Hướng dẫn xây dựng định mức nguyên vật liệu ngành thực phẩm – Từ công thức chuẩn đến tỷ lệ hao hụt thực tế

Hướng dẫn xây dựng định mức nguyên vật liệu ngành thực phẩm cần bắt đầu từ dữ liệu sản xuất thực tế chứ không nên chỉ dựa vào công thức lý thuyết. Cùng một công thức nhưng nguyên liệu khác chất lượng có thể tạo ra tỷ lệ thu hồi khác nhau. Việc đo lường nhiều mẻ giúp doanh nghiệp xây định mức sát hơn.

Trước khi lập định mức, hãy trả lời 5 câu hỏi về sản phẩm

Trước khi đưa ra một con số định mức, doanh nghiệp cần hiểu rõ sản phẩm được tạo ra như thế nào, sử dụng những nguyên liệu nào và phát sinh hao hụt tại đâu. Việc trả lời đầy đủ các câu hỏi nền tảng giúp định mức phản ánh đúng quy trình sản xuất thực tế thay vì chỉ là một con số ước tính trên giấy.

Một đơn vị thành phẩm thực tế được tạo ra từ bao nhiêu nguyên liệu đầu vào?

Doanh nghiệp cần xác định lượng nguyên liệu thực tế cần sử dụng để tạo ra 1 kg, 1 chai, 1 hộp, 1 gói hoặc một đơn vị thành phẩm tương ứng. Con số này nên được xác lập từ dữ liệu sản xuất thực tế, có đối chiếu giữa lượng nguyên liệu xuất dùng và sản lượng thành phẩm đạt tiêu chuẩn.

Không nên lấy hoàn toàn số liệu lý thuyết từ công thức sản phẩm để làm định mức nếu doanh nghiệp chưa chạy thử. Trong thực tế luôn có thể phát sinh hao hụt do sơ chế, chế biến, nhiệt độ, thiết bị hoặc thao tác sản xuất.

Nguyên liệu nào trực tiếp cấu thành sản phẩm?

Doanh nghiệp cần nhận diện rõ những nguyên liệu trực tiếp tạo nên sản phẩm như thịt, cá, sữa, bột, đường, rau củ, gia vị, dầu ăn hoặc các loại phụ gia thực phẩm. Đây là nhóm nguyên liệu thường được theo dõi trực tiếp theo từng sản phẩm hoặc từng mẻ sản xuất.

Những nguyên liệu sử dụng chung cho nhiều sản phẩm hoặc khó xác định trực tiếp cần được theo dõi riêng và lựa chọn phương pháp phân bổ phù hợp. Việc phân loại ngay từ đầu giúp tránh tình trạng đưa toàn bộ vật tư vào một định mức chung.

Công đoạn nào tạo ra hao hụt?

Hao hụt có thể phát sinh ở nhiều công đoạn như rửa, làm sạch, cắt, sơ chế, nấu, chiên, hấp, sấy, cấp đông, phối trộn hoặc đóng gói. Mỗi công đoạn có đặc điểm hao hụt khác nhau nên cần được theo dõi riêng.

Khi xác định được hao hụt xuất hiện tại đâu, doanh nghiệp có thể xây dựng tỷ lệ phù hợp cho từng bước sản xuất. Đây cũng là cơ sở quan trọng để phát hiện những khoản tiêu hao bất thường vượt ngoài mức kỹ thuật thông thường.

Có phế liệu hoặc phụ phẩm thu hồi hay không?

Trong ngành thực phẩm, một phần nguyên liệu sau chế biến có thể trở thành phụ phẩm hoặc phế liệu vẫn còn giá trị sử dụng. Ví dụ có thể gồm vỏ, xương, đầu cá, bã nguyên liệu, dầu dư hoặc phần nguyên liệu có thể tái chế, tái sử dụng.

Việc ghi nhận phần thu hồi giúp doanh nghiệp xác định chính xác lượng nguyên liệu thực sự bị tiêu hao. Nếu bỏ qua phụ phẩm có giá trị, định mức nguyên vật liệu có thể bị xác định cao hơn thực tế.

Một công thức có tạo ra nhiều loại thành phẩm không?

Một quy trình sản xuất có thể đồng thời tạo ra sản phẩm chính, sản phẩm phụ hoặc bán thành phẩm sử dụng cho công đoạn tiếp theo. Vì vậy doanh nghiệp không nên mặc định toàn bộ nguyên liệu đầu vào chỉ phục vụ một loại thành phẩm.

Trong trường hợp có nhiều sản phẩm đầu ra, cần xác định phương pháp theo dõi hoặc phân bổ nguyên liệu phù hợp cho từng sản phẩm. Cách làm này giúp giá thành và mức tiêu hao của từng SKU được phản ánh chính xác hơn.

Bản đồ nguyên liệu – đừng xây định mức chỉ bằng một bảng Excel

Một bảng Excel chỉ là công cụ ghi nhận số liệu, còn định mức chính xác phải được xây dựng từ bản đồ nguyên liệu của toàn bộ quá trình sản xuất. Doanh nghiệp cần biết từng nhóm nguyên liệu được sử dụng ở đâu, cho sản phẩm nào và được kiểm soát bằng mã nào.

Nhóm nguyên liệu chính

Nguyên liệu chính là những vật tư trực tiếp cấu thành phần lớn giá trị hoặc khối lượng sản phẩm. Trong ngành thực phẩm, nhóm này có thể gồm thịt, cá, bột mì, sữa, dầu ăn, rau củ, trái cây hoặc nguyên liệu nông sản.

