Thuê kế toán tại Cao Bằng – Nên thuê nhân viên hay dịch vụ là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp đặt ra trong quá trình xây dựng bộ máy vận hành. Kế toán là bộ phận quan trọng, không chỉ thực hiện việc ghi chép sổ sách mà còn đảm nhận các công việc liên quan đến hóa đơn, chứng từ, kê khai thuế, báo cáo tài chính và kiểm soát tình hình tài chính doanh nghiệp.
Thuê kế toán tại Cao Bằng: nên chọn nhân viên nội bộ hay dịch vụ kế toán?
Thuê kế toán tại Cao Bằng không nên chỉ bắt đầu bằng câu hỏi “lương bao nhiêu một tháng?”. Điều doanh nghiệp cần xác định trước là mình đang cần người nhập liệu, người phụ trách thuế, người quản lý công nợ – kho – dòng tiền hay một hệ thống kế toán có khả năng kiểm soát toàn bộ dữ liệu tài chính.
Có doanh nghiệp chỉ vài chục hóa đơn mỗi tháng nhưng nghiệp vụ phức tạp. Ngược lại, có doanh nghiệp nhiều hóa đơn nhưng giao dịch lặp lại và dễ kiểm soát. Vì vậy, lựa chọn giữa kế toán nội bộ và dịch vụ kế toán cần dựa trên quy mô, ngành nghề, mức độ phát sinh giao dịch và nhu cầu quản trị thực tế.
Bài toán thật sự khi thuê kế toán tại Cao Bằng không nằm ở mức lương
Chi phí nhân sự chỉ là một phần trong bài toán kế toán. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp có xây được một hệ thống đủ khả năng kiểm soát chứng từ, số liệu và nghĩa vụ thuế hay không.
Doanh nghiệp cần người nhập liệu hay người kiểm soát toàn bộ hệ thống kế toán?
Nếu doanh nghiệp chỉ cần người nhập hóa đơn, cập nhật ngân hàng và lưu chứng từ thì yêu cầu nhân sự tương đối đơn giản.
Nhưng nếu cần theo dõi công nợ, hàng tồn kho, lập báo cáo quản trị, kiểm soát thuế, lập báo cáo tài chính và tư vấn xử lý nghiệp vụ thì mức độ chuyên môn sẽ cao hơn.
Sai lầm phổ biến là tuyển một kế toán với mức chi phí thấp nhưng kỳ vọng người đó làm đồng thời tất cả vai trò từ kế toán kho đến kế toán trưởng.
Khối lượng hóa đơn quyết định nhu cầu nhân sự thực tế
Số lượng hóa đơn là một chỉ báo quan trọng.
Doanh nghiệp chỉ có 10 – 30 hóa đơn mỗi tháng thường chưa cần một nhân viên toàn thời gian chỉ để xử lý chứng từ.
Tuy nhiên, nếu số giao dịch tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn chứng từ, việc nhập liệu, đối chiếu và kiểm tra hàng ngày sẽ trở thành một khối lượng công việc đáng kể.
Do đó không nên chỉ hỏi “có bao nhiêu hóa đơn?” mà cần hỏi thêm “mỗi hóa đơn kéo theo bao nhiêu nghiệp vụ?”.
Ngành nghề kinh doanh tại Cao Bằng tạo ra mức độ phức tạp khác nhau
Doanh nghiệp thương mại cần quản lý tồn kho, giá vốn và công nợ.
Doanh nghiệp xây dựng phải theo dõi từng công trình, hợp đồng, nghiệm thu và chi phí dở dang.
Doanh nghiệp sản xuất phải tính giá thành, quản lý nguyên vật liệu và thành phẩm.
Doanh nghiệp dịch vụ thường tập trung nhiều vào doanh thu, tiền lương và chi phí vận hành.
Vì vậy, hai doanh nghiệp có cùng 100 hóa đơn mỗi tháng nhưng khối lượng công việc kế toán có thể khác nhau rất lớn.
