Dịch vụ kế toán công ty bán lẻ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, hàng hóa, công nợ và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ có số lượng giao dịch lớn mỗi ngày, việc tổ chức hệ thống kế toán khoa học sẽ góp phần hạn chế sai sót, tối ưu chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Lựa chọn dịch vụ kế toán chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp an tâm trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế và tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh.
“Một ngày nghìn giao dịch” – Khi cửa hàng đông khách nhưng chủ doanh nghiệp vẫn chưa biết mình lãi bao nhiêu
Doanh thu phát sinh liên tục tại cửa hàng, website và sàn thương mại điện tử
Một doanh nghiệp bán lẻ hiện nay thường không chỉ bán hàng tại một địa điểm.
Kế toán cần tập hợp doanh thu phát sinh từ tất cả các kênh, bao gồm:
Doanh thu qua mạng xã hội;
Doanh thu từ hàng đặt trước.
Vì vậy, kế toán phải phân loại trạng thái từng đơn hàng trước khi ghi nhận.
Tiền mặt, chuyển khoản, quét mã QR và COD cùng tồn tại
Một ngày bán hàng có thể phát sinh nhiều hình thức thanh toán khác nhau.
Đối với tiền mặt, kế toán cần đối chiếu giữa:
Doanh thu tiền mặt trên phần mềm;
Trường hợp nhân viên sử dụng tiền bán hàng để thanh toán chi phí trong ngày nhưng không lập chứng từ, số tiền cuối ca sẽ thấp hơn doanh thu trên hệ thống.
Hàng bán ra từng món nhưng hàng nhập về theo lô
Đặc điểm của hoạt động bán lẻ là hàng hóa thường được nhập với số lượng lớn nhưng bán ra theo từng sản phẩm nhỏ.
Chi phí vận chuyển hàng về kho;
Vì vậy, danh mục hàng hóa cần xác định rõ:
Những sản phẩm có số lượng giao dịch lớn, giá trị cao hoặc dễ thất thoát nên được kiểm kê thường xuyên hơn.
Khuyến mại, đổi trả và hoàn tiền làm doanh thu liên tục biến động
Doanh thu bán lẻ không phải lúc nào cũng bằng số lượng hàng bán nhân với giá niêm yết.
Có trường hợp doanh nghiệp đã giao hàng và ghi nhận doanh thu nhưng vài ngày sau mới nhận được yêu cầu hoàn trả.
Kế toán cần kiểm tra từng báo cáo đối soát thay vì chỉ theo dõi trạng thái đơn hàng.
Vì sao tiền về tài khoản nhiều chưa chắc doanh nghiệp đang có lãi?
Tiền về tài khoản là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp có dòng tiền vào, nhưng chưa đủ để kết luận hoạt động kinh doanh có lợi nhuận.
Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán
Ngoài giá vốn, doanh nghiệp bán lẻ còn phải tính đến:
Chi phí đóng gói;
Doanh nghiệp cũng có thể gặp trường hợp tiền về nhiều nhưng hàng tồn kho đang giảm nhanh.
“Bản đồ bán lẻ đa kênh” – Mỗi mô hình kinh doanh cần một hệ thống kế toán khác nhau
Công ty bán lẻ tại cửa hàng truyền thống
Đối với doanh nghiệp chỉ bán hàng tại một cửa hàng, hệ thống kế toán thường tập trung vào ba nhóm dữ liệu chính:
Hình thức thanh toán;
Doanh thu phải được đối chiếu với số lượng hàng đã xuất và dữ liệu chi tiết của từng giao dịch.
Công ty có chuỗi cửa hàng hoặc nhiều địa điểm kinh doanh
Khi doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, hệ thống kế toán cần theo dõi riêng từng địa điểm nhưng vẫn phải tổng hợp được số liệu toàn doanh nghiệp.
Chi phí vận hành;
Mọi giao dịch điều chuyển giữa các cửa hàng phải có chứng từ nội bộ.
Tỷ lệ doanh thu trên chi phí;
Công ty bán hàng qua website và mạng xã hội
Bán hàng qua website, Facebook, Zalo, Instagram hoặc các nền tảng mạng xã hội thường phát sinh dữ liệu phân tán.
Kiểm tra tồn kho;
Ghi nhận doanh thu và giá vốn.
Doanh nghiệp cần theo dõi đến khi khách nhận hàng và đơn vị vận chuyển xác nhận thu tiền.
Công ty kinh doanh trên Shopee, TikTok Shop, Lazada và các sàn khác
Kinh doanh trên sàn thương mại điện tử có đặc điểm khác với bán hàng trực tiếp vì số tiền doanh nghiệp nhận được thường không bằng tổng giá trị đơn hàng.
Do đó, kế toán không được ghi nhận doanh thu chỉ bằng số tiền thực tế sàn chuyển về.
Báo cáo doanh thu;
Công ty vừa bán buôn vừa bán lẻ
Doanh nghiệp vừa bán buôn vừa bán lẻ thường có hai cơ chế giá, hai nhóm khách hàng và hai cách thu tiền khác nhau.
Bán buôn thường phát sinh:
Thanh toán theo tiến độ.
Nhiều phương thức thanh toán;
Doanh thu theo từng điểm bán.
Doanh thu từng kênh;
Công ty bán lẻ có kho trung tâm và hệ thống giao hàng
Mô hình có kho trung tâm thường được áp dụng khi doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, bán trực tuyến hoặc giao hàng trên phạm vi rộng.
Kho trung tâm có thể thực hiện các nhiệm vụ:
Hàng đã giao cho đơn vị vận chuyển nhưng chưa giao thành công không nên bị xem là đã hoàn tất toàn bộ quy trình.
“Dòng tiền nhiều cửa” – Kế toán phải tập hợp doanh thu bán lẻ từ những đâu?
