Dịch vụ kế toán Lazada là giải pháp hỗ trợ người bán quản lý toàn diện hoạt động tài chính trên sàn thương mại điện tử, từ theo dõi doanh thu, phí sàn, phí vận chuyển, chi phí quảng cáo, hàng hoàn trả, công nợ đến kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Với đặc thù kinh doanh trực tuyến có số lượng đơn hàng lớn, nhiều chương trình ưu đãi và quy trình đối soát phức tạp, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp người bán kiểm soát dòng tiền, hạch toán chính xác và hạn chế rủi ro về thuế.
Một ngày kinh doanh của Lazada: tiền vào từ đâu, tiền đi về đâu?
Kinh doanh trên Lazada không chỉ là đăng sản phẩm, nhận đơn và chờ tiền sàn chuyển về. Trong một ngày vận hành, người bán có thể phát sinh đồng thời tiền bán hàng, phí vận chuyển, mã giảm giá, trợ giá từ nền tảng, phí quảng cáo, phí thanh toán, chi phí đóng gói, chi phí nhập hàng và các khoản hoàn trả liên quan đến đơn bị hủy hoặc khách trả lại. Nếu chỉ nhìn doanh số hiển thị trên gian hàng, chủ doanh nghiệp rất dễ hiểu nhầm rằng doanh thu tăng đồng nghĩa với lợi nhuận tăng.
Muốn quản lý tài chính Lazada đúng, doanh nghiệp cần nhìn toàn bộ hành trình của một đơn hàng. Hành trình này bắt đầu từ thời điểm khách đặt mua, tiếp tục qua quá trình xác nhận, đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển, giao hàng thành công, kết thúc thời gian đối soát và cuối cùng là lúc tiền thực tế được chuyển về tài khoản. Ở mỗi bước đều có thể phát sinh khoản thu, khoản trừ hoặc điều chỉnh làm thay đổi số tiền doanh nghiệp thực nhận.
Các nguồn tiền chính của Lazada hình thành như thế nào?
Nguồn tiền cơ bản nhất của người bán trên Lazada là tiền bán sản phẩm. Khoản tiền này được hình thành từ giá bán của từng mặt hàng sau khi áp dụng các chương trình giảm giá mà người bán chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, số tiền khách thanh toán không phải lúc nào cũng bằng số tiền được ghi nhận là doanh thu thuần, bởi trong giao dịch còn có thể xuất hiện phí vận chuyển, mã giảm giá của sàn, mã giảm giá của nhà bán hàng, xu thưởng, trợ giá từ chiến dịch hoặc các khoản hỗ trợ khác.
Ngoài tiền bán hàng trực tiếp, người bán còn có thể nhận tiền từ các chương trình khuyến mại do nền tảng đồng tài trợ. Trong một số chiến dịch, Lazada có thể hỗ trợ một phần giá trị giảm cho khách, hỗ trợ phí vận chuyển hoặc hoàn lại một phần chi phí quảng cáo theo điều kiện của chương trình. Những khoản này cần được theo dõi riêng để xác định rõ phần giảm giá nào do doanh nghiệp chịu và phần nào do nền tảng bù lại.
Một số gian hàng còn phát sinh doanh thu từ bán kèm, bán theo combo, bán sản phẩm phụ trợ hoặc nhận đơn thông qua hoạt động livestream. Dù các khoản tiền đều có thể được tổng hợp trong báo cáo của sàn, doanh nghiệp vẫn nên phân loại theo từng nguồn để đánh giá kênh nào tạo doanh thu tốt và kênh nào chỉ tạo doanh số nhưng lợi nhuận thấp.
Trong Lazada, khoản nào là tiền của doanh nghiệp và khoản nào chỉ nhận hoặc chi hộ?
Tiền bán sản phẩm thuộc về doanh nghiệp khi giao dịch đã đáp ứng điều kiện ghi nhận doanh thu, chẳng hạn hàng đã được giao thành công, người mua đã chấp nhận và khả năng hoàn trả không còn đáng kể theo chính sách quản lý của doanh nghiệp. Ngược lại, những khoản khách thanh toán nhưng sau đó phải chuyển cho bên khác hoặc có khả năng bị hoàn lại không nên được xem toàn bộ là doanh thu.
Phí vận chuyển là một ví dụ điển hình. Trong nhiều đơn hàng, khách có thể trả một phần phí vận chuyển, nền tảng hỗ trợ một phần và người bán chịu phần còn lại. Số tiền vận chuyển hiển thị trên đơn không mặc nhiên là doanh thu của người bán. Doanh nghiệp cần căn cứ vào báo cáo đối soát để xác định khoản nào được nhận, khoản nào bị khấu trừ và khoản nào chỉ đi qua hệ thống thanh toán của sàn.
Các khoản thu hộ, chi hộ, tiền thu hộ khi giao hàng, tiền bồi hoàn từ đơn vị vận chuyển hoặc khoản nền tảng tạm giữ cũng phải được tách khỏi doanh thu bán hàng. Khi chưa đủ cơ sở xác định quyền sở hữu đối với khoản tiền, doanh nghiệp nên theo dõi như một khoản phải thu, phải trả hoặc khoản chờ đối soát. Cách làm này giúp tránh tình trạng doanh thu bị ghi nhận cao hơn thực tế và lợi nhuận bị sai lệch.
Vì sao cùng doanh thu nhưng mỗi đơn hàng/kênh bán của Lazada có thể lời khác nhau?
Hai đơn hàng có cùng giá bán nhưng mức lợi nhuận có thể hoàn toàn khác nhau. Một đơn được khách tìm thấy tự nhiên có thể không tốn nhiều chi phí quảng cáo, trong khi đơn còn lại phát sinh từ quảng cáo tài trợ và phải chịu chi phí trên mỗi lượt nhấp. Nếu đơn hàng quảng cáo còn áp dụng mã giảm giá của nhà bán hàng, miễn phí vận chuyển và tham gia chương trình trợ giá sâu, lợi nhuận sau cùng có thể rất thấp.
Sự khác biệt còn đến từ giá vốn của từng lô hàng. Cùng một sản phẩm nhưng doanh nghiệp có thể nhập ở nhiều thời điểm với giá khác nhau, được hưởng mức chiết khấu khác nhau hoặc chịu chi phí vận chuyển đầu vào khác nhau. Nếu chỉ dùng một mức giá vốn ước tính chung, doanh nghiệp khó đánh giá đúng hiệu quả của từng nhóm sản phẩm.
Kênh bán cũng làm thay đổi chi phí. Đơn phát sinh từ gian hàng thông thường, LazLive, quảng cáo tài trợ hoặc campaign của sàn có thể chịu cơ cấu chi phí khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh doanh thu mà cần tính lãi sau giá vốn, phí nền tảng, phí thanh toán, quảng cáo, đóng gói, hoàn hàng và các khoản giảm giá do chính người bán tài trợ.
Đặc điểm thanh toán nào khiến Lazada dễ lệch số?
