Dịch vụ kế toán Shopee là giải pháp chuyên nghiệp dành cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp và các nhà bán hàng đang kinh doanh trên sàn thương mại điện tử Shopee. Với đặc thù phát sinh số lượng lớn đơn hàng, nhiều chương trình khuyến mại, mã giảm giá, phí vận chuyển, phí quảng cáo, phí dịch vụ và các khoản hoàn tiền, việc xác định chính xác doanh thu và lợi nhuận không hề đơn giản. Bên cạnh đó, người bán còn phải quản lý hóa đơn, hàng tồn kho, giá vốn và nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định. Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp nhà bán hàng đối soát dữ liệu Shopee, chuẩn hóa chứng từ, kiểm soát dòng tiền và xây dựng hệ thống sổ sách minh bạch để phục vụ hoạt động quản trị kinh doanh.
Shopee vận hành ra sao và vì sao cách làm kế toán phải đi theo thực tế?
Bán hàng trên Shopee không chỉ là đăng sản phẩm, nhận đơn rồi chờ tiền chuyển về. Phía sau mỗi đơn hàng là một chuỗi nghiệp vụ gồm quảng cáo, khuyến mãi, đóng gói, giao nhận, đối soát, hoàn hàng, trừ phí và thanh toán theo chu kỳ. Vì vậy, kế toán Shopee không thể chỉ nhìn vào tổng doanh số hiển thị trên hệ thống để ghi nhận doanh thu. Muốn biết shop thực sự kiếm được bao nhiêu, chủ kinh doanh phải nối được dữ liệu từ đơn hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo phí, tình trạng giao hàng, số tiền thực nhận và chứng từ mua vào.
Cách làm kế toán phải bám sát cách Shopee vận hành. Mỗi trạng thái đơn hàng có ý nghĩa khác nhau đối với doanh thu, công nợ và dòng tiền. Đơn mới phát sinh chưa chắc đã được giao thành công. Đơn giao thành công chưa chắc tiền đã được chuyển ngay. Đơn đã thanh toán vẫn có thể phát sinh khiếu nại hoặc hoàn tiền. Nếu kế toán chỉ ghi nhận theo một nguồn dữ liệu duy nhất, số liệu rất dễ lệch so với tình hình kinh doanh thực tế.
Các nguồn tiền chính của Shopee hình thành như thế nào?
Nguồn tiền lớn nhất của shop thường đến từ tiền bán sản phẩm. Tuy nhiên, số tiền hình thành từ một đơn hàng có thể bao gồm giá bán sản phẩm, phần phí vận chuyển khách thanh toán, khoản trợ giá từ Shopee, voucher do người bán tài trợ, voucher do nền tảng hỗ trợ và các khoản điều chỉnh sau giao dịch. Tùy chương trình tham gia, shop còn có thể nhận được hỗ trợ quảng cáo, hoàn xu, hỗ trợ vận chuyển hoặc các khoản bồi hoàn khi đơn hàng gặp sự cố.
Ngoài tiền bán hàng trực tiếp, một số shop còn có doanh thu từ nhiều gian hàng, nhiều tài khoản Shopee hoặc kết hợp bán hàng trên website, mạng xã hội và cửa hàng trực tiếp. Khi đó, tiền chuyển về tài khoản ngân hàng có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau. Nếu không gắn từng khoản tiền với mã đơn, gian hàng và kỳ đối soát, kế toán sẽ khó xác định khoản nào thuộc doanh thu Shopee, khoản nào thuộc kênh bán khác và khoản nào chỉ là khoản điều chỉnh.
Trong Shopee, khoản nào là tiền của doanh nghiệp và khoản nào chỉ nhận hoặc chi hộ?
Không phải toàn bộ số tiền khách thanh toán đều trở thành doanh thu của shop. Trong giá trị thanh toán có thể có phí vận chuyển, tiền thu hộ, khoản hỗ trợ của nền tảng hoặc những khoản sau đó phải hoàn lại cho khách. Một số khoản chỉ đi qua hệ thống thanh toán nhưng không làm tăng lợi ích kinh tế thực tế của doanh nghiệp. Nếu ghi toàn bộ tiền khách trả là doanh thu, số liệu bán hàng có thể bị phóng đại.
Ngược lại, tiền Shopee chuyển về thường đã bị trừ nhiều khoản như phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo, voucher người bán tài trợ và các khoản điều chỉnh khác. Vì vậy, tiền thực nhận không đồng nghĩa với doanh thu. Kế toán cần tách giá trị bán hàng, các khoản giảm trừ, chi phí nền tảng và số tiền thực tế được thanh toán. Cách tách này giúp chủ shop hiểu vì sao doanh số trên Shopee cao nhưng số tiền vào tài khoản ngân hàng lại thấp hơn đáng kể.
Vì sao cùng doanh thu nhưng mỗi đơn hàng/kênh bán của Shopee có thể lời khác nhau?
Hai đơn hàng có cùng doanh thu nhưng mức lợi nhuận có thể hoàn toàn khác nhau. Một đơn được khách mua tự nhiên, không dùng voucher và có chi phí vận chuyển thấp thường tạo ra biên lợi nhuận tốt hơn. Trong khi đó, một đơn đến từ quảng cáo, sử dụng mã giảm giá, tham gia chương trình freeship và phải đóng gói cồng kềnh có thể chỉ còn lợi nhuận rất nhỏ sau khi trừ toàn bộ chi phí.
Sự khác biệt còn đến từ giá vốn của từng sản phẩm, khu vực giao hàng, tỷ lệ hoàn, mức phí áp dụng cho từng ngành hàng và chương trình mà shop tham gia. Nếu chỉ theo dõi tổng doanh thu tháng, chủ shop có thể cho rằng gian hàng đang phát triển tốt nhưng không phát hiện được nhóm sản phẩm đang bán càng nhiều càng lỗ. Kế toán quản trị nên cho thấy lợi nhuận theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, chiến dịch hoặc ít nhất theo từng gian hàng để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Đặc điểm thanh toán nào khiến Shopee dễ lệch số?
Shopee thường không chuyển tiền ngay khi đơn vừa phát sinh. Tiền chỉ được ghi nhận vào số dư sau khi đơn hoàn tất và đáp ứng điều kiện thanh toán của nền tảng. Trong quá trình đó, đơn hàng có thể bị hủy, hoàn, khiếu nại hoặc điều chỉnh. Ngoài ra, tiền từ nhiều đơn có thể được gom vào một lần thanh toán, trong khi một đơn lại có nhiều dòng phí và khoản khấu trừ khác nhau.
Sự chênh lệch về thời điểm là nguyên nhân phổ biến khiến báo cáo doanh thu không khớp với sao kê ngân hàng. Đơn giao thành công cuối tháng có thể được Shopee chuyển tiền vào đầu tháng sau. Khoản hoàn hàng phát sinh kỳ này có thể liên quan đến doanh thu đã ghi nhận ở kỳ trước. Nếu kế toán không theo dõi theo mã đơn và kỳ đối soát, số liệu giữa báo cáo bán hàng, số dư Shopee và tài khoản ngân hàng sẽ khó khớp hoàn toàn.