Do chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, chỉ một thay đổi nhỏ về mức tiêu hao của nhóm nguyên liệu chính cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Nhóm nguyên liệu phụ và gia vị

Nguyên liệu phụ và gia vị thường có tỷ trọng nhỏ hơn nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến công thức, chất lượng và đặc tính sản phẩm. Có thể kể đến muối, đường, hương liệu, màu thực phẩm, chất ổn định, chất tạo ngọt hoặc các loại phụ gia.

Do lượng sử dụng thường nhỏ, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị tính phù hợp như gram, kilogram hoặc tỷ lệ phần trăm để tránh sai số khi lập định mức.

Nhóm bao bì trực tiếp

Bao bì trực tiếp như chai, lọ, túi, hộp, nắp, tem, màng co hoặc khay thường gắn trực tiếp với từng đơn vị thành phẩm. Vì vậy các vật tư này nên được xây dựng định mức tương ứng với từng quy cách đóng gói.

Việc kiểm soát định mức bao bì còn giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch do hư hỏng, rách, lỗi in, đóng gói sai hoặc thay đổi quy cách sản phẩm.

Nguyên liệu dùng chung cho nhiều sản phẩm

Một số nguyên liệu có thể được sử dụng đồng thời cho nhiều sản phẩm, nhiều SKU hoặc nhiều mẻ sản xuất. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xác định tiêu thức phân bổ phù hợp dựa trên sản lượng, định lượng sử dụng hoặc công thức sản xuất.

Không nên phân bổ theo tỷ lệ tùy ý vì có thể làm sai mức tiêu hao của từng sản phẩm. Tiêu thức lựa chọn cần có cơ sở và được áp dụng nhất quán.

Thiết lập mã nguyên liệu thống nhất

Kho, sản xuất và kế toán nên sử dụng cùng một hệ thống mã nguyên liệu để tránh tình trạng một loại vật tư được gọi bằng nhiều tên khác nhau. Việc chuẩn hóa mã giúp số liệu dễ đối chiếu và giảm sai sót khi tổng hợp.

Hệ thống mã thống nhất cũng hỗ trợ doanh nghiệp kết nối dữ liệu giữa phiếu xuất kho, lệnh sản xuất, bảng định mức và bảng tính giá thành.

Xây định mức từ “mẻ chuẩn” thay vì ngồi ước lượng trên giấy

Định mức có giá trị kiểm soát khi được hình thành từ quá trình sản xuất thực tế. Vì vậy doanh nghiệp nên lựa chọn những mẻ sản xuất đại diện, ghi nhận đầy đủ đầu vào, đầu ra và hao hụt trước khi chốt con số định mức chính thức.

Chọn mẻ sản xuất đại diện

Mẻ được lựa chọn nên diễn ra trong điều kiện sản xuất bình thường, máy móc vận hành ổn định, nguyên liệu đạt tiêu chuẩn và nhân sự thao tác đúng quy trình.

Không nên lấy một mẻ phát sinh sự cố, nguyên liệu kém chất lượng hoặc thiết bị hoạt động bất thường làm căn cứ vì kết quả có thể làm sai lệch định mức.

Cân nguyên liệu đầu vào thực tế

Lượng nguyên liệu đầu vào cần được ghi nhận theo số thực tế đưa vào sản xuất thay vì chỉ căn cứ trên số liệu phiếu xuất kho. Trong một số trường hợp, nguyên liệu xuất kho nhưng chưa sử dụng hết hoặc có phần hoàn nhập.

Việc cân đo thực tế giúp doanh nghiệp xác định chính xác lượng nguyên liệu tiêu hao cho từng mẻ và là cơ sở quan trọng để xây dựng định mức đáng tin cậy.

Đo sản lượng thành phẩm đầu ra

Sau khi hoàn thành toàn bộ quy trình, doanh nghiệp cần xác định chính xác lượng thành phẩm đạt tiêu chuẩn. Không nên tính chung hàng lỗi, hàng chưa hoàn thiện hoặc thành phẩm không đạt chất lượng vào sản lượng chuẩn.

Sản lượng đầu ra càng được ghi nhận chính xác thì việc quy đổi định mức cho từng đơn vị sản phẩm càng phản ánh đúng thực tế.

Ghi nhận phế phẩm, phụ phẩm và nguyên liệu thu hồi

Các phần nguyên liệu còn giá trị sau sản xuất cần được ghi nhận riêng. Đây có thể là phụ phẩm bán được, nguyên liệu tái sử dụng hoặc phần thu hồi đưa trở lại sản xuất.

Nếu không ghi nhận, doanh nghiệp dễ đánh giá toàn bộ phần chênh lệch đầu vào và đầu ra là hao hụt, làm định mức bị cao hơn thực tế.

Lặp lại nhiều mẻ trước khi chốt định mức

Một mẻ sản xuất đơn lẻ có thể chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố ngẫu nhiên. Vì vậy doanh nghiệp nên theo dõi nhiều mẻ trong điều kiện tương đối ổn định trước khi đưa ra con số định mức.

Việc sử dụng dữ liệu từ nhiều lần sản xuất giúp loại bỏ những biến động bất thường và tạo ra mức tiêu hao đại diện hơn.

