Dịch vụ kế toán công ty phân phối là giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính, hàng tồn kho, doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế trong quá trình phân phối hàng hóa. Khi số lượng giao dịch phát sinh ngày càng lớn, việc thuê đơn vị kế toán chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn cung cấp số liệu chính xác để nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Đây cũng là giải pháp tiết kiệm chi phí nhân sự nhưng vẫn đảm bảo hệ thống kế toán được vận hành ổn định và minh bạch.
“Phòng điều phối tài chính” – Vì sao công ty phân phối cần hệ thống kế toán riêng?
Công ty phân phối không chỉ đơn thuần là doanh nghiệp mua vào và bán ra
Hoạt động phân phối thường bao gồm nhiều công đoạn hơn một giao dịch mua bán thông thường.
Hỗ trợ quảng cáo và phát triển thị trường;
Một lô hàng có thể đi qua nhiều kho, chi nhánh và đại lý
Công ty phân phối thường không lưu hàng tại một địa điểm duy nhất.
Hàng gửi tại kho thuê;
Hàng giao cho đại lý nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu;
Doanh thu lớn nhưng dòng tiền thực nhận thường đến chậm
Công ty phân phối thường bán hàng cho đại lý, cửa hàng hoặc khách hàng doanh nghiệp theo hình thức trả chậm.
Từng đợt thanh toán;
Hạn mức công nợ;
Chiết khấu, thưởng doanh số và hàng trả lại làm lợi nhuận liên tục biến động
Trong hệ thống phân phối, giá bán ban đầu chưa chắc là giá trị cuối cùng doanh nghiệp thực sự được hưởng.
Thanh toán sớm được hưởng chiết khấu;
Công nợ phải thu;
Vì sao bán được nhiều hàng nhưng doanh nghiệp vẫn thiếu tiền thanh toán?
Bán được nhiều hàng không đồng nghĩa với doanh nghiệp đang có nhiều tiền.
Chi phí xăng xe;
Một nguyên nhân khác là doanh nghiệp nhập hàng quá nhiều.
Biên lợi nhuận thấp;
Vai trò của kế toán trong việc kết nối bán hàng, kho vận và tài chính
Kế toán công ty phân phối không thể hoạt động tách biệt khỏi bộ phận kinh doanh và kho vận.
Điều kiện thanh toán;
Chi phí vận chuyển;
Tình trạng tồn kho.
“Bản đồ hệ thống phân phối” – Doanh nghiệp đang vận hành theo mô hình nào?
Công ty phân phối độc quyền sản phẩm của nhà sản xuất
Công ty phân phối độc quyền thường được giao quyền phân phối sản phẩm trong một khu vực hoặc một nhóm khách hàng nhất định.
Khoản thưởng cuối kỳ;
Công ty nhập hàng và phân phối lại cho đại lý cấp dưới
Đặc điểm lớn nhất của mô hình này là số lượng khách hàng nhiều, chính sách giá đa dạng và công nợ phát sinh thường xuyên.
Thời hạn thanh toán;
Công ty vừa bán buôn vừa bán trực tiếp cho người tiêu dùng
Đối với bán buôn, doanh nghiệp thường giao hàng theo đơn lớn, có hợp đồng và phát sinh công nợ.
Doanh thu bán buôn;
Doanh thu bán lẻ;
Công ty phân phối hàng tiêu dùng nhanh
Hàng tiêu dùng nhanh thường có số lượng mã hàng lớn, tốc độ luân chuyển cao, giá trị từng sản phẩm thấp và mạng lưới điểm bán rộng.
Công ty phân phối dược phẩm, mỹ phẩm hoặc thực phẩm
Nhóm hàng này thường có yêu cầu quản lý chặt về nguồn gốc, số lô, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản và hồ sơ chất lượng.
Số lô;
Công ty phân phối thiết bị, máy móc và vật tư chuyên ngành
Bảo hành;
Kế toán cần phân tích rõ nội dung hợp đồng để xác định thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí.
Doanh nghiệp cũng phải theo dõi:
Công ty có kho trung tâm, chi nhánh và nhiều điểm giao nhận
Mô hình nhiều kho và chi nhánh đòi hỏi doanh nghiệp thiết lập cơ chế quản lý thống nhất.
Đơn vị nào ký hợp đồng với khách hàng;
Mỗi mô hình phân phối cần tổ chức sổ sách khác nhau như thế nào?
Không có một hệ thống kế toán duy nhất phù hợp cho mọi công ty phân phối.
Sổ công nợ phải thu theo khách hàng;
Báo cáo giá vốn và lợi nhuận gộp;
“Hành trình của một lô hàng” – Kế toán phải theo dõi từ lúc nhập kho đến khi thu đủ tiền
Tiếp nhận hợp đồng và đơn đặt hàng từ nhà cung cấp
Hành trình của một lô hàng bắt đầu từ hợp đồng mua bán, báo giá hoặc đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
Thuế suất;
Thời hạn thanh toán;
Kiểm tra hóa đơn, phiếu nhập và chứng từ vận chuyển
Khi nhà cung cấp giao hàng, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào hóa đơn để ghi nhận nhập kho.
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng;
Chứng từ thanh toán;
Ghi nhận hàng nhập kho theo từng mã sản phẩm
Mỗi sản phẩm cần được quản lý theo một mã hàng thống nhất từ lúc nhập đến khi xuất bán.
Mã hàng;
Số serial nếu có;
Vị trí lưu kho.
Điều chuyển hàng giữa kho tổng, chi nhánh và đại lý
Hàng hóa có thể được điều chuyển từ kho tổng đến chi nhánh, từ chi nhánh về kho tổng hoặc giữa các cửa hàng với nhau.
