Dịch vụ kế toán công ty giám sát xây dựng là giải pháp chuyên nghiệp dành cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tư vấn giám sát thi công, giám sát chất lượng và quản lý dự án xây dựng. Với đặc thù hoạt động theo hợp đồng tư vấn, phát sinh nhiều khoản chi phí nhân sự, chi phí công tác và doanh thu theo từng giai đoạn nghiệm thu, công tác kế toán cần được tổ chức khoa học và chính xác. Việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả tài chính, thực hiện đúng quy định về thuế và nâng cao năng lực quản trị.
“Đứng giữa công trường và phòng tài chính” – Vì sao kế toán công ty giám sát xây dựng có nhiều điểm khác biệt?
Công ty giám sát không bán sản phẩm mà bán năng lực chuyên môn
Công ty giám sát xây dựng không tạo ra sản phẩm vật chất như nhà thầu thi công.
Khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp để nhận được các hoạt động chuyên môn như:
* Theo dõi chất lượng thi công.
* Kiểm tra việc thực hiện theo thiết kế và hồ sơ kỹ thuật.
* Theo dõi tiến độ thi công.
Do đó, kế toán quản trị cần theo dõi không chỉ doanh thu hợp đồng mà còn phải xác định nguồn lực nhân sự thực tế đã sử dụng cho từng công trình.
Doanh thu đến từ hợp đồng tư vấn, giám sát theo từng giai đoạn
Doanh thu của công ty giám sát xây dựng thường không phát sinh một lần ngay khi ký hợp đồng. Một dự án có thể kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm và giá trị dịch vụ được thanh toán theo từng giai đoạn.
* Các mốc nghiệm thu.
Nếu kế toán chỉ theo dõi tiền vào tài khoản ngân hàng mà không theo dõi tiến độ thực hiện, số liệu quản trị sẽ không phản ánh đúng tình trạng của hợp đồng.
Chi phí nhân sự chuyên gia chiếm tỷ trọng lớn nhưng khó quản lý
Chi phí nhân sự thường là một trong những khoản lớn nhất của công ty tư vấn giám sát.
Nhân sự tham gia dự án có thể gồm:
* Chuyên gia quản lý dự án.
Do đó, cần có cơ chế theo dõi nhân sự theo mã công trình, thời gian tham gia và mức chi phí tương ứng.
Ví dụ, với mỗi kỹ sư có thể theo dõi:
Từ những dữ liệu này, kế toán mới có thể tính tương đối chính xác chi phí thực tế của từng hợp đồng.
Mỗi công trình là một “dự án tài chính” riêng biệt
Đối với công ty giám sát xây dựng, không nên chỉ quản lý doanh thu và chi phí theo toàn doanh nghiệp. Mỗi công trình cần được xem như một đơn vị tài chính riêng.
* Giá trị hợp đồng.
* Giá trị đã nghiệm thu.
* Doanh thu đã ghi nhận.
Ví dụ, doanh nghiệp cùng lúc có 10 hợp đồng giám sát.
Đây chính là lý do kế toán theo từng công trình có ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp tư vấn giám sát.
Vì sao kế toán xây dựng thông thường chưa chắc phù hợp với đơn vị giám sát?
Kế toán doanh nghiệp thi công xây dựng thường tập trung nhiều vào vật liệu, nhân công trực tiếp, máy thi công, nhà thầu phụ, khối lượng hoàn thành và giá thành công trình.
Công ty giám sát xây dựng có cấu trúc chi phí khác.
* Chi phí nhân sự theo công trình.
* Chi phí chuyên gia thuê ngoài.
Kế toán của đơn vị giám sát vì vậy cần kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị dự án.
Những khoản chi nhỏ có thể làm sai lệch lợi nhuận cả hợp đồng
Một điểm dễ bị bỏ qua trong công ty giám sát là các khoản chi phí nhỏ nhưng phát sinh liên tục.
Một kỹ sư làm việc tại công trường có thể phát sinh:
* Chi phí điện thoại.
* Chi phí in hồ sơ.
Nếu kế toán không tập hợp những khoản này theo từng công trình, báo cáo lợi nhuận dự án sẽ cao hơn thực tế và doanh nghiệp có thể tiếp tục báo giá những hợp đồng mới ở mức không phù hợp.
“Bản đồ hợp đồng” – Tiền của công ty giám sát xây dựng đang đến từ đâu?
Hợp đồng giám sát thi công công trình dân dụng
Đây có thể là các hợp đồng giám sát:
* Nhà ở.
* Chung cư.
* Văn phòng.
* Khách sạn.
* Trường học.
* Trung tâm thương mại.
* Công trình dịch vụ.
* Các công trình dân dụng khác.
Ví dụ, hợp đồng quy định bố trí một giám sát trưởng và ba kỹ sư trong 12 tháng.
Nếu không kiểm soát vấn đề này, phần thời gian kéo dài có thể trực tiếp làm giảm lợi nhuận.
Hợp đồng giám sát công trình công nghiệp, giao thông, hạ tầng
Các dự án công nghiệp, giao thông hoặc hạ tầng thường có quy mô lớn, nhiều hạng mục và thời gian thực hiện dài.
Doanh nghiệp có thể phải bố trí nhiều nhóm chuyên môn khác nhau tại cùng một công trình.
Kế toán nên tổ chức dữ liệu chi tiết hơn theo:
* Thời gian triển khai.
* Giai đoạn nghiệm thu.
* Giá trị thanh toán.
* Chi phí thực tế.
Hợp đồng tư vấn quản lý dự án kèm giám sát
Một số doanh nghiệp không chỉ cung cấp dịch vụ giám sát mà còn thực hiện các công việc tư vấn quản lý dự án.
Trong cùng một hợp đồng có thể bao gồm:
* Quản lý chi phí.
Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ nào có biên lợi nhuận tốt hơn và tránh tình trạng toàn bộ doanh thu được tập hợp chung khiến dữ liệu quản trị mất ý nghĩa.
Hợp đồng theo thời gian hay theo giá trị công trình
Công ty giám sát có thể áp dụng nhiều cách xác định giá dịch vụ.
Một phương án là thỏa thuận giá trọn gói cho toàn bộ thời gian hoặc phạm vi công việc.
Loại hợp đồng này thuận lợi hơn cho việc kiểm soát chi phí nhân sự nhưng yêu cầu dữ liệu thời gian thực hiện phải đầy đủ.
* Giá trị hợp đồng.
Đây là những dữ liệu trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng xác định lợi nhuận hợp đồng.
Hợp đồng thanh toán nhiều đợt cần theo dõi thế nào?
Phần lớn hợp đồng giám sát không được thanh toán toàn bộ một lần.
Ví dụ một hợp đồng có thể quy định:
* Đợt 4: thanh toán sau nghiệm thu.
* Đợt cuối: thanh toán phần còn lại sau khi hoàn tất hồ sơ.
Kế toán nên lập lịch thanh toán riêng cho từng hợp đồng, bao gồm:
* Hồ sơ cần chuẩn bị.
Đây cũng là cơ sở để lập kế hoạch dòng tiền cho những tháng tiếp theo.
Doanh thu ghi nhận theo tiến độ thực hiện hay thời điểm thu tiền?
Đây là vấn đề cần được phân biệt rõ trong kế toán công ty giám sát xây dựng.
Tiền khách hàng chuyển vào tài khoản không đồng nghĩa trong mọi trường hợp với toàn bộ doanh thu của hợp đồng đã được thực hiện.
Do đó, hệ thống kế toán cần kết nối dữ liệu từ hợp đồng, tiến độ thực hiện, nghiệm thu, hóa đơn và ngân hàng để doanh nghiệp nhìn thấy toàn bộ hành trình của doanh thu.
Bảng gợi ý quản lý hợp đồng:
| Loại hợp đồng | Dữ liệu cần quản lý | Rủi ro cần kiểm soát |
Vì vậy, quản lý chi phí theo từng dự án là nền tảng quan trọng của hệ thống kế toán công ty giám sát xây dựng.
Chi phí lương kỹ sư giám sát tại công trình
Chi phí nhân sự thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hợp đồng giám sát xây dựng.
Kế toán không nên chỉ ghi nhận tổng quỹ lương của toàn công ty mà cần xác định kỹ sư nào đang làm việc tại công trình nào, trong khoảng thời gian bao lâu.
Một kỹ sư có thể làm toàn thời gian tại một dự án hoặc đồng thời phụ trách nhiều công trình.
Chi phí phụ cấp công tác, đi lại và lưu trú
Dự án giám sát thường được thực hiện trực tiếp tại công trường nên các khoản chi đi lại và công tác có thể phát sinh thường xuyên.
Các khoản phổ biến gồm:
* Chi phí xăng xe.
* Chi phí thuê xe.
* Chi phí lưu trú.
Khi đó, chủ doanh nghiệp mới đánh giá được một công trình ở địa phương xa có còn hiệu quả sau khi tính đầy đủ chi phí thực tế hay không.
Chi phí thuê chuyên gia, cộng tác viên kỹ thuật
Một số dự án đòi hỏi chuyên môn mà doanh nghiệp không duy trì thường xuyên trong bộ máy nhân sự.
Ví dụ, công ty có thể phải thuê:
* Chuyên gia kết cấu.
* Chuyên gia cơ điện.
* Chuyên gia phòng cháy chữa cháy.
Nếu thuê cá nhân, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các nghĩa vụ liên quan đến thuế và chứng từ theo từng trường hợp cụ thể.
Chi phí thiết bị đo kiểm, phần mềm chuyên ngành
Hoạt động giám sát không chỉ dựa vào quan sát trực tiếp.
Kế toán cần xác định:
* Thiết bị mua riêng cho một dự án hay dùng chung.
* Thời gian sử dụng.
* Giá trị tài sản hoặc công cụ.
* Chi phí bảo trì, sửa chữa.
Nếu thiết bị được dùng cho nhiều công trình, doanh nghiệp nên xây dựng nguyên tắc phân bổ nhất quán thay vì đưa toàn bộ chi phí vào một công trình.
Chi phí văn phòng và bộ phận quản lý
Ngoài lực lượng trực tiếp tại công trường, doanh nghiệp còn có bộ phận điều hành phía sau gồm ban giám đốc, kế toán, hành chính, nhân sự, bộ phận quản lý dự án và các vị trí hỗ trợ khác.
* Lương nhân sự quản lý.
Nếu không tính phần chi phí quản lý chung, doanh nghiệp rất dễ đánh giá lợi nhuận dự án cao hơn thực tế.
Chi phí bảo hiểm, đào tạo và chứng chỉ chuyên môn
Doanh nghiệp giám sát xây dựng cần duy trì đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu chuyên môn và năng lực phù hợp với công việc đảm nhận.
Trong quá trình hoạt động có thể phát sinh:
* Chi phí bồi dưỡng nghiệp vụ.
Do đó, kế toán nên theo dõi riêng và lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp khi tính hiệu quả của từng dự án.
Phân bổ chi phí chung cho từng dự án
Không phải mọi khoản chi đều có thể đưa trực tiếp vào một công trình. Vì vậy, công ty cần xây dựng nguyên tắc phân bổ chi phí chung.
Một số tiêu thức có thể được sử dụng gồm:
* Theo doanh thu từng dự án.
Nếu phân bổ tùy ý, báo cáo lợi nhuận theo công trình sẽ mất ý nghĩa quản trị.
