Dịch vụ kế toán quán trà sữa là giải pháp hỗ trợ chủ quán quản lý toàn diện hoạt động tài chính, từ theo dõi doanh thu, chi phí nguyên vật liệu, hàng tồn kho, tiền lương nhân viên đến kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Với đặc thù kinh doanh đồ uống có số lượng giao dịch lớn, nguyên liệu đa dạng và chi phí vận hành phát sinh thường xuyên, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp quán trà sữa kiểm soát dòng tiền, tối ưu lợi nhuận và hạn chế rủi ro về thuế.
“Một ly trà sữa được bán ra” – Phía sau quầy pha chế là cả một hệ thống kế toán
Một đơn hàng trà sữa phát sinh những dữ liệu kế toán nào?
Một đơn hàng tưởng như chỉ có tên món và giá bán nhưng thực tế tạo ra nhiều dữ liệu cần được ghi nhận.
Trước hết là doanh thu bán hàng. Tiếp theo là phương thức thanh toán, chương trình giảm giá, voucher hoặc điểm thành viên nếu có. Phía sau món uống là lượng nguyên liệu đã sử dụng, bao bì, topping và các vật tư tiêu hao.
Từ nguyên liệu nhập kho đến ly nước giao cho khách đi qua những bước nào?
Hành trình có thể bắt đầu từ việc quán đặt mua trà, sữa, đường, bột, syrup, trân châu, thạch và các nguyên liệu khác từ nhiều nhà cung cấp.
Trân châu phải nấu trước. Trái cây cần sơ chế.
Khi đối chiếu lượng tiêu hao theo định mức với lượng thực tế trong kho, doanh nghiệp mới biết phần chênh lệch đang nằm ở hao hụt bình thường hay thất thoát cần kiểm tra.
Tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử và ứng dụng giao hàng tạo ra dòng tiền ra sao?
Một quán trà sữa có thể nhận tiền từ nhiều nguồn trong cùng một ngày.
Khách mua trực tiếp có thể trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Kế toán cần theo dõi doanh thu theo phương thức thanh toán và thực hiện đối chiếu.
Nếu chỉ tổng hợp tất cả thành một con số doanh thu, chủ quán rất khó phát hiện khoản tiền nào chưa nhận hoặc khoản chênh lệch phát sinh ở kênh nào.
Vì sao doanh thu mỗi ngày cao nhưng chủ quán chưa chắc biết đang lãi bao nhiêu?
Doanh thu chỉ phản ánh số tiền từ việc bán sản phẩm, còn lợi nhuận phải được xác định sau khi xem xét các chi phí liên quan.
Do đó, quản lý chi phí quán trà sữa phải đi cùng quản lý doanh thu. Chủ quán cần biết không chỉ bán được bao nhiêu tiền mà còn biết đã tiêu tốn bao nhiêu để tạo ra số doanh thu đó.
Kế toán quán trà sữa bắt đầu từ nguyên liệu chứ không phải từ cuối tháng
Nếu đến cuối tháng mới cộng tổng tiền mua hàng rồi so sánh với doanh thu, doanh nghiệp chỉ nhìn thấy kết quả sau khi mọi việc đã xảy ra.
Khi đưa vào pha chế phải có cơ sở xác định lượng tiêu hao.
Đây cũng là nền tảng để dịch vụ kế toán quán trà sữa cung cấp số liệu quản trị thay vì chỉ hoàn thành báo cáo kế toán vào cuối kỳ.
“Bản đồ nguyên liệu phía sau quầy pha chế” – Vì sao kế toán quán trà sữa không đơn giản như bán đồ uống?
Trà, sữa, bột, topping và nguyên liệu phụ tạo thành hệ thống quản lý phức tạp
Danh mục nguyên liệu của một quán trà sữa có thể lên đến hàng chục hoặc hàng trăm mã.
Nhóm trà có trà đen, trà xanh, ô long và các loại trà hương vị. Topping có thể gồm trân châu, thạch, pudding, kem cheese và nhiều loại khác.
Nếu không chuẩn hóa đơn vị tính, dữ liệu kho rất dễ sai lệch.
Một ly trà sữa gồm bao nhiêu loại chi phí cấu thành?
Giá vốn một ly trà sữa không chỉ bao gồm trà và sữa.
Một sản phẩm có thể gồm trà nền, bột kem hoặc sữa, đường hoặc syrup, topping, đá, ly, nắp, ống hút và túi.
Với các món đặc biệt còn có kem cheese, trái cây tươi hoặc nhiều loại topping bổ sung.
Phần giá trị thực tế còn lại phụ thuộc vào toàn bộ cấu trúc chi phí phía sau.
Định lượng nguyên liệu ảnh hưởng thế nào đến giá vốn từng món?
Định lượng là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi tính giá vốn đồ uống.
Từ giá mua từng nguyên liệu, quán có thể tính được giá vốn tiêu chuẩn của món.
Do đó, định lượng vừa phục vụ kiểm soát chất lượng món uống vừa là công cụ kiểm soát tài chính.
Nguyên liệu dễ hỏng khiến việc quản lý tồn kho trở nên đặc biệt
Khác với nhiều loại hàng hóa thương mại, một số nguyên liệu của quán trà sữa có thời gian sử dụng ngắn sau khi mở bao bì hoặc chế biến.
Trái cây có thể hỏng. Sữa cần được bảo quản đúng điều kiện.
Do đó, tồn kho không chỉ cần được quản lý về số lượng mà còn phải chú ý đến thời gian sử dụng và tốc độ luân chuyển.
Kiểm soát nguyên liệu giúp phát hiện thất thoát trong vận hành quán
Một trong những giá trị lớn nhất của hệ thống quản lý nguyên liệu là giúp doanh nghiệp nhận biết chênh lệch.
Phần chênh lệch 8 kg cần được phân tích.
