Dịch vụ kế toán cửa hàng nội thất là giải pháp giúp các cửa hàng quản lý chặt chẽ hoạt động tài chính, doanh thu, hàng tồn kho và công nợ trong quá trình kinh doanh. Với đặc điểm kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị cao, thời gian lưu kho dài và thường kết hợp dịch vụ vận chuyển, lắp đặt, việc tổ chức hệ thống kế toán bài bản sẽ giúp chủ cửa hàng kiểm soát hiệu quả chi phí, tối ưu lợi nhuận và tuân thủ đúng quy định về thuế. Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp còn giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.
“Một bộ sofa đi qua sổ sách như thế nào?” – Kế toán bắt đầu trước cả lúc giao hàng
Khách chọn mẫu, báo giá và chốt đơn tạo ra những dữ liệu gì?
Khi khách hàng chọn mẫu sofa, bàn ghế, giường, tủ hoặc các sản phẩm nội thất khác, cửa hàng cần xác định rõ mã sản phẩm, kích thước, chất liệu, màu sắc, số lượng, đơn giá và thời gian giao hàng.
Tiền đặt cọc có phải ghi nhận ngay là doanh thu không?
Khi khách hàng chuyển tiền đặt cọc hoặc ứng trước, cửa hàng đã nhận được tiền nhưng chưa chắc đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
Ví dụ, khách đặt mua bộ sofa trị giá 40 triệu đồng và chuyển trước 15 triệu đồng.
Đơn hàng có sản phẩm, vận chuyển và lắp đặt phải tách như thế nào?
Một đơn hàng nội thất thường không chỉ có giá trị của sản phẩm.
Nếu thuê đơn vị bên ngoài, cần có hợp đồng, phiếu giao việc, biên bản hoàn thành và chứng từ thanh toán.
Một chương trình tưởng như hỗ trợ bán hàng có thể làm giảm đáng kể lợi.
Khi nào cửa hàng được ghi nhận doanh thu bán nội thất?
Thời điểm ghi nhận doanh thu cần gắn với quá trình cửa hàng hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho khách.
Nếu cửa hàng giao hàng trước nhưng khách còn giữ lại một phần tiền để chờ hoàn thiện, kế toán cần theo dõi riêng khoản phải thu.
Vì sao bán được hàng nhưng chưa chắc đã biết chính xác lợi nhuận?
Giá bán của bộ sofa không phải là toàn bộ lợi ích mà cửa hàng thu được.
Nếu cửa hàng nhập nhiều lô hàng với giá khác nhau nhưng không có phương pháp theo dõi thống nhất, giá vốn dễ bị xác định sai.
“Bản đồ cửa hàng nội thất” – Mỗi mô hình kinh doanh cần một cách làm kế toán khác nhau
Cửa hàng bán nội thất có sẵn tại kho
Mô hình bán hàng có sẵn yêu cầu kiểm soát chặt việc nhập kho, xuất kho và tồn kho thực tế.
Nếu chỉ quản lý theo nhóm chung, việc xác định giá vốn và tình trạng tồn kho sẽ gặp khó khăn.
Showroom trưng bày mẫu nhưng đặt hàng từ nhà sản xuất
Showroom thường chỉ trưng bày một số mẫu đại diện.
Do không duy trì nhiều hàng tồn kho, showroom có thể giảm áp lực vốn.
Khi bán sản phẩm trưng bày, cửa hàng nên có chính sách giá và biên bản xác nhận tình trạng hàng với khách.
Cửa hàng nội thất nhập khẩu
Nội thất nhập khẩu phát sinh nhiều nghiệp vụ ngoài hoạt động mua bán trong nước.
Kế toán cần theo dõi công nợ ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá phát sinh trong quá trình thanh toán.
Cơ sở vừa sản xuất vừa bán đồ gỗ nội thất
Mô hình vừa sản xuất vừa bán hàng có nghiệp vụ phức tạp hơn cửa hàng thương mại.
Mỗi loại cần có đơn vị tính, định mức sử dụng và quy trình xuất kho rõ ràng.
Đơn vị bán hàng kết hợp thiết kế và thi công nội thất
Mô hình thiết kế – thi công thường thực hiện đơn hàng theo công trình, căn hộ, nhà ở, văn phòng hoặc cửa hàng.
Mọi khoản thu, chi, vật tư, tiền công và công nợ phải được gắn đúng mã để xác định hiệu quả.
Cửa hàng bán trên website, Facebook, Zalo và sàn thương mại điện tử
Kinh doanh nội thất online giúp cửa hàng tiếp cận nhiều khách hàng nhưng làm tăng số lượng nguồn dữ liệu cần đối chiếu.
Kế toán không nên lấy số tiền thực nhận làm doanh thu mà phải đối chiếu chi tiết từng khoản.
Mô hình hộ kinh doanh và mô hình công ty khác nhau ra sao?
Hộ kinh doanh và công ty có sự khác nhau về chế độ quản lý, nghĩa vụ kê khai, hệ thống chứng từ và cách tổ chức sổ sách. Vì vậy, cửa hàng cần xác định đúng mô hình pháp lý trước khi xây dựng quy trình kế toán.
Nghiệp vụ cần kiểm soát: Kho, giá vốn, hóa đơn và doanh thu.
“Ba lớp doanh thu” – Bán sản phẩm, giao hàng và thi công không nên ghi chung một dòng
Doanh thu bán bàn, ghế, giường, tủ, sofa và đồ trang trí
Doanh thu bán sản phẩm là khoản thu từ việc chuyển giao các mặt hàng nội thất cho khách hàng. Nhóm này có thể bao gồm:
Sofa, kệ tivi và tủ trang trí.
Cách tập hợp chi phí và tính giá vốn của hai nhóm này có thể khác nhau.
Doanh thu vận chuyển và lắp đặt nội thất
Nội thất thường có kích thước lớn, cần vận chuyển bằng xe chuyên dụng và lắp đặt tại địa điểm của khách hàng.
