạng mục nên không nhìn thấy rõ phần doanh thu từ năng lực điều hành. Khi tách riêng, công ty có thể đánh giá liệu mức phí đang thu có đủ bù đắp chi phí nhân sự, thời gian làm việc và rủi ro phát sinh hay không.
Phí quản lý cần được quy định rõ trong báo giá và hợp đồng. Nếu khách thay đổi yêu cầu nhiều lần hoặc kéo dài tiến độ, công ty nên có cơ chế điều chỉnh phí để tránh đội ngũ phải làm thêm nhưng không có doanh thu tương ứng.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi riêng doanh thu cho thuê thiết bị
Doanh thu cho thuê thiết bị phát sinh khi công ty cung cấp âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu, bàn ghế, nhà bạt, quạt, máy lạnh hoặc thiết bị trình chiếu. Nếu thiết bị thuộc sở hữu của công ty, doanh nghiệp phải theo dõi doanh thu cho thuê cùng với chi phí vận chuyển, lắp đặt, vận hành, bảo dưỡng và khấu hao.
Nếu công ty thuê thiết bị từ đơn vị khác rồi cung cấp lại cho khách, cần theo dõi giá thuê đầu vào, giá bán ra và các phụ phí liên quan. Khoản chênh lệch không phải lúc nào cũng là lợi nhuận vì còn chi phí nhân sự kỹ thuật, vận chuyển và rủi ro hư hỏng.
Doanh nghiệp cũng cần ghi nhận thời gian sử dụng, số lượng thiết bị và tình trạng bàn giao. Khi có mất mát hoặc hư hỏng, phải xác định trách nhiệm của khách hàng, nhân viên hoặc nhà cung cấp để xử lý kịp thời.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi riêng phí thiết kế và sản xuất
Phí thiết kế và sản xuất có thể bao gồm thiết kế chủ đề, bộ nhận diện sự kiện, sân khấu, backdrop, ấn phẩm, video, nội dung trình chiếu, quà tặng hoặc vật phẩm trang trí. Đây là nhóm công việc sử dụng nhiều chất xám nhưng thường bị gộp chung vào chi phí vật tư.
Công ty nên tách doanh thu thiết kế khỏi doanh thu sản xuất vật phẩm. Phí thiết kế phản ánh thời gian sáng tạo, chỉnh sửa và quyền sử dụng sản phẩm. Phí sản xuất phản ánh chi phí vật liệu, in ấn, gia công và thi công thực tế.
Việc tách riêng giúp doanh nghiệp biết phần nào tạo ra biên lợi nhuận tốt hơn. Nếu khách yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần vượt phạm vi ban đầu, công ty có căn cứ thu thêm phí thay vì phải thực hiện miễn phí.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi riêng khoản phát sinh theo yêu cầu khách
Khoản phát sinh thường xuất hiện sau khi báo giá đã được duyệt. Khách có thể tăng số lượng người tham dự, bổ sung hạng mục, đổi địa điểm hoặc thay đổi thời gian. Nếu không có quy trình xác nhận, doanh nghiệp dễ thực hiện thêm công việc nhưng không thu được tiền.
Mọi khoản phát sinh cần được ghi nhận ngay khi khách yêu cầu. Nội dung xác nhận nên thể hiện hạng mục, số lượng, đơn giá, tổng tiền và ảnh hưởng đến tiến độ. Người phụ trách dự án phải chuyển thông tin cho kế toán để cập nhật công nợ.
Sau chương trình, công ty cần đối chiếu toàn bộ phát sinh với biên bản nghiệm thu. Đây là cơ sở để xuất hóa đơn và thu đủ tiền, đồng thời hạn chế tranh chấp về việc khách có đồng ý với khoản chi bổ sung hay không.
Các khoản chi nhỏ nhưng cộng lại rất lớn trong công ty tổ chức sự kiện
Chi phí tổ chức sự kiện thường gồm nhiều khoản nhỏ phát sinh liên tục. Nếu doanh nghiệp chỉ kiểm soát các hợp đồng lớn mà bỏ qua chi phí lẻ, lợi nhuận thực tế có thể thấp hơn đáng kể so với dự toán. Mỗi khoản chi cần được gắn với đúng sự kiện, đúng hạng mục và đúng người chịu trách nhiệm.