Khi dữ liệu nguyên liệu được kết nối với bán hàng, kế toán mới có thể xác định tương đối chính xác giá vốn từng món, phát hiện điểm thất thoát và giúp chủ quán nhìn thấy lợi nhuận thực sự thay vì chỉ nhìn doanh thu.
“Menu càng nhiều món, bài toán kế toán càng lớn” – Quản lý giá vốn từng loại đồ uống
Mỗi món trong menu có một công thức nguyên liệu riêng
Một ly trà sữa không chỉ gồm trà và sữa.
Mỗi món vì vậy cần có một công thức hoặc định mức nguyên liệu riêng.
Khi khách chuyển sang size L, lượng nguyên liệu tăng lên và giá vốn cũng thay đổi.
Nếu lượng thực tế sử dụng cao hơn đáng kể, quán có cơ sở để kiểm tra định lượng pha chế, thất thoát hoặc sai lệch kho.
Trà sữa truyền thống, trà trái cây và đồ uống đặc biệt có giá vốn khác nhau
Không thể áp dụng một tỷ lệ giá vốn chung cho toàn bộ menu.
Ví dụ một ly trà sữa bán 45.000 đồng có chi phí nguyên liệu khoảng 15.000 đồng.
Nhưng khi nhìn vào giá vốn, mức đóng góp lợi nhuận lại khác nhau.
Kế toán nên phân nhóm sản phẩm và theo dõi tỷ lệ giá vốn riêng cho từng nhóm để chủ quán biết nhóm nào đang tạo ra biên lợi nhuận tốt.
Topping thêm vào làm thay đổi giá thành sản phẩm thế nào?
Topping là một phần rất quan trọng trong kinh doanh trà sữa và cũng là nơi giá vốn có thể thay đổi nhanh.
Khi khách gọi thêm topping, doanh thu tăng nhưng giá vốn cũng tăng.
Ví dụ một ly trà sữa cơ bản có giá vốn 15.000 đồng và giá bán 45.000 đồng.
Đối với những topping có giá trị cao, nên theo dõi lượng bán và lượng sử dụng thực tế để phát hiện chênh lệch.
Vì sao món bán chạy chưa chắc là món có lợi nhuận cao?
Món bán chạy thường được xem là sản phẩm chủ lực của quán, nhưng số lượng bán cao không đồng nghĩa tỷ suất lợi nhuận cao.
Một món có thể bán 2.000 ly mỗi tháng nhưng giá vốn chiếm 50% giá bán.
Một món khác chỉ bán 1.000 ly nhưng giá vốn chỉ chiếm 25% giá bán.
Khi đó chủ quán mới phân biệt được sản phẩm “bán chạy” với sản phẩm “tạo lợi nhuận”.
Phân tích lợi nhuận từng nhóm đồ uống để điều chỉnh menu
Menu không nên được giữ nguyên chỉ vì một món đã bán lâu năm hoặc từng được khách yêu thích.
Kế toán quản trị có thể giúp chủ quán đánh giá menu bằng dữ liệu.
Đối với mỗi nhóm, cần theo dõi doanh thu, giá vốn, tỷ lệ giá vốn và lợi nhuận gộp.
Khi menu được điều chỉnh dựa trên dữ liệu giá vốn và lợi nhuận, quán có thể tăng hiệu quả mà không nhất thiết phải tăng số lượng khách.
“Kho nhỏ nhưng rủi ro lớn” – Quản lý tồn kho nguyên liệu trong quán trà sữa
Theo dõi nhập – xuất – tồn của trà, sữa, bột và topping
Mỗi nhóm nguyên liệu cần được theo dõi bằng mã hàng và đơn vị tính thống nhất.
Trà có thể được quản lý theo gram hoặc kilogram. Bột theo túi hoặc kilogram.
Khi đưa nguyên liệu từ kho sang quầy pha chế, cần có cách theo dõi lượng sử dụng phù hợp.
Số liệu này tiếp tục được so sánh với lượng nguyên liệu đáng lẽ phải tiêu hao theo số lượng đồ uống đã bán.
Nguyên liệu tồn kho khác gì so với hàng hóa thông thường?
Nguyên liệu trà sữa khác hàng hóa bán nguyên chiếc ở chỗ một đơn vị mua vào có thể được chia nhỏ để tạo ra rất nhiều sản phẩm.
Một túi trà có thể pha được hàng chục hoặc hàng trăm ly. Một chai syrup được sử dụng nhiều lần.
Ngoài ra còn có quá trình sơ chế và chế biến.
Khi có định mức, dữ liệu tồn kho mới thực sự có giá trị trong việc kiểm soát giá vốn.
Hàng hết hạn, hư hỏng và hao hụt cần xử lý thế nào?
Nguyên liệu hết hạn hoặc hư hỏng không nên chỉ được bỏ đi mà không ghi nhận.
Mỗi lần hủy hàng đều làm tăng chi phí thực tế của quán.
Có những ly pha sai phải làm lại.
Những hao hụt hợp lý cần được dự kiến trong định mức quản trị.
Việc tách rõ hư hỏng, hao hụt và thất thoát giúp chủ quán biết chi phí đang mất đi vì lý do nào.
Kiểm kê thực tế có khớp với số liệu bán hàng không?
Kiểm kê là bước giúp xác nhận số liệu trên hệ thống có phản ánh đúng thực tế hay không.
Nếu kiểm kê cho thấy kho thực tế đã giảm 16 kg, phần chênh lệch 4 kg cần được giải thích.
Quán có thể ưu tiên kiểm kê hàng ngày với những nguyên liệu giá trị cao hoặc dễ thất thoát, trong khi các nhóm khác được kiểm kê theo tuần hoặc định kỳ phù hợp.
