Hướng dẫn tính giá thành sản xuất thực phẩm – Từ nguyên liệu đầu vào đến chi phí trên từng đơn vị thành phẩm

Hướng dẫn tính giá thành sản xuất thực phẩm cần bắt đầu từ việc xác định đầy đủ những chi phí thực sự tạo nên sản phẩm. Nếu chỉ tính nguyên liệu mà bỏ qua nhân công, điện nước, hao hụt hoặc khấu hao, giá thành sẽ thấp hơn thực tế. Một cấu trúc chi phí rõ giúp doanh nghiệp định giá bán và kiểm soát lợi nhuận tốt hơn.

Một hộp thực phẩm bán ra 50.000 đồng thì giá thành thực tế là bao nhiêu?

Giá bán 50.000 đồng không đồng nghĩa doanh nghiệp đang thu được lợi nhuận cao. Muốn biết thực sự còn lại bao nhiêu tiền, doanh nghiệp phải xác định đầy đủ chi phí hình thành nên một hộp sản phẩm, từ nguyên liệu, bao bì, nhân công đến điện nước, máy móc và hao hụt trong quá trình sản xuất. Nếu chỉ nhìn vào giá nguyên liệu chính, kết quả tính giá thành sẽ thấp hơn thực tế và có thể khiến doanh nghiệp định giá bán sai.

Giá bán không phải giá thành

Một tình huống khá phổ biến là doanh nghiệp thấy mỗi hộp thực phẩm bán ra đều có chênh lệch giữa giá bán và tiền nguyên liệu nhưng cuối tháng dòng tiền vẫn thiếu. Nguyên nhân là giá bán chỉ phản ánh số tiền thu được từ khách hàng, trong khi giá thành phải bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để sản xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh.

Ngoài nguyên liệu chính, doanh nghiệp còn phải chịu chi phí phụ gia, gia vị, bao bì, nhân công trực tiếp, điện nước, khấu hao máy móc, vệ sinh nhà xưởng và hao hụt sản xuất. Khi bỏ sót các khoản này, doanh nghiệp có thể tưởng rằng sản phẩm đang có biên lợi nhuận tốt nhưng thực tế lợi nhuận thấp hơn nhiều.

Vì sao doanh nghiệp thực phẩm rất dễ tính sai giá thành?

Ngành thực phẩm có đặc điểm nguyên liệu thường xuyên biến động giá, nhiều sản phẩm sử dụng chung một nhóm nguyên liệu và mỗi công thức lại có tỷ lệ hao hụt khác nhau. Một loại nguyên liệu có thể được sử dụng cho nhiều dòng sản phẩm nhưng với định lượng, chất lượng và tỷ lệ thu hồi thành phẩm khác nhau.

Sai lệch chỉ vài phần trăm trong định mức cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến giá thành, đặc biệt với sản phẩm sản xuất số lượng lớn. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc định mức cũ mà phải thường xuyên đối chiếu giữa số liệu kế toán với tình hình sản xuất thực tế.

Giá thành phải trả lời được câu hỏi gì?

Giá thành phải giúp doanh nghiệp xác định chính xác một kg, một chai, một hộp, một túi hoặc một thùng thành phẩm thực tế đã tiêu tốn bao nhiêu chi phí. Con số này phải phản ánh được cả chi phí trực tiếp và phần chi phí chung được phân bổ hợp lý.

Khi biết giá thành đơn vị, doanh nghiệp mới có cơ sở xác định giá bán, mức chiết khấu, chương trình khuyến mại và biên lợi nhuận tối thiểu. Đây cũng là dữ liệu quan trọng để so sánh hiệu quả giữa các sản phẩm, các lô sản xuất và từng thời kỳ.

Tính giá thành không chỉ để phục vụ kế toán

Giá thành không chỉ là con số sử dụng khi ghi sổ kế toán hoặc lập báo cáo tài chính. Nếu được xây dựng đúng, dữ liệu giá thành còn hỗ trợ bộ phận mua hàng lựa chọn nguyên liệu, bộ phận sản xuất kiểm soát hao hụt và bộ phận kinh doanh xây dựng chính sách giá phù hợp.

Thông qua giá thành, doanh nghiệp cũng có thể nhận diện công đoạn đang tiêu tốn quá nhiều chi phí, sản phẩm có tỷ lệ hao hụt cao hoặc dây chuyền hoạt động chưa hiệu quả. Vì vậy, tính giá thành nên được xem là một công cụ quản trị sản xuất chứ không chỉ là nghiệp vụ cuối tháng của kế toán.

“Bản đồ 4 tầng chi phí” tạo nên giá thành thực phẩm

Để không bỏ sót chi phí, doanh nghiệp có thể hình dung giá thành thực phẩm được hình thành từ bốn tầng chính gồm nguyên vật liệu trực tiếp, bao bì trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Việc tách từng tầng giúp kế toán biết khoản nào có thể tập hợp trực tiếp cho sản phẩm và khoản nào cần lựa chọn tiêu thức phân bổ.

Tầng 1 – Nguyên vật liệu trực tiếp

Nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm nguyên liệu chính, phụ gia, gia vị và những vật tư trực tiếp cấu thành sản phẩm. Đây thường là nhóm chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành thực phẩm nên cần được quản lý từ khâu nhập kho, xuất kho đến tiêu hao thực tế.

Doanh nghiệp nên xác định rõ định mức nguyên liệu cho từng công thức và từng quy cách sản phẩm. Khi nguyên liệu được xuất theo lệnh sản xuất hoặc từng mẻ, kế toán sẽ dễ dàng đối chiếu giữa lượng xuất kho, lượng thực tế sử dụng và sản lượng thu được.

