Dịch vụ kế toán công ty thương mại là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm đảm bảo hoạt động kế toán, thuế luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Với đặc thù thường xuyên phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, quản lý kho, công nợ khách hàng và nhà cung cấp, doanh nghiệp thương mại cần một hệ thống kế toán chặt chẽ, chính xác và kịp thời. Việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả dựa trên số liệu tài chính minh bạch.
“Một lô hàng, nhiều dòng dữ liệu” – Kế toán công ty thương mại bắt đầu từ đâu?
Hành trình từ đơn đặt hàng đến khi hàng được bán ra
Một giao dịch thương mại thường không chỉ gồm một chứng từ mua vào và một hóa đơn bán ra. Khi hàng được giao, bộ phận kho phải kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách và lập chứng từ nhập kho.
Sau đó, doanh nghiệp thực hiện xuất kho, giao hàng, lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, giá vốn và công nợ phải thu.
Ngược lại, hàng đã xuất kho nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu có thể khiến doanh nghiệp ghi nhận kết quả kinh doanh sai kỳ.
Tiền hàng, thuế, chiết khấu và công nợ phát sinh cùng lúc
Khi doanh nghiệp nhập một lô hàng, giá trị hàng tồn kho không phải lúc nào cũng chỉ bằng số tiền ghi trên báo giá của nhà cung cấp.
Nhà cung cấp yêu cầu đặt cọc trước một phần, phần còn lại thanh toán sau 30 ngày. Chi phí vận chuyển được một đơn vị khác xuất hóa đơn riêng.
Công nợ còn phải trả nhà cung cấp;
Việc theo dõi chi tiết còn giúp doanh nghiệp kiểm soát hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán và hiệu quả của từng chính sách bán hàng.
Vì sao doanh thu tăng nhưng lợi nhuận chưa chắc tăng?
Doanh thu thể hiện giá trị hàng hóa doanh nghiệp đã bán, nhưng không phản ánh toàn bộ kết quả kinh doanh. Để biết doanh nghiệp có lãi hay không, kế toán phải xác định được giá vốn và các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.
Chi phí vận chuyển, lưu kho và đóng gói phát sinh lớn;
Báo cáo chi tiết giúp ban lãnh đạo nhìn thấy nguồn lợi nhuận thực sự, thay vì chỉ đánh giá hiệu quả dựa trên tổng doanh thu.
Hàng đã giao nhưng hóa đơn và tiền thanh toán có thể chưa về
Trong hoạt động thương mại, thời điểm hàng được giao, thời điểm hóa đơn được lập và thời điểm tiền được thanh toán không phải lúc nào cũng trùng nhau.
Điều này làm sai lệch doanh thu, chi phí, công nợ và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Các chứng từ như hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, vận đơn, hóa đơn và chứng từ thanh toán cần được liên kết với nhau để chứng minh bản chất của giao dịch.
Kế toán không chỉ ghi nhận số liệu mà còn kiểm soát toàn bộ vòng quay thương mại
Vai trò của kế toán thương mại không dừng lại ở việc nhập chứng từ vào phần mềm. Kế toán còn là bộ phận kiểm soát sự vận động của hàng hóa, tiền và công nợ trong toàn doanh nghiệp.
Doanh nghiệp còn phải thanh toán cho nhà cung cấp bao nhiêu?
Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng chính sách giá, kế hoạch nhập hàng, hạn mức tín dụng cho khách và phương án sử dụng dòng tiền hiệu quả hơn.
“Bản đồ giao dịch” – Mỗi mô hình thương mại cần một hệ thống kế toán khác nhau
Công ty bán buôn hàng hóa
Công ty bán buôn thường nhập hàng với số lượng lớn và bán lại cho đại lý, nhà phân phối, cửa hàng hoặc khách hàng doanh nghiệp. Giá bán có thể thay đổi theo sản lượng, khu vực, nhóm khách hàng và thời hạn thanh toán.
Quản lý hợp đồng và đơn đặt hàng;
Theo dõi hạn mức và thời hạn công nợ;
Mỗi khoản điều chỉnh giá, giảm giá hoặc chiết khấu sau bán hàng cũng cần được lưu hồ sơ và hạch toán đúng đối tượng.
Công ty bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng
Công ty bán lẻ thường có số lượng giao dịch lớn nhưng giá trị mỗi giao dịch không cao. Doanh thu phát sinh liên tục trong ngày và được thanh toán bằng nhiều phương thức như tiền mặt, thẻ ngân hàng, mã QR, ví điện tử hoặc phiếu quà tặng.
Cuối mỗi ca hoặc mỗi ngày, doanh nghiệp cần đối chiếu:
Số hóa đơn đã lập;
Điều này giúp xác định nhanh nơi phát sinh chênh lệch và tăng trách nhiệm trong quản lý tiền, hàng.
Công ty thương mại điện tử và bán hàng đa kênh
Doanh nghiệp thương mại điện tử có thể bán hàng trên website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử và cửa hàng trực tiếp cùng lúc. Một sản phẩm được niêm yết trên nhiều nền tảng nhưng hàng thực tế có thể cùng xuất từ một kho.
Phí sàn, phí vận chuyển và phí thanh toán;
Đơn hàng hoàn trả cũng phải được cập nhật đồng thời trên hệ thống bán hàng, kho, hóa đơn và kế toán để tránh ghi nhận doanh thu hoặc giá vốn sai.