Kiểm soát kho giúp giảm thất thoát nguyên liệu mỗi ngày
Thất thoát trong quán trà sữa thường không xuất hiện dưới dạng một khoản mất mát rất lớn trong một ngày.
Nó thường tích tụ từ những chênh lệch nhỏ.
Một ít topping bị bỏ cuối ngày. Một chai syrup không được ghi nhận đúng.
Khi kết hợp dữ liệu menu với dữ liệu kho, kế toán có thể trả lời được hai câu hỏi cốt lõi của kinh doanh trà sữa: mỗi ly thực sự tốn bao nhiêu tiền và phần nguyên liệu mua vào cuối cùng đã đi đâu.
“Một ngày bán hàng có hàng trăm giao dịch” – Kế toán xử lý doanh thu quán trà sữa thế nào?
Doanh thu bán tại quầy và doanh thu online khác nhau ra sao?
Doanh thu tại quầy thường được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống POS khi nhân viên tạo đơn và khách hàng thanh toán.
Với bán hàng online, quá trình phức tạp hơn.
Việc tách kênh còn giúp doanh nghiệp so sánh giá trị đơn trung bình, chi phí bán hàng và lợi nhuận giữa khách mua trực tiếp với khách đặt qua ứng dụng.
Đơn hàng qua ứng dụng giao đồ ăn cần đối soát thế nào?
Mỗi nền tảng giao đồ ăn thường cung cấp dữ liệu về đơn hàng thành công, đơn bị hủy, các khoản giảm giá, phí và số tiền thanh toán cho cửa hàng.
Cuối cùng, số tiền theo báo cáo đối soát phải được kiểm tra với giao dịch ngân hàng thực tế.
Nếu mỗi bước đều đối chiếu được, kế toán sẽ biết chính xác tiền của từng nền tảng đang nằm ở đâu.
Phí nền tảng, phí giao hàng và chiết khấu ảnh hưởng đến doanh thu thực nhận
Một trong những nhầm lẫn phổ biến là coi số tiền nền tảng chuyển về tài khoản là toàn bộ doanh thu của kênh online.
Kế toán cần bóc tách từng loại thay vì ghi nhận một con số ròng.
Báo cáo quản trị nên thể hiện riêng doanh số, các khoản chi phí hoặc điều chỉnh liên quan và tiền thực nhận.
Khách thanh toán bằng tiền mặt, QR, thẻ và ví điện tử quản lý thế nào?
Một cửa hàng trà sữa có thể đồng thời chấp nhận nhiều phương thức thanh toán. Điều này thuận tiện cho khách hàng nhưng làm tăng yêu cầu kiểm soát đối với kế toán.
Thanh toán QR cần được đối chiếu với tài khoản nhận tiền.
Vì vậy, không chỉ tổng doanh thu mà cả hình thức thanh toán cũng cần được nhập đúng.
Vì sao cần đối chiếu doanh thu giữa máy bán hàng và sổ kế toán?
POS phản ánh hoạt động bán hàng tại cửa hàng, còn sổ kế toán phản ánh dữ liệu tài chính chính thức của doanh nghiệp.
Hai hệ thống cần được đối chiếu thường xuyên.
Nếu POS cho thấy doanh thu tháng là 900 triệu đồng nhưng sổ kế toán chỉ phản ánh 820 triệu đồng, doanh nghiệp phải xác định 80 triệu đồng chênh lệch đến từ đâu.
“Chi phí ẩn sau một ly trà sữa” – Những khoản dễ bị bỏ quên khi tính lợi nhuận
Chi phí thuê mặt bằng ảnh hưởng thế nào đến điểm hòa vốn?
Mặt bằng thường là một trong những khoản cố định lớn nhất của quán trà sữa.
Giả sử một cửa hàng phải trả 80 triệu đồng tiền thuê mỗi tháng.
Điều đó có nghĩa quán phải bán đủ một lượng sản phẩm nhất định để tạo ra phần lợi nhuận gộp đủ bù tiền thuê và những chi phí cố định khác trước khi thực sự tạo lợi nhuận.
Chi phí nhân viên pha chế, phục vụ và quản lý cần kiểm soát ra sao?
Chi phí nhân sự không chỉ gồm tiền lương pha chế.
Kế toán nên theo dõi chi phí nhân sự theo từng cửa hàng và so sánh với doanh thu.
Đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích doanh thu theo giờ để bố trí ca làm việc phù hợp.
Dữ liệu giúp nhà quản lý điều chỉnh lịch làm việc mà vẫn duy trì chất lượng phục vụ.
Chi phí điện nước, internet, máy móc và bảo trì thiết bị
Máy làm đá, máy dập nắp, máy nấu trà, máy lạnh, tủ lạnh, máy POS và các thiết bị khác hoạt động liên tục nên tạo ra một lượng chi phí đáng kể.
Ngoài điện nước còn có internet, phần mềm quản lý, bảo trì và sửa chữa thiết bị.
Tương tự, nếu một chiếc máy thường xuyên phải sửa chữa, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu lịch sử.
Chi phí marketing, khuyến mại và chương trình khách hàng thân thiết
Trà sữa là lĩnh vực có mức độ cạnh tranh cao nên nhiều cửa hàng thường xuyên triển khai chương trình quảng cáo và ưu đãi.
Chi phí có thể phát sinh từ quảng cáo mạng xã hội, hợp tác người sáng tạo nội dung, voucher, tích điểm, giảm giá sinh nhật hoặc các chương trình dành cho thành viên.
Tốt hơn, mỗi chương trình lớn nên có mã hoặc nhóm theo dõi riêng.
Bao bì, ly, ống hút và vật dụng dùng một lần có thể chiếm tỷ lệ lớn
Ly nhựa, ly giấy, nắp, ống hút, túi mang đi, quai xách, khăn giấy và thìa là những khoản rất dễ bị xem nhẹ vì giá trị từng chiếc nhỏ.