Kho xuất;
Xuất hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng
Việc xuất hàng cần dựa trên đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc lệnh xuất kho đã được phê duyệt.
Hình thức thanh toán;
Tình trạng công nợ;
Theo dõi hàng đang vận chuyển và hàng gửi bán
Hàng đã rời kho nhưng chưa đến tay khách vẫn cần được theo dõi.
Danh sách hàng đang vận chuyển nên thể hiện:
Đơn vị vận chuyển;
Đối chiếu hàng khách đã nhận, hàng bị từ chối và hàng trả lại
Sau khi giao hàng, doanh nghiệp cần xác nhận kết quả giao nhận.
Hàng bị trả lại không nên tự động nhập lại kho bán được.
Theo dõi công nợ cho đến khi khách hàng thanh toán đầy đủ
Trường hợp khách chuyển tiền không ghi rõ nội dung, kế toán cần làm việc với bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng để xác định khoản thanh toán.
“Kho hàng biết nói” – Quản lý tồn kho để không chôn vốn và thất thoát hàng hóa
Theo dõi hàng tồn theo mã hàng, lô hàng và vị trí kho
Theo dõi tồn kho theo mã hàng giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng của từng sản phẩm.
Lô sản xuất;
Vị trí lưu kho;
Quản lý hàng có số serial, hạn sử dụng hoặc thời gian bảo hành
Đối với điện tử, máy móc, thiết bị hoặc sản phẩm có giá trị lớn, doanh nghiệp cần theo dõi số serial của từng sản phẩm.
Phân biệt hàng trong kho, hàng đang đi đường và hàng gửi đại lý
Không phải toàn bộ hàng thuộc sở hữu của doanh nghiệp đều nằm trong kho.
Doanh nghiệp cần tách riêng các nhóm:
Hàng chờ kiểm tra;
Xử lý hàng mẫu, hàng trưng bày và hàng dùng thử
Hồ sơ nên thể hiện mã hàng, số lượng, địa điểm sử dụng, người phụ trách và tình trạng sản phẩm.
Hạch toán hàng khuyến mại và hàng tặng kèm
Kế toán cần xác định rõ:
Chương trình áp dụng;
Thời gian thực hiện;
Đối tượng nhận;
Mã hàng khuyến mại;
Hồ sơ phê duyệt.
Kiểm soát hàng chậm luân chuyển và hàng gần hết hạn
Hàng tồn lâu làm vốn bị chôn trong kho và phát sinh thêm chi phí lưu giữ.
Có thể chia thành các nhóm:
Tồn dưới 30 ngày;
Xử lý hàng hư hỏng, mất mát hoặc không còn giá trị sử dụng
Hàng hư hỏng có thể phát sinh do bảo quản không phù hợp, vận chuyển, thiên tai, lỗi kỹ thuật hoặc tồn kho quá lâu.
Kiểm kê kho định kỳ và xử lý chênh lệch thực tế
Kiểm kê kho là quá trình đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên phần mềm và sổ kế toán.
Đối chiếu với phần mềm;
Cảnh báo tồn kho bất thường trước khi ảnh hưởng đến dòng tiền
Hệ thống kho cần tạo cảnh báo để doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi chúng trở thành tổn thất lớn.
Hàng gửi đại lý chưa được đối chiếu;
“Mê cung giá vốn” – Tính đúng giá hàng để biết chính xác lợi nhuận phân phối
Giá mua trên hóa đơn có phải là toàn bộ giá vốn không?
Giá mua ghi trên hóa đơn là cơ sở đầu tiên để xác định giá trị hàng hóa, nhưng chưa chắc là toàn bộ giá vốn.
Phân bổ chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo hiểm hàng hóa
Chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo hiểm thường liên quan đến nhiều sản phẩm trong cùng một chuyến hàng.
Một số tiêu thức có thể sử dụng gồm:
Xử lý thuế nhập khẩu và chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu
Giá vốn hàng nhập khẩu thường phức tạp hơn hàng mua trong nước vì có thêm nhiều khoản thuế, phí và chi phí phát sinh.
Chi phí vận chuyển quốc tế.
Thuế nhập khẩu.
Hạch toán khoản chiết khấu nhận từ nhà cung cấp
Khoản chiết khấu nhận từ nhà cung cấp phải được xác định theo bản chất, không chỉ dựa vào tên gọi trên chứng từ.
70% số hàng đã được bán.
Phân bổ chi phí mua hàng cho từng nhóm sản phẩm
Công ty phân phối thường có nhiều nhóm hàng, nhiều nhà cung cấp và nhiều kênh bán.
Bước 1: Tập hợp trực tiếp
Bước 2: Xác định chi phí dùng chung
Lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phù hợp
Khi một mã hàng được nhập nhiều lần với các đơn giá khác nhau, doanh nghiệp phải lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phù hợp.
Tính lợi nhuận theo sản phẩm, khách hàng và khu vực phân phối
Lợi nhuận toàn công ty không cho biết sản phẩm, khách hàng hoặc khu vực nào đang thực sự mang lại hiệu quả.
Lợi nhuận sau chi phí trực tiếp.
Phát hiện mặt hàng doanh số cao nhưng biên lợi nhuận thấp
Mặt hàng bán chạy chưa chắc mang lại lợi nhuận cao.
Các chỉ tiêu cần theo dõi gồm:
Lợi nhuận sau chi phí phân phối.
Nhận diện nhóm hàng đang chiếm vốn nhưng luân chuyển chậm
Hàng tồn kho luân chuyển chậm làm doanh nghiệp bị giữ vốn, phát sinh chi phí bảo quản và tăng nguy cơ giảm giá.
Giảm giá có kiểm soát.
