Dịch vụ kế toán công ty vật liệu xây dựng là giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, phân phối, bán buôn và bán lẻ vật liệu xây dựng. Đặc thù của ngành là quản lý số lượng lớn hàng hóa, nhiều chủng loại sản phẩm, phát sinh thường xuyên các nghiệp vụ nhập – xuất kho, công nợ khách hàng và nhà cung cấp, đòi hỏi công tác kế toán phải được thực hiện chính xác và khoa học. Việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí, quản lý dòng tiền, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và nâng cao năng lực quản trị tài chính.
“Kho hàng nặng nhưng dữ liệu phải nhẹ” – Vì sao kế toán ngành vật liệu xây dựng có nhiều điểm khó?
Hàng hóa đa dạng từ sắt thép, xi măng đến thiết bị hoàn thiện
Danh mục hàng hóa của một doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường rất rộng.
Gạch, đá, sơn, thiết bị vệ sinh hay phụ kiện hoàn thiện lại có cách quản lý hoàn toàn khác.
Hệ thống cần đi xuống cấp độ mã hàng đủ chi tiết để biết doanh nghiệp đang còn bao nhiêu hàng, thuộc loại nào và giá trị thực tế là bao nhiêu.
Mỗi mã hàng có quy cách, đơn vị tính và giá nhập khác nhau
Một khó khăn lớn của ngành vật liệu xây dựng là cùng một loại hàng nhưng có thể tồn tại nhiều quy cách khác nhau.
Sơn lại được quản lý theo lon, thùng hoặc dung tích.
Kế toán cần theo dõi đầy đủ giá mua, chiết khấu, vận chuyển, bốc xếp và các khoản chi phí liên quan để xác định đúng giá trị hàng nhập và giá vốn khi bán.
Giá vật liệu biến động ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận
Giá sắt thép, xi măng và nhiều loại vật liệu có thể thay đổi theo thời điểm.
Đặc biệt, doanh nghiệp thường phải báo giá trước cho khách hàng hoặc nhà thầu.
Do đó, kế toán cần cung cấp dữ liệu giá vốn và tốc độ biến động giá đủ nhanh để bộ phận kinh doanh điều chỉnh báo giá kịp thời.
Bán hàng theo công trình khiến việc theo dõi doanh thu phức tạp
Doanh nghiệp vật liệu xây dựng không chỉ bán lẻ tại cửa hàng mà còn thường xuyên cung cấp hàng cho các công trình.
Nếu kế toán chỉ theo dõi công nợ theo tên khách hàng mà không tách theo công trình, rất khó biết khoản nợ nào thuộc dự án nào, hóa đơn nào đã phát hành và đợt giao hàng nào còn chưa thanh toán.
Kế toán vật liệu xây dựng phải hiểu cả kho, bán hàng và công nợ
Kế toán trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng không thể tách rời hoạt động thực tế.
Dữ liệu bán hàng phải liên kết với hóa đơn. Công nợ lại phải được đối chiếu với dòng tiền thực thu.
Nếu mỗi bộ phận sử dụng một file hoặc một hệ thống riêng mà không có nguyên tắc đối chiếu, sai lệch sẽ tích tụ rất nhanh khi số lượng giao dịch tăng.
“Bản đồ kho vật liệu” – Quản lý nhập xuất tồn không chỉ là đếm số lượng
Theo dõi vật liệu theo mã hàng, chủng loại và quy cách
Mỗi nhóm hàng nên được xây dựng hệ thống mã thống nhất.
Mã hàng cần thể hiện đủ thông tin để phân biệt các sản phẩm có đặc điểm tương tự nhưng khác quy cách.
Việc chuẩn hóa mã ngay từ đầu giúp tránh tình trạng một sản phẩm được nhập dưới nhiều tên khác nhau, dẫn đến số liệu tồn kho bị phân tán.
Kiểm soát nhập kho từ nhiều nhà cung cấp khác nhau
Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường mua hàng từ nhiều nhà cung cấp để tối ưu giá và nguồn cung.
Kế toán cần theo dõi từng lần nhập theo nhà cung cấp, hóa đơn, đơn giá, số lượng, điều kiện thanh toán và chi phí liên quan.
Ngoài giá mua, các khoản như vận chuyển, bốc xếp hoặc chi phí đưa hàng về kho cũng cần được xem xét đầy.