Công ty phân phối, đại lý và hưởng hoa hồng
Công ty phân phối có thể mua đứt hàng hóa để bán lại hoặc chỉ bán hàng theo cơ chế đại lý và hưởng hoa hồng. Hai mô hình này có bản chất kế toán khác nhau.
Kế toán cần đọc kỹ hợp đồng để xác định:
Ai quyết định giá bán;
Ai chịu rủi ro đối với hàng tồn;
Việc theo dõi hàng đại lý cũng phải được tách biệt với hàng hóa thuộc sở hữu của doanh nghiệp để tránh sai lệch số lượng tồn kho.
Công ty thương mại xuất nhập khẩu
Công ty xuất nhập khẩu có chu kỳ giao dịch dài và phát sinh nhiều chứng từ hơn doanh nghiệp mua bán trong nước. Hàng hóa có thể mất nhiều ngày hoặc nhiều tuần để vận chuyển, làm thủ tục hải quan và nhập kho.
Ngoài chứng từ thương mại thông thường, kế toán còn phải quản lý:
Chứng từ nộp thuế;
Mỗi lô hàng nên có một bộ hồ sơ riêng để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và giải trình.
Công ty vừa thương mại vừa cung cấp dịch vụ
Nhiều doanh nghiệp không chỉ bán sản phẩm mà còn cung cấp các dịch vụ đi kèm như vận chuyển, lắp đặt, bảo hành mở rộng, bảo trì, tư vấn hoặc đào tạo sử dụng.
Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ chỉ hoàn thành sau khi lắp đặt và bàn giao, kế toán phải theo dõi toàn bộ hồ sơ trước khi xác định thời điểm ghi nhận.
Nếu kế toán gộp chung, ban lãnh đạo sẽ khó đánh giá đúng hiệu quả của từng hoạt động.
Doanh nghiệp có nhiều kho, chi nhánh và địa điểm kinh doanh
Khi doanh nghiệp mở rộng hệ thống, hàng hóa có thể được lưu trữ tại kho trung tâm, kho khu vực, cửa hàng, chi nhánh và địa điểm kinh doanh. Việc điều chuyển nội bộ diễn ra thường xuyên và dễ tạo ra chênh lệch nếu thiếu chứng từ.
Hệ thống kế toán cần quản lý được:
Số lượng hàng tại từng kho;
Doanh thu và chi phí của từng chi nhánh;
Thời hạn gửi báo cáo, trách nhiệm kiểm tra chứng từ và cách xử lý chênh lệch cần được quy định rõ cho từng chi nhánh.
Dịch vụ kế toán phải được thiết kế theo luồng vận hành thực tế
Điểm khác biệt của kế toán công ty thương mại nằm ở việc mỗi doanh nghiệp có một “bản đồ giao dịch” riêng.
Đối với cách thu tiền, cần kiểm soát riêng tiền mặt, chuyển khoản, QR, thẻ, tiền thu hộ, tiền sàn đối soát và công nợ khách hàng.
Đây chính là nền tảng để công ty thương mại mở rộng quy mô mà không rơi vào tình trạng doanh thu càng tăng thì số liệu càng khó kiểm soát.
“Phòng điều khiển số liệu” – Kế toán công ty thương mại phải quản lý những gì?
Quản lý hóa đơn mua vào và bán ra
Hóa đơn là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Hóa đơn cần được đối chiếu với hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán.
Việc quản lý hóa đơn không chặt chẽ có thể dẫn đến tình trạng doanh thu trên sổ kế toán không khớp với doanh thu kê khai thuế hoặc chi phí mua hàng không có đủ căn cứ để ghi nhận.
Theo dõi hàng nhập, hàng xuất và hàng tồn kho
Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty thương mại.
Kế toán cần theo dõi hàng hóa theo từng mã hàng, nhóm hàng, kho hàng, lô hàng hoặc địa điểm kinh doanh.
Quản lý tồn kho hiệu quả còn giúp doanh nghiệp nhận biết hàng bán chậm, hàng sắp hết, hàng tồn lâu ngày hoặc hàng có nguy cơ lỗi thời để kịp thời xử lý.
Quản lý doanh thu theo từng mặt hàng, khách hàng và kênh bán
Không nên chỉ theo dõi tổng doanh thu của toàn công ty. Doanh nghiệp cần phân tích doanh thu theo nhiều tiêu chí để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh.
Việc phân loại này giúp doanh nghiệp xác định sản phẩm nào đang bán tốt, khách hàng nào đóng góp doanh thu lớn và kênh nào tạo ra hiệu quả cao nhất.
Vì vậy, doanh thu phải được phân tích cùng với giá vốn và chi phí liên quan.
Theo dõi giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là giá trị của số hàng hóa đã được bán trong kỳ.
Kế toán phải xác định giá vốn dựa trên giá mua hàng hóa và các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình đưa hàng về kho, chẳng hạn chi phí vận chuyển, bốc xếp hoặc bảo hiểm hàng hóa.
Ngược lại, giá vốn bị ghi nhận cao hơn thực tế cũng làm kết quả kinh doanh bị giảm sai lệch.
Quản lý công nợ phải thu và phải trả
Nhiều công ty thương mại bán hàng theo hình thức trả chậm hoặc mua hàng theo hạn mức công nợ.
Kế toán phải theo dõi công nợ phải thu theo từng khách hàng, hóa đơn, hợp đồng và thời hạn thanh toán.