Khi Shopee tăng quy mô, cách ghi chép thủ công bắt đầu vướng ở đâu?
Ở giai đoạn ít đơn, chủ shop có thể kiểm tra từng giao dịch bằng cách xem ứng dụng, ghi chép vào sổ hoặc nhập Excel thủ công. Tuy nhiên, khi số lượng đơn tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn mỗi tháng, cách làm này dễ bỏ sót đơn hoàn, ghi trùng doanh thu, nhập sai phí hoặc không phát hiện khoản tiền chưa được thanh toán. Chỉ cần mỗi đơn sai lệch một khoản nhỏ, tổng chênh lệch cuối tháng có thể trở thành con số đáng kể.
Việc bán nhiều sản phẩm, nhiều gian hàng hoặc nhiều kênh càng làm cho dữ liệu phức tạp. Một người khó có thể vừa theo dõi đơn, vừa kiểm tra kho, vừa đối chiếu tiền và lưu hóa đơn đầy đủ. Khi đó, shop cần xây dựng quy trình thống nhất về mã đơn, mã sản phẩm, trạng thái giao dịch, người phụ trách và thời điểm chốt dữ liệu. Kế toán không nên chờ đến cuối tháng mới gom số liệu mà cần được cập nhật đều trong suốt kỳ kinh doanh.
Một đơn hàng/kênh bán có nhiều khoản thu: Shopee nên tách thế nào cho dễ kiểm tra?
Một đơn Shopee có thể thể hiện nhiều khoản liên quan đến doanh thu và thanh toán. Nếu gom tất cả thành một con số, chủ shop chỉ biết tổng tiền nhưng không hiểu khoản nào làm tăng doanh thu, khoản nào chỉ bù chi phí và khoản nào đến từ chính sách hỗ trợ. Việc tách riêng từng thành phần giúp kế toán đối chiếu được báo cáo của nền tảng và đánh giá đúng hiệu quả bán hàng.
Shopee: theo dõi riêng tiền bán hàng
Tiền bán hàng là giá trị của sản phẩm mà shop cung cấp cho khách, sau khi xem xét các khoản giảm giá liên quan trực tiếp đến người bán. Đây là phần cần được theo dõi theo mã đơn, mã sản phẩm, số lượng và thời điểm hoàn tất giao dịch. Đối với đơn có nhiều sản phẩm, kế toán nên phân bổ giá trị theo từng mặt hàng để xác định doanh thu và giá vốn chính xác hơn.
Theo dõi riêng tiền bán hàng còn giúp phát hiện sự khác biệt giữa giá niêm yết và giá thực bán. Sản phẩm có thể được giảm giá bởi chương trình của shop, voucher riêng hoặc chương trình kết hợp với Shopee. Nếu chỉ lấy giá niêm yết nhân số lượng, doanh thu sẽ cao hơn thực tế. Dữ liệu doanh thu nên căn cứ vào giá trị cuối cùng mà shop được hưởng, đồng thời lưu lại thông tin về các khoản giảm giá để đánh giá hiệu quả chương trình khuyến mãi.
Shopee: theo dõi riêng phí vận chuyển khách trả
Phí vận chuyển khách trả thường xuất hiện trong tổng giá trị thanh toán nhưng không nên mặc nhiên xem là doanh thu bán hàng. Tùy cách vận hành và chính sách của nền tảng, khoản này có thể được Shopee thu, phân bổ hoặc bù trừ với đơn vị vận chuyển. Shop cần xác định rõ mình có thực sự được hưởng khoản phí này hay chỉ là khoản được thu và chi hộ.
Nếu shop tự tổ chức vận chuyển hoặc có thỏa thuận riêng, cách ghi nhận có thể khác so với đơn sử dụng đơn vị vận chuyển tích hợp của Shopee. Điều quan trọng là số liệu phải phản ánh đúng bản chất. Phí khách trả, phí thực tế bị trừ và khoản hỗ trợ vận chuyển nên được theo dõi riêng để biết shop đang được lợi hay đang phải bù thêm chi phí giao hàng cho từng nhóm đơn.
Shopee: theo dõi riêng doanh thu từ chương trình khuyến mãi
Khuyến mãi trên Shopee có thể được tài trợ bởi shop, bởi nền tảng hoặc được chia sẻ giữa hai bên. Vì vậy, khoản giảm giá mà khách nhìn thấy chưa chắc hoàn toàn là chi phí của người bán. Kế toán cần phân biệt phần giảm giá do shop chịu với phần Shopee hỗ trợ. Nếu không tách, chủ shop có thể đánh giá sai chi phí bán hàng hoặc ghi nhận thiếu khoản hỗ trợ được nhận.
Việc theo dõi theo từng chương trình còn giúp đánh giá chương trình nào tạo ra doanh thu thực sự. Một chiến dịch có thể làm số đơn tăng mạnh nhưng đồng thời khiến chi phí voucher, quảng cáo và phí dịch vụ tăng cao. Chỉ khi tách được doanh thu trước khuyến mãi, khoản giảm giá shop chịu và phần trợ giá từ nền tảng, chủ shop mới biết chương trình đó có mang lại lợi nhuận hay chỉ làm tăng doanh số hiển thị.
Shopee: theo dõi riêng khoản hỗ trợ từ nền tảng
Shopee có thể phát sinh các khoản hỗ trợ như trợ giá, hoàn phí, bồi hoàn đơn hàng, hỗ trợ chương trình hoặc điều chỉnh số dư. Những khoản này không nên được gộp chung vào tiền bán sản phẩm vì bản chất có thể khác nhau. Có khoản liên quan trực tiếp đến một đơn hàng, có khoản liên quan đến chiến dịch và cũng có khoản là điều chỉnh do lỗi vận chuyển hoặc khiếu nại.
Kế toán nên ghi rõ căn cứ của từng khoản hỗ trợ, kỳ phát sinh và đơn hàng liên quan. Điều này giúp giải thích được những lần tiền chuyển về cao hơn hoặc thấp hơn dự kiến. Đồng thời, shop có thể kiểm tra xem khoản hỗ trợ đã được ghi nhận đủ chưa, có khoản nào còn chờ xử lý hoặc có khoản điều chỉnh bất thường cần phản hồi với nền tảng.
Khi nào Shopee dễ phát sinh lệch tiền nhất?
Chênh lệch không chỉ xuất hiện cuối tháng mà có thể hình thành từ từng bước nhỏ trong quá trình xử lý đơn hàng. Mỗi thời điểm đều có loại dữ liệu cần kiểm tra riêng. Nếu shop bỏ qua một giai đoạn, sai lệch sẽ được chuyển sang bước sau và trở nên khó truy tìm hơn.
