Dịch vụ kế toán công ty sản xuất là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động kế toán, thuế và tài chính trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh. Với đặc thù phải theo dõi nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, chi phí sản xuất, giá thành và hàng tồn kho, doanh nghiệp cần một hệ thống kế toán chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Việc lựa chọn dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ giúp giảm áp lực quản lý sổ sách mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu lợi nhuận và hạn chế tối đa các rủi ro về thuế.
“Nhà máy chạy hết công suất nhưng tiền nằm ở đâu?” – Bài toán kế toán đặc thù của doanh nghiệp sản xuất
Vì sao doanh thu tăng nhưng lợi nhuận vẫn giảm?
Doanh thu tăng thường tạo cảm giác doanh nghiệp đang phát triển tốt. Tuy nhiên, trong hoạt động sản xuất, doanh thu chỉ là một phần của bức tranh.
Ví dụ, doanh nghiệp tăng doanh số 20% nhưng giá nguyên liệu đầu vào tăng 15%, đồng thời tỷ lệ sản phẩm lỗi tăng và phải làm thêm giờ để kịp tiến độ.
Một nguyên nhân khác là doanh nghiệp chưa tính đúng giá thành sản phẩm. Khi đó, doanh nghiệp tưởng rằng đang bán có lãi nhưng thực chất biên lợi nhuận rất thấp.
Kế toán cần giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy mối quan hệ giữa doanh thu, giá thành và chi phí vận hành thay vì chỉ theo dõi tổng tiền bán hàng.
Sản xuất không chỉ là nhập nguyên liệu rồi bán thành phẩm
Trong doanh nghiệp thương mại, dòng hàng thường khá rõ: mua hàng – nhập kho – bán hàng – xuất kho.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu phải trải qua nhiều bước trước khi trở thành thành phẩm.
Nguyên liệu được nhập kho, sau đó xuất cho phân xưởng. Một số sản phẩm còn phải đi qua nhiều công đoạn hoặc nhiều phân xưởng khác nhau.
Mỗi bước đều tạo ra dữ liệu kế toán cần được theo dõi.
Do đó, kế toán sản xuất cần bám sát quy trình công nghệ thực tế. Sổ sách kế toán càng phản ánh đúng cách nhà máy vận hành thì số liệu giá thành càng có giá trị quản trị.
Những con số chủ doanh nghiệp sản xuất cần nhìn thấy mỗi tháng
Chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải xem hàng trăm tài khoản kế toán. Điều quan trọng là có được một nhóm chỉ số đủ để hiểu nhà máy đang hoạt động thế nào.
Giá thành cần được so sánh với giá bán để xác định biên lợi nhuận.
Doanh nghiệp cũng nên theo dõi mức tiêu hao nguyên vật liệu so với định mức.
Ngoài ra cần nhìn thấy giá trị sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu và tồn kho thành phẩm.
Một báo cáo quản trị tốt nên giúp chủ doanh nghiệp trả lời được:
Sản phẩm nào đang tạo lợi nhuận tốt?
Khi có các dữ liệu này, quyết định sản xuất và định giá sẽ dựa trên số liệu thay vì cảm tính.
Điểm khác biệt giữa kế toán thương mại và kế toán sản xuất
Kế toán thương mại tập trung chủ yếu vào mua hàng, tồn kho, bán hàng và giá vốn hàng bán.
Kế toán sản xuất phải đi thêm một bước quan trọng: xác định chi phí để tạo ra sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu không được ghi nhận trực tiếp toàn bộ vào giá vốn ngay khi mua.
Vì vậy, kế toán sản xuất cần hiểu quy trình công nghệ, định mức nguyên vật liệu, năng lực sản xuất và cách tổ chức phân xưởng.
Khác biệt lớn nhất nằm ở việc kế toán sản xuất phải trả lời câu hỏi: một sản phẩm được tạo ra từ những chi phí nào và chi phí đó hình thành ở đâu trong nhà máy?
“Bản đồ vận hành nhà máy” – Kế toán phải theo dõi những dòng dữ liệu nào?
Dòng nguyên vật liệu từ lúc nhập kho đến khi đưa vào sản xuất
Nguyên vật liệu là một trong những khoản chi phí lớn nhất của nhiều doanh nghiệp sản xuất.
Quá trình quản lý bắt đầu ngay từ khi mua hàng.
Ví dụ, để sản xuất 1.000 sản phẩm theo định mức cần 500 kg nguyên liệu nhưng thực tế sử dụng 540 kg. Phần chênh lệch 40 kg cần được phân tích để xác định do hao hụt bình thường, sản phẩm lỗi hay vấn đề trong quy trình.
Ngoài ra, nguyên liệu thừa sau sản xuất cũng cần được quản lý. Nếu được nhập lại kho, số lượng phải được ghi nhận để tránh tính chi phí cao hơn thực tế.
Dòng chi phí hình thành nên giá thành sản phẩm
Giá thành sản phẩm không chỉ bao gồm nguyên vật liệu.
Tùy mô hình sản xuất, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí nhân công trực tiếp, điện, nước, nhiên liệu, khấu hao máy móc, sửa chữa thiết bị, chi phí quản lý phân xưởng và nhiều khoản chi phí sản xuất khác.
Ví dụ, nguyên liệu chính sử dụng riêng cho một sản phẩm có thể theo dõi trực tiếp.
Doanh nghiệp nên duy trì nguyên tắc phân bổ nhất quán và rà soát khi cấu trúc sản xuất thay đổi.