Công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý âm thanh ánh sáng
Âm thanh ánh sáng thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách chương trình. Chi phí không chỉ bao gồm tiền thuê thiết bị mà còn có vận chuyển, lắp đặt, kỹ thuật viên, chạy thử, tháo dỡ và phụ phí làm việc ngoài giờ.
Công ty cần yêu cầu nhà cung cấp báo giá chi tiết về loại thiết bị, số lượng, thời gian sử dụng và nhân sự đi kèm. Nếu chỉ nhận một mức giá tổng, doanh nghiệp khó kiểm tra khi có thay đổi hoặc thiếu thiết bị.
Sau chương trình, người quản lý dự án phải xác nhận thiết bị đã được cung cấp đúng thỏa thuận. Nếu phải thuê thêm sát giờ, khoản phát sinh cần được ghi nhận riêng để đánh giá nguyên nhân và xác định có thể thu lại từ khách hay không.
Công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý sân khấu và trang trí
Chi phí sân khấu và trang trí bao gồm thiết kế, vật liệu, in ấn, gia công, vận chuyển, thi công, tháo dỡ và xử lý vật tư sau sự kiện. Những khoản này dễ thay đổi khi khách điều chỉnh mẫu thiết kế hoặc kích thước thực tế tại địa điểm.
Doanh nghiệp nên chốt thiết kế trước khi sản xuất và yêu cầu khách xác nhận bằng văn bản. Nếu khách thay đổi sau khi vật tư đã được đặt, chi phí làm lại phải được thông báo ngay.
Việc kiểm tra số lượng vật tư và khối lượng thi công thực tế cũng rất quan trọng. Công ty cần tránh tình trạng nhà cung cấp báo tăng khối lượng nhưng không có xác nhận từ người phụ trách hiện trường.
Công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý nhân sự thời vụ
Nhân sự thời vụ có thể gồm lễ tân, phục vụ, bảo vệ, hỗ trợ kỹ thuật, PG, PB, đội thi công và nhân viên điều phối. Số lượng đông, thời gian làm việc ngắn và thay đổi theo từng chương trình khiến việc theo dõi khoản trả rất dễ sai.
Công ty cần lập danh sách người làm việc, thời gian có mặt, công việc thực hiện, mức thù lao và người xác nhận. Khoản ứng trước và khoản thanh toán sau chương trình phải được đối chiếu rõ ràng.
Nếu chỉ trả tiền dựa trên tin nhắn hoặc danh sách không có xác nhận, doanh nghiệp có thể thanh toán trùng, thiếu chứng từ hoặc không chứng minh được chi phí khi cần đối chiếu.
Công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý địa điểm tổ chức
Chi phí địa điểm có thể bao gồm tiền thuê sảnh, phí phục vụ, phí điện, phí vệ sinh, phí ngoài giờ, phí an ninh và nhiều khoản phụ thu khác. Doanh nghiệp phải đọc kỹ chính sách của địa điểm trước khi báo giá cho khách.
Một số địa điểm yêu cầu đặt cọc giữ lịch và chỉ hoàn lại sau khi chương trình kết thúc. Kế toán cần theo dõi khoản cọc này riêng, tránh ghi nhận toàn bộ là chi phí ngay từ đầu hoặc quên thu hồi.
Nếu chương trình kéo dài hơn dự kiến hoặc sử dụng thêm dịch vụ, địa điểm có thể tính phí bổ sung. Người phụ trách phải xác nhận rõ trước khi ký biên bản thanh toán.
Công ty tổ chức sự kiện cần lưu ý quà tặng và in ấn
Quà tặng và in ấn thường có số lượng lớn, nhiều mẫu mã và thời gian sản xuất gấp. Sai sót về tên, logo, màu sắc hoặc số lượng có thể khiến doanh nghiệp phải làm lại toàn bộ.
Công ty cần lưu mẫu thiết kế đã duyệt, đơn giá, số lượng đặt và biên bản giao nhận. Nếu khách thay đổi thông tin sau khi sản xuất, phải xác định rõ bên chịu chi phí làm lại.
Các khoản vận chuyển, đóng gói và giao hàng cũng cần được tính vào chi phí dự án. Nếu bỏ qua, doanh nghiệp có thể đánh giá cao hơn lợi nhuận thực tế của hạng mục quà tặng.