Shopee: kiểm tra số liệu tại thời điểm chốt đơn
Khi chốt đơn, shop cần kiểm tra sản phẩm, số lượng, giá bán, mã giảm giá, phí vận chuyển dự kiến và phương thức thanh toán. Đây là thời điểm xác nhận dữ liệu ban đầu của giao dịch. Nếu nhân viên thay đổi sản phẩm, tặng thêm hàng hoặc điều chỉnh giá bên ngoài hệ thống mà không ghi nhận, dữ liệu trên Shopee sẽ không phản ánh đầy đủ hàng thực tế xuất kho.
Đơn chốt sai còn có thể dẫn đến giao nhầm hàng, thiếu hàng hoặc phát sinh hoàn trả. Vì vậy, thông tin chốt đơn nên được liên kết với phiếu xuất kho và chứng từ đóng gói. Khi có thay đổi, shop cần lưu dấu vết để kế toán biết vì sao doanh thu, số lượng xuất và giá vốn không trùng với dữ liệu ban đầu.
Shopee: kiểm tra số liệu tại thời điểm giao hàng thành công
Giao hàng thành công là mốc quan trọng để xác định giao dịch đã hoàn thành về mặt vận hành. Tuy nhiên, kế toán vẫn cần kiểm tra xem đơn có đang trong thời gian khiếu nại, có nguy cơ hoàn tiền hoặc có khoản phí nào chưa được chốt hay không. Không nên chỉ dựa vào trạng thái đã giao để kết luận toàn bộ doanh thu đã chắc chắn được hưởng.
Tại thời điểm này, shop nên đối chiếu số lượng hàng đã xuất, trạng thái vận chuyển và giá trị đơn hàng. Nếu hệ thống báo giao thành công nhưng kho chưa ghi nhận xuất hàng hoặc hàng đã được giao thay thế bằng sản phẩm khác, số liệu giá vốn sẽ sai. Kiểm tra sớm giúp phát hiện lỗi trước khi Shopee tiến hành thanh toán.
Shopee: kiểm tra số liệu tại thời điểm tiền nền tảng chuyển về
Khi Shopee chuyển tiền, kế toán cần đối chiếu số tiền thực nhận với danh sách đơn thuộc kỳ thanh toán. Một lần chuyển tiền có thể bao gồm nhiều đơn, nhiều khoản phí và các điều chỉnh từ kỳ trước. Do đó, không nên ghi toàn bộ tiền vào tài khoản ngân hàng là doanh thu của ngày nhận tiền.
Kế toán cần xác định phần doanh thu đã ghi nhận, phần công nợ Shopee thanh toán, phần phí bị khấu trừ và các khoản điều chỉnh khác. Nếu số tiền nhận thấp hơn dự kiến, cần kiểm tra xem chênh lệch đến từ phí nền tảng, đơn hoàn, số dư bị giữ lại hay giao dịch chưa đủ điều kiện thanh toán. Việc đối chiếu từng đợt giúp tránh tình trạng đến cuối năm mới phát hiện còn nhiều khoản chưa được giải trình.
Shopee: kiểm tra số liệu tại thời điểm đối chiếu cuối tháng
Cuối tháng là lúc tổng hợp doanh thu, giá vốn, phí, quảng cáo, đơn hoàn và tiền thực nhận. Đây cũng là thời điểm phát hiện các đơn đã hoàn tất nhưng chưa được thanh toán, khoản phí chưa có chứng từ hoặc số tiền trên báo cáo chưa khớp với sao kê. Nếu chỉ nhìn tổng tiền vào ngân hàng, shop sẽ không biết còn bao nhiêu khoản đang nằm trên số dư Shopee.
Đối chiếu cuối tháng nên dựa trên từng nhóm trạng thái. Đơn hoàn tất đã nhận tiền cần được khớp với sao kê. Đơn hoàn tất chưa nhận tiền cần được theo dõi như khoản còn phải thu từ nền tảng. Đơn đang giao hoặc đang xử lý cần được theo dõi riêng, không ghi nhận lẫn với đơn đã hoàn tất. Đơn hủy và đơn hoàn phải được điều chỉnh doanh thu, giá vốn và hàng tồn kho theo tình trạng thực tế.
Shopee: những việc nên chốt trước khi bước sang kỳ mới
Trước khi sang kỳ mới, shop cần xử lý các giao dịch chưa rõ nguyên nhân, các khoản tiền chưa gắn được với mã đơn, đơn hoàn chưa nhập lại kho và hóa đơn đầu vào còn thiếu. Nếu để các vấn đề này kéo dài, dữ liệu tháng sau sẽ tiếp tục chồng lên tháng trước, khiến việc đối chiếu ngày càng khó.
Shop cũng nên chốt số dư Shopee, số tiền đang chờ thanh toán, số đơn đang xử lý và giá trị hàng tồn kho. Những con số này là điểm đầu kỳ của tháng tiếp theo. Khi được chốt rõ ràng, kế toán có thể nhận biết chênh lệch phát sinh trong kỳ mới thay vì phải rà lại toàn bộ lịch sử giao dịch.
Chi phí nào đang ăn vào lợi nhuận của Shopee mà chủ doanh nghiệp dễ bỏ qua?
Nhiều shop nhìn vào chênh lệch giữa giá bán và giá nhập để ước tính lợi nhuận. Cách tính này chưa phản ánh đủ chi phí kinh doanh trên sàn. Ngoài giá vốn, một đơn hàng còn chịu nhiều loại phí trực tiếp và gián tiếp. Khi doanh số tăng, tổng phí có thể tăng nhanh hơn doanh thu nếu shop tham gia nhiều chương trình hoặc phụ thuộc vào quảng cáo.
Shopee cần lưu ý giá vốn
Giá vốn không chỉ là giá mua sản phẩm. Tùy loại hàng, giá vốn còn có thể bao gồm chi phí vận chuyển hàng về kho, đóng gói ban đầu, gia công, tem nhãn, kiểm định và hao hụt hợp lý. Nếu shop chỉ dùng giá nhập trên hóa đơn, lợi nhuận của từng sản phẩm có thể bị tính cao hơn thực tế.
Giá vốn cũng cần được xác định theo số lượng thực tế xuất bán. Đơn bị hủy trước khi giao không làm phát sinh giá vốn nếu hàng vẫn ở kho. Đơn hoàn về cần kiểm tra chất lượng để xác định có thể nhập lại kho hay phải ghi nhận hư hỏng. Nếu không xử lý đúng đơn hoàn, hàng tồn kho trên sổ có thể lệch đáng kể so với hàng thực tế.
Shopee cần lưu ý phí cố định
Phí cố định thường được tính trên giá trị giao dịch theo chính sách áp dụng cho ngành hàng hoặc loại tài khoản. Mức phí có thể thay đổi theo từng thời kỳ và chương trình. Vì được khấu trừ tự động, nhiều chủ shop chỉ nhìn số tiền thực nhận mà không theo dõi riêng tổng phí đã trả.
Khi doanh thu tăng, phí cố định cũng tăng theo. Shop cần đưa khoản này vào giá bán và tính lợi nhuận của từng sản phẩm. Một mặt hàng có biên lợi nhuận thấp có thể trở thành mặt hàng lỗ sau khi trừ phí cố định. Việc theo dõi theo tháng giúp chủ shop nhận biết tác động của thay đổi chính sách phí đối với kết quả kinh doanh.
