Dịch vụ kế toán nhà thầu xây dựng là giải pháp chuyên nghiệp dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thi công công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật và các dự án xây dựng khác. Đặc thù của ngành là phát sinh nhiều khoản chi phí theo từng công trình, nhiều hợp đồng thi công, nghiệm thu theo từng giai đoạn và thời gian thực hiện kéo dài, đòi hỏi công tác kế toán phải được tổ chức chặt chẽ và chính xác. Việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp nhà thầu kiểm soát chi phí, quản lý dòng tiền, thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
“Một công trình hoàn thành chưa chắc đã có lợi nhuận” – Vì sao kế toán nhà thầu xây dựng là bài toán đặc thù?
Doanh thu chỉ xuất hiện sau nhiều tháng nhưng chi phí phát sinh mỗi ngày
Đặc điểm đầu tiên khiến kế toán nhà thầu xây dựng trở nên phức tạp là sự lệch nhau giữa thời điểm phát sinh chi phí và thời điểm hình thành doanh thu.
Ngay từ những ngày đầu triển khai công trình, nhà thầu đã phải chi tiền cho hàng loạt hoạt động như:
Chi phí kỹ thuật và quản lý công trình.
Đây cũng là nguyên nhân nhiều nhà thầu có doanh thu cao nhưng vẫn thường xuyên thiếu vốn lưu động.
Một công trình có hàng trăm khoản chi phí nhỏ cần kiểm soát
Giá thành một công trình không chỉ hình thành từ vài hóa đơn vật liệu lớn.
Trong thực tế, mỗi dự án có thể phát sinh hàng trăm, thậm chí hàng nghìn giao dịch khác nhau.
Chi phí bảo vệ.
Có hóa đơn hoặc chứng từ gì kèm theo.
Đã thanh toán hay còn công nợ.
Khi dữ liệu được tổ chức theo nguyên tắc này, doanh nghiệp mới có khả năng kiểm soát giá thành theo thời gian thực thay vì chờ đến khi công trình kết thúc.
Giá trị hợp đồng lớn nhưng dòng tiền có thể bị thiếu hụt
Một trong những nhầm lẫn phổ biến của doanh nghiệp xây dựng là đồng nhất giá trị hợp đồng với khả năng tài chính.
Thực tế, tiền thường được thanh toán theo từng giai đoạn.
Khi hoàn thành từng khối lượng, nhà thầu lập hồ sơ nghiệm thu và đề nghị thanh toán tiếp.
Đây là lý do kế toán nhà thầu không chỉ cần lập báo cáo doanh thu – chi phí mà còn phải lập bảng dòng tiền theo từng công trình.
Chi phí thực tế thường khác xa dự toán ban đầu
Dự toán là cơ sở quan trọng để nhà thầu xác định giá chào thầu và lợi nhuận kỳ vọng.
Ví dụ, dự toán thép của một hạng mục là 2 tỷ đồng nhưng chi phí mua thực tế đã lên tới 2,4 tỷ đồng.
Vì vậy, kế toán quản trị nhà thầu nên luôn đặt hai số liệu cạnh nhau:
Khoảng cách giữa hai con số chính là tín hiệu cảnh báo lợi nhuận của công trình đang tăng hay giảm.
Sai một chứng từ có thể ảnh hưởng toàn bộ giá thành công trình
Trong kế toán xây dựng, một chứng từ không chỉ ảnh hưởng đến một bút toán.
Lợi nhuận công trình A tăng không thực tế.
Vì vậy, hệ thống chứng từ của nhà thầu nên được tổ chức theo nguyên tắc mỗi chứng từ đều có “địa chỉ”.
Địa chỉ đó có thể gồm:
Hạng mục thi công.
Nếu không kiểm soát được chứng từ theo công trình thì rất khó xây dựng một hệ thống giá thành đáng tin cậy.
“Bản đồ dòng tiền công trình” – Tiền của nhà thầu đang nằm ở đâu?
Tiền tạm ứng từ chủ đầu tư
Tạm ứng thường là dòng tiền đầu tiên nhà thầu nhận được sau khi hợp đồng được ký kết và đủ điều kiện thực hiện.
Tỷ lệ tạm ứng tùy thuộc nội dung hợp đồng.
Vì vậy, kế toán nên theo dõi riêng cho từng dự án:
Giá trị hợp đồng.
Tỷ lệ tạm ứng.
Việc quản lý này đặc biệt quan trọng với nhà thầu đồng thời thực hiện nhiều công trình.
Chi phí mua nguyên vật liệu xây dựng
Sau khi nhận tạm ứng hoặc bố trí vốn, một lượng tiền lớn thường được chuyển sang nguyên vật liệu.
Đây có thể là nơi chiếm tỷ trọng vốn lớn nhất trong giai đoạn đầu dự án.
Kế toán vì vậy phải đối chiếu được:
Đặc biệt với những mặt hàng có giá trị lớn như thép hoặc thiết bị, sai lệch số lượng nhỏ cũng có thể tương ứng với số tiền đáng kể.
Chi phí nhân công trực tiếp tại công trường
Tiền nhân công có đặc điểm phát sinh liên tục và thường phải thanh toán trong thời gian ngắn.
Công nhân không thể chờ đến khi chủ đầu tư thanh toán mới nhận lương.
Các khoản có thể gồm:
Các nghĩa vụ liên quan đến lao động theo từng trường hợp.
Nếu số tháng thi công tăng nhưng giá trị hợp đồng không thay đổi, lợi nhuận dự án đang trực tiếp bị thu hẹp.