Đặc biệt, đơn online thường cần nhiều bao bì hơn khách uống tại quán do phải đảm bảo vận chuyển.
Nếu bỏ qua những chi phí nhỏ này, biên lợi nhuận của hàng nghìn đơn sẽ bị đánh giá cao hơn thực tế.
“Một chương trình giảm giá có thể làm thay đổi cả sổ sách” – Kế toán khuyến mại và bán hàng
Mua 1 tặng 1 ảnh hưởng đến doanh thu như thế nào?
Mua 1 tặng 1 là chương trình rất dễ tạo lượng đơn lớn nhưng cũng có thể làm thay đổi mạnh giá vốn trên mỗi giao dịch.
Ví dụ, khách thanh toán cho một ly nhưng cửa hàng phải sử dụng nguyên liệu, bao bì và thời gian pha chế cho hai ly.
Nhưng nếu nhìn doanh thu bình quân trên mỗi ly, con số có thể giảm đáng kể.
Voucher giảm giá và mã khuyến mại cần theo dõi ra sao?
Một cửa hàng có thể đồng thời sử dụng voucher giấy, voucher điện tử, mã của thương hiệu, mã từ nền tảng giao hàng hoặc ưu đãi dành riêng cho khách thành viên.
Có chương trình do cửa hàng chịu toàn bộ khoản giảm.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện những mã đang bị sử dụng quá nhiều, chương trình kém hiệu quả hoặc những trường hợp giảm giá ngoài chính sách.
Chi phí quảng cáo trên mạng xã hội có được kiểm soát đầy đủ?
Quán trà sữa có thể chạy quảng cáo trên Facebook, TikTok và nhiều nền tảng khác để kéo khách tới cửa hàng hoặc thúc đẩy đơn online.
Kế toán quản trị nên tập hợp chi phí theo từng chiến dịch hoặc từng thời kỳ.
Việc gom đủ các lớp chi phí giúp ban quản lý đánh giá hiệu quả chiến dịch chính xác hơn.
Chương trình khai trương, tích điểm và ưu đãi khách hàng ảnh hưởng thế nào?
Khai trương thường là giai đoạn cửa hàng sử dụng mức ưu đãi cao để thu hút khách mới. Trong khi đó, chương trình tích điểm và thành viên lại nhằm giữ khách quay lại lâu dài.
Hai loại chương trình có mục tiêu khác nhau nên cũng cần được đánh giá khác nhau.
Khi các quyền lợi được mã hóa trên POS, doanh nghiệp vừa kiểm soát doanh thu vừa giảm nguy cơ thất thoát.
Vì sao doanh số tăng nhưng lợi nhuận có thể giảm?
Đây là nghịch lý rất thường gặp trong kinh doanh trà sữa.
Nhìn vào số lượng và doanh thu, hoạt động kinh doanh dường như tăng trưởng rất tốt.
Khi tính đủ các khoản này, lợi nhuận trên mỗi đơn có thể giảm mạnh.
Một chương trình làm số đơn tăng mạnh nhưng lợi nhuận giảm sẽ được phát hiện sớm, trước khi doanh nghiệp tiếp tục bỏ thêm ngân sách vào một chiến dịch tưởng hiệu quả nhưng thực tế đang ăn mòn lợi nhuận.
“Từ một quán nhỏ đến chuỗi trà sữa” – Kế toán thay đổi theo quy mô kinh doanh
Quán trà sữa một điểm bán cần kiểm soát những gì?
Với một quán trà sữa một điểm bán, hệ thống kế toán chưa cần quá phức tạp nhưng phải kiểm soát được những yếu tố trực tiếp quyết định lợi nhuận.
Tiếp theo là nguyên liệu. Trà, sữa, bột kem, đường, syrup, trân châu, thạch, trái cây, topping, ly, nắp và bao bì cần được quản lý theo danh mục thống nhất.
Nếu chỉ biết doanh thu, rất khó xác định quán đang thực sự kinh doanh tốt hay chỉ đang bán nhiều.
Nhiều chi nhánh cần quản lý doanh thu từng cửa hàng ra sao?
Khi có nhiều chi nhánh, doanh thu không nên được cộng chung ngay từ đầu.
Dữ liệu POS của từng cửa hàng cần được đối chiếu với tiền thực nhận.
Ngoài doanh thu, chi phí cũng cần được theo dõi theo chi nhánh.
Khi doanh thu và chi phí được đặt cạnh nhau, chủ chuỗi mới xác định được cửa hàng nào đang tạo lợi nhuận, cửa hàng nào chỉ đạt điểm hòa vốn và địa điểm nào cần tái cơ cấu.
Mô hình nhượng quyền trà sữa phát sinh nghiệp vụ gì?
Nhượng quyền làm cho hệ thống kế toán phức tạp hơn vì ngoài hoạt động bán trà sữa thông thường còn xuất hiện mối quan hệ tài chính giữa bên nhượng quyền và bên nhận quyền.
Kế toán cần tách từng nguồn thu thay vì cộng chung vào doanh thu bán trà sữa.
Nếu bên nhượng quyền cung cấp nguyên liệu cho hệ thống, cần quản lý riêng doanh thu bán hàng, giá vốn và công nợ của từng cửa hàng nhận quyền.
Kết hợp bán tại cửa hàng và bán online cần hệ thống dữ liệu thế nào?
Một quán trà sữa có thể cùng lúc nhận đơn từ POS tại cửa hàng, website, mạng xã hội và nhiều ứng dụng giao đồ ăn.
Nếu mỗi kênh tồn tại như một hệ thống riêng, cuối ngày kế toán sẽ phải tổng hợp nhiều nguồn dữ liệu và nguy cơ chênh lệch tăng lên.
Đặc biệt với ứng dụng giao đồ uống, không nên lấy khoản tiền chuyển về ngân hàng làm doanh thu duy nhất.