Công thức xây dựng định mức nguyên vật liệu ngành thực phẩm

Định mức nguyên vật liệu có thể được xây dựng theo nhiều đơn vị khác nhau tùy sản phẩm và quy trình sản xuất. Tuy nhiên nguyên tắc chung là phải phản ánh lượng nguyên liệu cần thiết, hao hụt hợp lý và phần giá trị có thể thu hồi.

Định mức nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm

Có thể xác định theo nguyên tắc lượng nguyên liệu cần thiết cộng với hao hụt hợp lý và trừ phần nguyên liệu hoặc phụ phẩm được tính giảm. Công thức cần được điều chỉnh phù hợp với đặc điểm của từng sản phẩm.

Quan trọng nhất là các thành phần trong định mức phải có dữ liệu hoặc hồ sơ chứng minh, tránh xác định tỷ lệ chỉ dựa trên ước lượng chủ quan.

Định mức theo kg thành phẩm

Phương pháp này phù hợp với các sản phẩm tính theo trọng lượng như thịt chế biến, thủy sản, rau củ sơ chế, thực phẩm đông lạnh hoặc hàng bán theo kilogram.

Doanh nghiệp xác định lượng nguyên liệu cần sử dụng để tạo ra một kilogram thành phẩm đạt chuẩn, sau đó theo dõi chênh lệch giữa định mức và thực tế.

Định mức theo đơn vị chai, hộp, gói

Các doanh nghiệp sản xuất nước giải khát, sữa, nước sốt, gia vị hoặc thực phẩm đóng gói có thể xây dựng định mức theo từng chai, hộp hoặc gói.

Ngoài nguyên liệu bên trong sản phẩm, định mức cần bao gồm các vật tư đóng gói trực tiếp như chai, nắp, tem, túi hoặc hộp nếu chúng gắn với từng đơn vị thành phẩm.

Định mức theo mẻ sản xuất

Định mức theo mẻ phù hợp với các quy trình phối trộn hoặc sản xuất theo batch. Doanh nghiệp có thể quy định một mẻ sử dụng bao nhiêu nguyên liệu và tạo ra bao nhiêu thành phẩm tiêu chuẩn.

Sau khi có dữ liệu mẻ chuẩn, doanh nghiệp có thể tiếp tục quy đổi thành mức tiêu hao cho từng đơn vị sản phẩm khi cần.

Định mức theo tỷ lệ phần trăm

Phương pháp tỷ lệ thường áp dụng cho gia vị, phụ gia, hương liệu hoặc các nguyên liệu có lượng sử dụng nhỏ. Tỷ lệ có thể được tính theo nguyên liệu chính hoặc tổng khối lượng phối trộn.

Doanh nghiệp cần quy định rõ cơ sở tính phần trăm để tránh trường hợp cùng một tỷ lệ nhưng được áp dụng trên các cơ sở khác nhau.

Đừng bỏ quên hao hụt công nghệ trong định mức

Hao hụt là đặc điểm phổ biến trong nhiều quy trình sản xuất thực phẩm. Tuy nhiên doanh nghiệp cần phân biệt hao hụt kỹ thuật bình thường với những tổn thất phát sinh do quản lý yếu kém, lỗi thao tác hoặc sự cố bất thường.

Hao hụt sơ chế

Quá trình làm sạch nguyên liệu có thể phát sinh phần phải loại bỏ như vỏ, hạt, xương, cuống hoặc phần không đạt chất lượng. Đây là hao hụt thường gặp trước khi nguyên liệu đi vào chế biến.

Tỷ lệ hao hụt cần được xác định theo từng loại nguyên liệu vì đặc tính, kích thước và chất lượng đầu vào có thể khác nhau.

Hao hụt do nhiệt

Nấu, hấp, chiên, rang hoặc sấy có thể làm nguyên liệu mất nước và giảm khối lượng. Mức giảm phụ thuộc vào nhiệt độ, thời gian chế biến và đặc tính của sản phẩm.

Doanh nghiệp nên theo dõi tỷ lệ trước và sau công đoạn nhiệt để xây dựng mức tiêu hao phù hợp thay vì sử dụng một tỷ lệ chung.

Hao hụt do cấp đông và rã đông

Thực phẩm đông lạnh có thể phát sinh chênh lệch khối lượng do mất nước, chảy dịch hoặc thay đổi trạng thái sau rã đông. Điều này đặc biệt thường gặp với thịt và thủy sản.

Cần xác định rõ doanh nghiệp đang tính định mức theo trọng lượng trước cấp đông, sau cấp đông hay sau rã đông để số liệu được thống nhất.

Hao hụt do cắt chia và đóng gói

Các sản phẩm cần chia khẩu phần hoặc định lượng vào từng bao bì thường phát sinh phần vụn, phần thừa hoặc sai số định lượng. Bao bì hư hỏng trong quá trình đóng gói cũng có thể tạo ra chênh lệch.

Việc ghi nhận riêng giúp doanh nghiệp xác định công đoạn nào cần cải tiến thiết bị hoặc thao tác để giảm tiêu hao.

Hao hụt bình thường khác với thất thoát

Hao hụt bình thường phát sinh do đặc tính kỹ thuật của quá trình sản xuất và có thể được xác định thông qua dữ liệu thực tế. Trong khi đó, thất thoát có thể xuất phát từ sai quy trình, bảo quản kém, nhầm lẫn hoặc mất mát.