Doanh thu thu bằng tiền mặt tại quầy
Tiền mặt tại quầy là phương thức thanh toán phổ biến nhưng cũng có rủi ro thất thoát cao nếu doanh nghiệp không kiểm soát theo ca bán hàng.
Trường hợp có chênh lệch, không nên tự ý sửa doanh thu để làm cho số liệu khớp với tiền trong két.
Doanh thu chuyển khoản và thanh toán bằng mã QR
Thanh toán bằng chuyển khoản hoặc mã QR giúp giảm lượng tiền mặt nhưng có thể phát sinh khó khăn trong việc xác định giao dịch.
Mã giao dịch;
Số tiền;
Thời điểm nhận;
Tài khoản nhận;
Mã đơn hàng;
Tình trạng đối chiếu.
Doanh thu từ máy POS và cổng thanh toán trực tuyến
Khi khách thanh toán bằng thẻ qua máy POS hoặc cổng thanh toán trực tuyến, tiền thường không vào tài khoản ngay tại thời điểm giao dịch.
Ví dụ, khách thanh toán 10 triệu đồng nhưng ngân hàng chỉ chuyển 9,9 triệu đồng sau khi trừ phí.
Doanh thu từ đơn hàng COD qua đơn vị vận chuyển
COD là hình thức đơn vị vận chuyển thu tiền của khách và chuyển lại cho người bán.
Doanh nghiệp cần theo dõi riêng:
Đơn hàng đã giao thành công;
Số tiền COD phải thu;
Phí vận chuyển;
Số tiền đơn vị vận chuyển phải chuyển;
Doanh thu do các sàn thương mại điện tử đối soát
Sàn thương mại điện tử thường giữ tiền trong một khoảng thời gian để chờ xác nhận giao hàng, xử lý khiếu nại hoặc hết thời hạn hoàn trả.
Do đó, doanh nghiệp cần tách rõ:
Tiền đang chờ đối soát;
Tiền đã được sàn chuyển;
Doanh thu từ phiếu quà tặng, điểm thưởng và chương trình thành viên
Phiếu quà tặng, thẻ trả trước, điểm thưởng và chương trình thành viên tạo ra các giao dịch đặc biệt vì thời điểm thu tiền có thể không trùng với thời điểm giao hàng.
Giá trị phiếu đã sử dụng;
Phần khách thanh toán thêm;
Thời hạn sử dụng;
Cách xử lý đơn hàng bị hủy, hoàn trả hoặc đổi sản phẩm
Đơn hàng bị hủy, hoàn hoặc đổi là nguyên nhân phổ biến làm chênh lệch giữa doanh thu trên phần mềm bán hàng và số tiền thực nhận.
Đối với đơn hàng bị hủy trước khi giao, doanh nghiệp cần hủy giữ hàng và cập nhật lại tồn kho.
Doanh thu và giá vốn cần điều chỉnh thế nào.
Do đó, kế toán không nên đồng nhất tổng tiền vào tài khoản với tổng doanh thu.
“Trái tim của bán lẻ” – Quản lý hàng tồn kho sao cho không thất thoát lợi nhuận
Theo dõi hàng nhập, hàng bán, hàng đổi trả và hàng hư hỏng
Mỗi biến động hàng hóa đều phải có chứng từ và được ghi nhận đúng thời điểm.
Đối với hàng bán, số lượng xuất kho phải khớp với hóa đơn, đơn hàng, dữ liệu bán hàng và chứng từ thanh toán.
Đối với hàng đổi trả, cần phân biệt:
Khách trả hàng và nhận lại tiền.
Quản lý hàng hóa theo mã sản phẩm, màu sắc, kích thước và lô hàng
Doanh nghiệp bán lẻ có nhiều biến thể sản phẩm nên không thể chỉ quản lý theo tên hàng chung.
Lô nhập hoặc đợt nhập.
Nếu mỗi bộ phận đặt một tên khác nhau, việc đối chiếu sẽ rất khó khăn và dễ phát sinh hàng âm kho hoặc tồn kho ảo.
Phân biệt tồn kho thực tế với tồn kho trên phần mềm
Tồn kho trên phần mềm là số lượng được hình thành từ các giao dịch đã ghi nhận.
Bán hàng nhưng chưa ghi nhận xuất kho.
Mỗi điều chỉnh phải có biên bản, người đề nghị, người kiểm tra, người phê duyệt và tài liệu chứng minh.
Xử lý hàng dùng thử, hàng mẫu và hàng khuyến mại
Hàng dùng thử, hàng mẫu và hàng khuyến mại đều làm giảm số lượng hàng trong kho nhưng không tạo ra doanh thu trực tiếp.
Doanh nghiệp cần có định mức, phiếu xuất sử dụng và xác nhận của quản lý cửa hàng.
Kế toán cần tách biệt:
Hàng tặng nhân viên.
Hạch toán hàng chậm luân chuyển, lỗi thời hoặc hết hạn
Hàng chậm luân chuyển là hàng tồn trong thời gian dài, bán chậm hoặc gần như không còn khả năng tiêu thụ theo mức giá ban đầu.
Doanh nghiệp nên lập báo cáo tuổi tồn kho, chia hàng hóa theo các nhóm như:
Tồn dưới 30 ngày.
Tồn từ 91 đến 180 ngày.
Kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch kho
Kiểm kê giúp xác nhận hàng hóa thực tế và phát hiện sai lệch so với sổ sách. Tần suất kiểm kê tùy quy mô và mức độ rủi ro của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể áp dụng:
Kiểm kê đột xuất khi thay đổi thủ kho hoặc quản lý cửa hàng.