Lazada không chuyển tiền ngay tại thời điểm khách đặt hàng hoặc khi đơn vừa được giao. Tiền thường chỉ được xác nhận và chuyển về sau khi đơn hàng hoàn thành quy trình đối soát. Do đó, ngày phát sinh doanh thu, ngày giao hàng, ngày báo cáo hoàn tất và ngày tiền về ngân hàng có thể khác nhau.
Một khoản thanh toán từ sàn thường bao gồm nhiều đơn hàng và nhiều loại điều chỉnh. Trong cùng một kỳ chuyển tiền có thể có tiền bán hàng của đơn mới, tiền bù từ kỳ trước, khoản hoàn cho khách, phí quảng cáo, phí nền tảng, phí thanh toán và các điều chỉnh khác. Nếu kế toán chỉ nhìn số tiền ròng vào ngân hàng mà không đối chiếu báo cáo chi tiết, rất khó xác định khoản tiền đó liên quan đến những đơn hàng nào.
Sai lệch còn xuất hiện khi đơn hàng bị hoàn sau khi doanh nghiệp đã tạm ghi nhận doanh thu, hoặc khi phí được trừ ở kỳ khác với kỳ phát sinh đơn. Một số khoản hỗ trợ từ campaign cũng có thể được xác nhận muộn hơn thời điểm bán hàng. Vì vậy, dữ liệu Lazada phải được đối chiếu theo mã đơn, ngày hoàn thành, kỳ thanh toán và từng loại phí thay vì chỉ kiểm tra theo tổng doanh số.
Kiểm soát chi phí Lazada từ lúc phát sinh đến lúc thanh toán
Chi phí bán hàng trên Lazada phát sinh ở nhiều thời điểm khác nhau. Giá vốn xuất hiện khi hàng được bán, phí nền tảng được xác định theo giao dịch, quảng cáo có thể được trừ theo ngân sách hoặc kỳ thanh toán, còn chi phí hoàn hàng chỉ phát sinh khi đơn không hoàn tất. Muốn biết lợi nhuận thật, doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí theo đúng bản chất và gắn được chi phí với sản phẩm, đơn hàng hoặc chiến dịch liên quan.
Việc kiểm soát chi phí không nên bắt đầu khi tiền đã bị trừ khỏi tài khoản. Ngay từ lúc đăng ký campaign, thiết lập mã giảm giá, chạy quảng cáo hoặc quyết định miễn phí vận chuyển, doanh nghiệp đã phải ước tính tác động đến lợi nhuận. Sau đó, số liệu ước tính cần được so sánh với khoản phí thực tế trên báo cáo Lazada để phát hiện chênh lệch.
Lazada cần lưu ý giá vốn
Giá vốn là khoản chi lớn nhất đối với phần lớn người bán hàng hóa trên Lazada. Giá vốn không chỉ bao gồm giá mua sản phẩm từ nhà cung cấp mà còn có thể bao gồm chi phí vận chuyển hàng về kho, chi phí bốc xếp, kiểm định, tem nhãn hoặc các chi phí trực tiếp cần thiết để đưa hàng về trạng thái sẵn sàng bán.
Doanh nghiệp cần quản lý giá vốn theo từng mã sản phẩm và từng biến thể. Nếu một sản phẩm có nhiều kích thước, màu sắc hoặc cấu hình, giá vốn giữa các biến thể có thể khác nhau. Việc sử dụng một mức giá vốn chung dễ dẫn đến đánh giá sai mặt hàng nào đang có lợi nhuận tốt.
Đối với hàng nhập theo nhiều đợt, doanh nghiệp cần áp dụng nhất quán phương pháp tính giá xuất kho. Đồng thời, số lượng hàng bán trên Lazada phải được đối chiếu với số lượng xuất thực tế trong kho. Những đơn bị hoàn cần được kiểm tra tình trạng hàng hóa để xác định hàng có thể nhập kho bán lại hay phải ghi nhận hư hỏng, giảm giá trị.
Lazada cần lưu ý phí nền tảng
Phí nền tảng có thể được tính theo loại gian hàng, ngành hàng, chương trình tham gia và chính sách áp dụng tại từng thời điểm. Doanh nghiệp không nên sử dụng một tỷ lệ phí cố định cho tất cả sản phẩm hoặc mặc định rằng phí của mọi đơn hàng đều giống nhau.
Khi kiểm tra phí nền tảng, cần đối chiếu số tiền bị trừ với giá trị đơn hàng và điều kiện chương trình. Trường hợp phát hiện phí cao bất thường, doanh nghiệp phải kiểm tra xem sản phẩm có tham gia thêm chương trình đặc biệt, dịch vụ hỗ trợ bán hàng hoặc gói quyền lợi nào không.
Phí nền tảng nên được hạch toán và phân bổ theo đơn hàng hoặc ít nhất theo nhóm sản phẩm. Cách theo dõi này giúp doanh nghiệp nhận ra những ngành hàng có tỷ lệ phí cao, từ đó điều chỉnh giá bán, cơ cấu sản phẩm hoặc lựa chọn chương trình tham gia phù hợp.
Lazada cần lưu ý phí thanh toán
Phí thanh toán liên quan đến quá trình nền tảng tiếp nhận tiền từ người mua và chuyển tiền cho người bán. Khoản phí này có thể được tính trên giá trị giao dịch theo nguyên tắc của sàn. Nếu doanh nghiệp không tách riêng phí thanh toán, số tiền thực nhận sẽ thường xuyên thấp hơn số doanh thu được ghi nhận nhưng không rõ nguyên nhân.
Khi đối chiếu, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ sở tính phí, tỷ lệ áp dụng và những đơn hàng được đưa vào kỳ thanh toán. Đơn bị hủy trước khi hoàn tất, đơn hoàn hàng hoặc đơn có điều chỉnh có thể làm thay đổi khoản phí cuối cùng.
Phí thanh toán dù có giá trị nhỏ trên từng đơn nhưng khi cộng trên hàng nghìn đơn hàng sẽ trở thành khoản đáng kể. Vì vậy, chỉ tiêu này cần được tổng hợp theo tháng và so sánh với doanh thu để đánh giá tỷ lệ chi phí thanh toán có đang tăng bất thường hay không.
Lazada cần lưu ý quảng cáo
Quảng cáo giúp sản phẩm tăng khả năng hiển thị nhưng cũng có thể làm giảm mạnh lợi nhuận nếu không kiểm soát ngân sách. Doanh nghiệp cần theo dõi chi phí quảng cáo theo chiến dịch, sản phẩm, từ khóa và thời gian chạy thay vì chỉ nhìn tổng số tiền đã chi.
Một chiến dịch có doanh thu cao chưa chắc hiệu quả nếu phần lớn doanh thu đến từ sản phẩm biên lợi nhuận thấp. Doanh nghiệp cần tính lợi nhuận sau giá vốn, phí sàn, mã giảm giá và chi phí quảng cáo. Khi chi phí quảng cáo tăng nhanh hơn lợi nhuận, việc tiếp tục tăng ngân sách có thể làm doanh số đẹp hơn nhưng dòng tiền xấu đi.