Định mức không nên được điều chỉnh tăng chỉ để đưa những khoản thất thoát bất thường vào mức tiêu hao cho phép.

Xây định mức theo từng công đoạn để biết nguyên liệu “mất” ở đâu

Thay vì chỉ so sánh tổng nguyên liệu đầu vào với thành phẩm cuối cùng, doanh nghiệp nên chia quy trình thành từng công đoạn. Cách này giúp xác định chính xác tỷ lệ tiêu hao và điểm phát sinh chênh lệch.

Định mức công đoạn sơ chế

Ở bước sơ chế, doanh nghiệp cần xác định khối lượng nguyên liệu trước và sau khi làm sạch. Tỷ lệ thu hồi là dữ liệu quan trọng để đánh giá chất lượng nguyên liệu đầu vào.

Nếu tỷ lệ thu hồi thay đổi đáng kể giữa các lô, doanh nghiệp có thể tiếp tục phân tích theo nhà cung cấp hoặc chất lượng nguyên liệu.

Định mức công đoạn chế biến

Trong quá trình nấu, chiên, hấp, sấy hoặc phối trộn, cần ghi nhận lượng nguyên liệu trước và sau mỗi bước. Qua đó doanh nghiệp xác định phần giảm khối lượng do nhiệt, nước hoặc quá trình xử lý.

Việc theo dõi riêng từng công đoạn giúp tránh tình trạng toàn bộ chênh lệch cuối cùng đều được ghi nhận chung là hao hụt.

Định mức công đoạn bán thành phẩm

Nhiều doanh nghiệp tạo ra bán thành phẩm trước khi chuyển sang giai đoạn sản xuất tiếp theo. Trong trường hợp này, nên xây dựng định mức riêng cho bán thành phẩm.

Khi bán thành phẩm được sử dụng cho nhiều SKU, việc tách riêng sẽ giúp xác định mức tiêu hao của từng sản phẩm cuối cùng rõ ràng hơn.

Định mức công đoạn đóng gói

Công đoạn đóng gói cần theo dõi lượng thành phẩm đưa vào, số lượng sản phẩm hoàn thành và vật tư bao bì sử dụng. Những trường hợp rách túi, hỏng chai, sai tem hoặc đóng gói lại cần được ghi nhận.

Đây là cơ sở để xây dựng định mức bao bì và kiểm soát tỷ lệ lỗi tại công đoạn cuối cùng.

Ghép định mức từng công đoạn thành định mức hoàn chỉnh

Sau khi có định mức của từng giai đoạn, doanh nghiệp có thể kết nối thành một chuỗi từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm cuối cùng. Đây chính là bản đồ tiêu hao của sản phẩm.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp không chỉ biết tổng lượng nguyên liệu cần dùng mà còn biết chính xác lượng nguyên liệu thay đổi tại từng bước.

Case study – xây dựng định mức cho một mẻ thực phẩm

Một mẻ sản xuất mẫu giúp doanh nghiệp hình dung cách chuyển dữ liệu thực tế thành định mức. Điều quan trọng không phải chỉ là tính một tỷ lệ hao hụt chung mà phải xác định nguyên nhân và vị trí phát sinh chênh lệch.

Dữ liệu của mẻ sản xuất

Giả sử một mẻ sử dụng 100 kg nguyên liệu chính, 8 kg gia vị và 5 kg nguyên liệu phụ. Sau quá trình sản xuất, doanh nghiệp thu được 92 kg thành phẩm đạt tiêu chuẩn và 6 kg phụ phẩm có thể thu hồi.

Các số liệu này cần được ghi nhận từ cân đo thực tế và đối chiếu với phiếu xuất kho, báo cáo sản xuất và biên bản xác nhận kết quả mẻ.

Xác định tỷ lệ hao hụt

Phần chênh lệch giữa tổng nguyên liệu đầu vào, thành phẩm và phần thu hồi cần được phân tích theo từng công đoạn. Không nên mặc định toàn bộ chênh lệch đều là hao hụt kỹ thuật hợp lý.

Việc tách nguyên nhân giúp doanh nghiệp biết phần nào do sơ chế, phần nào do chế biến và phần nào có thể là thất thoát bất thường.

Quy đổi định mức cho 1 kg thành phẩm

Sau khi xác định mẻ sản xuất đại diện, doanh nghiệp có thể lấy tổng lượng nguyên liệu thực tế cần thiết chia cho lượng thành phẩm đạt chuẩn để xác định mức tiêu hao trên một kilogram sản phẩm.

Khi quy đổi, cần xử lý rõ phần phụ phẩm hoặc nguyên liệu thu hồi để tránh làm tăng định mức một cách không hợp lý.

Xác định định mức gia vị và phụ gia

Gia vị và phụ gia có thể được theo dõi theo kilogram, gram hoặc tỷ lệ phần trăm. Đơn vị sử dụng nên phù hợp với lượng tiêu hao thực tế để hạn chế sai số.

Đối với phụ gia có lượng rất nhỏ, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến độ chính xác của thiết bị cân và quy trình cấp phát.

Lập bảng định mức hoàn chỉnh

Sau khi hoàn tất quá trình tính toán, định mức cần thể hiện đầy đủ mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, đơn vị tính, lượng sử dụng, tỷ lệ hao hụt, lượng thu hồi và mức tiêu hao chuẩn.

Thông tin nên được gắn với mã sản phẩm, quy cách sản phẩm và thời điểm bắt đầu áp dụng để thuận tiện khi đối chiếu về sau.