Chi phí thuê máy móc, thiết bị thi công
Nhiều nhà thầu không sở hữu toàn bộ thiết bị cần thiết mà thuê ngoài theo ngày, giờ hoặc ca máy.
Các loại chi phí phổ biến có thể gồm:
Thiết bị nâng hạ.
Kế toán không nên chỉ căn cứ vào hóa đơn cuối tháng.
Nếu không, một công trình có thể phải “gánh” chi phí máy của dự án khác, làm sai hoàn toàn báo cáo lợi nhuận.
Khoản thanh toán cho nhà thầu phụ
Nhà thầu chính thường không trực tiếp thực hiện toàn bộ công việc.
Một số hạng mục có thể được giao cho nhà thầu phụ như:
Ví dụ, nhà thầu phụ hoàn thành hạng mục và yêu cầu thanh toán 1 tỷ đồng trong vòng 10 ngày.
Khi đặt bảng công nợ nhà thầu phụ cạnh bảng công nợ chủ đầu tư, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy rõ khoảng trống tài chính của từng dự án.
Công nợ chưa thu hồi sau nghiệm thu
Đây thường là nơi một lượng lớn tiền của doanh nghiệp xây dựng bị “giam” lâu nhất.
Một công trình có thể đã hoàn thành khối lượng.
Trong khi đó, doanh nghiệp có thể đã phải thanh toán gần hết tiền vật tư, nhân công và nhà thầu phụ.
Khi kiểm soát được dòng tiền theo từng công trình, nhà thầu mới có cơ sở để quyết định có nên nhận thêm dự án, cần bổ sung bao nhiêu vốn lưu động và thời điểm nào phải tập trung thu hồi công nợ.
“Công trường không có sổ sách nhưng tạo ra hàng nghìn giao dịch” – Kế toán phải quản lý những gì?
Phiếu nhập vật tư tại công trường
Không phải doanh nghiệp xây dựng nào cũng có kho tập trung. Trong nhiều trường hợp, vật tư được nhà cung cấp giao trực tiếp đến từng công trường.
Trường hợp vật tư giao thiếu, sai chủng loại hoặc bị trả lại cũng cần được ghi nhận ngay.
Mục tiêu cuối cùng là chứng minh được một chuỗi rõ ràng:
Mua vật tư → giao đến công trường → công trường xác nhận nhận → vật tư được đưa vào thi công.
Xuất vật tư theo từng hạng mục thi công
Biết vật tư đã đến công trường chưa đủ. Doanh nghiệp còn phải biết vật tư được sử dụng cho phần việc nào.
Thép sử dụng cho phần móng.
Xi măng sử dụng cho xây tô.
Dây cáp sử dụng cho hệ thống điện.
Nếu không theo dõi theo hạng mục, phần vượt chi phí này thường chỉ được phát hiện khi công trình đã gần hoàn thành và khả năng xử lý đã rất hạn chế.
Bảng chấm công và tiền lương nhân công
Nhân công là một trong những khoản chi phí dễ phát sinh chênh lệch nhất tại công trường.
Không nên để cuối tháng mới lập lại bảng chấm công dựa trên trí nhớ của người quản lý.
Qua đó có thể hình thành chuỗi kiểm soát:
Người thực hiện → thời gian hoặc khối lượng thực hiện → xác nhận của công trường → tiền phải trả → chứng từ thanh toán → chi phí của công trình.
Chi phí thuê máy móc thiết bị
Nhiều công trình phải thuê máy xúc, máy đào, máy cẩu, xe nâng, máy phát điện, giàn giáo, máy trộn bê tông hoặc các thiết bị chuyên dụng.
Ví dụ máy được thuê trong 15 ngày nhưng thực tế chỉ hoạt động 10 ngày do công trường tạm dừng.
Đây là dữ liệu quan trọng để xác định giá thành thực tế của từng dự án.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp
Chi phí vận chuyển và bốc xếp thường xuất hiện với tần suất cao nhưng dễ bị xem là khoản chi nhỏ.
Trong thực tế, nếu cộng dồn toàn bộ quá trình thi công, số tiền này có thể rất lớn.
Ngoài tiền xe còn có thể phát sinh phí bốc xếp, nâng hạ, cẩu hàng và vận chuyển nội bộ.
Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng
Đây là nhóm chi phí có thể làm giảm mạnh lợi nhuận của một công trình.
Do đó, dữ liệu phát sinh cần được truyền về đồng thời cho bộ phận kỹ thuật, hợp đồng và kế toán.
Một quy trình tốt nên theo hướng:
Không nên để quy trình ngược lại thành:
Thi công xong → đã chi tiền → kế toán mới hỏi hồ sơ → bắt đầu xin chủ đầu tư xác nhận.
“Ma trận chi phí công trình” – Vì sao nhà thầu dễ mất lợi nhuận mà không biết?
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất cao trong giá thành công trình nên chỉ một tỷ lệ thất thoát nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.
Kế toán cần theo dõi tối thiểu theo chuỗi:
Dự toán vật tư → mua → nhập → xuất → sử dụng → tồn → khối lượng thi công.
Không nên chỉ kiểm soát bằng giá trị tiền.
Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công rất dễ vượt dự toán khi tiến độ kéo dài hoặc năng suất thấp.
Để kiểm soát, kế toán nên đối chiếu:
Bảng chấm công → bảng lương → công trình làm việc → khối lượng thực hiện → chứng từ thanh toán.
Với đội khoán, cần đặc biệt chú ý hợp đồng, đơn giá và biên bản xác nhận khối lượng.
