Dịch vụ kế toán công ty thi công là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động kế toán, thuế và tài chính trong lĩnh vực thi công xây dựng, lắp đặt và hoàn thiện công trình. Với đặc điểm mỗi công trình có thời gian thực hiện, chi phí và nguồn lực khác nhau, doanh nghiệp cần hệ thống kế toán chuyên nghiệp để theo dõi chi tiết từng hạng mục, kiểm soát chi phí và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, tối ưu lợi nhuận và hạn chế các rủi ro trong quá trình hoạt động.
“Một công trình hoàn thành không chỉ có viên gạch cuối cùng” – Vì sao kế toán xây lắp là bài toán nhiều lớp?
Đặc thù công trình kéo dài khiến doanh thu và chi phí không phát sinh cùng thời điểm
Một dự án xây dựng có thể kéo dài vài tháng, một năm hoặc nhiều năm.
Ngay từ ngày đầu triển khai, doanh nghiệp đã phải phát sinh rất nhiều khoản chi.
Trong khi đó, doanh thu thường chỉ được hình thành theo từng giai đoạn của hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu.
2 tỷ đồng tiền vật liệu.
200 triệu đồng chi phí nhà thầu phụ.
Do đó, kế toán xây lắp cần kiểm soát chi phí và khối lượng hoàn thành liên tục thay vì đợi đến cuối năm mới xử lý.
Một dự án có thể chứa hàng trăm khoản chi phí cần kiểm soát
Giá thành công trình không chỉ bao gồm những khoản lớn như thép, xi măng, bê tông hoặc máy móc.
Mỗi ngày tại công trường có thể phát sinh rất nhiều khoản nhỏ.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thực hiện đồng thời nhiều công trình, việc kiểm soát càng khó.
Một hệ thống kế toán xây lắp tốt nên yêu cầu mỗi khoản chi đều xác định được:
Khi tất cả khoản chi đều có “địa chỉ”, kế toán mới có thể tổng hợp chính xác giá thành từng dự án.
Lợi nhuận công trình chỉ chính xác khi tập hợp đúng từng khoản chi
Lợi nhuận công trình về nguyên tắc có thể được nhìn theo chênh lệch giữa doanh thu và giá thành.
Tuy nhiên, vấn đề khó nhất không nằm ở phép trừ.
Nếu kế toán mới tập hợp được 7 tỷ đồng chi phí thì lợi nhuận tạm tính là 3 tỷ đồng.
Trước khi xác định lợi nhuận công trình, cần đối chiếu ít nhất:
Chỉ khi các khoản này được rà soát đầy đủ, lợi nhuận công trình mới có ý nghĩa quản trị.
Sai một chứng từ vật tư có thể làm sai toàn bộ giá thành
Vật tư thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành xây dựng.
Do đó, một chứng từ vật tư được hạch toán sai có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của nhiều công trình.
Ví dụ, doanh nghiệp mua 500 triệu đồng thép cho công trình A nhưng chứng từ lại được đưa vào công trình B.
Trên thực tế, nguyên nhân chỉ là một chứng từ được gắn sai mã công trình.
Càng kiểm soát tốt chuỗi này, giá thành công trình càng chính xác.
“Bản đồ dòng tiền trên công trường” – Kế toán phải theo sát từng giai đoạn thi công
Dòng tiền đầu vào từ vật tư, nhân công và nhà thầu phụ
Trước khi công trình tạo ra doanh thu, doanh nghiệp phải liên tục bỏ tiền vào dự án.
Vật tư thường là khoản chi lớn nhất.
Nhân công là dòng tiền tiếp theo phải duy trì thường xuyên.
Nhà thầu phụ thường yêu cầu thanh toán theo khối lượng đã hoàn thành.
Như vậy, trong giai đoạn đầu, tiền liên tục đi ra nhưng chưa chắc đã có dòng tiền tương ứng đi vào.
Đây chính là nhu cầu vốn lưu động của công trình.
Dòng tiền tạm ứng, thanh toán theo tiến độ hợp đồng
Tạm ứng là nguồn tiền quan trọng giúp doanh nghiệp bắt đầu dự án.
Tuy nhiên, khoản tạm ứng chỉ là một phần trong toàn bộ dòng tiền.
Hồ sơ nghiệm thu có thể mất thời gian hoàn thiện.
Hóa đơn có thể đã lập nhưng hồ sơ thanh toán chưa được duyệt.
Các chỉ tiêu nên có gồm:
Nhờ đó, doanh nghiệp biết được dòng tiền nào sắp về để chủ động bố trí các khoản phải trả.
Khoản tiền giữ lại bảo hành và nghiệm thu công trình
Một công trình hoàn thành không có nghĩa toàn bộ tiền hợp đồng đã được thu hồi.
Nhiều hợp đồng quy định chủ đầu tư giữ lại một tỷ lệ nhất định để bảo đảm nghĩa vụ bảo hành.
Kế toán cần lập bảng riêng theo dõi:
Điều kiện thanh toán.
Số còn phải thu.
Nếu không theo dõi riêng, các khoản bảo hành rất dễ bị chìm trong công nợ tổng và bị bỏ quên sau khi nhân sự dự án thay đổi.
Kiểm soát tình trạng công trình có doanh thu nhưng thiếu dòng tiền
Đây là tình trạng rất phổ biến trong ngành xây dựng.
Một dự án có thể đã ghi nhận doanh thu 10 tỷ đồng nhưng doanh nghiệp mới thu được 6 tỷ đồng.
Nhưng xét về dòng tiền, doanh nghiệp đang phải tự bỏ ra thêm 1,5 tỷ đồng.