Nhận diện nguy cơ thất thoát tại cửa hàng và kho trung tâm
Thất thoát có thể xảy ra ở bất kỳ khâu nào, từ khi đặt hàng đến khi bán cho khách. Một số rủi ro phổ biến gồm:
Case Study: Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm vì tồn kho thiếu kiểm soát
Công ty đã áp dụng quy trình mới:
Mỗi sản phẩm bị mất, hư hỏng hoặc giảm giá không được ghi nhận đúng đều trực tiếp làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
“Giá vốn không nằm trên nhãn giá” – Cách xác định đúng lợi nhuận của từng sản phẩm
Giá mua hàng hóa có phải toàn bộ giá vốn không?
Giá mua là thành phần quan trọng nhưng chưa chắc là toàn bộ giá gốc của hàng hóa.
Giá mua theo hóa đơn.
Thuế nhập khẩu và các loại thuế không được hoàn lại.
Giá vốn ban đầu không còn là 100.000 đồng mà là 110.000 đồng một sản phẩm.
Phân bổ chi phí vận chuyển, bốc xếp và lưu kho
Chi phí mua hàng dùng chung cho nhiều sản phẩm cần được phân bổ theo một tiêu thức hợp lý và áp dụng nhất quán.
Doanh nghiệp có thể phân bổ theo:
Ví dụ, chi phí vận chuyển một lô hàng gồm quần áo nhẹ và giày dép nặng.
Xử lý chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp
Chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp làm giảm giá trị thực tế của hàng mua.
Đối với hàng còn tồn kho, khoản chiết khấu tương ứng làm giảm giá trị hàng tồn kho.
Đối với hàng đã bán, khoản chiết khấu tương ứng làm giảm giá vốn hàng bán.
Lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phù hợp
Khi cùng một sản phẩm được nhập nhiều lần với giá khác nhau, doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp tính giá xuất kho phù hợp và nhất quán.
Các phương pháp phổ biến gồm:
Giá xuất kho được xác định theo giá bình quân của hàng hiện có.
Xác định lợi nhuận theo sản phẩm, nhóm hàng và cửa hàng
Lợi nhuận toàn doanh nghiệp không cho biết sản phẩm hoặc cửa hàng nào đang thực sự hiệu quả. Doanh nghiệp cần xây dựng báo cáo quản trị theo nhiều cấp độ.
Theo từng sản phẩm, nên theo dõi:
Tỷ suất lợi nhuận gộp.
Phân tích sản phẩm bán chạy nhưng biên lợi nhuận thấp
Sản phẩm bán chạy không đồng nghĩa với sản phẩm tạo nhiều lợi nhuận.
Chi phí vận chuyển lớn.
Thường xuyên phải giảm giá.
Ví dụ, một sản phẩm có doanh thu 1 tỷ đồng nhưng tỷ suất lợi nhuận gộp chỉ 10% sẽ tạo ra 100 triệu đồng lợi nhuận gộp.
Nhận diện mặt hàng đang chiếm vốn nhưng không tạo lợi nhuận
Hàng tồn kho chậm bán làm vốn bị giữ lại, phát sinh chi phí lưu kho và tăng nguy cơ phải giảm giá.
Chỉ tiêuNội dung cần theo dõi
Một sản phẩm chỉ thực sự có lợi nhuận khi doanh thu thuần đủ bù giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí vận chuyển, quảng cáo, đổi trả, hao hụt và phần chi phí vận hành được phân bổ hợp lý.
“Radar hóa đơn” – Những tình huống xuất hóa đơn thường gặp trong công ty bán lẻ
Bán hàng cho người mua không lấy hóa đơn
Trong hoạt động bán lẻ, phần lớn khách hàng là cá nhân và không chủ động cung cấp thông tin để nhận hóa đơn. Tuy nhiên, việc khách hàng không lấy hóa đơn không đồng nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua doanh thu hoặc không ghi nhận giao dịch.
Bán hàng cho khách hàng là doanh nghiệp
Khi người mua là doanh nghiệp, hóa đơn cần thể hiện chính xác tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và các thông tin cần thiết khác.
Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp nên kiểm tra:
Mã số thuế của doanh nghiệp.
Lập hóa đơn cho nhiều giao dịch bán lẻ trong ngày
Công ty bán lẻ có thể phát sinh hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch mỗi ngày.
Quy trình kiểm soát cuối ngày nên bao gồm:
Đối chiếu doanh thu qua thẻ và chuyển khoản.
Kiểm tra dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế.
Xuất hóa đơn khi bán hàng qua website và mạng xã hội
Bán hàng qua website, Facebook, TikTok, Zalo hoặc các kênh trực tuyến khác vẫn là hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Doanh thu từ các kênh này phải được ghi nhận và lập hóa đơn như doanh thu tại cửa hàng.
Doanh nghiệp xác nhận đơn.
Xử lý hóa đơn đối với đơn hàng COD
COD là hình thức giao hàng và thu tiền hộ. Đơn vị vận chuyển thu tiền của khách rồi chuyển lại cho doanh nghiệp sau khi trừ phí.
Doanh nghiệp nên lập bảng đối soát COD theo từng đơn hàng, gồm:
Tình trạng hóa đơn.
Tình trạng trả hàng.
Hóa đơn cho hàng khuyến mại, hàng tặng và hàng mẫu
Hàng khuyến mại, hàng quảng cáo, hàng mẫu, hàng cho, biếu hoặc tặng đều cần được kiểm soát bằng chứng từ phù hợp.
Hàng khuyến mại thuộc chương trình xúc tiến thương mại.
Hàng mẫu dùng để khách trải nghiệm.
Hàng tặng kèm theo đơn hàng.
Điều chỉnh hóa đơn khi khách đổi hoặc trả hàng
Đổi hoặc trả hàng là tình huống phổ biến trong bán lẻ. Khách có thể trả toàn bộ đơn hàng, trả một phần, đổi sang sản phẩm cùng giá hoặc đổi sang sản phẩm có giá trị khác.