Tính phí phát sinh nếu giao hàng xa, lên tầng hoặc cần thiết bị hỗ trợ.
Bao gồm toàn bộ chi phí trong giá bán sản phẩm.
Doanh thu thiết kế không gian nội thất
Nhiều đơn vị nội thất cung cấp thêm dịch vụ khảo sát, tư vấn, thiết kế mặt bằng, dựng phối cảnh và lập bản vẽ kỹ thuật.
Phí khảo sát hiện trạng.
Phí tư vấn bố trí không gian.
Phí thiết kế mặt bằng.
Doanh thu thi công theo hợp đồng hoặc theo từng hạng mục
Thi công nội thất có thể bao gồm sản xuất đồ gỗ, lắp đặt hệ tủ, hoàn thiện trần – vách, lắp đặt đèn, rèm, thiết bị và các hạng mục trang trí khác.
Doanh nghiệp cần theo dõi doanh thu thi công theo:
Tổng giá trị hợp đồng.
Khoản thu hộ, chi hộ có được tính vào doanh thu không?
Trong quá trình thực hiện đơn hàng, doanh nghiệp nội thất có thể nhận tiền từ khách để thanh toán hộ cho đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp thiết bị, đội thi công hoặc một bên thứ ba.
Một khoản có thể mang tính chất thu hộ khi:
Xử lý đơn hàng giảm giá, đổi trả hoặc hủy sau khi đã đặt cọc
Đơn hàng nội thất có thể thay đổi sau khi khách đã đặt cọc.
Mức giảm giá.
Đối với đơn hàng bị hủy sau khi đã đặt cọc, cần căn cứ hợp đồng để xác định tiền cọc được hoàn lại, được khấu trừ chi phí hay không được hoàn.
Đối chiếu doanh thu giữa phần mềm bán hàng, ngân hàng và hóa đơn
Doanh thu là một trong những chỉ tiêu dễ chênh lệch nhất nếu cửa hàng sử dụng nhiều hệ thống cùng lúc.
Ba nguồn dữ liệu cần được đối chiếu gồm:
Nguồn dữ liệuNội dung theo dõiNguyên nhân có thể chênh lệch
Sổ công nợKhoản khách còn phải thanh toánDoanh thu đã ghi nhận nhưng chưa thu tiền
“Kho nội thất không chỉ đếm bằng chiếc” – Bài toán tồn kho theo mẫu, màu, kích thước và tình trạng
Xây dựng mã hàng cho từng nhóm sản phẩm nội thất
Mỗi sản phẩm cần được cấp một mã hàng thống nhất ngay khi nhập kho hoặc đưa vào danh mục bán hàng.
Nhóm sản phẩm.
Mã hàng cần được sử dụng thống nhất trên:
Hóa đơn.
Báo cáo bán hàng.
Hồ sơ bảo hành.
Theo dõi cùng một mẫu nhưng khác màu sắc, chất liệu hoặc kích thước
Một mẫu nội thất có thể được sản xuất với nhiều biến thể.
Màu sắc.
Loại vải hoặc da.
Hướng đặt trái hoặc phải.
Báo cáo cần thể hiện số lượng của từng biến thể thay vì chỉ tổng hợp theo tên mẫu.
Phân biệt hàng trưng bày, hàng trong kho và hàng đang vận chuyển
Hàng trưng bày có thể đã được mở bao bì, lắp ráp và sử dụng để khách trải nghiệm.
Trong thời gian này, hàng vẫn thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp nhưng chưa nằm tại địa điểm nhận.
Trạng tháiDữ liệu cần theo dõi
Quản lý hàng nhận ký gửi từ nhà cung cấp
Một số cửa hàng nội thất nhận sản phẩm ký gửi từ nhà sản xuất, xưởng hoặc nhà cung cấp để trưng bày và bán.
Thời hạn ký gửi.
Hàng ký gửi quá hạn nhưng chưa trả lại cũng cần được theo dõi để tránh tranh chấp.
Xử lý hàng lỗi, trầy xước, hư hỏng hoặc mất giá trị
Nội thất dễ bị trầy xước, cong vênh, bạc màu, rách vải, bong sơn hoặc thiếu phụ kiện trong quá trình vận chuyển, trưng bày và bảo quản.
Tình trạng thực tế.
Thời điểm phát hiện.
Giá trị dự kiến bị giảm.
Phương án có thể gồm:
Kiểm kê kho và đối chiếu với phần mềm bán hàng
Kiểm kê là bước xác nhận xem số lượng và tình trạng hàng hóa thực tế có đúng với dữ liệu trên hệ thống hay không.
Doanh nghiệp có thể tổ chức:
Vị trí thực tế.
Khi phát hiện chênh lệch, không nên sửa số liệu ngay trên phần mềm.
Vì sao số lượng đúng nhưng giá trị tồn kho vẫn có thể sai?
Số lượng sản phẩm trên phần mềm có thể khớp hoàn toàn với số lượng thực tế nhưng tổng giá trị tồn kho vẫn sai. Nguyên nhân nằm ở việc xác định giá vốn và trạng thái của hàng hóa.
Các tình huống thường gặp gồm:
Đối chiếu giá trị tồn kho với chứng từ nhập hàng, chi phí liên quan và tình trạng thực tế.
“Giá vốn thật nằm sau tấm rèm” – Một món nội thất phải gánh những chi phí nào?
Giá mua sản phẩm từ nhà cung cấp
Giá mua là khoản đầu tiên cấu thành giá vốn hàng hóa.
Kế toán cần theo dõi giá mua theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, từng lô hàng và từng thời điểm nhập.
Chi phí vận chuyển hàng về kho
Nội thất thường có kích thước lớn, trọng lượng nặng và cần phương tiện vận chuyển phù hợp.
Chi phí vận chuyển về kho cần được tập hợp và phân bổ cho hàng hóa trong chuyến.