Đối chiếu phiếu nhập, phiếu xuất và tồn kho thực tế
Một nguyên tắc quan trọng là số liệu trên sổ phải có khả năng đối chiếu với hàng đang tồn thực tế.
Mỗi lần nhập cần có chứng từ tương ứng. Mỗi lần xuất bán, xuất giao công trình hoặc điều chuyển cũng phải được ghi nhận đầy đủ.
Nếu phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân ngay thay vì để đến cuối năm mới xử lý.
Quản lý hàng đang vận chuyển hoặc chưa giao cho khách
Không phải mọi hàng hóa đã mua đều nằm trong kho, và không phải mọi hàng đã xuất hóa đơn đều đã hoàn tất việc giao nhận.
Một số lô hàng có thể đang trên đường từ nhà cung cấp về kho. Một số đơn hàng được mua và giao thẳng từ nhà cung cấp đến công trình của khách.
Xử lý hàng tồn lâu ngày, hàng lỗi hoặc giảm giá trị
Không phải vật liệu nào tồn kho lâu cũng giữ nguyên giá trị kinh tế.
Một số loại sơn, hóa chất hoặc vật liệu có thể có giới hạn thời gian bảo quản.
Những nhóm hàng luân chuyển chậm cần được cảnh báo để doanh nghiệp có phương án giảm giá, thanh lý hoặc hạn chế nhập thêm.
Case Study: Kho vẫn đầy nhưng doanh nghiệp thiếu vốn nhập hàng mới
Một doanh nghiệp vật liệu xây dựng có doanh thu tăng đều và kho luôn đầy hàng. Tuy nhiên, đến mùa xây dựng cao điểm, doanh nghiệp lại không đủ tiền nhập thêm những mặt hàng bán chạy.
Ngược lại, tài sản tồn kho và công nợ phải thu rất lớn.
Vì vậy, nhiệm vụ của kế toán không chỉ là xác định kho đang trị giá bao nhiêu. Quan trọng hơn là phải chỉ ra đồng vốn đang nằm ở đâu, quay vòng nhanh hay chậm và khi nào có thể chuyển trở lại thành tiền.
“Một xe hàng rời kho là một bài toán kế toán” – Kiểm soát doanh thu và giá vốn vật liệu xây dựng
Xác định thời điểm ghi nhận doanh thu bán vật liệu
Một đơn hàng được lập chưa đồng nghĩa với doanh thu đã hoàn thành.
Vì vậy, bộ chứng từ cần thể hiện rõ hàng gì đã giao, số lượng bao nhiêu, giao cho khách hàng nào, thuộc công trình nào và thời điểm nào bên mua tiếp nhận hàng.
Doanh nghiệp có lượng đơn hàng lớn nên xây dựng quy trình từ khâu xác nhận đơn hàng, xuất kho, giao hàng đến lập hóa đơn để hạn chế chênh lệch giữa kho, bán hàng và kế toán.
Giá nhập thay đổi ảnh hưởng đến giá vốn như thế nào?
Giá vật liệu xây dựng có thể thay đổi rất nhanh.
Ví dụ doanh nghiệp báo giá thép cho một công trình dựa trên mức giá nhập tại thời điểm ký đơn hàng.
Kế toán vì vậy phải theo dõi giá vốn thực tế thay vì chỉ lấy giá nhập ban đầu để đánh giá hiệu quả đơn hàng.
Nếu chỉ cuối tháng mới nhìn tổng giá vốn, doanh nghiệp có thể đã bán một lượng lớn hàng với biên lợi nhuận quá thấp mà không nhận ra.
Theo dõi chi phí vận chuyển, bốc xếp và giao hàng
Giá vốn của một đơn hàng vật liệu xây dựng không chỉ nằm ở giá mua hàng hóa.
Đặc biệt, cùng một mặt hàng nhưng giao ở khoảng cách khác nhau sẽ tạo ra biên lợi nhuận khác nhau.
Nếu chi phí vận chuyển được gom chung vào chi phí bán hàng toàn công ty, bộ phận kinh doanh có thể tưởng rằng một đơn hàng đang có lãi tốt trong khi thực tế phần lớn lợi nhuận đã bị chi phí logistics lấy đi.