Hồ sơ xử lý nên gồm:
Chứng từ hoàn tiền hoặc bù trừ.
Xử lý hóa đơn lập sai thông tin, số lượng hoặc giá bán
Sai sót hóa đơn bán lẻ có thể phát sinh do nhân viên chọn nhầm mã hàng, áp dụng sai chương trình giảm giá, nhập sai số lượng, sai giá bán hoặc ghi sai thông tin người mua.
Doanh nghiệp cần phân loại lỗi trước khi xử lý:
Sai tên hoặc địa chỉ nhưng mã số thuế đúng.
“Lịch thuế không được quên” – Công ty bán lẻ phải thực hiện những nghĩa vụ nào?
Kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng
Công ty bán lẻ cần tổng hợp đầy đủ doanh thu bán ra từ cửa hàng, website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử và các địa điểm kinh doanh.
Kế toán cần đối chiếu:
Hóa đơn đầu ra.
Báo cáo bán hàng.
Sao kê ngân hàng.
Tạm nộp và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định trên cơ sở thu nhập tính thuế, không phải chỉ dựa vào số tiền còn lại trong tài khoản.
Doanh thu bán hàng.
Giá vốn hàng bán.
Chi phí nhân sự.
Chi phí thuê cửa hàng.
Chi phí quản lý.
Kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Công ty bán lẻ thường có nhiều nhóm lao động như nhân viên bán hàng, thu ngân, quản lý cửa hàng, nhân viên kho, nhân viên giao hàng, cộng tác viên và nhân sự làm việc theo ca.
Mã số thuế của người nhận thu nhập.
Thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm cho người lao động
Doanh nghiệp phải rà soát người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc và thực hiện đăng ký, đóng, điều chỉnh hoặc báo giảm theo tình trạng lao động thực tế.
Nhân viên mới bắt đầu làm việc.
Nhân viên thay đổi mức lương.
Lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm
Báo cáo tài chính phản ánh tổng thể tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của công ty bán lẻ trong năm.
Đối chiếu doanh thu với hóa đơn.
Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả.
Quản lý hóa đơn điện tử và chứng từ kế toán
Hóa đơn điện tử cần được quản lý cùng toàn bộ hồ sơ chứng minh giao dịch.
Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ theo tháng hoặc theo mã giao dịch, gồm:
Hóa đơn đầu ra.
Chứng từ thanh toán.
Theo dõi nghĩa vụ thuế của địa điểm kinh doanh, cửa hàng và chi nhánh
Công ty có nhiều cửa hàng, địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh cần xác định rõ nơi nào trực tiếp bán hàng, nơi nào sử dụng hóa đơn, nơi nào hạch toán phụ thuộc hoặc độc lập và nghĩa vụ thuế được thực hiện tại đâu.
Doanh nghiệp cần quản lý riêng cho từng cơ sở:
Đối chiếu doanh thu hóa đơn với phần mềm bán hàng.
Đối chiếu nhập, xuất và tồn kho.
Hồ sơ cần lưu trữ
“Ma trận chi phí” – Khoản nào được ghi nhận, khoản nào dễ bị loại khi quyết toán thuế?
Chi phí thuê cửa hàng, kho hàng và văn phòng
Tiền thuê mặt bằng thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí của doanh nghiệp bán lẻ.
Chứng từ chuyển khoản đối với khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên.
Khoản tiền này cần được ghi nhận là chi phí trả trước và phân bổ theo thời gian sử dụng thực tế.
Chi phí lương, thưởng và hoa hồng nhân viên bán hàng
Chi phí nhân sự bán hàng có thể bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng doanh số, tiền làm thêm giờ, hoa hồng bán hàng và các khoản hỗ trợ khác.
Bộ hồ sơ nên gồm:
Bảng xác định hoa hồng theo từng nhân viên.
Hồ sơ kê khai thuế thu nhập cá nhân.
Chi phí quảng cáo trên Google, Facebook và TikTok
Chi phí quảng cáo trực tuyến thường phát sinh qua thẻ ngân hàng, tài khoản quảng cáo, đại lý hoặc nhà cung cấp ở nước ngoài.
Doanh nghiệp nên lưu:
Hợp đồng quảng cáo hoặc điều khoản sử dụng dịch vụ.
Hóa đơn, chứng từ do nền tảng hoặc đại lý cung cấp.
Phí vận chuyển, phí COD và phí hoàn hàng
Doanh nghiệp bán lẻ có thể phát sinh phí giao hàng đầu vào, giao hàng cho khách, phí thu hộ COD, phí chuyển hoàn, phí lưu kho, phí giao lại và phụ phí vùng xa.
Hợp đồng cung cấp dịch vụ vận chuyển.
Hóa đơn phí vận chuyển và các khoản phụ phí.
Phí sàn thương mại điện tử và phí thanh toán
Hồ sơ nên gồm hợp đồng hoặc điều khoản mở gian hàng, báo cáo bán hàng, bảng đối soát doanh thu, bảng chi tiết các khoản phí, hóa đơn phí của sàn, báo cáo hoàn trả và sao kê ngân hàng.
Cuối mỗi kỳ, kế toán cần lập bảng đối chiếu theo công thức:
Chi phí điện, nước, internet và phần mềm bán hàng
Điện, nước, internet, điện thoại và phần mềm là các khoản chi cần thiết đối với cửa hàng, kho và văn phòng.
Đối với phần mềm bán hàng, quản lý kho, kế toán, hóa đơn điện tử hoặc quản lý khách hàng, hồ sơ nên có:
Chứng từ thanh toán.