Khi một sản phẩm mới được đưa vào dây chuyền hoặc năng lực máy móc thay đổi đáng kể, phương pháp phân bổ cũ có thể không còn phản ánh đúng thực tế.
Dòng sản phẩm dở dang và thành phẩm hoàn thiện
Không phải toàn bộ nguyên vật liệu đưa vào sản xuất cuối tháng đều trở thành thành phẩm.
Một phần có thể vẫn đang nằm trên dây chuyền dưới dạng sản phẩm dở dang.
Đây là khu vực rất quan trọng vì nếu doanh nghiệp không xác định đúng sản phẩm dở dang, chi phí của kỳ có thể bị ghi nhận sai.
Ví dụ, một lệnh sản xuất mới hoàn thành 70% vào cuối tháng nhưng toàn bộ chi phí đã được đưa vào giá thành thành phẩm.
Số lượng thành phẩm nhập kho cũng cần đối chiếu với lệnh sản xuất và nguyên liệu đã sử dụng để phát hiện tỷ lệ hao hụt bất thường.
Dòng tiền bị giữ trong tồn kho và công nợ
Một nhà máy có thể có lợi nhuận nhưng vẫn thường xuyên thiếu tiền.
Nguyên nhân là vốn bị giữ ở nhiều điểm trong chu kỳ sản xuất.
Tiền được sử dụng để mua nguyên vật liệu.
Khi thành phẩm được bán, nếu khách hàng chưa thanh toán ngay thì tiền lại chuyển sang công nợ phải thu.
Kế toán vì vậy không chỉ theo dõi lợi nhuận mà còn cần theo dõi vòng quay tồn kho, thời gian thu công nợ và nhu cầu tiền cho các kế hoạch sản xuất tiếp theo.
Khi nhìn được dòng tiền đang mắc ở nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm hay công nợ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch mua hàng, sản xuất và bán hàng để giảm áp lực vốn lưu động.
“Phòng điều khiển phía sau dây chuyền” – Dịch vụ kế toán công ty sản xuất thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình sản xuất và hệ thống kế toán hiện tại
Trước khi hạch toán, đơn vị kế toán cần hiểu doanh nghiệp đang sản xuất sản phẩm gì, quy trình công nghệ gồm bao nhiêu công đoạn, nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất như thế nào và thành phẩm được nhập kho ở thời điểm nào.
Giai đoạn khảo sát thường tập trung vào quy trình mua nguyên vật liệu, quản lý kho, xuất nguyên liệu cho sản xuất, theo dõi bán thành phẩm, nhập thành phẩm, ghi nhận sản phẩm lỗi và quản lý sản phẩm dở dang.
Việc khảo sát giúp xác định điểm đứt gãy trước khi thiết lập lại quy trình.
Chuẩn hóa danh mục nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm
Doanh nghiệp sản xuất thường có số lượng mã vật tư rất lớn. Một nguyên vật liệu có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau giữa bộ phận mua hàng, kho và sản xuất.
Nếu không chuẩn hóa danh mục, cùng một vật tư có thể xuất hiện thành nhiều mã trên hệ thống.
Mỗi mã nên có đơn vị tính thống nhất, quy cách và nhóm hàng rõ ràng.
Ví dụ kho nhập thép theo kilogram nhưng bộ phận sản xuất lại theo dõi bằng cây hoặc tấm.
Việc chuẩn hóa danh mục là nền tảng để quản lý tồn kho và tính giá thành chính xác.
Thiết lập quy trình chứng từ giữa mua hàng – kho – sản xuất – bán hàng
Một sản phẩm hoàn thành thường đi qua nhiều bộ phận. Vì vậy dữ liệu không thể chỉ nằm trong phòng kế toán.
Khi mua nguyên vật liệu, phải có căn cứ nhập kho. Khi đưa vật tư vào sản xuất, cần có chứng từ xuất kho hoặc dữ liệu tương ứng. Khi hoàn thành sản phẩm, phải xác định số lượng nhập kho thành phẩm. Khi bán hàng, số lượng thành phẩm lại được xuất khỏi kho.
Các bước này phải nối với nhau thành một chuỗi.
Khi chứng từ được thiết kế đúng ngay từ đầu, kế toán không phải mất nhiều thời gian tìm nguyên nhân chênh lệch vào cuối tháng.
Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.
Kế toán cần theo dõi số lượng và giá trị vật tư thực tế được đưa vào từng sản phẩm, đơn hàng, phân xưởng hoặc nhóm sản phẩm tùy mô hình quản trị.
Việc xuất nguyên vật liệu phải có căn cứ và được đối chiếu với kế hoạch hoặc định mức sản xuất.
Phần chênh lệch 70 kg cần được phân tích thay vì mặc nhiên đưa toàn bộ vào giá thành.
Theo dõi nguyên vật liệu trực tiếp giúp doanh nghiệp nhìn thấy những khu vực đang tiêu tốn chi phí bất thường.
Theo dõi chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung
Ngoài nguyên vật liệu, giá thành còn chịu ảnh hưởng đáng kể từ lao động và chi phí vận hành nhà xưởng.
Chi phí nhân công có thể gồm tiền lương và các khoản liên quan của lao động trực tiếp tham gia sản xuất theo chính sách và chế độ kế toán áp dụng.
Chi phí sản xuất chung có thể phát sinh từ điện sản xuất, khấu hao máy móc, sửa chữa thiết bị, công cụ dụng cụ, nhân sự quản lý phân xưởng và nhiều khoản khác.
Do đó, tiêu thức phân bổ phải phù hợp với cách doanh nghiệp thực tế sử dụng nguồn lực.
Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Đây là một trong những công việc quan trọng nhất của kế toán sản xuất.
Sau khi tập hợp nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung, kế toán phải xác định chi phí thuộc từng đối tượng tính giá thành.
Đối tượng có thể là từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc công đoạn sản xuất.
Phương pháp tính giá thành cần phù hợp với quy trình sản xuất thực tế.
Nếu giá thành chỉ được tính để “đủ số liệu cuối năm” mà không phản ánh quy trình sản xuất thực tế thì báo cáo kế toán sẽ ít giá trị đối với hoạt động quản trị.
Theo dõi nhập – xuất – tồn kho sản xuất
Kho sản xuất thường phức tạp hơn kho thương mại vì có nhiều lớp hàng hóa.
Doanh nghiệp có thể đồng thời có nguyên vật liệu, vật liệu phụ, bán thành phẩm, thành phẩm, phế liệu, hàng lỗi và sản phẩm đang chờ kiểm định.
Kế toán cần theo dõi nhập – xuất – tồn theo từng kho và từng nhóm phù hợp.
Số liệu kho trên phần mềm cần được đối chiếu định kỳ với tồn kho thực tế.
Báo cáo tồn kho tốt phải giúp doanh nghiệp biết không chỉ “còn bao nhiêu hàng” mà còn “bao nhiêu vốn đang nằm trong kho”.
Quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Sản xuất thường cần mua nguyên vật liệu trước khi thu được tiền bán thành phẩm. Vì vậy công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến vốn lưu động.
Kế toán cần theo dõi công nợ nhà cung cấp theo từng hóa đơn, thời hạn thanh toán và hợp đồng mua hàng.
Với khách hàng, cần quản lý khoản phải thu theo từng đơn hàng, hợp đồng và thời gian đến hạn.
Báo cáo cần chỉ rõ khoản nào sắp đến hạn, khoản nào đã quá hạn và khách hàng nào đang chiếm dụng lượng vốn lớn.
Kê khai thuế và lập báo cáo định kỳ
Song song với kế toán sản xuất, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về hóa đơn, kê khai thuế và báo cáo theo quy định áp dụng.
Dịch vụ kế toán cần kiểm tra chứng từ đầu vào, đầu ra, phân loại nghiệp vụ và đối chiếu dữ liệu trước khi lập các hồ sơ kê khai.
Ví dụ doanh thu tăng mạnh nhưng lượng thành phẩm xuất kho không tương ứng là một dấu hiệu cần rà soát.
Việc đối chiếu trước mỗi kỳ báo cáo giúp giảm tình trạng số liệu kế toán và dữ liệu vận hành “mỗi bên một con số”.
Lập báo cáo quản trị phục vụ quyết định kinh doanh
Giá trị của hệ thống kế toán sản xuất thể hiện rõ nhất khi dữ liệu được chuyển thành báo cáo cho người quản lý.
Ngoài báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể cần báo cáo giá thành từng sản phẩm, tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu, chi phí theo phân xưởng, năng suất sản xuất, tồn kho và lợi nhuận từng nhóm hàng.
Khi được tổ chức đúng, kế toán không còn là bộ phận chỉ ghi lại những gì đã xảy ra mà trở thành “phòng điều khiển” cung cấp dữ liệu để doanh nghiệp quyết định những gì cần làm tiếp theo.
“Ca phẫu thuật giá thành” – Vì sao nhiều công ty sản xuất không biết sản phẩm nào đang tạo lợi nhuận?
Tính giá thành thiếu chi phí khiến báo giá sai
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ lấy nguyên vật liệu và tiền công trực tiếp để tính giá thành.
Trong khi đó, để sản xuất được hàng hóa còn cần điện, máy móc, nhà xưởng, công cụ, nhân sự quản lý sản xuất, sửa chữa và nhiều chi phí khác.
Ví dụ một sản phẩm có nguyên vật liệu 70.000 đồng và nhân công 15.000 đồng.
Tính thiếu giá thành vì vậy có thể dẫn đến báo giá thấp ngay từ đầu và doanh nghiệp càng nhận nhiều đơn càng chịu áp lực tài chính.
Không kiểm soát định mức nguyên vật liệu
Định mức giúp doanh nghiệp xác định về lý thuyết cần bao nhiêu nguyên vật liệu để sản xuất một lượng thành phẩm nhất định.
Nếu không có định mức, kế toán chỉ biết kho đã xuất bao nhiêu nguyên liệu nhưng khó đánh giá số đó có hợp lý hay không.
Ví dụ để sản xuất 10.000 sản phẩm theo thiết kế chỉ cần 2 tấn nguyên liệu nhưng thực tế phân xưởng sử dụng 2,3 tấn.
Doanh nghiệp cần so sánh định mức với thực tế và điều chỉnh khi thay đổi máy móc, công nghệ hoặc chất lượng nguyên liệu.
Không phân bổ đúng chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung thường là “vùng mờ” của nhiều doanh nghiệp.
Điện nhà xưởng, khấu hao máy, lương quản lý phân xưởng hay sửa chữa thiết bị không phải lúc nào cũng xác định trực tiếp cho một sản phẩm.
Vì vậy cần lựa chọn tiêu thức phân bổ.
Ví dụ sản phẩm A cần chạy máy 5 giờ trong khi sản phẩm B chỉ cần 1 giờ.
Khi đó doanh nghiệp có thể tưởng A đang lãi tốt và tăng sản lượng, trong khi chính A lại là sản phẩm tiêu tốn nhiều nguồn lực.