Tầng 2 – Bao bì trực tiếp

Bao bì trực tiếp gồm chai, lọ, túi, hộp, nắp, nhãn và các vật tư đóng gói đi kèm với thành phẩm. Đây là khoản chi phí dễ bị đánh giá thấp vì giá trị của từng đơn vị không lớn nhưng tổng số lượng sử dụng trong tháng có thể rất đáng kể.

Nếu bao bì gắn trực tiếp với từng sản phẩm, doanh nghiệp nên tập hợp trực tiếp vào giá thành của sản phẩm đó. Việc theo dõi riêng còn giúp phát hiện tỷ lệ bao bì lỗi, hư hỏng hoặc sử dụng vượt định mức trong quá trình đóng gói.

Tầng 3 – Nhân công trực tiếp

Nhân công trực tiếp là chi phí tiền lương và các khoản liên quan đến người trực tiếp tham gia chế biến, sản xuất hoặc đóng gói sản phẩm. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ nhóm lao động này với nhân viên bán hàng, văn phòng và quản lý chung.

Nếu một người làm việc cho nhiều dòng sản phẩm, chi phí nhân công cần được phân bổ theo thời gian làm việc, sản lượng hoặc tiêu thức phản ánh hợp lý mức độ tham gia vào từng sản phẩm. Không nên chia đều khi khối lượng công việc thực tế giữa các sản phẩm khác nhau.

Tầng 4 – Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung gồm điện, nước, khấu hao máy móc, sửa chữa thiết bị, vệ sinh nhà xưởng và các khoản quản lý liên quan đến hoạt động sản xuất. Đây là nhóm khó xác định trực tiếp cho từng sản phẩm nên thường phải phân bổ.

Tiêu thức phân bổ phải dựa trên đặc điểm hoạt động thực tế. Có khoản phù hợp với sản lượng, có khoản nên phân bổ theo giờ máy, thời gian sản xuất hoặc diện tích sử dụng. Chọn sai tiêu thức có thể làm một sản phẩm gánh quá nhiều chi phí trong khi sản phẩm khác lại có giá thành thấp không hợp lý.

Bước 1 – Vẽ “cây cấu thành sản phẩm” trước khi tính bất kỳ con số nào

Trước khi đưa số liệu vào phần mềm hoặc bảng tính, doanh nghiệp cần hiểu sản phẩm được tạo ra từ những thành phần và công đoạn nào. “Cây cấu thành sản phẩm” giúp kế toán nhìn được toàn bộ nguyên liệu, bao bì, công đoạn và sản phẩm phụ liên quan đến một đơn vị thành phẩm.

Liệt kê nguyên liệu tạo nên một đơn vị sản phẩm

Doanh nghiệp cần xác định một đơn vị thành phẩm cần bao nhiêu nguyên liệu chính, phụ gia, gia vị và các thành phần khác. Ví dụ, để tạo ra một kg thành phẩm phải biết lượng nguyên liệu đầu vào theo công thức và lượng hao hụt bình thường trong quá trình chế biến.

Dữ liệu này là nền tảng để xây dựng định mức sản xuất. Nếu ngay từ bước xác định cấu thành sản phẩm đã thiếu nguyên liệu hoặc sai định lượng thì toàn bộ kết quả tính giá thành phía sau đều có thể bị sai lệch.

Liệt kê bao bì sử dụng

Mỗi sản phẩm cần được xác định đầy đủ loại bao bì và số lượng sử dụng, chẳng hạn một hộp cần bao nhiêu túi, nắp, nhãn, tem hoặc vật liệu đóng gói. Những vật tư này phải được đưa vào cấu thành sản phẩm nếu gắn trực tiếp với thành phẩm.

Không nên gộp toàn bộ bao bì vào chi phí marketing chỉ vì trên bao bì có thương hiệu hoặc thiết kế quảng bá. Nếu vật liệu đóng gói là bộ phận cần thiết để hoàn thiện sản phẩm thì cần xem xét đưa vào giá thành phù hợp với bản chất sử dụng.

Xác định công đoạn sản xuất

Một sản phẩm thực phẩm có thể trải qua các bước như sơ chế, phối trộn, nấu, sấy, làm nguội, đóng gói và bảo quản. Mỗi công đoạn sử dụng nguồn lực khác nhau nên việc xác định rõ quy trình giúp doanh nghiệp tập hợp chi phí chính xác hơn.

Nếu một công đoạn sử dụng máy móc nhiều, chi phí điện và khấu hao có thể chiếm tỷ trọng lớn. Ngược lại, một công đoạn thủ công có thể phát sinh nhiều chi phí nhân công. Việc hiểu từng công đoạn giúp lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp.

Xác định sản phẩm phụ nếu có

Một số quy trình chế biến thực phẩm đồng thời tạo ra sản phẩm chính và sản phẩm phụ có thể thu hồi hoặc bán được. Giá trị của sản phẩm phụ không nên bị bỏ qua vì có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành của sản phẩm chính.

Doanh nghiệp cần xác định cách theo dõi sản lượng, giá trị thu hồi và phương pháp xử lý nhất quán. Khi sản phẩm phụ có giá trị đáng kể, việc ghi nhận đúng sẽ giúp phản ánh chính xác chi phí thực tế của quy trình sản xuất.

Bước 2 – Xây dựng định mức nguyên vật liệu thay vì “ước lượng bằng kinh nghiệm”

Định mức là cơ sở để doanh nghiệp biết trong điều kiện sản xuất bình thường một đơn vị thành phẩm cần tiêu hao bao nhiêu nguyên liệu. Định mức càng sát thực tế thì việc kiểm soát chi phí, phân tích chênh lệch và tính giá thành càng có ý nghĩa.