Kế toán vì vậy cần lập hai báo cáo song song:
Báo cáo lợi nhuận công trình.
Một dự án tốt phải được đánh giá trên cả hai khía cạnh.
Lập kế hoạch dòng tiền trước khi triển khai dự án mới
Một sai lầm phổ biến của nhà thầu là chỉ nhìn vào giá trị hợp đồng khi quyết định nhận thêm dự án.
Vì vậy, trước khi nhận một dự án mới, kế toán không chỉ nên tính lợi nhuận dự kiến mà còn phải lập mô hình dòng tiền.
Chi phí phải chi trong từng tháng.
Khi doanh nghiệp kiểm soát được chi phí, giá thành và dòng tiền theo từng công trình, việc mở rộng hoạt động sẽ bền vững hơn và giảm nguy cơ rơi vào tình trạng “có doanh thu, có lợi nhuận trên sổ nhưng không có tiền trong tài khoản”.
“Công trường ngoài kia, sổ sách bên trong” – Quản lý chi phí xây lắp từ thực tế thi công
Theo dõi chi phí nguyên vật liệu từng công trình
Nguyên vật liệu là một trong những nhóm chi phí lớn nhất của nhiều công trình xây dựng.
Tuy nhiên, việc quản lý vật tư không chỉ dừng ở câu hỏi doanh nghiệp đã mua bao nhiêu tiền vật liệu.
Trường hợp vật tư nhập kho tập trung, kế toán cần theo dõi:
Đây là tín hiệu cần kiểm tra.
Nếu kế toán chỉ nhìn vào tổng hóa đơn mua thép thì rất khó phát hiện sớm vấn đề này.
Quản lý nhân công trực tiếp và chi phí thuê ngoài
Nhân công xây dựng có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau.
Đối với tổ đội nhận khoán, cần theo dõi hợp đồng khoán, đơn giá, khối lượng thực hiện, biên bản xác nhận và số tiền đã thanh toán.
Kế toán nên xây dựng chuỗi kiểm soát:
Cách quản lý này giúp hạn chế tình trạng chi phí nhân công phát sinh lớn nhưng không xác định được cụ thể đã tạo ra khối lượng nào.
Hạch toán chi phí máy thi công
Máy móc thi công là nhóm chi phí cần được quản lý riêng vì một thiết bị có thể phục vụ nhiều dự án.
Chi phí liên quan cần được phân bổ theo dữ liệu sử dụng thực tế thay vì chia đều.
Doanh nghiệp nên có bảng hoặc nhật ký theo dõi máy thi công gồm:
Dữ liệu này vừa phục vụ kế toán giá thành vừa giúp bộ phận quản lý đánh giá hiệu suất sử dụng thiết bị.
Phân bổ chi phí chung cho từng dự án
Ngoài các khoản có thể xác định trực tiếp, doanh nghiệp xây lắp còn phát sinh nhiều chi phí phục vụ chung.
Tùy bản chất chi phí, có thể căn cứ vào:
Chi phí trực tiếp.
Giá trị dự toán.
Thời gian thi công.
Nếu cùng một loại chi phí nhưng mỗi tháng áp dụng một cách chia khác nhau, giá thành từng công trình có thể bị biến động không phản ánh đúng thực tế.
Kiểm soát chi phí vượt dự toán
Chi phí vượt dự toán không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với quản lý kém.
Một số khoản vượt có thể xuất phát từ thay đổi thiết kế, tăng khối lượng hoặc yêu cầu bổ sung được chủ đầu tư chấp nhận.
Vượt chi phí có khả năng được chủ đầu tư thanh toán thêm.
Vì vậy, việc phát hiện sớm quan trọng hơn rất nhiều so với việc ghi nhận chính xác sau khi công trình đã hoàn thành.
So sánh chi phí thực tế với hồ sơ dự toán ban đầu
Dự toán là bản kế hoạch chi phí trước khi thi công.
Sổ kế toán là dữ liệu phản ánh chi phí đã thực tế phát sinh.
Hai hệ thống này cần được đối chiếu thường xuyên.
Chi phí chung dự toán – thực tế.
Mục tiêu không phải là trả lời “đã vượt bao nhiêu” mà là trả lời “nếu tiếp tục như hiện tại, công trình có thể vượt tổng ngân sách bao nhiêu khi hoàn thành”.
“Bài toán giá thành không nằm ở ngày bàn giao” – Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công trình
Xác định đối tượng tập hợp chi phí trong doanh nghiệp xây lắp
Bước đầu tiên là xác định doanh nghiệp muốn tập hợp chi phí cho đối tượng nào.
Thông thường đối tượng có thể là:
Một hợp đồng xây dựng.
Ví dụ một nhà máy có thể được theo dõi thành:
Việc xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí ngay từ đầu giúp kế toán tránh phải phân loại lại hàng nghìn chứng từ vào cuối kỳ.
Theo dõi chi phí theo từng công trình, hạng mục
Sau khi có đối tượng tập hợp chi phí, mọi nghiệp vụ liên quan cần được gắn mã ngay khi hạch toán.
Chi phí vật tư được gắn với công trình.
Chi phí chung được phân bổ theo nguyên tắc đã xác định.
Chi phí theo công trình.
Khi số liệu được tổ chức ngay từ đầu, việc tính giá thành cuối kỳ trở thành bước tổng hợp thay vì một cuộc “truy tìm chứng từ”.
Xử lý chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Trong xây dựng, thời gian thi công thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán.
Vì vậy, tại thời điểm cuối tháng hoặc cuối năm, nhiều công trình vẫn chưa hoàn thành.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được số dư dở dang đang thuộc công trình nào.