Chi phí trang trí cửa hàng, biển hiệu và kệ trưng bày
Chi phí sửa chữa, trang trí, làm biển hiệu, quầy thu ngân, tủ trưng bày và kệ hàng không phải lúc nào cũng được hạch toán toàn bộ ngay khi thanh toán.
Hồ sơ nên có:
Hợp đồng thiết kế hoặc thi công.
Biên bản nghiệm thu khối lượng.
Chứng từ thanh toán.
Chi phí hàng hóa hư hỏng, mất mát và hết hạn
Hàng hư hỏng, hết hạn hoặc mất mát không thể chỉ căn cứ vào quyết định của kế toán để đưa vào chi phí. Doanh nghiệp phải chứng minh nguyên nhân, số lượng, giá trị và phương án xử lý.
Hồ sơ nên gồm:
Biên bản xác định nguyên nhân và trách nhiệm.
Điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán để chi phí được chấp nhận
Một bộ hồ sơ chi phí an toàn không chỉ có hóa đơn.
Lớp 2 – Thỏa thuận giao dịch: hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá và phụ lục.
Khoản nào thiếu chứng từ cần được bổ sung trước khi khóa sổ thay vì chờ đến khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
“Phòng kiểm soát rủi ro” – Những sai sót khiến doanh nghiệp bán lẻ dễ bị truy thu thuế
Doanh thu kê khai thấp hơn dữ liệu trên phần mềm bán hàng
Phần mềm bán hàng thường ghi nhận số lượng sản phẩm, đơn giá, hình thức thanh toán, nhân viên bán hàng và trạng thái đơn.
Khoản thu hộ không phải doanh thu.
Mọi chênh lệch cần được phân loại theo mã đơn và trạng thái xử lý.
Tiền về tài khoản cá nhân nhưng không được ghi nhận
Nhiều cửa hàng sử dụng tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp, giám đốc hoặc nhân viên để nhận tiền chuyển khoản của khách.
Đối chiếu các tài khoản đã từng dùng để nhận tiền bán hàng.
Ban hành quy trình xử lý trường hợp nhân viên thu tiền hộ.
Không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai thời điểm
Doanh nghiệp bán lẻ có nghĩa vụ xử lý hóa đơn theo thời điểm phát sinh giao dịch và quy định áp dụng cho từng phương thức bán hàng.
Rủi ro thường gặp gồm:
Đã giao hàng nhưng chờ khách thanh toán mới xuất hóa đơn.
Hàng tồn kho trên sổ sách không khớp với kiểm kê thực tế
Tồn kho cao bất thường trên sổ sách nhưng kho thực tế không còn hàng có thể cho thấy doanh nghiệp đã bán hàng nhưng chưa ghi nhận doanh thu, đã thất thoát hàng hoặc chưa ghi nhận hàng hủy.
Hàng khách trả lại.
Hàng chờ bảo hành.
Hạch toán chi phí quảng cáo không đủ chứng từ
Rủi ro quảng cáo thường xuất hiện khi doanh nghiệp dùng tài khoản cá nhân, thẻ cá nhân hoặc thuê người chạy quảng cáo không có tư cách kinh doanh.
Doanh nghiệp nên quản lý tài khoản quảng cáo theo tên công ty, chỉ định người phụ.
Không theo dõi riêng doanh thu trên từng sàn thương mại điện tử
Mỗi sàn có cách ghi nhận đơn hàng, khuyến mại, hoàn tiền và đối soát khác nhau. Nếu doanh nghiệp chỉ nhìn vào tổng tiền chuyển về ngân hàng, doanh thu và chi phí sẽ dễ bị ghi nhận sai.
Khoản sàn đang thu hộ.
Ghi nhận sai hàng khuyến mại, hàng tặng và hàng đổi trả
Hàng khuyến mại, hàng tặng và hàng đổi trả đều làm thay đổi doanh thu hoặc giá vốn nhưng có bản chất khác nhau.
Hàng khuyến mại cần được thực hiện theo chương trình, điều kiện và hồ sơ phù hợp.
Hóa đơn bán hàng ban đầu.
Không đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển
Doanh nghiệp bán lẻ có thể không phát sinh nhiều công nợ khách hàng nhưng thường có công nợ phức tạp với nhà cung cấp, sàn và đơn vị vận chuyển.
Các chênh lệch thường gặp gồm:
Chiết khấu cuối kỳ chưa được hạch toán.
Sử dụng nhiều phần mềm nhưng dữ liệu không đồng bộ
Một doanh nghiệp có thể đồng thời sử dụng phần mềm bán hàng tại cửa hàng, phần mềm kho, phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử và công cụ quản lý đơn hàng online.
Doanh nghiệp cần thống nhất:
Thời điểm ghi nhận doanh thu.
Không nên cho phép nhân viên xóa hoàn toàn đơn hàng đã phát sinh mà không để lại dấu vết kiểm soát.
“Bàn điều khiển kế toán” – Dịch vụ kế toán công ty bán lẻ thực hiện những công việc gì?
Tiếp nhận, phân loại và kiểm tra chứng từ
Đơn vị dịch vụ kế toán tiếp nhận hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sao kê ngân hàng, bảng lương, hợp đồng, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Đồng bộ dữ liệu từ phần mềm bán hàng và hóa đơn điện tử
Công ty bán lẻ thường sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để ghi nhận đơn hàng, hàng hóa, chương trình khuyến mại và phương thức thanh toán.
Đây là bước quan trọng để hạn chế chênh lệch khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.
Hạch toán doanh thu theo từng kênh bán hàng
Doanh nghiệp bán lẻ có thể phát sinh doanh thu từ nhiều kênh như cửa hàng trực tiếp, website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử, đại lý và đơn vị cộng tác bán hàng.