Shopee cần lưu ý phí thanh toán
Phí thanh toán phát sinh do nền tảng xử lý giao dịch và phương thức thanh toán của khách. Dù tỷ lệ trên từng đơn có thể không lớn, tổng phí sẽ đáng kể khi số lượng giao dịch tăng. Đây là khoản cần được ghi nhận riêng thay vì trừ thẳng vào doanh thu mà không có giải thích.
Kế toán nên đối chiếu phí thanh toán trên báo cáo của Shopee với giá trị đơn hàng đủ điều kiện tính phí. Nếu có chênh lệch, shop cần kiểm tra đơn hoàn, đơn điều chỉnh hoặc giao dịch thuộc chính sách riêng. Theo dõi đều giúp phát hiện trường hợp bị tính phí chưa đúng hoặc phí tăng do thay đổi chương trình.
Shopee cần lưu ý quảng cáo Shopee
Chi phí quảng cáo có thể được trừ từ số dư quảng cáo, ví điện tử hoặc tài khoản thanh toán tùy cách shop thiết lập. Nếu không gom đủ các nguồn, kế toán dễ bỏ sót một phần chi phí. Đặc biệt, nhiều shop nạp tiền quảng cáo một lần nhưng sử dụng trong nhiều ngày hoặc nhiều tháng, dẫn đến nhầm giữa tiền nạp và chi phí thực tế đã tiêu.
Để đánh giá hiệu quả, cần theo dõi chi phí quảng cáo theo chiến dịch, sản phẩm hoặc thời gian. Doanh thu tăng không có nghĩa quảng cáo hiệu quả nếu chi phí để tạo ra đơn hàng quá cao. Chủ shop nên so sánh doanh thu từ quảng cáo, lợi nhuận sau phí và tỷ lệ chuyển đổi thay vì chỉ nhìn số lượt truy cập hoặc số đơn phát sinh.
Shopee cần lưu ý voucher và freeship
Voucher và freeship là công cụ giúp tăng khả năng chốt đơn nhưng có thể làm giảm mạnh lợi nhuận. Shop cần xác định phần nào do mình tài trợ, phần nào được Shopee hỗ trợ. Nếu không tách rõ, chủ shop có thể tưởng rằng nền tảng đã bù toàn bộ trong khi thực tế người bán vẫn chịu một phần đáng kể.
Chi phí voucher nên được theo dõi theo chương trình và thời gian áp dụng. Có chương trình tạo ra nhiều đơn mới nhưng khách chỉ mua khi được giảm sâu. Nếu tỷ lệ khách quay lại thấp, shop có thể không thu hồi được chi phí khuyến mãi. Việc phân tích lợi nhuận sau voucher và freeship giúp lựa chọn chương trình phù hợp thay vì tham gia theo phong trào.
Hóa đơn và chứng từ của Shopee: thiếu gì thường gây khó về sau?
Dữ liệu trên ứng dụng giúp theo dõi hoạt động bán hàng nhưng chưa thay thế toàn bộ hồ sơ kế toán và chứng từ thuế. Shop cần lưu được căn cứ chứng minh doanh thu, chi phí, hàng hóa mua vào, phí nền tảng và tiền thực nhận. Việc tải và lưu dữ liệu định kỳ cũng giúp tránh tình trạng cần kiểm tra giao dịch cũ nhưng tài khoản không còn truy cập được đầy đủ.
Hồ sơ Shopee: lưu và đối chiếu báo cáo đơn hàng
Báo cáo đơn hàng là nguồn dữ liệu thể hiện mã đơn, sản phẩm, số lượng, giá trị, trạng thái và thời gian phát sinh. Shop nên tải báo cáo theo từng kỳ, tránh chỉ xem trực tiếp trên màn hình. Dữ liệu cần được lưu có hệ thống để có thể tra lại khi phát sinh hoàn hàng, khiếu nại hoặc yêu cầu giải trình.
Báo cáo đơn hàng nên được đối chiếu với phiếu xuất kho, dữ liệu quản lý kho và báo cáo doanh thu. Nếu có đơn trên Shopee nhưng không có phiếu xuất, cần kiểm tra xem đơn bị hủy hay nhân viên chưa cập nhật. Nếu có hàng xuất nhưng không có đơn tương ứng, cần xác định đó là hàng tặng, đổi trả hay giao dịch ngoài sàn.
Hồ sơ Shopee: lưu và đối chiếu sao kê tiền về
Sao kê ngân hàng hoặc báo cáo giao dịch tài khoản nhận tiền là căn cứ xác nhận dòng tiền thực tế. Mỗi khoản Shopee chuyển về cần được gắn với kỳ thanh toán và danh sách đơn liên quan. Chỉ ghi nội dung “Shopee chuyển tiền” sẽ không đủ để giải thích khi cần kiểm tra chi tiết.
Kế toán nên lưu cả thông tin ngày nhận, số tiền, nội dung giao dịch và báo cáo đối soát tương ứng. Trường hợp tiền được chuyển vào tài khoản cá nhân của chủ shop, việc theo dõi càng cần rõ ràng để tránh lẫn với tiền cá nhân. Khi đủ điều kiện, shop nên sử dụng tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh để kiểm soát dòng tiền thuận lợi hơn.
Hồ sơ Shopee: lưu và đối chiếu hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào chứng minh nguồn gốc hàng hóa và chi phí mà shop đã phát sinh. Shop cần thu thập hóa đơn mua hàng, chi phí đóng gói, vận chuyển, kho bãi, quảng cáo, phần mềm và các dịch vụ liên quan. Việc mua hàng không có hóa đơn hoặc hóa đơn không phù hợp có thể làm doanh nghiệp gặp khó khi xác định chi phí hợp lệ.
Hóa đơn cần được đối chiếu với hàng thực tế nhập kho và khoản tiền đã thanh toán. Nếu hóa đơn ghi số lượng lớn nhưng kho không có hàng tương ứng, kế toán phải kiểm tra hàng đã bán, hàng đang vận chuyển hoặc sai lệch nhập liệu. Nếu có hàng nhập nhưng chưa nhận hóa đơn, shop cần theo dõi riêng để nhắc nhà cung cấp bổ sung trước khi chốt kỳ.
Hồ sơ Shopee: lưu và đối chiếu báo cáo phí nền tảng
Báo cáo phí cho biết các khoản Shopee đã khấu trừ từ giao dịch của shop. Đây là căn cứ để giải thích vì sao tiền thực nhận thấp hơn doanh thu. Shop nên lưu báo cáo chi tiết thay vì chỉ ghi một khoản tổng phí vào cuối tháng.
Mỗi loại phí cần được phân loại đúng bản chất để phục vụ quản trị. Phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, quảng cáo, voucher và phí liên quan đến vận chuyển có tác động khác nhau đến lợi nhuận. Khi tách riêng, chủ shop có thể nhận biết khoản nào đang tăng nhanh và điều chỉnh chiến lược bán hàng.