Ví dụ minh họa:
Đây chính là lý do công ty giám sát cần quản lý chi phí theo từng công trình thay vì chỉ theo dõi tổng chi phí của toàn doanh nghiệp.
“Mỗi công trình là một chiếc hộp tài chính riêng” – Theo dõi doanh thu và lợi nhuận từng dự án
Mở mã công trình ngay khi ký hợp đồng
Ngay khi hợp đồng được ký, doanh nghiệp nên tạo mã dự án hoặc mã công trình riêng.
* Chi phí nhân sự.
* Chứng từ thanh toán.
* Báo cáo lợi nhuận.
Việc mở mã công trình ngay từ đầu giúp dữ liệu không bị trộn lẫn và hạn chế tình trạng đến cuối dự án mới tìm lại chứng từ để tập hợp chi phí.
Theo dõi doanh thu theo từng dự án
Doanh thu cần được theo dõi theo từng hợp đồng thay vì chỉ tổng hợp theo tháng hoặc theo khách hàng.
Đối với mỗi dự án, kế toán nên xác định:
* Doanh thu dự kiến.
Nếu hợp đồng thanh toán theo tiến độ, doanh nghiệp nên theo dõi từng đợt để xác định tình trạng thực hiện và thu tiền.
Tập hợp chi phí nhân sự theo công trình
Chi phí lương không nên được xem là một khoản cố định của toàn doanh nghiệp nếu phần lớn nhân sự đang trực tiếp làm việc cho các dự án.
Doanh nghiệp nên xác định:
* Kỹ sư nào phụ trách công trình nào.
* Mức chi phí nhân sự tương ứng.
Nếu một người tham gia nhiều dự án, chi phí cần được phân bổ theo mức độ tham gia thực tế.
Phân bổ chi phí quản lý chung hợp lý
Sau khi tập hợp chi phí trực tiếp, doanh nghiệp cần tính đến các khoản quản lý chung.
Ví dụ:
* Lương ban giám đốc.
* Tiền thuê văn phòng.
* Chi phí phần mềm.
* Chi phí điện thoại, internet.
* Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể xây dựng một tỷ lệ hoặc tiêu thức phân bổ và áp dụng nhất quán giữa các dự án.
So sánh giá trị hợp đồng với chi phí thực tế
Ngay từ khi nhận dự án, doanh nghiệp nên lập dự toán chi phí dự kiến.
Ví dụ một hợp đồng giám sát trị giá 1 tỷ đồng có thể dự kiến:
* Chi phí quản lý phân bổ: 120 triệu đồng.
Nếu thời gian công trình bị kéo dài thêm sáu tháng nhưng giá trị hợp đồng không thay đổi, doanh nghiệp phải nhận diện ngay ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Cảnh báo dự án doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp
Doanh thu lớn không đồng nghĩa với dự án tốt.
Một hợp đồng giá trị cao có thể cần:
* Chi phí lưu trú lớn.
Nếu các khoản phát sinh này không được kiểm soát, biên lợi nhuận có thể giảm mạnh.
* Chi phí nhân sự vượt dự toán.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh nhân sự, thương lượng phụ lục hoặc kiểm soát phạm vi công việc trước khi dự án trở thành khoản lỗ.
Báo cáo lợi nhuận theo từng công trình giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định
Báo cáo lợi nhuận theo dự án không chỉ phục vụ kế toán mà còn giúp ban lãnh đạo quyết định nên nhận loại hợp đồng nào trong tương lai.
| Chỉ tiêu | Nội dung theo dõi |
| Giá trị hợp đồng | Tổng doanh thu dự kiến của từng công trình, bao gồm giá trị hợp đồng ban đầu và phụ lục phát sinh |
Dữ liệu kế toán trở thành công cụ giúp doanh nghiệp giám sát xây dựng kiểm soát hiệu quả từng hợp đồng, bảo vệ biên lợi nhuận và lựa chọn dự án phù hợp hơn trong tương lai.
“Mê cung hồ sơ nghiệm thu” – Chứng từ nào quyết định việc thu tiền?
Hợp đồng tư vấn giám sát
Hợp đồng tư vấn giám sát là căn cứ đầu tiên để xác định phạm vi công việc, giá trị dịch vụ, trách nhiệm của các bên và điều kiện thanh toán.
Kế toán cần nắm được các nội dung chính như:
* Giá trị hợp đồng.
Nếu một doanh nghiệp cùng lúc giám sát nhiều công trình cho một chủ đầu tư, việc mở mã theo từng công trình càng quan trọng để tránh nhầm lẫn giữa các khoản thanh toán.
Phụ lục hợp đồng và điều chỉnh giá trị
Trong quá trình xây dựng, tiến độ công trình có thể kéo dài, phạm vi giám sát có thể thay đổi hoặc chủ đầu tư yêu cầu bổ sung nhân sự và công việc ngoài phạm vi ban đầu.
Doanh nghiệp cần quản lý đầy đủ:
* Điều chỉnh giá trị hợp đồng.
Kế toán vì vậy cần cập nhật giá trị hợp đồng sau mỗi lần điều chỉnh thay vì tiếp tục theo dõi theo giá trị ban đầu.
Biên bản nghiệm thu dịch vụ giám sát
Biên bản nghiệm thu là một trong những chứng từ quan trọng để chứng minh dịch vụ tư vấn đã được thực hiện và được bên thuê xác nhận.
Biên bản nghiệm thu cần được đối chiếu với hợp đồng và thực tế triển khai.
Sau khi có nghiệm thu, kế toán cần theo sát bước lập hồ sơ thanh toán và thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn theo quy định áp dụng.
Nhật ký công trình và báo cáo giám sát
Đối với doanh nghiệp tư vấn giám sát, hồ sơ chuyên môn tại công trường là nguồn tài liệu quan trọng chứng minh đội ngũ đã thực sự thực hiện công việc.