Không theo dõi sản phẩm dở dang cuối kỳ
Không phải toàn bộ chi phí phát sinh trong tháng đều tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh trong tháng đó.
Cuối kỳ có thể còn nguyên vật liệu đã đưa vào dây chuyền nhưng sản phẩm chưa hoàn thành.
Nếu doanh nghiệp không xác định phần dở dang mà chuyển toàn bộ chi phí sang thành phẩm đã hoàn thành, giá thành của sản phẩm trong kỳ có thể bị đội lên.
Do đó kế toán cần phối hợp với bộ phận sản xuất để xác định số lượng, mức độ hoàn thành và phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang phù hợp.
Giá vốn thấp giả tạo làm sai báo cáo lợi nhuận
Khi giá thành bị tính thiếu, giá vốn hàng bán cũng có thể thấp theo.
Báo cáo lúc đó thể hiện lợi nhuận gộp rất đẹp.
Ví dụ doanh nghiệp bán một sản phẩm giá 150.000 đồng và hệ thống ghi giá vốn 100.000 đồng, cho thấy lợi nhuận gộp 50.000 đồng.
Lợi nhuận thực tế chỉ còn 20.000 đồng.
Vì vậy, giá vốn thấp không phải lúc nào cũng là tín hiệu tốt.
Một doanh nghiệp sản xuất có doanh thu tăng liên tục trong ba quý nhưng lợi nhuận lại giảm. Ban đầu, doanh nghiệp cho rằng nguyên nhân chủ yếu là giá bán chưa tăng theo thị trường.
Trường hợp này cho thấy doanh thu tăng chỉ phản ánh số hàng đã bán. Muốn biết tăng trưởng có thực sự tạo ra giá trị hay không, doanh nghiệp phải tính đúng giá thành và biết chính xác mỗi sản phẩm đang tạo ra bao nhiêu lợi nhuận.
“Bảng điều khiển CEO” – Chủ doanh nghiệp sản xuất cần xem báo cáo gì mỗi tháng?
Báo cáo doanh thu theo sản phẩm
Tổng doanh thu chỉ cho CEO biết doanh nghiệp đã bán được bao nhiêu, nhưng chưa cho biết sản phẩm nào đang tạo ra doanh số đó.
Báo cáo doanh thu nên được phân tích theo từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, khách hàng hoặc thị trường.
Ngoài số tiền bán hàng, nên theo dõi thêm sản lượng tiêu thụ.
Đây là tín hiệu khác hoàn toàn với trường hợp cả doanh thu và sản lượng cùng tăng.
Khi theo dõi thường xuyên, CEO có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường thay vì sản xuất dựa trên cảm tính.
Báo cáo lợi nhuận từng nhóm sản phẩm
Sản phẩm bán nhiều nhất chưa chắc là sản phẩm mang lại nhiều lợi nhuận nhất.
Doanh nghiệp cần tính doanh thu, giá vốn và lợi nhuận của từng nhóm sản phẩm để xác định đâu là nguồn tạo lợi nhuận thực sự.
Ngược lại, một nhóm hàng có doanh thu vừa phải nhưng quy trình sản xuất ổn định và biên lợi nhuận cao lại có thể đóng góp đáng kể vào kết quả kinh doanh.
Báo cáo này giúp CEO quyết định nên ưu tiên sản phẩm nào, điều chỉnh giá bán ở đâu và nhóm hàng nào cần xem xét lại quy trình sản xuất.
Báo cáo biến động giá nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất. Chỉ một số nguyên liệu chính tăng giá cũng có thể làm thay đổi đáng kể lợi nhuận của doanh nghiệp.
Báo cáo nên so sánh giá mua hiện tại với tháng trước, quý trước hoặc mức giá kế hoạch.
Khi phát hiện giá nguyên liệu tăng liên tục, CEO có thể chủ động đàm phán lại với nhà cung cấp, tìm nguồn thay thế, điều chỉnh lượng tồn kho hoặc xem xét giá bán trước khi biên lợi nhuận bị thu hẹp.
Báo cáo giá thành thực tế so với kế hoạch
Trước khi sản xuất, doanh nghiệp thường xây dựng định mức và giá thành dự kiến cho từng sản phẩm.
Sau khi hoàn thành sản xuất, cần so sánh giá thành thực tế với mức kế hoạch để biết quá trình vận hành có đúng dự tính hay không.
Ví dụ, giá thành kế hoạch của một sản phẩm là 100.000 đồng nhưng thực tế lên tới 115.000 đồng. Kế toán không nên chỉ báo chênh lệch 15.000 đồng mà cần phân tích nguyên nhân.
Báo cáo càng chỉ rõ nguyên nhân thì CEO càng dễ xác định bộ phận cần xử lý.
Báo cáo tồn kho nguyên liệu và thành phẩm
Tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất thường gồm nhiều tầng: nguyên vật liệu, vật tư phụ, sản phẩm dở dang và thành phẩm.
CEO cần biết doanh nghiệp đang giữ bao nhiêu vốn ở từng tầng này.
Đối với nguyên vật liệu, báo cáo nên cho biết lượng tồn hiện tại đủ cho bao nhiêu ngày hoặc bao nhiêu chu kỳ sản xuất.
Đối với thành phẩm, cần phân biệt hàng bán nhanh với hàng tồn lâu.
Báo cáo tồn kho vì vậy không chỉ là bảng số lượng mà còn là công cụ kiểm soát vốn lưu động.
Báo cáo công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu và lợi nhuận nhưng chưa chắc đã thu được tiền.
CEO cần biết tổng khoản phải thu, khách hàng nào đang nợ nhiều nhất, khoản nào đã quá hạn và thời gian thu tiền bình quân đang thay đổi như thế nào.