Chi phí máy thi công
Chi phí máy thi công không chỉ bao gồm tiền thuê máy.
Một chiếc máy nằm tại công trường nhưng hoạt động ít vẫn có thể tiếp tục tạo ra chi phí.
Đối với máy phục vụ nhiều dự án, phải có tiêu thức phân bổ phù hợp thay vì chia đều một cách cơ học.
Chi phí sản xuất chung
Ngoài vật tư, nhân công và máy thi công trực tiếp, công trường còn phát sinh nhiều khoản phục vụ chung.
Ví dụ có thể gồm chi phí lán trại, điện nước công trường, bảo vệ, dụng cụ thi công, nhân sự quản lý tại công trường và các chi phí phục vụ chung khác.
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Một công trình không chỉ sử dụng nguồn lực tại hiện trường mà còn tiêu tốn nguồn lực của bộ máy phía sau.
Bộ phận kế toán, hành chính, đấu thầu, kỹ thuật, quản lý và lãnh đạo đều góp phần vào quá trình thực hiện dự án.
Đây là lý do một công trình có thể nhìn thấy “lãi” trên báo cáo riêng nhưng sau khi.
Chi phí phát sinh ngoài dự toán
Đây thường là “lỗ thủng” nguy hiểm nhất trong ma trận chi phí.
Nếu một khoản phát sinh chưa có xác nhận của chủ đầu tư, doanh nghiệp cần nhận diện ngay đây là khoản có rủi ro doanh thu chứ không nên mặc nhiên coi là khoản sẽ được thanh toán.
Nhóm chi phíRủi ro thường gặpCách kiểm soát
Phát sinhThi công nhưng chủ đầu tư không chấp nhận thanh toánLập biên bản, xác nhận khối lượng và hoàn thiện hồ sơ trước hoặc ngay khi phát sinh
“Mỗi công trình phải nhìn được lãi – lỗ riêng” – Kế toán xây dựng kiểm soát lợi nhuận dự án
Tập hợp chi phí theo từng công trình
Mỗi công trình nên được xác định là một đối tượng tập hợp chi phí riêng ngay từ khi bắt đầu triển khai.
Chi phí quản lý tại công trường.
Ví dụ, doanh nghiệp đồng thời thực hiện ba công trình A, B và C.
Công trình chưa hoàn thành sẽ có phần chi phí chưa kết chuyển tương ứng, trong khi công trình đã nghiệm thu có thể được xác định giá vốn theo khối lượng hoàn thành.
Theo dõi chi phí theo từng hạng mục
Đối với những công trình có quy mô lớn, theo dõi ở cấp công trình có thể chưa đủ.
Doanh nghiệp nên chia nhỏ theo từng hạng mục như:
Hệ thống cấp thoát nước.
Hệ thống phòng cháy chữa cháy.
Khi chủ đầu tư nghiệm thu từng phần, kế toán có thể xác định tương đối đầy đủ chi phí tương ứng với khối lượng đã hoàn thành.
Phân bổ chi phí chung hợp lý
Không phải mọi khoản chi đều có thể xác định trực tiếp cho một công trình.
Những khoản này cần được phân bổ cho các công trình theo một tiêu thức hợp lý.
Doanh thu từng công trình.
Giá trị dự toán.
Chi phí trực tiếp.
Nếu phân bổ thiếu căn cứ, một công trình có thể bị đội giá thành trong khi công trình khác lại thể hiện lợi nhuận cao không đúng thực tế.
So sánh dự toán và thực tế
Dự toán là cơ sở quan trọng để kiểm soát hiệu quả tài chính của công trình.
Có thể theo dõi theo từng nhóm:
Ngoài số đã phát sinh, doanh nghiệp nên bổ sung cả chi phí dự kiến còn phải chi để hoàn thành công trình.
Như vậy, nguy cơ vượt ngân sách phải được phát hiện ngay tại thời điểm đó chứ không đợi đến khi công trình kết thúc.
Xác định công trình đang lãi hay lỗ
Một trong những báo cáo quan trọng nhất đối với nhà thầu là báo cáo lãi – lỗ theo từng công trình.
Doanh nghiệp cần theo dõi ít nhất các chỉ tiêu:
Giá trị hợp đồng.
Doanh thu hoặc giá trị đã nghiệm thu.
Chi phí đã phát sinh.
Chi phí dự kiến còn lại.
Ví dụ, hợp đồng có giá trị 20 tỷ đồng, chi phí dự toán ban đầu là 16 tỷ đồng, lợi nhuận kỳ vọng khoảng 4 tỷ đồng.
“Hồ sơ nghiệm thu là điểm giao giữa kỹ thuật và kế toán”
Hợp đồng xây dựng và điều khoản thanh toán
Trước khi theo dõi doanh thu hoặc công nợ của một công trình, kế toán cần nắm rõ nội dung hợp đồng.
Các nội dung cần theo dõi thường bao gồm:
Giá trị hợp đồng.
Hồ sơ bắt buộc khi đề nghị thanh toán.
Nếu không đọc kỹ hợp đồng, doanh nghiệp có thể hoàn thành thi công nhưng lại chậm chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến dòng tiền về chậm.
Hồ sơ nghiệm thu khối lượng hoàn thành
Biên bản nghiệm thu là căn cứ quan trọng để xác nhận phần công việc đã được thực hiện.
Tùy loại công trình và hợp đồng, hồ sơ có thể gồm:
Biên bản nghiệm thu hạng mục.