“Ma trận chiết khấu” – Nghiệp vụ dễ sai nhất của công ty phân phối
Phân biệt chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán
Chiết khấu thương mại được áp dụng khi khách hàng mua số lượng lớn hoặc đạt mức doanh số theo chính sách bán hàng.
Chiết khấu trực tiếp trên từng hóa đơn bán hàng
Doanh thu và thuế giá trị gia tăng được xác định theo giá bán sau chiết khấu.
Sản phẩm áp dụng.
Trường hợp không được hưởng.
Chiết khấu theo doanh số tháng, quý hoặc năm
Đối với chiết khấu cuối kỳ, mức chiết khấu chỉ được xác định sau khi tổng hợp doanh số của tháng, quý hoặc năm.
Thưởng doanh số cho nhà phân phối và đại lý
Thưởng doanh số có thể mang hai bản chất khác nhau.
Khoản này có thể là chi phí dịch vụ hoặc hoa hồng.
Để phân loại, cần xem xét:
Hỗ trợ trưng bày, tiếp thị và mở điểm bán
Khoản hỗ trợ trưng bày, tiếp thị hoặc mở điểm bán thường được chi trả cho đại lý để thực hiện một công việc cụ thể.
Hàng tặng kèm theo chương trình bán hàng
Chương trình “mua hàng chính, tặng hàng kèm” phải được thiết kế rõ về đối tượng, thời gian, số lượng và điều kiện nhận hàng.
Hỗ trợ phí vận chuyển cho khách hàng
Khoản hỗ trợ vận chuyển có thể được xử lý theo nhiều cách tùy thỏa thuận.
Hồ sơ nên thể hiện:
Mức phí hoặc cách xác định phí.
Cách lập hóa đơn đối với khoản chiết khấu cuối kỳ
Trước khi xử lý hóa đơn, cần xác định:
Những hóa đơn bán hàng nào thuộc chương trình.
Khoản chiết khấu liên quan đến một hay nhiều mức thuế suất.
Hồ sơ cần có để khoản hỗ trợ và thưởng doanh số được chấp nhận
Mỗi khoản hỗ trợ hoặc thưởng doanh số cần có một bộ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.
Hồ sơ nền tảng nên gồm:
Thời gian áp dụng.
Biên bản đối chiếu công nợ.
“Dòng tiền bị giữ lại” – Kiểm soát công nợ khách hàng và đại lý
Thiết lập hạn mức công nợ cho từng nhóm khách hàng
Doanh nghiệp không nên áp dụng cùng một hạn mức công nợ cho tất cả khách hàng.
Thời gian hợp tác với doanh nghiệp.
Lịch sử thanh toán.
Theo dõi thời hạn thanh toán theo từng hợp đồng
Bảng theo dõi nên thể hiện:
Số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Ngày lập hóa đơn.
Thời hạn thanh toán.
Số tiền phải thu.
Phân loại công nợ trong hạn, quá hạn và khó thu hồi
Không phải mọi khoản phải thu đều có mức độ rủi ro giống nhau.
Việc phân loại công nợ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tất cả.
Đối chiếu công nợ định kỳ với đại lý và nhà phân phối cấp dưới
Số dư đầu kỳ.
Hóa đơn phát sinh.
Trường hợp có chênh lệch, hai bên cần xác định rõ nguyên nhân và thời hạn xử lý.
Theo dõi khoản đặt cọc và tiền khách hàng trả trước
Tiền đặt cọc và tiền khách hàng trả trước không nên được theo dõi chung với tiền thanh toán cho hàng đã giao.
Nội dung chuyển tiền.
Xử lý trường hợp khách hàng thanh toán thiếu hoặc thanh toán nhiều lần
Khách hàng có thể thanh toán thiếu do khấu trừ phí ngân hàng, tự trừ chiết khấu, bù trừ hàng trả lại hoặc chuyển nhầm số tiền.
Bù trừ công nợ giữa tiền hàng, chiết khấu và hàng trả lại
Công nợ của đại lý thường không chỉ bao gồm tiền hàng.
Hồ sơ có thể bao gồm:
Hóa đơn hoặc chứng từ điều chỉnh.
Trích lập dự phòng đối với khoản nợ khó đòi
Một khoản phải thu được ghi nhận trên sổ sách không có nghĩa doanh nghiệp chắc chắn thu được tiền.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Xây dựng báo cáo tuổi nợ để chủ doanh nghiệp ra quyết định
Báo cáo tuổi nợ phân chia các khoản phải thu theo khoảng thời gian kể từ ngày đến hạn.
Báo cáo có thể chia thành các nhóm:
“Radar doanh thu” – Ghi nhận doanh thu phân phối đúng thời điểm
Thời điểm ghi nhận doanh thu khi hàng được giao cho khách
Hồ sơ chứng minh thời điểm giao hàng có thể gồm:
Biên bản giao nhận.
Biên bản nghiệm thu nếu hợp đồng có yêu cầu.
Xử lý hàng đã xuất kho nhưng khách chưa nhận
Hàng đã xuất khỏi kho có thể đang được vận chuyển, đang nằm tại kho trung chuyển hoặc chưa được khách hàng chấp nhận.
Ghi nhận doanh thu đối với hàng gửi đại lý bán đúng giá
Vì vậy, việc chuyển hàng đến kho đại lý không đồng nghĩa toàn bộ giá trị hàng đã trở thành doanh thu.
Hợp đồng đại lý.
Ghi nhận doanh thu đối với đại lý mua đứt bán đoạn
Trong mô hình mua đứt bán đoạn, đại lý mua hàng của công ty và tự quyết định việc bán lại cho khách hàng của mình.