Theo dõi hàng tồn kho và tính giá vốn
Hàng tồn kho là một trong những nội dung dễ phát sinh sai lệch nhất tại công ty bán lẻ.
Dịch vụ kế toán cần chuẩn hóa danh mục hàng hóa, mã kho, nhóm hàng và đơn vị tính.
Đối chiếu tiền mặt, ngân hàng, COD và tiền sàn
Công ty bán lẻ thường thu tiền qua nhiều phương thức như tiền mặt, chuyển khoản, thẻ ngân hàng, ví điện tử, đơn vị vận chuyển thu hộ và sàn thương mại điện tử. Mỗi nguồn tiền có thời điểm đối soát và phí dịch vụ khác nhau.
Kê khai thuế định kỳ và lập báo cáo tài chính
Dịch vụ kế toán thực hiện tổng hợp số liệu và lập các tờ khai thuế theo kỳ áp dụng của doanh nghiệp.
Những khoản mục bất thường cần được giải thích và xử lý trước khi chốt số liệu.
Quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Mặc dù phần lớn hoạt động bán lẻ thu tiền ngay, doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh công nợ từ khách hàng doanh nghiệp, đại lý, đơn vị vận chuyển, sàn thương mại điện tử và các chương trình trả chậm.
Rà soát chi phí hợp lý, hợp lệ
Công ty bán lẻ thường phát sinh nhiều loại chi phí như thuê cửa hàng, điện nước, nhân sự, vận chuyển, đóng gói, quảng cáo, phần mềm, phí thanh toán, phí sàn và khuyến mại.
Cảnh báo sai sót và rủi ro thuế
Một dịch vụ kế toán hiệu quả không chỉ ghi nhận những giao dịch đã xảy ra mà còn phải giúp doanh nghiệp nhận diện các dấu hiệu bất thường.
Các nội dung cảnh báo có thể bao gồm doanh thu tăng nhưng tiền về thấp.
Hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra
Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần cung cấp số liệu và hồ sơ có sự thống nhất giữa hóa đơn điện tử, sổ kế toán, ngân hàng, hàng tồn kho và báo cáo đã nộp.
Quy trình triển khai dịch vụ kế toán công ty bán lẻ
Bước 1 – Khảo sát mô hình bán lẻ
Đơn vị dịch vụ tìm hiểu ngành hàng, số lượng cửa hàng, số kho, phần mềm đang sử dụng và các kênh bán hàng của doanh nghiệp.
Quá trình khảo sát cần xác định cách doanh nghiệp nhận đơn.
Bước 2 – Kiểm tra dữ liệu và chứng từ hiện có
Kế toán rà soát hóa đơn, phần mềm bán hàng, sổ kho, sao kê ngân hàng, báo cáo COD, báo cáo sàn và các tờ khai thuế đã nộp.
Bước 3 – Thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ
Doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ thống nhất thời điểm gửi hóa đơn, báo cáo bán hàng, dữ liệu kho, sao kê ngân hàng và các chứng từ chi phí.
Từng bộ phận cần có trách nhiệm cụ thể.
Bước 4 – Hạch toán và đối chiếu định kỳ
Kế toán ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, chi phí, thu tiền, thanh toán và các khoản điều chỉnh.
Những khoản chênh lệch được lập thành danh sách và gửi doanh nghiệp xác nhận.
Bước 5 – Kê khai các nghĩa vụ thuế
Trước thời hạn kê khai, kế toán tổng hợp số liệu, kiểm tra hóa đơn và xác định các nghĩa vụ phát sinh.
Tờ khai chỉ nên được lập sau khi doanh thu, chi phí và chứng từ thanh toán.
Bước 6 – Gửi báo cáo quản trị cho doanh nghiệp
Báo cáo công nợ COD và tiền sàn giúp doanh nghiệp biết khoản nào đã được đối tác thanh toán, khoản nào đang chờ đối soát và khoản nào bị khấu trừ.
Bước 7 – Hoàn thiện sổ sách và báo cáo cuối năm
Cuối năm, kế toán thực hiện kiểm kê hàng hóa, đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, kiểm tra tiền mặt và rà soát các tài khoản còn treo.
“Bảng chẩn đoán nhu cầu” – Khi nào công ty bán lẻ nên thuê dịch vụ kế toán?
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có bộ phận kế toán
Công ty bán lẻ mới thành lập thường phải tập trung nguồn lực vào việc tìm địa điểm, nhập hàng, xây dựng kênh bán, tuyển nhân viên và tiếp cận khách hàng.
Hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng.
Theo dõi doanh thu, chi phí và dòng tiền.
Số lượng đơn hàng tăng nhanh nhưng nhân sự kế toán không đáp ứng
Khi số lượng đơn hàng còn ít, một nhân viên kế toán có thể đồng thời theo dõi hóa đơn, thu chi, ngân hàng, công nợ và hàng tồn kho.
Một số dấu hiệu thường gặp gồm:
Chứng từ được nhập chậm nhiều ngày hoặc nhiều tuần.
Doanh nghiệp mở thêm cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh
Mỗi cửa hàng mới làm phát sinh thêm doanh thu, tiền mặt, hàng tồn kho, chi phí mặt bằng, nhân sự và các khoản thanh toán riêng.
Quy trình giao nhận và điều chuyển hàng hóa.
Phương thức đối chiếu doanh thu với máy POS và tài khoản ngân hàng.
Bắt đầu bán hàng trên nhiều nền tảng trực tuyến
Bán hàng đa kênh làm tăng cơ hội tiếp cận khách hàng nhưng cũng khiến dữ liệu kế toán phức tạp hơn.
Kế toán cần phân biệt rõ:
Doanh thu ghi nhận theo đơn hàng.
Khoản tiền khách hàng đã thanh toán.
Khoản tiền sàn chưa đối soát.