Chi phí bốc xếp và bảo quản
Khi hàng về đến kho, cửa hàng có thể tiếp tục phát sinh chi phí thuê nhân công bốc xếp, xe nâng, dụng cụ hỗ trợ hoặc phí nâng hạ.
Việc ghi nhận riêng còn giúp chủ cửa hàng đánh giá kho nào đang phát.
Thuế nhập khẩu và các chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu
Đối với nội thất nhập khẩu, giá vốn không dừng ở giá mua từ nhà cung cấp nước ngoài.
Những khoản này cần được tập hợp theo từng lô nhập khẩu.
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định định giá và đánh giá.
Chi phí gia công, hoàn thiện hoặc thay đổi theo yêu cầu khách hàng
Nhiều sản phẩm nội thất được nhập về ở dạng cơ bản rồi tiếp tục gia công trước khi giao. Showroom có thể phải sơn lại, bọc lại vải, thay tay nắm, cắt chỉnh kích thước, lắp thêm phụ kiện hoặc xử lý bề mặt.
Phân bổ chi phí vận chuyển cho nhiều sản phẩm trong cùng chuyến hàng
Một chuyến xe thường chở nhiều loại nội thất có kích thước và giá trị khác nhau.
Cửa hàng có thể lựa chọn một trong các tiêu thức sau:
Phân bổ theo số lượng sản phẩm.
Phân bổ theo trọng lượng.
Xác định giá vốn đối với hàng trưng bày được bán giảm giá
Hàng trưng bày thường đã được mở bao bì, lắp ráp và sử dụng trong không gian showroom.
Biên bản nên thể hiện thời gian trưng bày, hiện trạng, nguyên nhân giảm giá và mức giá bán được phê duyệt.
Vì sao doanh thu tăng nhưng tỷ suất lợi nhuận có thể giảm?
Doanh thu tăng chỉ phản ánh cửa hàng bán được nhiều hàng hơn hoặc bán với tổng giá trị cao hơn. Điều này chưa khẳng định lợi nhuận cũng tăng tương ứng.
Một số nguyên nhân thường gặp gồm:
Do đó, chủ cửa hàng không nên chỉ theo dõi tổng doanh thu.
“Mê cung tiền cọc và công nợ” – Bán hàng giá trị lớn dễ thất thoát ở đâu?
Theo dõi tiền cọc theo từng khách hàng và đơn hàng
Mỗi khoản tiền cọc phải được gắn với một khách hàng và một mã đơn hàng cụ thể.
Ngày nhận tiền.
Mã đơn hàng hoặc hợp đồng.
Những khoản đã tồn tại lâu nhưng đơn hàng chưa thực hiện cần được kiểm tra riêng.
Quản lý khách mua trả nhiều đợt
Đơn hàng nội thất có thể được thanh toán theo ba hoặc bốn giai đoạn.
Tỷ lệ và số tiền từng đợt.
Ngày đến hạn.
Việc này đặc biệt quan trọng đối với khách chuyển nhiều lần hoặc thanh toán bằng nhiều phương thức.
Theo dõi công nợ theo hợp đồng và thời hạn thanh toán
Công nợ phải được quản lý theo từng hợp đồng, hóa đơn và mốc thanh toán.
Doanh nghiệp nên phân loại công nợ theo thời gian:
Cách phân loại này giúp chủ cửa hàng đánh giá khả năng thu hồi và lên kế hoạch dòng tiền.
Kiểm soát tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ và QR
Một đơn hàng có thể được khách thanh toán bằng nhiều phương thức.
Cuối ngày, kế toán hoặc người phụ trách cần đối chiếu:
Không nên tự động ghi nhận vào doanh thu hoặc công nợ khi chưa xác định rõ nội dung.
Đối chiếu công nợ khi khách thay đổi mẫu hoặc bổ sung sản phẩm
Trong kinh doanh nội thất, khách hàng thường thay đổi lựa chọn sau khi đã đặt cọc.
Mỗi lần thay đổi đều có thể làm tăng hoặc giảm giá trị hợp đồng.
Showroom cần lập phiếu hoặc phụ lục điều chỉnh thể hiện:
Xử lý tiền cọc khi khách hủy đơn hàng
Khi khách hủy đơn, tiền cọc có thể được hoàn toàn bộ, hoàn một phần, chuyển sang đơn khác hoặc không được hoàn tùy theo thỏa thuận và tình trạng thực hiện đơn hàng.
Bảng tính chi phí đã phát sinh.
Cảnh báo các khoản công nợ quá hạn hoặc chưa rõ nội dung
Công nợ quá hạn cần được cảnh báo theo thời gian và mức độ rủi ro. Hệ thống nên cho biết khách hàng nào đang nợ, đơn hàng nào liên quan, số ngày quá hạn và nhân viên nào phụ trách.
Một số dấu hiệu cần cảnh báo gồm:
Khách đã thanh toán nhưng công nợ vẫn còn trên phần mềm.
“Từ showroom đến công trình” – Khi cửa hàng vừa bán vừa thiết kế, thi công nội thất
Phân biệt hợp đồng bán hàng với hợp đồng thi công
Hợp đồng bán hàng thường tập trung vào việc giao một hoặc nhiều sản phẩm nội thất đã xác định rõ về mẫu mã, số lượng, đơn giá và thời gian giao.
Một hợp đồng thi công thường cần làm rõ:
Giá trị hợp đồng.
Điều kiện nghiệm thu.
Tập hợp chi phí theo từng công trình hoặc khách hàng
Mỗi công trình cần được gắn một mã riêng ngay từ khi bắt đầu.
Các nhóm chi phí thường phát sinh gồm:
Chi phí thuê thiết kế.
Việc kiểm soát chỉ được thực hiện khi công trình đã hoàn thành thì thường quá muộn để điều chỉnh.
Theo dõi vật tư xuất dùng cho công trình
Vật tư có thể được mua riêng cho từng công trình hoặc lấy từ kho chung của cửa hàng.