Khối lượng được nghiệm thu là căn cứ quan trọng để theo dõi nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng và các nghiệp vụ kế toán liên quan theo từng trường hợp cụ thể.
Biên bản bàn giao công trình
Biên bản bàn giao thường xuất hiện khi công trình hoặc hạng mục đã hoàn thành và được chuyển giao cho chủ đầu tư sử dụng.
Đây là một mốc đặc biệt quan trọng đối với kế toán.
Khi nhận được hồ sơ bàn giao, kế toán cần kiểm tra:
Còn khối lượng nào chưa nghiệm thu không.
Có tồn tại cần khắc phục không.
Hồ sơ thanh toán từng giai đoạn
Nhiều hợp đồng xây dựng không thanh toán một lần mà chia thành nhiều đợt theo tiến độ.
Ví dụ:
Tạm ứng khi ký hợp đồng.
Thanh toán sau khi hoàn thành phần móng.
Thanh toán sau khi hoàn thành phần kết cấu.
Thanh toán sau khi hoàn thiện.
Kế toán nên lập bảng theo dõi riêng cho từng đợt thanh toán.
Mỗi đợt cần xác định:
Hóa đơn xây dựng theo tiến độ
Việc lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng phải được theo dõi gắn với tình trạng thực hiện hợp đồng, nghiệm thu, bàn giao và quy định về hóa đơn áp dụng tại thời điểm phát sinh.
Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc “đã thu được tiền hay chưa” để quản lý hóa đơn.
Bộ phận hợp đồng xác định giá trị thanh toán.
Sau đó, số liệu giữa hóa đơn, doanh thu, nghiệm thu và tiền thu cần được đối chiếu định kỳ.
“Giá thành công trình không tự xuất hiện” – Dịch vụ kế toán giúp nhà thầu tính đúng lợi nhuận
“Radar rủi ro thuế xây dựng” – Những lỗi khiến nhà thầu dễ bị truy vấn
Chi phí vật tư không đủ chứng từ
Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành công trình.
Tùy phương thức quản lý, bộ hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng mua hàng, báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển, xác nhận giao hàng tại công trường và chứng từ thanh toán.
Nhân công thuê ngoài thiếu hồ sơ
Các nhà thầu thường sử dụng đồng thời lao động chính thức, lao động thời vụ, tổ đội thi công, cá nhân nhận khoán hoặc nhà thầu phụ.
Rủi ro lớn xảy ra khi doanh nghiệp chỉ có bảng thanh toán hoặc chứng từ chuyển tiền nhưng không có tài liệu chứng minh ai đã thực hiện công việc gì, tại công trình nào và khối lượng hoàn thành bao nhiêu.
Hóa đơn đầu vào không phù hợp
Có hóa đơn đầu vào không đồng nghĩa với việc khoản chi phí đó chắc chắn phù hợp với công trình.
Một rủi ro khác là thời điểm hóa đơn quá xa so với thời gian thi công. Ví dụ, công trình đã bàn giao nhưng sau nhiều tháng mới xuất hiện lượng lớn hóa đơn vật tư được đưa vào giá thành của công trình đó.
Chi phí máy thi công không được chứng minh
Máy xúc, máy đào, xe cẩu, máy trộn bê tông, máy phát điện, giàn giáo, thiết bị nâng hạ hoặc phương tiện vận chuyển có thể tạo ra khoản chi phí rất lớn.
Nếu doanh nghiệp sở hữu máy, kế toán phải quản lý hồ sơ tài sản, khấu hao, nhiên liệu, sửa chữa và thời gian sử dụng của từng công trình.
Doanh thu ghi nhận không đúng thời điểm
Doanh thu xây dựng có quan hệ chặt chẽ với hợp đồng, khối lượng thực hiện, hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán của chủ đầu tư.
Ngược lại, có trường hợp khối lượng đã hoàn thành và được nghiệm thu nhưng doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ việc xử lý doanh thu và hóa đơn theo quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh.
Công trình hoàn thành nhưng chưa xử lý đầy đủ hồ sơ
Một lỗi phổ biến là công trình thực tế đã hoàn thành hoặc đã bàn giao nhưng trên sổ kế toán vẫn tồn tại nhiều khoản chi phí dở dang trong thời gian dài.
Box cảnh báo:
Vì thế, hồ sơ thuế xây dựng phải được kiểm soát ngay khi nghiệp vụ phát sinh, không nên đợi đến cuối năm hoặc khi có quyết định kiểm tra mới bắt đầu bổ sung.
“Bộ máy kế toán phía sau mỗi công trình” – Dịch vụ kế toán nhà thầu xây dựng làm những gì?
Khảo sát mô hình hoạt động của nhà thầu
Trước khi tổ chức hệ thống kế toán, cần khảo sát cách doanh nghiệp thực tế đang vận hành.
Nhà thầu có thể chuyên xây dựng dân dụng, nhà xưởng, cơ điện, hoàn thiện nội thất, hạ tầng hoặc nhận nhiều loại công trình khác nhau. Mỗi mô hình sẽ có cơ cấu vật tư, nhân công, máy móc và nhà thầu phụ khác nhau.
Thiết lập hệ thống mã công trình
Mỗi công trình nên được cấp một mã riêng ngay khi bắt đầu thực hiện.
Nếu cần quản trị chi tiết hơn, doanh nghiệp có thể mở thêm mã cho từng hạng mục hoặc giai đoạn thi công.
Nhờ đó, khi cần kiểm tra một công trình, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tập hợp toàn bộ doanh thu.
