Dịch vụ kế toán công ty thiết kế xây dựng là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, lập hồ sơ kỹ thuật, giám sát và thi công công trình. Đặc thù của ngành là quản lý nhiều hợp đồng, nghiệm thu theo từng giai đoạn, phát sinh chi phí khảo sát, thiết kế, nhân sự kỹ thuật và chi phí dự án. Việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, hạch toán chính xác doanh thu – chi phí, tuân thủ quy định về kế toán và thuế, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
“Một bản thiết kế chưa tạo ra doanh thu” – Kế toán bắt đầu từ đâu trong công ty thiết kế xây dựng?
Một hợp đồng thiết kế phát sinh những dữ liệu kế toán nào?
Một hợp đồng thiết kế xây dựng thường bắt đầu từ báo giá hoặc đề xuất dịch vụ.
Sau khi hai bên thống nhất phạm vi công việc, doanh nghiệp ký hợp đồng với khách hàng.
Đối với mỗi hợp đồng, doanh nghiệp nên theo dõi các thông tin cơ bản như:
Ví dụ, hợp đồng ban đầu chỉ bao gồm thiết kế kiến trúc và kết cấu với giá trị 300 triệu đồng.
Cần biết dự án đã hoàn thành giai đoạn nào, khách hàng phải thanh toán bao nhiêu, đã thanh toán bao nhiêu và phần công việc còn lại có giá trị bao nhiêu.
Từ khảo sát, lên ý tưởng đến bàn giao hồ sơ tạo ra những khoản chi phí gì?
Một sản phẩm thiết kế không có nhiều nguyên vật liệu hữu hình như một công trình xây dựng, nhưng điều đó không có nghĩa chi phí đơn giản.
Chi phí lớn nhất thường nằm ở chất xám và thời gian của đội ngũ chuyên môn.
Chi phí đi lại.
Bộ phận kiểm soát hồ sơ.
Các chi phí khác có thể gồm:
Chi phí photocopy hồ sơ.
Ví dụ, hợp đồng thiết kế có giá trị 200 triệu đồng.
Đây chính là phần chi phí dễ bị bỏ qua khi doanh nghiệp thiết kế không có hệ thống theo dõi giờ làm việc theo dự án.
Tiền tạm ứng của khách hàng có phải là doanh thu ngay không?
Đây là một câu hỏi rất quan trọng trong kế toán công ty thiết kế xây dựng.
Thanh toán khi bàn giao hồ sơ kỹ thuật: 30%.
Trong khi đó, việc xác định doanh thu và thời điểm thực hiện các nghĩa vụ liên quan cần căn cứ vào bản chất giao dịch, nội dung hợp đồng, tiến độ cung cấp dịch vụ, hồ sơ nghiệm thu hoặc bàn giao và các quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh.
Do vậy, kế toán cần đồng thời quản lý doanh thu và công nợ thay vì chỉ theo dõi tiền vào tài khoản.
Chi phí nhân sự thiết kế, kiến trúc sư và kỹ thuật được tập hợp thế nào?
Trong công ty thiết kế xây dựng, nhân sự thường là yếu tố quyết định giá thành dịch vụ.
Một kiến trúc sư có thể cùng lúc tham gia năm dự án.
Có thể xây dựng một bảng gồm:
Đơn giá chi phí theo giờ.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng chính xác phương pháp này trong mọi trường hợp, nhưng cần có một tiêu thức hợp lý và nhất quán để xác định chi phí nguồn lực cho từng hợp đồng.
Nếu các khoản này phục vụ riêng hợp đồng A thì cần tập hợp trực tiếp vào A thay vì đưa chung vào chi phí toàn công ty.
Vì sao nhiều công ty có nhiều hợp đồng nhưng vẫn khó xác định lợi nhuận?
Một công ty thiết kế có thể ký rất nhiều hợp đồng trong năm nhưng cuối cùng vẫn không biết hợp đồng nào thực sự mang lại lợi nhuận cao.
Nguyên nhân đầu tiên là doanh thu được theo dõi theo khách hàng nhưng chi phí lại được tập hợp chung.
Nguyên nhân thứ hai là doanh nghiệp không theo dõi số giờ làm việc theo dự án.
Để giải quyết vấn đề này, mỗi hợp đồng thiết kế nên có một bảng quản trị riêng, tối thiểu gồm:
Số liệu kế toán trở thành công cụ giúp lãnh đạo xác định loại dự án nào nên nhận, mức giá nào phù hợp, khách hàng nào tiêu tốn quá nhiều nguồn lực và hợp đồng nào đang thực sự tạo ra lợi nhuận.
“Bản đồ dòng tiền của công ty thiết kế xây dựng” – Vì sao kế toán không thể chỉ nhìn hóa đơn?
Doanh thu từ thiết kế kiến trúc, nội thất và kết cấu khác nhau thế nào?
Một công ty thiết kế xây dựng có thể đồng thời cung cấp nhiều nhóm dịch vụ khác nhau như thiết kế kiến trúc, thiết kế nội thất, thiết kế kết cấu, thiết kế hệ thống kỹ thuật, tư vấn xây dựng hoặc triển khai hồ sơ bản vẽ.
Mỗi loại dịch vụ có quy trình thực hiện và cấu trúc doanh thu khác nhau.
Ví dụ một hợp đồng có thể bao gồm:
Thiết kế kiến trúc.
Đây là thông tin mà chỉ nhìn vào tổng doanh thu trên hóa đơn sẽ không thể hiện rõ.
Hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo giai đoạn và hợp đồng phát sinh xử lý ra sao?