Định mức nguyên liệu là gì?

Định mức nguyên liệu là lượng nguyên liệu được xác định cần thiết để sản xuất một đơn vị thành phẩm trong điều kiện hoạt động bình thường. Định mức có thể được xây dựng cho từng kg, hộp, chai, túi hoặc từng mẻ sản xuất tùy đặc điểm doanh nghiệp.

Đây là dữ liệu gốc để kế toán so sánh giữa mức tiêu hao dự kiến và thực tế. Khi phát sinh chênh lệch lớn, doanh nghiệp có thể kiểm tra nguyên nhân từ chất lượng nguyên liệu, máy móc, thao tác sản xuất hoặc tỷ lệ hàng hỏng.

Định mức phải tính cả hao hụt

Trong thực tế, 100 kg nguyên liệu đầu vào không phải lúc nào cũng tạo ra 100 kg thành phẩm. Quá trình sơ chế, nấu, sấy, cắt hoặc làm sạch có thể làm giảm trọng lượng hoặc phát sinh phần không sử dụng được.

Tỷ lệ hao hụt bình thường cần được xác định dựa trên dữ liệu thực tế và phản ánh vào định mức. Nếu bỏ qua hao hụt, lượng nguyên liệu dự kiến sẽ thấp hơn mức thực tế cần dùng và doanh nghiệp dễ đánh giá sai hiệu quả sản xuất.

Định mức phải dựa trên sản xuất thực tế

Doanh nghiệp không nên sao chép định mức từ một cơ sở khác chỉ vì cùng sản xuất một loại thực phẩm. Công nghệ, máy móc, chất lượng nguyên liệu, tay nghề lao động và tiêu chuẩn thành phẩm của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau.

Định mức nên được xây dựng từ các lần sản xuất thử, số liệu vận hành thực tế và kết quả theo dõi ổn định trong một thời gian phù hợp. Sau đó kế toán và bộ phận sản xuất cần cùng kiểm tra để bảo đảm số liệu vừa có tính kỹ thuật vừa sử dụng được trong quản trị chi phí.

Khi nào phải cập nhật định mức?

Định mức cần được xem xét lại khi doanh nghiệp thay đổi công thức, nhà cung cấp nguyên liệu, máy móc, công nghệ, quy trình hoặc tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. Những thay đổi này có thể làm lượng nguyên liệu tiêu hao thực tế tăng hoặc giảm đáng kể.

Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng định mức cũ dù điều kiện sản xuất đã thay đổi, các báo cáo chênh lệch và giá thành sẽ không còn phản ánh đúng thực tế. Vì vậy, định mức phải được quản lý như một dữ liệu vận hành cần cập nhật định kỳ.

Bước 3 – Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đúng sản phẩm

Sau khi có định mức, doanh nghiệp cần theo dõi lượng nguyên liệu thực tế xuất dùng cho từng sản phẩm hoặc từng lệnh sản xuất. Mục tiêu là xác định chi phí nguyên liệu nào thuộc trực tiếp sản phẩm và phần nào cần phân bổ.

Nguyên liệu xuất theo từng lệnh sản xuất

Xuất nguyên liệu theo từng lệnh hoặc từng mẻ sản xuất là cách giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí rõ ràng nhất. Mỗi lệnh có thể ghi nhận loại nguyên liệu, số lượng xuất, số lượng hoàn lại và sản lượng thành phẩm thu được.

Kế toán nhờ đó có thể xác định chính xác một lô đã sử dụng bao nhiêu nguyên liệu và so sánh với định mức. Khi chênh lệch bất thường xuất hiện, doanh nghiệp cũng dễ truy tìm nguyên nhân hơn.

Nguyên liệu dùng chung cho nhiều sản phẩm

Nếu một nguyên liệu được sử dụng đồng thời cho nhiều sản phẩm nhưng không thể theo dõi trực tiếp, doanh nghiệp cần lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp. Tiêu thức có thể dựa trên định mức sử dụng, sản lượng, trọng lượng hoặc dữ liệu kỹ thuật khác.

Không nên chia đều chi phí cho các sản phẩm nếu mức độ tiêu hao thực tế khác nhau. Cách chia đều có thể làm sản phẩm sử dụng ít nguyên liệu phải gánh chi phí cao hơn và làm sai lệch quyết định về giá bán.

Nguyên liệu thừa trả lại kho

Nguyên liệu đã xuất cho sản xuất nhưng chưa sử dụng hết cần được theo dõi và nhập lại kho hoặc điều chỉnh giảm lượng tiêu hao của lệnh sản xuất. Đây là bước quan trọng để phản ánh đúng chi phí thực tế.

Nếu toàn bộ lượng nguyên liệu xuất kho đều được tính vào giá thành dù một phần vẫn còn sử dụng được, giá thành sẽ bị đội lên. Đồng thời số liệu tồn kho cũng không phản ánh đúng lượng nguyên liệu còn thực tế tại doanh nghiệp.

Nguyên liệu hỏng trong sản xuất

Nguyên liệu hỏng hoặc thất thoát cần được xác định nguyên nhân và phân biệt giữa hao hụt bình thường với hao hụt bất thường. Phần hao hụt trong giới hạn hợp lý có thể gắn với hoạt động sản xuất bình thường.

Ngược lại, tổn thất bất thường do bảo quản sai, thao tác sai hoặc sự cố riêng cần được theo dõi tách biệt để doanh nghiệp đánh giá trách nhiệm và hiệu quả vận hành. Việc đưa toàn bộ tổn thất bất thường vào giá thành có thể che giấu vấn đề quản lý.