Chi phí sai sót kế toán có thể lớn hơn nhiều lần chi phí thuê người
Nếu sai sót chỉ là nhập nhầm một dòng thì có thể sửa nhanh.
Nhưng nếu nhiều năm không đối chiếu công nợ, tồn kho sai, hóa đơn thiếu hồ sơ hoặc doanh thu – chi phí ghi nhận sai kỳ thì chi phí xử lý lại có thể rất lớn.
Doanh nghiệp còn mất thêm thời gian giải trình, tìm chứng từ và làm lại số liệu.
Vì vậy, tiết kiệm chi phí nhân sự nhưng để hệ thống kế toán yếu chưa chắc là phương án tiết kiệm.
Mục tiêu quản trị quyết định nên chọn nhân viên hay dịch vụ
Nếu giám đốc cần số liệu dòng tiền, công nợ và tồn kho hàng ngày thì kế toán nội bộ có lợi thế.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần kê khai, sổ sách và báo cáo định kỳ thì dịch vụ kế toán có thể đáp ứng tốt hơn về chi phí.
Nếu vừa cần dữ liệu hàng ngày vừa cần chuyên môn thuế, mô hình kết hợp thường là phương án hợp lý.
Hai mô hình kế toán phổ biến tại Cao Bằng đang vận hành như thế nào?
Nhân viên kế toán nội bộ làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp
Kế toán nội bộ làm việc trực tiếp tại công ty và xử lý nghiệp vụ ngay khi phát sinh.
Họ có thể tiếp nhận hóa đơn, theo dõi ngân hàng, lập phiếu thu – chi, quản lý công nợ, hàng tồn kho và phối hợp với các bộ phận khác.
Lợi thế lớn nhất là tốc độ và khả năng nắm sát hoạt động thực tế.
Dịch vụ kế toán tiếp nhận hồ sơ và xử lý theo kỳ
Đơn vị dịch vụ thường nhận dữ liệu theo tuần, tháng hoặc quý tùy thỏa thuận.
Sau khi nhận chứng từ, họ thực hiện kiểm tra, hạch toán, kê khai và lập báo cáo theo phạm vi hợp đồng.
Mô hình này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp chưa có quá nhiều giao dịch hàng ngày.
Phạm vi trách nhiệm của hai mô hình có gì khác nhau?
Kế toán nội bộ thường tham gia sâu hơn vào vận hành.
Dịch vụ kế toán thường tập trung vào sổ sách, thuế và báo cáo.
Nếu doanh nghiệp không phân chia rõ trách nhiệm, có thể xảy ra tình trạng bên trong nghĩ dịch vụ sẽ theo dõi công nợ, trong khi đơn vị dịch vụ lại cho rằng đây là việc của nhân sự nội bộ.
Doanh nghiệp nhỏ tại Cao Bằng thường phù hợp mô hình nào hơn?
Doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập, ít lao động và ít giao dịch thường chưa cần một vị trí kế toán toàn thời gian.
Dịch vụ ngoài giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn duy trì được công việc kế toán định kỳ.
Khi hoạt động tăng, doanh nghiệp có thể bổ sung nhân sự nội bộ sau.
Khi nào doanh nghiệp nên kết hợp cả kế toán nội bộ và dịch vụ ngoài?
Khi số liệu phải được cập nhật hàng ngày nhưng doanh nghiệp vẫn muốn có một lớp kiểm tra về thuế và báo cáo, mô hình kết hợp rất phù hợp.
Nhân viên nội bộ xử lý dữ liệu ban đầu.
Đơn vị ngoài kiểm tra, kê khai và khóa sổ.
So chi phí thuê nhân viên kế toán và dịch vụ kế toán tại Cao Bằng
Không nên chỉ lấy mức lương so trực tiếp với phí dịch vụ.