Chi phí quảng cáo cũng cần được đối chiếu với báo cáo thanh toán của nền tảng. Trường hợp doanh nghiệp nạp ngân sách trước, khoản tiền nạp chưa sử dụng hết không nên ghi nhận toàn bộ là chi phí ngay. Phần đã tiêu dùng mới được xác định là chi phí quảng cáo trong kỳ, còn số dư tiếp tục được theo dõi để sử dụng ở kỳ sau.
Lazada cần lưu ý đóng gói/hoàn hàng
Chi phí đóng gói gồm thùng carton, túi đóng hàng, băng keo, vật liệu chống sốc, tem nhãn và công lao động đóng gói. Đây là khoản dễ bị bỏ qua vì giá trị từng đơn nhỏ. Tuy nhiên, với gian hàng có số lượng đơn lớn, tổng chi phí đóng gói có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.
Đơn hoàn hàng còn phát sinh thêm chi phí vận chuyển, kiểm tra sản phẩm, xử lý bao bì và giảm giá trị hàng hóa. Một số sản phẩm sau khi hoàn không thể bán lại với giá ban đầu do bao bì bị rách, thiếu phụ kiện hoặc có dấu hiệu đã qua sử dụng.
Doanh nghiệp cần phân biệt đơn hoàn còn nguyên vẹn, đơn phải bán giảm giá và đơn phải loại bỏ. Mỗi trường hợp có ảnh hưởng khác nhau đến tồn kho và giá vốn. Nếu toàn bộ hàng hoàn đều được nhập lại kho theo giá ban đầu mà không kiểm tra, giá trị hàng tồn kho có thể cao hơn thực tế.
Những khoản thu của Lazada dễ bị ghi thiếu hoặc ghi nhầm
Báo cáo doanh số trên Lazada có thể hiển thị nhiều cấu phần khác nhau. Nếu doanh nghiệp chỉ lấy tổng giá trị đơn hàng để ghi nhận doanh thu, số liệu sẽ dễ bị trùng hoặc bao gồm cả những khoản không thuộc doanh thu. Ngược lại, nếu chỉ lấy số tiền ròng sàn chuyển về ngân hàng, doanh thu sẽ bị ghi thiếu vì số tiền này đã bị trừ nhiều loại phí.
Cách quản lý phù hợp là tách từng khoản thu, xác định bản chất và đối chiếu với điều kiện của giao dịch. Mỗi loại doanh thu nên có mã theo dõi riêng để khi cần có thể truy ngược về đơn hàng, sản phẩm và kỳ thanh toán.
Lazada: theo dõi riêng tiền bán hàng
Tiền bán hàng là giá trị sản phẩm doanh nghiệp cung cấp cho người mua. Khoản này cần được theo dõi theo giá bán thực tế sau phần giảm giá mà doanh nghiệp chịu, không nên mặc định lấy giá niêm yết.
Doanh nghiệp cần liên kết tiền bán hàng với mã đơn, mã sản phẩm, số lượng và thời điểm đơn hoàn thành. Khi đơn bị hoàn hoặc hủy sau khi đã ghi nhận, phải có bút toán hoặc bước điều chỉnh tương ứng. Việc giữ nguyên doanh thu của đơn đã hoàn sẽ làm doanh thu và lợi nhuận bị tăng sai.
Đối với đơn có nhiều sản phẩm, doanh thu nên được phân bổ cho từng mặt hàng. Cách làm này giúp đánh giá chính xác sản phẩm nào bán tốt, sản phẩm nào có tỷ lệ hoàn cao và sản phẩm nào tạo lợi nhuận thực tế.
Lazada: theo dõi riêng phí vận chuyển khách trả
Khoản phí vận chuyển khách trả cần được kiểm tra theo báo cáo chi tiết của sàn. Không phải toàn bộ số tiền này đều được chuyển cho người bán, bởi nền tảng hoặc đơn vị vận chuyển có thể trực tiếp quản lý việc thu và thanh toán phí giao hàng.
Trường hợp doanh nghiệp thực sự được hưởng khoản phí vận chuyển hoặc tự tổ chức giao hàng, khoản thu này cần được ghi nhận riêng với chi phí vận chuyển tương ứng. Trường hợp doanh nghiệp chỉ thu hộ rồi trả cho đơn vị vận chuyển, khoản tiền không nên được đưa toàn bộ vào doanh thu.
Việc tách phí vận chuyển giúp doanh nghiệp nhìn rõ chi phí giao hàng đang được khách, nền tảng và người bán chia sẻ như thế nào. Đây cũng là cơ sở để quyết định có nên tiếp tục trợ giá vận chuyển cho một số nhóm sản phẩm hay khu vực nhất định.
Lazada: theo dõi riêng doanh thu từ chương trình khuyến mãi
Trong các chương trình khuyến mãi, phần giảm giá có thể do người bán chịu, Lazada hỗ trợ hoặc hai bên cùng tài trợ. Nếu không tách rõ nguồn tài trợ, doanh nghiệp dễ ghi nhận doanh thu thấp hơn hoặc cao hơn thực tế.
Phần giảm giá do người bán chịu thường làm giảm doanh thu hoặc được theo dõi như một khoản chiết khấu bán hàng tùy cách tổ chức sổ sách. Phần nền tảng tài trợ cần được đối chiếu với báo cáo hỗ trợ để xác định doanh nghiệp có thực sự được nhận khoản bù hay không.
Doanh nghiệp không nên ghi nhận khoản hỗ trợ chỉ dựa trên thông tin dự kiến khi đăng ký campaign. Chỉ khi đáp ứng đủ điều kiện và có dữ liệu xác nhận, khoản tiền mới nên được đưa vào theo dõi chính thức. Điều này giúp tránh tình trạng lợi nhuận dự kiến cao nhưng tiền hỗ trợ thực nhận thấp hơn kế hoạch.
Lazada: theo dõi riêng khoản hỗ trợ từ nền tảng
Khoản hỗ trợ từ nền tảng có thể liên quan đến trợ giá, phí vận chuyển, quảng cáo, bồi hoàn hoặc chương trình dành cho nhà bán hàng. Mỗi khoản có mục đích và điều kiện khác nhau nên không nên gộp chung vào tiền bán hàng.
Doanh nghiệp cần lưu thông báo chương trình, điều kiện áp dụng, danh sách đơn đủ tiêu chuẩn và báo cáo khoản hỗ trợ thực nhận. Khi khoản hỗ trợ được chuyển ở kỳ sau, kế toán cần theo dõi khoản còn phải thu để tránh bỏ sót.
Việc tách riêng khoản hỗ trợ còn giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh trong điều kiện bình thường. Nếu lợi nhuận chỉ dương nhờ nền tảng trợ giá trong thời gian ngắn, doanh nghiệp phải thận trọng trước khi mở rộng quy mô hoặc tăng tồn kho.