Xử lý hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá
Hàng bán bị trả lại hoặc được giảm giá làm giảm lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thực tế nhận được từ giao dịch.
Doanh thu theo hợp đồng có nhiều đợt giao hàng
Trong trường hợp này, doanh nghiệp không nên ghi nhận toàn bộ giá trị hợp đồng ngay khi ký kết.
Lệnh giao hàng.
Hóa đơn tương ứng.
Doanh thu từ hoạt động bán kèm dịch vụ vận chuyển và lắp đặt
Một số công ty phân phối không chỉ bán hàng mà còn cung cấp dịch vụ vận chuyển, lắp đặt, chạy thử hoặc hướng dẫn sử dụng.
Đối chiếu doanh thu giữa đơn hàng, hóa đơn, kho và ngân hàng
Doanh thu phân phối thường xuất hiện trên nhiều hệ thống khác nhau.
Các chênh lệch thường gặp gồm:
Khách thanh toán gộp nhiều hóa đơn.
Ngăn ngừa chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu kê khai thuế
Chênh lệch doanh thu có thể phát sinh khi phần mềm bán hàng, hệ thống hóa đơn và sổ kế toán không kết nối với nhau.
“Trạm kiểm soát hóa đơn” – Những tình huống hóa đơn thường gặp
Lập hóa đơn khi giao hàng nhiều lần theo một hợp đồng
Lệnh điều động hoặc chứng từ vận chuyển.
Hồ sơ vận chuyển phải thể hiện rõ hàng đang đi đường, không nên ghi nhận như hàng đã giao nếu khách chưa tiếp nhận.
Hóa đơn đối với hàng khuyến mại và hàng biếu tặng
Hàng khuyến mại và hàng biếu tặng đều là hàng hóa xuất khỏi kho nhưng không thể xử lý giống nhau trong mọi trường hợp.
Hóa đơn điện tử.
Hóa đơn khi chiết khấu theo doanh số cuối kỳ
Công ty phân phối thường áp dụng chiết khấu cho đại lý dựa trên tổng doanh số tháng, quý hoặc năm.
Chứng từ thanh toán hoặc bù trừ công nợ.
Hóa đơn điều chỉnh khi khách hàng trả lại một phần hàng hóa
Điều chỉnh hóa đơn và doanh thu.
Hồ sơ nên có:
Hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ xử lý hóa đơn.
Chứng từ hoàn tiền hoặc bù trừ công nợ.
Hóa đơn đối với phí vận chuyển và dịch vụ đi kèm
Công ty phân phối có thể vừa bán hàng vừa thu thêm phí vận chuyển, lắp đặt, bốc xếp, đóng gói, bảo hiểm hàng hóa hoặc dịch vụ bảo hành mở rộng.
Xử lý hóa đơn sai số lượng, đơn giá hoặc thuế suất
Sai số lượng, đơn giá hoặc thuế suất làm thay đổi trực tiếp tiền hàng và tiền thuế. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần kiểm tra:
Bộ hồ sơ nên lưu:
Điều chỉnh thông tin người mua trên hóa đơn điện tử
Sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế của người mua cần được phân loại trước khi xử lý.
Trước khi xử lý, kế toán nên kiểm tra:
Mã số thuế.
Đối chiếu hóa đơn đầu vào với hàng thực tế nhập kho
Kế toán cần thực hiện đối chiếu tối thiểu giữa năm nguồn dữ liệu:
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Biên bản kiểm nhận hàng.
Các chỉ tiêu cần kiểm tra gồm:
Xử lý hóa đơn đầu vào đến sau thời điểm hàng đã nhập kho
Trong thực tế, công ty phân phối có thể nhận hàng trước nhưng nhà cung cấp gửi hóa đơn sau.
Hợp đồng mua hàng.
Hàng đã nhập nhưng chưa có hóa đơn.
“Bảng điều khiển thuế” – Công ty phân phối phải thực hiện những nghĩa vụ nào?
Kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng
Công ty phân phối kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp và kỳ kê khai áp dụng cho doanh nghiệp.
Doanh thu trên hóa đơn điện tử.
Tạm nộp và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định trên cơ sở doanh thu, chi phí được trừ, thu nhập khác, khoản lỗ được chuyển và các ưu đãi nếu có.
Kê khai thuế thu nhập cá nhân của người lao động
Doanh nghiệp cần phân loại đúng:
Người lao động ký hợp đồng lao động.
Hồ sơ quản lý thuế thu nhập cá nhân nên gồm:
Chứng từ thanh toán.
Thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Doanh nghiệp cần rà soát lại đối tượng tham gia và căn cứ đóng theo quy định mới.
Các rủi ro thường gặp gồm:
Quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử
Quy trình nên xác định rõ:
Ai được đề nghị lập hóa đơn.
Ai ký số.
Cách quản lý hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Lập báo cáo tài chính cuối năm
Trước khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần thực hiện:
Đối chiếu công nợ với sàn và đơn vị vận chuyển.
Đối chiếu thuế với cơ quan thuế.
Theo dõi nghĩa vụ thuế của chi nhánh và địa điểm kinh doanh
Công ty phân phối thường mở chi nhánh, kho hàng, showroom hoặc địa điểm kinh doanh tại nhiều tỉnh, thành phố.
Cơ quan thuế quản lý.
Hình thức hạch toán.
Chuẩn bị hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình
Khi nhận thông báo kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình, doanh nghiệp không nên chỉ in sổ kế toán và gửi toàn bộ chứng từ chưa phân loại.
Tài liệu chứng minh.
“Máy quét chi phí” – Những khoản chi đặc thù cần có hồ sơ đầy đủ
Chi phí thuê kho, văn phòng và điểm tập kết hàng
Công ty phân phối thường cần kho tổng, kho trung chuyển, văn phòng điều hành và các điểm tập kết hàng gần khu vực giao nhận.