Kiểm tra chứng từ đầu vào
Dịch vụ kế toán cần kiểm tra chứng từ ngay khi tiếp nhận thay vì chỉ nhập số liệu.
Việc kiểm tra bao gồm thông tin hóa đơn, nội dung hàng hóa dịch vụ, thời điểm phát sinh, giá trị giao dịch, phương thức thanh toán và mối liên hệ với hoạt động của doanh nghiệp.
Theo dõi chi phí từng dự án
Sau khi chứng từ được kiểm tra, toàn bộ chi phí phải được tập hợp theo từng công trình.
Kế toán cần phân loại rõ nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, nhà thầu phụ và các khoản chi phí chung.
Với doanh nghiệp có nhiều dự án, báo cáo này giúp ban lãnh đạo biết công trình.
Hạch toán doanh thu xây dựng
Kế toán cần theo dõi doanh thu theo từng hợp đồng và từng công trình thay vì chỉ tổng hợp chung toàn doanh nghiệp.
Hệ thống theo dõi nên thể hiện giá trị hợp đồng ban đầu, phụ lục tăng giảm, giá trị nghiệm thu, hóa đơn đã lập, doanh thu đã hạch toán và khoản còn chưa thanh.
Theo dõi công nợ chủ đầu tư
Doanh nghiệp xây dựng thường có giá trị công nợ phải thu lớn vì chủ đầu tư thanh toán theo tiến độ.
Kế toán phải theo dõi riêng tiền tạm ứng, thanh toán khối lượng, tiền giữ lại bảo hành và số công nợ còn phải thu của từng dự án.
Theo dõi công nợ nhà cung cấp
Bên cạnh công nợ chủ đầu tư, nhà thầu thường có số lượng lớn khoản phải trả cho nhà cung cấp vật liệu, đơn vị vận chuyển, tổ đội thi công và nhà thầu phụ.
Kế toán cần xác định rõ từng khoản phải trả thuộc công trình nào, thời hạn thanh toán và hồ sơ kèm theo.
Kê khai thuế định kỳ
Dịch vụ kế toán thực hiện rà soát số liệu và hồ sơ để kê khai các nghĩa vụ thuế theo kỳ áp dụng của doanh nghiệp.
Số liệu kê khai cần được đối chiếu với hóa đơn, sổ kế toán, doanh thu công trình, chi phí và dòng tiền.
Lập báo cáo tài chính
Cuối kỳ kế toán, số liệu của tất cả công trình phải được tổng hợp vào hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính chỉ phản ánh đúng tình hình doanh nghiệp khi số liệu phía sau từng công trình được xử lý chính xác.
Hỗ trợ giải trình số liệu
Một dịch vụ kế toán xây dựng đầy đủ cần có khả năng truy ngược từ số liệu trên báo cáo về từng công trình và từng bộ chứng từ.
Khi cần giải trình một khoản doanh thu, kế toán phải có thể cung cấp hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán liên quan.
“Bảng chẩn đoán doanh nghiệp” – Khi nào nhà thầu nên thuê dịch vụ kế toán?
Khi có nhiều công trình triển khai cùng lúc
Một doanh nghiệp chỉ thi công một hoặc hai công trình nhỏ có thể quản lý bằng hệ thống kế toán tương đối đơn giản. Nhưng khi cùng lúc triển khai nhiều công trình, số lượng giao dịch sẽ tăng rất nhanh.
Nếu kế toán không mở mã theo từng dự án, chi phí rất dễ bị ghi nhận nhầm giữa các công trình.
Khi không biết công trình nào đang có lãi
Một dấu hiệu rất rõ cho thấy hệ thống kế toán quản trị chưa đáp ứng yêu cầu là giám đốc chỉ biết tổng doanh thu và tổng lợi nhuận của doanh nghiệp nhưng không biết từng công trình đang lãi hay lỗ.
Trong xây dựng, tổng lợi nhuận có thể che giấu những dự án hoạt động không hiệu quả.
Khi chi phí thực tế vượt dự toán
Chi phí vượt dự toán không phải lúc nào cũng xuất phát từ giá vật tư tăng.
Một hệ thống kế toán quản trị tốt cần có báo cáo so sánh ít nhất ba chỉ tiêu: chi phí dự toán, chi phí thực tế lũy kế và chi phí dự kiến còn phải phát sinh.
Khi công nợ chủ đầu tư kéo dài
Doanh nghiệp xây dựng rất dễ rơi vào tình trạng có doanh thu nhưng thiếu tiền mặt.
Nguyên nhân là công trình đã thực hiện khối lượng lớn nhưng chủ đầu tư chưa nghiệm thu, hồ sơ thanh toán chưa hoàn thiện hoặc công nợ đã đến hạn nhưng chưa được thu hồi.
Khi hồ sơ công trình chưa được sắp xếp
Một công trình xây dựng thường phát sinh rất nhiều loại hồ sơ: hợp đồng, phụ lục, dự toán, báo giá, hồ sơ nhà thầu phụ, phiếu nhập xuất kho, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và tài liệu hoàn công.
Mục tiêu là khi cần kiểm tra một khoản doanh thu hoặc chi phí, doanh nghiệp có thể truy ngược ngay về hợp.
Khi kế toán nội bộ chưa có kinh nghiệm xây dựng
Kế toán xây dựng có nhiều điểm khác biệt so với kế toán thương mại hoặc dịch vụ thông thường.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp không nhất thiết phải thay nhân sự.
Mô hình này vừa giữ được nhân sự hiểu hoạt động nội bộ vừa bổ sung được kinh nghiệm chuyên ngành.