Tính lợi nhuận thực tế theo từng đơn hàng
Doanh thu cao không tự động tạo ra lợi nhuận cao.
Ví dụ một đơn hàng có doanh thu 500 triệu đồng và giá vốn hàng hóa 450 triệu đồng. Nhìn sơ bộ, doanh nghiệp có thể cho rằng lợi nhuận gộp là 50 triệu đồng.
Báo cáo lợi nhuận theo đơn hàng giúp doanh nghiệp nhìn rõ khách hàng nào, tuyến giao hàng nào và nhóm sản phẩm nào thực sự đang tạo tiền.
Phân tích nhóm hàng có tỷ suất lợi nhuận cao
Không phải mặt hàng bán nhiều nhất cũng là mặt hàng tạo ra lợi nhuận tốt nhất.
Một số nhóm vật liệu phổ thông có doanh thu rất lớn nhưng mức cạnh tranh cao và biên lợi nhuận thấp.
Doanh nghiệp nên phân tích tối thiểu doanh thu, giá vốn và lợi nhuận gộp theo từng nhóm hàng.
Phân tích này cũng giúp doanh nghiệp tránh tập trung toàn bộ nguồn vốn vào những mặt hàng quay vòng lớn nhưng lợi nhuận quá thấp.
Kiểm soát tình trạng bán nhiều nhưng lợi nhuận thấp
Đây là tình trạng khá nguy hiểm trong kinh doanh vật liệu xây dựng.
Nguyên nhân có thể đến từ giá vốn tăng nhanh hơn giá bán, chiết khấu quá nhiều, chi phí vận chuyển cao, bán hàng dưới giá mục tiêu hoặc phát sinh công nợ khó thu.
Nếu cộng thêm thời gian thu nợ dài, đơn hàng đó thậm chí có thể làm dòng tiền doanh nghiệp xấu hơn.
“Công trình gọi tên từng khoản nợ” – Quản lý công nợ khách hàng xây dựng ra sao?
Vì sao công nợ là rủi ro lớn nhất của ngành vật liệu xây dựng?
Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường phải thanh toán tiền cho nhà cung cấp tương đối sớm nhưng lại cho khách hàng thời gian thanh toán dài hơn.
Ví dụ doanh nghiệp nhập 1 tỷ đồng vật liệu và phải thanh toán cho nhà cung cấp trong vòng 15 ngày.
Vì vậy, quản lý công nợ không chỉ là nhiệm vụ của kế toán mà phải trở thành một phần của chính sách bán hàng.
Theo dõi khách hàng theo từng công trình
Một khách hàng xây dựng có thể cùng lúc mua vật liệu cho nhiều công trình.
Ví dụ một nhà thầu đang mua hàng cho ba công trình A, B và C. Công trình A đã thanh toán gần hết nhưng công trình B đang nợ quá hạn.
Khi cần đối chiếu, doanh nghiệp có thể cung cấp ngay bảng công nợ chi tiết cho từng công trình thay vì phải rà soát lại hàng trăm hóa đơn.
Quản lý hạn mức tín dụng cho khách mua thường xuyên
Không phải khách hàng nào cũng nên được mua chịu với cùng một mức.
Ví dụ một nhà thầu đã giao dịch nhiều năm và luôn thanh toán đúng hạn có thể được cấp hạn mức cao hơn một khách hàng mới.
Ngoài số tiền, doanh nghiệp cũng cần quản lý thời hạn tín dụng.
Hạn mức vì vậy nên được đánh giá đồng thời với lịch sử thanh toán.
Kiểm soát đơn hàng giao trước, thanh toán sau
Đây là mô hình phổ biến nhưng cũng là điểm phát sinh rủi ro lớn.
Quy trình nên có bước kiểm tra số dư công nợ, hạn mức tín dụng và số ngày quá hạn.
Cách kiểm soát này giúp tránh tình trạng khách hàng liên tục mua thêm cho đến khi số dư quá lớn mới phát hiện khả năng thu hồi có vấn đề.
Phân loại công nợ đến hạn và quá hạn
Một báo cáo công nợ chỉ thể hiện tổng số tiền phải thu chưa đủ để quản trị.
Báo cáo tuổi nợ giúp bộ phận kinh doanh biết khách hàng nào cần nhắc thanh toán trước, kế toán biết khoản nào cần đối chiếu và ban giám đốc biết tổng lượng vốn đang bị khách hàng chiếm dụng.