Phiếu xuất vật tư nên thể hiện:
Đối với vật tư thừa sau thi công, cửa hàng cần lập phiếu nhập lại kho.
Đã sử dụng hoặc nghiệm thu.
Hạch toán chi phí nhân công và đội lắp đặt
Chi phí nhân công có thể phát sinh từ nhân viên chính thức của cửa hàng, đội thợ khoán theo công trình hoặc cá nhân được thuê theo ngày.
Các khoản chi phí cần theo dõi gồm:
Chi phí bảo hiểm nếu thuộc diện áp dụng.
Quản lý chi phí thuê thợ, thuê xe và thuê thiết bị
Hoạt động thi công nội thất thường phát sinh nhiều khoản thuê ngoài như thuê thợ điện, thợ nước, thợ sơn, xe tải, xe nâng, máy cắt, máy khoan hoặc thiết bị thi công chuyên dụng.
Hóa đơn hoặc chứng từ phù hợp.
Hồ sơ nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng
Nghiệm thu là căn cứ xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành. Đây cũng là cơ sở để cửa hàng đề nghị khách hàng thanh toán, lập hóa đơn và kết thúc từng giai đoạn thi công.
Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn.
Ghi nhận doanh thu theo tiến độ hay khi hoàn thành?
Việc ghi nhận doanh thu cần bám theo bản chất hợp đồng, khối lượng thực tế và hồ sơ nghiệm thu.
Nếu kế toán chỉ nhìn vào sao kê ngân hàng mà không có hồ sơ tiến độ, doanh thu rất dễ bị ghi nhận sai kỳ.
Xác định lãi lỗ riêng cho từng công trình nội thất
Sau khi tập hợp doanh thu và chi phí theo mã công trình, cửa hàng có thể xác định kết quả riêng của từng hợp đồng.
Báo cáo lãi lỗ công trình nên thể hiện:
Đợt cuối, khách thanh toán 150 triệu đồng sau khi nghiệm thu.
Trường hợp này cho thấy số tiền thu được không phản ánh chính xác hiệu quả của hợp đồng.
“Hóa đơn phải đi cùng thời điểm” – Những tình huống dễ sai tại cửa hàng nội thất
Thời điểm lập hóa đơn khi bán và giao sản phẩm nội thất
Đối với hàng nội thất bán sẵn, cửa hàng cần theo dõi rõ thời điểm sản phẩm được bàn giao cho khách.
Một giao dịch có thể trải qua các bước:
Cửa hàng chuẩn bị hàng.
Hàng được xuất kho.
Khách ký xác nhận.
Lập hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc
Tiền đặt cọc cần được phân biệt với khoản thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã hoàn thành.
Hồ sơ khoản đặt cọc nên gồm:
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản.
Xuất hóa đơn cho hợp đồng thiết kế và thi công nội thất
Hợp đồng thiết kế và thi công có thể bao gồm nhiều nội dung như phí khảo sát, phí thiết kế, sản xuất đồ nội thất, cung cấp vật tư, vận chuyển và lắp đặt.
Số tiền được thanh toán.
Khoản còn phải thu.
Hóa đơn đối với chi phí vận chuyển và lắp đặt
Chi phí vận chuyển và lắp đặt có thể được tính gộp trong giá bán sản phẩm hoặc thu riêng từ khách hàng.
Nếu thu riêng, cửa hàng phải theo dõi:
Địa điểm thực hiện.
Khoản khách đã thanh toán.
Khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn phải xử lý thế nào?
Việc khách hàng không yêu cầu nhận hóa đơn không có nghĩa cửa hàng được bỏ qua giao dịch hoặc không ghi nhận doanh thu.
Tên sản phẩm.
Phương thức thanh toán.
Thời gian giao hàng.
Nhân viên thực hiện.
Điều chỉnh hóa đơn khi khách đổi mẫu hoặc thay đổi giá trị đơn hàng
Khách hàng có thể thay đổi màu sắc, kích thước, vật liệu, mẫu mã hoặc số lượng sau khi đã xác nhận đơn hàng.
Nội dung cũ.
Nội dung thay đổi.
Giá trị tăng hoặc giảm.
Khoản tiền khách phải thanh toán thêm.
Xử lý hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá sau bán
Khi khách trả lại hàng, cửa hàng cần lập hồ sơ xác định lý do, tình trạng sản phẩm và giá trị xử lý.
Các trường hợp thường gặp gồm:
Hàng trả lại cần được nhập vào đúng trạng thái kho.
Đối chiếu hóa đơn điện tử với doanh thu thực tế
Cửa hàng cần thực hiện đối chiếu định kỳ giữa ít nhất bốn nguồn:
Doanh thu trên phần mềm bán hàng.
Việc đối chiếu cần thực hiện theo từng ngày, từng đơn hàng hoặc từng công trình để xác định đúng nguyên nhân chênh lệch.
Ngược lại, có trường hợp cửa hàng lập hóa đơn toàn bộ khi công trình chưa thực hiện.
“Bộ hồ sơ sống của cửa hàng” – Chứng từ nào phải được lưu theo từng đơn hàng?
Báo giá và đơn đặt hàng
Vòng đời đơn hàng bắt đầu khi khách hàng hỏi giá. Báo giá là tài liệu đầu tiên thể hiện nhu cầu của khách, danh mục sản phẩm, số lượng, đơn giá và các điều kiện thương mại ban đầu.
Chi phí vận chuyển.
Chi phí lắp đặt.
Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng thi công
Khi đơn hàng có giá trị lớn, sản phẩm được đặt theo kích thước riêng hoặc có nội dung thi công, lắp đặt, cửa hàng nên ký hợp đồng bằng văn bản.
Hợp đồng cần làm rõ:
Giá trị hợp đồng.
Các đợt thanh toán.
Điều kiện nghiệm thu.
Phiếu thu, giấy báo Có và chứng từ chuyển khoản
Sau khi xác nhận đơn hàng, khách hàng thường thanh toán tiền đặt cọc. Đây là thời điểm cửa hàng cần bắt đầu theo dõi dòng tiền theo từng mã đơn hàng.