Chi phí vận chuyển, giao nhận và bốc xếp
Chi phí vận chuyển có thể phát sinh ở cả đầu mua và đầu bán.
Bộ hồ sơ nên có:
Hóa đơn dịch vụ vận chuyển, bốc xếp.
Chi phí lương, thưởng và hoa hồng nhân viên kinh doanh
Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách rõ ràng trước khi chi trả.
Hồ sơ nên bao gồm:
Quy chế lương, thưởng và hoa hồng.
Chi phí hỗ trợ đại lý và điểm bán
Mỗi hình thức có bản chất khác nhau nên không thể sử dụng chung một cách hạch toán.
Hợp đồng hoặc phụ lục với đại lý.
Chi phí quảng cáo, tiếp thị và tổ chức hội nghị khách hàng
Đối với quảng cáo, hồ sơ nên có:
Hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Ảnh chụp, đường dẫn, báo cáo kết quả hoặc dữ liệu chiến dịch.
Chi phí bảo quản, đóng gói và kiểm định hàng hóa
Nhiều nhóm hàng cần được bảo quản trong điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc an ninh nhất định.
Phiếu yêu cầu thực hiện.
Chi phí hàng hư hỏng, hết hạn và mất phẩm chất
Đây là khoản chi có rủi ro cao nếu doanh nghiệp chỉ lập phiếu xuất kho để xóa tồn.
Tài liệu xác định nguyên nhân.
Chi phí phần mềm quản lý kho và bán hàng
Hồ sơ nên có:
Hợp đồng mua hoặc thuê phần mềm.
Biên bản bàn giao, nghiệm thu hoặc kích hoạt dịch vụ.
Chứng từ thanh toán.
Chi phí công tác của nhân viên thị trường
Doanh nghiệp cần có:
Quy chế công tác phí.
Báo cáo kết quả công việc.
Hóa đơn vé, khách sạn, taxi hoặc chi phí liên quan.
Điều kiện để các khoản chi được tính vào chi phí hợp lý
Để hạn chế rủi ro khi xác định chi phí, doanh nghiệp cần kiểm tra ít nhất bốn nhóm điều kiện.
Tiền được thanh toán như thế nào?
“Radar rủi ro thuế” – Những sai sót khiến công ty phân phối dễ bị truy thu
Doanh thu trên phần mềm bán hàng không khớp với hóa đơn
Kế toán cần lập bảng đối chiếu theo ngày hoặc theo tháng giữa:
Giá trị phiếu xuất kho.
Doanh thu trên hóa đơn điện tử.
Hàng xuất kho nhưng chưa lập hóa đơn đúng thời điểm
Một trong những sai sót phổ biến là doanh nghiệp căn cứ thời điểm khách hàng thanh toán để lập hóa đơn.
Công nợ khách hàng treo nhiều năm không có biên bản đối chiếu
Khi công nợ treo nhiều năm, doanh nghiệp cần có:
Hợp đồng và phụ lục giao dịch.
Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ.
Hàng tồn kho trên sổ sách chênh lệch lớn với thực tế
Một mặt hàng được tạo nhiều mã khác nhau.
Mỗi khoản điều chỉnh cần có căn cứ và người phê duyệt.
Chiết khấu và hỗ trợ đại lý thiếu chính sách hoặc hợp đồng
Chiết khấu thương mại, thưởng doanh số, hỗ.
Doanh nghiệp cần ban hành chính sách trước hoặc trong thời gian chương trình được áp dụng.
Hàng khuyến mại không có hồ sơ chương trình đầy đủ
Hàng khuyến mại cần được quản lý riêng từ khi xây dựng chương trình đến khi xuất hàng.
Hàng khuyến mại cho khách hàng.
Chi phí vận chuyển sử dụng chứng từ không hợp lệ
Rủi ro thường xuất hiện khi doanh nghiệp mua hóa đơn vận.
Hồ sơ thanh toán phải liên kết được với từng chuyến hoặc kỳ vận chuyển.
Hạch toán sai hàng gửi bán và hàng đang đi đường
Hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi đáp ứng điều kiện ghi nhận bán hàng.
Không phân bổ đầy đủ chi phí mua hàng vào giá vốn
Giá trị hàng tồn kho không phải lúc nào cũng chỉ gồm giá mua ghi trên hóa đơn.
Sử dụng tài khoản cá nhân để thu tiền hàng của doanh nghiệp
Việc để khách hàng chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của giám đốc, nhân viên kinh doanh hoặc người thân tạo ra khoảng trống lớn trong kiểm soát doanh thu.
“Phòng kế toán thuê ngoài” – Dịch vụ kế toán công ty phân phối gồm những gì?
Khảo sát mô hình bán hàng và hệ thống phân phối
Trước khi tiếp nhận công việc, đơn vị kế toán cần khảo sát cách doanh nghiệp đang mua hàng, lưu kho, bán hàng và thu tiền.
Tiếp nhận, phân loại và kiểm tra chứng từ kế toán
Đơn vị kế toán cần tiếp nhận và phân loại chứng từ theo từng nhóm nghiệp vụ:
Chứng từ thu tiền và thanh toán công nợ.
Hạch toán hàng mua, hàng bán và chi phí liên quan
Hạch toán tại công ty phân phối phải phản ánh đồng thời dòng hàng, dòng tiền và nghĩa vụ thanh toán.
Giá mua theo hóa đơn.
Theo dõi hàng tồn kho và tính giá vốn
Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của công ty phân phối.
Mã sản phẩm.
Chênh lệch bất thường giữa kho thực tế và phần mềm.