Lazada: theo dõi riêng doanh thu bán kèm
Bán kèm thường được sử dụng để tăng giá trị trung bình của đơn hàng. Tuy nhiên, sản phẩm bán kèm có thể được giảm giá sâu, tặng kèm hoặc áp dụng mức giá đặc biệt khi mua cùng sản phẩm chính.
Doanh nghiệp cần xác định sản phẩm bán kèm là hàng bán có thu tiền, hàng khuyến mại hay một phần của combo. Cách xác định này ảnh hưởng đến doanh thu, giá vốn và quản lý tồn kho.
Nếu sản phẩm tặng kèm không được xuất khỏi hệ thống kho, số lượng tồn sẽ bị sai. Nếu toàn bộ giá trị combo chỉ được ghi nhận cho sản phẩm chính, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá lợi nhuận của từng mặt hàng. Vì vậy, giá bán combo nên được phân bổ hợp lý cho các sản phẩm có trong đơn.
Khách trả tiền qua nhiều nơi, Lazada nên gom dữ liệu thế nào?
Dữ liệu kinh doanh Lazada có thể nằm ở báo cáo đơn hàng, báo cáo tài chính, báo cáo thanh toán, báo cáo quảng cáo, báo cáo campaign và sao kê ngân hàng. Mỗi báo cáo phục vụ một mục đích khác nhau nên số tổng có thể không giống nhau tại cùng một thời điểm.
Doanh nghiệp cần xây dựng một nguồn dữ liệu trung tâm, trong đó mã đơn hàng là điểm kết nối chính. Mỗi đơn cần thể hiện giá bán, giảm giá, hỗ trợ của sàn, phí phát sinh, trạng thái giao hàng, trạng thái hoàn trả, kỳ thanh toán và số tiền thực nhận. Khi dữ liệu được nối theo cùng một mã, việc tìm nguyên nhân chênh lệch sẽ nhanh hơn nhiều.
Kiểm tra tiền Lazada nhận từ gian hàng Lazada
Tiền từ gian hàng Lazada là nguồn thu chính và cần được đối chiếu thường xuyên. Doanh nghiệp nên kiểm tra số đơn hoàn thành, doanh thu sản phẩm, các khoản giảm giá, phí bị trừ và số tiền ròng được chuyển trong từng kỳ.
Số tiền từ gian hàng không nên được kiểm tra bằng cách lấy doanh số trừ một tỷ lệ phí ước tính. Mỗi đơn có thể chịu mức phí và chương trình khác nhau. Do đó, số liệu phải dựa trên báo cáo chi tiết thay vì dựa trên dự đoán.
Khi tiền về ngân hàng, doanh nghiệp cần xác định mã kỳ thanh toán tương ứng. Sau đó, tổng số tiền trên báo cáo phải khớp với số tiền thực tế trên sao kê. Nếu không khớp, cần kiểm tra khoản giữ lại, khoản điều chỉnh, phí ngân hàng hoặc giao dịch đang chờ xử lý.
Kiểm tra tiền Lazada nhận từ LazLive
LazLive có thể tạo đơn hàng thông qua hoạt động livestream, giới thiệu sản phẩm trực tiếp và áp dụng ưu đãi riêng. Doanh nghiệp nên gắn mã chiến dịch hoặc dấu hiệu nhận biết cho đơn phát sinh từ LazLive để đánh giá hiệu quả.
Doanh thu từ livestream cần được so sánh với chi phí tổ chức, nhân sự, thiết bị, mã giảm giá và quảng cáo kéo người xem. Một buổi livestream có doanh số lớn nhưng sử dụng quá nhiều voucher và chi phí vận hành cao có thể không mang lại lợi nhuận tương xứng.
Dữ liệu LazLive cần được nối với báo cáo đơn hàng chính thức. Số đơn được tạo trong buổi phát sóng không đồng nghĩa với số đơn giao thành công. Doanh nghiệp chỉ nên đánh giá kết quả cuối cùng sau khi đã trừ đơn hủy, đơn hoàn và toàn bộ chi phí liên quan.
Kiểm tra tiền Lazada nhận từ quảng cáo tài trợ
Quảng cáo tài trợ không phải lúc nào cũng tạo ra một khoản tiền riêng chuyển về. Thông thường, quảng cáo tạo đơn hàng và doanh thu được thanh toán cùng nguồn tiền bán hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đánh dấu các đơn phát sinh từ quảng cáo để phân tích riêng.
Khi kiểm tra, cần so sánh doanh thu được nền tảng ghi nhận cho quảng cáo với doanh thu thực tế của các đơn đã hoàn thành. Các đơn bị hủy hoặc hoàn có thể vẫn từng được ghi nhận trong báo cáo hiệu suất ban đầu, làm cho kết quả quảng cáo có vẻ tốt hơn thực tế.
Doanh nghiệp nên đánh giá lợi nhuận sau quảng cáo thay vì chỉ nhìn tỷ lệ doanh thu trên chi phí quảng cáo. Sản phẩm có tỷ lệ chuyển đổi cao nhưng biên lợi nhuận thấp vẫn có thể gây lỗ khi tăng ngân sách.
Kiểm tra tiền Lazada nhận từ campaign của sàn
Campaign của sàn có thể tạo ra lượng đơn lớn trong thời gian ngắn. Các chương trình này thường đi kèm điều kiện về giá bán, voucher, tồn kho, thời gian giao hàng và mức độ tham gia của người bán.
Doanh nghiệp cần lập dữ liệu riêng cho từng campaign, bao gồm doanh thu, số đơn thành công, số đơn hoàn, phần giảm giá do người bán chịu, phần được nền tảng hỗ trợ và chi phí quảng cáo liên quan. Không nên gộp campaign với hoạt động bán hàng thông thường vì cơ cấu lợi nhuận thường khác nhau.
Sau khi campaign kết thúc, số liệu cần được tiếp tục theo dõi đến khi hoàn tất đối soát. Nếu chỉ tổng kết ngay sau ngày bán, doanh nghiệp chưa tính được các đơn hoàn muộn, khoản phí trừ sau hoặc phần hỗ trợ được thanh toán ở kỳ tiếp theo.
Khi doanh thu tăng nhanh, Lazada thường vướng ở đâu?
Doanh thu tăng nhanh thường kéo theo số đơn lớn, nhiều giao dịch điều chỉnh và áp lực xử lý dữ liệu cao hơn. Khi còn ít đơn, người bán có thể kiểm tra thủ công bằng bảng tính đơn giản. Khi số lượng đơn tăng, cách làm này dễ dẫn đến bỏ sót đơn hoàn, trùng doanh thu, sai tồn kho hoặc không xác định được phí bị trừ.
Khó khăn lớn nhất không nằm ở việc thiếu dữ liệu mà nằm ở việc dữ liệu phân tán và thay đổi theo trạng thái đơn hàng. Doanh nghiệp cần có quy trình cập nhật định kỳ, phân quyền người phụ trách và thời điểm chốt số liệu rõ ràng.