Trên chứng từ nên ghi rõ:
Mã đơn hàng hoặc số hợp đồng.
Tên khách hàng.
Hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp
Sau khi nhận đơn hàng, cửa hàng có thể lấy sản phẩm từ kho sẵn có hoặc đặt mua từ nhà cung cấp.
Hóa đơn cần được đối chiếu với:
Chứng từ thanh toán.
Không nên chờ đến cuối tháng mới tập hợp hóa đơn đầu vào.
Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho
Khi hàng được giao đến cửa hàng hoặc kho, doanh nghiệp cần lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho nên thể hiện:
Số hợp đồng hoặc đơn mua hàng.
Nếu chỉ ghi một tên sản phẩm chung, cửa hàng khó kiểm soát việc giao thiếu phụ kiện.
Biên bản giao nhận, lắp đặt và nghiệm thu
Giao hàng là giai đoạn chuyển sản phẩm từ kho đến khách hàng.
Nếu hợp đồng có phần thi công, biên bản nghiệm thu là tài liệu đặc biệt quan trọng.
Một phiếu giao hàng không thể thay thế đầy đủ cho biên bản nghiệm thu công trình.
Hồ sơ đổi trả, giảm giá hoặc bảo hành
Sau giao hàng, đơn hàng có thể tiếp tục phát sinh đổi trả, giảm giá hoặc bảo hành.
Việc giảm giá phải được phản ánh trên hồ sơ bán hàng, công nợ và hóa đơn theo tình huống thực tế.
Nguyên nhân dự kiến.
Bên chịu chi phí.
Hồ sơ thanh lý hợp đồng và đối chiếu công nợ
Khi đơn hàng đã hoàn thành, cửa hàng cần thực hiện bước “đóng hồ sơ”. Đây là thời điểm kiểm tra toàn bộ nghĩa vụ giữa hai bên.
Biên bản thanh lý hợp đồng nên xác nhận:
Khách hàng đã nghiệm thu.
Khách hàng đã nghiệm thu.
Thông tin trên hóa đơn phải khớp với hợp đồng và hồ sơ thực hiện.
“Radar kiểm tra thuế” – Những lỗi khiến cửa hàng nội thất dễ bị truy thu hoặc xử phạt
Doanh thu kê khai thấp hơn dòng tiền thực tế
Một trong những dấu hiệu rủi ro dễ bị phát hiện là tổng tiền vào tài khoản ngân hàng cao hơn doanh thu đã kê khai.
Nguyên nhân có thể bao gồm:
Tiền thanh toán đơn hàng.
Tiền chủ cửa hàng chuyển vào.
Không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn chậm
Một số cửa hàng chỉ lập hóa đơn khi khách yêu cầu hoặc khi đã thu đủ tiền.
Trong hoạt động nội thất, cần phân biệt:
Bán hàng hóa có sẵn.
Bán hàng đặt theo yêu cầu.
Nghiệm thu từng phần.
Hạch toán chi phí nhưng thiếu hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán
Cửa hàng nội thất phát sinh nhiều khoản chi như mua hàng, thuê thợ, vận chuyển, thiết kế, lắp đặt, quảng cáo và sửa chữa.
Một bộ hồ sơ chi phí nên gồm:
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Biên bản nghiệm thu.
Kho thực tế không khớp số liệu kế toán
Hàng nội thất có giá trị lớn, kích thước cồng kềnh và có thể nằm tại nhiều vị trí như kho tổng, showroom, xưởng sản xuất hoặc công trình khách hàng.
Xuất hàng nhưng chưa lập phiếu.
Hàng của khách gửi bảo hành.
Không theo dõi tiền đặt cọc riêng với doanh thu
Tiền đặt cọc là khoản phổ biến trong kinh doanh nội thất, đặc biệt đối với sản phẩm đặt riêng và hợp đồng thi công.
Cửa hàng cần căn cứ:
Nội dung hợp đồng.
Mục đích khoản tiền.
Tiến độ giao hàng.
Chi phí cá nhân của chủ cửa hàng đưa vào chi phí kinh doanh
Chủ cửa hàng có thể sử dụng cùng một tài khoản hoặc thẻ thanh toán cho cả chi tiêu cá nhân và hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp nên:
Tách khoản rút tiền của chủ sở hữu khỏi chi phí vận hành.
Không tách chi phí giữa bán hàng và thi công
Một đơn hàng nội thất có thể gồm hai phần: giá trị sản phẩm và giá trị thi công, lắp đặt.
Chi phí bán hàng có thể bao gồm:
Giá vốn sản phẩm.
Chi phí thi công có thể bao gồm:
Vật tư phụ.
Chứng từ thanh toán không đáp ứng điều kiện cần thiết
Cửa hàng có thể có đầy đủ hóa đơn nhưng vẫn gặp rủi ro nếu phương thức thanh toán không phù hợp với yêu cầu áp dụng cho giao dịch.
Thanh toán cho người không phải bên cung cấp hàng hóa.
Bỏ sót nghĩa vụ thuế, báo cáo hoặc thời hạn nộp hồ sơ
Cửa hàng nội thất thường tập trung nhân sự cho bán hàng và thi công nên dễ xem nhẹ lịch kế toán.
Ngày hoàn thành hồ sơ khai thuế.
Tuy nhiên, khi rà soát chi tiết, cửa hàng không có bảng theo dõi tiền cọc theo từng hợp đồng.
Bảng đối chiếu từng đơn hàng với hợp đồng, giao hàng, nghiệm thu và hóa đơn.
“Phòng điều khiển tài chính” – Dịch vụ kế toán cửa hàng nội thất thực hiện những công việc gì?
Tiếp nhận và phân loại chứng từ hằng tháng
Chi phí vận chuyển và bốc xếp.