Các tài liệu thường có thể bao gồm:
* Biên bản kiểm tra hiện trường.
Việc liên kết dữ liệu kế toán với hồ sơ chuyên môn giúp hạn chế tình trạng công việc đã hoàn thành nhưng phòng kế toán không biết để thúc đẩy nghiệm thu và thu tiền.
Hồ sơ thanh toán theo từng giai đoạn
Sau khi công việc được nghiệm thu, doanh nghiệp thường phải chuẩn bị một bộ hồ sơ thanh toán theo yêu cầu của hợp đồng.
Tùy từng chủ đầu tư, bộ hồ sơ có thể bao gồm:
* Đề nghị thanh toán.
* Biên bản nghiệm thu.
Cách quản lý này giúp doanh nghiệp biết chính xác tiền đang bị vướng ở công đoạn nào thay vì chỉ nhìn thấy một khoản công nợ chung trên sổ kế toán.
Hóa đơn điện tử cho dịch vụ tư vấn
Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hồ sơ doanh thu của công ty tư vấn giám sát.
Kế toán cần đối chiếu chặt chẽ hóa đơn với:
* Phụ lục hợp đồng.
* Hồ sơ nghiệm thu.
Với những hợp đồng kéo dài qua nhiều kỳ kế toán, kế toán càng cần theo dõi riêng từng giai đoạn để tránh ghi nhận dồn toàn bộ doanh thu vào một thời điểm không phù hợp.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Khi chủ đầu tư thanh toán, kế toán cần đối chiếu dòng tiền trên ngân hàng với đúng hợp đồng và công trình.
Mỗi khoản tiền về nên xác định được:
Đối với khách hàng có nhiều công trình hoặc nhiều hóa đơn chưa thanh toán, kế toán không nên tự động bù trừ khoản tiền nhận được mà cần xác định khoản tiền đó đang thanh toán cho nghĩa vụ nào.
Điều này giúp sổ công nợ phản ánh đúng số phải thu của từng công trình.
“Bài toán công nợ xây dựng” – Làm sao tránh tình trạng làm xong nhưng chưa thu được tiền?
Theo dõi công nợ theo từng chủ đầu tư
Kế toán cần mở sổ công nợ theo từng khách hàng nhưng đồng thời phải chi tiết đến từng hợp đồng và công trình.
Một chủ đầu tư có thể thuê doanh nghiệp giám sát nhiều dự án cùng lúc.
Thông tin nên được quản lý gồm:
* Giá trị hợp đồng.
Khi có hệ thống này, doanh nghiệp có thể xác định ngay chủ đầu tư nào đang chiếm dụng lượng vốn lớn nhất.
Quản lý khoản thanh toán theo tiến độ nghiệm thu
Hợp đồng giám sát thường không chờ đến khi toàn bộ công trình hoàn thành mới thanh toán.
Doanh nghiệp có thể được thanh toán theo:
* Tiến độ xây dựng.
Do đó, mỗi hợp đồng cần được lập lịch thu tiền ngay từ khi bắt đầu dự án.
Nếu chậm lập hồ sơ một tháng, dòng tiền thực tế có thể bị chậm thêm một hoặc nhiều chu kỳ thanh toán.
Kiểm soát các khoản giữ lại bảo hành hoặc chờ quyết toán
Trong một số hợp đồng, chủ đầu tư có thể chưa thanh toán toàn bộ giá trị ngay sau nghiệm thu mà giữ lại một phần theo điều khoản đã thỏa thuận hoặc chờ hoàn thành các điều kiện cụ thể.
Kế toán cần tách riêng các khoản này khỏi công nợ thông thường.
* Điều khoản hợp đồng tương ứng.
* Hồ sơ doanh nghiệp phải bổ sung.
* Người phụ trách theo dõi.
Theo dõi công trình đã hoàn thành nhưng chưa thu đủ tiền
Đây là nhóm công nợ cần được ưu tiên kiểm soát.
Khi dự án còn đang triển khai, doanh nghiệp vẫn có thể kỳ vọng các đợt thanh toán tiếp theo.
Doanh nghiệp nên lập danh sách riêng đối với các công trình:
* Đã nghiệm thu toàn bộ.
Mỗi công trình cần xác định rõ vướng mắc là do:
Phân loại đúng nguyên nhân giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
Đối chiếu công nợ với hợp đồng và biên bản nghiệm thu
Sổ kế toán chỉ phản ánh số liệu. Muốn kiểm tra khả năng thu hồi của khoản phải thu, doanh nghiệp cần đối chiếu với hồ sơ pháp lý và hồ sơ nghiệm thu.
– Giá trị chưa đủ điều kiện nghiệm thu
Việc đối chiếu định kỳ giúp phát hiện những trường hợp như:
* Đã nghiệm thu nhưng chưa lập hồ sơ thanh toán.
* Giá trị phụ lục chưa được cập nhật vào sổ theo dõi.
Cảnh báo khách hàng thanh toán chậm
Doanh nghiệp không nên chờ đến khi thiếu tiền mới kiểm tra công nợ.
Hệ thống kế toán nên phân loại khoản phải thu theo thời gian, chẳng hạn:
* Đến hạn trong thời gian ngắn.
* Quá hạn kéo dài.
Đối với khách hàng thường xuyên thanh toán chậm, lịch sử công nợ cũng nên được sử dụng khi doanh nghiệp quyết định ký hợp đồng mới hoặc thương lượng điều kiện tạm ứng.
Lập kế hoạch dòng tiền dựa trên lịch thu dự kiến
Một trong những giá trị lớn nhất của quản lý công nợ là biến dữ liệu phải thu thành kế hoạch tiền mặt.
Thay vì chỉ biết tổng số khách hàng đang nợ, doanh nghiệp cần biết dự kiến tuần nào hoặc tháng nào tiền sẽ về.
* Lịch xuất hồ sơ thanh toán.