Mỗi kênh một kiểu thanh toán: công ty tổ chức sự kiện cần kiểm tra những gì?
Khách hàng của công ty tổ chức sự kiện có thể đến từ nhiều nguồn. Mỗi nhóm có cách ký hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán khác nhau. Doanh nghiệp cần xây dựng cách theo dõi phù hợp để hạn chế công nợ kéo dài và tránh bỏ sót khoản thu.
Kiểm tra tiền công ty tổ chức sự kiện nhận từ khách doanh nghiệp
Khách doanh nghiệp thường yêu cầu hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và hồ sơ thanh toán đầy đủ. Thời gian thanh toán có thể kéo dài theo quy trình nội bộ của khách.
Công ty cần kiểm tra điều kiện thanh toán trước khi ký hợp đồng, đặc biệt là thời hạn nghiệm thu, thời điểm xuất hóa đơn và người có thẩm quyền xác nhận. Nếu thiếu một chứng từ, hồ sơ có thể bị trả lại và kéo dài thời gian thu tiền.
Kế toán nên theo dõi công nợ theo từng hợp đồng và từng đợt thanh toán. Khi đến hạn, cần chủ động gửi hồ sơ và nhắc khách thay vì chờ khách tự thực hiện.
Kiểm tra tiền công ty tổ chức sự kiện nhận từ agency đối tác
Khi làm việc qua agency, công ty có thể là đơn vị thực hiện một phần hoặc toàn bộ chương trình nhưng không trực tiếp ký với khách cuối cùng. Việc thanh toán phụ thuộc vào thỏa thuận với agency và đôi khi phụ thuộc vào việc agency đã thu được tiền từ khách hay chưa.
Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi công việc, mức phí, thời điểm nghiệm thu và trách nhiệm đối với các khoản phát sinh. Không nên chỉ dựa vào trao đổi miệng hoặc tin nhắn rời rạc.
Nếu agency yêu cầu công ty ứng trước chi phí, doanh nghiệp phải đánh giá rủi ro dòng tiền. Hợp đồng cần quy định rõ thời hạn thanh toán để tránh việc sự kiện đã hoàn thành nhưng công ty phải chờ quá lâu.
Kiểm tra tiền công ty tổ chức sự kiện nhận từ đấu thầu dự án
Dự án đấu thầu thường có hồ sơ phức tạp, thời gian triển khai dài và yêu cầu thanh toán theo nhiều giai đoạn. Công ty cần kiểm tra kỹ giá dự thầu, các điều kiện bảo lãnh, khoản giữ lại và yêu cầu nghiệm thu.
Chi phí chuẩn bị hồ sơ, khảo sát, thiết kế và bảo lãnh cần được tính vào hiệu quả chung của dự án. Nếu chỉ tính chi phí thi công, doanh nghiệp có thể đánh giá sai lợi nhuận.
Kế toán phải theo dõi riêng từng lần tạm ứng, khối lượng hoàn thành và hồ sơ thanh toán. Những khoản bị giữ lại chỉ được thu khi đáp ứng đủ điều kiện nên không thể xem là tiền sẵn có ngay khi nghiệm thu ban đầu.
Kiểm tra tiền công ty tổ chức sự kiện nhận từ khách giới thiệu
Khách giới thiệu thường đến qua đối tác, nhân viên kinh doanh hoặc cộng tác viên. Công ty cần ghi nhận nguồn khách để xác định khoản hoa hồng phải trả và tránh tranh chấp sau khi ký hợp đồng.
Tiền khách thanh toán phải được chuyển vào tài khoản phù hợp và thông báo cho kế toán. Nếu người giới thiệu nhận cọc hộ, cần có quy trình nộp lại tiền và xác nhận rõ số tiền.
Khoản hoa hồng chỉ nên thanh toán khi có căn cứ về giá trị hợp đồng, số tiền đã thu và điều kiện hưởng. Nếu trả hoa hồng ngay khi ký hợp đồng nhưng khách hủy hoặc giảm quy mô chương trình, doanh nghiệp có thể khó thu hồi.