Nếu công nợ không được kiểm soát, doanh nghiệp có thể bán được nhiều nhưng thiếu tiền mặt, đồng thời phải chịu áp lực thanh toán lớn từ nhà cung cấp.
Kiểm soát tiền mặt, tài khoản ngân hàng và dòng tiền
Công ty thương mại có thể nhận tiền qua nhiều hình thức như tiền mặt, chuyển khoản, quét mã QR, ví điện tử hoặc thanh toán qua nền tảng bán hàng.
Kế toán phải đối chiếu doanh thu bán hàng với phiếu thu, sao kê ngân hàng và dữ liệu từ hệ thống thanh toán.
Đây là dữ liệu cần thiết để lên kế hoạch nhập hàng, trả nợ và mở rộng kinh doanh.
Theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngoài giá vốn, công ty thương mại còn phát sinh nhiều khoản chi phí như tiền lương nhân viên bán hàng, phí quảng cáo, hoa hồng, vận chuyển, đóng gói, thuê kho, thuê cửa hàng, điện nước và phần mềm quản lý.
Việc phân bổ chi phí theo sản phẩm hoặc kênh bán còn giúp doanh nghiệp tính được lợi nhuận thực tế.
Mỗi khoản chi cũng cần có hồ sơ chứng minh mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh.
Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, tiền lương và bảo hiểm
Công ty thương mại thường sử dụng nhiều tài sản và công cụ phục vụ hoạt động như xe giao hàng, máy tính, máy in hóa đơn, kệ trưng bày, thiết bị kho, phần mềm và máy quét mã vạch.
Kế toán cần phân loại đúng tài sản cố định và công cụ dụng cụ, theo dõi nguyên giá, thời gian sử dụng, tình trạng bàn giao và mức phân bổ hoặc khấu hao.
Các nghĩa vụ về bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân cũng cần được theo dõi đầy đủ.
“Cửa kiểm soát đầu vào” – Hóa đơn mua hàng cần được kiểm tra như thế nào?
Kiểm tra thông tin người bán trên hóa đơn
Kế toán cần kiểm tra tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. Thông tin trên hóa đơn phải phù hợp với đơn vị đã ký hợp đồng hoặc trực tiếp cung cấp hàng hóa.
Trường hợp người bán thay đổi tên hoặc địa chỉ, kế toán nên kiểm tra hồ sơ cập nhật để bảo đảm hóa đơn được lập theo thông tin còn hiệu lực.
Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng và đơn đặt hàng
Hóa đơn mua hàng phải được đối chiếu với hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng hoặc các thỏa thuận mua bán giữa hai bên.
Kế toán cần kiểm tra tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, thời hạn thanh toán và các khoản chiết khấu
“Dòng tiền không nói dối” – Kiểm soát tiền và công nợ trong doanh nghiệp thương mại
Vì sao có lợi nhuận nhưng tài khoản vẫn thiếu tiền?
Lợi nhuận được xác định trên cơ sở doanh thu và chi phí, trong khi dòng tiền phản ánh số tiền thực tế đã thu hoặc đã chi. Khoản doanh thu này làm tăng lợi nhuận kế toán nhưng chưa làm tăng số dư tài khoản ngân hàng.
Không nên chỉ nhìn vào doanh thu hoặc lợi nhuận trên báo cáo để kết luận doanh nghiệp đang có đủ tiền.
Theo dõi hạn thanh toán của từng khách hàng
Mỗi khách hàng cần được theo dõi theo hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn, thời hạn thanh toán và số tiền còn nợ. Kế toán nên xây dựng bảng công nợ chi tiết, trong đó thể hiện rõ:
Với khách hàng thường xuyên mua chịu, doanh nghiệp nên thiết lập hạn mức công nợ và chỉ tiếp tục giao hàng khi số dư nợ vẫn nằm trong giới hạn cho phép.
Phân loại công nợ trong hạn và quá hạn
Công nợ phải thu nên được phân nhóm theo thời gian để đánh giá khả năng thu hồi.
Bảng tuổi nợ giúp ban lãnh đạo nhìn thấy khách hàng nào đang thanh toán đúng cam kết, khách hàng nào thường xuyên chậm trả và khoản nợ nào có nguy cơ khó thu hồi. Căn cứ vào kết quả này, doanh nghiệp có thể áp dụng biện pháp phù hợp như:
Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
Số công nợ trên phần mềm kế toán có thể chênh lệch với số liệu của khách hàng hoặc nhà cung cấp do hóa đơn chưa được ghi nhận, hàng trả lại chưa xử lý, khoản thanh toán ghi sai nội dung hoặc hai bên hạch toán khác thời điểm.
Doanh nghiệp nên đối chiếu công nợ định kỳ hằng tháng, hằng quý hoặc trước thời điểm lập báo cáo tài chính.
Kiểm soát tiền thu từ nhân viên kinh doanh và đơn vị vận chuyển
Trong doanh nghiệp thương mại, tiền bán hàng có thể được thu trực tiếp bởi nhân viên kinh doanh, nhân viên giao hàng hoặc đơn vị vận chuyển thu hộ. Đây là khu vực dễ phát sinh chênh lệch nếu không có quy trình bàn giao và đối soát rõ ràng.
Mỗi khoản thu cần gắn với đơn hàng, khách hàng, số tiền phải thu, hình thức thanh toán và người chịu trách nhiệm.