Hình thức hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến cách kế toán theo dõi doanh thu, công nợ và tiến độ thu tiền.
Với hợp đồng trọn gói, doanh nghiệp và khách hàng thống nhất một giá trị tổng cho toàn bộ phạm vi công việc.
Đợt 1: ký hợp đồng.
Ví dụ khách hàng yêu cầu:
Do đó, kế toán nên phối hợp với bộ phận dự án để theo dõi riêng:
Đây là cách kiểm soát quan trọng đối với các công ty thiết kế có nhiều lần chỉnh sửa theo yêu cầu khách hàng.
Khoản khách hàng đặt cọc, tạm ứng và thanh toán từng đợt cần theo dõi thế nào?
Đặt cọc, tạm ứng và thanh toán theo tiến độ là những nghiệp vụ rất phổ biến trong hoạt động thiết kế xây dựng.
Tuy nhiên, ba khái niệm này không nên bị gộp thành một con số duy nhất là “tiền khách đã trả”.
Kế toán cần theo dõi theo bản chất và theo từng hợp đồng.
Phần còn lại được thanh toán khi bàn giao hồ sơ.
Vì vậy, dòng tiền cần được nhìn theo tiến độ thực hiện chứ không chỉ theo số tiền trong tài khoản ngân hàng.
Chi phí phát sinh trước khi ký hợp đồng có được ghi nhận không?
Trong ngành thiết kế xây dựng, chi phí có thể phát sinh trước cả khi hợp đồng chính thức được ký.
Doanh nghiệp có thể phải:
Về mặt quản trị, các chi phí này cần được theo dõi ngay cả khi dự án chưa chắc chắn trở thành hợp đồng.
Ví dụ doanh nghiệp theo đuổi 20 dự án trong một quý nhưng chỉ ký được 8 dự án.
Khi đó, hiệu quả thực tế của hoạt động kinh doanh có thể thấp hơn nhiều so với báo cáo đơn thuần theo từng hợp đồng.
Quản lý dòng tiền theo từng dự án giúp doanh nghiệp tránh rủi ro gì?
Một công ty thiết kế có thể có lợi nhuận trên báo cáo nhưng vẫn thiếu tiền mặt để trả lương.
Nguyên nhân thường nằm ở sự lệch pha giữa tiến độ thực hiện và tiến độ thu tiền.
Chi phí phát sinh vượt giá trị hợp đồng.
Khi dữ liệu này được cập nhật thường xuyên, ban lãnh đạo có thể chủ động quyết định thời điểm nhận thêm dự án, lịch thanh toán cho nhà cung cấp hoặc thời điểm cần thúc đẩy thu hồi công nợ.
“Mỗi công trình là một chiếc hộp tài chính riêng” – Bài toán tập hợp chi phí trong thiết kế xây dựng
Vì sao cần theo dõi chi phí theo từng công trình, dự án?
Đặc thù của công ty thiết kế là cùng một đội ngũ có thể làm nhiều dự án trong cùng thời gian.
Theo dõi chi phí theo từng dự án giúp trả lời được:
Chi phí thuê ngoài bao nhiêu?
Tổng chi phí đến thời điểm hiện tại là bao nhiêu?
Lợi nhuận dự kiến còn lại bao nhiêu?
Nếu dự án nội thất văn phòng có biên lợi nhuận cao hơn dự án nhà ở, doanh nghiệp có thể ưu tiên phát triển phân khúc đó.
Chi phí khảo sát, đo đạc và tư vấn ban đầu phân bổ thế nào?
Trước khi bắt đầu thiết kế chính thức, doanh nghiệp thường phải khảo sát hiện trạng.
Các khoản có thể phát sinh gồm:
Chi phí đi lại.
Chi phí nhân sự tham gia.
Ví dụ cùng một chuyến công tác, nhóm thiết kế khảo sát ba công trình trong cùng khu vực.
Nếu khảo sát là một phần cần thiết để tạo ra sản phẩm thiết kế, doanh nghiệp cần nhìn thấy khoản đó khi phân tích hiệu quả dự án.
Chi phí nhân công thiết kế và cộng tác viên cần kiểm soát ra sao?
Đối với công ty thiết kế, nhân sự thường là một trong những nguồn chi phí lớn nhất.
Chi phí không chỉ bao gồm lương của kiến trúc sư.
Có thể còn có:
Quản lý dự án.
Ví dụ kiến trúc sư A có 160 giờ làm việc trong tháng:
Đặc biệt cần kiểm soát các khoản phát sinh do khách hàng chỉnh sửa nhiều lần.
Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến dự án thiết kế nhìn có vẻ “doanh thu tốt” nhưng lợi nhuận rất thấp.
Chi phí phần mềm thiết kế, bản quyền và công cụ làm việc được hạch toán thế nào?
Công ty thiết kế thường sử dụng nhiều phần mềm chuyên môn như phần mềm CAD, BIM, dựng hình, render, quản lý dự án hoặc lưu trữ dữ liệu.
Ngoài ra còn có các chi phí như:
Màn hình chuyên dụng.
Một là không tính chi phí công nghệ vào giá thành dự án, khiến lợi nhuận bị đánh giá quá cao.
Hai là dồn toàn bộ chi phí phần mềm hoặc thiết bị vào một dự án duy nhất, khiến dự án đó bị đánh giá thấp hơn thực tế.
Một dự án lời hay lỗ chỉ biết khi tập hợp đủ chi phí
Doanh thu 500 triệu đồng không có nghĩa dự án tạo ra lợi nhuận 500 triệu đồng trừ vài khoản chi dễ nhìn thấy.