Đặt hai chiều công nợ cạnh nhau giúp doanh nghiệp nhận biết áp lực dòng tiền.
Khoảng thiếu hụt 4 tỷ đồng cần được nhận diện sớm để có kế hoạch xử lý.
Báo cáo dòng tiền sản xuất
Lợi nhuận kế toán và tiền thực tế là hai vấn đề khác nhau.
Doanh nghiệp có thể có lãi nhưng vẫn thiếu tiền vì vốn đang nằm trong nguyên vật liệu, thành phẩm hoặc công nợ khách hàng.
Báo cáo dòng tiền sản xuất cần chỉ rõ tiền đã đi đâu: mua nguyên vật liệu, trả lương, thanh toán điện năng, thuê nhà xưởng, bảo trì máy móc, trả nhà cung cấp hay đầu tư thiết bị.
Khi dự báo dòng tiền được xây dựng tốt, doanh nghiệp có thể chủ động nguồn vốn thay vì chỉ phát hiện thiếu tiền khi đến hạn thanh toán.
Cảnh báo sản phẩm doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp
Đây là một trong những cảnh báo quan trọng nhất trong quản trị sản xuất.
Một sản phẩm có thể đứng đầu về doanh thu nhưng lại tiêu tốn nhiều nguyên vật liệu, nhân công và thời gian máy.
Báo cáo cần so sánh doanh thu, giá thành và biên lợi nhuận của từng sản phẩm.
Một bảng điều khiển CEO tốt không phải là bảng có thật nhiều số liệu. Giá trị nằm ở việc giúp người quản lý nhanh chóng nhìn thấy sản phẩm nào đang kiếm tiền, sản phẩm nào đang giữ vốn và điểm nào cần can thiệp ngay.
“Hai mô hình quản lý” – Tự xây dựng phòng kế toán hay thuê dịch vụ kế toán sản xuất?
Khi nào doanh nghiệp có thể tự quản lý kế toán?
Doanh nghiệp có thể xây dựng và tự vận hành bộ phận kế toán khi quy mô hoạt động đủ lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và cần kế toán tham gia sâu vào vận hành hằng ngày.
Tuy nhiên, điều kiện quan trọng là doanh nghiệp phải có người đủ chuyên môn để tổ chức hệ thống kế toán chứ không chỉ tuyển nhân viên nhập liệu.
Nếu bộ máy kế toán nội bộ được tổ chức tốt, doanh nghiệp có thể xây dựng được hệ thống báo cáo quản trị rất sát với hoạt động thực tế.
Khi nào cần thuê dịch vụ kế toán chuyên sâu?
Dịch vụ kế toán chuyên sâu phù hợp khi doanh nghiệp chưa có đủ nhân sự có kinh nghiệm về kế toán sản xuất hoặc hệ thống hiện tại đang phát sinh nhiều chênh lệch.
Một số dấu hiệu thường gặp là tồn kho kế toán không khớp kho thực tế, không xác định được giá thành từng sản phẩm, chi phí sản xuất đang được ghi nhận quá chung hoặc cuối năm mới bắt đầu xử lý sổ sách.
Giá trị của dịch vụ chuyên sâu không chỉ nằm ở việc lập báo cáo mà còn ở khả năng nhận diện những điểm chưa hợp lý trong dữ liệu sản xuất.
Kết hợp kế toán nội bộ và dịch vụ bên ngoài có hiệu quả không?
Đối với nhiều doanh nghiệp sản xuất, đây là mô hình phù hợp hơn việc lựa chọn hoàn toàn một trong hai phương án.
Đơn vị dịch vụ bên ngoài có thể phụ trách hoặc kiểm soát những phần cần chuyên môn sâu hơn như tính giá thành, rà soát thuế, khóa sổ, lập báo cáo tài chính hoặc xây dựng báo cáo quản trị.
Mô hình kết hợp đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng, khi nghiệp vụ đã phức tạp nhưng chưa cần xây dựng một phòng kế toán lớn hoàn chỉnh.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị dịch vụ kế toán sản xuất
Doanh nghiệp không nên lựa chọn dịch vụ chỉ dựa vào mức phí thấp nhất.
Tiêu chí đầu tiên là đơn vị đó phải hiểu bản chất kế toán sản xuất và có khả năng xử lý những nghiệp vụ như nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, định mức, giá thành và chi phí sản xuất chung.
Tiêu chí thứ ba là khả năng xây dựng quy trình đối chiếu.
Ngoài việc hoàn thiện sổ sách và nghĩa vụ thuế, dịch vụ nên có khả năng cung cấp hoặc hỗ trợ xây dựng báo cáo về giá thành, lợi nhuận, tồn kho, công nợ và dòng tiền.
Mô hình phù hợp nhất là mô hình giúp dữ liệu từ nhà máy được ghi nhận đúng, kiểm soát thường xuyên và chuyển thành thông tin mà ban lãnh đạo có thể sử dụng để ra quyết định.
“30 ngày đưa nhà máy vào khuôn số liệu” – Quy trình triển khai dịch vụ kế toán sản xuất
Tuần 1 – Khảo sát nhà máy và thu thập dữ liệu ban đầu
Tuần đầu tiên là giai đoạn “đọc” hoạt động của nhà máy trước khi đọc sổ kế toán.
Song song với việc khảo sát hoạt động, kế toán cần tiếp nhận dữ liệu hiện có trên phần mềm và hồ sơ kế toán của những kỳ trước.