Mỗi nguyên nhân cần một phương án xử lý khác nhau thay vì chỉ liên tục gọi điện nhắc nợ.
Case Study: Doanh thu tăng mạnh nhưng không đủ tiền quay vòng vốn
Một doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng có doanh thu bình quân khoảng 3 tỷ đồng mỗi tháng. Sau khi mở rộng mạng lưới khách hàng nhà thầu, doanh thu tăng lên 5 tỷ đồng mỗi tháng.
Trong đó, khoảng 1,5 tỷ đồng đã quá hạn thanh toán.
Tiền lãi vay tăng, chi phí tài chính tăng và một phần lợi nhuận từ doanh số mới bị mất đi.
Với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, một đơn hàng chỉ thực sự tốt khi đồng thời kiểm soát được ba yếu tố: biên lợi nhuận, thời gian thu tiền và khả năng quay vòng vốn.
“Điểm giao giữa kho và thuế” – Hóa đơn vật liệu xây dựng cần kiểm soát những gì?
Hóa đơn đầu vào phải khớp với hàng thực nhập
Khi mua vật liệu xây dựng, kế toán không nên chỉ căn cứ vào hóa đơn của nhà cung cấp để ghi nhận hàng tồn kho.
Ví dụ, nhà cung cấp xuất hóa đơn 30 tấn thép nhưng kho thực tế chỉ nhận 28,5 tấn thì doanh nghiệp cần xác định ngay nguyên nhân chênh lệch.
Do đó, mỗi hóa đơn đầu vào nên được liên kết với đơn mua hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho hoặc hồ sơ giao nhận tương ứng.
Tên hàng, quy cách, đơn vị tính trên hóa đơn
Ngành vật liệu xây dựng có số lượng mã hàng rất lớn.
Nếu hóa đơn sử dụng tên hàng quá chung trong khi kho quản lý theo mã chi tiết, việc đối chiếu sẽ trở nên khó khăn.
Doanh nghiệp nên xây dựng danh mục hàng hóa thống nhất giữa bộ phận mua hàng, kho, bán hàng và kế toán.
Điều này đặc biệt quan trọng khi kiểm kê hàng tồn kho hoặc giải trình chênh lệch số lượng giữa hóa đơn và sổ kho.
Lập hóa đơn khi giao hàng nhiều lần cho công trình
Khách hàng xây dựng thường mua vật liệu theo hợp đồng hoặc báo giá tổng nhưng yêu cầu giao hàng nhiều lần theo tiến độ thi công.
Ví dụ, một công trình đặt 200 tấn thép nhưng trong một tháng doanh nghiệp giao thành nhiều chuyến.
Khi đó, doanh nghiệp cần tổ chức hồ sơ giao nhận đủ chi tiết để xác định từng lần hàng đã được xuất khỏi kho, địa điểm giao, số lượng và người nhận.
Xử lý trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn
Trong lĩnh vực vật liệu xây dựng, khách hàng có thể bao gồm doanh nghiệp xây dựng, đội thầu, hộ kinh doanh và người tiêu dùng cá nhân. Một số khách hàng cá nhân có thể không chủ động yêu cầu hóa đơn khi mua hàng.
Doanh nghiệp không nên dựa vào việc khách hàng có yêu cầu hay không để quyết định doanh thu nào được đưa vào hệ thống kế toán.
Điều chỉnh hóa đơn khi thay đổi số lượng hoặc đơn giá
Giao dịch vật liệu xây dựng thường có nhiều tình huống điều chỉnh sau khi lập chứng từ.
Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến giao 10.000 viên gạch nhưng khách hàng chỉ nhận 9.500 viên. Hoặc đơn giá thép được điều chỉnh do hai bên xác nhận lại mức chiết khấu.
Nếu hóa đơn đã thay đổi nhưng kho chưa cập nhật hoặc công nợ vẫn giữ số cũ, doanh nghiệp sẽ tiếp tục phát sinh chênh lệch ở những kỳ sau.
Đối chiếu hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng
Nhiều doanh nghiệp vật liệu xây dựng sử dụng đồng thời phần mềm bán hàng, phần mềm kho và phần mềm kế toán.