Do đó, báo cáo hiệu quả dự án nên thể hiện tối thiểu:
Doanh thu hợp đồng.
Khi mỗi công trình được quản lý như một “chiếc hộp tài chính riêng”, kế toán có thể mở từng chiếc hộp để trả lời rất rõ: dự án nào đang kiếm tiền, dự án nào đang tiêu tốn quá nhiều nguồn lực và loại công việc nào doanh nghiệp nên ưu tiên trong tương lai.
“Bàn làm việc của kiến trúc sư cũng là một nơi phát sinh chi phí” – Quản lý nhân sự đặc thù ngành thiết kế
Nhân viên chính thức và cộng tác viên thiết kế khác nhau thế nào về chứng từ?
Nhân sự của doanh nghiệp thiết kế có thể gồm nhân viên làm việc thường xuyên và cộng tác viên hoặc chuyên gia được thuê theo từng công việc.
Nội dung công việc.
Khối lượng cần thực hiện.
Thời gian hoàn thành.
Sản phẩm bàn giao.
Điều kiện nghiệm thu.
Điều kiện thanh toán.
Doanh nghiệp nên phân biệt ngay từ đầu đâu là chi phí nhân sự nội bộ và đâu là chi phí thuê ngoài để tổ chức chứng từ phù hợp.
Chi phí thuê ngoài triển khai bản vẽ cần lưu ý điều gì?
Trong ngành thiết kế, thuê ngoài triển khai bản vẽ là nghiệp vụ khá phổ biến.
Doanh nghiệp có thể thuê họa viên, kiến trúc sư, kỹ sư kết cấu, kỹ sư điện nước hoặc đơn vị chuyên môn khác để thực hiện một phần hồ sơ thiết kế.
Hồ sơ quản lý nên có:
Hợp đồng hoặc thỏa thuận thuê.
Chứng từ thanh toán.
Nếu không, một dự án có thể bị thiếu chi phí trong khi dự án khác lại phải chịu chi phí không thực tế.
Lương theo dự án có cần phân bổ vào từng công trình?
Đối với doanh nghiệp thiết kế xây dựng, việc phân bổ tiền lương theo từng dự án có ý nghĩa rất lớn trong quản trị.
Nếu toàn bộ tiền lương được đưa chung vào chi phí quản lý thì doanh nghiệp rất khó xác định dự án nào thực sự có lợi nhuận.
Việc phân bổ này đặc biệt hữu ích đối với các vị trí có chi phí cao như chủ trì thiết kế, kiến trúc sư chính, kỹ sư kết cấu hoặc chuyên gia tư vấn.
Thưởng theo hợp đồng hoàn thành ảnh hưởng đến chi phí ra sao?
Nhiều doanh nghiệp thiết kế áp dụng cơ chế thưởng dựa trên kết quả của từng hợp đồng.
Ví dụ, nhóm thiết kế được thưởng khi:
Hoàn thành hồ sơ đúng hạn.
Thu đủ tiền hợp đồng.
Kế toán cũng cần theo dõi rõ căn cứ tính thưởng, thời điểm xác định, người được hưởng và dự án chịu chi phí.
Nếu thưởng dự án nhưng lại hạch toán hoàn toàn vào chi phí chung, báo cáo lợi nhuận theo hợp đồng sẽ thiếu chính xác.
Kiểm soát chi phí nhân sự giúp tính đúng lợi nhuận dự án
Một dự án thiết kế có doanh thu 1 tỷ đồng chưa chắc mang lại lợi nhuận cao hơn dự án doanh thu 600 triệu đồng.
Doanh nghiệp nên lập báo cáo gồm:
Chi phí quản lý được phân bổ.
Khi dữ liệu nhân sự được theo dõi đến từng dự án, doanh nghiệp còn có thể đánh giá được loại công trình nào tốn nhiều thời gian thiết kế nhất, khách hàng nào thường yêu cầu chỉnh sửa nhiều và nhóm chuyên môn nào đang bị quá tải.
“Một hợp đồng nhưng nhiều lần thay đổi” – Kế toán xử lý phát sinh trong thiết kế xây dựng
Khách hàng yêu cầu chỉnh sửa thiết kế nhiều lần xử lý thế nào?
Ngay trong hợp đồng ban đầu, doanh nghiệp nên quy định rõ phạm vi chỉnh sửa.
Ví dụ, hợp đồng có thể xác định số vòng điều chỉnh thiết kế được bao gồm trong giá trị ban đầu.
Thay đổi này có thể làm phát sinh lại nhiều phần:
Hồ sơ kỹ thuật.
Vì vậy, mỗi yêu cầu thay đổi quan trọng nên được ghi nhận bằng email, phiếu yêu cầu, biên bản làm việc hoặc hình thức xác nhận phù hợp.
Phần việc phát sinh ngoài hợp đồng có cần tách doanh thu?
Về quản trị, doanh nghiệp nên tách riêng giá trị phần việc ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu.
Ví dụ, hợp đồng thiết kế ban đầu trị giá 800 triệu đồng.
Doanh nghiệp nên theo dõi:
Giá trị hợp đồng gốc: 800 triệu đồng.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt giữa:
Phần việc đã nghiệm thu.
Phần việc đã thanh toán.
Không phải mọi công việc phát sinh mà nhân viên đã thực hiện đều chắc chắn trở thành doanh thu.
Gia hạn thời gian thực hiện ảnh hưởng đến kế toán ra sao?
Gia hạn thời gian dự án không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ mà còn có thể làm tăng chi phí.