Khi kiểm tra số liệu, doanh nghiệp phải có khả năng truy ngược từ số dư tổng trên sổ đến từng công trình cụ thể.
Xác định giá vốn khi công trình hoàn thành
Khi công trình hoặc phần công việc đạt điều kiện ghi nhận phù hợp, kế toán xác định phần chi phí tương ứng để ghi nhận giá vốn.
Giá vốn cần phản ánh đầy đủ các khoản liên quan đến việc thực hiện công trình.
Chi phí thuê ngoài.
Khi giá vốn bị ghi nhận thiếu, lợi nhuận sẽ bị phản ánh cao hơn thực tế.
Còn nghĩa vụ chi phí nào liên quan đến phần công việc đã hoàn thành hay không?
Đánh giá hiệu quả từng dự án sau nghiệm thu
Khi công trình hoàn thành, kế toán không nên chỉ kết thúc bằng việc xác định doanh thu và giá vốn.
Giá trị hợp đồng ban đầu.
Công nợ còn phải thu.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân chênh lệch.
Khi đó, kế toán giá thành không chỉ là công việc “đóng sổ” sau nghiệm thu mà trở thành nguồn dữ liệu để cải thiện dự toán, báo giá, đấu thầu và lựa chọn dự án trong tương lai.
“Kho vật tư di chuyển theo từng công trình” – Quản lý nguyên vật liệu trong kế toán xây lắp
Theo dõi nhập xuất tồn vật tư xây dựng
Mỗi công trình nên được xem như một điểm quản lý vật tư riêng.
Khi vật tư được mua về, kế toán cần xác định rõ:
Ví dụ, doanh nghiệp mua 50 tấn thép để thi công công trình A.
Kế toán không nên chỉ theo dõi chung 50 tấn mà cần xác định rõ vật tư đang nằm ở đâu.
Nhờ đó, kế toán có thể biết cùng một loại thép hoặc xi măng đang tồn bao nhiêu tại từng dự án.
Kiểm soát vật tư xuất dùng nhưng chưa đưa vào công trình
Một lỗi phổ biến trong kế toán xây dựng là cứ xuất vật tư khỏi kho thì mặc nhiên coi toàn bộ đã được sử dụng cho công trình.
Thực tế không phải như vậy.
Đến cuối tháng, công trường mới sử dụng 650 bao, còn 350 bao chưa dùng.
Doanh nghiệp cần phân biệt:
Kế toán nên phối hợp với thủ kho hoặc người phụ trách vật tư công trường để xác nhận số lượng thực tế sử dụng theo từng kỳ.
Xử lý vật tư thừa sau khi hoàn thành hạng mục
Khi một hạng mục kết thúc, vật tư thừa không được mặc nhiên để lại trong chi phí của hạng mục đó.
Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê và xác định phương án xử lý.
Vật tư có thể:
Chuyển sang hạng mục khác trong cùng công trình.
Doanh nghiệp nên lập biên bản hoặc phiếu điều chuyển thể hiện rõ loại vật tư, số lượng, công trình xuất, công trình nhận, ngày chuyển và người giao nhận.
Đối chiếu giữa kho, công trường và kế toán
Ba nguồn số liệu quan trọng cần được đối chiếu thường xuyên gồm:
Sổ kho.
Ví dụ, kho báo đã xuất 100 tấn thép cho công trình C.
Khoản chênh lệch 5 tấn phải được kiểm tra ngay.
Các chỉ tiêu cần kiểm tra gồm:
Vật tư điều chuyển.
Những chênh lệch không rõ nguyên nhân phải được lập biên bản và xử lý ngay, thay vì để dồn đến khi công trình kết thúc.
Kiểm soát thất thoát vật tư trong quá trình thi công
Thất thoát vật tư là một trong những nguyên nhân trực tiếp làm tăng giá thành công trình.
Vật tư có thể thất thoát do:
Bảo quản không tốt.
Thi công sai phải làm lại.
Ví dụ, theo dự toán một hạng mục cần 100 tấn thép nhưng số liệu đã xuất dùng là 118 tấn.
Nếu chờ đến khi công trình kết thúc mới kiểm tra, khả năng truy tìm nguyên nhân và trách nhiệm thường rất thấp.
“Hợp đồng là điểm bắt đầu của kế toán” – Quản lý doanh thu xây lắp theo từng dự án
Phân loại hợp đồng xây dựng theo phương thức thanh toán
Mỗi hợp đồng có thể có cơ chế thanh toán khác nhau.
Có hợp đồng thanh toán theo tỷ lệ hoàn thành.
Vì vậy, kế toán cần đọc kỹ hợp đồng và lập bảng tóm tắt các điều khoản tài chính.
Nội dung nên gồm:
Kế toán phải theo dõi riêng từng cấu phần này để tránh nhầm giữa giá trị hợp đồng, doanh thu, số phải thu và số tiền thực tế có thể thu ngay.
Theo dõi doanh thu theo tiến độ nghiệm thu
Đối với xây lắp, tiến độ thi công và tiến độ nghiệm thu có thể không hoàn toàn trùng nhau.
Khối lượng đã được nghiệm thu.
Ví dụ, bộ phận kỹ thuật xác nhận đã thi công được khoảng 12 tỷ đồng khối lượng.
Doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi từng đợt nghiệm thu, gồm ngày nghiệm thu, hạng mục, giá trị, hồ sơ đi kèm và tình trạng thanh toán.
Xử lý khoản tạm ứng từ chủ đầu tư
Tạm ứng là nghiệp vụ rất phổ biến trong hợp đồng xây dựng.