Đối chiếu tiền mặt, chuyển khoản, QR và cổng thanh toán
Một doanh nghiệp có thể nhận tiền qua nhiều kênh như tiền mặt tại quầy, chuyển khoản ngân hàng, mã QR, ví điện tử, cổng thanh toán, sàn thương mại điện tử hoặc tiền thu hộ.
Cuối mỗi ngày hoặc mỗi ca bán hàng, kế toán cần đối chiếu:
Kế toán phải tách rõ doanh thu, phí và số tiền thực nhận.
Xử lý khoản khách hàng trả trước
Tiền khách hàng trả trước chưa phải lúc nào cũng được ghi nhận ngay là doanh thu.
Khoản tiền này cần được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, hợp đồng hoặc đơn hàng.
Mọi thay đổi cần có hồ sơ, chứng từ và xác nhận giữa các bên để tránh tranh chấp.
Theo dõi khoản đặt cọc cho nhà cung cấp
Doanh nghiệp thương mại thường phải đặt cọc hoặc trả trước để giữ hàng, nhập hàng theo mùa vụ hoặc mua hàng có giá trị lớn.
Kế toán cần theo dõi từng khoản đặt cọc theo nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, ngày thanh toán, thời hạn giao hàng và phương án xử lý khoản cọc. Khi nhận hàng, số tiền đặt trước phải được bù trừ đúng vào công nợ phải trả.
Lập dự báo dòng tiền theo tuần và theo tháng
Dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp biết trước thời điểm thiếu tiền thay vì chỉ phát hiện khi khoản thanh toán đã đến hạn. Bảng dự báo nên bao gồm:
Dự báo theo tuần phù hợp với việc quản lý các khoản thanh toán ngắn hạn, còn dự báo theo tháng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng và cân đối vốn.
Tăng trưởng doanh thu chỉ bền vững khi tốc độ thu tiền, vòng quay hàng tồn kho và thời hạn thanh toán được kiểm soát đồng bộ.
“Lịch thuế không được phép quên” – Những nghĩa vụ kế toán, thuế cần thực hiện
Kê khai thuế giá trị gia tăng
Kế toán cần tập hợp, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra trong từng kỳ kê khai.
Đối với hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin người bán, mã số thuế, nội dung hàng hóa, giá trị thanh toán, điều kiện thanh toán và hồ sơ giao nhận.
Xác định thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính
Thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định trên cơ sở kết quả kinh doanh và các khoản điều chỉnh theo quy định.
Kế toán không nên chờ đến cuối năm mới tính lợi nhuận. Việc ước tính kết quả kinh doanh theo quý giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tiền thực hiện nghĩa vụ thuế và kịp thời phát hiện các khoản chi phí chưa có chứng từ hợp lệ.
Kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Doanh nghiệp phải theo dõi đầy đủ tiền lương, tiền công, phụ cấp, thưởng và các khoản thu nhập trả cho người lao động. Hồ sơ cần được liên kết với hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán và thông tin đăng ký thuế của từng cá nhân.
Thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải được lập phù hợp với giao dịch bán hàng thực tế.
Các giao dịch bán buôn, bán lẻ, bán qua sàn thương mại điện tử, giao hàng thu tiền hộ hoặc bán qua nhiều chi nhánh cần có quy trình lập hóa đơn thống nhất.
Hồ sơ điều chỉnh, thay thế hoặc giải trình cần được lưu cùng chứng từ của giao dịch ban đầu.
Lập báo cáo tình hình sử dụng lao động và hồ sơ tiền lương
Ngoài công việc thuế, kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để quản lý hồ sơ lao động. Các thông tin về tăng, giảm nhân sự, hợp đồng, mức lương, thời gian làm việc, nghỉ việc và chế độ bảo hiểm cần được cập nhật kịp thời.
Hồ sơ không đầy đủ có thể khiến doanh nghiệp khó giải trình chi phí tiền lương khi kiểm tra.
Lập báo cáo tài chính cuối năm
Báo cáo tài chính phản ánh tổng thể tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Trước khi lập báo cáo, kế toán phải hoàn tất các bước kiểm tra quan trọng như:
Báo cáo chỉ có ý nghĩa khi số liệu phản ánh đúng hoạt động thực tế, không phải chỉ được lập để hoàn thành nghĩa vụ nộp hồ sơ.
Quyết toán thuế và hoàn thiện sổ sách kế toán
Quyết toán thuế là quá trình tổng hợp và kiểm tra lại toàn bộ số liệu trong năm. Kế toán phải bảo đảm doanh thu đã được ghi nhận đầy đủ, chi phí có hồ sơ hợp lệ, công nợ có căn cứ, hàng tồn kho khớp với thực tế và các tờ khai thuế thống nhất với sổ sách.
Các vấn đề thường phát hiện khi quyết toán gồm:
Theo dõi nghĩa vụ thuế tại chi nhánh và địa điểm kinh doanh
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh cần xác định rõ đơn vị nào trực tiếp bán hàng, đơn vị nào sử dụng hóa đơn, nơi nào phát sinh nhân sự và nghĩa vụ nào được kê khai tập trung hoặc theo địa bàn.
Dữ liệu từ các cơ sở phải được chuyển về bộ phận kế toán đúng thời hạn.
Lưu trữ chứng từ, sổ sách và dữ liệu điện tử
Hồ sơ kế toán không chỉ gồm hóa đơn mà còn bao gồm hợp đồng, đơn hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ ngân hàng, biên bản đối chiếu công nợ, bảng lương và các tài liệu giải trình.
Đối chiếu số liệu bán hàng, hàng tồn kho, công nợ và dòng tiền.