Bộ giấy tờ tối thiểu công ty tổ chức sự kiện nên giữ ngay từ đầu
Hồ sơ của một sự kiện không chỉ phục vụ kế toán mà còn giúp doanh nghiệp quản lý trách nhiệm, chất lượng và công nợ. Giấy tờ nên được thu thập ngay trong quá trình thực hiện thay vì chờ đến cuối kỳ mới tìm lại.
Hồ sơ công ty tổ chức sự kiện: lưu và đối chiếu hợp đồng sự kiện
Hợp đồng là tài liệu xác định phạm vi công việc, giá trị, tiến độ, trách nhiệm và điều kiện thanh toán. Công ty cần lưu bản đã ký, phụ lục, điều chỉnh và các xác nhận liên quan.
Kế toán phải đối chiếu hợp đồng với tiền đã nhận, hóa đơn đã xuất và công nợ còn lại. Bộ phận vận hành phải đối chiếu hợp đồng với hạng mục thực tế để tránh làm thiếu hoặc làm vượt phạm vi mà không thu thêm tiền.
Hồ sơ công ty tổ chức sự kiện: lưu và đối chiếu bảng báo giá
Bảng báo giá là cơ sở hình thành giá trị hợp đồng và ngân sách dự kiến. Mỗi phiên bản cần có ngày lập, người lập và tình trạng được khách chấp thuận.
Nếu báo giá được chỉnh sửa nhiều lần, công ty phải xác định phiên bản cuối cùng. Việc sử dụng nhầm báo giá cũ có thể dẫn đến đặt sai số lượng hoặc tính thiếu doanh thu.
Hồ sơ công ty tổ chức sự kiện: lưu và đối chiếu biên bản nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu xác nhận công việc đã hoàn thành và là căn cứ quan trọng để thu tiền. Nội dung nên thể hiện thời gian, địa điểm, hạng mục thực hiện, phát sinh và ý kiến của khách hàng.
Công ty cần hoàn tất nghiệm thu càng sớm càng tốt sau chương trình. Nếu kéo dài, khách có thể trì hoãn thanh toán hoặc phát sinh tranh luận về chất lượng công việc.
Hồ sơ công ty tổ chức sự kiện: lưu và đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp
Hóa đơn nhà cung cấp phải được đối chiếu với báo giá, hợp đồng, biên bản giao nhận và số tiền đã thanh toán. Không nên nhận hóa đơn tổng nhưng không biết thuộc sự kiện nào.
Nếu một nhà cung cấp phục vụ nhiều chương trình, công ty cần yêu cầu tách nội dung hoặc lập bảng phân bổ rõ ràng. Việc này giúp tập hợp chi phí đúng dự án và tránh ghi nhận trùng.
Hồ sơ công ty tổ chức sự kiện: lưu và đối chiếu bảng chi phí theo dự án
Bảng chi phí theo dự án là tài liệu tổng hợp toàn bộ khoản chi từ lúc chuẩn bị đến khi hoàn tất. Mỗi khoản cần có ngày phát sinh, nội dung, người đề nghị, người thanh toán, nhà cung cấp và tình trạng chứng từ.
Bảng này phải được cập nhật thường xuyên, không nên chờ đến cuối chương trình. Khi có chênh lệch so với dự toán, người phụ trách cần giải thích để ban giám đốc kịp thời điều chỉnh.
5 điểm dễ sai khi công ty tổ chức sự kiện tăng đơn hoặc tăng khách
Khi số lượng dự án tăng, doanh nghiệp thường tập trung vào tiến độ và khách hàng mà xem nhẹ việc kiểm soát số liệu. Những sai sót nhỏ có thể lặp lại ở nhiều sự kiện và tạo thành khoản thất thoát lớn.
Công ty tổ chức sự kiện: cách xử lý khi đặt cọc trước sự kiện
Tiền khách đặt cọc cần được theo dõi theo từng hợp đồng và từng nghĩa vụ chưa hoàn thành. Công ty không nên xem tiền cọc là lợi nhuận ngay khi nhận được.
Khoản cọc cho nhà cung cấp cũng phải theo dõi riêng. Khi chương trình kết thúc, doanh nghiệp cần đối chiếu số cọc với số phải trả và thu hồi khoản cọc được hoàn lại.
Công ty tổ chức sự kiện: cách xử lý khi chi phí tăng sát giờ
Chi phí tăng sát giờ cần được ghi nhận ngay và xác định nguyên nhân. Nếu phát sinh do khách thay đổi yêu cầu, công ty phải yêu cầu xác nhận để thu thêm tiền.