Kế toán phải theo dõi riêng:
Số đã khấu trừ qua từng đợt thanh toán.
Ví dụ, hợp đồng trị giá 20 tỷ đồng, chủ đầu tư tạm ứng 4 tỷ đồng.
Nếu không theo dõi chi tiết, cuối dự án rất dễ xảy ra tình trạng số tiền tạm ứng trên sổ không khớp với số đã được chủ đầu tư khấu trừ thực tế.
Kiểm soát hồ sơ nghiệm thu và thanh toán
Một công trình hoàn thành khối lượng chưa đồng nghĩa doanh nghiệp sẽ thu được tiền ngay.
Muốn thanh toán, nhà thầu thường phải chuẩn bị bộ hồ sơ theo yêu cầu của hợp đồng.
Tùy dự án, hồ sơ có thể gồm:
Bảng xác định giá trị thanh toán.
Mục tiêu là không để xảy ra tình trạng đã hoàn thành công việc nhưng hồ sơ chưa đủ nên không thu được tiền.
Đối chiếu hợp đồng, khối lượng hoàn thành và hóa đơn
Kế toán xây lắp cần thực hiện đối chiếu nhiều chiều thay vì chỉ kiểm tra hóa đơn với sổ kế toán.
Chuỗi kiểm soát nên gồm:
Giá trị hóa đơn đã lập theo hồ sơ và quy định áp dụng: 18 tỷ đồng.
Khi hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán được đối chiếu trên cùng một bảng theo dõi, doanh nghiệp có thể nhìn thấy ngay điểm nghẽn của từng công trình và biết chính xác tiền đang nằm ở khâu nào.
“Nhà thầu phụ phía sau công trình” – Kế toán kiểm soát chi phí thuê ngoài như thế nào?
Quản lý hợp đồng với nhà thầu phụ
Hợp đồng với nhà thầu phụ là căn cứ đầu tiên để xác định phạm vi công việc, giá trị thuê ngoài và trách nhiệm của các bên.
Hợp đồng nên thể hiện rõ nhà thầu phụ thực hiện hạng mục nào, tại công trình nào và giá trị được xác định theo đơn giá cố định, khối lượng thực tế hay hình thức trọn gói.
Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu khối lượng
Chi phí thuê ngoài chỉ thực sự có căn cứ tốt khi doanh nghiệp chứng minh được nhà thầu phụ đã thực hiện khối lượng công việc tương ứng.
Hồ sơ nghiệm thu cần được lập phù hợp với từng loại công việc và điều kiện hợp đồng.
Kế toán không nhất thiết kiểm tra sâu yếu tố kỹ thuật nhưng cần kiểm tra sự logic giữa hợp đồng, khối lượng nghiệm thu, giá trị thanh toán và hóa đơn.
Kiểm soát hóa đơn và chứng từ thanh toán
Sau khi nghiệm thu, kế toán cần kiểm tra hóa đơn của nhà thầu phụ trước khi hạch toán vào chi phí công trình.
Nội dung trên hóa đơn nên có khả năng liên hệ với hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu.
Kế toán cần đối chiếu tổng số tiền đã thanh toán với giá trị nghiệm thu và giá trị hóa đơn để phát hiện các khoản ứng trước hoặc thanh toán vượt khối lượng.
Xử lý trường hợp nhà thầu phụ thiếu hồ sơ
Trong thực tế, một vấn đề phổ biến là công việc đã hoàn thành nhưng nhà thầu phụ chưa cung cấp đầy đủ hồ sơ.
Có trường hợp đã thi công xong nhưng chưa ký biên bản nghiệm thu. Có trường hợp đã nhận tiền nhưng chậm xuất hóa đơn. Cũng có trường hợp đơn vị thi công cung cấp hóa đơn nhưng thiếu hợp đồng hoặc hồ sơ xác nhận khối lượng.
Hạn chế rủi ro thuế từ chi phí thuê ngoài
Chi phí thuê ngoài là nhóm dễ được yêu cầu giải trình vì có giá trị lớn và liên quan trực tiếp đến giá thành công trình.
Một khoản chi phí tốt nên có khả năng trả lời được các câu hỏi: thuê ai, làm công việc gì, cho công trình nào, thời gian nào, khối lượng bao nhiêu, ai nghiệm thu, hóa đơn nào và đã thanh toán bằng phương thức nào.
“Radar rủi ro thuế ngành xây lắp” – Những sai sót dễ khiến doanh nghiệp gặp vấn đề
Xuất hóa đơn không đúng thời điểm nghiệm thu
Một trong những sai sót phổ biến của doanh nghiệp xây lắp là xử lý hóa đơn không đồng bộ với quá trình nghiệm thu.
Ngược lại, cũng có trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn trước khi có đủ hồ sơ thể hiện khối lượng công việc tương ứng.
Khi các mốc thời gian có chênh lệch lớn, cần kiểm tra nguyên nhân và hồ sơ liên quan.
Chi phí vật tư không đủ hồ sơ chứng minh
Chi phí vật tư thường có số lượng giao dịch lớn và phát sinh liên tục nên rất dễ xảy ra thiếu chứng từ.
Một hóa đơn vật liệu có thể hợp lệ về hình thức nhưng nếu không xác định được vật tư đã đi đâu, sử dụng cho công trình nào hoặc khối lượng có phù hợp hay không thì doanh nghiệp vẫn có thể gặp khó khăn khi giải trình.
Nhân công thuê ngoài thiếu chứng từ hợp lệ
Nhân công thuê ngoài là khoản chi đặc thù và dễ phát sinh hồ sơ không đồng nhất.