Khi chuẩn bị quyết toán thuế
Không nên chờ đến khi nhận quyết định kiểm tra hoặc quyết toán thuế mới bắt đầu rà soát hồ sơ.
Trước thời điểm quyết toán, doanh nghiệp xây dựng cần kiểm tra đồng bộ doanh thu, giá vốn, chi phí dở dang, công nợ, vật tư, thầu phụ, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Khi muốn mở rộng quy mô nhận thầu
Khi doanh nghiệp từ vài công trình nhỏ chuyển sang nhận những hợp đồng lớn hơn, hệ thống kế toán cũng phải được nâng cấp tương ứng.
Số lượng vật tư, nhân công, thầu phụ, bảo lãnh, tạm ứng, nghiệm thu và công nợ đều tăng lên.
Thuê dịch vụ kế toán trong giai đoạn chuyển đổi có thể giúp doanh nghiệp thiết lập nền tảng.
“Bàn cân lựa chọn” – Tự làm kế toán, tuyển kế toán nội bộ hay thuê dịch vụ?
Nhà thầu nhỏ mới thành lập nên chọn phương án nào?
Nhà thầu mới thành lập thường có số lượng công trình chưa nhiều, bộ máy nhân sự nhỏ và ngân sách quản lý còn hạn chế.
Không nên đợi doanh thu lớn mới xây hệ thống vì việc sửa lại dữ liệu của nhiều công trình cũ thường khó hơn rất nhiều so với tổ chức đúng ngay từ đầu.
Nhà thầu thi công nhiều công trình cần mô hình kế toán ra sao?
Khi doanh nghiệp có nhiều công trình triển khai đồng thời, mô hình chỉ thuê dịch vụ bên ngoài nhưng không có đầu mối nội bộ thường không còn tối ưu.
Tại từng công trình cần xác định người chịu trách nhiệm chuyển phiếu vật tư, bảng nhân công, hồ sơ thuê máy, hồ sơ thầu phụ và các khoản chi phát sinh.
Doanh nghiệp xây dựng lớn nên kết hợp nội bộ và dịch vụ thế nào?
Doanh nghiệp xây dựng lớn không nên xem dịch vụ kế toán là phương án thay thế hoàn toàn bộ phận kế toán nội bộ.
Phạm vi thuê ngoài có thể tập trung vào rà soát thuế, kiểm tra BCTC, kiểm tra giá thành công trình, xây dựng quy trình kế toán, đánh giá rủi ro hóa đơn, rà soát hồ sơ trước quyết toán và xử lý các nghiệp vụ đặc biệt.
“Case Study công trình” – Ba bài toán kế toán nhà thầu thường gặp
Nhà thầu doanh thu lớn nhưng không biết lợi nhuận từng dự án
Tình huống:
Doanh nghiệp xây dựng có doanh thu tăng nhanh và đồng thời triển khai nhiều công trình.
Hóa đơn vật tư phải xác định vật tư sử dụng cho công trình nào. Phiếu xuất kho phải có đối tượng nhận vật tư.
Nhà thầu phụ cũng cần được theo dõi theo từng hợp đồng và từng công trình.
Ví dụ một công trình có giá trị hợp đồng 30 tỷ đồng, dự kiến chi phí 25 tỷ đồng.
Kế toán khi đó không chỉ ghi nhận chi phí mà trở thành công cụ kiểm soát lợi nhuận dự án.
Nhà thầu bị tồn đọng hồ sơ sau khi công trình hoàn thành
Tình huống:
Một công trình đã hoàn thành và bàn giao nhưng phòng kế toán vẫn chưa thể hoàn thiện hồ sơ.
Checklist có thể chia thành các nhóm: hồ sơ pháp lý – hợp đồng, hồ sơ dự toán, hồ sơ vật tư, hồ sơ nhân công, hồ sơ máy thi công, hồ sơ nhà thầu phụ, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, hóa đơn và công nợ.
Cách làm này giúp hạn chế tình trạng công trình đã kết thúc ngoài thực tế nhưng trên hệ thống kế toán vẫn còn hàng loạt khoản treo chưa xử lý.
Nhà thầu bị áp lực dòng tiền dù nhiều hợp đồng
Tình huống:
Doanh nghiệp liên tục trúng thầu và tổng giá trị hợp đồng đang thực hiện rất lớn.
Nguyên nhân là tiến độ thu tiền không đồng thời với tiến độ chi tiền.
Sau khi nghiệm thu, doanh nghiệp tiếp tục phải chờ chủ đầu tư xác nhận hồ sơ thanh toán.
Doanh nghiệp cần thiết lập báo cáo dòng tiền theo tiến độ của từng công trình.
Một công trình có lợi nhuận tốt nhưng thu tiền chậm vẫn có thể gây áp lực tài chính cho toàn doanh nghiệp.
“Kho giải đáp nhanh” – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán nhà thầu xây dựng
Nhà thầu xây dựng nhỏ có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Không phải nhà thầu nhỏ nào cũng bắt buộc phải thuê một đơn vị dịch vụ kế toán chuyên sâu.
Tuy nhiên, quy mô nhỏ không đồng nghĩa với nghiệp vụ đơn giản.
Dịch vụ cũng phù hợp khi doanh nghiệp chưa cần tuyển một bộ máy kế toán đầy đủ nhưng vẫn muốn có người chuyên môn kiểm soát định kỳ.
Dịch vụ kế toán có theo dõi riêng từng công trình không?