Ví dụ, dự án dự kiến hoàn thành trong ba tháng nhưng kéo dài thành sáu tháng.
Chi phí quản lý dự án.
Nếu giá trị hợp đồng không tăng thì tỷ suất lợi nhuận sẽ giảm.
Do đó, mỗi lần gia hạn cần xác định rõ nguyên nhân.
Nếu không tăng giá hợp đồng thì lợi nhuận dự kiến chỉ còn khoảng 200 triệu đồng.
Thay đổi phạm vi thiết kế cần cập nhật hồ sơ như thế nào?
Mỗi thay đổi phạm vi có khả năng ảnh hưởng đến giá trị hợp đồng nên được cập nhật thành hồ sơ.
Tùy mức độ, doanh nghiệp có thể sử dụng:
Phụ lục hợp đồng.
Hồ sơ nên thể hiện rõ:
Ảnh hưởng đến các mốc thanh toán.
Nếu bộ phận thiết kế đã triển khai thêm nhiều tuần nhưng kế toán vẫn sử dụng phạm vi hợp đồng cũ, báo cáo lợi nhuận sẽ phản ánh sai thực tế.
Không kiểm soát thay đổi hợp đồng dễ khiến doanh nghiệp làm nhiều nhưng không thu đủ tiền
Đây là rủi ro đặc biệt phổ biến trong doanh nghiệp tư vấn và thiết kế.
Mỗi yêu cầu bổ sung nhìn riêng có thể không lớn.
Ví dụ, hợp đồng ban đầu dự kiến cần 1.000 giờ công.
Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng rất phổ biến trong ngành thiết kế: dự án tưởng rằng có doanh thu tốt, đội ngũ làm việc liên tục, khách hàng nhận rất nhiều sản phẩm, nhưng đến cuối cùng lợi nhuận lại thấp vì phần lớn công việc phát sinh không được quản lý và thu phí đầy đủ.
“Từ bản vẽ đến công trình thật” – Khi công ty thiết kế kết hợp thi công
Thiết kế độc lập khác gì mô hình thiết kế – thi công trọn gói?
Với hợp đồng thiết kế độc lập, doanh nghiệp chủ yếu cung cấp sản phẩm trí tuệ và dịch vụ chuyên môn như khảo sát, phương án kiến trúc, hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ thi công hoặc các tài liệu thiết kế theo phạm vi hợp đồng.
Do đó, kế toán nên xác định rõ ngay trên hệ thống quản trị đâu là phần thiết kế và đâu là phần thi công.
Chi phí vật tư, nhân công và nhà thầu phụ phát sinh thế nào?
Khi chuyển từ thiết kế sang trực tiếp thi công, chi phí của doanh nghiệp tăng cả về số lượng nghiệp vụ lẫn mức độ phức tạp.
Mỗi hình thức cần được tổ chức hồ sơ phù hợp với bản chất giao dịch thực tế.
Bên cạnh đó là chi phí nhà thầu phụ.
Toàn bộ các khoản này cần được đưa đúng mã công trình để cuối kỳ doanh nghiệp có thể xác định được giá thành thực tế.
Theo dõi giá vốn công trình thi công cần những dữ liệu gì?
Muốn xác định được giá vốn, kế toán phải xây dựng dữ liệu từ đầu chứ không thể đợi đến khi công trình hoàn thành mới tổng hợp.
Kế toán cần tập hợp riêng chi phí vật tư, nhân công, máy thi công, nhà thầu phụ, vận chuyển và các khoản chi phí trực tiếp khác cho từng công trình.
Khi có đủ dữ liệu này, doanh nghiệp không phải chờ công trình kết thúc mới biết lãi hay lỗ.
Nghiệm thu từng giai đoạn ảnh hưởng đến doanh thu ra sao?
Trong công trình kéo dài nhiều tháng, việc nghiệm thu thường được thực hiện theo hạng mục, giai đoạn hoặc khối lượng hoàn thành thay vì chờ đến cuối dự án.
Vì vậy, kế toán không nên chỉ nhìn vào sao kê ngân hàng để quyết định khi nào cần xử lý hóa đơn của phần thi công.
Cách theo dõi theo từng mốc giúp doanh thu, hóa đơn, giá vốn và hồ sơ công trình có thể đối chiếu với nhau.
Tách riêng phần thiết kế và thi công để kiểm soát lợi nhuận
Một doanh nghiệp có thể có tỷ suất lợi nhuận rất tốt ở mảng thiết kế nhưng lại bị giảm lợi nhuận đáng kể ở phần thi công do giá vật tư tăng hoặc quản lý công trường chưa hiệu quả.
Nếu tất cả doanh thu và chi phí được gộp vào một con số chung, ban lãnh đạo sẽ khó nhìn thấy vấn đề.
Phần thi công cần theo dõi vật tư, nhân công, nhà thầu phụ, máy móc, vận chuyển và chi phí công trường.
“Công trình chưa hoàn thành nhưng tiền đã về” – Bài toán doanh thu và thuế
Khi nào công ty thiết kế xây dựng được ghi nhận doanh thu?
Đối với công ty vừa thiết kế vừa xây dựng, trước tiên kế toán phải xác định doanh thu đang phát sinh từ loại hoạt động nào.
Trong thực tế quản trị, doanh nghiệp nên lưu một chuỗi hồ sơ gồm hợp đồng – phụ lục – xác nhận tiến độ – nghiệm thu – hóa đơn – thanh toán.
Doanh nghiệp vì vậy nên mở bảng riêng cho “tiền khách hàng đã chuyển” và “doanh thu đã ghi nhận” thay vì gộp hai số liệu này.