Một số doanh nghiệp chỉ có danh sách nhân công và bảng chi tiền nhưng không có tài liệu chứng minh công việc thực tế.
Nếu sử dụng tổ đội, kế toán cần xác định rõ người đại diện, phạm vi công việc, thời gian thực hiện và giá trị giao khoán.
Chi phí công trình chưa hoàn thành nhưng đã ghi nhận sai
Công trình thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên việc xác định chi phí dở dang có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
Kế toán cần đối chiếu chi phí phát sinh với khối lượng hoàn thành, doanh thu và giá vốn đã ghi nhận.
Các công trình có số dư dở dang lớn trong nhiều kỳ nhưng tiến độ không thay đổi là nhóm cần được kiểm tra ưu tiên.
Chênh lệch giữa dự toán, hợp đồng và thực tế thi công
Dự toán, hợp đồng và thực tế thi công hiếm khi hoàn toàn giống nhau, nhưng mọi chênh lệch lớn cần có lý do và hồ sơ giải thích.
Kế toán cần xác định nguyên nhân do tăng giá, thay đổi thiết kế, phát sinh khối lượng hay thất thoát.
Những chênh lệch bất thường cần được chuyển cho bộ phận kỹ thuật và quản lý dự án giải trình ngay khi công trình còn đang thực hiện.
Phân bổ chi phí chung không phù hợp
Không phải mọi chi phí xây dựng đều có thể đưa trực tiếp vào một công trình.
Doanh nghiệp cần xây dựng tiêu thức phân bổ phù hợp với bản chất từng khoản chi phí.
Mục tiêu không chỉ là phân bổ đủ chi phí mà phải đảm bảo số liệu giá thành phản ánh tương đối hợp lý nguồn lực thực tế mà từng công trình đã sử dụng.
“Bộ máy kế toán đứng sau mỗi công trình” – Dịch vụ kế toán xây lắp thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình hoạt động và loại hình công trình
Công việc đầu tiên của dịch vụ kế toán là tìm hiểu mô hình thực tế của doanh nghiệp thay vì áp dụng một hệ thống kế toán giống nhau cho mọi nhà thầu.
Mỗi mô hình lại có cơ cấu chi phí khác nhau.
Nhà thầu cơ điện có tỷ trọng thiết bị lớn.
Trên cơ sở đó mới thiết kế hệ thống kế toán phù hợp với hoạt động thực tế.
Thiết lập hệ thống mã công trình và hạng mục
Mỗi công trình cần có một mã quản lý riêng.
Hóa đơn mua vật tư, phiếu xuất kho, bảng lương, chi phí máy thi công và hồ sơ thầu phụ phải được gắn đúng mã công trình.
Đây cũng là cơ sở để lập báo cáo giá thành và lợi nhuận riêng cho từng dự án.
Theo dõi vật tư, nhân công và chi phí thi công
Dịch vụ kế toán cần tổ chức hệ thống theo dõi các nhóm chi phí hình thành nên giá thành công trình.
Chi phí máy thi công phải được theo dõi đối với máy móc của doanh nghiệp cũng như thiết bị đi thuê.
Mục tiêu cuối cùng là xác định được một công trình thực tế đã tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực chứ không đơn thuần tổng hợp hóa đơn mua vào.
Hạch toán doanh thu và giá vốn công trình
Doanh thu xây lắp cần được theo dõi gắn với hợp đồng, phụ lục, khối lượng nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và hóa đơn.
Song song với doanh thu là giá vốn của phần công trình tương ứng.
Vì vậy, kế toán xây lắp phải theo dõi đồng thời doanh thu, chi phí dở dang và giá vốn của từng công trình.
Kiểm tra chứng từ đầu vào đầu ra
Mỗi hóa đơn đầu vào không nên chỉ được kiểm tra về thông tin trên hóa đơn mà còn phải xác định khoản chi đó phục vụ công trình nào và có hồ sơ kinh tế đi kèm hay không.
Đối với đầu ra, kế toán phải đối chiếu hóa đơn với hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu tương ứng.
Theo dõi công nợ chủ đầu tư và nhà cung cấp
Công nợ là một trong những nội dung quyết định dòng tiền của doanh nghiệp xây dựng.
Đối với chủ đầu tư, kế toán cần theo dõi theo từng công trình và từng đợt thanh toán.
Đối với nhà cung cấp và nhà thầu phụ, cần theo dõi số phải trả, thời hạn thanh toán và các khoản tạm ứng.
Đây là nền tảng để lập kế hoạch dòng tiền.
Kê khai thuế định kỳ
Dịch vụ kế toán thực hiện tổng hợp dữ liệu và thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế thuộc phạm vi của doanh nghiệp theo kỳ áp dụng.
Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp xây dựng, kê khai thuế không nên tách rời dữ liệu công trình.
Dịch vụ kế toán cũng cần duy trì bảng kiểm tra trước mỗi kỳ kê khai để tránh bỏ sót chứng từ hoặc ghi.
Lập báo cáo tài chính
Cuối kỳ kế toán, dịch vụ thực hiện tổng hợp sổ sách và lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Đối với doanh nghiệp xây dựng, trước khi khóa sổ cần đặc biệt kiểm tra chi phí công trình dở dang, công nợ, doanh thu, giá vốn, vật tư tồn kho và các khoản chi phí chưa hoàn thiện chứng từ.
Lập báo cáo quản trị dự án
Đây là phần tạo ra sự khác biệt giữa một dịch vụ chỉ làm kế toán thuế và một hệ thống kế toán phục vụ quản trị doanh nghiệp xây dựng.