Khi một nguyên liệu tạo ra nhiều sản phẩm, định mức phải xử lý thế nào?

Một nguyên liệu đầu vào có thể tạo ra nhiều sản phẩm hoặc nhiều loại bán thành phẩm. Vì vậy doanh nghiệp cần phân tách rõ dòng nguyên liệu và đầu ra để tránh dồn toàn bộ chi phí vào một sản phẩm.

Trường hợp sản phẩm chính và sản phẩm phụ

Ví dụ trong chế biến cá, cùng một nguyên liệu có thể tạo ra phi lê, đầu cá, xương và các phụ phẩm khác. Mỗi phần đầu ra có thể có giá trị sử dụng hoặc giá trị kinh tế khác nhau.

Doanh nghiệp cần xác định phương pháp ghi nhận phù hợp để giá trị nguyên liệu không bị tập trung hoàn toàn vào sản phẩm chính.

Trường hợp một bán thành phẩm dùng cho nhiều SKU

Một loại sốt, nhân, bột trộn hoặc bán thành phẩm có thể được sử dụng cho nhiều sản phẩm cuối cùng. Khi đó nên xây dựng định mức riêng cho bán thành phẩm trước.

Sau đó doanh nghiệp xác định lượng bán thành phẩm sử dụng cho từng SKU và cộng thêm định mức bao bì hoặc các nguyên liệu riêng của từng sản phẩm.

Nguyên liệu dùng chung cho nhiều công thức

Nguyên liệu dùng chung cần được phân bổ theo một tiêu thức có liên hệ trực tiếp với mức sử dụng thực tế. Có thể căn cứ vào sản lượng, trọng lượng, định lượng công thức hoặc thời gian sản xuất tùy trường hợp.

Tiêu thức phân bổ nên được áp dụng nhất quán giữa các kỳ để dữ liệu giá thành có thể so sánh.

Không nên dùng một định mức chung cho mọi sản phẩm

Mỗi sản phẩm có thể có công thức, quy cách, tỷ lệ hao hụt và cách đóng gói khác nhau. Vì vậy một định mức chung thường không phản ánh đúng mức tiêu hao thực tế.

Gộp nhiều sản phẩm vào cùng một định mức còn làm giảm khả năng phân tích nguyên nhân khi phát sinh chênh lệch.

Xây định mức theo mã sản phẩm

Nếu các SKU có công thức hoặc quy trình khác nhau, doanh nghiệp nên thiết lập bảng định mức riêng cho từng mã sản phẩm. Điều này giúp việc xuất nguyên liệu và tính giá thành chính xác hơn.

Khi có thay đổi quy cách hoặc công thức, doanh nghiệp cũng dễ dàng cập nhật đúng SKU bị ảnh hưởng.

Định mức nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành ra sao?

Định mức là một trong những dữ liệu nền tảng để dự tính lượng nguyên liệu cần sử dụng và chi phí sản xuất. Vì vậy chỉ cần định mức sai, giá thành kế hoạch và phân tích hiệu quả sản phẩm cũng có thể sai theo.

Định mức thấp hơn thực tế

Nếu định mức được xây dựng quá thấp, các mẻ sản xuất liên tục xuất hiện chênh lệch vượt mức dù quy trình vẫn vận hành bình thường. Điều này làm mất ý nghĩa của việc phân tích sai lệch.

Doanh nghiệp cũng có thể mất nhiều thời gian giải trình những khoản chênh lệch thực chất xuất phát từ việc xây dựng định mức chưa sát thực tế.

Định mức cao hơn thực tế

Định mức quá cao tạo ra khoảng dung sai lớn và có thể che khuất các khoản tiêu hao không cần thiết. Khi đó doanh nghiệp khó phát hiện lãng phí hoặc thất thoát.

Một mức tiêu hao hợp lý cần vừa phản ánh điều kiện sản xuất thực tế vừa đủ chặt để phát huy vai trò kiểm soát.

Sai định mức khiến giá thành sai

Lượng nguyên liệu tiêu hao là một trong những yếu tố trực tiếp hình thành chi phí sản xuất. Khi mức tiêu hao sai, chi phí dự kiến và giá thành sản phẩm cũng bị ảnh hưởng.

Giá thành sai tiếp tục tác động đến quyết định giá bán, lợi nhuận dự kiến và đánh giá hiệu quả của từng sản phẩm.

Dùng định mức để lập giá thành kế hoạch

Từ định mức nguyên liệu và đơn giá dự kiến, doanh nghiệp có thể tính trước chi phí nguyên liệu cho từng sản phẩm. Đây là cơ sở để xây dựng giá thành kế hoạch trước khi sản xuất.

Thông tin này hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá mức giá bán dự kiến và khả năng sinh lợi của từng sản phẩm.

So sánh giá thành định mức và giá thành thực tế

Sau kỳ sản xuất, doanh nghiệp có thể so sánh chi phí theo định mức với số thực tế phát sinh. Phần chênh lệch cần được phân tích theo lượng tiêu hao, giá mua hoặc các yếu tố liên quan.

Việc so sánh thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện xu hướng tăng chi phí và kịp thời điều chỉnh quy trình.

Bộ hồ sơ định mức nguyên vật liệu doanh nghiệp nên có

Định mức không nên tồn tại dưới dạng một file số liệu riêng lẻ. Doanh nghiệp nên xây dựng bộ hồ sơ thể hiện cách xác lập, người phê duyệt, thời điểm áp dụng và lịch sử điều chỉnh.