Việc phân loại đúng giúp kế toán xác định khoản nào được tính vào giá vốn sản phẩm, khoản nào thuộc chi phí bán hàng và khoản nào phải tập hợp riêng theo từng công trình.
Kiểm tra hóa đơn đầu vào và đầu ra
Hóa đơn đầu vào cần được kiểm tra về thông tin người bán, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất và sự phù hợp với giao dịch thực tế.
Trường hợp đơn hàng giao nhiều đợt hoặc gồm cả hàng hóa và.
Hạch toán doanh thu, chi phí và giá vốn
Doanh thu của cửa hàng nội thất có thể phát sinh từ bán sản phẩm có sẵn, nhận đặt hàng theo kích thước, thiết kế nội thất, vận chuyển, lắp đặt hoặc thi công trọn gói.
Theo dõi kho hàng và đối chiếu số liệu nhập – xuất – tồn
Hàng nội thất thường có giá trị lớn, chiếm nhiều diện tích và có nhiều trạng thái khác nhau. Cửa hàng cần phân biệt rõ:
Hàng nguyên kiện trong kho.
Hàng đang trưng bày tại showroom.
Hàng đang vận chuyển.
Quản lý tiền đặt cọc và công nợ khách hàng
Khách mua nội thất thường đặt cọc trước, thanh toán theo tiến độ hoặc giữ lại một phần tiền đến khi hoàn tất lắp đặt.
Kế toán cần quản lý:
Giá trị hợp đồng.
Các đợt thanh toán theo tiến độ.
Kê khai các loại thuế theo kỳ
Dịch vụ kế toán tổng hợp dữ liệu và thực hiện các hồ sơ thuế theo kỳ áp dụng.
Từng giao dịch cần được kiểm tra theo bản chất thực tế.
Lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán
Cuối năm, kế toán cần rà soát toàn bộ doanh thu, giá vốn, chi phí, hàng tồn kho, công nợ, tiền mặt và ngân hàng trước khi lập báo cáo tài chính.
Xác nhận công nợ phải thu và phải trả.
Theo dõi nghĩa vụ liên quan đến lao động, tiền lương và bảo hiểm
Cửa hàng nội thất có thể sử dụng nhân viên bán hàng, thiết kế, kỹ thuật lắp đặt, lái xe, nhân viên kho và lao động thời vụ.
Hợp đồng lao động.
Hoa hồng bán hàng.
Chi phí công tác.
Cảnh báo sai sót trước khi cơ quan thuế kiểm tra
Dịch vụ kế toán cần chủ động phát hiện vấn đề trong quá trình làm việc thay vì chỉ tổng hợp số liệu khi đến hạn nộp báo cáo.
Chi phí công trình thiếu biên bản nghiệm thu.
Giải trình và cung cấp số liệu khi có yêu cầu
Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý yêu cầu giải trình, cửa hàng cần cung cấp được chuỗi hồ sơ từ hợp đồng, đơn hàng, phiếu kho, biên bản giao nhận đến hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Giá trị dịch vụ kế toán đối với cửa hàng nội thất
Dịch vụ kế toán không chỉ thực hiện tờ khai thuế mà còn giúp chủ cửa hàng trả lời các câu hỏi quan trọng trong quá trình vận hành.
Sản phẩm nào đang mang lại lợi nhuận tốt?
Đơn hàng nào chưa thu đủ tiền?
Chi phí nào đang tăng bất thường?
“Bàn cân lựa chọn” – Tự làm, thuê nhân viên hay sử dụng dịch vụ kế toán?
Cửa hàng nhỏ có nên thuê dịch vụ kế toán không?
Cửa hàng nhỏ vẫn có thể thuê dịch vụ kế toán nếu chủ cửa hàng không có thời gian hoặc chuyên môn để theo dõi chứng từ, hóa đơn và nghĩa vụ định kỳ.
Có nhiều khoản khách đặt cọc.
Khi nào cần bố trí kế toán làm việc trực tiếp tại cửa hàng?
Cửa hàng nên cân nhắc bố trí kế toán nội bộ khi số lượng giao dịch phát sinh lớn, có nhiều điểm bán, nhiều kho hoặc cần đối chiếu dữ liệu hằng ngày.
Quản lý lượng hàng tồn kho lớn.
Có thể kết hợp nhân viên bán hàng với đơn vị kế toán bên ngoài không?
Có thể, nhưng trách nhiệm của từng bên phải được quy định rõ.
Quy trình kết hợp có thể gồm:
Cách phân chia này giúp bộ máy gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo có bước kiểm tra độc lập.
Tiêu chí nào quan trọng hơn giá dịch vụ?
Giá dịch vụ là yếu tố cần cân nhắc nhưng không nên là tiêu chí duy nhất.
Các tiêu chí quan trọng hơn gồm:
Khả năng quản lý đơn hàng có đặt cọc.
Quy trình tiếp nhận chứng từ rõ ràng.
Tần suất gửi báo cáo.
“Quy trình 7 chặng” – Cách triển khai dịch vụ kế toán cho cửa hàng nội thất
Chặng 1 – Khảo sát mô hình kinh doanh và hệ thống bán hàng
Đơn vị kế toán cần khảo sát toàn bộ quá trình từ khi cửa hàng nhận yêu cầu của khách đến khi bàn giao sản phẩm và thu đủ tiền.
Khách hàng thanh toán một lần hay đặt cọc theo tiến độ.
Chặng 2 – Kiểm tra hồ sơ thuế, hóa đơn và sổ sách hiện có
Nếu cửa hàng đã hoạt động, kế toán cần kiểm tra tình trạng hồ sơ trước khi tiếp tục ghi nhận giao dịch mới.
Nội dung kiểm tra thường bao gồm:
Các tờ khai đã nộp.
Tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử.
Chặng 3 – Chuẩn hóa danh mục sản phẩm, kho và công nợ
Cửa hàng nội thất thường có nhiều sản phẩm giống nhau về tên gọi nhưng khác về kích thước, chất liệu, màu sắc, nhà sản xuất hoặc giá nhập.