Khi doanh thu tăng nhanh, Shopee thường vướng ở đâu?
Doanh thu tăng thường kéo theo số lượng đơn, giao dịch hoàn hủy, chi phí quảng cáo và dữ liệu đối soát tăng theo. Nếu quy trình kiểm soát không được nâng cấp, shop có thể bán được nhiều hơn nhưng không biết chính xác lợi nhuận còn lại. Sai lệch nhỏ ở từng đơn sẽ tích lũy thành vấn đề lớn khi quy mô tăng.
Shopee: cách xử lý khi nhiều loại phí trên một đơn
Một đơn có thể đồng thời chịu phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo và phần voucher do shop tài trợ. Để xử lý, kế toán cần giữ nguyên mã đơn làm khóa đối chiếu. Mỗi loại phí được ghi thành một dòng hoặc một trường riêng nhưng vẫn liên kết với cùng giao dịch.
Việc tách này giúp tính được lợi nhuận thực tế của đơn hàng. Nếu chỉ ghi tổng phí, chủ shop không biết khoản nào có thể tối ưu. Khi chính sách phí thay đổi, dữ liệu chi tiết còn giúp mô phỏng tác động đến giá bán và lợi nhuận của từng nhóm sản phẩm.
Shopee: cách xử lý khi hoàn hàng
Đơn hoàn cần được xử lý đồng thời ở doanh thu, giá vốn, hàng tồn kho, phí vận chuyển và tiền thanh toán. Nếu khách được hoàn tiền, doanh thu đã ghi nhận trước đó phải được điều chỉnh. Nếu hàng quay lại kho và còn bán được, giá trị hàng cần được nhập lại. Nếu hàng hư hỏng, mất mát hoặc không thể bán, shop phải phản ánh phần tổn thất thực tế.
Không nên mặc định mọi đơn hoàn đều giống nhau. Có đơn hoàn trước khi giao thành công, có đơn khách trả lại sau khi nhận, có đơn thất lạc và được nền tảng bồi hoàn. Mỗi trường hợp ảnh hưởng khác nhau đến doanh thu và chi phí. Hồ sơ cần có mã đơn, lý do hoàn, tình trạng hàng và kết quả xử lý của Shopee.
Shopee: cách xử lý khi đơn trợ giá
Với đơn trợ giá, kế toán phải xác định tổng giá trị sản phẩm, số tiền khách trả, phần giảm giá shop chịu và phần nền tảng hỗ trợ. Doanh thu của shop không nên chỉ căn cứ vào tiền khách thanh toán nếu còn khoản hỗ trợ được nhận từ Shopee. Ngược lại, cũng không nên ghi toàn bộ giá niêm yết nếu shop phải tự chịu phần giảm giá.
Dữ liệu trợ giá cần được đối chiếu với báo cáo chương trình và báo cáo thanh toán. Có trường hợp khoản hỗ trợ được ghi nhận ở thời điểm khác với thời điểm đơn hàng hoàn tất. Nếu không theo dõi riêng, shop có thể ghi thiếu doanh thu hoặc không phát hiện khoản hỗ trợ chưa được thanh toán.
Shopee: cách xử lý khi tiền về ví/sao kê theo chu kỳ
Tiền về theo chu kỳ làm phát sinh khoảng cách giữa doanh thu và dòng tiền. Kế toán nên ghi nhận khoản còn phải thu từ Shopee đối với các đơn đã hoàn tất nhưng chưa được chuyển tiền. Khi tiền về tài khoản, khoản phải thu được giảm tương ứng, thay vì ghi thêm một lần doanh thu mới.
Cách xử lý này ngăn việc trùng doanh thu và giúp biết nền tảng còn phải thanh toán bao nhiêu. Cuối kỳ, số dư phải thu cần khớp với số dư chờ thanh toán trên hệ thống Shopee. Nếu không khớp, kế toán cần rà các đơn bị giữ tiền, đang khiếu nại hoặc thuộc kỳ thanh toán tiếp theo.
Shopee: cách xử lý khi đơn hủy sau khi đã đóng gói
Đơn bị hủy sau khi đóng gói có thể chưa làm phát sinh doanh thu nhưng đã tạo ra chi phí bao bì, nhân công và thao tác kho. Hàng cần được kiểm tra và nhập lại đúng vị trí. Nếu tem, hộp hoặc vật tư đóng gói không tái sử dụng được, chi phí này vẫn phải được ghi nhận.
Shop nên theo dõi tỷ lệ đơn hủy sau đóng gói để đánh giá chất lượng đơn hàng và hiệu quả vận hành. Nếu tỷ lệ cao, nguyên nhân có thể đến từ thời gian xử lý lâu, khách đặt nhầm, giá thay đổi hoặc xác nhận đơn chưa tốt. Dữ liệu kế toán kết hợp dữ liệu vận hành sẽ giúp chủ shop nhìn thấy khoản chi phí ẩn mà doanh thu không thể hiện.
Tiền lương, tiền công và hoa hồng trong Shopee: đừng gom chung
Nhân sự Shopee có thể gồm chủ shop, nhân viên tư vấn, nhân viên đóng gói, nhân viên kho, người chạy quảng cáo và cộng tác viên. Mỗi nhóm có cách tính thu nhập và trách nhiệm khác nhau. Nếu gom toàn bộ thành một khoản chi nhân sự, shop khó đánh giá hiệu suất và khó kiểm soát việc thanh toán.
Shopee: theo dõi khoản trả cho chủ shop
Khoản tiền chủ shop rút ra không phải lúc nào cũng là chi phí tiền lương. Nếu hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp, việc chủ sở hữu rút tiền cần được xác định rõ là lương, hoàn ứng, thanh toán khoản đã chi hộ, tạm ứng lợi nhuận hay khoản vay. Ghi sai bản chất có thể làm lệch chi phí và dòng tiền.
Chủ shop nên tách tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh. Mỗi lần rút tiền cần có nội dung rõ ràng. Điều này giúp kế toán xác định đâu là tiền phục vụ hoạt động kinh doanh, đâu là tiền chủ sử dụng cho mục đích cá nhân và đâu là khoản doanh nghiệp còn phải hoàn trả.
Shopee: theo dõi khoản trả cho nhân viên chốt đơn
Nhân viên chốt đơn có thể được trả lương cố định, thưởng theo doanh số, thưởng theo đơn thành công hoặc hoa hồng theo sản phẩm. Cách tính cần được quy định rõ để tránh tranh chấp và tránh ghi nhận sai chi phí. Đơn phát sinh chưa chắc đã được tính thưởng nếu sau đó bị hủy hoặc hoàn.
Kế toán nên căn cứ vào đơn giao thành công hoặc tiêu chí đã thống nhất để tính thu nhập. Dữ liệu hoa hồng cần liên kết với nhân viên phụ trách, mã đơn và kỳ trả lương. Khi số lượng nhân viên tăng, cách theo dõi này giúp tránh tính trùng đơn hoặc trả hoa hồng cho đơn không đủ điều kiện.