Hoặc doanh thu trên phần mềm bán hàng là 5 tỷ đồng nhưng tổng giá trị hóa đơn lại khác đáng kể.
Việc kiểm tra thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót ngay trong tháng, tránh để chênh lệch tích lũy đến cuối năm mới xử lý.
“Radar rủi ro thuế” – Những lỗi khiến doanh nghiệp vật liệu xây dựng dễ bị kiểm tra
Xuất kho nhiều nhưng doanh thu kê khai thấp
Một trong những chỉ báo cần đặc biệt quan tâm là số lượng hàng xuất kho tăng mạnh nhưng doanh thu không biến động tương ứng.
Khi đó, cần xác định phần hàng xuất kho đang ở đâu.
Mỗi trường hợp cần có hồ sơ phù hợp để chứng minh.
Do đó, kế toán nên định kỳ lập báo cáo so sánh số lượng xuất kho với doanh thu theo từng nhóm hàng.
Doanh thu chuyển khoản không khớp hóa đơn
Khách hàng mua vật liệu xây dựng ngày càng thanh toán bằng chuyển khoản, đặc biệt với đơn hàng có giá trị lớn.
Nếu ngân hàng ghi nhận số tiền vào lớn nhưng hệ thống bán hàng và hóa đơn không có dữ liệu tương ứng, kế toán phải xác định nguyên nhân.
Một bảng đối chiếu thường xuyên giữa ngân hàng, hóa đơn, bán hàng và công nợ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát vấn đề này.
Mua hàng có hóa đơn nhưng không chứng minh nhập kho
Hóa đơn mua vật liệu không phải là tài liệu duy nhất thể hiện quá trình mua hàng.
Kế toán còn cần kiểm tra xem hàng hóa đó đã được giao vào đâu, ai nhận, số lượng thực tế thế nào và hiện đã bán hoặc còn tồn kho.
Mục tiêu của hệ thống kế toán là trả lời được câu hỏi: mua hàng từ ai, hàng được giao ở đâu, đã bán cho khách nào và tiền được.
Chi phí vận chuyển thiếu chứng từ hợp lệ
Chi phí vận chuyển thường chiếm tỷ trọng đáng kể đối với các doanh nghiệp kinh doanh cát, đá, thép, xi măng, gạch và các loại vật liệu nặng.
Nếu thuê bên ngoài, kế toán cần quản lý hồ sơ vận chuyển gắn với từng chuyến hoặc từng đợt giao hàng.
Để hạn chế rủi ro, chi phí vận chuyển nên được liên kết với đơn hàng, phiếu xuất kho, địa điểm giao hàng và chứng từ thanh toán tương ứng.
Tồn kho âm hoặc biến động bất thường
Tồn kho âm là dấu hiệu cho thấy quy trình nhập – xuất hoặc việc cập nhật dữ liệu đang có vấn đề.
Bên cạnh tồn kho âm, tồn kho tăng hoặc giảm bất thường cũng cần được giải thích.
Do đó, kiểm kê thực tế và đối chiếu sổ kho với kế toán phải được thực hiện thường xuyên, đặc biệt đối với các nhóm hàng có giá trị cao hoặc tốc độ luân chuyển nhanh.
Công nợ khách hàng không có hồ sơ đối chiếu
Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường cho các nhà thầu hoặc khách hàng quen mua chịu. Công nợ vì vậy có thể kéo dài qua nhiều tháng và bao gồm rất nhiều lần giao hàng.
Kế toán nên quản lý công nợ theo từng khách hàng và chi tiết từng giao dịch.
Nó vừa hỗ trợ kiểm soát nội bộ vừa giúp doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc số dư trên sổ kế toán.
Dữ liệu kế toán không khớp với ngân hàng và bán hàng
Một trong những rủi ro đáng chú ý nhất không phải là một chứng từ sai mà là ba hệ thống cùng phản ánh ba con số khác nhau.
Phần mềm bán hàng có thể cho biết doanh thu 10 tỷ đồng. Hệ thống hóa đơn thể hiện một giá trị khác.
Kế toán cần xây dựng quy trình đối chiếu định kỳ giữa doanh thu bán hàng, hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho, công nợ và dòng tiền ngân hàng.
Mỗi khoản chênh lệch phải được giải thích đến từng giao dịch cụ thể.