Lương hàng tháng chỉ là một phần chi phí của nhân viên kế toán
Ngoài lương, doanh nghiệp còn phải tính máy tính, phần mềm, chỗ làm việc, đào tạo và chi phí quản lý nhân sự.
Nếu cần nhân viên có kinh nghiệm cao thì mức lương cũng tăng tương ứng.
Doanh nghiệp còn phải tính bảo hiểm, thưởng và phúc lợi
Một nhân viên chính thức kéo theo các khoản chi phí nhân sự dài hạn.
Đây là chi phí cố định ngay cả trong tháng doanh nghiệp ít giao dịch.
Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới thường bị bỏ sót
Kế toán nghỉ việc có thể khiến doanh nghiệp phải tuyển lại.
Quá trình tìm người, đào tạo, bàn giao và kiểm tra dữ liệu đều mất chi phí.
Nếu nhân viên cũ bàn giao không tốt, chi phí còn tăng thêm.
Dịch vụ kế toán thường được tính phí theo quy mô và lượng chứng từ
Phí dịch vụ thường phụ thuộc số hóa đơn, ngành nghề, số lao động, khối lượng giao dịch và tình trạng sổ sách.
Doanh nghiệp ít chứng từ thường có lợi thế rõ về chi phí khi sử dụng dịch vụ ngoài.
So sánh tổng chi phí theo tháng và theo năm mới phản ánh đúng hiệu quả
Một tháng chưa đủ để đánh giá.
Doanh nghiệp nên tính tổng chi phí 12 tháng của cả hai phương án.
Đồng thời cần tính cả rủi ro nghỉ việc, đào tạo lại và chi phí sửa sai để có cái nhìn chính xác hơn.
Kế toán nội bộ tại Cao Bằng có lợi thế gì mà dịch vụ khó thay thế?
Có mặt thường xuyên để xử lý nghiệp vụ phát sinh trong ngày
Khi khách chuyển tiền, hàng nhập kho hoặc cần xuất hóa đơn, nhân viên tại chỗ có thể xử lý ngay.
Điều này đặc biệt có giá trị với doanh nghiệp giao dịch liên tục.
Nắm sát dòng tiền, công nợ và tình hình kinh doanh thực tế
Kế toán nội bộ thường hiểu khách nào hay chậm thanh toán, nhà cung cấp nào đang phải trả và khoản tiền nào đang chờ xử lý.
Thông tin này giúp giám đốc ra quyết định nhanh hơn.
Phối hợp nhanh với bộ phận bán hàng, kho và nhân sự
Nếu hàng trên phần mềm không khớp kho thực tế, kế toán có thể làm việc ngay với thủ kho.
Nếu doanh thu sai, có thể kiểm tra với bộ phận bán hàng.
Khả năng phối hợp trực tiếp là lợi thế lớn của nhân sự nội bộ.
Phù hợp doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn mỗi ngày
Doanh nghiệp bán lẻ, phân phối hoặc sản xuất có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên tục thường cần người theo dõi tại chỗ.
Gửi toàn bộ dữ liệu ra ngoài có thể làm giảm tốc độ xử lý.
Hỗ trợ ban giám đốc trong quản trị tài chính nội bộ
Kế toán nội bộ có thể lập báo cáo nhanh theo ngày hoặc tuần.
Ví dụ báo cáo dòng tiền, doanh thu, công nợ hoặc tồn kho.
Đây là những dữ liệu mà dịch vụ định kỳ có thể khó cung cấp liên tục.
Điểm mạnh của dịch vụ kế toán tại Cao Bằng nằm ở đâu?
Doanh nghiệp không phải duy trì một vị trí toàn thời gian
Nếu khối lượng công việc chỉ tương đương vài ngày mỗi tháng thì việc tuyển người làm đủ tám giờ mỗi ngày có thể không cần thiết.
Dịch vụ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực theo đúng khối lượng thực tế.