Shopee: theo dõi khoản trả cho nhân viên kho
Nhân viên kho thường được trả lương theo thời gian làm việc, sản lượng đóng gói hoặc kết hợp thưởng hiệu suất. Chi phí này nên được theo dõi riêng với nhân viên bán hàng vì liên quan trực tiếp đến vận hành và số lượng đơn xử lý.
Ngoài lương, shop có thể phát sinh phụ cấp, tiền làm thêm, thưởng giảm sai sót và trách nhiệm bồi thường theo quy định nội bộ. Hồ sơ chấm công, bảng lương và căn cứ tính thưởng cần được lưu đầy đủ. Việc này vừa giúp kiểm soát chi phí vừa phản ánh đúng năng suất của bộ phận kho.
Shopee: theo dõi khoản trả cho cộng tác viên
Cộng tác viên có thể giới thiệu khách, đăng bài, livestream hoặc hỗ trợ bán hàng theo chiến dịch. Khoản trả thường dựa trên số đơn, doanh thu hoặc kết quả cụ thể. Shop cần có căn cứ xác định công việc đã hoàn thành và số tiền phải trả.
Nếu cộng tác viên nhận tiền khách rồi chuyển lại cho shop, cần tách phần tiền thu hộ và phần hoa hồng được hưởng. Không nên chỉ ghi phần tiền thực chuyển về vì có thể làm thiếu doanh thu. Đồng thời, khoản hoa hồng cần được theo dõi cùng hồ sơ thanh toán và thông tin người nhận để phục vụ quản lý chi phí.
Khi một người cùng làm nhiều phần việc của Shopee
Một người có thể vừa chốt đơn, vừa đóng gói, vừa quản lý kho hoặc chạy quảng cáo. Khi đó, tổng thu nhập nên được tách theo phần việc hoặc ít nhất theo cơ chế tính. Lương cố định, phụ cấp, thưởng doanh số và hoa hồng cần được thể hiện rõ thay vì gộp thành một khoản không có căn cứ.
Việc tách giúp chủ shop đánh giá xem chi phí đang tập trung ở khâu nào và người lao động tạo ra giá trị gì. Khi quy mô tăng, dữ liệu này còn hỗ trợ quyết định có nên tuyển thêm người, thuê ngoài hay phân công lại công việc.
Cách chia việc kế toán Shopee thành những bước dễ làm
Kế toán Shopee sẽ nhẹ hơn nếu dữ liệu được xử lý đều đặn. Mục tiêu không phải là kiểm tra mọi thứ mỗi ngày mà là chia công việc theo tần suất phù hợp. Các giao dịch mới cần được gom hằng ngày, khoản bất thường cần được rà hằng tuần và toàn bộ doanh thu, phí, công nợ cần được chốt cuối tháng.
Shopee hằng ngày: gom tiền vào, tiền ra và giao dịch chưa rõ
Mỗi ngày, shop nên thu thập dữ liệu đơn hàng, khoản chi, tiền quảng cáo, hàng nhập và các giao dịch chưa xác định được nội dung. Những khoản chưa rõ không nên tự ý ghi vào doanh thu hoặc chi phí mà cần đưa vào nhóm chờ kiểm tra.
Việc gom hằng ngày giúp hạn chế thất lạc chứng từ. Nhân viên có thể gửi hóa đơn, ảnh thanh toán hoặc thông tin giao dịch ngay sau khi phát sinh. Khi dữ liệu được tập trung tại một nơi, kế toán không phải tìm lại qua nhiều nhóm chat và tài khoản cá nhân vào cuối tháng.
Shopee hằng tuần: kiểm tra khoản khách còn nợ và khoản sắp phải trả
Mặc dù phần lớn đơn Shopee được nền tảng thu tiền, shop vẫn có thể phát sinh khoản phải thu từ Shopee, khoản bồi hoàn chưa nhận hoặc giao dịch bán ngoài hệ thống. Đồng thời, shop có các khoản phải trả cho nhà cung cấp, nhân viên, đơn vị vận chuyển và dịch vụ quảng cáo.
Kiểm tra hằng tuần giúp chủ shop chủ động dòng tiền. Doanh số cao nhưng tiền chưa về đủ có thể khiến shop thiếu tiền nhập hàng. Khi biết rõ khoản nào sắp thu và khoản nào sắp trả, chủ shop có thể điều chỉnh kế hoạch nhập kho và ngân sách quảng cáo.
Shopee cuối tháng: khớp doanh thu với tiền thực nhận
Cuối tháng, kế toán cần khớp doanh thu của các đơn đã hoàn tất với tiền đã nhận và số tiền còn chờ Shopee thanh toán. Phần chênh lệch phải được giải thích bằng phí, đơn hoàn, khoản giữ lại hoặc khác biệt kỳ đối soát.
Việc đối chiếu cần đi từ báo cáo đơn hàng sang báo cáo thanh toán rồi đến sao kê ngân hàng. Nếu làm ngược bằng cách chỉ nhìn tiền vào tài khoản, nhiều khoản phí và công nợ sẽ bị bỏ qua. Kết quả cuối cùng phải cho thấy doanh thu, tổng phí, tiền đã nhận và tiền còn phải thu.
Shopee định kỳ: rà lại hóa đơn, hợp đồng và giấy tờ còn thiếu
Ngoài dữ liệu bán hàng, shop cần rà hóa đơn mua vào, hợp đồng dịch vụ, hồ sơ lao động và các chứng từ thanh toán. Việc rà định kỳ giúp phát hiện nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn hoặc nhân viên chưa nộp chứng từ.
Các giấy tờ còn thiếu nên được lập danh sách theo người phụ trách và thời hạn bổ sung. Không nên để đến cuối năm mới yêu cầu vì nhà cung cấp có thể ngừng hoạt động, thay đổi nhân sự hoặc không còn khả năng cung cấp lại tài liệu.
Chủ Shopee nên xem 5 con số nào mỗi tháng?
Báo cáo kế toán chỉ hữu ích khi chủ shop đọc được và dùng để ra quyết định. Thay vì xem quá nhiều chỉ tiêu, chủ shop nên tập trung vào những con số phản ánh dòng tiền, lợi nhuận, chất lượng đơn hàng, hiệu quả quảng cáo và lượng vốn nằm trong kho.
Doanh thu thực nhận của Shopee: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Doanh thu thực nhận cần phản ánh giá trị shop được hưởng sau các khoản giảm giá liên quan trực tiếp đến người bán, nhưng trước khi trừ các chi phí vận hành cần phân tích riêng. Con số này khác với doanh số niêm yết và cũng khác với tiền nền tảng chuyển về.
Theo dõi doanh thu thực nhận theo tháng giúp biết hoạt động bán hàng có thực sự tăng hay chỉ tăng do trợ giá. Khi so sánh với số đơn và số lượng sản phẩm, chủ shop còn có thể nhận biết giá trị đơn trung bình đang tăng hay giảm.