Doanh thu theo tiến độ hợp đồng cần theo dõi thế nào?
Đối với dự án thực hiện trong nhiều tháng, kế toán nên thiết lập bảng tiến độ tài chính ngay khi hợp đồng được ký.
Giai đoạn 1 có thể đã hoàn thành và được nghiệm thu 2 tỷ đồng.
Giai đoạn 2 đang thi công 3 tỷ đồng.
Giai đoạn 3 chưa thực hiện.
Bảng tiến độ sẽ giúp doanh nghiệp thấy rõ đồng thời ba trạng thái: đã làm, đã nghiệm thu và đã thu tiền.
Xuất hóa đơn theo từng đợt thanh toán cần lưu ý gì?
Đây là điểm doanh nghiệp thiết kế – thi công cần đặc biệt thận trọng vì không phải cứ “khách hàng chuyển tiền đợt nào thì xuất hóa đơn phần thi công đợt đó”.
Do đó, kế toán cần phân biệt “đợt thanh toán” trong hợp đồng với “mốc nghiệm thu” thực tế.
Vì vậy, hợp đồng vừa thiết kế vừa thi công càng cần tách rõ giá trị, nội dung và các mốc thanh toán của từng phần để kế toán xác định đúng cách xử lý.
Khoản khách hàng giữ lại sau nghiệm thu xử lý ra sao?
Trong hợp đồng xây dựng, chủ đầu tư có thể giữ lại một tỷ lệ nhất định để bảo đảm nghĩa vụ bảo hành hoặc các nghĩa vụ khác theo thỏa thuận.
Trong quản trị kế toán, doanh nghiệp cần theo dõi riêng khoản 100 triệu đồng này như một phần công nợ còn phải thu theo điều kiện hợp đồng, thay vì hiểu rằng dự án chỉ có giá trị 1,9 tỷ đồng.
Sai thời điểm ghi nhận doanh thu có thể tạo rủi ro thuế như thế nào?
Sai thời điểm xử lý doanh thu và hóa đơn có thể làm số liệu giữa các kỳ bị lệch đáng kể.
Khi sáu chỉ tiêu này không bằng nhau, kế toán không nên tự động coi đó là sai. Điều cần thiết là xác định nguyên nhân của từng khoản chênh lệch và có hồ sơ chứng minh.
Khi tất cả các trạng thái này được theo dõi riêng, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt hơn doanh thu, công nợ, nghĩa vụ hóa đơn và lợi nhuận thực tế của từng công trình.
“Những điểm mù khiến công ty thiết kế xây dựng mất lợi nhuận”
Không bóc tách chi phí theo từng dự án
Một trong những điểm mù phổ biến nhất là công ty ký nhiều hợp đồng thiết kế nhưng toàn bộ chi phí lại được ghi nhận chung.
Ví dụ hai dự án cùng có doanh thu 500 triệu đồng nhưng dự án A hoàn thành trong hai tháng với ít lần chỉnh sửa, trong khi dự án B kéo dài bốn tháng và phải huy động nhiều nhân sự. Nhưng khi tính chi phí nhân sự thực tế, lợi nhuận có thể hoàn toàn khác nhau.
Không kiểm soát thời gian thực hiện thực tế của nhân sự
Đối với công ty thiết kế, thời gian của nhân sự chính là một trong những nguồn lực có giá trị lớn nhất.
Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý nhân viên bằng bảng chấm công đi làm mà không theo dõi số giờ dành cho từng dự án, rất khó xác định dự án nào đang sử dụng quá nhiều nguồn lực.
Đây cũng là cơ sở quan trọng để báo giá chính xác hơn cho những dự án tiếp theo.
Làm nhiều phần việc phát sinh nhưng không điều chỉnh hợp đồng
Đây là nguyên nhân rất thường gặp khiến công ty thiết kế có doanh thu nhưng biên lợi nhuận ngày càng thấp.
Ban đầu hợp đồng có thể chỉ bao gồm thiết kế kiến trúc.
Kết quả là doanh nghiệp phải bỏ thêm hàng trăm giờ làm việc nhưng doanh thu không tăng tương ứng.
Nếu không quản lý chặt điểm này, phần lớn lợi nhuận của doanh nghiệp có thể bị mất trong những công việc “làm thêm nhưng không tính tiền”.
Không theo dõi công nợ khách hàng sau bàn giao
Một dự án hoàn thành về chuyên môn chưa có nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn thành về tài chính.
Kế toán cần theo dõi ít nhất giá trị hợp đồng, số đã xuất hóa đơn, số đã thu, số còn phải thu và thời hạn thanh toán.
Báo cáo công nợ nên được chuyển định kỳ cho giám đốc và người phụ trách dự án để cùng thực hiện thu hồi.
Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí doanh nghiệp
Các công ty thiết kế nhỏ và doanh nghiệp mới thành lập thường gặp tình trạng chủ doanh nghiệp sử dụng tài khoản hoặc tiền cá nhân để thanh toán nhiều khoản phục vụ hoạt động.
Khi hai dòng tiền bị trộn lẫn, kế toán rất khó xác định khoản nào thực sự thuộc chi phí doanh nghiệp, khoản nào là tạm ứng, khoản nào chủ sở hữu đã chi hộ và khoản nào cần hoàn trả.
“Bộ máy kế toán phía sau phòng thiết kế” – Dịch vụ kế toán công ty thiết kế xây dựng thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình hoạt động và loại hình hợp đồng
Bước đầu tiên là xác định doanh nghiệp đang cung cấp những dịch vụ nào.