Chốt doanh thu, chi phí, giá vốn, công nợ và tồn kho.
Khi số liệu được kiểm tra đều đặn, doanh nghiệp có thể phát hiện nhanh hàng tồn kho bất thường, công nợ quá hạn, doanh thu chưa xuất hóa đơn hoặc dòng tiền có nguy cơ thiếu hụt.
“Radar sai sót” – Những lỗi kế toán khiến công ty thương mại dễ bị truy thu thuế
Bán hàng nhưng không lập hóa đơn đúng thời điểm
Một trong những lỗi phổ biến nhất là doanh nghiệp đã giao hàng cho khách nhưng chưa lập hóa đơn hoặc chờ đến khi khách thanh toán mới xuất hóa đơn.
Vì vậy, việc khách hàng còn nợ tiền không phải là căn cứ để trì hoãn lập hóa đơn.
Lỗi này thường xuất hiện khi:
Doanh nghiệp chỉ lập hóa đơn đối với khách hàng có yêu cầu.
Dữ liệu giao hàng, phiếu xuất kho và hóa đơn phải có mối liên hệ rõ ràng.
Doanh thu kê khai không khớp với phần mềm bán hàng
Cơ quan thuế có thể đối chiếu doanh thu kê khai với nhiều nguồn dữ liệu như hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, phần mềm bán hàng, đơn vị vận chuyển, cổng thanh toán hoặc hồ sơ công nợ.
Doanh nghiệp nên lập bảng đối chiếu định kỳ giữa:
Việc đối chiếu cần được thực hiện theo ngày, tuần hoặc tháng tùy theo quy mô giao dịch, thay vì chờ đến cuối năm mới rà soát.
Hàng xuất kho nhưng thiếu phiếu xuất và chứng từ giao nhận
Hàng hóa đã rời khỏi kho nhưng không có phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hoặc xác nhận vận chuyển sẽ tạo ra khoảng trống trong hồ sơ kế toán.
Khi đó, doanh nghiệp khó chứng minh:
Hàng được xuất cho đơn hàng nào.
Giá vốn của giao dịch được xác định như thế nào.
Trường hợp luân chuyển nội bộ, gửi bán đại lý hoặc chuyển kho cần sử dụng đúng loại chứng từ phù hợp với bản chất giao dịch.
Hạch toán chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh
Không phải mọi khoản tiền doanh nghiệp chi ra đều được tính vào chi phí hợp lý khi xác định nghĩa vụ thuế.
Một số khoản thường có nguy cơ bị loại gồm:
Chi phí thuê kho, thuê xe nhưng không có hồ sơ bàn giao và thanh toán.
Kế toán còn phải xác định khoản chi có thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động kinh doanh và có đủ hồ sơ giải trình hay không.
Thanh toán hóa đơn không đúng điều kiện
Một hóa đơn đầu vào có đầy đủ thông tin chưa chắc đã đủ điều kiện để doanh nghiệp kê khai khấu trừ thuế hoặc tính vào chi phí.
Thanh toán hóa đơn giá trị lớn bằng tiền mặt khi giao dịch thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Kế toán cần kiểm tra điều kiện thanh toán ngay khi tiếp nhận hóa đơn, không nên đợi đến kỳ quyết toán mới phát hiện giao dịch chưa đáp ứng yêu cầu.
Tồn kho âm hoặc tồn kho kéo dài bất thường
Tồn kho âm thường phản ánh việc doanh nghiệp đã ghi nhận bán hàng hoặc xuất kho trước khi ghi nhận hàng mua vào. Đây có thể là lỗi nhập liệu, sai thời điểm ghi nhận hoặc dấu hiệu doanh nghiệp bán hàng không có đủ chứng từ nguồn gốc.
Khi kiểm tra tồn kho, doanh nghiệp nên tập trung vào:
Mặt hàng có số lượng âm.
Không nên điều chỉnh tồn kho chỉ để làm cho số liệu “đẹp” mà thiếu hồ sơ chứng minh.
Công nợ treo nhiều năm nhưng không được xử lý
Các khoản phải thu, phải trả tồn tại nhiều năm nhưng không có giao dịch thanh toán sẽ làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Khoản ứng trước bị hạch toán nhầm.
Doanh nghiệp nên gửi biên bản đối chiếu định kỳ, xác minh các số dư bất thường và hoàn thiện hồ sơ xử lý đối với khoản nợ không còn khả năng thu hồi hoặc không xác định được đối tượng.
Không đối chiếu dữ liệu ngân hàng với sổ kế toán
Tài khoản ngân hàng phản ánh một phần quan trọng của dòng tiền doanh nghiệp. Nếu kế toán chỉ hạch toán dựa trên chứng từ do các bộ phận cung cấp mà không đối chiếu sao kê, nhiều khoản thu và chi có thể bị bỏ sót.
Tiền hoàn lại từ nhà cung cấp chưa được hạch toán.
Mỗi giao dịch chưa xác định phải được lập danh sách và xử lý, tránh để dồn sang nhiều kỳ.
Nhầm lẫn giữa chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán
Chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán đều làm giảm số tiền doanh nghiệp thu được nhưng có bản chất kế toán khác nhau.
Khoản này mang bản chất tài chính, không phải là giảm giá hàng hóa.
Ghi nhận sai doanh thu.
Ngay từ khi xây dựng chương trình bán hàng, doanh nghiệp cần ghi rõ loại chiết khấu, điều kiện áp dụng, phương pháp tính và cách thể hiện trên hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán.