“Bàn cân giá vốn” – Những chi phí âm thầm làm mất lợi nhuận công ty vật liệu xây dựng
Chi phí vận chuyển hàng hóa
Vận chuyển là một trong những khoản chi phí dễ bị đánh giá thấp nhất trong kinh doanh vật liệu xây dựng.
Nếu chính sách bán hàng bao gồm giao tận nơi nhưng giá bán không tính đủ chi phí vận chuyển, lợi nhuận của đơn hàng sẽ giảm nhanh.
Việc theo dõi này còn giúp bộ phận kinh doanh thiết lập chính sách miễn phí vận chuyển, tính phí theo khoảng cách hoặc quy định giá trị đơn hàng tối thiểu phù hợp hơn.
Chi phí bốc xếp và nhân công kho
Sắt thép, gạch, đá, xi măng hay nhiều loại vật liệu khác cần nhân công để nhập hàng, sắp xếp, kiểm đếm, xuất hàng và bốc lên phương tiện vận chuyển.
Những khoản này thường xuất hiện với giá trị nhỏ theo từng lần nhưng cộng dồn theo tháng có thể trở thành chi phí đáng kể.
Nếu thuê ngoài theo từng chuyến, từng tấn hoặc từng đơn hàng, cần theo dõi đầy đủ chứng từ và nội dung công việc.
Chi phí hao hụt trong quá trình lưu kho
Vật liệu xây dựng không phải lúc nào cũng giữ nguyên số lượng và chất lượng từ lúc nhập đến lúc bán.
Kế toán cần phối hợp với bộ phận kho để xác định nguyên nhân chênh lệch, phân biệt hao hụt thông thường với mất mát, hư hỏng hoặc sai lệch trong nhập xuất.
Việc theo dõi tỷ lệ hao hụt theo từng nhóm hàng cũng giúp ban lãnh đạo nhìn thấy mặt hàng nào đang tạo chi phí ngầm lớn.
Chi phí thuê kho bãi và mặt bằng
Hàng vật liệu xây dựng thường cần diện tích lưu trữ lớn.
Kế toán nên tách được chi phí của từng kho hoặc điểm bán nếu doanh nghiệp vận hành nhiều địa điểm.
Đặc biệt với hàng quay vòng chậm, việc giữ tồn kho lớn còn khiến doanh nghiệp đồng thời chịu hai áp lực: tiền thuê kho tăng và vốn bị nằm trong hàng hóa quá lâu.
Chi phí lãi vay để nhập hàng
Nhiều doanh nghiệp vật liệu xây dựng cần lượng vốn lưu động lớn để nhập hàng, đặc biệt khi phải dự trữ thép, xi măng hoặc vật liệu theo mùa xây dựng.
Kế toán nên theo dõi tốc độ quay vòng hàng tồn kho kết hợp với chi phí tài chính.
Giá nhập thấp chỉ có ý nghĩa khi hàng có khả năng bán ra đủ nhanh để không phát sinh quá nhiều chi phí lưu kho và lãi vay.
Chi phí chiết khấu, hỗ trợ khách hàng và nhà cung cấp
Ngành vật liệu xây dựng thường có nhiều hình thức chiết khấu thương mại, thưởng doanh số, hỗ trợ vận chuyển, hỗ trợ công trình hoặc chính sách giá riêng cho đại lý và khách hàng lớn.
Kế toán cần phân biệt rõ chiết khấu theo doanh số, giảm giá trực tiếp, hàng khuyến mại, hỗ trợ vận chuyển và các khoản hỗ trợ thương mại khác.
“Từ kho đến công trình” – Quy trình kế toán một đơn hàng vật liệu xây dựng hoàn chỉnh
Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách
Quy trình bắt đầu từ đơn đặt hàng hoặc xác nhận mua hàng của khách.
Thông tin cần được ghi nhận rõ gồm tên khách hàng, mặt hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, địa điểm giao.
Kế toán cũng nên xác định ngay khách hàng mua trả ngay hay mua công nợ.
Điều này giúp tránh tình trạng bộ phận kinh doanh tiếp tục bán hàng trong khi công nợ cũ đã vượt giới hạn kiểm soát.
Kiểm tra tồn kho và kế hoạch giao hàng
Sau khi nhận đơn, doanh nghiệp cần xác định lượng hàng thực tế có thể giao.