Một số nội dung cần đối chiếu ngay trong tuần đầu gồm số dư tiền, ngân hàng, công nợ, nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ và các khoản chi phí đang treo.
Mục tiêu cuối tuần 1 là trả lời được ba câu hỏi: doanh nghiệp đang quản lý dữ liệu bằng những hệ thống nào, số liệu nào đang đáng tin cậy và khu vực nào cần ưu tiên kiểm tra.
Tuần 2 – Chuẩn hóa kho, mã hàng và quy trình chứng từ
Sau khi hiểu được luồng sản xuất, tuần thứ hai tập trung vào “ngôn ngữ chung” của dữ liệu.
Nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm phải có hệ thống mã thống nhất.
Đơn vị tính cũng cần được chuẩn hóa. Nếu mua theo kilogram nhưng xuất sản xuất theo mét, chiếc, tấm hoặc cuộn thì phải xác định được cách quy đổi và người chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu chuyển đổi.
Ví dụ, một quy trình cơ bản có thể đi theo chuỗi:
Nếu doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều phân xưởng, việc điều chuyển giữa các điểm cũng cần được kiểm soát để tránh hàng đã di chuyển thực tế nhưng vẫn còn nằm ở kho cũ trên phần mềm.
Tuần 3 – Rà soát giá thành, chi phí và công nợ
Tuần thứ ba đi vào khu vực khó nhất của kế toán sản xuất: giá thành.
Trước hết cần xác định doanh nghiệp đang tập hợp chi phí theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn hàng, hợp đồng hay công đoạn sản xuất.
Những trường hợp tiêu hao vượt đáng kể cần được xác định nguyên nhân thay vì mặc nhiên đưa toàn bộ vào giá thành.
Song song với giá thành, công nợ nhà cung cấp và khách hàng phải được rà soát.
Vì vậy, một chu kỳ kinh doanh có thể kéo dài khá lâu.
Cuối tuần 3, doanh nghiệp nên bắt đầu nhìn được chi phí sản xuất đang hình thành như thế nào và những khoản công nợ nào đang tác động lớn đến dòng tiền.
Tuần 4 – Hoàn thiện báo cáo và thiết lập lịch kế toán định kỳ
Tuần cuối của giai đoạn triển khai tập trung đưa các quy trình đã xây dựng vào lịch vận hành đều đặn.
Kế toán cần hoàn thiện những đối chiếu cơ bản giữa sổ kế toán với ngân hàng, kho, công nợ và số liệu sản xuất.
Doanh nghiệp cũng nên thống nhất bộ báo cáo quản trị cần nhận mỗi tháng như doanh thu, giá vốn, lợi nhuận theo nhóm sản phẩm, tồn kho, công nợ và dòng tiền.
Chữ ký số: kiểm tra tình trạng sử dụng để phục vụ các giao dịch điện tử thuộc phạm vi cần thiết.
Hóa đơn đầu vào: kiểm tra cùng với hàng nhập, chi phí và chứng từ thanh toán tương ứng.
Ngoài checklist trên, tùy mô hình nhà máy có thể cần tiếp nhận thêm bảng lương, danh mục máy móc, hồ sơ tài sản cố định, báo cáo sản phẩm dở dang, phiếu nhập – xuất kho, bảng phân bổ chi phí và dữ liệu từ phần mềm sản xuất.
“Ca kiểm tra sức khỏe sổ sách” – 20 dấu hiệu công ty sản xuất cần thuê dịch vụ kế toán
Nhóm dấu hiệu về giá thành và chi phí
Doanh nghiệp không xác định được giá thành thực tế của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
Giá thành nhiều tháng gần như không thay đổi dù giá nguyên vật liệu, tiền lương hoặc chi phí sản xuất biến động đáng kể.
Bộ phận kinh doanh báo đơn hàng có lãi nhưng sau khi tổng hợp kế toán, lợi nhuận thực tế rất thấp hoặc thậm chí bị lỗ.
Nếu không xử lý, doanh nghiệp có thể định giá bán sai, nhận những đơn hàng tưởng có lợi nhuận nhưng thực tế đang bù lỗ.
Nhóm dấu hiệu về nguyên vật liệu và kho
Số lượng nguyên vật liệu trên phần mềm thường xuyên chênh lệch với kiểm kê thực tế.
Có nhiều vật tư không phát sinh sử dụng trong thời gian dài nhưng vẫn tồn với giá trị lớn trên sổ.
Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất thường xuyên vượt định mức nhưng không có báo cáo giải thích nguyên nhân.
Nếu nguyên vật liệu trên giấy còn nhưng thực tế đã hết, doanh nghiệp không chỉ gặp vấn đề kế toán mà còn có nguy cơ đưa ra quyết định mua hàng và sản xuất dựa trên dữ liệu sai.
Nhóm dấu hiệu về doanh thu và dòng tiền
Doanh thu tăng nhưng số dư tiền mặt và ngân hàng ngày càng giảm.
Doanh nghiệp có nhiều đơn hàng nhưng thường xuyên thiếu tiền mua nguyên vật liệu hoặc trả lương.
Không xác định được lợi nhuận của từng nhóm sản phẩm, đơn hàng hoặc khách hàng lớn.
Tiền thu từ khách hàng và số công nợ trên kế toán thường xuyên không khớp nhau.
Nếu tiền đang nằm trong nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho hoặc khoản phải thu thì doanh nghiệp vẫn có thể thiếu tiền dù báo cáo cho thấy có lợi nhuận.
Nhóm dấu hiệu về công nợ
Có các khoản phải thu tồn từ nhiều kỳ nhưng không xác định được khả năng thu hồi.