Nguyên nhân không nằm ở việc công ty không có doanh thu mà ở cách quản lý khoản phải thu.
Từ đó, công ty có thể chủ động đẩy nhanh nghiệm thu, hoàn thiện hồ sơ thanh toán, thương lượng điều kiện tạm ứng đối với hợp đồng mới và hạn chế tình trạng “có nhiều công trình nhưng không có tiền vận hành”.
“Radar thuế ngành giám sát xây dựng” – Những sai sót dễ khiến doanh nghiệp gặp rủi ro
Ghi nhận doanh thu không đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ
Hợp đồng giám sát xây dựng có thể kéo dài nhiều tháng hoặc xuyên qua nhiều kỳ kế toán.
Vì vậy, thời điểm khách hàng chuyển tiền không phải lúc nào cũng trùng với thời điểm cần xem xét ghi nhận doanh thu.
Hợp đồng giám sát.
Nếu doanh thu được ghi nhận quá sớm hoặc quá muộn, báo cáo tài chính của từng kỳ có thể không phản ánh đúng kết quả hoạt động thực tế.
Xuất hóa đơn không phù hợp với tiến độ nghiệm thu
Một trong những điểm kế toán phải kiểm soát chặt là sự liên kết giữa hợp đồng, hồ sơ hoàn thành dịch vụ và hóa đơn.
Ví dụ, hợp đồng quy định nghiệm thu dịch vụ giám sát theo từng tháng nhưng doanh nghiệp lại dồn hóa đơn vào cuối công trình.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình trong đó bộ phận dự án phải gửi hồ sơ nghiệm thu cho kế toán ngay khi phát.
Chi phí nhân sự thiếu hồ sơ chứng minh
Nhân sự là khoản chi phí rất lớn của doanh nghiệp giám sát xây dựng.
Một công trình có thể cần:
Kỹ sư giám sát trưởng.
Kỹ sư xây dựng.
Kỹ sư cấp thoát nước.
Nhân sự hỗ trợ hồ sơ.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên theo dõi thời gian làm việc của nhân sự theo từng công trình thay vì chỉ có bảng chấm công tổng hợp toàn công ty.
Chi phí công tác, đi lại không đầy đủ chứng từ
Kỹ sư giám sát thường xuyên phải làm việc trực tiếp tại công trường.
Do đó, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều khoản như:
Chi phí lưu trú.
Doanh nghiệp nên có quy trình đề nghị công tác, phê duyệt, thanh toán và quyết toán chi phí thống nhất. Đồng thời cần xác định khoản chi thuộc công trình nào để tập hợp đúng chi phí dự án.
Thuê chuyên gia nhưng hồ sơ thanh toán chưa chặt chẽ
Không phải công ty giám sát nào cũng duy trì đầy đủ chuyên gia cho tất cả bộ môn trong biên chế.
Ví dụ:
Chuyên gia kết cấu.
Chuyên gia cơ điện.
Kỹ sư hạ tầng.
Ngay từ khi thuê ngoài, doanh nghiệp nên xác định rõ người thực hiện, nội dung công việc, công trình liên quan, thời gian thực hiện, giá trị thanh toán và hồ sơ nghiệm thu tương ứng.
Không phân biệt chi phí từng công trình
Nếu doanh nghiệp cùng lúc giám sát 10 công trình nhưng toàn bộ chi phí được đưa chung vào một tài khoản hoặc một nhóm chi phí, chủ doanh nghiệp gần như không thể biết dự án nào đang mang lại lợi nhuận.
Mỗi công trình nên được mở mã riêng để theo dõi tối thiểu:
Chi phí nhân sự.
Chi phí chuyên gia thuê ngoài.
Chi phí công tác.
Doanh thu trên hợp đồng khác với hóa đơn
Giá trị trên hợp đồng và tổng doanh thu cuối cùng không phải lúc nào cũng giống nhau.
Trong quá trình thực hiện có thể phát sinh:
Phụ lục tăng hoặc giảm giá trị hợp đồng.
Bổ sung phạm vi giám sát.
Giảm trừ giá trị thanh toán.
Do đó, cần có bảng đối chiếu xuyên suốt từ hợp đồng – phụ lục – nghiệm thu – hóa đơn – thanh toán.
Công nợ kéo dài nhưng không có đối chiếu
Một công trình đã hoàn thành chưa đồng nghĩa doanh nghiệp đã thu được toàn bộ tiền.
Chủ đầu tư có thể chưa thanh toán do:
Nếu công nợ kéo dài nhưng kế toán không đối chiếu định kỳ, doanh nghiệp dễ mất kiểm soát những khoản phải thu cũ.
Công trình đã kết thúc nhưng hồ sơ tài chính chưa hoàn thiện là một dấu hiệu cần xử lý sớm.
Vì vậy, danh sách công trình thiếu hồ sơ nghiệm thu nên trở thành một chỉ tiêu cảnh báo định kỳ.
Mỗi dự án cần được theo dõi từ giá trị hợp đồng, doanh thu, chi phí, công nợ đến lợi nhuận thực tế.
“Phòng điều hành kế toán dự án” – Dịch vụ kế toán công ty giám sát xây dựng thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình hoạt động và loại công trình nhận giám sát
Bước đầu tiên là tìm hiểu doanh nghiệp đang cung cấp những loại dịch vụ nào.
Có thể bao gồm:
Giám sát công trình hạ tầng.
Đồng thời cần rà soát cách doanh nghiệp ký hợp đồng, cách tính phí và cách bố trí nhân sự.
Đây là cơ sở để thiết kế hệ thống kế toán phù hợp với hoạt động thực tế.
Thiết lập hệ thống mã dự án, mã hợp đồng
Mỗi công trình nên có một mã quản lý riêng.
Ví dụ một dự án có thể được liên kết đồng thời với:
Mã khách hàng.