Dữ liệu bán online cũng cần liên kết với kho.
Khi nào quán trà sữa cần chuyển từ tự quản lý sang thuê dịch vụ kế toán?
Ở giai đoạn đầu, chủ quán có thể tự theo dõi doanh thu, nhập hàng và một số khoản chi cơ bản. Nhưng khi số lượng nghiệp vụ tăng, việc vừa vận hành cửa hàng vừa xử lý sổ sách sẽ ngày càng khó.
Dấu hiệu khác là tồn kho trên sổ không khớp thực tế, hóa đơn đầu vào bị thất lạc, công nợ nhà cung cấp không rõ hoặc doanh thu từ nhiều nền tảng không được đối chiếu.
“Những điểm mù khiến quán trà sữa bán đông nhưng không có tiền”
Không biết chính xác giá vốn từng món trong menu
Một trong những sai lầm lớn nhất là định giá món uống dựa chủ yếu vào giá bán của đối thủ hoặc cảm giác về mức giá thị trường.
Giá vốn còn có đường, bột kem, syrup, topping, đá, ly, nắp, ống hút và bao bì mang đi.
Dữ liệu này giúp chủ quán biết món nào có biên lợi nhuận tốt và món nào cần điều chỉnh giá bán hoặc công thức.
Không kiểm soát lượng nguyên liệu tiêu hao mỗi ngày
Nguyên liệu xuất khỏi kho chưa chắc đều được chuyển thành sản phẩm bán cho khách.
Một hệ thống tốt nên so sánh lượng tiêu hao lý thuyết với lượng tiêu hao thực tế.
Chênh lệch 5 kg cần được kiểm tra.
Khi theo dõi định kỳ thay vì đợi cuối tháng, quản lý có thể phát hiện bất thường sớm và điều chỉnh ngay quy trình pha chế hoặc kiểm soát kho.
Doanh thu trên ứng dụng không bằng tiền thực nhận
Một đơn trà sữa trị giá 100.000 đồng trên ứng dụng không có nghĩa quán sẽ nhận đủ 100.000 đồng.
Nếu chủ quán chỉ nhìn tổng doanh số trên ứng dụng, doanh thu có vẻ rất cao.
Một kênh có doanh thu 300 triệu đồng nhưng phải chịu tỷ lệ chi phí lớn chưa chắc tốt hơn kênh trực tiếp chỉ có doanh thu 200 triệu đồng nhưng biên lợi nhuận cao hơn.
Nhân viên sử dụng nguyên liệu nhưng không có cơ chế kiểm soát
Trà sữa có nhiều nguyên liệu được sử dụng liên tục trong ca làm việc.
Quán cần chuẩn hóa công thức, dụng cụ định lượng và quy trình cấp nguyên liệu cho quầy pha chế.
Kiểm soát nguyên liệu không có nghĩa làm chậm tốc độ phục vụ. Mục tiêu là tạo ra một quy trình đủ đơn giản để nhân viên có thể thực hiện trong ca nhưng vẫn để lại dữ liệu cho quản lý kiểm tra.
Chủ quán lấy doanh thu làm thước đo thay vì lợi nhuận
Đây là “điểm mù” lớn nhất của nhiều mô hình đồ uống.
Chủ quán vì vậy cần theo dõi đồng thời doanh thu, giá vốn, lợi nhuận gộp, chi phí vận hành và lợi nhuận cuối cùng.
Khi mở thêm chi nhánh, chỉ tiêu càng quan trọng hơn.
Khi kế toán giúp nhìn thấy phần còn lại này theo từng món, từng kênh và từng cửa hàng, chủ quán mới có cơ sở thực sự để quyết định mở rộng hay thu hẹp hoạt động.
“Bộ máy kế toán phía sau quầy pha chế” – Dịch vụ kế toán quán trà sữa thực hiện những gì?
Khảo sát mô hình vận hành và hệ thống bán hàng hiện tại
Dịch vụ kế toán trước hết cần hiểu quán đang vận hành như thế nào thay vì chỉ nhận hóa đơn rồi ghi sổ.
Nếu có nhiều chi nhánh, cần tìm hiểu thêm cách mua hàng.
Từ bản đồ vận hành này mới có thể thiết kế hệ thống kế toán phù hợp với quy mô thực tế của quán.
Xây dựng quy trình quản lý nguyên liệu và chứng từ
Nguyên liệu trà sữa cần được chuẩn hóa ngay từ danh mục ban đầu.
Quy trình nhập hàng cần liên kết giữa đơn đặt hàng, hàng thực tế nhận, hóa đơn hoặc chứng từ liên quan và phiếu nhập kho.
Khi chứng từ và dòng hàng được kết nối, số liệu tồn kho mới có thể phản ánh gần với thực tế.
Theo dõi doanh thu từ nhiều kênh bán hàng
Doanh thu quán trà sữa ngày nay hiếm khi chỉ đến từ quầy thu ngân.
Kế toán cần theo dõi riêng doanh thu từng kênh thay vì chỉ lấy tổng doanh số trên POS.
Nếu phần mềm báo doanh thu 20 triệu đồng trong ngày nhưng tổng tiền có thể đối chiếu chỉ đạt 19 triệu đồng, khoản chênh lệch cần được tìm nguyên nhân ngay thay vì tích lũy đến cuối tháng.
Kiểm soát chi phí, giá vốn và lợi nhuận từng sản phẩm
Muốn biết một ly trà sữa có thực sự sinh lời hay không, quán cần xác định được giá vốn của ly đó.
Mỗi thành phần đều phải được quy đổi theo định lượng trong công thức.
Nhờ đó, chủ quán biết món nào bán nhiều nhưng lời ít, món nào vừa bán tốt vừa có biên lợi nhuận cao và món nào cần điều chỉnh giá hoặc công thức.