Công nợ nhà cung cấp trên kế toán khác với biên bản hoặc dữ liệu do nhà cung cấp xác nhận.
Nhiều khoản ứng trước, đặt cọc hoặc thanh toán hộ bị treo lâu mà chưa được đối chiếu.
Doanh nghiệp nên lập báo cáo tuổi nợ và thực hiện đối chiếu định kỳ thay vì chỉ kiểm tra tổng số dư vào cuối năm.
Nhóm dấu hiệu về hóa đơn và thuế
Hóa đơn đầu vào thường được chuyển cho kế toán vào sát thời điểm kê khai hoặc sau khi kỳ kế toán đã kết thúc.
Hóa đơn mua nguyên vật liệu không dễ dàng đối chiếu với phiếu nhập kho và giao dịch mua hàng thực tế.
Mỗi lần chuẩn bị báo cáo tài chính hoặc hồ sơ phục vụ kiểm tra thuế, kế toán phải dành nhiều thời gian tìm lại chứng từ và sửa số liệu của các kỳ trước.
Giá trị lớn hơn là xây dựng được một hệ thống mà chủ doanh nghiệp có thể trả lời được ba câu hỏi bất kỳ lúc nào: đang sản xuất với chi phí bao nhiêu, vốn đang nằm ở đâu và mỗi sản phẩm thực sự tạo ra bao nhiêu lợi nhuận.
“Kho giải đáp nhanh” – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán công ty sản xuất
Công ty sản xuất nhỏ có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Quy mô nhỏ không đồng nghĩa với nghiệp vụ kế toán đơn giản. Một cơ sở sản xuất chỉ có vài nhân viên nhưng vẫn có thể phát sinh nhiều loại nguyên vật liệu, nhiều công đoạn sản xuất và nhiều khoản chi phí cần tập hợp.
Doanh nghiệp sản xuất nhỏ thường phải quản lý:
Nguyên vật liệu mua vào.
Công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất.
Chi phí điện, nước và nhà xưởng.
Nếu đơn vị kế toán chỉ tổng hợp hóa đơn mua vào, bán ra mà không theo dõi nguyên vật liệu và giá thành thì doanh nghiệp vẫn thiếu phần quan trọng nhất của hệ thống kế toán sản xuất.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ tính giá thành sản phẩm không?
Có thể, nếu nội dung tính giá thành nằm trong phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
Đây cũng là một trong những công việc quan trọng nhất của kế toán sản xuất.
Để xác định giá thành, kế toán thường phải tập hợp và phân bổ các nhóm chi phí liên quan đến quá trình sản xuất như:
Sau khi tập hợp chi phí, doanh nghiệp cần lựa chọn đối tượng tính giá thành phù hợp.
Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất bàn ghế theo đơn đặt hàng có thể cần tính giá thành theo từng đơn hàng.
Kế toán không thể chỉ dựa vào hóa đơn đầu vào để xác định một sản phẩm thực tế đã tiêu hao bao nhiêu nguyên liệu.
Có cần cung cấp định mức sản xuất cho kế toán không?
Có. Định mức là một trong những dữ liệu quan trọng giúp kế toán hiểu mối quan hệ giữa nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra.
Ví dụ, để sản xuất một sản phẩm A, doanh nghiệp dự kiến sử dụng:
Nếu định mức cho phép sử dụng 2 kg nguyên liệu nhưng số liệu thực tế thường xuyên lên đến 2,7 kg, doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân.
Đây còn là công cụ quản trị giúp ban lãnh đạo phát hiện những điểm đang làm tăng chi phí sản xuất.
Khi thay đổi công nghệ, máy móc, nguyên liệu hoặc quy trình sản xuất, doanh nghiệp cũng nên rà soát lại định mức thay vì sử dụng một bộ số liệu cố định trong nhiều năm.
Hàng lỗi, hàng hỏng được xử lý kế toán thế nào?
Trước tiên cần xác định nguyên nhân và tình trạng thực tế của hàng lỗi, hàng hỏng.
Trong doanh nghiệp sản xuất có thể phát sinh nhiều trường hợp:
Mỗi trường hợp có bản chất khác nhau nên không thể xử lý tất cả theo một cách.
Doanh nghiệp nên có quy trình ghi nhận rõ từ bộ phận sản xuất hoặc kiểm soát chất lượng, trong đó xác định:
Bộ phận liên quan.
Khả năng sửa chữa.
Khả năng tái sử dụng.
Kế toán dựa trên hồ sơ và tình trạng thực tế để ghi nhận phù hợp.
Do đó, doanh nghiệp sản xuất cần kết nối giữa ba bộ phận: sản xuất – kho – kế toán khi xử lý sản phẩm lỗi và hao hụt.
Chi phí thuê ngoài sản xuất có được tính vào giá thành không?
Chi phí thuê ngoài phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất có thể là một bộ phận cần được xem xét khi xác định giá thành, tùy theo bản chất thực tế của khoản chi và phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng.
Trong thực tế, doanh nghiệp có thể thuê bên ngoài thực hiện một số công đoạn như:
Xử lý bề mặt.
Chi phí mạ này có liên quan trực tiếp đến quá trình tạo ra thành phẩm nên kế toán cần theo dõi riêng và xác định phương thức tập hợp phù hợp.
Nếu chỉ ghi nhận hóa đơn dịch vụ mà không quản lý luồng hàng đưa đi và nhận về, dữ liệu kho rất dễ bị lệch.
Có thể thuê dịch vụ kế toán khi đã có kế toán nội bộ không?