Số liệu trên báo cáo tài chính không khớp với tờ khai thuế
Báo cáo tài chính, sổ kế toán và tờ khai thuế được lập từ cùng hệ thống giao dịch nên phải có khả năng đối chiếu với nhau. Tuy nhiên, số liệu không nhất thiết luôn giống tuyệt đối vì có thể tồn tại khác biệt về nguyên tắc kế toán và nguyên tắc tính thuế.
Một số chỉ tiêu cần thường xuyên đối chiếu gồm:
Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân, điều chỉnh đúng kỳ và lưu hồ sơ giải trình.
Doanh nghiệp phải thiết lập bước đối chiếu đơn hàng, hàng xuất kho, hóa đơn và dòng tiền hằng ngày hoặc ít nhất hằng tuần.
“Dây chuyền kế toán thuê ngoài” – Dịch vụ kế toán công ty thương mại thực hiện công việc gì?
Tiếp nhận và phân loại chứng từ
Đơn vị kế toán tiếp nhận chứng từ từ doanh nghiệp theo từng kỳ, bao gồm:
Hóa đơn mua vào và bán ra.
Hợp đồng kinh tế.
Phiếu nhập kho, xuất kho.
Hồ sơ tiền lương.
Chứng từ vận chuyển.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Những hồ sơ còn thiếu phải được lập danh sách để doanh nghiệp bổ sung trước khi hạch toán.
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào được kiểm tra về thông tin người bán, mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, thời điểm lập và tình trạng hoạt động của nhà cung cấp.
Kế toán cũng cần đối chiếu hóa đơn với:
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Biên bản giao nhận.
Chứng từ vận chuyển.
Chứng từ thanh toán.
Mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ.
Hạch toán doanh thu, chi phí và giá vốn
Dịch vụ kế toán ghi nhận doanh thu theo từng giao dịch, khách hàng, nhóm hàng hoặc kênh bán. Đồng thời, các khoản chi phí được phân loại theo đúng nội dung và bộ phận sử dụng.
Việc tính sai giá vốn có thể khiến lợi nhuận của từng tháng và từng mặt hàng bị sai lệch đáng kể.
Doanh thu và tiền thu.
Chi phí quản lý và hoạt động vận hành.
Theo dõi nhập – xuất – tồn hàng hóa
Kế toán theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa theo từng mã hàng, kho, đơn vị tính và lô hàng.
Công việc bao gồm:
Theo dõi hàng gửi bán.
Khi phát hiện tồn kho âm, tồn kho bất thường hoặc chênh lệch giữa sổ sách với thực tế, đơn vị kế toán phải cảnh báo và đề nghị doanh nghiệp cung cấp hồ sơ xử lý.
Quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Mỗi khách hàng và nhà cung cấp cần được mở sổ theo dõi riêng. Công nợ được cập nhật theo từng hóa đơn, lần thanh toán, khoản ứng trước và giao dịch bù trừ.
Công nợ phải thu theo khách hàng.
Báo cáo này giúp doanh nghiệp biết số tiền có thể thu, khoản phải thanh toán và nguy cơ thiếu hụt dòng tiền trong thời gian tới.
Kê khai các loại thuế định kỳ
Căn cứ vào mô hình hoạt động, đơn vị dịch vụ thực hiện hoặc hỗ trợ doanh nghiệp lập các hồ sơ thuế định kỳ như:
Thuế giá trị gia tăng.
Thuế thu nhập cá nhân.
Báo cáo tình hình sử dụng hoặc xử lý hóa đơn khi thuộc trường hợp áp dụng.
Mục tiêu không chỉ là nộp đúng hạn mà còn phải hạn chế chênh lệch giữa các hệ thống.
Lập sổ sách và báo cáo tài chính
Dịch vụ kế toán tổ chức hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Các hồ sơ thường bao gồm:
Sổ tiền gửi ngân hàng.
Trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần rà soát số dư tiền, hàng tồn kho, công nợ, doanh thu, chi phí, tài sản và nghĩa vụ thuế.
Rà soát rủi ro trước khi quyết toán thuế
Trước kỳ quyết toán, đơn vị dịch vụ tiến hành kiểm tra tổng thể hồ sơ kế toán và thuế.
Nội dung rà soát thường tập trung vào:
Doanh thu chưa lập hóa đơn.
Chi phí thiếu hợp đồng và hồ sơ chứng minh.
Sau khi rà soát, doanh nghiệp được cung cấp danh sách vấn đề, mức độ rủi ro và phương án hoàn thiện hồ sơ.
Giải trình số liệu khi cơ quan thuế yêu cầu
Khi doanh nghiệp nhận được thông báo yêu cầu cung cấp thông tin, đơn vị kế toán hỗ trợ tập hợp hồ sơ, đối chiếu số liệu và xây dựng nội dung giải trình.
Hồ sơ giải trình có thể gồm:
Bảng đối chiếu doanh thu.
Hồ sơ thanh toán.
Doanh nghiệp không nên đưa ra lý do chung chung hoặc điều chỉnh số liệu mà không có căn cứ.
Cung cấp báo cáo quản trị cho chủ doanh nghiệp
Ngoài báo cáo phục vụ cơ quan quản lý, dịch vụ kế toán có thể cung cấp báo cáo quản trị theo nhu cầu của chủ doanh nghiệp.
Doanh thu theo kênh bán.