Mỗi nhóm hợp đồng có cách xác định phạm vi công việc, tiến độ và cơ cấu chi phí khác nhau.
Sau khi hiểu mô hình hoạt động thực tế mới có thể thiết lập hệ thống kế toán và báo cáo quản trị phù hợp.
Xây dựng quy trình quản lý chứng từ đầu vào – đầu ra
Doanh nghiệp thiết kế thường có số lượng hóa đơn vật tư không lớn như doanh nghiệp thi công nhưng lại phát sinh nhiều nhóm chi phí dịch vụ.
Có thể bao gồm thuê tư vấn, thuê kiến trúc sư cộng tác, khảo sát, in ấn, phần mềm thiết kế, máy tính, thiết bị văn phòng, công tác phí và các dịch vụ chuyên môn khác.
Theo dõi doanh thu và chi phí theo từng dự án
Mỗi dự án nên được mở mã ngay khi hợp đồng được ký hoặc khi doanh nghiệp chính thức triển khai công việc.
Kế toán có thể lập báo cáo so sánh doanh thu với tổng chi phí của từng dự án.
Hệ thống này giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản lý “dự án đã thu được bao nhiêu tiền” sang cách quản lý “dự án thực sự tạo ra bao nhiêu lợi nhuận”.
Kiểm tra hợp đồng, thanh toán và công nợ khách hàng
Hợp đồng là tài liệu trung tâm liên kết giữa hoạt động chuyên môn và kế toán.
Đặc biệt cần kiểm soát những phần công việc phát sinh.
Những khoản đến hạn hoặc quá hạn cần được theo dõi riêng.
Mục tiêu là không để tình trạng dự án đã bàn giao nhiều tháng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thu được phần giá trị còn lại.
Hạch toán chi phí nhân sự, thuê ngoài và vận hành
Chi phí nhân sự thường là khoản lớn nhất trong công ty thiết kế.
Chi phí phần mềm, thuê văn phòng, thiết bị, Internet, điện nước và quản lý là nhóm chi phí vận hành chung.
Nếu chỉ tính tiền lương trực tiếp mà bỏ qua phần chi phí vận hành, doanh nghiệp có thể đánh giá lợi nhuận của dự án cao hơn thực tế.
Lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Dịch vụ kế toán thực hiện tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.
Do đó cần có thêm hệ thống báo cáo quản trị.
Khi có dữ liệu qua nhiều kỳ, ban giám đốc sẽ biết loại dự án nào có biên lợi nhuận tốt và loại hợp đồng nào thường xuyên tiêu tốn nhiều thời gian hơn mức báo giá.
Hỗ trợ kê khai thuế và giải trình số liệu
Dịch vụ kế toán thực hiện các công việc kê khai và tổng hợp nghĩa vụ thuế theo tình hình thực tế và quy định áp dụng đối với doanh nghiệp.
Trước mỗi kỳ kê khai cần kiểm tra hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, doanh thu, chi phí và những chứng từ chưa hoàn thiện.
Khi doanh nghiệp cần giải trình số liệu, hệ thống hồ sơ phải cho phép truy ngược từ báo cáo kế toán đến từng hợp đồng, khách hàng và khoản chi tương ứng.
“Bảng điều khiển của chủ doanh nghiệp” – Những báo cáo cần có trong công ty thiết kế xây dựng
Báo cáo doanh thu theo từng hợp đồng
Mỗi hợp đồng thiết kế cần được mở mã theo dõi riêng.
Ví dụ một hợp đồng thiết kế có tổng giá trị 2 tỷ đồng nhưng đến thời điểm báo cáo mới hoàn thành 60% khối lượng và khách hàng chỉ mới thanh toán 800 triệu đồng.
Báo cáo doanh thu theo hợp đồng giúp ban lãnh đạo xác định dự án nào đang triển khai đúng tiến độ, dự án nào bị chậm nghiệm thu và dự án nào có doanh thu lớn nhưng thu tiền thấp.
Báo cáo chi phí thực tế so với dự toán
Đối với công ty thiết kế xây dựng, chi phí không chỉ bao gồm tiền lương nhân viên.
Trong quá trình thực hiện, kế toán cần đối chiếu chi phí thực tế với dự toán.
Nếu doanh nghiệp không theo dõi từ sớm, phần lợi nhuận dự kiến có thể bị bào mòn đáng kể.
Báo cáo dự toán – thực tế giúp người quản lý phát hiện các dự án vượt chi phí trước khi chúng trở thành khoản lỗ.
Báo cáo lợi nhuận từng công trình
Doanh thu lớn không đồng nghĩa với lợi nhuận cao.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định lợi nhuận theo từng dự án.
Từ đó xác định lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận của từng hợp đồng.
Ví dụ dự án A có doanh thu 2 tỷ đồng và tổng chi phí 1,2 tỷ đồng, tạo lợi nhuận 800 triệu đồng.
Nhưng khi nhìn vào lợi nhuận, chiến lược lựa chọn khách hàng và loại hợp đồng có thể thay đổi hoàn toàn.
Báo cáo công nợ khách hàng
Công nợ là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến dòng tiền của công ty thiết kế.
Báo cáo nên phân loại công nợ theo khách hàng, hợp đồng, thời hạn thanh toán và trạng thái hồ sơ.
Từ báo cáo này, bộ phận kinh doanh, dự án và kế toán có thể phối hợp thu hồi công nợ thay vì để kế toán tự xử lý ở cuối quy trình.
Báo cáo dòng tiền dự kiến theo dự án
Lợi nhuận và dòng tiền là hai vấn đề khác nhau.