Không nên chỉ dựa vào tồn kho trên phần mềm nếu dữ liệu nhập xuất chưa được cập nhật kịp thời.
Việc kiểm tra tồn trước khi chốt giao còn giúp tránh bán vượt số lượng thực tế, đặc biệt với những mặt hàng có biến động giá mạnh.
Xuất kho và lập chứng từ giao nhận
Khi hàng được giao, phiếu xuất kho cần được lập theo đúng số lượng thực tế.
Đây là mắt xích rất quan trọng giữa số liệu kho và doanh thu.
Trường hợp khách trả lại hàng, đổi hàng hoặc từ chối một phần do lỗi chất lượng cũng cần có chứng từ điều chỉnh tương ứng.
Ghi nhận doanh thu và công nợ
Sau khi hàng hóa được giao và đáp ứng điều kiện ghi nhận theo nghiệp vụ thực tế, kế toán cần cập nhật doanh thu, giá vốn và công nợ khách hàng phù hợp.
Điểm quan trọng là doanh thu không nên được theo dõi tách rời khỏi đơn hàng và chứng từ xuất kho.
Đối với khách mua chịu, kế toán cần ghi nhận rõ thời hạn thanh toán và người phụ trách theo dõi.
Theo dõi thanh toán từ khách hàng
Khi khách chuyển khoản hoặc thanh toán bằng phương thức khác, kế toán cần đối chiếu khoản tiền với hóa đơn, đơn hàng hoặc công nợ cụ thể.
Khi đó cần có nguyên tắc cấn trừ rõ ràng.
Một khách có doanh số lớn nhưng thường xuyên thanh toán chậm có thể tạo áp lực dòng tiền lớn hơn một khách mua ít nhưng thanh toán ngay.
Đối chiếu hoàn tất đơn hàng
Đơn hàng chỉ nên được xem là hoàn tất khi các dữ liệu quan trọng đã khớp với nhau.
Kế toán cần đối chiếu số lượng khách đặt, số lượng thực tế xuất kho, số lượng khách nhận, giá bán, doanh thu, giá vốn, hóa đơn và khoản tiền đã thu.
Việc đối chiếu theo từng đơn giúp doanh nghiệp phát hiện nhanh những sai lệch nhỏ trước khi chúng tích tụ thành chênh lệch lớn cuối tháng.
“Phòng điều khiển lợi nhuận” – Báo cáo quản trị chủ doanh nghiệp vật liệu xây dựng cần có
Báo cáo doanh thu theo nhóm vật liệu
Thay vì chỉ tổng hợp doanh thu toàn công ty, doanh nghiệp nên tách doanh thu theo từng nhóm hàng như xi măng, sắt thép, gạch, đá, cát, sơn, thiết bị vệ sinh, vật liệu hoàn thiện hoặc các nhóm sản phẩm đang kinh doanh.
Báo cáo có thể tiếp tục phân tích theo khách hàng, khu vực bán hàng, nhân viên kinh doanh hoặc kênh phân phối.
Báo cáo lợi nhuận theo từng đơn hàng
Hai đơn hàng cùng có giá trị 500 triệu đồng chưa chắc mang lại lợi nhuận giống nhau.
Vì vậy, báo cáo quản trị nên xác định doanh thu, giá vốn và các chi phí trực tiếp có thể xác định được cho từng đơn hàng.
Đây cũng là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng chính sách giá và mức chiết khấu cho các đơn hàng tiếp theo.
Báo cáo hàng tồn kho và tốc độ luân chuyển
Tồn kho là một trong những khu vực sử dụng vốn lớn nhất của doanh nghiệp vật liệu xây dựng.
Những mặt hàng bán nhanh có thể cần duy trì mức tồn tối thiểu để tránh mất cơ hội bán hàng.
Theo dõi tuổi tồn kho giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy lượng vốn đang bị giữ trong hàng hóa và đưa ra quyết định mua hàng chính xác hơn.
Báo cáo công nợ khách hàng công trình
Khách hàng ngành vật liệu xây dựng thường bao gồm nhà thầu, đội thi công, chủ đầu tư và khách hàng công trình.
Vì vậy, doanh thu đã ghi nhận không có nghĩa tiền đã thực sự về doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng nên theo dõi công nợ theo từng công trình.