Có đội ngũ xử lý nhiều mảng nghiệp vụ thay vì phụ thuộc một cá nhân
Một đơn vị dịch vụ có thể có nhiều người phụ trách kế toán, thuế và kiểm soát.
Khi gặp nghiệp vụ khó, doanh nghiệp không phải phụ thuộc vào kinh nghiệm của một người duy nhất.
Dễ kiểm soát chi phí theo gói dịch vụ cố định
Nếu hợp đồng quy định rõ phạm vi, doanh nghiệp có thể biết tương đối chính xác chi phí hàng tháng.
Điều này giúp lập ngân sách dễ hơn.
Phù hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc ít chứng từ
Đây là nhóm phù hợp nhất với dịch vụ kế toán.
Doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực cho kinh doanh thay vì đầu tư ngay một phòng kế toán riêng.
Hạn chế gián đoạn công việc khi nhân sự nghỉ việc đột xuất
Nếu đơn vị dịch vụ có quy trình nội bộ tốt, người phụ trách có thể được thay thế mà không làm gián đoạn toàn bộ dữ liệu.
Đây là lợi thế so với việc mọi hồ sơ chỉ nằm trong tay một nhân viên.
“Một người biết tất cả” – rủi ro lớn khi doanh nghiệp chỉ phụ thuộc kế toán nội bộ
Nhân viên nghỉ việc có thể khiến dữ liệu bị gián đoạn
Nếu chỉ một người biết phần mềm, tài khoản, lịch sử hạch toán và cách lưu hồ sơ thì việc nghỉ việc đột ngột sẽ tạo ra khoảng trống lớn.
Bàn giao không đầy đủ dễ làm thất lạc hồ sơ
File báo cáo, hợp đồng, chứng từ ngân hàng hoặc dữ liệu Excel có thể nằm trên máy cá nhân.
Nếu doanh nghiệp không có hệ thống lưu chung thì rất dễ mất dữ liệu.
Sai sót kéo dài nếu không có người kiểm tra độc lập
Một người vừa nhập liệu vừa tự kiểm tra có thể không phát hiện được lỗi của chính mình.
Sai một phương pháp hạch toán có thể lặp lại nhiều tháng.
Doanh nghiệp khó đánh giá chất lượng nếu chủ doanh nghiệp không am hiểu kế toán
Chủ doanh nghiệp thường chỉ biết báo cáo đã nộp hay chưa.
Nhưng việc báo cáo đúng hay không lại khó kiểm tra nếu không có người chuyên môn thứ hai.
Quy trình lưu trữ dữ liệu cần được chuẩn hóa ngay từ đầu
Dữ liệu phải được lưu tại hệ thống doanh nghiệp.
Nên có thư mục chung, phân quyền, sao lưu và quy tắc đặt tên hồ sơ.
Không nên để toàn bộ thông tin nằm trên máy tính cá nhân của kế toán.
Dịch vụ kế toán giá thấp tại Cao Bằng có thể phát sinh những rủi ro nào?
Chỉ làm tờ khai thuế nhưng không hoàn thiện sổ sách
Một số dịch vụ tập trung vào nộp tờ khai nhưng ít đối chiếu công nợ, kho, ngân hàng hoặc sổ kế toán.
Đến cuối năm doanh nghiệp mới phát hiện dữ liệu thiếu.
Một nhân sự xử lý quá nhiều doanh nghiệp cùng lúc
Khi người phụ trách có quá nhiều khách hàng, thời gian dành cho từng doanh nghiệp sẽ giảm.
Việc kiểm tra có thể trở thành xử lý theo mẫu.
Không kiểm tra hóa đơn đầu vào trước khi kê khai
Nếu chỉ nhận hóa đơn và đưa vào hệ thống mà không kiểm tra bản chất giao dịch, rủi ro vẫn nằm ở doanh nghiệp.
Dịch vụ tốt cần có bước cảnh báo chứng từ có vấn đề.