Quản lý công nợ phải thu và phải trả
Công ty phân phối thường cho khách hàng hoặc đại lý hưởng thời hạn thanh toán.
Đối với công nợ phải trả, kế toán cần quản lý:
Đối chiếu dữ liệu bán hàng, kho, hóa đơn và ngân hàng
Một giao dịch phân phối thường được ghi nhận trên nhiều hệ thống khác nhau.
Khách hàng đã thanh toán nhưng công nợ chưa được bù trừ.
Kê khai thuế theo tháng hoặc theo quý
Dịch vụ kế toán có trách nhiệm xác định nghĩa vụ kê khai của doanh nghiệp và thực hiện đúng thời hạn áp dụng.
Lập sổ kế toán và báo cáo tài chính
Sau khi hạch toán, đơn vị dịch vụ phải lập hệ thống sổ kế toán phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh.
Lập báo cáo quản trị theo sản phẩm và khách hàng
Báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tình hình chung của doanh nghiệp.
Doanh thu và công nợ theo khách hàng.
Cảnh báo sai sót và rủi ro thuế
Các nội dung cần cảnh báo có thể bao gồm:
Chi phí thiếu hợp đồng, biên bản hoặc chứng từ thanh toán.
Hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra
Việc hỗ trợ có thể bao gồm:
Kiểm tra doanh thu, giá vốn và hàng tồn kho.
Rà soát hóa đơn và chứng từ thanh toán.
“Quy trình bàn giao không gián đoạn” – Dịch vụ kế toán được triển khai như thế nào?
Bước 1: Khảo sát quy mô và đặc điểm ngành hàng phân phối
Các thông tin cần khảo sát gồm:
Số lượng hóa đơn đầu vào và đầu ra mỗi tháng.
Số lượng khách hàng có công nợ.
Bước 2: Kiểm tra hệ thống sổ sách và dữ liệu hiện có
Nếu doanh nghiệp đã hoạt động, đơn vị kế toán phải kiểm tra dữ liệu trước khi tiếp tục hạch toán.
Nội dung kiểm tra gồm:
Bước 3: Thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ phải xác định rõ ai lập, ai kiểm tra, ai phê duyệt và thời điểm chuyển chứng từ cho kế toán.
Bước 4: Chuẩn hóa danh mục hàng hóa, kho và khách hàng
Danh mục dữ liệu là nền tảng của hệ thống kế toán phân phối.
Mã hàng hóa.
Hạn mức công nợ.
Thời hạn thanh toán.
Bước 5: Hạch toán và đối chiếu số liệu định kỳ
Sau khi quy trình được thiết lập, đơn vị dịch vụ tiến hành hạch toán theo lịch đã thống nhất.
Các nội dung đối chiếu gồm:
Bước 6: Kê khai thuế và gửi báo cáo cho doanh nghiệp
Trước thời hạn kê khai, đơn vị dịch vụ tổng hợp số liệu, rà soát các giao dịch và lập báo cáo dự kiến.
Bước 7: Hoàn thiện sổ sách và báo cáo tài chính cuối năm
Cuối năm, đơn vị kế toán thực hiện kiểm tra tổng thể trước khi khóa sổ.
Công việc cuối năm bao gồm:
Bước 8: Lưu trữ hồ sơ và hỗ trợ giải trình khi cần thiết
Sau khi hoàn thành công việc, hồ sơ cần được lưu trữ có hệ thống để có thể tra cứu nhanh.
Hồ sơ công nợ.
Sổ kế toán.
“Bảng chẩn đoán doanh nghiệp” – Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán?
Công ty mới thành lập chưa có kế toán chuyên trách
Hướng dẫn quy trình tiếp nhận hóa đơn, chứng từ.
Theo dõi vốn góp và chi phí thành lập.
Theo dõi doanh thu, chi phí và công nợ.
Doanh nghiệp có nhiều mã hàng và nhiều kho
Khi doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn mã sản phẩm, việc theo dõi hàng tồn không thể chỉ dựa vào tổng giá trị hàng hóa.
Công nợ đại lý thường xuyên quá hạn
Bán hàng cho đại lý thường đi kèm với chính sách cho phép thanh toán chậm.
Tiền đã thanh toán.
Thời hạn thanh toán theo hợp đồng.
Số liệu kho không khớp với phần mềm bán hàng
Chênh lệch giữa kho thực tế, phần mềm bán hàng và sổ kế toán là dấu hiệu cho thấy quy trình vận hành đang có điểm yếu.
Không xác định được lợi nhuận theo từng sản phẩm
Nhiều công ty phân phối chỉ biết tổng doanh thu và lợi nhuận cuối kỳ nhưng không biết sản phẩm nào đang tạo lợi nhuận thực sự.
Doanh nghiệp đang mở rộng hệ thống phân phối
Khi mở thêm kho, chi nhánh hoặc đại lý cấp dưới, khối lượng dữ liệu của doanh nghiệp tăng nhanh.
Danh mục kho.
Quy trình đặt hàng.
Sổ sách nhiều kỳ chưa được hoàn thiện
Đây là tình trạng khá phổ biến khi doanh nghiệp chỉ tập trung hoàn thành nghĩa vụ kê khai trước mắt.
Doanh thu không khớp hóa đơn.
Kế toán cũ nghỉ việc nhưng chưa bàn giao đầy đủ
Tờ khai thuế đã nộp.
Sau khi số liệu ổn định, doanh nghiệp có thể tiếp tục thuê dịch vụ hoặc tuyển kế toán nội bộ mới.
Doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán hoặc kiểm tra thuế
Trước khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ số liệu thay vì chỉ tập hợp hóa đơn.
“Bàn cân lựa chọn” – Tự thuê kế toán hay sử dụng dịch vụ kế toán?