Mã hợp đồng.
Mã công trình.
Mã nhân sự phụ trách.
Nhờ vậy, doanh nghiệp không phải đợi đến cuối năm mới cố gắng bóc tách lại chi phí từ hàng nghìn chứng từ.
Kiểm tra hồ sơ đầu vào và đầu ra
Dịch vụ kế toán cần xây dựng cơ chế tiếp nhận và kiểm tra chứng từ định kỳ.
Hồ sơ đầu ra thường liên quan đến:
Hợp đồng với chủ đầu tư.
Phụ lục hợp đồng.
Hồ sơ nghiệm thu.
Hồ sơ đề nghị thanh toán.
Các nhóm hồ sơ này cần được đối chiếu với nhau thay vì lưu trữ độc lập.
Hạch toán doanh thu dịch vụ giám sát
Kế toán cần theo dõi doanh thu theo từng công trình và từng giai đoạn thực hiện.
Không nên chỉ lập một tài khoản doanh thu chung rồi cuối kỳ mới xem tổng số.
Báo cáo quản trị cần cho biết:
Giá trị hợp đồng.
Nhờ đó, doanh nghiệp nhìn được toàn bộ trạng thái tài chính của từng hợp đồng.
Theo dõi chi phí theo từng công trình
Mỗi khoản chi trực tiếp cần được gắn với mã công trình ngay từ đầu.
Đặc biệt cần kiểm soát:
Chi phí công tác.
Chi phí lưu trú.
Chi phí chuyên gia.
Doanh nghiệp có thể so sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến để phát hiện những dự án có nguy cơ vượt chi phí.
Quản lý công nợ chủ đầu tư
Công nợ cần được theo dõi không chỉ theo khách hàng mà còn theo từng hợp đồng và từng đợt thanh toán.
Báo cáo công nợ nên trả lời được:
Nợ thuộc công trình nào?
Hồ sơ thanh toán đã hoàn tất chưa?
Kế toán lúc này trở thành công cụ hỗ trợ trực tiếp cho quản trị dòng tiền.
Theo dõi hóa đơn điện tử
Hóa đơn đầu ra cần được quản lý gắn với hồ sơ của từng công trình.
Đồng thời, kế toán cần thường xuyên rà soát hóa đơn đầu vào để hạn chế tình trạng:
Chi phí chưa xác định được dự án.
Việc kiểm tra thường xuyên giúp hạn chế tình trạng cuối kỳ mới phát hiện hàng loạt sai sót.
Kê khai thuế định kỳ
Dịch vụ kế toán thực hiện tổng hợp số liệu phục vụ các nghĩa vụ kê khai thuế phát sinh theo mô hình hoạt động và tình trạng thực tế của doanh nghiệp.
Hóa đơn đầu ra.
Hợp đồng và nghiệm thu.
Việc đối chiếu trước khi kê khai giúp phát hiện chênh lệch sớm hơn thay vì để tồn tại đến cuối năm.
Lập báo cáo tài chính
Cuối kỳ kế toán, số liệu từ từng công trình được tổng hợp để lập báo cáo tài chính của toàn doanh nghiệp.
Doanh thu và hóa đơn chưa đối chiếu.
Chi phí thiếu thông tin dự án.
Báo cáo tài chính sẽ có giá trị hơn khi được xây dựng trên hệ thống dữ liệu dự án đã được kiểm soát xuyên suốt trong năm.
Hỗ trợ giải trình khi kiểm tra thuế
Khi phát sinh yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp cần có khả năng truy xuất nhanh hồ sơ liên quan đến từng khoản doanh thu và chi phí.
Thay vì tìm kiếm chứng từ rời rạc, hệ thống kế toán theo dự án cho phép liên kết:
Hợp đồng → phụ lục → hồ sơ thực hiện → nghiệm thu → hóa đơn → thanh toán → doanh thu → chi phí → công nợ.
“Bảng điều khiển của giám đốc” – Báo cáo kế toán nào giúp công ty giám sát phát triển?
Báo cáo doanh thu theo từng công trình
Mỗi công trình nên được mở mã theo dõi riêng ngay từ khi ký hợp đồng. Báo cáo doanh thu cần thể hiện giá trị hợp đồng, giá trị phụ lục phát sinh, doanh thu đã ghi nhận, giá trị đã xuất hóa đơn, số tiền đã thu và phần còn phải thanh toán.
Báo cáo chi phí thực tế so với dự toán
Ngay khi ký hợp đồng giám sát, doanh nghiệp thường đã dự kiến số lượng kỹ sư, thời gian thực hiện, chi phí đi lại, lưu trú, văn phòng công trường và những khoản phục vụ dự án.
Kế toán cần đối chiếu các khoản dự toán này với chi phí thực tế phát sinh.
Báo cáo lợi nhuận từng hợp đồng
Hai hợp đồng có giá trị tương đương chưa chắc mang lại lợi nhuận giống nhau.
Một dự án ở gần, thời gian thực hiện đúng kế hoạch và ít phát sinh có thể đạt tỷ suất lợi nhuận tốt.
Kết quả này giúp doanh nghiệp xác định nhóm công trình, loại khách hàng và mô hình hợp đồng nào đang tạo ra hiệu quả tốt nhất.
Báo cáo công nợ chủ đầu tư
Công nợ là một trong những chỉ tiêu cần được kiểm soát chặt tại doanh nghiệp giám sát xây dựng vì chi phí nhân sự vẫn phải thanh toán hàng tháng trong khi tiền từ chủ đầu tư có thể về chậm.
Báo cáo công nợ nên thể hiện từng hợp đồng, số tiền phải thu, số đã thu, thời hạn thanh toán và số ngày quá hạn.