Bước 4 – Tính chi phí bao bì chính xác đến từng đơn vị sản phẩm

Bao bì là bộ phận quan trọng trong giá thành nhiều sản phẩm thực phẩm, đặc biệt với sản phẩm đóng chai, đóng hộp hoặc bán theo từng đơn vị nhỏ. Doanh nghiệp cần quản lý riêng từng cấp bao bì thay vì cộng chung thành một khoản chi phí tổng.

Bao bì cấp 1

Bao bì cấp 1 là phần tiếp xúc trực tiếp hoặc đi cùng từng đơn vị sản phẩm như chai, túi, hộp, lọ hoặc nắp. Với loại bao bì này, doanh nghiệp thường có thể xác định trực tiếp số lượng sử dụng cho từng thành phẩm.

Chi phí bao bì cấp 1 nên được tập hợp theo đúng sản phẩm tương ứng. Điều này đặc biệt cần thiết khi các dòng sản phẩm có chất liệu hoặc giá bao bì khác nhau đáng kể.

Bao bì cấp 2

Bao bì cấp 2 như thùng carton, màng co hoặc vật liệu dùng để gom nhiều sản phẩm thành một đơn vị đóng gói lớn thường cần quy đổi theo số lượng sản phẩm chứa trong mỗi kiện.

Ví dụ, một thùng chứa 24 hộp thì chi phí thùng có thể được phân bổ cho 24 đơn vị nếu đó là cách đóng gói tiêu chuẩn. Việc xác định đúng hệ số giúp giá thành từng đơn vị phản ánh đầy đủ chi phí đóng gói.

Nhãn và tem

Nhãn sản phẩm, tem phụ, tem niêm phong hoặc mã truy xuất được gắn trực tiếp lên thành phẩm cũng là khoản chi phí cần được theo dõi. Giá trị từng tem có thể nhỏ nhưng với sản lượng lớn, tổng chi phí có thể đáng kể.

Không nên mặc định toàn bộ tem nhãn là chi phí bán hàng. Nếu tem hoặc nhãn là thành phần cần thiết để hoàn thiện sản phẩm trước khi nhập kho hoặc đưa ra thị trường thì cần xem xét tập hợp phù hợp với bản chất chi phí.

Bao bì lỗi và hao hụt

Quá trình in ấn và đóng gói có thể phát sinh chai vỡ, túi rách, nhãn lỗi hoặc hộp hỏng. Doanh nghiệp cần theo dõi số lượng lỗi để xác định tỷ lệ hao hụt bình thường và phát hiện trường hợp vượt mức.

Nếu tỷ lệ lỗi cao nhưng không được theo dõi riêng, giá thành thực tế sẽ tăng mà doanh nghiệp không biết nguyên nhân. Dữ liệu bao bì lỗi còn giúp đánh giá chất lượng nhà cung cấp và hiệu quả của công đoạn đóng gói.

Bước 5 – Tính chi phí nhân công trực tiếp mà không bị “đội” chi phí

Chi phí nhân công cần được xác định đúng đối tượng để tránh đưa cả tiền lương bộ phận không trực tiếp sản xuất vào giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp nên theo dõi thời gian và mức độ tham gia của lao động theo từng dây chuyền hoặc công đoạn.

Ai được xem là nhân công trực tiếp?

Nhân công trực tiếp là người trực tiếp tham gia chế biến, vận hành công đoạn sản xuất hoặc đóng gói sản phẩm. Đây là nhóm lao động mà thời gian làm việc có mối liên hệ trực tiếp với quá trình tạo ra thành phẩm.

Không phải tất cả nhân viên làm việc tại nhà máy đều là nhân công trực tiếp. Nhân viên hành chính, bán hàng hoặc các vị trí quản lý chung cần được phân loại theo đúng chức năng để tránh làm sai cơ cấu giá thành.

Lương theo thời gian

Khi nhân viên được trả lương theo thời gian và tham gia nhiều sản phẩm, chi phí có thể được phân bổ theo số giờ làm việc thực tế hoặc thời gian của từng dây chuyền. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải có dữ liệu đủ tin cậy để theo dõi.

Phương pháp này phù hợp với cơ sở có nhiều sản phẩm cùng được sản xuất trong một ca. Nếu không ghi nhận thời gian tương đối chính xác, việc phân bổ lương có thể trở thành chia đều và mất ý nghĩa quản trị.

Lương theo sản phẩm

Nếu doanh nghiệp trả lương dựa trên sản lượng hoàn thành, chi phí nhân công thường dễ gắn trực tiếp với từng sản phẩm hơn. Số tiền trả theo từng đơn vị hoặc từng lô có thể được tập hợp trực tiếp vào giá thành.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát các khoản lương bổ sung hoặc thời gian làm việc không gắn trực tiếp với sản lượng. Việc chỉ lấy tiền lương khoán mà bỏ qua những chi phí nhân công liên quan khác có thể khiến giá thành bị thiếu.

Nhân công dùng chung nhiều dây chuyền

Khi một nhóm lao động hỗ trợ nhiều dây chuyền, doanh nghiệp cần chọn tiêu thức phân bổ phản ánh đúng mức độ sử dụng lao động. Tiêu thức có thể dựa trên giờ công, sản lượng tiêu chuẩn hoặc thời gian làm việc trên từng dây chuyền.

Không nên chia đều chi phí nếu một sản phẩm cần nhiều lao động hơn rõ rệt. Mục tiêu của phân bổ là để mỗi sản phẩm chịu phần chi phí tương ứng với nguồn lực mà nó thực tế sử dụng.

Bước 6 – Giải bài toán khó nhất: chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung thường là phần khó nhất trong bài toán giá thành vì nhiều khoản phục vụ đồng thời nhiều sản phẩm. Doanh nghiệp cần vừa tập hợp đầy đủ vừa lựa chọn tiêu thức phân bổ có cơ sở.