Lazada: cách xử lý khi campaign giảm giá sâu
Trước khi tham gia campaign giảm giá sâu, doanh nghiệp cần tính mức giá thấp nhất vẫn bảo đảm mục tiêu lợi nhuận hoặc mục tiêu thu hồi vốn. Mức giá này phải tính đủ giá vốn, phí nền tảng, phí thanh toán, quảng cáo, đóng gói và phần vận chuyển do người bán chịu.
Nếu campaign được sử dụng để giải phóng hàng tồn, doanh nghiệp có thể chấp nhận biên lợi nhuận thấp hơn. Tuy nhiên, quyết định này phải dựa trên mục tiêu rõ ràng, không nên giảm giá chỉ để tăng doanh số hiển thị.
Sau campaign, doanh nghiệp cần so sánh kế hoạch với kết quả thực tế. Nếu số đơn tăng nhưng lợi nhuận giảm mạnh, tỷ lệ hoàn cao hoặc dòng tiền bị chậm, cần điều chỉnh điều kiện tham gia ở những chương trình tiếp theo.
Lazada: cách xử lý khi phí trừ theo từng kỳ
Một số khoản phí có thể được trừ theo kỳ thanh toán thay vì xuất hiện ngay tại thời điểm đơn hàng hoàn tất. Điều này làm cho doanh thu và chi phí không nằm cùng một thời điểm, gây khó khăn khi tính lợi nhuận tháng.
Doanh nghiệp cần xác định kỳ phát sinh thực tế của chi phí. Dù tiền bị trừ ở kỳ sau, khoản phí liên quan đến đơn hàng của kỳ trước vẫn nên được phân bổ về đúng kỳ để phản ánh lợi nhuận chính xác hơn.
Cần duy trì tài khoản hoặc bảng theo dõi phí chờ xác nhận. Khi báo cáo chính thức được phát hành, số ước tính được điều chỉnh theo số thực tế. Cách này giúp chủ doanh nghiệp không bị bất ngờ khi một kỳ thanh toán có số tiền thực nhận thấp do sàn trừ phí của nhiều kỳ trước.
Lazada: cách xử lý khi hoàn hủy
Đơn hủy trước khi giao thường chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra xem đã phát sinh chi phí đóng gói, quảng cáo hoặc vận hành hay chưa. Những chi phí này vẫn ảnh hưởng đến lợi nhuận dù đơn hàng không thành công.
Đối với đơn hoàn sau khi giao, cần điều chỉnh doanh thu, khoản phải thu và hàng tồn kho. Đồng thời phải xác định phí vận chuyển hoàn, tình trạng sản phẩm và khả năng bán lại.
Doanh nghiệp nên phân loại nguyên nhân hoàn hủy như khách đổi ý, giao chậm, sản phẩm lỗi, sai mô tả, đóng gói kém hoặc giao sai hàng. Dữ liệu nguyên nhân giúp doanh nghiệp xử lý gốc rễ thay vì chỉ thực hiện điều chỉnh kế toán sau khi tổn thất đã xảy ra.
Lazada: cách xử lý khi tiền về khác ngày giao hàng
Việc tiền về sau ngày giao hàng là đặc điểm bình thường của mô hình bán qua sàn. Doanh nghiệp không nên ghi doanh thu chỉ dựa trên ngày nhận tiền, bởi cách này sẽ làm doanh thu giữa các tháng bị lệch khi kỳ thanh toán kéo dài qua tháng sau.
Khi đơn đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng tiền chưa về, doanh nghiệp cần theo dõi khoản phải thu từ Lazada. Khi sàn chuyển tiền, khoản phải thu được giảm và tiền ngân hàng tăng lên.
Số dư phải thu cuối tháng phải được đối chiếu với danh sách đơn đã hoàn thành nhưng chưa nằm trong kỳ thanh toán. Nếu số dư tồn tại quá lâu, cần kiểm tra xem đơn đang bị giữ tiền, tranh chấp, hoàn trả hay thiếu điều kiện đối soát.
Lazada: cách xử lý khi nhiều mã giảm giá
Một đơn hàng có thể đồng thời sử dụng mã giảm giá của sàn, mã của nhà bán hàng, ưu đãi campaign, xu hoặc hỗ trợ phí vận chuyển. Nếu chỉ nhìn tổng tiền khách thanh toán, doanh nghiệp không biết mình đã chịu bao nhiêu chi phí khuyến mại.
Mỗi loại mã cần được tách theo bên tài trợ. Phần do nhà bán hàng chịu ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu hoặc chi phí bán hàng. Phần do sàn tài trợ cần được theo dõi như khoản hỗ trợ nếu doanh nghiệp có quyền nhận.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra trường hợp mã giảm giá được phân bổ cho nhiều sản phẩm trong cùng đơn. Việc phân bổ phải hợp lý để tính đúng doanh thu và lợi nhuận của từng sản phẩm, tránh tình trạng toàn bộ mức giảm bị gắn vào một mặt hàng.
Sắp xếp giấy tờ Lazada theo cách người không làm kế toán vẫn hiểu
Hồ sơ Lazada nên được tổ chức theo tháng và theo nhóm dữ liệu rõ ràng. Mỗi kỳ cần có báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, báo cáo phí, dữ liệu hoàn hủy, hóa đơn đầu vào và sao kê ngân hàng. Tên tệp nên thể hiện thời gian, loại báo cáo và kỳ đối soát để người quản lý có thể tìm lại nhanh chóng.
Ngoài việc lưu tệp gốc, doanh nghiệp cần có bảng tổng hợp kết nối các nguồn dữ liệu. Người không làm kế toán vẫn có thể hiểu nếu báo cáo thể hiện rõ doanh số, giảm giá, phí, tiền thực nhận, đơn hoàn và lợi nhuận sau cùng.
Hồ sơ Lazada: lưu và đối chiếu báo cáo đơn hàng
Báo cáo đơn hàng là dữ liệu nền tảng để xác định số lượng hàng bán, doanh thu và trạng thái giao dịch. Doanh nghiệp nên tải báo cáo định kỳ và giữ nguyên tệp gốc để bảo đảm khả năng kiểm tra về sau.
Mỗi đơn cần có mã đơn, ngày đặt, ngày giao, trạng thái, sản phẩm, số lượng, giá bán, giảm giá và thông tin thanh toán. Khi trạng thái đơn thay đổi, dữ liệu phải được cập nhật đến thời điểm chốt kỳ.
Báo cáo đơn hàng cũng phải được đối chiếu với dữ liệu kho. Số lượng sản phẩm giao thành công, bị hoàn và hủy sau đóng gói phải phản ánh đúng biến động hàng hóa.
Hồ sơ Lazada: lưu và đối chiếu sao kê tiền về
Sao kê ngân hàng chứng minh số tiền thực tế Lazada đã chuyển cho doanh nghiệp. Mỗi giao dịch tiền về cần được gắn với kỳ thanh toán tương ứng.