So sánh chi phí nhân sự và chi phí thuê dịch vụ
Chi phí tuyển kế toán nội bộ không chỉ bao gồm tiền lương.
Khi so sánh, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi của từng phương án:
Khả năng xử lý nghiệp vụ tồn kho và công nợ
Công ty phân phối cần kiểm soát hàng tồn và công nợ gần như hằng ngày.
Phương án hiệu quả đối với nhiều công ty phân phối là:
Mức độ cập nhật chính sách thuế và hóa đơn
Một dịch vụ phù hợp phải có khả năng:
Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót.
Kiểm tra tính hợp lý của chứng từ.
Tính liên tục khi nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi
Rủi ro càng lớn khi doanh nghiệp không có quy trình bàn giao.
Dù lựa chọn phương án nào, doanh nghiệp nên:
Khả năng kiểm soát sai sót và bảo mật dữ liệu
Kế toán nội bộ làm việc tại doanh nghiệp nên thuận tiện trong việc tiếp nhận thông tin.
Doanh nghiệp nên quy định rõ:
Khả năng hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế
Sắp xếp hồ sơ theo từng nội dung.
Đối chiếu tờ khai với sổ kế toán.
Xác định người cần phối hợp.
Mô hình nào phù hợp với công ty phân phối nhỏ và vừa?
Công ty phân phối mới thành lập, ít kho và khối lượng giao dịch chưa lớn có thể thuê dịch vụ kế toán trọn gói.
Có thể lựa chọn theo ba cấp độ:
“Bộ lọc nhà cung cấp dịch vụ” – Tiêu chí lựa chọn đơn vị kế toán phù hợp
Có kinh nghiệm làm kế toán cho doanh nghiệp phân phối
Kế toán công ty phân phối có nhiều điểm khác với doanh nghiệp dịch vụ thông thường.
Nhờ đó, doanh nghiệp không phải xây dựng toàn bộ.
Hiểu nghiệp vụ kho, công nợ và chiết khấu
Kho, công nợ và chiết khấu là ba khu vực dễ phát sinh chênh lệch nhất tại công ty phân phối.
Có quy trình tiếp nhận chứng từ rõ ràng
Thời hạn gửi chứng từ hằng tuần hoặc hằng tháng.
Đây cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
Báo cáo công việc và số liệu theo định kỳ
Dịch vụ kế toán không nên chỉ gửi tờ khai thuế vào cuối kỳ.
Bảng công nợ phải thu, phải trả.
Phạm vi trách nhiệm được quy định trong hợp đồng
Hợp đồng dịch vụ kế toán phải thể hiện cụ thể những công việc đơn vị dịch vụ sẽ thực hiện.
Lập báo cáo quản trị.
Có biện pháp bảo mật dữ liệu doanh nghiệp
Vì vậy, bảo mật phải là một tiêu chí bắt buộc khi lựa chọn đơn vị dịch vụ. Dữ liệu kế toán thể hiện doanh thu.
Có khả năng rà soát và hoàn thiện sổ sách cũ
Nhiều doanh nghiệp tìm đến dịch vụ kế toán khi sổ sách đã tồn tại chênh lệch từ các kỳ trước.
Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế
Khả năng hỗ trợ hiệu quả phụ thuộc lớn vào chất lượng sổ sách đã được thực hiện từ trước.
Báo giá minh bạch theo số lượng chứng từ và quy mô hoạt động
Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá nêu rõ:
Phí phát sinh khi vượt số lượng chứng từ.
Các khoản chưa bao gồm trong báo giá.
“Case Study phòng phân phối” – Ba tình huống kế toán thường gặp
Công ty hàng tiêu dùng có doanh thu cao nhưng không kiểm soát được chiết khấu đại lý
Một công ty phân phối hàng tiêu dùng có doanh số tăng nhanh nhờ mở rộng mạng lưới đại lý.
Nhiều khoản thưởng doanh số chưa có hồ sơ xác nhận.
Công ty thiết bị có hàng tồn kho lớn nhưng không xác định được giá vốn thực tế
Một công ty phân phối thiết bị nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước.
Đối chiếu số lượng giữa kho thực tế, phần mềm và sổ kế toán.
Công ty mỹ phẩm bị lệch số liệu giữa kho, hóa đơn và phần mềm bán hàng
Một công ty mỹ phẩm bán hàng qua đại lý, cửa hàng trực tiếp và kênh trực tuyến. Mỗi kênh sử dụng một cách ghi nhận khác nhau.
Cách rà soát nguyên nhân và khôi phục dữ liệu kế toán
Khi phát hiện số liệu chênh lệch, doanh nghiệp không nên điều chỉnh trực tiếp để làm cho các báo cáo “khớp số”.
Bước 3: Thu thập chứng từ gốc
Bước 5: Phân loại nguyên nhân
Bài học về quản lý hợp đồng, công nợ và chứng từ nội bộ
Ba tình huống trên cho thấy sai lệch kế toán.
Thứ hai, công nợ phải được quản lý theo từng khách hàng, hợp đồng, hóa đơn và thời hạn thanh toán.
“Trung tâm giải đáp” – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán công ty phân phối
Công ty phân phối có bắt buộc theo dõi hàng hóa theo từng kho không?
Công ty phân phối nên theo dõi hàng hóa riêng theo từng kho, từng địa điểm lưu giữ và từng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý.
Hàng gửi đại lý đã được ghi nhận doanh thu chưa?
Không phải cứ xuất hàng khỏi kho của công ty là được ghi nhận doanh thu.
Để kiểm soát hàng gửi đại lý, doanh nghiệp cần có:
Chiết khấu cuối kỳ phải lập hóa đơn như thế nào?