Một dự án có thể đang có lợi nhuận tốt nhưng vẫn khiến doanh nghiệp thiếu tiền nếu khách hàng thanh toán chậm.
Ở chiều tiền vào, cần xác định các mốc dự kiến nhận tạm ứng, thanh toán từng giai đoạn và quyết toán hợp đồng.
Đây là dữ liệu rất quan trọng khi quyết định có nên nhận thêm dự án mới hay chưa.
Báo cáo hiệu suất từng nhóm thiết kế
Đối với doanh nghiệp thiết kế xây dựng, nguồn lực nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định lợi nhuận.
Ví dụ nhóm kiến trúc dành 700 giờ cho một dự án trong khi dự toán ban đầu chỉ là 400 giờ.
Khi kết hợp dữ liệu nhân sự với doanh thu và lợi nhuận, ban lãnh đạo có thể đánh giá hiệu quả dự án chính xác hơn nhiều so với chỉ nhìn vào số hợp đồng đã ký.
“Case Study thực tế” – Công ty thiết kế nhiều hợp đồng nhưng không biết tiền nằm ở đâu
Nhận nhiều dự án nhưng không theo dõi chi phí từng công trình
Ban đầu, công ty chỉ có vài dự án nên kế toán ghi nhận chi phí theo tổng thể doanh nghiệp.
Khi số lượng hợp đồng tăng lên, phương pháp này vẫn được giữ nguyên.
Có những dự án tưởng như có giá trị hợp đồng cao nhưng phải chỉnh sửa rất nhiều lần.
Kết quả là một số dự án có thể đang lỗ nhưng vẫn được đánh giá là “khách hàng lớn” chỉ vì giá trị hợp đồng cao.
Khách hàng thanh toán chậm khiến dòng tiền bị đứt gãy
Công ty có nhiều hợp đồng đã ký nhưng tiền không về cùng thời điểm với khối lượng công việc thực hiện.
Một số dự án đã hoàn thành giai đoạn thiết kế nhưng khách hàng chậm xác nhận hồ sơ.
Một số hóa đơn đã phát hành nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán.
Ví dụ doanh nghiệp có tổng công nợ phải thu 5 tỷ đồng.
Nếu quá trình này kéo dài, tăng trưởng doanh thu càng nhanh thì áp lực dòng tiền càng lớn.
Chi phí thuê ngoài tăng nhưng không được kiểm soát
Trong giai đoạn nhiều dự án, doanh nghiệp thường sử dụng thêm nguồn lực bên ngoài.
Có thể thuê kiến trúc sư cộng tác, đơn vị kết cấu, thiết kế MEP, dựng 3D, BIM, khảo sát hoặc chuyên gia tư vấn.
Ví dụ một dự án có giá trị hợp đồng 1,5 tỷ đồng.
Khi dữ liệu được theo dõi đúng, hệ thống có thể phát hiện ngay khi một dự án sử dụng 80% ngân sách thuê ngoài nhưng mới hoàn thành 50% khối lượng.
Sau khi chuẩn hóa kế toán, doanh nghiệp nhìn thấy lợi nhuận thật
Giải pháp đầu tiên là mở mã riêng cho từng hợp đồng thiết kế.
Mỗi dự án được theo dõi từ thời điểm ký hợp đồng cho đến khi hoàn tất thanh toán.
Chi phí thuê ngoài được quản lý theo đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc xác nhận khối lượng.
Công nợ khách hàng được theo dõi theo từng mốc thanh toán.
Đó là bước chuyển quan trọng từ một công ty thiết kế chỉ tập trung nhận nhiều dự án sang một doanh nghiệp biết lựa chọn dự án, kiểm soát nguồn lực và tăng trưởng dựa trên lợi nhuận thực.
“Tự làm kế toán hay thuê dịch vụ?” – Lựa chọn phù hợp cho công ty thiết kế xây dựng
Khi doanh nghiệp nhỏ có thể tự quản lý sổ sách
Công ty thiết kế xây dựng mới thành lập, số lượng hợp đồng ít và nghiệp vụ tương đối đơn giản có thể tự tổ chức một phần công việc kế toán nếu có người phụ trách đủ kiến thức.
Doanh nghiệp có thể chủ động quản lý hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, công nợ khách hàng và hồ sơ chi phí của từng dự án.
Khi nào cần kế toán hiểu đặc thù hợp đồng xây dựng?
Nhu cầu này xuất hiện khi doanh nghiệp bắt đầu ký những hợp đồng có nhiều giai đoạn thực hiện hoặc có phạm vi công việc phức tạp.
Một hợp đồng thiết kế có thể bao gồm khảo sát, thiết kế ý tưởng, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, điều chỉnh thiết kế và giám sát tác giả.
Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán chuyên ngành thiết kế xây dựng
Dịch vụ kế toán có kinh nghiệm với doanh nghiệp thiết kế xây dựng giúp tổ chức dữ liệu theo đúng đặc thù dự án.
Một lợi ích khác là giảm phụ thuộc vào một cá nhân kế toán nội bộ.
Đối với doanh nghiệp đang tăng trưởng nhưng chưa cần xây dựng phòng kế toán hoàn chỉnh, đây có thể là giải pháp cân bằng giữa chi phí và chất lượng quản lý.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị kế toán phù hợp
Đơn vị được lựa chọn nên có kinh nghiệm xử lý doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, tư vấn và xây dựng.
Kế toán cần nhận diện được các mốc nghiệm thu, thanh toán và tài liệu cần thu thập tương ứng.
Một dịch vụ phù hợp phải giúp chủ doanh nghiệp hiểu được số liệu chứ không chỉ gửi tờ khai và báo cáo định kỳ.