Báo cáo quản trị phải chuyển dữ liệu kế toán thành thông tin mà giám đốc có thể sử dụng để ra quyết định.
“Bảng điều khiển của chủ doanh nghiệp xây dựng” – Những báo cáo kế toán cần có
Báo cáo chi phí từng công trình
Báo cáo chi phí cần được lập riêng cho từng dự án và có số liệu phát sinh trong kỳ cũng như số lũy kế từ đầu công trình.
Các khoản chi phí nên được chia thành những nhóm chính như vật tư, nhân công, máy thi công, nhà thầu phụ, vận chuyển và chi phí chung công trường.
Báo cáo lợi nhuận dự kiến theo dự án
Lợi nhuận kế toán đã phát sinh chưa phản ánh toàn bộ hiệu quả của một công trình đang thi công.
Báo cáo có thể lấy giá trị hợp đồng dự kiến thực hiện trừ tổng chi phí ước tính để hoàn thành công trình.
Theo dõi lợi nhuận dự kiến giúp doanh nghiệp xử lý vấn đề trước khi khoản lợi nhuận bị mất hoàn toàn.
Báo cáo tiến độ chi phí so với dự toán
Báo cáo này không chỉ so sánh tổng chi phí mà cần đi xuống từng nhóm lớn.
Ví dụ dự toán thép 1,5 tỷ đồng nhưng thực tế dự kiến 1,8 tỷ đồng; nhân công dự toán 900 triệu đồng nhưng đã phát sinh 850 triệu đồng trong khi công trình mới hoàn thành khoảng 70%.
Từng khoản vượt dự toán cần có nguyên nhân.
Báo cáo công nợ chủ đầu tư
Báo cáo phải cho biết chủ đầu tư đang nợ bao nhiêu ở từng công trình.
Không nên chỉ thể hiện một con số tổng.
Thông tin này giúp giám đốc biết công trình nào đang tiêu thụ vốn lưu động quá lớn vì tiền chưa được thu về.
Báo cáo công nợ nhà cung cấp
Nhà cung cấp vật tư và nhà thầu phụ thường có lịch thanh toán khác với lịch thu tiền từ chủ đầu tư.
Nếu không lập báo cáo phải trả, doanh nghiệp rất dễ rơi vào thời điểm nhiều khoản cùng đến hạn.
Báo cáo nên thể hiện nhà cung cấp, công trình liên quan, tổng công nợ, số đến hạn và ngày dự kiến thanh toán.
Báo cáo vật tư tồn kho
Vật tư tồn kho cần được nhìn ở cả kho trung tâm và từng công trường.
Báo cáo nên cho biết vật tư nào đã mua nhưng chưa sử dụng, vật tư nào đang nằm tại công trình và vật tư nào tồn lâu không còn phù hợp với nhu cầu thi công.
Báo cáo dòng tiền theo từng công trình
Báo cáo dòng tiền theo công trình cho biết dự án đã thu bao nhiêu tiền và đã phải chi bao nhiêu tiền.
Một công trình có lợi nhuận dự kiến tốt nhưng dòng tiền âm lớn vẫn có thể gây áp lực cho toàn doanh nghiệp.
Ngoài số đã phát sinh cần có phần dự báo những tuần hoặc những tháng tiếp theo.
Báo cáo hiệu quả đội thi công
Không phải toàn bộ chênh lệch lợi nhuận đều đến từ giá vật tư.
Doanh nghiệp có thể theo dõi từng đội theo công trình, hạng mục, khối lượng hoàn thành, chi phí nhân công và thời gian thi công.
Kế toán trở thành hệ thống cảnh báo giúp chủ doanh nghiệp biết công trình nào cần kiểm soát ngay, công trình nào cần thúc đẩy nghiệm thu, khoản công nợ nào phải thu hồi và dự án nào đang có nguy cơ mất lợi nhuận.
“Case Study thực tế” – Công ty xây dựng doanh thu lớn nhưng không biết lời hay lỗ
Nhận nhiều công trình nhưng không mở mã theo dõi riêng
Doanh nghiệp bắt đầu với một vài công trình nhỏ nên kế toán chỉ theo dõi chi phí trên sổ tổng hợp.
Khi ban giám đốc cần kiểm tra một công trình, kế toán phải quay lại tra từng hóa đơn, từng phiếu chi, từng file Excel hoặc hỏi lại chỉ huy trưởng công trường.
Điều này tạo ra một rủi ro rất lớn.
Hệ thống kế toán lúc đó vẫn có số liệu nhưng số liệu chưa đủ giá trị để phục vụ quản trị.
Chi phí vật tư phát sinh vượt dự toán
Vật tư thường là một trong những khoản chi phí lớn nhất của công trình xây dựng.
Ví dụ một công trình được dự toán chi phí vật liệu 12 tỷ đồng.
Kế toán quản trị công trình phải giúp doanh nghiệp phát hiện việc vượt chi phí ngay trong quá trình thi công.
Ví dụ khi vật tư mới sử dụng 60% khối lượng dự kiến nhưng chi phí đã đạt 80% ngân sách thì hệ thống phải phát ra cảnh báo để bộ phận quản lý kiểm tra nguyên nhân.
Công trình hoàn thành nhưng chưa xác định đúng giá vốn
Một vấn đề khác xuất hiện khi công trình đã bàn giao nhưng kế toán vẫn chưa thể xác định chính xác giá vốn.
Một số hóa đơn vật tư về muộn.