Có. Đây thậm chí là mô hình phù hợp với nhiều công ty sản xuất.
Kế toán nội bộ có lợi thế lớn về khả năng tiếp cận dữ liệu hằng ngày.
Trong khi đó, đơn vị dịch vụ bên ngoài có thể hỗ trợ ở những phần chuyên sâu hơn như:
Rà soát hệ thống tài khoản.
Kiểm tra phương pháp tính giá thành.
Đối chiếu tồn kho.
Rà soát hồ sơ thuế.
Kiểm tra báo cáo tài chính.
Hỗ trợ xử lý sai sót.
Phương án này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp sản xuất đang phát triển nhưng chưa muốn xây dựng một phòng kế toán có đầy đủ các vị trí chuyên môn.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ quyết toán thuế không?
Nhiều đơn vị dịch vụ có cung cấp hỗ trợ quyết toán thuế, nhưng doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể phạm vi công việc trong hợp đồng.
Hỗ trợ quyết toán không nên chỉ bắt đầu khi doanh nghiệp nhận được thông báo kiểm tra.
Với công ty sản xuất, công việc chuẩn bị nên được thực hiện thường xuyên vì lượng dữ liệu cần đối chiếu rất lớn.
Các nội dung cần đặc biệt quan tâm gồm:
Xuất kho sản xuất.
Vì vậy, dịch vụ kế toán tốt cần hướng đến nguyên tắc “rà soát trước khi có vấn đề” thay vì chỉ xử lý khi doanh nghiệp đã bước vào giai đoạn giải trình.
“Từ sổ sách đến chiến lược nhà máy” – Giá trị thật của dịch vụ kế toán sản xuất
Biến dữ liệu kế toán thành công cụ quản trị
Báo cáo kế toán không nên chỉ trả lời câu hỏi doanh nghiệp đã lãi hay lỗ.
Ban lãnh đạo cần biết sâu hơn:
Sản phẩm nào đang tạo lợi nhuận.
Sản phẩm nào có biên lợi nhuận giảm.
Nguyên liệu nào tăng giá mạnh.
Bộ phận nào phát sinh hao hụt cao.
Chi phí điện, nhân công hoặc sản xuất chung đang biến động thế nào.
Sản phẩm nào tồn kho lâu.
Ví dụ, doanh thu sản phẩm A tăng 30% nhưng lợi nhuận không tăng tương ứng.
Dữ liệu kế toán từ đó trở thành một phần của quá trình ra quyết định chứ không chỉ phản ánh kết quả sau cùng.
Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí trước khi mất lợi nhuận
Một trong những nguy cơ lớn nhất của công ty sản xuất là chi phí tăng từ từ nhưng giá bán không điều chỉnh kịp thời.
Ví dụ, giá nguyên liệu tăng 5%, tiền điện tăng, lương lao động tăng và tỷ lệ hao hụt tăng thêm một vài phần trăm.
Hệ thống kế toán cần theo dõi biến động chi phí theo từng kỳ, thay vì chờ cuối năm mới so sánh.
Nếu giá thành một sản phẩm tăng liên tục trong ba tháng, ban lãnh đạo có thể kiểm tra ngay nguyên nhân.
Kế toán quản trị phải giúp doanh nghiệp biết chi phí tăng ở đâu, vì sao tăng và ảnh hưởng đến sản phẩm nào.
Tạo nền tảng tài chính khi mở rộng sản xuất
Mở rộng nhà máy không chỉ là mua thêm máy móc hoặc thuê thêm diện tích.
Doanh nghiệp còn phải tính đến một lượng vốn đáng kể cho:
Công nợ khách hàng.
Kế toán cần giúp ban lãnh đạo nhìn được mối quan hệ giữa:
Công suất sản xuất → lượng nguyên vật liệu cần mua → chi phí sản xuất → tồn kho → doanh thu → thời gian thu tiền.
Ví dụ, doanh nghiệp muốn tăng sản lượng từ 10.000 lên 15.000 sản phẩm mỗi tháng.
Khi có dữ liệu tài chính đầy đủ, quyết định mở rộng sản xuất sẽ dựa trên khả năng vận hành và dòng tiền thực tế thay vì chỉ dựa trên kỳ vọng tăng doanh thu.
Xây dựng hệ thống kế toán đồng hành cùng tăng trưởng doanh nghiệp
Một xưởng sản xuất nhỏ có thể bắt đầu với vài loại nguyên liệu và một nhóm sản phẩm. Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng, số lượng dữ liệu tăng rất nhanh.
Nếu hệ thống kế toán không được chuẩn hóa từ đầu, càng tăng quy mô doanh nghiệp càng khó kiểm soát.
Việc mở thêm dây chuyền hoặc sản phẩm mới cũng trở nên thuận lợi hơn vì doanh nghiệp không phải xây dựng lại toàn bộ phương pháp quản lý.
Ở giai đoạn nhỏ, hệ thống giúp biết chi phí và giá thành. Ở giai đoạn tăng trưởng, hệ thống giúp kiểm soát nhiều dây chuyền, nhiều sản phẩm và nhiều kho.
Đó là bước chuyển từ “làm sổ sách để hoàn thành nghĩa vụ” sang “xây dựng hệ thống kế toán để điều hành hoạt động sản xuất và tăng trưởng doanh nghiệp”.
Dịch vụ kế toán công ty sản xuất mang đến giải pháp toàn diện từ tổ chức chứng từ, hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm, kê khai thuế đến lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế theo đúng quy định hiện hành. Đồng hành cùng đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, tối ưu chi phí vận hành, đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