Điện sản xuất

Máy nấu, máy lạnh, máy sấy, hệ thống cấp đông và dây chuyền đóng gói đều có thể tiêu thụ lượng điện đáng kể. Nếu có điều kiện, doanh nghiệp nên theo dõi riêng điện sản xuất và điện dùng cho văn phòng.

Với nhiều dây chuyền, điện có thể được phân bổ dựa trên công suất máy, giờ máy hoạt động hoặc dữ liệu đồng hồ đo riêng. Tiêu thức càng sát thực tế sử dụng thì giá thành giữa các sản phẩm càng chính xác.

Nước và vệ sinh nhà xưởng

Nước sử dụng cho chế biến, vệ sinh máy móc, vệ sinh khu vực sản xuất và các quy trình làm sạch có thể là khoản chi phí đáng kể trong ngành thực phẩm. Không nên bỏ qua chỉ vì hóa đơn nước được ghi nhận chung cho toàn nhà máy.

Doanh nghiệp có thể phân bổ theo sản lượng, thời gian sản xuất, diện tích hoặc đặc điểm sử dụng của từng dây chuyền. Đối với sản phẩm cần vệ sinh nhiều hoặc sử dụng nhiều nước hơn, tiêu thức phân bổ cần phản ánh được khác biệt này.

Khấu hao máy móc

Máy móc và dây chuyền sản xuất tạo ra lợi ích trong nhiều kỳ nên chi phí khấu hao cần được phân bổ vào sản phẩm sử dụng thiết bị. Đây là phần chi phí có thể bị bỏ sót nếu doanh nghiệp chỉ quan tâm tiền đã chi trong tháng.

Nếu nhiều sản phẩm dùng chung một máy, doanh nghiệp có thể phân bổ khấu hao theo giờ máy hoặc mức độ sử dụng. Không nên đưa toàn bộ khấu hao của một dây chuyền vào một sản phẩm nếu thực tế thiết bị phục vụ nhiều dòng hàng.

Chi phí sửa chữa và bảo trì

Máy móc sản xuất cần bảo trì, thay linh kiện và sửa chữa định kỳ. Những chi phí này có liên quan trực tiếp đến việc duy trì khả năng sản xuất và cần được theo dõi phù hợp.

Nếu có thể xác định máy hoặc dây chuyền phát sinh chi phí, doanh nghiệp nên tập hợp theo đối tượng đó trước khi phân bổ. Đây là nhóm dễ bị quên khi tính giá thành nhưng có thể trở nên đáng kể với cơ sở sử dụng nhiều thiết bị.

Bước 7 – Xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ

Sản phẩm dở dang là phần sản phẩm đã tiêu tốn chi phí nhưng chưa hoàn thành vào thời điểm cuối kỳ. Nếu không đánh giá dở dang đúng, doanh nghiệp có thể đưa quá nhiều hoặc quá ít chi phí vào thành phẩm của tháng.

Vì sao phải tính dở dang?

Một sản phẩm chưa hoàn thành vẫn có thể đã sử dụng nguyên liệu, nhân công và một phần chi phí sản xuất chung. Phần chi phí này chưa tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh nên không thể đưa toàn bộ vào giá thành sản phẩm đã hoàn thành trong kỳ.

Việc xác định dở dang đặc biệt quan trọng vào thời điểm cuối tháng hoặc cuối năm. Nếu số lượng dở dang lớn, chỉ cần đánh giá sai cũng có thể làm biến động đáng kể giá thành và kết quả kinh doanh.

Dở dang theo nguyên vật liệu

Một số quy trình đưa toàn bộ nguyên liệu vào sản xuất ngay từ đầu nhưng các bước chế biến tiếp theo kéo dài qua nhiều công đoạn. Trong trường hợp này, sản phẩm dở dang có thể chứa gần như toàn bộ phần chi phí nguyên liệu.

Doanh nghiệp cần xem xét đặc điểm thực tế của quy trình để xác định mức nguyên liệu nằm trong sản phẩm dở dang. Không nên áp dụng một tỷ lệ cố định cho mọi trường hợp nếu mức độ đưa nguyên liệu vào từng công đoạn khác nhau.

Dở dang theo mức độ hoàn thành

Nếu nguyên liệu, nhân công và chi phí chung được phát sinh dần theo quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể phải ước tính mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang. Ví dụ, một lô có thể hoàn thành khoảng 50% hoặc 80% tùy công đoạn đã thực hiện.

Tỷ lệ này cần có căn cứ từ bộ phận sản xuất thay vì chỉ do kế toán tự ước tính. Khi phương pháp được áp dụng nhất quán, số liệu dở dang sẽ phản ánh hợp lý hơn phần chi phí còn nằm trong quá trình sản xuất.

Khi doanh nghiệp gần như không có dở dang

Một số cơ sở sản xuất theo mẻ và hoàn thành toàn bộ trong ngày có thể có lượng dở dang cuối kỳ không đáng kể. Trong trường hợp này, việc tính toán có thể đơn giản hơn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần căn cứ vào quy trình thực tế để xác định. Không nên mặc định bằng không chỉ vì muốn giảm khối lượng công việc kế toán, đặc biệt khi vẫn tồn tại các lô sản xuất chưa hoàn tất tại thời điểm chốt kỳ.

Bước 8 – Công thức tính tổng giá thành sản xuất

Sau khi tập hợp đầy đủ chi phí và xác định sản phẩm dở dang, doanh nghiệp có thể tính tổng giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Công thức phải bảo đảm phần chi phí của sản phẩm chưa hoàn thành không bị tính vào thành phẩm hiện tại.