Ví dụ công trình có doanh thu 25 tỷ đồng và kế toán tạm xác định giá vốn 20 tỷ đồng, tương ứng lợi nhuận gộp 5 tỷ đồng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ vật tư, nhân công, nhà thầu phụ, tạm ứng, công nợ và các khoản phân bổ trước khi xác định giá thành cuối cùng.
Công nợ chủ đầu tư kéo dài làm thiếu dòng tiền
Doanh nghiệp xây dựng có thể có doanh thu lớn nhưng vẫn thường xuyên thiếu tiền mặt.
Đây là đặc điểm rất dễ xảy ra khi chu kỳ thu tiền của công trình dài hơn chu kỳ chi tiền.
Có trường hợp công trình đã nghiệm thu nhưng hồ sơ thanh toán vẫn bị kéo dài do phải bổ sung tài liệu.
Doanh nghiệp cần biết khoản nào đã đến hạn, khoản nào đang chờ nghiệm thu, khoản nào bị giữ lại và thời điểm nào có khả năng thực thu.
Giải pháp xây dựng lại hệ thống kế toán theo từng dự án
Để xử lý toàn bộ các vấn đề trên, doanh nghiệp cần chuyển từ hệ thống kế toán tổng hợp sang mô hình kế toán quản trị theo từng dự án.
Bước đầu tiên là mở mã riêng cho từng công trình.
Định kỳ, kế toán lập báo cáo so sánh dự toán với chi phí thực tế và dự kiến phần chi phí còn phải phát sinh.
Khi hệ thống trả lời được các câu hỏi này, doanh nghiệp không còn phải chờ đến cuối công trình mới biết lời hay lỗ.
“Từ sổ sách đến chiến lược” – Kế toán giúp doanh nghiệp xây lắp kiểm soát tăng trưởng
Biến chi phí công trình thành dữ liệu quản trị
Mỗi khoản chi phí phát sinh đều chứa thông tin quản trị.
Một hóa đơn mua thép không chỉ là một chứng từ kế toán.
Tương tự, chi phí thuê máy có thể giúp doanh nghiệp đánh giá nên tiếp tục thuê hay đầu tư thiết bị riêng.
Như vậy, dữ liệu kế toán không chỉ phục vụ ghi nhận mà còn giúp doanh nghiệp tích lũy kinh nghiệm định lượng.
Biến dự toán thành công cụ kiểm soát lợi nhuận
Nhiều doanh nghiệp lập dự toán chủ yếu để tham gia đấu thầu hoặc ký hợp đồng.
Sau khi trúng thầu, dự toán gần như không còn được sử dụng trong quản trị.
Nếu vật tư vượt 10%, kế toán cần xác định nguyên nhân.
Ví dụ một công trình có doanh thu hợp đồng 40 tỷ đồng.
Báo cáo lợi nhuận dự kiến giúp doanh nghiệp phát hiện sớm dự án có nguy cơ lỗ và đưa ra biện pháp điều chỉnh trước khi quá muộn.
Biến công nợ thành kế hoạch dòng tiền
Công nợ phải thu không nên chỉ là một con số trên bảng cân đối kế toán.
Đối với doanh nghiệp xây dựng, mỗi khoản công nợ phải được gắn với thời điểm dự kiến thu tiền.
Kế toán cần phân loại công nợ theo từng trạng thái.
Khối lượng đã nghiệm thu nhưng chưa lập hồ sơ thanh toán.
Dòng tiền vì vậy không còn được quản lý theo cách “có tiền thì chi” mà trở thành kế hoạch tài chính.
Biến báo cáo tài chính thành cơ sở lựa chọn dự án
Báo cáo tài chính sẽ có giá trị quản trị cao hơn khi doanh nghiệp phân tích được dữ liệu phía sau các chỉ tiêu tổng hợp.
Không chỉ nhìn công nợ phải thu, cần biết khách hàng hoặc chủ đầu tư nào thường xuyên thanh toán chậm.
Từ đó, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị trở thành cơ sở để lựa chọn thị trường, khách hàng và loại dự án phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp.
Chủ động quyết định nhận hay từ chối công trình mới
Một doanh nghiệp xây dựng tăng trưởng tốt không nhất thiết phải nhận mọi công trình có thể ký được.
Nếu phải vay thêm vốn để thi công, chi phí tài chính có làm giảm đáng kể lợi nhuận hay không?
Một hệ thống kế toán xây lắp trưởng thành phải giúp ban lãnh đạo biết không chỉ doanh nghiệp đã kiếm được bao nhiêu tiền trong quá khứ, mà còn biết công trình nào nên tiếp tục, dự án nào cần kiểm soát và cơ hội nào nên từ chối để bảo vệ lợi nhuận cũng như dòng tiền của doanh nghiệp.
“Điểm kết nối tăng trưởng” – Dịch vụ kế toán xây lắp không chỉ để làm báo cáo thuế
Khi doanh nghiệp có nhiều công trình triển khai cùng lúc
Khi chỉ thực hiện một hoặc hai công trình, chủ doanh nghiệp có thể tương đối dễ kiểm soát bằng kinh nghiệm hoặc các bảng theo dõi riêng. Nhưng khi cùng lúc triển khai nhiều dự án, khối lượng dữ liệu tăng rất nhanh.
Nếu kế toán không thiết lập mã theo dõi riêng, chi phí rất dễ bị ghi nhận nhầm giữa các dự án.
Khi chủ doanh nghiệp không kiểm soát được lợi nhuận từng dự án
Doanh thu của doanh nghiệp tăng không có nghĩa tất cả công trình đều có lãi.
Kế toán xây lắp cần tập hợp đầy đủ doanh thu và chi phí theo từng công trình.