Nếu phát sinh do sai sót nội bộ, doanh nghiệp cần phản ánh đúng vào chi phí dự án. Không nên giấu khoản chi để báo cáo lợi nhuận đẹp hơn vì điều này làm sai quyết định kinh doanh.
Công ty tổ chức sự kiện: cách xử lý khi nhiều nhà cung cấp nhỏ
Nhiều nhà cung cấp nhỏ thường không có quy trình chứng từ rõ ràng. Công ty cần thu thập thông tin ngay khi đặt dịch vụ, thống nhất hình thức thanh toán và yêu cầu chứng từ phù hợp.
Mỗi khoản thanh toán phải gắn với đúng sự kiện. Nếu chuyển tiền qua tài khoản cá nhân, cần lưu xác nhận để tránh không biết đã trả cho ai và trả cho công việc nào.
Công ty tổ chức sự kiện: cách xử lý khi nhân sự thời vụ đông
Doanh nghiệp nên có danh sách nhân sự cho từng ca và từng chương trình. Người quản lý trực tiếp xác nhận thời gian làm việc và kết quả thực hiện.
Tiền công cần được tính theo quy định đã thống nhất. Mọi khoản ứng trước, phụ cấp và khấu trừ phải thể hiện rõ để tránh thanh toán trùng hoặc khiếu nại.
Công ty tổ chức sự kiện: cách xử lý khi sự kiện hoàn tất nhưng khách thanh toán chậm
Ngay sau nghiệm thu, công ty phải hoàn thiện hồ sơ thanh toán và gửi cho khách. Kế toán cần theo dõi ngày đến hạn, người phụ trách và tình trạng xử lý.
Nếu khách thanh toán chậm, doanh nghiệp phải đánh giá ảnh hưởng đến dòng tiền. Với khách thường xuyên chậm, công ty có thể điều chỉnh tỷ lệ đặt cọc hoặc yêu cầu thanh toán phần lớn trước ngày tổ chức ở những hợp đồng tiếp theo.
Muốn biết đang lời hay chỉ đang có nhiều tiền vào, công ty tổ chức sự kiện hãy xem gì?
Số tiền trong tài khoản không phản ánh đầy đủ hiệu quả kinh doanh. Một phần tiền có thể là tiền cọc của khách, một phần phải trả nhà cung cấp và một phần thuộc các dự án chưa hoàn thành. Chủ doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số gắn với từng sự kiện.
Lãi từng sự kiện của công ty tổ chức sự kiện: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Lãi từng sự kiện được xác định từ doanh thu thực tế trừ toàn bộ chi phí liên quan. Doanh nghiệp phải tính cả chi phí thuê ngoài, nhân sự nội bộ, vận chuyển, phát sinh và các khoản chi nhỏ.
Theo dõi lợi nhuận theo sự kiện giúp công ty nhận biết loại chương trình nào hiệu quả, khách hàng nào mang lại biên lợi nhuận tốt và hạng mục nào thường xuyên vượt ngân sách.
Chi phí phát sinh ngoài báo giá của công ty tổ chức sự kiện: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Chi phí ngoài báo giá là dấu hiệu cho thấy quá trình khảo sát, lập ngân sách hoặc kiểm soát thay đổi chưa tốt. Công ty cần thống kê khoản này theo từng dự án và từng nguyên nhân.
Nếu chi phí phát sinh lặp lại ở một nhóm công việc, doanh nghiệp nên điều chỉnh mẫu báo giá hoặc bổ sung khoản dự phòng. Nếu phát sinh do khách hàng, cần cải thiện quy trình xác nhận và thu thêm phí.
Công nợ khách hàng của công ty tổ chức sự kiện: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Công nợ cho biết doanh nghiệp đã hoàn thành bao nhiêu công việc nhưng chưa thu được tiền. Công nợ cao làm công ty thiếu vốn để đặt cọc nhà cung cấp và triển khai dự án mới.
Chủ doanh nghiệp cần biết khoản nào sắp đến hạn, khoản nào quá hạn và nguyên nhân chưa thanh toán. Việc này giúp công ty chủ động làm việc với khách thay vì chỉ chờ tiền về.