Báo cáo dòng tiền dự kiến
Lợi nhuận và dòng tiền là hai vấn đề khác nhau. Một doanh nghiệp có thể đang có lợi nhuận trên sổ sách nhưng vẫn thiếu tiền trong tài khoản nếu chủ đầu tư chưa thanh toán.
Từ đó, giám đốc có thể chủ động xác định thời điểm cần thu hồi công nợ, hạn chế khoản chi chưa cần thiết hoặc cân nhắc khả năng nhận thêm dự án.
Báo cáo nhân sự tham gia dự án
Trong công ty tư vấn giám sát, nhân sự kỹ thuật là nguồn lực quan trọng và đồng thời cũng là một trong những khoản chi phí lớn.
Doanh nghiệp nên theo dõi mỗi công trình đang sử dụng bao nhiêu kỹ sư, chức danh chuyên môn của từng người, thời gian tham gia và chi phí nhân sự tương ứng.
Báo cáo hợp đồng sắp hết hạn
Hợp đồng giám sát thường gắn với khoảng thời gian thực hiện cụ thể. Tuy nhiên, tiến độ xây dựng thực tế có thể kéo dài hơn thời hạn ban đầu.
Việc cảnh báo trước giúp hạn chế tình trạng doanh nghiệp tiếp tục bố trí nhân sự và phát sinh chi phí nhưng chưa có cơ sở thương mại tương ứng cho phần thời gian kéo dài.
Báo cáo rủi ro tài chính theo công trình
Thay vì chờ đến khi công trình kết thúc mới biết hiệu quả, kế toán quản trị nên xây dựng cơ chế cảnh báo những dự án đang có dấu hiệu bất lợi.
Mỗi công trình có thể được phân loại theo mức độ rủi ro để giám đốc ưu tiên xử lý.
Một dịch vụ kế toán công ty giám sát xây dựng hiệu quả vì vậy không chỉ xử lý thuế và sổ sách mà còn giúp.
“Ca khó phía sau hồ sơ kế toán” – Những tình huống công ty giám sát thường cần hỗ trợ
Có nhiều công trình nhưng chưa theo dõi lợi nhuận từng dự án
Đây là tình trạng khá phổ biến khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh.
Công ty có thể đang triển khai 10 hoặc 20 công trình nhưng toàn bộ tiền lương, công tác phí và chi phí vận hành chỉ được ghi nhận chung. Khi đó, báo cáo cuối tháng chỉ cho biết tổng doanh thu và tổng chi phí mà không thể trả lời công trình nào thực sự có lãi.
Kế toán cũ nghỉ việc không bàn giao đầy đủ dữ liệu
Việc thay đổi nhân sự kế toán có thể tạo ra khoảng trống lớn nếu dữ liệu chưa được bàn giao đầy đủ.
Doanh nghiệp có thể thiếu sổ chi tiết, bảng đối chiếu công nợ, file theo dõi hợp đồng, chứng từ ngân hàng hoặc dữ liệu trên phần mềm kế toán.
Hồ sơ nhiều năm chưa được sắp xếp
Một số doanh nghiệp vẫn thực hiện kê khai định kỳ nhưng hồ sơ kế toán được lưu rời rạc theo từng nhân sự hoặc từng máy tính.
Khi cần kiểm tra lại một hợp đồng cũ, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian để tìm hóa đơn, chứng từ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu hoặc tài liệu liên quan.
Chuẩn bị quyết toán thuế
Trước giai đoạn quyết toán, doanh nghiệp cần rà soát lại số liệu thay vì chỉ chuẩn bị những hồ sơ được yêu cầu khi cơ quan quản lý làm việc.
Công việc thường bao gồm đối chiếu doanh thu với hợp đồng và hóa đơn; kiểm tra chi phí; đối chiếu tiền lương.
Rà soát sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý các chênh lệch trước khi bước vào giai đoạn giải trình.
Doanh nghiệp mở rộng nhận thêm nhiều dự án
Khi chỉ có một vài công trình, chủ doanh nghiệp có thể theo dõi bằng bảng tính hoặc dựa vào trí nhớ. Nhưng khi số dự án tăng nhanh, phương pháp này thường không còn hiệu quả.
Đây cũng là nền tảng để giám đốc đánh giá được liệu doanh nghiệp có đủ năng lực tài chính và nhân sự để tiếp tục nhận thêm công trình hay không.
Chuyển từ nhóm kỹ sư nhỏ sang công ty chuyên nghiệp
Nhiều công ty tư vấn giám sát bắt đầu từ một nhóm kỹ sư có chuyên môn rồi dần mở rộng thành doanh nghiệp.
Người sáng lập trực tiếp nhận hợp đồng, điều phối kỹ sư, thanh toán chi phí và theo dõi tiền khách hàng.
Kế toán lúc này trở thành một phần của cơ chế quản trị chứ không chỉ là bộ phận thực hiện thủ tục thuế.
Cần xây dựng hệ thống kế toán quản trị
Kế toán tài chính cho biết doanh nghiệp đã phát sinh những gì, trong khi kế toán quản trị cần giúp giám đốc hiểu tại sao kết quả đó xảy ra và cần làm gì tiếp theo.
Đối với công ty giám sát xây dựng, hệ thống quản trị có thể được tổ chức xoay quanh từng mã công trình. Doanh thu, chi phí, nhân sự, công nợ, thời hạn hợp đồng và dòng tiền được liên kết với cùng một dự án.
“Bàn cân lựa chọn” – Tự làm kế toán hay thuê dịch vụ kế toán công ty giám sát xây dựng?
Chi phí duy trì kế toán nội bộ
Khi tuyển kế toán nội bộ, doanh nghiệp không chỉ phát sinh tiền lương hàng tháng. Tổng chi phí thực tế còn có thể bao gồm:
* Chi phí tuyển dụng và đào tạo.
* Chi phí cập nhật nghiệp vụ.