Công thức tổng quát

Công thức cơ bản được xác định theo nguyên tắc: chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ cộng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, sau đó trừ chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ để xác định tổng giá thành sản phẩm hoàn thành.

Công thức này thể hiện sự luân chuyển của chi phí giữa các kỳ. Phần dở dang đầu kỳ được hoàn thiện trong kỳ hiện tại được đưa vào tính giá thành, trong khi phần chưa hoàn thành cuối kỳ được chuyển sang kỳ sau.

Chi phí phát sinh gồm những gì?

Chi phí phát sinh trong kỳ thường bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Tùy đặc điểm sản xuất, doanh nghiệp có thể tổ chức theo dõi chi tiết hơn để phục vụ quản trị.

Quan trọng nhất là toàn bộ chi phí phải được phân loại đúng bản chất và đúng đối tượng. Nếu chi phí bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp bị đưa nhầm vào chi phí sản xuất thì giá thành sản phẩm sẽ bị tăng không đúng.

Vì sao phải trừ dở dang cuối kỳ?

Chi phí nằm trong sản phẩm dở dang cuối kỳ chưa tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh của kỳ hiện tại. Vì vậy, phần này cần được giữ lại để tiếp tục theo dõi trong kỳ sau.

Nếu không trừ dở dang cuối kỳ, toàn bộ chi phí của sản phẩm đang sản xuất sẽ bị tính vào sản phẩm đã hoàn thành. Điều này làm giá thành kỳ hiện tại tăng và có thể khiến kỳ sau ghi nhận giá thành thấp bất thường.

Cách kiểm tra công thức sau khi tính

Sau khi tính tổng giá thành, kế toán cần đối chiếu tổng chi phí với sổ kế toán, chứng từ kho và số liệu sản xuất. Lượng nguyên liệu xuất dùng phải có khả năng giải thích bằng sản lượng, định mức, tồn dở dang và hao hụt.

Nếu xuất hiện chênh lệch lớn, doanh nghiệp cần truy nguyên nhân thay vì chỉ điều chỉnh số liệu để khớp. Sai lệch có thể xuất phát từ chứng từ xuất kho thiếu, định mức không phù hợp, ghi nhận sản lượng sai hoặc phân bổ chi phí chưa hợp lý.

Bước 9 – Tính giá thành một kg, một chai, một hộp hoặc một thùng

Sau khi xác định tổng giá thành của lượng sản phẩm hoàn thành, doanh nghiệp cần quy đổi thành giá thành đơn vị. Đây là con số trực tiếp phục vụ định giá, phân tích lợi nhuận và kiểm soát hiệu quả từng sản phẩm.

Giá thành đơn vị

Giá thành đơn vị được xác định bằng tổng giá thành sản phẩm hoàn thành chia cho số lượng thành phẩm đạt tiêu chuẩn tương ứng. Đơn vị có thể là kg, chai, hộp, túi, thùng hoặc một quy cách khác mà doanh nghiệp sử dụng.

Con số này cho biết để tạo ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh, doanh nghiệp đã tiêu tốn bao nhiêu chi phí sản xuất. Khi so sánh với giá bán, doanh nghiệp có thể bước đầu đánh giá biên lợi nhuận của sản phẩm.

Không nên chia cho toàn bộ số sản phẩm sản xuất ra

Nếu trong quá trình sản xuất phát sinh sản phẩm lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần xem xét cách xử lý riêng thay vì mặc định đưa toàn bộ vào sản lượng hoàn thành đạt chuẩn.

Việc lấy tổng chi phí chia cho cả sản phẩm lỗi có thể làm giá thành một đơn vị đạt chuẩn bị thấp hơn thực tế. Cách xử lý cần dựa vào nguyên nhân lỗi, khả năng thu hồi và quy trình quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

Sản phẩm có nhiều quy cách đóng gói

Một loại thực phẩm có thể được đóng thành chai 250 ml, 500 ml và 1 lít hoặc nhiều quy cách khác nhau. Khi đó, doanh nghiệp cần theo dõi chi phí bao bì và lượng sản phẩm sử dụng cho từng quy cách.

Nếu quy trình sản xuất phần nguyên liệu giống nhau nhưng chỉ khác khâu đóng gói, có thể tập hợp chi phí sản xuất chung trước rồi phân bổ theo lượng hoặc hệ số phù hợp. Riêng phần bao bì nên được gắn đúng với từng quy cách.

Sản phẩm có nhiều kích cỡ hoặc trọng lượng

Khi cùng một dây chuyền tạo ra sản phẩm có nhiều kích cỡ, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ số quy đổi nếu mối quan hệ giữa các loại sản phẩm tương đối ổn định. Hệ số giúp chuyển sản lượng về một đơn vị tiêu chuẩn để phân bổ chi phí.

Tuy nhiên, hệ số cần có căn cứ kỹ thuật hoặc kinh tế hợp lý. Nếu các sản phẩm sử dụng nguồn lực rất khác nhau, chỉ quy đổi theo trọng lượng có thể chưa phản ánh đúng mức chi phí thực tế.

Ví dụ tính giá thành một lô thực phẩm từ A đến Z

Để hình dung toàn bộ quy trình, có thể giả định doanh nghiệp sản xuất một lô gồm 10.000 hộp thành phẩm. Lô sản xuất phát sinh chi phí nguyên liệu, bao bì, nhân công và chi phí sản xuất chung, sau đó được điều chỉnh theo tình trạng dở dang và sản lượng đạt chuẩn.