Nhờ đó, chủ doanh nghiệp không chỉ biết tổng doanh thu mà còn xác định được mặt hàng nào có lãi, khách hàng nào thanh toán chậm và khoản chi phí nào đang làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Quy trình triển khai dịch vụ kế toán
Một quy trình dịch vụ rõ ràng giúp doanh nghiệp và đơn vị kế toán xác định trách nhiệm của từng bên, thời hạn cung cấp chứng từ và phương thức xử lý sai sót.
Bước 1: Khảo sát mô hình kinh doanh và hệ thống bán hàng
Bước 3: Rà soát hóa đơn, tồn kho, công nợ và nghĩa vụ thuế
Đơn vị dịch vụ cập nhật chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ và lập hồ sơ thuế theo thời hạn.
Báo cáo có thể bao gồm:
Giá trị quan trọng hơn là giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót sớm, tổ chức lại quy trình và xây dựng hệ thống dữ liệu có thể kiểm tra, đối chiếu và giải trình khi cần thiết.
“Kho giải đáp nhanh” – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán công ty thương mại
Công ty thương mại mới thành lập cần làm những công việc kế toán nào?
Ngay sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty thương mại cần thực hiện đồng thời nhiều công việc về kế toán và thuế.
Những công việc cơ bản thường bao gồm:
Xác định phương pháp kê khai thuế phù hợp.
Theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
Nếu mỗi bộ phận sử dụng một cách đặt tên hàng hóa khác nhau, doanh nghiệp sẽ rất khó đối chiếu số lượng tồn kho và xác định chính xác giá vốn.
Công ty chưa phát sinh doanh thu có phải kê khai thuế không?
Công ty chưa phát sinh doanh thu vẫn có thể phải thực hiện một số nghĩa vụ kê khai và báo cáo theo quy định.
Trong giai đoạn chưa có doanh thu, doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh các khoản như:
Chi phí mua hàng hóa ban đầu.
Nếu công ty bỏ kê khai vì nghĩ rằng chưa có doanh thu thì vẫn có thể bị xác định là chậm nộp hồ sơ khai thuế hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo.
Hàng mua không có hóa đơn có được ghi nhận chi phí không?
Hàng hóa mua vào không có hóa đơn hợp pháp là một trong những rủi ro lớn đối với công ty thương mại.
Ngoài rủi ro về chi phí, hàng mua không có hóa đơn còn khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi:
Xác định giá vốn hàng bán.
Giải trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý thị trường kiểm tra.
Đây là hành vi có rủi ro cao và có thể dẫn đến truy thu thuế, xử phạt hoặc bị xem xét trách nhiệm nghiêm trọng hơn.
Bán hàng qua sàn thương mại điện tử hạch toán thế nào?
Khi bán hàng qua các sàn thương mại điện tử, công ty thương mại cần theo dõi đầy đủ doanh thu, phí sàn, phí quảng cáo, phí vận chuyển, khoản giảm giá, hàng hoàn và số tiền thực tế được sàn chuyển về.
Sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bằng số tiền thực nhận từ sàn.
Doanh thu bán hàng.
Nếu các nguồn dữ liệu không khớp nhau, doanh thu kê khai có thể bị thiếu hoặc bị ghi nhận trùng.
Chi phí vận chuyển hàng hóa được đưa vào giá vốn hay chi phí bán hàng?
Việc ghi nhận chi phí vận chuyển phụ thuộc vào mục đích và thời điểm phát sinh chi phí.
Chi phí vận chuyển hàng mua từ nhà cung cấp về kho thường được xem xét tính vào trị giá hàng nhập kho.
Giao hàng từ kho đến người mua: thường là chi phí bán hàng.
Nếu cùng một loại chi phí nhưng lúc ghi vào giá vốn, lúc ghi vào chi phí bán hàng thì số liệu lợi nhuận theo từng tháng có thể bị biến động không hợp lý.
Hàng tồn kho bị hư hỏng phải xử lý ra sao?
Hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn, mất phẩm chất hoặc không còn khả năng tiêu thụ cần được kiểm tra, lập hồ sơ và xử lý kịp thời. Doanh nghiệp không nên chỉ xóa số lượng trên phần mềm mà không có chứng từ đi kèm.
Nguyên nhân hư hỏng.
Việc xử lý đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp giải trình được lý do chênh lệch tồn kho và có cơ sở ghi nhận khoản tổn thất phù hợp.
Công ty có nhiều kho có cần theo dõi riêng từng kho không?
Công ty có nhiều kho nên theo dõi riêng số lượng hàng hóa tại từng địa điểm.
Hệ thống quản lý cần thể hiện ít nhất:
Hàng đang đi đường.
Mỗi lần chuyển hàng từ kho này sang kho khác cần có chứng từ điều chuyển.
Việc kiểm kê thực tế cũng nên được thực hiện định kỳ để phát hiện sớm tình trạng mất hàng, ghi nhận sai hoặc hàng đã bán nhưng chưa xuất kho trên hệ thống.
Thuê dịch vụ kế toán có cần bàn giao hóa đơn bản giấy không?
Trong điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, phần lớn dữ liệu hóa đơn có thể được bàn giao dưới dạng điện tử.
Tùy từng loại nghiệp vụ, hồ sơ bàn giao có thể bao gồm:
Biên bản đối chiếu công nợ.