Hàng tồn kho thường xuyên chênh lệch
Tồn kho là một trong những khu vực dễ phát sinh thất thoát nhất tại công ty bán lẻ.
Giá trị tồn kho tăng nhưng doanh thu không tăng tương ứng.
Không xác định được nguyên nhân chênh lệch sau mỗi lần kiểm kê.
Không xác định được lợi nhuận của từng sản phẩm
Doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với lợi nhuận cao.
Để xác định lợi nhuận theo sản phẩm, kế toán phải tập hợp được:
Doanh thu sau chiết khấu và hàng trả lại.
Giá mua hàng hóa.
Chi phí vận chuyển và bốc xếp đầu vào.
Sổ sách cũ có sai sót hoặc chưa hoàn thiện
Doanh nghiệp bán lẻ có thể đã hoạt động nhiều tháng nhưng chỉ mới lưu hóa đơn và theo dõi doanh thu trên phần mềm bán hàng.
Một số vấn đề thường gặp gồm:
Thiếu chứng từ thu, chi.
Doanh thu không khớp với hóa đơn đã lập.
Doanh nghiệp sắp quyết toán hoặc được yêu cầu giải trình thuế
Khi nhận được yêu cầu giải trình, doanh nghiệp thường có thời gian chuẩn bị giới hạn.
Đối chiếu doanh thu với hóa đơn, ngân hàng và phần mềm bán hàng.
Rà soát hàng tồn kho và giá vốn.
Xử lý dữ liệu đa kênhDoanh nghiệp phải tự xây dựng quy trình kết nối và đối soátCó thể được thiết lập quy trình tiếp nhận, phân loại và đối chiếu
“Chọn đúng người giữ sổ” – Tiêu chí lựa chọn đơn vị kế toán cho công ty bán lẻ
Có kinh nghiệm xử lý doanh thu bán lẻ đa kênh
Đơn vị kế toán cần hiểu sự khác biệt giữa doanh thu tại cửa hàng, doanh thu website, doanh thu COD và doanh thu từ sàn thương mại điện tử.
Đối chiếu đơn hàng với hóa đơn.
Tách doanh thu và phí sàn.
Hiểu nghiệp vụ hàng tồn kho và tính giá vốn
Kế toán bán lẻ gắn chặt với hàng tồn kho. Nếu không theo dõi đúng nhập – xuất – tồn, doanh nghiệp khó xác định giá vốn và lợi nhuận thực tế.
Hàng mua đang đi đường.
Hàng điều chuyển giữa các kho và cửa hàng.
Có quy trình bảo mật dữ liệu rõ ràng
Dữ liệu kế toán bán lẻ có thể bao gồm doanh thu, giá nhập, danh sách nhà cung cấp, tài khoản ngân hàng, thông tin khách hàng và kết quả kinh doanh.
Hợp đồng dịch vụ nên quy định:
Phương thức gửi và nhận chứng từ.
Báo cáo công việc và số liệu định kỳ
Một dịch vụ kế toán hiệu quả phải giúp doanh nghiệp biết công việc nào đã hoàn thành, công việc nào còn thiếu dữ liệu và vấn đề nào cần xử lý.
Báo cáo định kỳ có thể bao gồm:
Doanh thu theo từng kênh bán.
Phạm vi dịch vụ được quy định minh bạch
Cụm từ “dịch vụ kế toán trọn gói” có thể được hiểu khác nhau giữa các đơn vị.
Có bao gồm lập báo cáo tài chính hay không.
Có theo dõi công nợ và tồn kho chi tiết hay không.
Các trường hợp phát sinh thêm phí.
Có khả năng rà soát và phục hồi sổ sách cũ
Nếu công ty đã hoạt động trước khi thuê dịch vụ, đơn vị kế toán cần kiểm tra số dư đầu kỳ và chất lượng dữ liệu cũ.
Quá trình rà soát nên bao gồm:
Đối chiếu báo cáo tài chính với sổ chi tiết.
Hỗ trợ doanh nghiệp khi có yêu cầu giải trình
Khi cơ quan quản lý yêu cầu cung cấp thông tin, doanh nghiệp cần một đơn vị hiểu số liệu và có thể hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ.
Đối chiếu giữa tờ khai, hóa đơn và sổ kế toán.
Lập bảng giải thích chênh lệch.
Chi phí dịch vụ phù hợp với quy mô giao dịch
Chi phí kế toán bán lẻ không nên chỉ căn cứ vào vốn điều lệ hoặc doanh thu. Khối lượng công việc thực tế còn phụ thuộc vào số lượng hóa đơn, đơn hàng, cửa hàng, tài khoản ngân hàng, kho hàng và nền tảng bán hàng.
Doanh nghiệp cần xác định rõ gói dịch vụ có bao gồm việc lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm hay không.
“Kho giải đáp nhanh” – Câu hỏi thường gặp về kế toán công ty bán lẻ
Công ty bán lẻ có phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch không?
Về nguyên tắc, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho người mua, không phụ thuộc người mua là cá nhân hay tổ chức và không phụ thuộc người mua có yêu cầu lấy hóa đơn hay không.
Khách hàng không cung cấp thông tin thì lập hóa đơn như thế nào?
Trong bán lẻ, phần lớn khách hàng là cá nhân và không phải lúc nào cũng cung cấp đầy đủ họ tên, địa chỉ hoặc mã số thuế.
Thông tin trên hóa đơn cũng phải thống nhất với giao dịch thực tế.
Tiền COD chưa nhận có được ghi nhận là doanh thu không?
Doanh thu không phải lúc nào cũng được ghi nhận tại thời điểm tiền về tài khoản ngân hàng.
Khoản tiền này được theo dõi như một khoản phải thu từ đơn vị vận chuyển hoặc đối tác thu hộ.