Đối với dịch vụ kế toán xây dựng chuyên sâu, việc theo dõi riêng từng công trình là một trong những yêu cầu quan trọng nhất.
Mỗi công trình nên được mở mã riêng trên hệ thống kế toán hoặc hệ thống quản trị.
Nếu doanh nghiệp cần quản trị sâu hơn, có thể theo dõi thêm theo từng hạng mục.
Chi phí nhân công thuê ngoài xử lý thế nào?
Nhân công thuê ngoài là vấn đề cần được kiểm soát ngay từ thời điểm doanh nghiệp ký hợp đồng hoặc tổ chức thi công.
Mỗi trường hợp có bộ hồ sơ và cách xử lý kế toán, thuế khác nhau.
Quan trọng nhất là chi phí nhân công phải được xác định rõ thuộc công trình hoặc hạng mục nào để phục vụ tính giá thành.
Vật tư mua về công trình có cần theo dõi riêng không?
Có.
Doanh nghiệp nên xác định rõ vật tư được mua về kho tổng, nhập kho công trình hay được nhà cung cấp giao trực tiếp tới vị trí thi công.
Nếu vật tư nhập kho rồi xuất dần, cần có phiếu nhập, phiếu xuất và hệ thống theo dõi tồn kho.
Không kiểm soát tốt vật tư là một trong những nguyên nhân phổ biến làm giá thành công trình sai lệch.
Công trình chưa nghiệm thu có được ghi nhận doanh thu không?
Việc ghi nhận doanh thu xây dựng phải căn cứ vào bản chất giao dịch, điều khoản hợp đồng, mức độ hoàn thành nghĩa vụ và quy định kế toán – thuế áp dụng tại thời điểm phát sinh.
Hồ sơ nghiệm thu, xác nhận khối lượng, điều kiện thanh toán và hóa đơn cần được kiểm tra đồng bộ.
Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng xử lý thế nào?
Công trình xây dựng thường phát sinh thêm khối lượng ngoài dự toán hoặc ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu.
Các phát sinh cần được xác nhận kịp thời thông qua hồ sơ phù hợp như đề nghị thay đổi, xác nhận khối lượng, biên bản làm việc, phụ lục hợp đồng hoặc tài liệu khác tùy từng trường hợp.
Nhà thầu có nhiều công trình cùng lúc quản lý ra sao?
Khi số lượng công trình tăng, doanh nghiệp cần chuyển từ cách quản lý dựa trên Excel rời rạc sang hệ thống dữ liệu có mã hóa thống nhất.
Mỗi công trình phải có mã riêng.
Mỗi chứng từ cần xác định công trình, hạng mục, loại chi phí và người chịu trách nhiệm.
Ngoài báo cáo riêng từng công trình, cần có bảng tổng hợp toàn doanh nghiệp.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ quyết toán thuế xây dựng không?
Dịch vụ kế toán xây dựng có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị và rà soát hồ sơ phục vụ quyết toán thuế nếu phạm vi dịch vụ hai bên thỏa thuận có nội dung này.
Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thời gian bổ sung tài liệu, giải trình số liệu và xử lý các sai lệch kế toán nếu có.
Hồ sơ kế toán cũ thiếu chứng từ có xử lý được không?
Có thể rà soát và xử lý, nhưng mức độ xử lý phụ thuộc vào tình trạng thực tế của từng hồ sơ.
Cũng có trường hợp đã thanh toán tiền nhưng chưa xác định được chứng từ liên quan.
Mục tiêu của việc xử lý sổ cũ là làm dữ liệu minh bạch hơn và xác định chính xác những tồn tại còn lại.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán nhà thầu xây dựng phụ thuộc vào yếu tố nào?
Chi phí dịch vụ kế toán xây dựng thường không nên xác định chỉ dựa trên doanh thu.
Hai doanh nghiệp có cùng doanh thu 50 tỷ đồng nhưng khối lượng công việc kế toán có thể hoàn toàn khác nhau.
Dịch vụ chỉ kê khai thuế và lập sổ kế toán sẽ khác với gói bao gồm kiểm soát giá thành, báo cáo quản trị, rà soát hợp đồng, đối chiếu hồ sơ công trình và hỗ trợ quyết toán thuế.
“Từ sổ sách đến chiến lược nhận thầu” – Giá trị dài hạn của dịch vụ kế toán xây dựng
Biết chính xác công trình nào đang tạo lợi nhuận
Doanh thu lớn không đồng nghĩa với công trình có lợi nhuận cao.
Khi kế toán được tổ chức theo từng mã công trình, doanh nghiệp có thể tập hợp riêng doanh thu và chi phí của từng dự án.
Thông tin này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp cùng lúc triển khai nhiều dự án.
Kiểm soát chi phí trước khi vượt ngân sách
Một trong những rủi ro lớn của hoạt động xây dựng là chi phí thực tế vượt xa dự toán ban đầu.
Nguyên nhân có thể đến từ giá vật liệu tăng, hao hụt vật tư, thay đổi thiết kế, phát sinh khối.
Ngược lại, khi số liệu được cập nhật thường xuyên, kế toán có thể đối chiếu chi phí thực tế với dự toán của từng nhóm công việc.
Chủ động kế hoạch vốn cho từng dự án
Doanh nghiệp xây dựng thường phải bỏ vốn trước cho vật tư, nhân công, máy móc và nhà thầu phụ trong khi tiền từ chủ đầu tư được thanh toán theo từng giai đoạn.
Khả năng dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ công trình bị đình trệ chỉ vì thiếu vốn lưu động tạm thời.