Phí ban đầu thấp nhưng nhiều nghiệp vụ bị tính ngoài hợp đồng
Có thể phí tháng thấp nhưng báo cáo tài chính, giải trình thuế, tiền lương, quyết toán hoặc làm lại sổ đều tính riêng.
Doanh nghiệp nên xem tổng chi phí dự kiến cả năm.
Thiếu cam kết giải trình khi doanh nghiệp cần đối chiếu số liệu
Nếu đơn vị chỉ lập báo cáo nhưng không hỗ trợ giải thích số liệu thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khi cần kiểm tra.
Phạm vi hỗ trợ nên ghi rõ trong hợp đồng.
Công ty mới thành lập tại Cao Bằng nên thuê nhân viên hay dịch vụ kế toán?
Giai đoạn đầu thường chưa cần kế toán làm việc đủ tám giờ mỗi ngày
Nhiều công ty mới chỉ phát sinh vài giao dịch mỗi tuần.
Nếu không có kho phức tạp hoặc sản xuất, nhu cầu nhân sự toàn thời gian thường chưa lớn.
Dịch vụ kế toán giúp giảm áp lực chi phí cố định
Doanh nghiệp có thể dành nguồn tiền cho hàng hóa, marketing và vận hành.
Phần kế toán được thuê ngoài theo nhu cầu thực tế.
Doanh nghiệp vẫn cần người phụ trách chứng từ nội bộ cơ bản
Cần có một người gửi hóa đơn, hợp đồng, sao kê và thông tin giao dịch cho đơn vị dịch vụ.
Nếu không có người phối hợp, dịch vụ ngoài cũng khó làm chính xác.
Khi doanh thu tăng có thể chuyển dần sang nhân viên riêng
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng dịch vụ.
Sau đó tuyển một nhân viên nội bộ khi khối lượng giao dịch tăng.
Đơn vị dịch vụ vẫn có thể tiếp tục đảm nhận phần thuế và kiểm soát.
Mốc nào cho thấy doanh nghiệp nên xây dựng bộ phận kế toán nội bộ?
Không có một mốc doanh thu chung.
Dấu hiệu quan trọng hơn là số nghiệp vụ phát sinh mỗi ngày, số kho, số nhân viên, mức độ công nợ và nhu cầu báo cáo quản trị.
Khi dữ liệu phải xử lý liên tục thì doanh nghiệp đã bắt đầu cần người tại chỗ.
Doanh nghiệp thương mại tại Cao Bằng nên chọn mô hình nào?
Ít hóa đơn và ít tồn kho có thể sử dụng dịch vụ ngoài
Nếu số mã hàng ít và giao dịch không nhiều, dịch vụ kế toán có thể đáp ứng tốt.
Điều kiện là doanh nghiệp cung cấp chứng từ đầy đủ và đúng thời gian.
Nhiều mặt hàng cần kiểm soát tồn kho chặt chẽ hơn
Khi có hàng trăm hoặc hàng nghìn mã hàng, nhập – xuất – tồn phải được cập nhật thường xuyên.
Lúc này nhân sự nội bộ trở nên quan trọng.
Công nợ khách hàng và nhà cung cấp làm tăng nhu cầu theo dõi thường xuyên
Nếu doanh nghiệp bán chịu nhiều, cần biết công nợ gần như theo ngày.
Đợi cuối tháng mới tổng hợp có thể không đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Bán hàng đa kênh đòi hỏi đối chiếu doanh thu liên tục
Cửa hàng, chuyển khoản, đại lý và các kênh khác có thể tạo ra dữ liệu khác nhau.
Doanh nghiệp cần một quy trình đối chiếu thường xuyên.
Mô hình kết hợp phù hợp khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng
Kế toán nội bộ xử lý kho, công nợ và dòng tiền.
Dịch vụ ngoài xử lý thuế và kiểm tra sổ.
Đây là phương án giúp kiểm soát tốt mà chưa cần xây cả phòng kế toán.