Không nên ghi nhận toàn bộ số tiền chuyển về là doanh thu. Đây là số ròng sau khi cộng tiền bán hàng, khoản hỗ trợ và trừ các loại phí, hoàn trả hoặc điều chỉnh. Kế toán cần dùng báo cáo đối soát để bóc tách từng thành phần.
Nếu một giao dịch ngân hàng không khớp với báo cáo, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung chuyển khoản, thời gian ngân hàng ghi nhận và các khoản phí liên quan. Chênh lệch phải được xử lý ngay thay vì để dồn qua nhiều tháng.
Hồ sơ Lazada: lưu và đối chiếu hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào bao gồm hóa đơn mua hàng, bao bì, vận chuyển, quảng cáo, phần mềm, kho bãi và các chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh. Chứng từ phải thể hiện đúng thông tin doanh nghiệp và phù hợp với giao dịch thực tế.
Hóa đơn mua hàng cần được đối chiếu với phiếu nhập kho, số lượng tồn và sản phẩm bán trên Lazada. Nếu hàng đã bán nhưng thiếu hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh giá vốn và nguồn gốc hàng hóa.
Đối với phí do nền tảng cung cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra chứng từ hoặc hóa đơn tương ứng theo từng kỳ. Số trên hóa đơn phải được đối chiếu với báo cáo phí để phát hiện khoản thiếu hoặc chênh lệch.
Hồ sơ Lazada: lưu và đối chiếu báo cáo phí nền tảng
Báo cáo phí cần được lưu theo từng kỳ thanh toán và từng nhóm phí. Doanh nghiệp nên giữ dữ liệu chi tiết đến cấp đơn hàng để có thể kiểm tra khi phát sinh thắc mắc.
Tổng phí trên báo cáo cần khớp với khoản bị trừ trong bảng thanh toán. Đồng thời, doanh nghiệp nên so sánh tỷ lệ phí trên doanh thu giữa các tháng. Tỷ lệ tăng bất thường có thể do thay đổi chương trình, cơ cấu sản phẩm hoặc sai sót dữ liệu.
Khi có khoản phí chưa rõ, cần ghi chú và xử lý trong kỳ. Việc để nhiều khoản phí không xác định sẽ khiến báo cáo lợi nhuận mất độ tin cậy.
Hồ sơ Lazada: lưu và đối chiếu danh sách hoàn hủy
Danh sách hoàn hủy giúp doanh nghiệp điều chỉnh doanh thu, tồn kho và chi phí. Dữ liệu cần thể hiện mã đơn, sản phẩm, số lượng, lý do, ngày hoàn và tình trạng hàng nhận lại.
Mỗi đơn hoàn phải được liên kết với giao dịch bán ban đầu. Nếu không kết nối được, doanh nghiệp có thể vừa giữ doanh thu cũ vừa nhập lại hàng, làm sai cả doanh thu lẫn tồn kho.
Danh sách hoàn hủy cũng là nguồn dữ liệu quản trị quan trọng. Khi một sản phẩm có tỷ lệ hoàn cao, doanh nghiệp cần kiểm tra chất lượng, mô tả, hình ảnh, kích thước, đóng gói và đơn vị vận chuyển.
Các chỉ số thực tế giúp Lazada biết nên tăng hay giảm chi
Chủ gian hàng không cần xem quá nhiều báo cáo phức tạp nhưng phải theo dõi đúng chỉ số. Doanh số chỉ phản ánh quy mô giao dịch, trong khi quyết định tăng quảng cáo, nhập thêm hàng hay tham gia campaign phải dựa trên tiền thực nhận và lợi nhuận.
Các chỉ số nên được so sánh theo tuần, tháng, sản phẩm và kênh bán. Khi một chỉ số thay đổi mạnh, doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân trước khi điều chỉnh ngân sách.
Doanh thu thực nhận của Lazada: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Doanh thu thực nhận cần phản ánh giá trị bán hàng sau các khoản giảm giá mà người bán chịu và các điều chỉnh liên quan đến đơn hoàn. Chỉ tiêu này khác với doanh số niêm yết và cũng khác với số tiền ròng chuyển về ngân hàng.
Theo dõi doanh thu thực nhận giúp doanh nghiệp biết quy mô bán hàng thực tế. Khi doanh số tăng nhưng doanh thu thực nhận tăng chậm, nguyên nhân có thể đến từ việc giảm giá sâu hoặc tỷ lệ hoàn cao.
Chỉ tiêu nên được phân tích theo sản phẩm và campaign để xác định nguồn tăng trưởng có bền vững hay không.
Lãi sau phí của Lazada: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Lãi sau phí được xác định sau khi trừ giá vốn, phí nền tảng, phí thanh toán, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển do người bán chịu và tổn thất hoàn hàng. Đây là chỉ tiêu gần với hiệu quả thực tế hơn doanh thu.
Doanh nghiệp cần xem lãi sau phí theo từng sản phẩm. Một số mặt hàng có doanh số lớn nhưng phí và quảng cáo cao, trong khi mặt hàng khác bán ít hơn nhưng lợi nhuận tốt hơn.
Nếu lãi sau phí liên tục giảm, doanh nghiệp cần xem lại giá bán, giá nhập, chính sách giảm giá, ngân sách quảng cáo và tỷ lệ hoàn trước khi tiếp tục tăng doanh số.
Tỷ lệ hoàn hàng của Lazada: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Tỷ lệ hoàn hàng phản ánh chất lượng đơn và trải nghiệm của khách. Tỷ lệ cao làm mất doanh thu, tăng chi phí vận chuyển, tăng công việc xử lý và có thể làm giảm giá trị hàng tồn.
Doanh nghiệp cần theo dõi tỷ lệ hoàn theo sản phẩm, khu vực, đơn vị vận chuyển và nguyên nhân. Một sản phẩm có tỷ lệ hoàn cao hơn mức bình thường cần được kiểm tra ngay.
Ngoài số lượng đơn hoàn, cần đo giá trị tổn thất từ hàng hoàn. Sản phẩm giá trị cao hoặc dễ hư hỏng có thể gây thiệt hại lớn dù số đơn hoàn không nhiều.
Chi phí quảng cáo của Lazada: con số chủ doanh nghiệp nên nhìn thường xuyên
Chi phí quảng cáo cần được so sánh với doanh thu và lợi nhuận từ đơn quảng cáo. Không nên đánh giá hiệu quả chỉ bằng lượt xem, lượt nhấp hoặc số đơn được ghi nhận ban đầu.
Chủ doanh nghiệp cần biết mỗi đồng quảng cáo tạo ra bao nhiêu doanh thu thực nhận và bao nhiêu lợi nhuận. Khi chi phí quảng cáo tăng nhưng lợi nhuận không tăng tương ứng, chiến dịch cần được tối ưu hoặc dừng lại.
Ngoài tổng chi phí, cần kiểm tra ngân sách theo sản phẩm. Không nên tiếp tục quảng cáo mạnh cho sản phẩm thường xuyên hết hàng, tỷ lệ hoàn cao hoặc biên lợi nhuận quá thấp.