Đơn vị dịch vụ kế toán có thể nhận bản scan để xử lý số liệu, nhưng doanh nghiệp nên thống nhất rõ bên nào quản lý bản gốc và cách thức cung cấp khi cần kiểm tra.
Doanh nghiệp có được thay đổi đơn vị kế toán giữa năm không?
Doanh nghiệp có thể thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trong năm. Tuy nhiên, việc chuyển đổi cần được thực hiện có kế hoạch để tránh thất lạc hồ sơ hoặc đứt quãng dữ liệu.
Sổ chi tiết công nợ.
Sổ chi tiết hàng tồn kho.
Hồ sơ kê khai thuế đã nộp.
Nếu nhận dữ liệu mà không kiểm tra, sai sót của giai đoạn trước có thể tiếp tục kéo dài sang các kỳ sau.
Phí dịch vụ kế toán công ty thương mại được xác định theo tiêu chí nào?
Phí dịch vụ kế toán không chỉ phụ thuộc vào số lượng hóa đơn. Đối với công ty thương mại, khối lượng công việc còn liên quan trực tiếp đến số lượng mặt hàng, số kho, số kênh bán hàng và mức độ phức tạp của giao dịch.
Các tiêu chí thường được sử dụng để xác định mức phí gồm:
Số tài khoản ngân hàng.
Phạm vi công việc, số lượng chứng từ và các khoản phí phát sinh cần được quy định rõ trong hợp đồng.
“Từ sổ sách đến quyết định” – Giá trị cuối cùng của dịch vụ kế toán thương mại
Giúp doanh nghiệp biết chính xác hàng đang nằm ở đâu
Hàng hóa của công ty thương mại có thể nằm tại nhiều địa điểm khác nhau như:
Kho chính.
Đơn vị vận chuyển.
Hàng đang đi đường.
Hàng khách trả lại.
Hàng chờ kiểm định.
Hàng hư hỏng chờ xử lý.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết từng mặt hàng đang còn bao nhiêu, nằm ở kho nào, đã được đặt bán hay chưa và có nguy cơ tồn kho kéo dài hay không.
Kiểm soát doanh thu và lợi nhuận theo từng nhóm sản phẩm
Doanh thu tăng không đồng nghĩa với lợi nhuận tăng. Một số mặt hàng có doanh số cao nhưng tỷ lệ lợi nhuận thấp, chi phí vận chuyển lớn hoặc thường xuyên phải giảm giá.
Kế toán cần phân tích doanh thu và lợi nhuận theo nhiều chiều như:
Theo nhân viên kinh doanh.
Đây là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh giá bán, mức chiết khấu, chính sách hoa hồng và kế hoạch nhập hàng.
Phát hiện sớm công nợ khó thu và dòng tiền thiếu hụt
Công ty thương mại có thể ghi nhận lợi nhuận nhưng vẫn thiếu tiền nếu khách hàng thanh toán chậm hoặc vốn bị giữ trong hàng tồn kho.
Dịch vụ kế toán cần theo dõi:
Số tiền phải thu của từng khách hàng.
Lịch sử thanh toán.
Số tiền phải trả nhà cung cấp.
Báo cáo này giúp doanh nghiệp biết thời điểm nào có nguy cơ thiếu tiền để thanh toán tiền hàng, tiền lương, thuế hoặc các khoản vay.
Hạn chế sai sót về hóa đơn và kê khai thuế
Hoạt động thương mại thường phát sinh số lượng lớn hóa đơn và giao dịch. Nếu không kiểm tra thường xuyên, doanh nghiệp dễ gặp các sai sót như:
Kê khai thiếu doanh thu.
Không theo dõi hóa đơn điều chỉnh.
Không đối chiếu hóa đơn với hàng xuất kho.
Việc phát hiện sai sót sớm giúp doanh nghiệp có thời gian điều chỉnh, bổ sung hồ sơ và hạn chế nguy cơ bị truy thu hoặc xử phạt.
Chuẩn bị sẵn hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra
Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp thường phải giải trình mối liên hệ giữa hóa đơn, hợp đồng, dòng tiền và hàng hóa thực tế.
Một bộ hồ sơ đầy đủ có thể bao gồm:
Hợp đồng mua bán.
Hóa đơn điện tử.
Chứng từ thanh toán.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Điều này giúp giảm áp lực trong các đợt kiểm tra và hạn chế tình trạng phải tìm lại chứng từ của nhiều năm trước.
Cung cấp dữ liệu để doanh nghiệp quyết định nhập hàng, điều chỉnh giá và mở rộng thị trường
Kế toán quản trị giúp biến dữ liệu đã phát sinh thành thông tin phục vụ quyết định kinh doanh.
Thông qua các báo cáo, doanh nghiệp có thể xác định:
Mặt hàng nào bán nhanh.
Mặt hàng nào tồn kho lâu.
Nhóm khách hàng nào mang lại doanh thu ổn định.
Tương tự, một mặt hàng có biên lợi nhuận tốt nhưng bán chậm và chiếm nhiều diện tích kho chưa chắc hiệu quả hơn mặt hàng có biên lợi nhuận thấp nhưng quay vòng nhanh.
Dịch vụ kế toán công ty thương mại không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ kế toán và thuế mà còn là giải pháp quản trị tài chính hiệu quả trong quá trình phát triển lâu dài. Với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc chuyên nghiệp và khả năng cập nhật kịp thời các quy định pháp luật mới, dịch vụ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín là bước đầu tư mang lại giá trị bền vững, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hiệu quả hoạt động cho công ty thương mại.