Tiền cọc nhà cung cấp của công ty tổ chức sự kiện: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Tiền cọc nhà cung cấp có thể nằm ở địa điểm, thiết bị, đội thi công và đơn vị biểu diễn. Nếu không theo dõi, công ty dễ quên thu hồi hoặc cấn trừ sau chương trình.
Mỗi khoản cọc cần gắn với nhà cung cấp, sự kiện, ngày chuyển và điều kiện hoàn lại. Sau khi chương trình kết thúc, kế toán phải đối chiếu để xử lý dứt điểm.
Kế toán thuê ngoài có thể giúp công ty tổ chức sự kiện giảm việc thủ công thế nào?
Kế toán thuê ngoài phù hợp với doanh nghiệp chưa cần xây dựng phòng kế toán lớn nhưng vẫn muốn kiểm soát sổ sách bài bản. Đơn vị cung cấp dịch vụ không chỉ thực hiện kê khai mà còn có thể hỗ trợ tổ chức dữ liệu theo đặc thù từng dự án.
Nhận và sắp xếp dữ liệu riêng cho mô hình công ty tổ chức sự kiện
Đơn vị kế toán có thể thiết lập cách tiếp nhận hợp đồng, báo giá, hóa đơn, sao kê, bảng chi phí và chứng từ thanh toán. Dữ liệu được phân loại theo từng sự kiện giúp việc đối chiếu nhanh hơn.
Khi quy trình được thống nhất, nhân viên không phải gửi tài liệu rời rạc qua nhiều kênh. Công ty giảm nguy cơ thất lạc và tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Kiểm tra doanh thu, chi phí và các khoản còn phải thu/phải trả của công ty tổ chức sự kiện
Kế toán thuê ngoài có thể đối chiếu tiền vào với hợp đồng và công nợ khách hàng, đồng thời kiểm tra khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Những khoản chưa rõ nội dung được phát hiện sớm để doanh nghiệp bổ sung thông tin.
Việc theo dõi phải thu, phải trả giúp chủ doanh nghiệp biết dòng tiền thực tế và nghĩa vụ sắp đến hạn.
Nhắc giấy tờ của công ty tổ chức sự kiện còn thiếu trước khi bị dồn cuối kỳ
Thay vì chờ đến cuối quý, đơn vị kế toán có thể định kỳ thông báo hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu hoặc chứng từ còn thiếu. Bộ phận vận hành có thời gian liên hệ nhà cung cấp và hoàn thiện hồ sơ.
Cách làm này giảm áp lực vào cuối kỳ và hạn chế rủi ro không tìm được chứng từ khi người phụ trách đã quên nội dung giao dịch.
Lập báo cáo dễ hiểu để chủ công ty tổ chức sự kiện biết tình hình tiền và lợi nhuận
Báo cáo dành cho chủ doanh nghiệp nên thể hiện doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ và dòng tiền theo cách dễ hiểu. Không nhất thiết phải sử dụng quá nhiều thuật ngữ kế toán.
Khi có số liệu theo từng sự kiện, chủ công ty có thể quyết định điều chỉnh báo giá, thay nhà cung cấp hoặc tập trung vào nhóm dịch vụ hiệu quả hơn.
Hỗ trợ công ty tổ chức sự kiện xử lý khi số liệu giữa các nguồn không khớp
Số liệu có thể chênh lệch giữa báo giá, bảng theo dõi của dự án, sao kê ngân hàng và hóa đơn. Kế toán thuê ngoài có thể hỗ trợ đối chiếu từng nguồn, xác định khoản thiếu và yêu cầu người liên quan giải trình.
Việc xử lý chênh lệch ngay trong kỳ giúp doanh nghiệp tránh để sai sót kéo dài sang nhiều tháng.
Giải đáp nhanh các tình huống thường gặp của công ty tổ chức sự kiện
Công ty tổ chức sự kiện thường gặp nhiều tình huống phát sinh do đặc thù nhận tiền trước, chi tiền nhiều đợt và sử dụng đông nhân sự ngắn hạn. Cách xử lý cần dựa trên hồ sơ thực tế của từng giao dịch.
Sự kiện nhận cọc nên theo dõi ra sao với công ty tổ chức sự kiện?