Quản lý công nợ nhà cung cấp
Quán trà sữa thường làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau như nhà cung cấp trà, sữa, syrup, topping, trái cây, bao bì và vật tư tiêu hao.
Nếu thanh toán theo nhiều đợt, cần đối chiếu từng khoản chuyển tiền với hóa đơn hoặc đơn hàng tương ứng để tránh thanh toán trùng hoặc bỏ sót công nợ.
Lập báo cáo kinh doanh định kỳ
Chủ quán không nên chờ cuối năm mới biết hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không.
Các chỉ số quan trọng có thể gồm doanh thu, giá vốn nguyên liệu, chi phí nhân sự, tiền thuê, marketing, phí nền tảng, chi phí vận hành và lợi nhuận.
Báo cáo định kỳ giúp chủ quán chuyển từ quản lý bằng cảm giác sang quản lý bằng xu hướng số liệu.
Hỗ trợ kê khai thuế và hoàn thiện sổ sách kế toán
Bên cạnh kế toán quản trị, dịch vụ kế toán còn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc kế toán và kê khai thuế thuộc nghĩa vụ của mô hình kinh doanh đang áp dụng.
Dữ liệu bán hàng cần được rà soát với hóa đơn, tiền thực nhận và sổ kế toán. Chứng từ đầu vào cần được kiểm tra, phân loại và lưu trữ theo quy trình.
“Bảng điều khiển của chủ quán” – Những báo cáo giúp quyết định nhập hàng và mở rộng
Báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng
Doanh thu nên được phân tích theo nhiều khoảng thời gian thay vì chỉ xem tổng số cuối tháng.
Báo cáo theo tuần giúp nhận diện chu kỳ mua hàng của khách. Báo cáo theo tháng giúp đánh giá xu hướng dài hơn.
Ngược lại, nếu một khung giờ liên tục có doanh thu thấp, chủ quán có cơ sở xem xét lại số lượng nhân viên hoặc chương trình kích cầu.
Báo cáo món bán chạy và món lợi nhuận cao
Món bán chạy và món sinh lời cao là hai khái niệm cần được tách biệt.
Báo cáo nên kết hợp số lượng bán, doanh thu và giá vốn để phân loại sản phẩm.
Nhóm món vừa bán chậm vừa có giá vốn không thuận lợi cần được cân nhắc lại để tránh làm menu phức tạp và tạo thêm nguyên liệu tồn kho.
Báo cáo chi phí nguyên liệu theo từng nhóm
Thay vì chỉ nhìn tổng tiền mua nguyên liệu, kế toán nên phân loại thành các nhóm như trà, sữa, syrup, topping, trái cây, đường, bao bì và những nhóm phù hợp với mô hình quán.
Ví dụ, doanh thu chỉ tăng 10% nhưng chi phí topping tăng 30%.
Thông tin cũng hỗ trợ đàm phán với nhà cung cấp và lập kế hoạch nhập hàng.
Báo cáo tỷ lệ hao hụt nguyên liệu
Hao hụt không thể được loại bỏ hoàn toàn nhưng phải được đo lường.
Sau đó, số liệu này được so sánh với lượng nguyên liệu thực tế giảm trong kho.
Trà, sữa, trái cây và topping có đặc điểm bảo quản và sử dụng khác nhau nên cần được phân tích phù hợp với từng nhóm.
Báo cáo điểm hòa vốn của quán
Điểm hòa vốn giúp trả lời câu hỏi rất thực tế: mỗi tháng quán phải đạt bao nhiêu doanh thu hoặc bán bao nhiêu sản phẩm để đủ trang trải chi phí.
Khi xác định được chi phí cố định và mức đóng góp bình quân từ sản phẩm, doanh nghiệp có thể ước tính mức doanh thu tối thiểu cần đạt.
Chỉ cần doanh số giảm hoặc giá nguyên liệu tăng là lợi nhuận có thể biến mất.
Báo cáo dòng tiền thực tế
Lợi nhuận trên báo cáo chưa chắc đồng nghĩa quán đang có đủ tiền để vận hành.
Khi doanh nghiệp dự định mở thêm chi nhánh, báo cáo dòng tiền càng quan trọng.
Giá trị thực sự nằm ở việc giúp chủ quán biết món nào tạo lợi nhuận, nguyên liệu nào đang thất thoát, doanh thu tối thiểu cần đạt và nguồn tiền hiện tại có đủ an toàn để tiếp tục mở rộng hay không.
“Case Study thực tế” – Quán trà sữa đông khách nhưng cuối tháng vẫn không có lợi nhuận
Doanh thu tăng nhưng giá vốn nguyên liệu không được kiểm soát
Trong giai đoạn quán tăng trưởng nhanh, doanh thu thường được theo dõi rất sát nhưng giá vốn lại dễ bị bỏ qua.
Một ly trà sữa không chỉ gồm trà và sữa.
Ví dụ, giá vốn dự kiến của một sản phẩm là 18.000 đồng với giá bán 45.000 đồng.
Kế toán quán trà sữa vì vậy cần theo dõi song song doanh thu, lượng nguyên liệu tiêu hao và biến động giá mua.
Không tính đúng chi phí topping và nguyên liệu phụ
Topping là một trong những khu vực dễ làm sai lệch giá vốn trà sữa.
Trân châu, thạch, pudding, kem cheese, macchiato, nha đam hoặc các loại topping khác có thể chỉ chiếm một khoản nhỏ trên từng ly nhưng được sử dụng với số lượng rất lớn.
Định lượng cũng cần được kiểm soát.
Thông qua đó, chủ quán mới biết món nào đang có tỷ suất lợi nhuận tốt và món nào tưởng bán chạy nhưng thực tế đang tạo lợi nhuận thấp.