Không nên chọn dịch vụ chỉ dựa vào chi phí thấp
Giá dịch vụ thấp có thể phù hợp với doanh nghiệp có rất ít nghiệp vụ, nhưng không nên là tiêu chí quyết định duy nhất.
Nếu đơn vị chỉ nhập hóa đơn và lập tờ khai mà không theo dõi riêng từng dự án, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản phí trước mắt nhưng mất đi khả năng kiểm soát lợi nhuận.
“Từ bản vẽ đến tăng trưởng” – Giá trị lâu dài của dịch vụ kế toán công ty thiết kế xây dựng
Biến dữ liệu kế toán thành công cụ kiểm soát dự án
Mỗi dự án thiết kế đều sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp: thời gian của kiến trúc sư, kỹ sư, quản lý dự án, phần mềm, khảo sát, đi lại và cộng tác viên.
Nếu những khoản này chỉ được ghi nhận chung, chủ doanh nghiệp khó đánh giá chi phí thực sự của từng hợp đồng.
Biết công trình nào đang tạo lợi nhuận
Không phải dự án có giá trị hợp đồng cao nhất sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất.
Một hợp đồng thiết kế nhỏ nhưng quy trình rõ ràng, ít điều chỉnh và sử dụng nguồn lực hợp lý có thể tạo tỷ suất lợi nhuận tốt hơn một dự án lớn kéo dài nhiều tháng.
Chủ động kế hoạch nhân sự và dòng tiền
Trong công ty thiết kế xây dựng, nhân sự thường là một trong những nguồn chi phí lớn nhất.
Khi doanh nghiệp ký nhiều hợp đồng cùng lúc, vấn đề không chỉ là có đủ người hay không mà còn phải xác định thời điểm cần kiến trúc sư, kỹ sư hoặc cộng tác viên cho từng giai đoạn.
Xây dựng nền tảng để mở rộng quy mô công ty
Khi công ty chỉ có vài nhân sự và vài dự án, chủ doanh nghiệp có thể trực tiếp nắm hầu hết thông tin.
Nhưng khi mở rộng lên nhiều nhóm thiết kế, nhiều dự án hoặc nhiều văn phòng, cách quản lý dựa vào trí nhớ và bảng tính riêng lẻ nhanh chóng mất hiệu quả.
Khi mở rộng, doanh nghiệp không phải xây dựng lại toàn bộ hệ thống tài chính từ đầu.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán công ty thiết kế xây dựng
Công ty thiết kế xây dựng nhỏ có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Có thể thuê nếu doanh nghiệp chưa cần hoặc chưa đủ nguồn lực duy trì một bộ phận kế toán nội bộ.
Ngay từ khi mới hoạt động, doanh nghiệp vẫn cần quản lý hóa đơn, hợp đồng, doanh thu, chi phí và nghĩa vụ kê khai.
Quan trọng là lựa chọn đơn vị có khả năng theo dõi theo dự án chứ không chỉ làm hồ sơ.
Có cần theo dõi chi phí riêng từng công trình không?
Nên theo dõi riêng nếu doanh nghiệp muốn biết hiệu quả thực tế của từng dự án.
Mỗi công trình hoặc hợp đồng thiết kế có thể được mở một mã riêng.
Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp xác định lợi nhuận của từng dự án thay vì chỉ biết kết quả chung toàn công ty.
Chi phí thuê kiến trúc sư cộng tác viên xử lý thế nào?
Trước hết doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất quan hệ với cộng tác viên.
Tùy hình thức hợp tác, hồ sơ có thể gồm hợp đồng hoặc thỏa thuận, mô tả công việc, hồ sơ bàn giao sản phẩm, xác nhận khối lượng, chứng từ thanh toán và những tài liệu liên quan.
Hợp đồng thiết kế nhiều giai đoạn ghi nhận doanh thu ra sao?
Doanh nghiệp cần xem xét nội dung hợp đồng và điều kiện hoàn thành từng phần công việc.
Ví dụ, hợp đồng có thể chia thành thiết kế ý tưởng, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công.
Không nên mặc định rằng nhận được tiền mới ghi nhận doanh thu hoặc phải đợi toàn bộ hợp đồng kết thúc mới xử lý.
Công ty vừa thiết kế vừa thi công cần kế toán khác gì?
Mô hình này phức tạp hơn đáng kể so với doanh nghiệp chỉ cung cấp dịch vụ thiết kế.
Phần thiết kế chủ yếu phát sinh chi phí nhân sự chuyên môn, khảo sát và dịch vụ liên quan.
Nếu một hợp đồng bao gồm cả thiết kế và thi công, kế toán cần hiểu cấu trúc hợp đồng và hồ sơ thực tế để tổ chức dữ liệu phù hợp.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ hoàn thiện sổ sách cũ không?
Có, nếu đơn vị dịch vụ có phạm vi công việc này.
Trước khi xử lý, kế toán thường cần rà soát số dư, doanh thu, chi phí, công nợ, hóa đơn và dữ liệu của từng dự án.
Nếu trước đây doanh nghiệp chưa tách chi phí theo công trình, có thể cần phân loại lại chứng từ dựa trên hợp đồng và hồ sơ thực tế.
Dịch vụ kế toán công ty thiết kế xây dựng không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kế toán và thuế mà còn hỗ trợ quản lý hiệu quả các hợp đồng thiết kế, chi phí dự án và lợi nhuận theo từng công trình. Với đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí hoạt động, nâng cao tính minh bạch trong quản trị tài chính và tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường xây dựng.