Lãi sau phí của Shopee: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Lãi sau phí là phần còn lại sau khi trừ giá vốn, phí nền tảng, phí thanh toán, quảng cáo, voucher, chi phí đóng gói và các chi phí trực tiếp khác. Đây là con số quan trọng hơn doanh số vì cho biết shop thực sự giữ lại được bao nhiêu từ hoạt động bán hàng.
Chỉ tiêu nên được xem theo sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm. Nếu chỉ xem tổng lãi, một nhóm sản phẩm có lợi nhuận cao có thể che lấp nhóm đang lỗ. Khi có dữ liệu chi tiết, chủ shop có thể điều chỉnh giá, giảm quảng cáo hoặc dừng bán mặt hàng không hiệu quả.
Tỷ lệ hoàn hàng của Shopee: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Tỷ lệ hoàn hàng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí vận chuyển, nhân công và chất lượng hàng tồn kho. Tỷ lệ cao có thể xuất phát từ mô tả sản phẩm chưa đúng, đóng gói kém, giao hàng chậm hoặc khách đặt nhưng không nhận.
Theo dõi theo sản phẩm và lý do hoàn giúp shop tìm đúng nguyên nhân. Nếu một sản phẩm có tỷ lệ hoàn cao hơn bình thường, shop cần kiểm tra chất lượng, hình ảnh, kích thước hoặc cách tư vấn. Giảm tỷ lệ hoàn thường mang lại lợi nhuận bền vững hơn việc chỉ tăng ngân sách quảng cáo.
Chi phí quảng cáo của Shopee: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Chi phí quảng cáo cần được đặt cạnh doanh thu và lợi nhuận từ các đơn liên quan. Tổng tiền quảng cáo tăng không đáng lo nếu lợi nhuận tăng tương ứng. Ngược lại, doanh số tăng nhưng lãi giảm cho thấy chiến dịch đang sử dụng ngân sách chưa hiệu quả.
Chủ shop nên xem chi phí quảng cáo trên một đơn thành công và tỷ lệ chi phí quảng cáo trên doanh thu. Khi các chỉ tiêu tăng vượt mức lợi nhuận cho phép, shop cần điều chỉnh từ khóa, sản phẩm chạy quảng cáo hoặc giá bán.
Giá vốn tồn kho của Shopee: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Hàng tồn kho là tiền đang nằm trong sản phẩm chưa bán. Doanh thu tăng nhưng tồn kho tăng nhanh hơn có thể khiến shop thiếu dòng tiền. Chủ shop cần biết tổng giá vốn tồn kho, nhóm hàng bán chậm và thời gian lưu kho.
Dữ liệu tồn kho cũng giúp lập kế hoạch nhập hàng. Nếu nhập theo cảm tính, shop có thể thiếu sản phẩm bán chạy nhưng dư sản phẩm ít người mua. Theo dõi giá vốn thay vì chỉ theo dõi số lượng giúp nhìn rõ lượng vốn đang bị giữ trong kho.
Thuê kế toán cho Shopee: doanh nghiệp nhận lại những đầu việc nào?
Kế toán cho Shopee không chỉ là kê khai thuế hoặc nhập hóa đơn. Dịch vụ phù hợp cần hiểu cách sàn đối soát, cách phí được khấu trừ và cách đơn hoàn ảnh hưởng đến doanh thu, giá vốn. Chủ shop cần nhận lại được số liệu dễ hiểu để biết hoạt động kinh doanh đang có lãi hay không.
Nhận và sắp xếp dữ liệu riêng cho mô hình Shopee
Kế toán cần tiếp nhận báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, báo cáo phí, sao kê ngân hàng, hóa đơn mua vào và dữ liệu kho. Các nguồn này phải được sắp xếp theo kỳ và liên kết với nhau.
Việc tổ chức dữ liệu riêng cho Shopee giúp tránh trộn với giao dịch của website, cửa hàng hoặc sàn khác. Khi cần kiểm tra một khoản tiền, kế toán có thể truy ngược về mã đơn và chứng từ liên quan.
Kiểm tra doanh thu, chi phí và các khoản còn phải thu/phải trả của Shopee
Kế toán cần xác định doanh thu thực tế, tổng phí, giá vốn và khoản Shopee còn phải thanh toán. Đồng thời, các khoản phải trả cho nhà cung cấp, nhân viên và dịch vụ cũng cần được theo dõi.
Kết quả không chỉ là báo cáo doanh thu mà phải cho thấy tình trạng dòng tiền. Chủ shop cần biết tiền đang nằm ở số dư sàn, hàng tồn kho hay các khoản đã chi trước để có quyết định phù hợp.
Nhắc giấy tờ của Shopee còn thiếu trước khi bị dồn cuối kỳ
Kế toán cần theo dõi hóa đơn và chứng từ còn thiếu ngay trong kỳ. Khi phát hiện khoản mua hàng chưa có hóa đơn hoặc khoản thanh toán chưa rõ nội dung, cần thông báo sớm cho chủ shop.
Cách làm này giảm áp lực cuối quý, cuối năm và hạn chế chi phí không đủ hồ sơ. Chủ shop cũng có thời gian làm việc với nhà cung cấp thay vì xử lý gấp khi thời hạn kê khai đã gần hết.
Lập báo cáo dễ hiểu để chủ Shopee biết tình hình tiền và lợi nhuận
Báo cáo nên thể hiện doanh thu, giá vốn, phí nền tảng, quảng cáo, chi phí nhân sự, lợi nhuận và dòng tiền. Ngôn ngữ cần đơn giản, có so sánh với kỳ trước và giải thích khoản biến động lớn.
Một báo cáo tốt phải giúp chủ shop hành động. Khi phí quảng cáo tăng, báo cáo cần cho thấy lợi nhuận có tăng tương ứng hay không. Khi tiền giảm, báo cáo cần chỉ ra tiền đang nằm trong tồn kho, số dư sàn hay khoản chi chưa thu hồi.
Hỗ trợ Shopee xử lý khi số liệu giữa các nguồn không khớp
Chênh lệch có thể xuất hiện giữa báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, số dư Shopee và sao kê ngân hàng. Kế toán cần xác định nguyên nhân theo từng mã đơn và kỳ đối soát.
Việc xử lý không nên chỉ điều chỉnh một con số cho khớp tổng. Mỗi chênh lệch phải có giải thích như đơn hoàn, phí bị trừ, tiền chưa đến kỳ chuyển hoặc khoản điều chỉnh từ kỳ trước. Cách làm này giúp số liệu có thể kiểm tra lại về sau.
Những câu chủ Shopee thường hỏi trước khi thuê kế toán
Trước khi thuê kế toán, chủ shop thường quan tâm đến những vấn đề đang trực tiếp gây khó trong vận hành. Các câu hỏi chủ yếu xoay quanh chênh lệch tiền, đơn hoàn, phí nền tảng và bán hàng nhiều kênh.
Tiền sàn chuyển về ít hơn doanh số vì sao với Shopee?