Giả định lô sản xuất

Giả sử doanh nghiệp đưa vào sản xuất lượng nguyên liệu đủ cho mục tiêu 10.000 hộp. Trong quá trình sản xuất có sử dụng nguyên liệu chính, phụ gia, bao bì, lao động trực tiếp và một phần điện, nước, khấu hao của dây chuyền.

Trước khi tính giá thành, doanh nghiệp cần kiểm tra sản lượng thực tế đạt chuẩn, lượng nguyên liệu thừa, sản phẩm lỗi và sản phẩm còn dở dang. Đây là các yếu tố quyết định chi phí thực sự được phân bổ cho lô hoàn thành.

Tính nguyên vật liệu

Chi phí nguyên vật liệu được xác định từ giá trị nguyên liệu chính, phụ gia và các vật tư trực tiếp đã thực tế tiêu hao cho lô. Nguyên liệu thừa còn sử dụng được cần được loại ra khỏi lượng tiêu hao.

Hao hụt bình thường trong giới hạn định mức có thể được xem xét trong chi phí sản xuất. Đối với phần vượt mức bất thường, doanh nghiệp nên theo dõi riêng để tránh làm sai đánh giá về hiệu quả của lô sản xuất.

Tính nhân công và sản xuất chung

Sau nguyên vật liệu, doanh nghiệp tập hợp tiền lương của người trực tiếp sản xuất và phần chi phí sản xuất chung liên quan. Điện, nước, khấu hao và chi phí dùng chung cần được phân bổ theo tiêu thức phù hợp.

Mục tiêu không phải chỉ là phân bổ hết chi phí mà phải phân bổ sao cho phản ánh tương đối chính xác lượng nguồn lực mà lô sản xuất đã sử dụng. Đây là yếu tố quyết định chất lượng của kết quả tính giá thành.

Xác định tổng giá thành

Sau khi tập hợp toàn bộ chi phí và điều chỉnh sản phẩm dở dang, doanh nghiệp xác định tổng giá thành của lượng sản phẩm đã hoàn thành. Nếu toàn bộ 10.000 hộp đều đạt chuẩn thì tổng giá thành có thể được chia cho 10.000 để xác định giá thành mỗi hộp.

Nếu chỉ có một phần đạt chuẩn hoặc tồn tại sản phẩm lỗi, doanh nghiệp cần xử lý trước khi tính giá thành đơn vị. Kết quả cuối cùng phải có khả năng đối chiếu với số liệu nhập kho thành phẩm và chi phí trên sổ kế toán.

Hàng hư hỏng và hao hụt ảnh hưởng giá thành như thế nào?

Hao hụt là đặc điểm khó tránh khỏi trong nhiều quy trình chế biến thực phẩm. Tuy nhiên, không phải mọi hao hụt đều được xử lý giống nhau. Doanh nghiệp cần phân biệt hao hụt bình thường, hao hụt vượt mức, thành phẩm hỏng sau nhập kho và sản phẩm lỗi có khả năng tái chế.

Hao hụt trong định mức

Hao hụt trong định mức là phần mất mát dự kiến phát sinh trong điều kiện sản xuất bình thường. Ví dụ, nguyên liệu giảm trọng lượng sau sơ chế hoặc chế biến có thể là đặc điểm tự nhiên của quy trình.

Phần hao hụt này cần được xem xét ngay khi xây dựng định mức. Khi tỷ lệ đã được xác lập hợp lý, doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác hơn lượng nguyên liệu cần thiết để tạo ra một đơn vị thành phẩm.

Hao hụt vượt định mức

Khi lượng hao hụt cao hơn mức bình thường, doanh nghiệp cần tách ra để phân tích nguyên nhân. Chênh lệch có thể do nguyên liệu kém chất lượng, máy móc gặp sự cố, quy trình chưa ổn định hoặc thao tác sản xuất chưa đúng.

Không nên âm thầm đưa toàn bộ hao hụt vượt mức vào giá thành vì cách làm này có thể che giấu sự kém hiệu quả của hoạt động sản xuất. Việc theo dõi riêng giúp doanh nghiệp có dữ liệu để đưa ra biện pháp khắc phục.

Thành phẩm hư hỏng sau khi nhập kho

Nếu sản phẩm đã hoàn thành và được nhập kho nhưng sau đó bị hỏng do bảo quản, hết hạn hoặc sự cố khác thì đây không còn là vấn đề của bước tính giá thành ban đầu.

Doanh nghiệp cần theo dõi nguyên nhân và xử lý phần tổn thất hàng tồn kho phù hợp. Việc quay lại điều chỉnh toàn bộ giá thành sản xuất ban đầu có thể làm mất khả năng phân biệt giữa hiệu quả sản xuất và hiệu quả bảo quản hàng hóa.

Sản phẩm lỗi có thể tái chế

Một số sản phẩm lỗi có thể được đưa trở lại sản xuất để tái chế hoặc xử lý thành sản phẩm khác. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần theo dõi lượng sản phẩm tái chế và chi phí phát sinh thêm.

Mục tiêu là tránh ghi nhận trùng chi phí của phần nguyên liệu đã có trong sản phẩm lỗi. Đồng thời, chi phí tái chế bổ sung phải được kiểm soát để doanh nghiệp đánh giá việc tái chế có thực sự hiệu quả hay không.

Sản xuất nhiều sản phẩm từ cùng một quy trình tính giá thành thế nào?

Khi một quy trình tạo ra nhiều loại sản phẩm, doanh nghiệp không thể chỉ lấy toàn bộ chi phí chia đều cho số sản phẩm. Cần xác định mối quan hệ giữa các sản phẩm và lựa chọn phương pháp phân bổ phù hợp.