Mã sản phẩm.
Nhóm hàng như bàn, ghế, tủ, giường, sofa hoặc đồ trang trí.
Chặng 4 – Thiết lập quy trình tiếp nhận chứng từ
Hai bên cần thống nhất ai cung cấp chứng từ, cung cấp vào thời điểm nào và gửi bằng phương thức nào.
Quy trình có thể phân chia như sau:
Bộ phận mua hàng gửi hóa đơn, đơn đặt hàng và chứng từ thanh toán.
Chặng 5 – Hạch toán, kê khai và đối chiếu định kỳ
Sau khi nhận đủ chứng từ, đơn vị kế toán thực hiện hạch toán các giao dịch mua hàng, bán hàng, tiền đặt cọc, chi phí vận chuyển, chi phí thi công, tiền lương và các khoản chi phí vận hành.
Chặng 6 – Gửi báo cáo quản trị và cảnh báo rủi ro
Ngoài tờ khai thuế, cửa hàng cần nhận được báo cáo để biết hoạt động kinh doanh đang tạo ra lợi nhuận hay chỉ làm tăng doanh thu và công nợ.
Lợi nhuận theo đơn hàng hoặc công trình.
Chặng 7 – Lập báo cáo cuối năm và hỗ trợ giải trình
Cuối năm, đơn vị dịch vụ thực hiện kiểm tra toàn bộ số liệu trước khi khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Công việc cuối năm có thể gồm:
Tập hợp chi phí của các công trình chưa nghiệm thu.
Đối chiếu doanh thu, giá vốn và chi phí.
“Chọn đúng người giữ số” – Tiêu chí lựa chọn dịch vụ kế toán cửa hàng nội thất
Có hiểu đặc thù tiền cọc, kho hàng và công nợ nội thất không?
Tiền khách hàng chuyển cho cửa hàng không phải lúc nào cũng được ghi nhận ngay là doanh thu.
Đơn vị kế toán cần theo dõi được:
Số tiền đã thu theo từng hợp đồng.
Khoản tiền còn phải thu.
Có kinh nghiệm với mô hình bán hàng kết hợp thi công không?
Cửa hàng vừa bán nội thất vừa nhận thi công có nhiều nghiệp vụ hơn cửa hàng chỉ bán sản phẩm có sẵn.
Các dữ liệu cần theo dõi gồm:
Giá trị hợp đồng.
Chi phí vận chuyển.
Phạm vi công việc có được ghi rõ trong hợp đồng không?
Cụm từ “dịch vụ kế toán trọn gói” có thể được hiểu khác nhau.
Hợp đồng cần nêu rõ:
Có theo dõi công nợ chi tiết hay không.
Có bao gồm báo cáo tài chính cuối năm không.
Có kiểm tra chứng từ hay chỉ nhập số liệu do cửa hàng cung cấp?
Một đơn vị kế toán chuyên nghiệp cần kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất và hợp lý của chứng từ trước khi hạch toán.
Nội dung kiểm tra có thể gồm:
Sự phù hợp giữa hóa đơn và hợp đồng.
Có báo cáo định kỳ về doanh thu, chi phí và rủi ro không?
Cửa hàng không nên chỉ nhận tờ khai thuế sau mỗi kỳ.
Giá vốn và lợi nhuận gộp.
Đơn vị dịch vụ cần thống nhất ngày gửi báo cáo, người nhận và thời hạn cửa hàng phải phản hồi.
Ai chịu trách nhiệm khi hồ sơ cần giải trình?
Trước khi ký hợp đồng, cửa hàng cần xác định đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ đến mức nào khi cơ quan quản lý yêu cầu cung cấp hồ sơ hoặc giải thích số liệu.
Cần làm rõ:
Dữ liệu kế toán được bảo mật và bàn giao như thế nào?
Dữ liệu của cửa hàng nội thất có thể bao gồm giá nhập, giá bán, danh sách khách hàng, nhà cung cấp, chi phí công trình và tài khoản ngân hàng.
Dữ liệu được gửi qua kênh nào.
Phí dịch vụ có bao gồm báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm không?
Nhiều báo giá kế toán hằng tháng chưa bao gồm toàn bộ công việc cuối năm.
Số tài khoản ngân hàng: Xác định tài khoản nào được đối chiếu và có bao gồm tài khoản nhận tiền bán hàng hay không.
Số kho hàng: Xác định kho tổng, showroom, kho công trình và các địa điểm cần theo dõi.
“Kho giải đáp nhanh” – Câu hỏi thường gặp về kế toán cửa hàng nội thất
Cửa hàng nội thất nhỏ có bắt buộc phải thuê kế toán không?
Cửa hàng nội thất nhỏ không nhất thiết phải tuyển một kế toán làm việc toàn thời gian nếu khối lượng giao dịch chưa nhiều.
Có nhiều khoản khách hàng đặt cọc.
Bán hàng theo hợp đồng kéo dài.
Có nhiều khoản công nợ phải thu, phải trả.
Tiền khách đặt cọc mua nội thất có phải xuất hóa đơn ngay không?
Tiền đặt cọc cần được phân biệt với khoản thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã hoàn thành.
Đơn hàng hoặc hợp đồng liên quan.
Cách phân loại này giúp tránh ghi nhận doanh thu quá sớm hoặc bỏ sót nghĩa vụ hóa đơn.
Khách không yêu cầu hóa đơn thì cửa hàng có phải lập hóa đơn không?
Về nguyên tắc, nghĩa vụ lập hóa đơn phát sinh theo giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc hoàn toàn vào việc khách hàng có yêu cầu nhận hóa đơn hay không.
Hóa đơn đã lập.
Hàng trưng bày bán giảm giá được tính giá vốn như thế nào?
Hàng đưa ra trưng bày vẫn thuộc hàng hóa của cửa hàng nếu chưa được bán. Việc chuyển sản phẩm từ kho sang showroom không làm phát sinh giá vốn hàng bán ngay tại thời điểm điều chuyển.