Doanh nghiệp phải xác định rõ đây là chiết khấu thương mại, thưởng doanh số, hỗ trợ bán hàng hay chiết khấu thanh toán.
Bộ hồ sơ chiết khấu nên có:
Hàng bị khách trả lại được xử lý kế toán ra sao?
Hồ sơ thường bao gồm:
Biên bản xác nhận nguyên nhân trả hàng.
Hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ hóa đơn theo thỏa thuận và quy định áp dụng.
Hỗ trợ đại lý có được tính vào chi phí hợp lý không?
Doanh nghiệp cần xác định bản chất cụ thể của khoản hỗ trợ, chẳng hạn:
Hỗ trợ trưng bày sản phẩm.
Hỗ trợ vận chuyển hàng hóa.
Thưởng đạt doanh số.
Công nợ lâu năm có được đưa vào chi phí không?
Công nợ khách hàng tồn tại lâu năm không đương nhiên được đưa toàn bộ vào chi phí.
Hợp đồng và phụ lục hợp đồng.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Hàng hết hạn hoặc hư hỏng được xử lý như thế nào?
Khi phát hiện hàng hết hạn, hư hỏng, mất phẩm chất hoặc không còn khả năng tiêu thụ, doanh nghiệp cần tổ chức kiểm kê và xác định rõ nguyên nhân.
Công ty có nhiều chi nhánh có cần làm sổ kế toán riêng không?
Dù áp dụng hình thức nào, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh vẫn nên theo dõi riêng:
Doanh thu từng chi nhánh.
Hàng tồn kho và hàng điều chuyển.
Dịch vụ kế toán có quản lý cả tồn kho và công nợ không?
Dịch vụ kế toán có thể theo dõi tồn kho và công nợ nếu phạm vi công việc được quy định rõ trong hợp đồng.
Hạch toán nhập, xuất, điều chuyển.
Chi phí dịch vụ kế toán công ty phân phối được tính dựa trên yếu tố nào?
Chi phí dịch vụ kế toán không nên chỉ được xác định dựa trên doanh thu của doanh nghiệp.
Khối lượng công nợ cần theo dõi.
“Từ số liệu đến chiến lược” – Kế toán giúp hệ thống phân phối tăng trưởng bền vững
Xác định sản phẩm tạo doanh thu và lợi nhuận tốt nhất
Doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận cao.
Chi phí vận chuyển và giao nhận.
Sản phẩm doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp.
Nhận diện đại lý có doanh số cao nhưng công nợ rủi ro
Một đại lý mua hàng nhiều nhưng thường xuyên thanh toán chậm chưa chắc là khách hàng tốt.
Số dư công nợ hiện tại.
Kiểm soát hàng tồn và giảm lượng vốn bị chôn trong kho
Hàng tồn kho là tài sản nhưng cũng có thể trở thành gánh nặng nếu luân chuyển chậm.
Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa.
Đánh giá hiệu quả từng khu vực và kênh phân phối
Mỗi kênh có doanh thu, chi phí và tốc độ thu tiền khác nhau.
Doanh thu theo tỉnh, khu vực hoặc tuyến bán hàng.
Chủ động kế hoạch nhập hàng và thanh toán nhà cung cấp
Công ty phân phối thường phải nhập hàng trước nhưng thu tiền khách hàng sau.
Công nợ phải thu.
Công nợ phải trả.
Thời hạn thanh toán nhà cung cấp.
Hạn chế rủi ro về hóa đơn, thuế và chứng từ
Rủi ro thường xuất hiện khi:
Doanh thu phần mềm bán hàng không khớp với hóa đơn.
Hàng xuất kho không có chứng từ giao nhận.
Xây dựng dữ liệu tài chính đáng tin cậy để mở rộng thị trường
Khi mở thêm kho, chi nhánh, đại lý hoặc khu vực phân phối, doanh nghiệp cần có số liệu đủ tin cậy để đánh giá khả năng đầu tư.
“Điểm kết nối tăng trưởng” – Dịch vụ kế toán không chỉ để nộp báo cáo thuế
Chuyển dữ liệu hàng hóa thành thông tin quản trị
Trong doanh nghiệp phân phối, hàng hóa không chỉ là tài sản nằm trong kho mà còn là nguồn dữ liệu phản ánh hiệu quả kinh doanh.
Chuyển công nợ thành kế hoạch thu hồi dòng tiền
Doanh nghiệp phân phối thường có đặc điểm bán hàng trước, thu tiền sau thông qua hệ thống đại lý, nhà phân phối cấp dưới hoặc khách hàng doanh nghiệp.
Chuyển báo cáo kế toán thành cơ sở ra quyết định kinh doanh
Nhiều doanh nghiệp vẫn xem báo cáo kế toán là tài liệu phục vụ cơ quan thuế mà chưa khai thác giá trị quản trị bên trong.
Khi nào doanh nghiệp nên chuẩn hóa toàn bộ hệ thống kế toán phân phối?
Không phải đến khi phát sinh sai sót lớn doanh nghiệp mới cần xây dựng lại hệ thống kế toán.
Chuẩn hóa quy trình bán hàng và ghi nhận doanh thu.
Lời kêu gọi sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
Kiểm soát dữ liệu kho và công nợ.
Theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế.
Hạn chế sai sót về hóa đơn, chứng từ và thuế.
Dịch vụ kế toán công ty phân phối không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ về kế toán và thuế mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, kiểm soát hàng hóa và tối ưu lợi nhuận. Việc lựa chọn đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ và luôn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước. Đây là nền tảng quan trọng để công ty phân phối phát triển ổn định, mở rộng thị trường và tăng năng lực cạnh tranh trong dài hạn.