Khoản cọc cần được ghi nhận theo khách hàng, hợp đồng, sự kiện và đợt thanh toán. Doanh nghiệp phải biết số tiền đã nhận, nghĩa vụ còn phải thực hiện và điều kiện hoàn hoặc khấu trừ cọc.
Khi chương trình hoàn thành, khoản cọc được đối chiếu với giá trị thanh toán cuối cùng. Không nên để tiền cọc treo lâu mà không xử lý.
Chi phí thời vụ cần giấy tờ gì với công ty tổ chức sự kiện?
Chi phí thời vụ cần có thông tin người nhận, nội dung công việc, thời gian làm việc, mức thù lao và xác nhận hoàn thành. Tùy hình thức hợp tác, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ liên quan phù hợp.
Việc chỉ chuyển tiền mà không có danh sách hoặc xác nhận sẽ khiến công ty khó kiểm soát và khó chứng minh bản chất khoản chi.
Nghiệm thu chậm ảnh hưởng thế nào với công ty tổ chức sự kiện?
Nghiệm thu chậm làm kéo dài thời gian hoàn thiện hồ sơ, xuất hóa đơn và thu tiền. Công ty có thể phải trả nhà cung cấp trước nhưng chưa nhận được phần thanh toán còn lại từ khách.
Doanh nghiệp nên quy định thời hạn nghiệm thu trong hợp đồng và chủ động gửi biên bản ngay sau chương trình.
Làm sao biết sự kiện nào có lãi với công ty tổ chức sự kiện?
Muốn biết sự kiện nào có lãi, công ty phải tập hợp riêng doanh thu và toàn bộ chi phí theo mã dự án. Mỗi khoản chi phải được gắn đúng sự kiện, kể cả khoản nhỏ, chi phí nhân sự và chi phí phát sinh.
Sau khi kết thúc, doanh nghiệp so sánh doanh thu thực tế với chi phí thực tế. Kết quả này đáng tin cậy hơn việc nhìn số tiền còn lại trong tài khoản.
Dịch vụ kế toán cho công ty sự kiện gồm gì với công ty tổ chức sự kiện?
Dịch vụ có thể bao gồm tiếp nhận chứng từ, kiểm tra hóa đơn, theo dõi doanh thu và chi phí, kê khai nghĩa vụ thuế, quản lý công nợ, lập báo cáo và hỗ trợ giải trình số liệu. Phạm vi cụ thể phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
Công ty nên lựa chọn đơn vị hiểu mô hình dự án, tiền cọc, chi phí thời vụ và đặc điểm thanh toán của ngành tổ chức sự kiện.
Nhân viên, cộng tác viên và người làm ngoài: công ty tổ chức sự kiện nên theo dõi ra sao?
Một sự kiện có thể sử dụng đồng thời nhân viên chính thức, cộng tác viên, người dẫn chương trình, kỹ thuật viên và lao động thời vụ. Mỗi nhóm có cách tính thù lao và hồ sơ khác nhau. Doanh nghiệp cần quản lý theo từng người, từng dự án và từng lần thanh toán.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi khoản trả cho quản lý dự án
Quản lý dự án có thể nhận lương cố định, phụ cấp hoặc thưởng theo hiệu quả từng sự kiện. Công ty cần quy định rõ cách tính và điều kiện được hưởng.
Nếu thưởng theo lợi nhuận, doanh nghiệp phải xác định lợi nhuận sau khi đã tập hợp đủ chi phí. Không nên trả thưởng dựa trên doanh thu vì dự án doanh thu lớn chưa chắc có lãi cao.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi khoản trả cho nhân sự sự kiện
Nhân sự sự kiện có thể được trả theo ca, ngày hoặc chương trình. Danh sách làm việc cần có người quản lý xác nhận và đối chiếu với lịch phân công.
Khoản phụ cấp ăn uống, đi lại và làm thêm giờ nên được ghi rõ để tránh tranh chấp. Thanh toán cần có bằng chứng và thông tin người nhận đầy đủ.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi khoản trả cho MC và kỹ thuật viên
MC và kỹ thuật viên thường làm việc theo từng chương trình và có mức thù lao khác nhau. Công ty cần lưu thỏa thuận về thời gian, nội dung công việc, mức phí và yêu cầu phát sinh.
Nếu chương trình thay đổi thời lượng hoặc yêu cầu tập luyện thêm, khoản phí bổ sung cần được xác nhận trước khi thanh toán.