Khi biết chính xác loại công trình nào mang lại lợi nhuận tốt, doanh nghiệp có thêm dữ liệu để lựa chọn dự án và xây dựng giá nhận thầu trong tương lai.
Khi chi phí thực tế thường xuyên vượt dự toán
Chi phí vượt dự toán là một trong những nguyên nhân trực tiếp làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp xây dựng.
Nếu kế toán chỉ tổng hợp số liệu sau khi công trình hoàn thành, doanh nghiệp phát hiện sai lệch quá muộn.
Hệ thống kế toán quản trị cần định kỳ so sánh chi phí thực tế với dự toán theo từng nhóm chi phí.
Khi cần chuẩn hóa hệ thống trước khi mở rộng quy mô
Doanh nghiệp càng mở rộng thì việc quản lý bằng bảng tính riêng lẻ hoặc kinh nghiệm cá nhân càng tiềm ẩn rủi ro.
Mỗi công trình được quản lý theo một cấu trúc thống nhất.
Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tăng doanh thu mà vẫn duy trì khả năng kiểm soát tài chính.
Khi cần đội ngũ kế toán hiểu đặc thù ngành xây dựng
Không phải kế toán có kinh nghiệm trong thương mại hoặc dịch vụ đều có thể xử lý tốt kế toán xây lắp.
Ngành xây dựng có nhiều nghiệp vụ đặc thù như tập hợp chi phí theo công trình, theo dõi sản phẩm dở dang, nghiệm thu theo giai đoạn, quản lý vật tư tại công trường, nhân công thuê ngoài và nhà thầu phụ.
“Trung tâm giải đáp” – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán xây lắp
Doanh nghiệp xây lắp có cần theo dõi riêng từng công trình không?
Có. Đây là một trong những nguyên tắc quản trị quan trọng đối với doanh nghiệp xây lắp.
Doanh thu và các khoản chi phí được tập hợp vào từng mã tương ứng.
Nếu toàn bộ chi phí được tập hợp chung, doanh nghiệp rất khó đánh giá chính xác hiệu quả của từng hợp đồng.
Chi phí công trình dở dang được hạch toán như thế nào?
Đối với công trình chưa hoàn thành, các khoản chi phí liên quan cần được tập hợp và theo dõi theo từng đối tượng phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Chi phí có thể bao gồm vật liệu, nhân công, máy thi công, nhà thầu phụ và các khoản trực tiếp khác.
Khi nào doanh nghiệp xây dựng được ghi nhận doanh thu?
Thời điểm ghi nhận doanh thu không nên chỉ căn cứ vào thời điểm doanh nghiệp nhận tiền.
Kế toán cần xem xét hợp đồng xây dựng, điều kiện nghiệm thu, khối lượng hoàn thành, hồ sơ xác nhận giữa các bên và quy định kế toán áp dụng.
Chi phí nhân công thuê ngoài cần những chứng từ gì?
Hồ sơ nhân công phải phù hợp với bản chất thực tế của quan hệ thuê và cách doanh nghiệp thanh toán.
Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể cần hợp đồng hoặc thỏa thuận, thông tin người lao động, bảng chấm công, bảng xác nhận khối lượng, bảng thanh toán tiền công và chứng từ thanh toán.
Vật tư thừa sau công trình xử lý ra sao?
Vật tư còn lại sau khi hoàn thành công trình cần được kiểm kê thực tế.
Nếu vẫn sử dụng được, doanh nghiệp có thể nhập trở lại kho để sử dụng cho dự án khác hoặc thực hiện điều chuyển trực tiếp giữa các công trình theo quy trình quản lý nội bộ.
Chứng từ cần thể hiện rõ loại vật tư, số lượng và nơi tiếp nhận.
Công trình bị lỗ có được ghi nhận đầy đủ chi phí không?
Việc công trình có lãi hay lỗ không phải là căn cứ để tự ý loại bỏ hoặc không ghi nhận những khoản chi phí thực tế đã phát sinh.
Kế toán cần phản ánh đúng bản chất giao dịch và xác định chi phí theo hồ sơ, chứng từ cũng như chế độ kế toán áp dụng.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ quyết toán thuế xây dựng không?
Có thể hỗ trợ nếu nội dung này thuộc phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
Công việc có thể gồm rà soát sổ sách, đối chiếu doanh thu, kiểm tra hồ sơ chi phí, công nợ, vật tư, nhân công và các tài liệu của từng công trình.
Việc rà soát nên thực hiện định kỳ thay vì chờ đến khi có quyết định kiểm tra thuế.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán xây lắp phụ thuộc vào yếu tố nào?
Mức phí thường phụ thuộc trực tiếp vào quy mô và độ phức tạp của hệ thống kế toán.
Các yếu tố thường được xem xét gồm số lượng công trình, số lượng chứng từ, số nhà cung cấp, số đội thi công, số lao động, số nhà thầu phụ và yêu cầu tính giá thành.
Tình trạng hồ sơ hiện tại là yếu tố rất quan trọng.
Dịch vụ kế toán công ty thi công không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kế toán và thuế mà còn giúp kiểm soát chi phí công trình, tính giá thành chính xác và quản lý dòng tiền hiệu quả. Với đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng và thi công, doanh nghiệp có thể yên tâm tập trung triển khai dự án, mở rộng hoạt động kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh. Lựa chọn dịch vụ kế toán uy tín là giải pháp bền vững giúp công ty thi công xây dựng nền tảng tài chính minh bạch, tối ưu hiệu quả hoạt động và phát triển lâu dài.