Các thời điểm Lazada cần kiểm tra số liệu kỹ hơn bình thường
Kiểm tra số liệu nên diễn ra xuyên suốt vòng đời đơn hàng. Mỗi thời điểm có rủi ro khác nhau. Chốt đơn liên quan đến giá và voucher, giao hàng liên quan đến trạng thái doanh thu, tiền về liên quan đến đối soát, còn cuối tháng liên quan đến việc ghi nhận đúng kỳ.
Nếu chỉ kiểm tra vào cuối tháng, doanh nghiệp có thể phải xử lý hàng nghìn giao dịch cùng lúc. Việc kiểm tra theo từng mốc giúp phát hiện sai lệch sớm và giảm áp lực chốt sổ.
Lazada: kiểm tra số liệu tại thời điểm chốt đơn
Tại thời điểm chốt đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra sản phẩm, số lượng, giá bán, voucher, phí vận chuyển và nguồn phát sinh đơn. Đây là lúc xác định giá trị giao dịch ban đầu.
Nếu giá bán bị sai hoặc voucher áp dụng ngoài dự kiến, doanh nghiệp cần phát hiện trước khi giao hàng. Một đơn hàng lỗ do thiết lập sai giá có thể tạo hiệu ứng lớn khi số lượng đặt tăng nhanh.
Dữ liệu chốt đơn cũng cần được chuyển sang bộ phận kho để tránh giao sai sản phẩm hoặc sai biến thể.
Lazada: kiểm tra số liệu tại thời điểm giao hàng thành công
Khi giao hàng thành công, đơn bắt đầu chuyển sang giai đoạn đủ điều kiện đối soát. Doanh nghiệp cần xác nhận số lượng giao, giá trị sản phẩm và trạng thái thanh toán.
Đơn giao thành công phải được đối chiếu với hàng xuất kho. Nếu hệ thống sàn và kho không khớp, cần kiểm tra ngay để tránh sai tồn kho.
Doanh nghiệp cũng cần theo dõi thời hạn khách có thể khiếu nại hoặc hoàn trả. Không nên xem toàn bộ đơn vừa giao thành công là tiền đã chắc chắn được nhận.
Lazada: kiểm tra số liệu tại thời điểm tiền nền tảng chuyển về
Khi tiền được chuyển về, doanh nghiệp cần đối chiếu số ròng với báo cáo thanh toán. Từng cấu phần doanh thu, hỗ trợ, phí và hoàn trả phải được xác định.
Khoản tiền nhận được dùng để giảm số phải thu từ Lazada, không ghi lại lần thứ hai vào doanh thu. Đây là lỗi dễ gặp khi bộ phận bán hàng ghi doanh thu theo đơn còn bộ phận kế toán lại ghi doanh thu theo tiền vào ngân hàng.
Nếu có chênh lệch, cần lập danh sách khoản chưa khớp và xử lý trong kỳ thanh toán hiện tại.
Lazada: kiểm tra số liệu tại thời điểm đối chiếu cuối tháng
Cuối tháng, doanh nghiệp cần chốt đơn đã hoàn thành, đơn đang giao, đơn hoàn, tiền đã nhận và tiền còn phải thu. Các khoản phí liên quan đến doanh thu trong tháng cũng phải được tập hợp đầy đủ.
Số dư hàng tồn kho phải được đối chiếu với dữ liệu bán hàng và hàng hoàn. Doanh thu phải khớp với danh sách đơn đủ điều kiện ghi nhận, không dựa trên tổng doanh số hiển thị.
Đối chiếu cuối tháng còn giúp phát hiện giao dịch treo quá lâu, khoản hỗ trợ chưa nhận hoặc phí chưa có chứng từ.
Lazada: những việc nên chốt trước khi bước sang kỳ mới
Trước kỳ mới, doanh nghiệp cần xử lý các đơn chưa rõ trạng thái, các khoản tiền chưa khớp và những chứng từ còn thiếu. Nếu chuyển toàn bộ sai lệch sang tháng sau, việc kiểm tra sẽ ngày càng khó.
Cần xác định rõ doanh thu, giá vốn, phí, quảng cáo, hoàn hàng và số phải thu cuối kỳ. Các khoản ước tính phải có căn cứ và được đánh dấu để điều chỉnh khi nhận số chính thức.
Chủ doanh nghiệp nên nhận một báo cáo ngắn thể hiện tiền đã về, tiền còn chờ, lợi nhuận và các vấn đề cần xử lý. Báo cáo này giúp quyết định ngân sách và kế hoạch nhập hàng cho kỳ tiếp theo.
Thuê kế toán cho Lazada: doanh nghiệp nhận lại những đầu việc nào?
Dịch vụ kế toán cho Lazada không chỉ dừng ở kê khai thuế. Đơn vị kế toán cần hiểu cách sàn vận hành, cách tiền được đối soát và cách phí được khấu trừ. Mục tiêu là biến dữ liệu phức tạp từ sàn thành báo cáo có thể kiểm tra và sử dụng để điều hành kinh doanh.
Phạm vi công việc cần được thống nhất ngay từ đầu, bao gồm nguồn dữ liệu, thời gian nhận hồ sơ, cách xử lý đơn hoàn, cách tính giá vốn và tần suất báo cáo.
Nhận và sắp xếp dữ liệu riêng cho mô hình Lazada
Kế toán cần tiếp nhận báo cáo đơn hàng, thanh toán, phí, quảng cáo, hoàn hủy, dữ liệu kho, hóa đơn và sao kê ngân hàng. Các tệp phải được sắp xếp theo kỳ và có liên kết với nhau.
Dữ liệu từ Lazada không nên được xử lý giống hóa đơn bán hàng truyền thống. Cần theo dõi thêm trạng thái đơn, kỳ thanh toán, khoản hỗ trợ và phí khấu trừ.
Khi dữ liệu được tổ chức tốt, doanh nghiệp có thể truy lại từng giao dịch mà không phải tìm kiếm thủ công trong nhiều báo cáo.
Kiểm tra doanh thu, chi phí và các khoản còn phải thu/phải trả của Lazada
Kế toán cần xác định doanh thu từ đơn hoàn thành, điều chỉnh đơn hoàn và tập hợp đủ chi phí. Số tiền Lazada chưa chuyển phải được theo dõi như khoản phải thu.
Các khoản nền tảng khấu trừ, phí còn chờ hóa đơn hoặc khoản phải hoàn cho khách cũng cần được xác định rõ. Báo cáo phải phân biệt doanh thu, tiền thực nhận và dòng tiền.
Việc kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào số tổng trên ứng dụng mà có dữ liệu riêng để đối chiếu.
Nhắc giấy tờ của Lazada còn thiếu trước khi bị dồn cuối kỳ
Kế toán cần thông báo sớm về hóa đơn mua hàng, chứng từ quảng cáo, báo cáo phí, sao kê hoặc dữ liệu kho còn thiếu. Việc nhắc theo tuần hoặc theo kỳ thanh toán hiệu quả hơn chờ đến cuối quý.