Tiền sàn chuyển về ít hơn doanh số vì Shopee đã khấu trừ phí nền tảng, phí thanh toán, phí dịch vụ, voucher, quảng cáo hoặc các khoản điều chỉnh. Ngoài ra, một phần doanh thu có thể chưa đến kỳ thanh toán hoặc đang bị giữ do đơn hàng chưa hoàn tất.
Muốn xác định chính xác, cần đối chiếu từng kỳ thanh toán thay vì so tổng doanh số tháng với một khoản tiền chuyển về. Khi tách đủ các khoản, phần chênh lệch phải được giải thích rõ và số tiền còn chờ thanh toán phải được theo dõi riêng.
Đơn hoàn xử lý thế nào với Shopee?
Đơn hoàn cần điều chỉnh doanh thu nếu trước đó đã ghi nhận, đồng thời xử lý giá vốn và hàng tồn kho theo tình trạng hàng nhận lại. Các khoản phí vận chuyển, bồi hoàn hoặc hỗ trợ của nền tảng cũng cần được ghi nhận riêng.
Nếu hàng còn bán được, shop nhập lại kho. Nếu hàng hư hỏng, cần phản ánh tổn thất. Nếu Shopee bồi hoàn, khoản bồi hoàn phải được gắn với đơn hàng để tránh ghi nhận thiếu hoặc trùng.
Phí nền tảng cần theo dõi ra sao với Shopee?
Phí nền tảng nên được tách theo từng loại và theo kỳ. Việc chỉ ghi một khoản tổng phí khiến shop khó biết loại chi phí nào đang tăng và chương trình nào làm giảm lợi nhuận.
Kế toán cần đối chiếu phí với báo cáo chi tiết và kiểm tra mức phí áp dụng. Dữ liệu phí còn được dùng để tính giá bán tối thiểu và xác định sản phẩm nào không còn đủ biên lợi nhuận.
Bán nhiều kênh tránh trùng doanh thu thế nào với Shopee?
Mỗi kênh bán nên có mã nguồn riêng. Đơn phát sinh trên Shopee cần được nhận diện bằng mã đơn sàn, trong khi đơn website, mạng xã hội và cửa hàng cần có mã riêng. Khi khách đặt qua một kênh nhưng thanh toán qua kênh khác, shop phải ghi chú để tránh ghi hai lần.
Tiền vào ngân hàng không nên được dùng làm căn cứ duy nhất để ghi doanh thu. Kế toán cần dựa vào giao dịch gốc và dùng sao kê để xác nhận thanh toán. Nhờ đó, một đơn chỉ được ghi nhận một lần dù xuất hiện trên nhiều hệ thống.
Trước khi thuê kế toán, chủ Shopee nên hỏi những gì?
Chủ shop nên đánh giá nhu cầu dựa trên mức độ phức tạp của giao dịch chứ không chỉ dựa vào doanh thu. Một shop doanh thu chưa lớn nhưng có nhiều sản phẩm, nhiều chương trình và tỷ lệ hoàn cao vẫn cần quy trình kế toán chặt chẽ. Người làm kế toán phải hiểu dữ liệu sàn và có khả năng giải thích số liệu bằng ngôn ngữ kinh doanh.
Khi giao dịch của Shopee tăng nhanh và chủ không còn tự kiểm tra hết
Khi số lượng đơn tăng, chủ shop khó kiểm tra từng khoản phí và từng lần chuyển tiền. Đây là thời điểm cần phân công người theo dõi hoặc thuê kế toán có quy trình rõ ràng.
Nếu tiếp tục quản lý bằng ghi nhớ và file rời rạc, sai sót sẽ tăng theo số lượng đơn. Việc xây dựng hệ thống sớm giúp shop tránh phải làm lại dữ liệu khi quy mô đã quá lớn.
Khi nhiều người trong Shopee cùng thu, chi hoặc nhận tiền khách
Khi nhiều nhân viên cùng mua hàng, nhận tiền, chi quảng cáo hoặc thanh toán dịch vụ, dòng tiền dễ bị phân tán. Chủ shop cần quy định tài khoản sử dụng, người phê duyệt và chứng từ phải nộp.
Kế toán có nhiệm vụ tập trung dữ liệu và đối chiếu khoản nào đã chi, khoản nào là tạm ứng và khoản nào còn phải hoàn lại. Nếu không có quy trình, tiền kinh doanh dễ bị lẫn với tiền cá nhân của nhân viên và chủ shop.
Khi giấy tờ của Shopee thường xuyên bị dồn hoặc thất lạc
Giấy tờ bị dồn cho thấy quy trình thu thập chứng từ chưa phù hợp. Shop cần có thời điểm gửi hóa đơn, nơi lưu thống nhất và người chịu trách nhiệm kiểm tra.
Kế toán nên nhắc trong tháng thay vì chờ cuối kỳ. Chứng từ được thu thập sớm giúp việc kê khai và lập báo cáo chính xác hơn, đồng thời giảm nguy cơ bỏ sót chi phí thực tế.
Khi chủ Shopee không biết chính xác phần việc nào đang có lãi
Nếu chủ shop chỉ biết tổng doanh số và số tiền còn trong tài khoản, việc kinh doanh đang thiếu dữ liệu quản trị. Shop cần báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm, nhóm hàng hoặc chiến dịch.
Kế toán có thể giúp tách giá vốn, phí và quảng cáo để xác định phần việc tạo lợi nhuận. Khi biết rõ mặt hàng nào có lãi, chủ shop có thể tập trung nguồn lực thay vì tiếp tục bán những sản phẩm chỉ tạo doanh số nhưng không tạo tiền.
Khi cần một người hiểu cách vận hành của Shopee, không chỉ nhập số
Người làm kế toán Shopee cần hiểu trạng thái đơn, chu kỳ đối soát, khoản trợ giá, đơn hoàn và các loại phí. Nếu chỉ nhập tổng doanh thu và tổng tiền nhận, báo cáo sẽ không giải thích được hoạt động thực tế.
Một kế toán phù hợp phải nối được dữ liệu vận hành với số liệu tài chính. Khi có chênh lệch, người đó cần truy được về mã đơn, báo cáo phí và lần chuyển tiền tương ứng. Khi có biến động lợi nhuận, kế toán cần chỉ ra nguyên nhân nằm ở giá vốn, quảng cáo, hoàn hàng hay chính sách phí. Đây mới là giá trị mà chủ Shopee cần nhận được khi thuê dịch vụ kế toán.
Dịch vụ kế toán Shopee không chỉ hỗ trợ người bán tổng hợp đơn hàng, đối soát doanh thu, hạch toán phí sàn, giá vốn và chi phí vận hành mà còn giúp hoàn thiện sổ sách, kê khai và quyết toán thuế đúng quy định. Đồng hành cùng đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp hạn chế sai sót giữa doanh thu trên hệ thống với số tiền thực nhận, kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi lợi nhuận và chủ động xử lý các vấn đề về hóa đơn, chứng từ. Đây là nền tảng quan trọng để nhà bán hàng tối ưu chi phí, mở rộng gian hàng, phát triển thêm sản phẩm và xây dựng hoạt động kinh doanh bền vững trên Shopee.