Bảng định mức nguyên vật liệu

Bảng định mức cần thể hiện rõ mã sản phẩm, mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, đơn vị tính và lượng tiêu hao tiêu chuẩn. Nếu có hao hụt hoặc phần thu hồi, các chỉ tiêu này cũng nên được thể hiện rõ.

Thông tin càng đầy đủ thì việc đối chiếu giữa kho, sản xuất và kế toán càng thuận lợi.

Quy trình sản xuất

Quy trình sản xuất giúp giải thích nguyên liệu được sử dụng và biến đổi qua từng công đoạn. Đây là căn cứ để hiểu vì sao xuất hiện hao hụt hoặc tỷ lệ thu hồi.

Khi quy trình thay đổi, doanh nghiệp cần đánh giá xem định mức hiện hành có còn phù hợp hay không.

Biên bản chạy thử hoặc xác lập định mức

Biên bản chạy thử ghi nhận dữ liệu của các mẻ sản xuất được sử dụng làm căn cứ xác lập định mức. Nội dung nên phản ánh đầu vào, đầu ra, phần thu hồi và các điều kiện sản xuất.

Tài liệu này giúp doanh nghiệp chứng minh rằng định mức được xây dựng từ dữ liệu thực tế thay vì ước lượng tùy ý.

Quyết định ban hành định mức

Sau khi định mức được hoàn thiện, doanh nghiệp nên xác định rõ thời điểm bắt đầu áp dụng và người có thẩm quyền phê duyệt.

Việc ban hành chính thức giúp các bộ phận kho, sản xuất và kế toán sử dụng cùng một phiên bản định mức.

Hồ sơ điều chỉnh định mức

Khi thay đổi định mức, doanh nghiệp cần lưu lại lý do, số liệu căn cứ và thời điểm bắt đầu áp dụng mức mới. Không nên chỉnh sửa trực tiếp số cũ mà không có dấu vết.

Lịch sử thay đổi giúp việc so sánh giữa các kỳ và giải trình chênh lệch được rõ ràng hơn.

Khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh định mức?

Định mức không phải con số cố định vĩnh viễn. Khi nguyên liệu, công nghệ, công thức hoặc quy cách sản phẩm thay đổi đáng kể, doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật.

Thay đổi nguồn nguyên liệu

Nguyên liệu từ nhà cung cấp khác có thể khác về độ ẩm, kích thước, tỷ lệ thịt, tỷ lệ nước hoặc chất lượng. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ thu hồi.

Nếu mức chênh lệch có tính ổn định, doanh nghiệp nên đánh giá lại định mức thay vì tiếp tục sử dụng dữ liệu cũ.

Thay đổi máy móc hoặc dây chuyền

Máy móc mới có thể giúp giảm hao hụt, tăng tỷ lệ thu hồi hoặc thay đổi cách xử lý nguyên liệu. Ngược lại, thiết bị xuống cấp cũng có thể khiến mức tiêu hao tăng.

Sau khi thay đổi công nghệ, doanh nghiệp nên theo dõi một số mẻ thực tế trước khi xác lập mức mới.

Thay đổi công thức sản phẩm

Chỉ cần thay đổi tỷ lệ nguyên liệu, gia vị hoặc phụ gia thì mức tiêu hao của sản phẩm đã có thể khác trước. Vì vậy định mức cũ không nên tiếp tục áp dụng nếu công thức đã thay đổi đáng kể.

Cần xác định rõ phiên bản công thức tương ứng với từng giai đoạn áp dụng định mức.

Thay đổi quy cách đóng gói

Việc chuyển từ 500 gram sang 400 gram, thay kích thước chai hoặc đổi loại bao bì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mức nguyên liệu và vật tư đóng gói trên mỗi sản phẩm.

Doanh nghiệp nên tạo định mức tương ứng với từng quy cách thay vì chỉ sửa số lượng trong một bảng chung.

Chênh lệch thực tế kéo dài nhiều kỳ

Nếu lượng nguyên liệu thực tế thường xuyên cao hơn hoặc thấp hơn đáng kể so với định mức trong nhiều kỳ, doanh nghiệp cần đánh giá lại nguyên nhân.

Có thể định mức đã không còn phù hợp, nhưng cũng có thể quy trình sản xuất đang phát sinh vấn đề. Vì vậy cần phân tích trước khi quyết định điều chỉnh.

7 lỗi khiến bảng định mức nguyên vật liệu ngành thực phẩm mất giá trị

Một bảng định mức chỉ hữu ích khi phản ánh đúng thực tế và hỗ trợ kiểm soát sản xuất. Nếu xây dựng theo cách đối phó hoặc thiếu dữ liệu căn cứ, định mức rất dễ trở thành một con số hình thức.

Sao chép định mức từ doanh nghiệp khác

Mỗi doanh nghiệp có nguồn nguyên liệu, công nghệ, máy móc và quy trình khác nhau. Vì vậy định mức của đơn vị khác thường không thể áp dụng nguyên trạng.

Có thể tham khảo phương pháp nhưng số liệu cuối cùng nên được xác định từ hoạt động sản xuất thực tế của doanh nghiệp.

Xây định mức chỉ bằng công thức kỹ thuật

Công thức kỹ thuật thể hiện tỷ lệ phối trộn nhưng chưa chắc phản ánh hao hụt trong quá trình sản xuất. Nếu chỉ dựa vào công thức, định mức có thể thấp hơn mức tiêu hao thực tế.