Doanh nghiệp xây dựng và sản xuất tại Cao Bằng có nên thuê kế toán riêng?
Công trình cần theo dõi chi phí và doanh thu theo từng dự án
Mỗi công trình có vật tư, nhân công, máy móc và doanh thu riêng.
Nếu không theo dõi từ đầu thì cuối kỳ rất khó xác định lãi – lỗ từng dự án.
Sản xuất phát sinh nguyên vật liệu, thành phẩm và giá thành
Doanh nghiệp sản xuất cần theo dõi nguyên liệu vào, sản phẩm dở dang, thành phẩm và chi phí sản xuất.
Đây là nghiệp vụ có tính liên tục.
Sai lệch kho ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu tài chính
Kho sai kéo theo giá vốn sai.
Giá vốn sai kéo theo lợi nhuận sai.
Vì vậy, doanh nghiệp sản xuất thường cần hệ thống kiểm soát kho chặt hơn doanh nghiệp dịch vụ.
Kế toán nội bộ giúp kiểm soát dữ liệu phát sinh hàng ngày
Nhân viên tại chỗ có thể nhận phiếu nhập kho, xuất kho và chứng từ công trình ngay trong ngày.
Điều này giảm rủi ro phải nhập liệu hồi tố.
Dịch vụ ngoài có thể đảm nhận phần thuế và rà soát cuối kỳ
Một mô hình hiệu quả là nội bộ phụ trách vận hành, đơn vị ngoài phụ trách thuế và kiểm tra số liệu.
Hai lớp kiểm soát giúp giảm sai sót.
Một bảng so sánh thực tế trước khi quyết định thuê kế toán tại Cao Bằng
So sánh mức độ chủ động trong xử lý công việc
Kế toán nội bộ có mức chủ động cao hơn với nghiệp vụ hàng ngày.
Dịch vụ kế toán phù hợp hơn với công việc định kỳ.
So sánh chi phí cố định và chi phí theo khối lượng
Nhân viên là chi phí cố định.
Dịch vụ thường biến động theo khối lượng chứng từ và quy mô doanh nghiệp.
So sánh khả năng thay thế khi nhân sự nghỉ việc
Một nhân viên đơn lẻ có rủi ro gián đoạn cao.
Đơn vị dịch vụ có đội ngũ có thể thay thế người phụ trách nhanh hơn.
So sánh mức độ bảo mật và quản lý dữ liệu
Cả hai mô hình đều có rủi ro nếu không có quy trình phân quyền.
Doanh nghiệp cần kiểm soát quyền truy cập, mật khẩu, nơi lưu file và sao lưu dữ liệu.
So sánh khả năng tư vấn thuế và kiểm soát rủi ro
Một kế toán nội bộ có thể hiểu doanh nghiệp rất sâu nhưng chưa chắc có kinh nghiệm với mọi tình huống thuế.
Đơn vị dịch vụ có thể có lợi thế về số lượng chuyên viên và kinh nghiệm xử lý nhiều doanh nghiệp.
6 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp tại Cao Bằng đã đến lúc cần kế toán nội bộ
Hóa đơn và chứng từ phát sinh mỗi ngày quá nhiều
Khi chứng từ phải xử lý hàng ngày và không thể đợi cuối tháng, doanh nghiệp cần nhân sự trực tiếp.
Công nợ cần được cập nhật liên tục
Nếu bộ phận bán hàng cần biết khách còn nợ bao nhiêu trước khi giao đơn mới, dữ liệu phải được cập nhật nhanh.
Kho hàng có số lượng mặt hàng lớn và biến động thường xuyên
Kho càng lớn càng cần nhân sự kiểm soát tại chỗ.
Kế toán dịch vụ xử lý định kỳ có thể không đủ cho nhu cầu quản trị tồn kho hàng ngày.