Phí ứng dụng giao hàng làm giảm lợi nhuận
Ứng dụng giao đồ ăn và đồ uống có thể giúp quán tiếp cận lượng khách lớn hơn, nhưng doanh thu trên ứng dụng không nên được nhìn giống hoàn toàn doanh thu khách mua trực tiếp.
Quán có thể phát sinh phí nền tảng, chương trình khuyến mại, mã giảm giá hoặc các khoản điều chỉnh khác theo chính sách và thỏa thuận với từng kênh.
Kế toán cần tách doanh thu theo từng kênh bán và đối chiếu với bảng thanh toán của nền tảng.
Không kiểm soát thất thoát trong quá trình pha chế
Thất thoát trong quán trà sữa không nhất thiết xuất hiện dưới dạng một khoản mất hàng lớn.
Nó thường được hình thành từ rất nhiều chênh lệch nhỏ mỗi ngày.
Muốn kiểm soát, doanh nghiệp cần đối chiếu giữa lượng nguyên liệu lý thuyết và lượng nguyên liệu thực tế.
Có trường hợp công thức trên giấy không phản ánh đúng cách nhân viên thực tế pha chế nên định mức cũng cần điều chỉnh.
Sau khi chuẩn hóa kế toán, chủ quán biết tiền đang đi đâu
Sau khi tổ chức lại hệ thống, quán không còn chỉ nhìn một con số doanh thu tổng.
Dữ liệu bán hàng được phân tích theo món, nhóm sản phẩm và kênh bán. Giá vốn được tính dựa trên định lượng và giá mua thực tế.
Nếu doanh thu tăng 20% nhưng lượng nguyên liệu tăng 35%, cần kiểm tra giá vốn.
Đó là bước chuyển quan trọng từ một quán đông khách sang một mô hình kinh doanh có khả năng kiểm soát lợi nhuận.
“Tự làm hay thuê ngoài?” – Lựa chọn dịch vụ kế toán phù hợp cho quán trà sữa
Khi nào chủ quán có thể tự theo dõi sổ sách?
Quán nhỏ, chỉ có một điểm bán và số lượng giao dịch chưa quá lớn có thể duy trì hệ thống quản lý tương đối đơn giản.
Ngay từ đầu, quán nên có quy trình chốt doanh thu từng ngày, kiểm kê nguyên liệu định kỳ, lưu chứng từ mua hàng và phân loại các khoản chi.
Nếu dữ liệu của điểm bán đầu tiên đã được chuẩn hóa, việc nhân rộng hệ thống sẽ thuận lợi hơn nhiều.
Khi nào cần kế toán chuyên biệt cho ngành F&B?
Nhu cầu kế toán chuyên sâu bắt đầu tăng khi chủ quán không còn có thể trực tiếp theo dõi mọi hoạt động.
Kế toán lúc này phải hiểu nhiều hơn nghiệp vụ ghi sổ thông thường.
Họ cần hiểu mối quan hệ giữa doanh thu POS và tiền thu thực tế; giữa số món bán và lượng nguyên liệu tiêu hao; giữa công thức đồ uống và giá vốn.
Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán quán trà sữa
Dịch vụ kế toán giúp quán tiếp cận nguồn chuyên môn mà không phải ngay lập tức xây dựng một phòng kế toán hoàn chỉnh.
Nếu phạm vi dịch vụ bao gồm kế toán quản trị, doanh nghiệp còn có thể xây dựng các báo cáo như tỷ lệ giá vốn, lợi nhuận theo nhóm sản phẩm, doanh thu theo kênh, tồn kho và dòng tiền.
Một lợi ích khác là giảm phụ thuộc vào một nhân viên kế toán duy nhất.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị kế toán phù hợp
Tiêu chí đầu tiên là kinh nghiệm với ngành F&B hoặc các mô hình bán lẻ có lượng giao dịch lớn.
Đơn vị cũng cần hiểu mô hình doanh thu đa kênh, đặc biệt khi quán bán tại cửa hàng đồng thời thông qua các nền tảng giao hàng.
Ngoài báo cáo phục vụ kế toán – thuế, có thể cần báo cáo doanh thu, giá vốn, tồn kho, chi phí vận hành, lợi nhuận và dòng tiền.
Không nên chọn dịch vụ chỉ dựa vào chi phí thấp
Giá dịch vụ là yếu tố cần cân nhắc nhưng không nên là tiêu chí duy nhất.
Đặc biệt cần xác định trách nhiệm khi dữ liệu sai hoặc chứng từ bị thiếu.
Khi chủ doanh nghiệp biết mỗi ly bán ra đang tạo ra bao nhiêu lợi nhuận, topping đang tiêu hao ở mức nào, kênh bán nào hiệu quả và chi nhánh nào đang vận hành tốt, kế toán đã chuyển từ công việc ghi sổ thành một công cụ hỗ trợ tăng trưởng.
“Từ một quầy nước nhỏ đến mô hình kinh doanh bền vững” – Giá trị lâu dài của kế toán quán trà sữa
Kiểm soát lợi nhuận thay vì chỉ chạy theo doanh số
Doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với lợi nhuận cao.
Một quán có thể tăng doanh thu nhờ khuyến mại, giảm giá, chương trình mua một tặng một hoặc bán mạnh trên các ứng dụng giao hàng.
Phía sau giá bán còn có:
Sữa hoặc bột sữa.
Khi doanh thu tăng nhưng tỷ suất lợi nhuận giảm, hệ thống số liệu cũng giúp xác định nguyên nhân nằm ở giá nguyên liệu, chương trình giảm giá, cơ cấu món bán hay chi phí vận hành.
Biết món nào nên giữ, món nào cần điều chỉnh
Không phải món bán chạy nhất luôn là món tốt nhất về mặt tài chính.