Doanh nghiệp cần kết hợp công thức với dữ liệu chạy thử và sản xuất thực tế.

Không theo dõi phụ phẩm thu hồi

Nếu phần phụ phẩm còn giá trị không được ghi nhận, doanh nghiệp có thể tính toàn bộ chênh lệch là tiêu hao. Điều này khiến định mức cao hơn mức thực tế cần thiết.

Theo dõi phần thu hồi còn giúp doanh nghiệp đánh giá đầy đủ hiệu quả sử dụng nguyên liệu.

Không cập nhật khi công nghệ thay đổi

Máy móc và quy trình mới có thể làm thay đổi đáng kể tỷ lệ hao hụt. Nếu vẫn duy trì định mức cũ, số liệu không còn phản ánh điều kiện sản xuất hiện tại.

Mỗi thay đổi lớn về công nghệ nên đi kèm một đợt rà soát định mức.

Gộp nhiều sản phẩm vào một định mức

Các SKU khác nhau có thể có công thức, trọng lượng và tỷ lệ hao hụt khác nhau. Việc gộp chung làm mất khả năng kiểm soát mức tiêu hao riêng của từng sản phẩm.

Điều này cũng khiến việc tính giá thành và đánh giá hiệu quả từng SKU trở nên thiếu chính xác.

Chỉ có bảng định mức nhưng không có dữ liệu chứng minh

Một con số định mức sẽ khó thuyết phục nếu doanh nghiệp không lưu dữ liệu chạy thử, báo cáo sản xuất hoặc hồ sơ xác lập.

Bộ tài liệu chứng minh giúp doanh nghiệp biết con số được hình thành từ đâu và thuận tiện khi cần rà soát lại.

Điều chỉnh định mức theo số liệu thực tế để “xóa” chênh lệch

Nếu cứ phát sinh vượt mức là doanh nghiệp tăng định mức cho bằng số thực tế, công cụ này sẽ mất hoàn toàn chức năng kiểm soát.

Trước khi điều chỉnh, cần xác định chênh lệch xuất phát từ thay đổi hợp lý trong sản xuất hay từ lãng phí, sai sót hoặc thất thoát.

Biến định mức thành công cụ kiểm soát nguyên liệu hàng tháng

Định mức chỉ thực sự có giá trị khi được sử dụng thường xuyên để đối chiếu với số liệu sản xuất. Doanh nghiệp nên biến định mức thành một phần của quy trình kiểm soát kho, sản xuất và giá thành hàng tháng.

Lập bảng so sánh định mức và thực tế

Doanh nghiệp cần so sánh lượng nguyên liệu lẽ ra được sử dụng theo sản lượng thực tế với lượng nguyên liệu thực tế đã xuất dùng.

Khoản chênh lệch cần được thể hiện cả bằng số lượng và tỷ lệ để dễ nhận diện sản phẩm có mức tiêu hao bất thường.

Theo dõi theo từng lệnh sản xuất

Theo dõi theo lệnh sản xuất giúp doanh nghiệp biết chính xác mẻ hoặc đơn hàng nào phát sinh vượt mức. Cách này hiệu quả hơn so với chỉ xem tổng số liệu cuối tháng.

Khi xuất hiện chênh lệch, doanh nghiệp có thể truy ngược về thời gian, nguyên liệu và nhân sự của mẻ đó.

So sánh giữa các ca sản xuất

Nếu cùng một sản phẩm nhưng các ca sản xuất có mức tiêu hao khác nhau, doanh nghiệp cần xem xét sự khác biệt về thao tác, thiết bị hoặc điều kiện vận hành.

Phân tích theo ca giúp phát hiện những vấn đề mà số liệu tổng hợp toàn nhà máy có thể che khuất.

Thiết lập ngưỡng cảnh báo

Doanh nghiệp có thể đặt một khoảng sai lệch cho phép và quy định trường hợp vượt ngưỡng phải được kiểm tra hoặc lập giải trình.

Ngưỡng nên dựa trên mức biến động thông thường của quy trình thay vì lựa chọn một tỷ lệ tùy ý.

Kết nối dữ liệu kho – sản xuất – kế toán giá thành

Định mức cần được sử dụng xuyên suốt từ khâu cấp phát nguyên liệu đến báo cáo sản xuất và tính giá thành. Nếu mỗi bộ phận sử dụng dữ liệu riêng, việc đối chiếu sẽ rất khó khăn.

Kết nối dữ liệu giúp doanh nghiệp phát hiện sớm chênh lệch và giảm thời gian tổng hợp cuối kỳ.

Mẫu cấu trúc bảng định mức nguyên vật liệu ngành thực phẩm

Một bảng định mức nên được thiết kế đủ chi tiết để sử dụng trong sản xuất nhưng vẫn thuận tiện cho kho và kế toán đối chiếu. Cấu trúc cần thể hiện rõ sản phẩm, nguyên liệu, hao hụt, phần thu hồi và thời điểm áp dụng.

Thông tin đầu bảng

Phần đầu nên ghi tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, quy cách và ngày bắt đầu áp dụng. Nếu doanh nghiệp có nhiều phiên bản công thức, có thể bổ sung mã phiên bản.

Thông tin này giúp tránh nhầm lẫn khi một sản phẩm có nhiều quy cách hoặc thay đổi công thức theo thời gian.