Ban giám đốc cần báo cáo quản trị hàng tuần hoặc hàng ngày
Nếu giám đốc cần báo cáo nhanh, kế toán nội bộ có lợi thế rõ rệt.
Doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc dự án mới
Nhiều địa điểm làm dữ liệu phức tạp hơn.
Doanh nghiệp cần hệ thống tập trung và người điều phối thông tin thường xuyên.
Ngoài những dấu hiệu trên, một tín hiệu khác là kế toán dịch vụ phải trao đổi với doanh nghiệp quá nhiều lần mỗi ngày để xử lý nghiệp vụ. Khi đó việc có người nội bộ thường hiệu quả hơn.
6 trường hợp thuê dịch vụ kế toán tại Cao Bằng thường hiệu quả hơn
Công ty mới thành lập và chưa có nhiều giao dịch
Dịch vụ giúp công ty có hệ thống kế toán từ đầu mà chưa phải tuyển người.
Doanh nghiệp nhỏ có ít hóa đơn hàng tháng
Nếu công việc chỉ cần vài giờ hoặc vài ngày mỗi tháng, dịch vụ thường tiết kiệm hơn.
Công ty không cần báo cáo quản trị hàng ngày
Nếu giám đốc chỉ cần số liệu theo tháng hoặc quý thì dịch vụ ngoài có thể đáp ứng tốt.
Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí nhân sự cố định
Không phải trả toàn bộ chi phí cho một vị trí toàn thời gian là lợi thế lớn của dịch vụ.
Doanh nghiệp cần đội ngũ hỗ trợ nhiều nghiệp vụ thuế khác nhau
Một đơn vị có nhiều chuyên viên có thể hỗ trợ nhiều loại nghiệp vụ hơn một nhân viên đơn lẻ.
Một trường hợp khác cũng phù hợp là doanh nghiệp tạm thời thiếu kế toán do nghỉ việc nhưng chưa muốn tuyển người ngay.
Mô hình “kế toán nội bộ + dịch vụ thuế” có thể là lựa chọn cân bằng
Nhân viên nội bộ quản lý chứng từ và dòng tiền hàng ngày
Nhân viên doanh nghiệp chịu trách nhiệm hóa đơn, ngân hàng, công nợ, kho và hồ sơ phát sinh.
Đơn vị dịch vụ phụ trách kê khai thuế và báo cáo định kỳ
Đơn vị ngoài kiểm tra số liệu, lập tờ khai, báo cáo và hỗ trợ rà soát cuối kỳ.
Hai bên kiểm tra chéo giúp giảm sai sót
Khi một bên nhập và một bên kiểm tra, khả năng phát hiện sai sót cao hơn.
Doanh nghiệp vừa chủ động dữ liệu vừa có chuyên môn hỗ trợ
Ban giám đốc vẫn có thông tin kịp thời nhưng đồng thời có người kiểm tra chuyên sâu về thuế và sổ sách.
Cách phân chia trách nhiệm để tránh trùng hoặc bỏ sót công việc
Cần xác định rõ ai phụ trách:
xuất hóa đơn;
thu thập chứng từ;
nhập phần mềm;
đối chiếu ngân hàng;
công nợ;
kho;
lập tờ khai;
khóa sổ;
báo cáo tài chính.
Không nên dùng khái niệm chung chung như “hai bên cùng phụ trách kế toán”.
10 câu hỏi doanh nghiệp Cao Bằng nên trả lời trước khi tuyển kế toán
Mỗi tháng doanh nghiệp có bao nhiêu hóa đơn?
Đây là câu hỏi đầu tiên nhưng không phải duy nhất.
Cần xem thêm số giao dịch ngân hàng và chứng từ nội bộ.
Có cần theo dõi tồn kho, giá thành hoặc công trình không?
Nếu có, khối lượng công việc tăng đáng kể.
Đặc biệt với sản xuất và xây dựng, kế toán cần tham gia sâu vào dữ liệu vận hành.