Kế toán nên theo dõi riêng tối thiểu các trạng thái:
Hàng bị khách trả lại được xử lý kế toán ra sao?
Khi khách trả lại hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ đây là trường hợp đổi sản phẩm, trả lại toàn bộ đơn hàng, trả lại một phần hàng hóa hay hoàn tiền do sản phẩm có lỗi.
Chính sách đổi trả đã công bố.
Chứng từ hoàn tiền hoặc cấn trừ công nợ.
Phí sàn thương mại điện tử có được tính vào chi phí hợp lý không?
Doanh nghiệp nên lưu trữ:
Sao kê ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán.
Kế toán không nên ghi nhận toàn bộ số tiền sàn chuyển về là doanh thu thuần.
Không nên áp dụng máy móc cách xử lý của sàn trong nước cho mọi nền tảng nước ngoài.
Hàng tồn kho bị mất hoặc hư hỏng có được đưa vào chi phí không?
Không phải mọi khoản hàng hóa mất, thiếu hoặc hư hỏng đều tự động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hồ sơ thường bao gồm:
Biên bản xác định nguyên nhân hư hỏng hoặc mất mát.
Hồ sơ tiêu hủy nếu thực hiện tiêu hủy.
Công ty có nhiều cửa hàng có cần theo dõi riêng từng địa điểm không?
Doanh nghiệp có nhiều cửa hàng nên theo dõi riêng doanh thu, hàng tồn kho, chi phí, công nợ và dòng tiền của từng địa điểm.
Các chỉ tiêu nên theo dõi theo cửa hàng gồm:
Doanh thu bán hàng.
Giá vốn hàng bán.
Chi phí thuê mặt bằng.
Có thể sử dụng chung phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán không?
Doanh nghiệp có thể kết nối phần mềm bán hàng với phần mềm kế toán hoặc lựa chọn một hệ thống có tích hợp cả hai chức năng.
Phần mềm kế toán phải xử lý thêm các nội dung như:
Thuế giá trị gia tăng.
Doanh thu và các khoản giảm trừ.
Doanh nghiệp ít hóa đơn có nên thuê dịch vụ kế toán không?
Số lượng hóa đơn ít không đồng nghĩa công việc kế toán đơn giản.
Số kho và cửa hàng.
Dịch vụ kế toán không thể tự xác định chính xác hàng tồn, tiền mặt hoặc doanh thu nếu doanh nghiệp không cung cấp dữ liệu vận hành đầy đủ.
Chi phí dịch vụ kế toán công ty bán lẻ được tính như thế nào?
Chi phí dịch vụ kế toán thường không chỉ dựa trên số lượng hóa đơn đầu vào và đầu ra.
Các yếu tố thường ảnh hưởng đến mức phí gồm:
Số lượng hóa đơn cần xử lý.
Số lượng lao động cần tính lương.
Phạm vi công việc kê khai và báo cáo.
“Từ sổ sách đến quyết định kinh doanh” – Giá trị thực sự của dịch vụ kế toán bán lẻ
Biết chính xác sản phẩm nào đang tạo lợi nhuận
Sản phẩm bán chạy chưa chắc là sản phẩm tạo ra nhiều lợi nhuận.
Kế toán cần tập hợp đầy đủ:
Doanh thu sau giảm giá.
Giá mua hàng hóa.
Chi phí vận chuyển đầu vào.
Chi phí bốc xếp và thu mua.
Phí thanh toán.
Kiểm soát hàng tồn kho và hạn chế thất thoát
Hàng tồn kho thường là một trong những tài sản lớn nhất của công ty bán lẻ.
Dịch vụ kế toán có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình đối chiếu giữa:
Hàng chuyển giữa các cửa hàng.
Hàng dùng thử và hàng mẫu.
Phát hiện cửa hàng hoặc kênh bán hàng hoạt động kém hiệu quả
Doanh thu cao không phải là tiêu chí duy nhất để đánh giá cửa hàng. Một điểm bán có thể tạo doanh số lớn nhưng chi phí thuê mặt bằng, nhân sự, điện nước và thất thoát hàng hóa quá cao.
Chi phí quảng cáo.
Chủ động dòng tiền nhập hàng và thanh toán công nợ
Một công ty có lợi nhuận trên báo cáo vẫn có thể thiếu tiền để nhập hàng hoặc trả nhà cung cấp.
Hệ thống kế toán cần giúp chủ doanh nghiệp biết:
Tiền sàn chưa thanh toán.
Công nợ nhà cung cấp phải trả.
Hạn chế sai sót về hóa đơn và nghĩa vụ thuế
Sai sót trong doanh nghiệp bán lẻ thường không xuất phát từ một giao dịch quá phức tạp mà từ số lượng giao dịch lớn và dữ liệu nằm ở nhiều hệ thống.
Các rủi ro thường gặp gồm:
Chi phí không có hóa đơn, chứng từ phù hợp.
Có số liệu đáng tin cậy để mở rộng chuỗi bán lẻ
Trước khi mở thêm cửa hàng, doanh nghiệp cần biết mô hình hiện tại có thực sự tạo lợi nhuận hay chỉ đang tăng doanh thu.
Đây mới là giá trị thực sự của dịch vụ kế toán đối với một công ty bán lẻ đang muốn hoạt động ổn định và mở rộng bền vững.
Dịch vụ kế toán công ty bán lẻ là giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp mong muốn xây dựng hệ thống tài chính minh bạch, quản lý hiệu quả doanh thu, chi phí và hàng tồn kho. Với đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc chuyên nghiệp và am hiểu quy định pháp luật thuế hiện hành, dịch vụ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hoạt động kế toán luôn chính xác, kịp thời. Đây là lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp bán lẻ phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