Đã tháo bao bì.
Có dấu hiệu sử dụng thử.
Chi phí vận chuyển và lắp đặt có được tính vào chi phí hợp lý không?
Chi phí vận chuyển và lắp đặt có thể phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh nội thất.
Hồ sơ thường cần được tổ chức gồm:
Hợp đồng hoặc thỏa thuận vận chuyển.
Biên bản lắp đặt hoặc nghiệm thu.
Chứng từ thanh toán.
Cửa hàng nhập hàng từ xưởng nhỏ không có hóa đơn phải xử lý ra sao?
Việc nhập hàng từ xưởng nhỏ nhưng không có hóa đơn là rủi ro lớn đối với cửa hàng nội thất.
Trước khi mua hàng, cửa hàng cần kiểm tra tư cách của bên bán:
Có thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn không.
Bán hàng qua Facebook và Zalo có phải kê khai doanh thu không?
Doanh thu không phụ thuộc vào việc đơn hàng được chốt tại showroom, qua Facebook, Zalo, website hay điện thoại.
Các đơn hàng trực tuyến cần được đưa vào chung hệ thống quản lý, bao gồm:
Chi phí giao hàng.
Số tiền còn phải thu.
Cửa hàng vừa bán hàng vừa thi công cần theo dõi sổ sách thế nào?
Cửa hàng vừa bán nội thất vừa nhận thiết kế, sản xuất và thi công cần tách rõ từng nhóm hoạt động.
Chi phí vật liệu.
Không nên ghi hợp đồng một cách, xuất kho một cách và lập hóa đơn theo một nội dung khác.
Bao lâu nên kiểm kê kho nội thất một lần?
Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào quy mô kho, số lượng mã hàng, tốc độ luân chuyển và khả năng kiểm soát của cửa hàng.
Khi kiểm kê, cửa hàng không chỉ đếm số lượng mà còn phải kiểm tra tình trạng:
Hàng nguyên kiện.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ xử lý sổ sách cũ bị thiếu không?
Dịch vụ kế toán có thể hỗ trợ rà soát, phục hồi và hoàn thiện sổ sách cũ trong phạm vi dữ liệu thực tế còn có thể thu thập được.
Quá trình xử lý thường bắt đầu bằng việc kiểm tra:
Hợp đồng và đơn đặt hàng.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán cửa hàng nội thất được xác định theo yếu tố nào?
Phí dịch vụ kế toán không chỉ phụ thuộc vào số lượng hóa đơn.
Các tiêu chí thường được xem xét gồm:
Số lượng hóa đơn mỗi tháng.
Số lượng đơn hàng và hợp đồng.
Khối lượng tiền đặt cọc cần theo dõi.
Số lượng nhân viên.
“Chốt đơn an toàn cho cả năm tài chính” – Khi nào cửa hàng nên sử dụng dịch vụ kế toán?
Khi doanh thu tăng nhưng không xác định được lợi nhuận
Doanh thu lớn chưa chắc đồng nghĩa lợi nhuận cao. Một đơn hàng nội thất có thể phát sinh nhiều khoản chi phí mà chủ cửa hàng không nhìn thấy đầy đủ khi chốt giá:
Chi phí thiết kế.
Khi kho thực tế thường xuyên lệch với phần mềm
Chênh lệch kho có thể phát sinh do hàng nội thất được di chuyển qua nhiều trạng thái: từ kho đến showroom, từ showroom đến công trình, từ khách trả lại về kho hoặc từ hàng nguyên kiện sang hàng trưng bày.
Khi có nhiều khoản tiền cọc và công nợ chưa đối chiếu
Tiền cọc thường phát sinh trước khi sản phẩm được hoàn thiện hoặc giao cho khách.
Mỗi khoản thu cần được gắn với:
Mã đơn hàng hoặc hợp đồng.
Mục đích thanh toán.
Tổng giá trị hợp đồng.
Khi cửa hàng mở thêm showroom hoặc kho hàng
Mỗi showroom mới làm tăng số lượng hàng điều chuyển, tiền mặt, nhân sự và chi phí vận hành cần theo dõi.
Quy trình điều chuyển.
Quy trình bàn giao tiền.
Quyền giảm giá.
Báo cáo doanh thu và lợi nhuận.
Khi bắt đầu nhận thiết kế và thi công nội thất
Thiết kế và thi công làm cho mô hình kinh doanh phức tạp hơn đáng kể.
Mã công trình.
Theo dõi vật tư xuất dùng.
Chi phí nhân công.
Hồ sơ nghiệm thu.
Báo cáo chi phí thực tế so với dự toán.
Khi hóa đơn, chứng từ và dòng tiền không khớp nhau
Đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy cửa hàng cần rà soát hệ thống kế toán.
Một số biểu hiện thường gặp gồm:
Hóa đơn đã lập nhưng khách chưa nhận hàng.
Doanh thu trên phần mềm khác với hóa đơn.
Khi chuẩn bị quyết toán hoặc làm việc với cơ quan thuế
Trước khi quyết toán hoặc cung cấp hồ sơ cho cơ quan thuế, cửa hàng cần rà soát toàn bộ số liệu thay vì chỉ sắp xếp hóa đơn.
Những nội dung cần kiểm tra gồm:
Hợp đồng thi công có hồ sơ nghiệm thu không.
Dịch vụ kế toán cửa hàng nội thất mang đến giải pháp toàn diện từ hạch toán doanh thu, quản lý hàng tồn kho, theo dõi công nợ, kê khai thuế đến lập báo cáo tài chính theo đúng quy định pháp luật. Với đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm và quy trình làm việc chuyên nghiệp, dịch vụ giúp cửa hàng tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro về thuế và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Đây là lựa chọn phù hợp để các cửa hàng nội thất xây dựng nền tảng tài chính minh bạch, ổn định và phát triển lâu dài trong môi trường cạnh tranh.