Có cần báo cáo quản trị thường xuyên cho giám đốc không?
Nếu chỉ cần báo cáo cuối tháng, dịch vụ có thể đủ.
Nếu cần hàng ngày thì nên cân nhắc nhân sự nội bộ.
Doanh nghiệp có đủ ngân sách duy trì nhân viên dài hạn không?
Không nên chỉ tính lương tháng đầu tiên.
Cần tính cả một năm và các chi phí đi kèm.
Nếu kế toán nghỉ việc thì ai có thể tiếp nhận dữ liệu?
Nếu doanh nghiệp không thể trả lời câu hỏi này thì cần xây lại quy trình lưu trữ và bàn giao.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên hỏi thêm: ai quản lý mật khẩu và tài khoản phần mềm; có bao nhiêu kho; có nhiều chi nhánh không; dữ liệu cần cập nhật nhanh đến mức nào; và có nghiệp vụ thuế đặc thù hay không.
Thuê kế toán tại Cao Bằng – chọn đúng mô hình quan trọng hơn chọn phương án rẻ nhất
Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên sự linh hoạt và chi phí hợp lý
Ở giai đoạn đầu, chưa cần thiết phải xây một phòng kế toán lớn.
Một dịch vụ phù hợp có thể giúp doanh nghiệp vận hành với chi phí nhẹ hơn.
Doanh nghiệp tăng trưởng cần nâng cấp hệ thống kế toán theo quy mô
Khi doanh thu, hàng hóa và nhân sự tăng thì hệ thống kế toán cũng phải tăng theo.
Không nên tiếp tục sử dụng mô hình chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ khi công ty đã có nhiều kho, nhiều công trình hoặc nhiều chi nhánh.
Không nên để toàn bộ dữ liệu phụ thuộc vào một cá nhân
Dù là kế toán nội bộ hay đơn vị dịch vụ, dữ liệu phải nằm trong quyền kiểm soát của doanh nghiệp.
Cần có hệ thống sao lưu, bàn giao và phân quyền rõ ràng.
Hợp đồng dịch vụ cần quy định rõ phạm vi và trách nhiệm
Nếu thuê dịch vụ, cần quy định rõ đơn vị làm những gì và không làm những gì.
Đặc biệt phải thống nhất thời hạn cung cấp chứng từ, thời gian xử lý, phạm vi báo cáo và trách nhiệm hỗ trợ giải trình.
Mô hình kế toán tốt phải đồng thời đáp ứng thuế, quản trị và khả năng mở rộng
Một hệ thống tốt không chỉ giúp doanh nghiệp nộp báo cáo đúng hạn.
Nó phải giúp chủ doanh nghiệp biết tiền đang ở đâu, công nợ bao nhiêu, tồn kho thế nào, hoạt động nào đang có lợi nhuận và rủi ro thuế nằm ở đâu.
Với doanh nghiệp nhỏ tại Cao Bằng, dịch vụ kế toán thường phù hợp khi giao dịch còn ít và nhu cầu quản trị chưa cao. Khi doanh nghiệp bắt đầu có nhiều kho, nhiều công nợ, nhiều nhân viên hoặc cần báo cáo nhanh, kế toán nội bộ sẽ ngày càng cần thiết. Còn trong giai đoạn chuyển tiếp, mô hình “kế toán nội bộ + dịch vụ thuế” thường tạo được sự cân bằng tốt giữa chi phí, tốc độ xử lý và khả năng kiểm soát rủi ro.
Thuê kế toán tại Cao Bằng – Nên thuê nhân viên hay dịch vụ phụ thuộc vào quy mô hoạt động, nhu cầu quản lý và khả năng tài chính của từng doanh nghiệp. Không có một lựa chọn duy nhất phù hợp cho tất cả đơn vị, mà doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên số lượng nghiệp vụ phát sinh, mức độ phức tạp trong hoạt động kinh doanh và mục tiêu phát triển lâu dài.