Công ty tổ chức sự kiện: theo dõi khoản trả cho cộng tác viên thời vụ
Cộng tác viên thời vụ thường tham gia trong thời gian ngắn và số lượng lớn. Công ty cần thu thập thông tin ngay khi tuyển, tránh đến ngày thanh toán mới bổ sung.
Danh sách thanh toán phải thể hiện số tiền từng người, công việc đã làm và người xác nhận. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và hạn chế thanh toán nhầm.
5 dấu hiệu cho thấy công ty tổ chức sự kiện đã cần người phụ trách sổ sách bài bản
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tuyển ngay một phòng kế toán lớn. Tuy nhiên, khi giao dịch và số lượng dự án tăng, việc có người phụ trách sổ sách bài bản trở thành điều cần thiết để bảo vệ dòng tiền và lợi nhuận.
Khi giao dịch của công ty tổ chức sự kiện tăng nhanh và chủ không còn tự kiểm tra hết
Khi mỗi ngày có nhiều khoản thu, chi, đặt cọc và hoàn ứng, chủ doanh nghiệp không thể tự nhớ toàn bộ. Nếu tiếp tục quản lý bằng trí nhớ hoặc tin nhắn, nguy cơ bỏ sót sẽ tăng.
Người phụ trách sổ sách giúp tập trung dữ liệu, đối chiếu giao dịch và cung cấp báo cáo định kỳ để chủ doanh nghiệp vẫn kiểm soát được tình hình.
Khi nhiều người trong công ty tổ chức sự kiện cùng thu, chi hoặc nhận tiền khách
Khi nhiều người được phép nhận tiền hoặc chi tiền, doanh nghiệp cần có quy trình báo cáo thống nhất. Nếu không, một khoản có thể bị ghi trùng hoặc không được ghi nhận.
Người phụ trách sổ sách sẽ kiểm tra từng giao dịch, yêu cầu bổ sung nội dung và đối chiếu với công việc thực tế.
Khi giấy tờ của công ty tổ chức sự kiện thường xuyên bị dồn hoặc thất lạc
Giấy tờ bị dồn cho thấy quy trình tiếp nhận chưa hiệu quả. Đến cuối kỳ, nhân viên có thể không nhớ khoản chi thuộc sự kiện nào hoặc không liên hệ được nhà cung cấp để lấy hóa đơn.
Việc có người theo dõi thường xuyên giúp phát hiện hồ sơ thiếu ngay khi giao dịch còn mới và dễ bổ sung.
Khi chủ công ty tổ chức sự kiện không biết chính xác phần việc nào đang có lãi
Nếu doanh nghiệp chỉ biết tổng doanh thu mà không biết lợi nhuận từng dịch vụ, việc báo giá và lựa chọn khách hàng sẽ dựa nhiều vào cảm tính. Công ty có thể tiếp tục nhận những dự án tạo ra nhiều việc nhưng ít lợi nhuận.
Hệ thống sổ sách theo dự án giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy hiệu quả của từng loại sự kiện, từng nhóm khách và từng hạng mục.
Khi cần một người hiểu cách vận hành của công ty tổ chức sự kiện, không chỉ nhập số
Người phụ trách sổ sách hiệu quả phải hiểu tiền cọc, tiến độ dự án, khoản phát sinh, nghiệm thu và cách làm việc với nhà cung cấp. Nếu chỉ nhập hóa đơn mà không hiểu bản chất giao dịch, số liệu có thể đầy đủ về hình thức nhưng không phản ánh đúng hoạt động.
Khi kế toán gắn với quy trình vận hành, công ty sẽ kiểm soát được doanh thu, chi phí, công nợ và lợi nhuận theo từng sự kiện. Đây là nền tảng để doanh nghiệp tăng quy mô mà không mất kiểm soát dòng tiền, giảm rủi ro thất thoát và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên số liệu thực tế.
Dịch vụ kế toán công ty tổ chức sự kiện không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán và nghĩa vụ thuế mà còn giúp quản lý hiệu quả doanh thu, chi phí, công nợ và lợi nhuận của từng chương trình. Đồng hành cùng đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, chuẩn hóa hệ thống kế toán, nâng cao năng lực quản trị tài chính và tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