Ngược lại, khi doanh nghiệp có nhiều công trình, nhiều nhân sự và khối lượng giao dịch lớn, kế toán nội bộ có thể trở nên cần thiết để xử lý dữ liệu hàng ngày và phối hợp thường xuyên với các bộ phận.
Kinh nghiệm xử lý kế toán dịch vụ xây dựng
Kế toán cho công ty giám sát xây dựng có những yêu cầu khác với doanh nghiệp thương mại thông thường.
Người làm kế toán cần hiểu cách quản lý:
* Hợp đồng giám sát.
* Phụ lục hợp đồng.
* Hồ sơ nghiệm thu.
* Chi phí kỹ sư giám sát.
Một đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm với doanh nghiệp xây dựng thường có sẵn phương pháp phân loại chứng từ, mã hóa dự án và kiểm tra hồ sơ theo từng hợp đồng.
Khả năng quản lý nhiều dự án cùng lúc
Một công ty giám sát xây dựng có thể cùng lúc triển khai nhiều dự án tại nhiều địa điểm khác nhau.
Mỗi dự án lại có:
* Tiến độ nghiệm thu khác nhau.
Nếu kế toán chỉ tổng hợp doanh thu và chi phí toàn doanh nghiệp, chủ công ty rất khó xác định dự án nào đang có lợi nhuận tốt.
Đây là lúc doanh nghiệp cần một quy trình kế toán được chuẩn hóa.
Mức độ kiểm soát rủi ro thuế
Công ty giám sát xây dựng có thể phát sinh rủi ro không chỉ từ hóa đơn mà còn từ sự thiếu đồng bộ giữa hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, chứng từ thanh toán và dữ liệu kế toán.
Một số vấn đề cần được kiểm soát gồm:
* Thời điểm lập hóa đơn.
* Thời điểm ghi nhận doanh thu.
* Hồ sơ chứng minh chi phí.
* Số liệu giữa hợp đồng và hóa đơn.
* Số liệu giữa nghiệm thu và doanh thu.
Khả năng cung cấp báo cáo quản trị
Chủ công ty giám sát xây dựng thường không chỉ cần biết tổng doanh thu và lợi nhuận cuối năm.
Đối với dịch vụ kế toán bên ngoài, doanh nghiệp cần thống nhất rõ trong hợp đồng rằng phạm vi công việc có bao gồm báo cáo quản trị hay chỉ bao gồm kê khai thuế và báo cáo tài chính.
Công ty nhỏ có thể ưu tiên dịch vụ bên ngoài để tiết kiệm nguồn lực, trong khi doanh nghiệp có nhiều dự án lớn có thể kết hợp kế toán nội bộ với đơn vị tư vấn hoặc dịch vụ chuyên môn bên ngoài.
“Từ hồ sơ công trường đến bức tranh lợi nhuận” – Giá trị thật của dịch vụ kế toán công ty giám sát xây dựng
Kiểm soát chi phí từng dự án
Mỗi hợp đồng giám sát nên được xem như một đơn vị quản trị riêng.
Doanh nghiệp cần tập hợp được các khoản chi phí liên quan như:
* Chi phí công tác.
Khi các khoản này được gắn với từng mã dự án, doanh nghiệp có thể biết một hợp đồng đang tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực và có vượt ngân sách ban đầu hay không.
Biết chính xác hiệu quả từng hợp đồng
Giá trị hợp đồng cao không đồng nghĩa với lợi nhuận cao.
Một công trình kéo dài hơn dự kiến có thể làm tăng đáng kể chi phí nhân sự, công tác và quản lý.
Báo cáo theo từng hợp đồng giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy:
* Doanh thu đã ghi nhận.
* Doanh thu còn lại.
Đây là dữ liệu quan trọng để xây dựng báo giá cho những dự án tiếp theo.
Chủ động dòng tiền trước khi nhận công trình mới
Một trong những sai lầm phổ biến là quyết định nhận dự án mới chỉ dựa vào giá trị hợp đồng.
* Các khoản phải thu hiện tại.
* Chi phí lương những tháng tiếp theo.
Một công trình mới có thể mang lại doanh thu nhưng đồng thời cũng tạo áp lực dòng tiền nếu doanh nghiệp phải bố trí nhiều kỹ sư ngay từ đầu trong khi thời hạn thanh toán kéo dài.
Giảm rủi ro về thuế và chứng từ
Dịch vụ kế toán có giá trị khi không chỉ ghi nhận chứng từ đã được chuyển đến mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện những phần hồ sơ đang thiếu.
* Đề nghị thanh toán.
* Chứng từ ngân hàng.
* Biên bản nghiệm thu.
Đồng thời, sự thống nhất giữa dữ liệu kế toán và hồ sơ công trình giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi cần giải trình các nghiệp vụ phát sinh.
Xây dựng nền tảng tài chính để mở rộng doanh nghiệp
Khi công ty chỉ có một hoặc hai dự án, chủ doanh nghiệp có thể quản lý phần lớn thông tin bằng kinh nghiệm cá nhân.
Nhưng khi quy mô tăng lên 10, 20 hoặc nhiều dự án cùng lúc, phương pháp này sẽ nhanh chóng trở nên quá tải.
* Chuẩn hóa quy trình chứng từ.
* Theo dõi công nợ theo hợp đồng.
Một hệ thống kế toán phù hợp giúp doanh nghiệp nhìn rõ từng công trình, kiểm soát từng khoản chi và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
Dịch vụ kế toán công ty giám sát xây dựng không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán, kê khai và quyết toán thuế đúng quy định mà còn giúp quản lý doanh thu, chi phí, công nợ và hiệu quả của từng hợp đồng tư vấn. Đồng hành cùng đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế, tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tạo nền tảng vững chắc để mở rộng hoạt động, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh trên thị trường xây dựng.