Giảm rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế
Doanh nghiệp xây dựng thường có hệ thống chứng từ phức tạp do mỗi công trình liên quan đến nhiều nhà cung cấp, nhân công, đơn vị vận chuyển, nhà thầu phụ và hồ sơ nghiệm thu.
Các khoản chi phí lớn được kiểm tra chứng từ, doanh thu được đối chiếu với hồ sơ liên quan và công nợ được rà soát định kỳ.
Tăng khả năng làm việc với ngân hàng và đối tác
Doanh nghiệp xây dựng thường có nhu cầu vay vốn, xin hạn mức tín dụng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng hoặc bảo lãnh thanh toán.
Trong những trường hợp này, chất lượng số liệu kế toán và báo cáo tài chính có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đánh giá doanh nghiệp.
Xây dựng nền tài chính vững chắc để mở rộng nhận thầu
Khi doanh nghiệp xây dựng còn nhỏ, chủ doanh nghiệp có thể trực tiếp kiểm soát một vài công trình bằng kinh nghiệm và bảng tính đơn giản.
Doanh nghiệp có thể biết loại công trình nào có biên lợi nhuận tốt, nhóm vật tư nào thường biến động mạnh, tỷ lệ chi phí nhân công thực tế là bao nhiêu và mức dự phòng nào nên được đưa vào giá dự thầu.
“Từ công trường đến con số lợi nhuận” – Giá trị cuối cùng của kế toán xây dựng
Biết chính xác công trình nào đang tạo lợi nhuận
Một doanh nghiệp xây dựng có thể cùng lúc thực hiện nhiều công trình với quy mô, thời gian thi công, cơ cấu chi phí và điều kiện thanh toán hoàn toàn khác nhau.
Công trình thứ hai có doanh thu thấp hơn nhưng tiến độ nhanh, chi phí được kiểm soát tốt.
Các khoản chi phí phát sinh phải được xác định rõ thuộc công trình nào trước khi hạch toán.
Việc phát hiện sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý trước khi rủi ro trở thành kết quả không thể thay đổi.
Kiểm soát chi phí thay vì chỉ chạy theo doanh thu
Doanh thu lớn không đồng nghĩa với lợi nhuận lớn.
Đối với ngành xây dựng, lợi nhuận thường bị ảnh hưởng trực tiếp bởi khả năng kiểm soát chi phí trong suốt thời gian thi công.
Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố cần kiểm soát đầu tiên.
Nhà thầu phụ cũng cần được theo dõi theo từng hợp đồng và từng khối lượng nghiệm thu.
Một hệ thống kế toán tốt phải giúp doanh nghiệp chuyển từ trạng thái “ghi nhận chi phí” sang “kiểm soát chi phí”.
Chủ động dòng tiền theo từng giai đoạn thi công
Doanh nghiệp xây dựng có thể có lợi nhuận trên sổ sách nhưng vẫn thiếu tiền để vận hành.
Nếu hồ sơ nghiệm thu chậm, dòng tiền vào cũng chậm theo.
Kế toán công trình vì vậy phải theo dõi riêng dòng tiền của từng dự án.
Khi có báo cáo dòng tiền theo từng công trình, lãnh đạo có thể chủ động kế hoạch vay vốn, đàm phán tạm ứng, điều chỉnh tiến độ mua vật tư hoặc đẩy nhanh hồ sơ nghiệm thu để thu hồi tiền.
Giảm rủi ro từ hồ sơ, chứng từ và thuế
Một vấn đề thường gặp trong doanh nghiệp xây dựng là chi phí thực tế đã phát sinh nhưng hồ sơ kế toán lại không đầy đủ.
Đối với nhà thầu phụ, hồ sơ cần được quản lý từ hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu khối lượng, đối chiếu công nợ đến hóa đơn và thanh toán.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp giảm được tình trạng cuối năm mới phát hiện thiếu hồ sơ và phải quay lại tìm chứng từ của những giao dịch đã phát sinh từ nhiều tháng trước.
Có dữ liệu để nhận thêm dự án mới
Một hệ thống kế toán công trình tốt không chỉ phục vụ các dự án đang thực hiện mà còn tạo dữ liệu cho những dự án trong tương lai.
Nhà thầu phụ nào thường phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng?
Khi kế toán cung cấp được dữ liệu lịch sử của các công trình trước, ban lãnh đạo có thể xây dựng giá thầu sát với thực tế hơn và đánh giá rõ ràng khả năng sinh lời trước khi ký hợp đồng.
Biến kế toán thành công cụ điều hành doanh nghiệp xây dựng
Kế toán công trình chỉ thực sự tạo ra giá trị khi số liệu kế toán được sử dụng trong quá trình điều hành doanh nghiệp.
Kế toán không còn là bộ phận chỉ nhập hóa đơn, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính mà trở thành nguồn dữ liệu hỗ trợ quản trị.
Chi phí được tập hợp thành giá thành.
Giá thành được so sánh với doanh thu để xác định lợi nhuận.
Kế toán không chỉ là công việc sau khi công trình kết thúc, mà là công cụ giúp nhà thầu đưa ra quyết định ngay trong quá trình thi công.
Dịch vụ kế toán nhà thầu xây dựng không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán, kê khai và quyết toán thuế đúng quy định mà còn giúp quản lý chi phí từng công trình, theo dõi doanh thu, công nợ và hiệu quả của từng dự án. Đồng hành cùng đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp nhà thầu giảm thiểu rủi ro pháp lý, tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu nguồn lực tài chính và tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô hoạt động cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường xây dựng.