Bảng nguyên liệu

Phần nguyên liệu cần thể hiện mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, đơn vị tính, lượng đầu vào, hao hụt, lượng thu hồi và mức tiêu hao chuẩn.

Các chỉ tiêu nên thống nhất với mã kho và phần mềm kế toán để việc đối chiếu được thuận tiện.

Bảng định mức bao bì

Bao bì như chai, hộp, túi, nắp, tem hoặc thùng carton nên được theo dõi riêng theo từng sản phẩm và quy cách.

Nếu có tỷ lệ bao bì hư hỏng bình thường, doanh nghiệp cũng có thể theo dõi để đánh giá mức sử dụng thực tế.

Bảng tổng hợp chi phí định mức

Từ định mức nguyên liệu và đơn giá kế hoạch, doanh nghiệp có thể tính chi phí nguyên liệu dự kiến cho từng sản phẩm.

Đây là dữ liệu phục vụ lập giá thành kế hoạch, xây dựng giá bán và phân tích lợi nhuận.

Phần phê duyệt

Bảng định mức nên được các bộ phận có liên quan như kỹ thuật, sản xuất và kế toán kiểm tra trước khi phê duyệt.

Việc xác nhận rõ trách nhiệm giúp định mức được sử dụng thống nhất và hạn chế tình trạng mỗi bộ phận áp dụng một số liệu khác nhau.

Câu hỏi thường gặp khi xây dựng định mức nguyên vật liệu ngành thực phẩm

Trong quá trình xây dựng và áp dụng định mức, doanh nghiệp thường gặp nhiều vấn đề liên quan đến dữ liệu ban đầu, mức hao hụt, tần suất rà soát và cách xử lý chênh lệch. Các câu hỏi dưới đây giúp làm rõ những tình huống phổ biến.

Doanh nghiệp mới sản xuất chưa có dữ liệu thì xây định mức thế nào?

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ công thức kỹ thuật và dữ liệu chạy thử của một số mẻ sản xuất đầu tiên. Trong giai đoạn này, định mức nên được xem là mức ban đầu để tiếp tục theo dõi và hoàn thiện.

Sau khi có thêm dữ liệu thực tế, doanh nghiệp nên so sánh các mẻ và điều chỉnh nếu phát hiện mức ban đầu chưa phản ánh đúng điều kiện sản xuất ổn định.

Có bắt buộc phải xây định mức cho từng sản phẩm không?

Việc xây dựng riêng theo từng sản phẩm đặc biệt cần thiết khi các SKU có công thức, quy trình hoặc quy cách đóng gói khác nhau. Nếu nhiều sản phẩm thực sự sử dụng cùng một công thức và chỉ khác yếu tố không ảnh hưởng mức tiêu hao, doanh nghiệp có thể thiết kế cấu trúc quản lý phù hợp.

Điều quan trọng là định mức phải đủ chi tiết để phản ánh chính xác nguyên liệu sử dụng và hỗ trợ tính giá thành.

Hao hụt nguyên liệu có được tính vào định mức không?

Hao hụt kỹ thuật hợp lý phát sinh trong điều kiện sản xuất bình thường có thể được đưa vào quá trình xác lập định mức nếu có dữ liệu thực tế làm căn cứ.

Tuy nhiên cần tách riêng các khoản mất mát bất thường do lỗi quản lý, sai thao tác, hư hỏng hoặc thất thoát để tránh làm định mức bị tăng không hợp lý.

Bao lâu nên rà soát lại định mức một lần?

Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ dựa trên mức độ ổn định của quy trình sản xuất. Ngoài lịch rà soát thông thường, cần kiểm tra lại ngay khi có thay đổi đáng kể về nguyên liệu, thiết bị, công thức hoặc quy cách sản phẩm.

Nếu số liệu thực tế liên tục lệch xa định mức trong nhiều kỳ, đây cũng là dấu hiệu cần đánh giá lại.

Định mức nguyên vật liệu có cần quyết định ban hành không?

Việc có văn bản xác nhận hoặc quyết định áp dụng giúp doanh nghiệp xác định rõ phiên bản định mức, ngày hiệu lực và người phê duyệt. Điều này đặc biệt hữu ích khi định mức được sử dụng đồng thời bởi nhiều bộ phận.

Khi thay đổi định mức, doanh nghiệp cũng dễ dàng xác định mức cũ và mức mới tương ứng với từng giai đoạn.

Nếu thực tế thường xuyên vượt định mức thì xử lý thế nào?

Trước tiên doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân thay vì điều chỉnh định mức ngay. Cần kiểm tra chất lượng nguyên liệu, thiết bị, quy trình, thao tác nhân sự, sản lượng và dữ liệu xuất kho.

Nếu chênh lệch xuất phát từ thay đổi khách quan và có tính ổn định, doanh nghiệp có thể xây dựng lại định mức. Nếu xuất phát từ lãng phí hoặc thất thoát, cần xử lý nguyên nhân thay vì hợp thức hóa bằng cách tăng mức tiêu hao.

Hướng dẫn xây dựng định mức nguyên vật liệu ngành thực phẩm sẽ hiệu quả khi định mức được kiểm nghiệm bằng số liệu kho và sản lượng thực tế. Một mức tiêu hao sát vận hành giúp doanh nghiệp kiểm soát hao hụt, tính giá thành chính xác và lập kế hoạch nguyên liệu tốt hơn.