Đồng sản phẩm

Đồng sản phẩm là trường hợp một quy trình đồng thời tạo ra nhiều sản phẩm chính có giá trị đáng kể. Chi phí chung của quá trình trước thời điểm tách sản phẩm cần được phân bổ giữa các sản phẩm này.

Tiêu thức phân bổ có thể dựa trên đặc điểm kỹ thuật, sản lượng quy đổi hoặc giá trị kinh tế tùy mô hình sản xuất. Doanh nghiệp cần áp dụng nhất quán để số liệu có thể so sánh giữa các kỳ.

Sản phẩm chính và sản phẩm phụ

Nếu quy trình tạo ra một sản phẩm chính và một sản phẩm phụ có thể bán hoặc thu hồi giá trị, phần giá trị sản phẩm phụ cần được xem xét khi tính giá thành sản phẩm chính.

Bỏ qua hoàn toàn giá trị thu hồi có thể khiến sản phẩm chính gánh toàn bộ chi phí dù doanh nghiệp vẫn thu được lợi ích từ sản phẩm phụ. Phương pháp xử lý nên được quy định rõ và sử dụng ổn định.

Sử dụng hệ số giá thành

Phương pháp hệ số phù hợp khi các sản phẩm có mối quan hệ kỹ thuật tương đối ổn định và có thể quy đổi về một sản phẩm tiêu chuẩn. Mỗi sản phẩm được gắn hệ số phản ánh mức độ tiêu hao nguồn lực tương đối.

Sau khi quy đổi sản lượng, tổng chi phí được phân bổ theo sản lượng tiêu chuẩn. Cách này giúp hạn chế việc chia đều chi phí trong những trường hợp các sản phẩm có kích cỡ hoặc mức độ phức tạp khác nhau.

Phân bổ theo giá trị bán

Trong một số quy trình, doanh nghiệp có thể xem xét phân bổ chi phí dựa trên giá trị bán tương đối của từng sản phẩm, đặc biệt khi giá trị kinh tế giữa các sản phẩm chênh lệch rõ rệt.

Phương pháp cần được áp dụng nhất quán và có căn cứ. Giá bán biến động mạnh qua từng thời kỳ có thể làm kết quả phân bổ thay đổi, vì vậy doanh nghiệp cần xác định rõ dữ liệu giá được sử dụng.

Một bảng tính phức tạp không thể tạo ra giá thành chính xác nếu dữ liệu đầu vào không phản ánh đúng thực tế sản xuất. Muốn tính đúng, kế toán cần hiểu sản phẩm được làm từ gì, trải qua những công đoạn nào, tiêu hao nguồn lực ra sao và phát sinh hao hụt ở đâu.

Muốn tính đúng phải biết sản phẩm được tạo ra như thế nào

Kế toán giá thành không thể chỉ nhận số liệu cuối tháng rồi cộng và chia. Người thực hiện cần hiểu nguyên liệu nào được sử dụng, công đoạn nào tiêu hao nhiều nguồn lực và sản lượng thực tế hình thành như thế nào.

Khi kế toán hiểu quy trình, các bất thường trong số liệu sẽ dễ được nhận biết hơn. Một tỷ lệ tiêu hao tăng, sản lượng giảm hoặc chi phí điện tăng đột biến đều có thể được liên hệ với hoạt động sản xuất thực tế để kiểm tra.

Định mức là “xương sống” của giá thành

Định mức là điểm chuẩn để so sánh giữa lượng nguồn lực cần thiết và lượng thực tế đã sử dụng. Nếu định mức sai ngay từ đầu thì các phân tích về chênh lệch, hiệu suất và giá thành sau đó cũng mất ý nghĩa.

Doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu định mức với số liệu thực tế. Khi sự chênh lệch kéo dài và có nguyên nhân hợp lý từ thay đổi công nghệ hoặc nguyên liệu, định mức cần được điều chỉnh thay vì tiếp tục sử dụng dữ liệu cũ.

Tiêu thức phân bổ quyết định độ chính xác của giá thành

Không phải mọi chi phí dùng chung đều phù hợp để chia theo sản lượng. Điện của máy có thể phù hợp với giờ máy, chi phí nhà xưởng có thể liên quan đến diện tích, trong khi nhân công hỗ trợ lại có thể phù hợp với giờ công.

Tiêu thức phân bổ càng phản ánh đúng mức độ sử dụng nguồn lực thì giá thành từng sản phẩm càng đáng tin cậy. Doanh nghiệp nên tránh lựa chọn một tiêu thức duy nhất chỉ vì dễ thực hiện.

Giá thành phải phục vụ cả kế toán lẫn quản trị

Một hệ thống giá thành tốt phải vừa đáp ứng yêu cầu ghi nhận kế toán vừa cung cấp thông tin cho người quản lý. Từ số liệu giá thành, doanh nghiệp có thể đánh giá sản phẩm nào có biên lợi nhuận tốt, công đoạn nào đang lãng phí và chi phí nào cần ưu tiên kiểm soát.

Khi dữ liệu giá thành được cập nhật thường xuyên và gắn với sản xuất thực tế, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về giá bán, cơ cấu sản phẩm, định mức, mua nguyên liệu và đầu tư máy móc trên cơ sở rõ ràng hơn. Khi đó, giá thành không còn là con số chỉ được tính vào cuối tháng mà trở thành công cụ điều hành hoạt động sản xuất.

Hướng dẫn tính giá thành sản xuất thực phẩm sẽ hiệu quả khi doanh nghiệp tập hợp đúng chi phí và phân bổ theo đối tượng phù hợp. Giá thành chính xác giúp kiểm soát biên lợi nhuận, xây dựng giá bán hợp lý và phát hiện những công đoạn đang làm tăng chi phí sản xuất.