Một món có thể rất được khách hàng yêu thích nhưng sử dụng nhiều topping, nguyên liệu nhập khẩu hoặc nguyên liệu có tỷ lệ hao hụt cao.
Món bán chạy và lợi nhuận tốt;
Món bán chạy nhưng lợi nhuận thấp;
Món ít bán nhưng lợi nhuận cao;
Dữ liệu kế toán kết hợp dữ liệu bán hàng vì thế còn hỗ trợ trực tiếp cho việc thiết kế menu.
Chủ động kế hoạch nhập nguyên liệu và dòng tiền
Trà sữa sử dụng nhiều nhóm nguyên liệu có đặc điểm bảo quản và thời hạn sử dụng khác nhau.
Trà khô có thể lưu trữ tương đối lâu, trong khi sữa tươi, trái cây hoặc một số loại topping lại có vòng đời ngắn hơn.
Tồn kho hiện tại.
Số ngày tồn kho dự kiến.
Báo cáo dòng tiền giúp chủ quán biết bao nhiêu tiền đang có, bao nhiêu khoản sắp phải chi và mức ngân sách nhập hàng phù hợp trong từng thời điểm.
Xây dựng nền tảng để mở thêm chi nhánh
Mở được một quán đông khách chưa có nghĩa mô hình đã sẵn sàng nhân rộng.
Trước khi đầu tư chi nhánh thứ hai, chủ quán cần biết chính xác cấu trúc tài chính của địa điểm hiện tại.
Ít nhất cần xác định:
Doanh thu bình quân.
Giá trị hóa đơn trung bình.
Chi phí nhân sự.
Kế toán lúc này không còn là công việc thực hiện sau khi kinh doanh đã xảy ra mà trở thành một phần trong quá trình xây dựng chuỗi trà sữa bền vững.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán quán trà sữa
Quán trà sữa nhỏ có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Quán nhỏ vẫn cần tổ chức doanh thu, chi phí, hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ thuế phù hợp với mô hình kinh doanh.
Điều khác biệt chủ yếu nằm ở cách tổ chức bộ máy.
Quán vẫn cần duy trì dữ liệu nội bộ như:
Doanh thu bán hàng.
Chi phí phát sinh hàng ngày.
Ngay cả với quán nhỏ, tổ chức dữ liệu đúng từ ngày đầu cũng giúp ích rất nhiều nếu sau này doanh nghiệp mở thêm cửa hàng.
Làm sao tính giá vốn một ly trà sữa?
Muốn tính giá vốn một ly trà sữa, trước hết quán cần có công thức định lượng tương đối ổn định.
Ví dụ, một sản phẩm có thể sử dụng:
Giá vốn tiêu chuẩn của sản phẩm được xác định từ số lượng từng thành phần nhân với đơn giá tương ứng.
Vì vậy cần so sánh hai lớp dữ liệu:
Không có định mức, quán biết mình đã dùng hết nguyên liệu nhưng khó biết mức tiêu hao đó có bình thường hay không.
Nguyên liệu hết hạn có được tính vào chi phí không?
Nguyên liệu hết hạn cần được ghi nhận và xử lý trên cơ sở tình trạng thực tế, nguyên nhân phát sinh và hồ sơ của doanh nghiệp.
Khi phát hiện hàng không còn sử dụng được, nên có quy trình xác định:
Nguyên nhân phải hủy.
Tình trạng hàng hóa.
Người kiểm tra và xác nhận.
Vì vậy, kế toán nên theo dõi riêng hao hụt và hàng hủy thay vì đưa toàn bộ vào giá vốn rồi không phân tích nguyên nhân.
Doanh thu từ ứng dụng giao hàng hạch toán thế nào?
Doanh thu qua ứng dụng giao hàng cần được đối chiếu giữa đơn hàng phát sinh, báo cáo đối soát của nền tảng và số tiền thực tế chuyển về tài khoản.
Không nên mặc nhiên coi số tiền quán nhận được sau đối soát là toàn bộ doanh thu của kênh này.
Kế toán cần xem xét bản chất và chứng từ của từng khoản để ghi nhận phù hợp.
Nếu chỉ nhìn doanh số, quán sẽ khó nhận thấy sự khác biệt đó.
Có cần phần mềm kế toán riêng cho quán trà sữa không?
Không phải quán trà sữa nào cũng cần đầu tư ngay một hệ thống kế toán phức tạp.
Điều quan trọng hơn là các hệ thống đang sử dụng có cung cấp đủ dữ liệu và có thể đối chiếu với nhau hay không.
Các công cụ quản lý ngân hàng và dòng tiền.
Nếu vấn đề thực tế là nhân viên không nhập kho đầy đủ hoặc định mức chưa được xây dựng thì thay phần mềm chưa chắc giải quyết được vấn đề.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ xử lý sổ sách cũ không?
Có thể. Nhiều đơn vị kế toán cung cấp dịch vụ rà soát, hoàn thiện hoặc xử lý lại dữ liệu của các kỳ trước, nhưng phạm vi cụ thể cần được xác định sau khi kiểm tra tình trạng sổ sách.
Doanh thu ứng dụng chưa được đối chiếu.
Báo cáo thuế và số liệu kế toán có chênh lệch.
Khi nền tảng này được chuẩn hóa, kế toán mới thực sự hỗ trợ quán trà sữa chuyển từ một điểm bán nhỏ sang mô hình kinh doanh có khả năng kiểm soát và mở rộng lâu dài.
Dịch vụ kế toán quán trà sữa không chỉ giúp chủ quán thực hiện đúng các quy định về kế toán và thuế mà còn hỗ trợ kiểm soát doanh thu, chi phí nguyên liệu, hàng tồn kho và hiệu quả kinh doanh. Lựa chọn đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp quán trà sữa tiết kiệm thời gian quản lý, giảm thiểu sai sót trong sổ sách, nâng cao hiệu quả tài chính và tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai.