Chứng từ thiếu phải được ghi rõ liên quan đến khoản chi nào và thời hạn cần bổ sung. Chủ doanh nghiệp nhờ đó có thể yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn hoặc tải báo cáo trước khi dữ liệu không còn thuận tiện truy cập.
Quy trình này giúp giảm rủi ro chi phí thực tế có phát sinh nhưng không đủ hồ sơ để ghi nhận và chứng minh.
Lập báo cáo dễ hiểu để chủ Lazada biết tình hình tiền và lợi nhuận
Báo cáo quản trị cần thể hiện doanh thu thực nhận, giá vốn, tổng phí, quảng cáo, đơn hoàn, lợi nhuận và tiền còn chờ sàn chuyển. Nội dung phải đủ ngắn để chủ doanh nghiệp đọc nhanh nhưng vẫn truy được dữ liệu khi cần.
Số liệu nên được so sánh với tháng trước và kế hoạch. Khi lợi nhuận giảm, báo cáo cần chỉ ra nguyên nhân chính như tăng quảng cáo, tăng tỷ lệ hoàn hoặc giảm giá sâu.
Một báo cáo tốt không chỉ cho biết đã bán bao nhiêu mà còn giúp chủ gian hàng quyết định nên tăng sản phẩm nào, giảm chi phí nào và dừng campaign nào.
Hỗ trợ Lazada xử lý khi số liệu giữa các nguồn không khớp
Khi báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán và sao kê không khớp, kế toán cần truy theo mã đơn và kỳ đối soát. Chênh lệch có thể do đơn chưa đủ điều kiện thanh toán, khoản phí trừ muộn, hoàn hàng hoặc khoản hỗ trợ chưa được xác nhận.
Các khoản chênh lệch cần được lập danh sách và theo dõi đến khi xử lý xong. Không nên dùng một khoản điều chỉnh chung để ép số liệu khớp, vì cách này làm mất khả năng kiểm tra.
Trong trường hợp cần làm việc với bộ phận hỗ trợ của Lazada, doanh nghiệp phải có mã giao dịch, báo cáo và chứng từ liên quan để yêu cầu kiểm tra hiệu quả.
Những câu chủ Lazada thường hỏi trước khi thuê kế toán
Trước khi thuê kế toán, chủ gian hàng thường quan tâm đến cách tính doanh thu, xử lý đơn hoàn và kiểm soát phí. Đây là những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.
Đơn vị kế toán cần giải thích bằng dòng tiền và dữ liệu thực tế thay vì chỉ sử dụng thuật ngữ chuyên môn. Khi hai bên thống nhất cách hiểu ngay từ đầu, việc bàn giao và đối chiếu số liệu sẽ thuận lợi hơn.
Tiền sàn chuyển về ít hơn doanh số vì sao với Lazada?
Tiền Lazada chuyển về thường thấp hơn doanh số vì đây là số tiền ròng sau khi trừ phí nền tảng, phí thanh toán, quảng cáo, voucher do người bán tài trợ, vận chuyển và các khoản hoàn trả. Ngoài ra, một phần doanh số có thể thuộc các đơn chưa đến kỳ thanh toán.
Doanh nghiệp cần đối chiếu báo cáo thanh toán để biết từng khoản bị trừ. Không nên kết luận có thất thoát chỉ vì số tiền ngân hàng thấp hơn doanh số.
Điều quan trọng là tổng doanh thu, phí, khoản hỗ trợ, tiền đã nhận và tiền còn phải thu phải tạo thành một hệ thống số liệu có thể kiểm tra.
Đơn hoàn xử lý thế nào với Lazada?
Đơn hoàn phải được điều chỉnh doanh thu và khoản phải thu nếu trước đó đã ghi nhận. Khi hàng quay về, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng để quyết định nhập lại kho, bán giảm giá hoặc ghi nhận tổn thất.
Các khoản phí vận chuyển và xử lý hoàn cần được ghi nhận vào chi phí. Nếu nền tảng bồi hoàn một phần, khoản bồi hoàn phải được theo dõi riêng.
Mỗi đơn hoàn cần gắn với đơn bán ban đầu để tránh trùng hàng tồn hoặc bỏ sót điều chỉnh doanh thu.
Phí nền tảng cần theo dõi ra sao với Lazada?
Phí nền tảng nên được theo dõi theo báo cáo chính thức, kỳ thanh toán và đơn hàng. Doanh nghiệp cần phân biệt phí bán hàng, phí thanh toán, quảng cáo, dịch vụ hỗ trợ và các khoản điều chỉnh khác.
Tổng phí phải khớp với khoản bị khấu trừ và chứng từ liên quan. Đồng thời, tỷ lệ phí trên doanh thu cần được theo dõi qua từng tháng.
Khi tỷ lệ phí tăng, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân do chính sách, campaign, cơ cấu sản phẩm hay việc sử dụng thêm dịch vụ của sàn.
Bán nhiều kênh tránh trùng doanh thu thế nào với Lazada?
Khi bán đồng thời trên Lazada, website, mạng xã hội và tại cửa hàng, doanh nghiệp cần dùng mã đơn riêng cho từng kênh. Mỗi giao dịch chỉ được ghi nhận một lần dựa trên đơn hàng gốc.
Tiền Lazada chuyển về không được ghi nhận thêm doanh thu nếu doanh thu đã được ghi theo đơn hoàn thành. Đây chỉ là bước thu hồi khoản phải thu từ nền tảng.
Hóa đơn, dữ liệu kho và thanh toán phải cùng sử dụng mã tham chiếu để đối chiếu. Khi một đơn được tạo trên Lazada nhưng xử lý qua hệ thống quản lý chung, doanh nghiệp vẫn phải giữ thông tin nguồn đơn để không nhập trùng với dữ liệu từ kênh khác.
Quản lý Lazada hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp nhìn rõ toàn bộ quá trình từ lúc khách đặt hàng đến khi tiền thực tế về tài khoản. Khi doanh thu, giá vốn, phí nền tảng, quảng cáo, hoàn hàng và khoản hỗ trợ được tách riêng, chủ gian hàng mới biết đâu là doanh số và đâu là lợi nhuận thật. Một hệ thống dữ liệu rõ ràng không chỉ phục vụ kế toán mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, lựa chọn campaign phù hợp, tối ưu sản phẩm và mở rộng hoạt động bán hàng trên Lazada một cách an toàn.
Dịch vụ kế toán Lazada không chỉ giúp cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về kế toán và thuế mà còn hỗ trợ quản lý doanh thu, chi phí, phí sàn, hàng hoàn và lợi nhuận một cách minh bạch, hiệu quả. Việc lựa chọn đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp người bán tiết kiệm thời gian quản lý, giảm thiểu sai sót trong đối soát, tối ưu hiệu quả tài chính và xây dựng nền tảng vững chắc để mở rộng hoạt động kinh doanh trên Lazada cũng như các sàn thương mại điện tử khác.