Khi công nợ được phân loại rõ, bộ phận kinh doanh có thể cân nhắc hạn mức bán chịu trước khi tiếp tục giao thêm hàng.
Báo cáo công nợ nhà cung cấp
Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp phải quản lý chặt các khoản phải trả nhà cung cấp.
Báo cáo cần tổng hợp số tiền còn phải thanh toán, thời hạn thanh toán, khoản đặt cọc hoặc ứng trước, hàng đã nhận và các nghĩa vụ liên quan.
Đặc biệt, cần đặt công nợ nhà cung cấp cạnh công nợ khách hàng.
Báo cáo dòng tiền thực tế
Lợi nhuận và dòng tiền là hai khái niệm khác nhau.
Báo cáo dòng tiền quản trị cần tổng hợp dòng tiền thực tế vào và ra theo tuần hoặc tháng.
Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể nhận diện trước thời điểm thiếu hụt tiền để điều chỉnh lượng nhập hàng, đẩy nhanh thu hồi công nợ hoặc chuẩn bị nguồn vốn bổ sung.
Báo cáo cảnh báo hàng tồn và công nợ rủi ro
Một hệ thống kế toán quản trị tốt không chỉ báo cáo những gì đã xảy ra mà còn phải chỉ ra những khu vực có nguy cơ gây thiệt hại.
Đối với hàng tồn kho, kế toán có thể phân loại theo thời gian lưu kho: dưới 30 ngày, từ 30 đến 90 ngày, trên 90 ngày hoặc theo khoảng thời gian phù hợp với từng doanh nghiệp.
“Ca cấp cứu sổ sách” – Khi nào công ty vật liệu xây dựng cần thuê dịch vụ kế toán chuyên sâu?
Công ty phát triển nhanh nhưng chưa có hệ thống kế toán
Đây là tình trạng khá phổ biến ở doanh nghiệp vật liệu xây dựng phát triển từ cửa hàng hoặc cơ sở kinh doanh nhỏ.
Doanh thu tăng nhanh nhưng quy trình kế toán vẫn được vận hành theo cách cũ.
Dịch vụ kế toán chuyên sâu lúc này cần giúp doanh nghiệp thiết kế lại quy trình từ mua hàng, nhập kho, bán hàng, thu tiền đến ghi nhận kế toán.
Kho hàng và sổ sách bị lệch nhiều kỳ
Nếu kiểm kê thực tế khác đáng kể với số dư trên phần mềm kế toán, doanh nghiệp không nên chỉ điều chỉnh bằng một bút toán để hai con số bằng nhau.
Trước tiên phải xác định nguyên nhân chênh lệch.
Sau khi tìm được nguyên nhân mới có thể xây dựng phương án xử lý và thiết lập quy trình kiểm soát để tránh lặp lại.
Không xác định được lợi nhuận từng nhóm hàng
Nếu cuối tháng doanh nghiệp chỉ biết tổng doanh thu, tổng giá vốn và lợi nhuận toàn công ty thì thông tin kế toán chưa đủ để phục vụ điều hành.
Trong thực tế, một nhóm hàng có thể tạo biên lợi nhuận cao trong khi nhóm khác gần như chỉ tạo doanh số.
Khi có số liệu này, chủ doanh nghiệp sẽ biết nên tập trung vốn vào nhóm hàng nào và nhóm nào cần điều chỉnh.
Công nợ tồn đọng nhiều năm chưa xử lý
Công nợ kéo dài nhiều năm là tín hiệu cho thấy cả hệ thống kế toán lẫn quy trình bán hàng cần được rà soát.
Một số khoản đã thanh toán nhưng kế toán chưa ghi nhận đầy đủ.
Mỗi khoản công nợ cần có căn cứ xử lý riêng nhằm hạn chế tạo thêm rủi ro cho báo cáo tài chính và hồ sơ thuế.
Chuẩn bị quyết toán thuế cần rà soát hồ sơ
Khi doanh nghiệp chuẩn bị cho một kỳ kiểm tra hoặc quyết toán, việc chỉ kiểm tra các tờ khai thuế là chưa đủ.
Cần đối chiếu dữ liệu từ báo cáo tài chính, sổ kế toán, hóa đơn điện tử, ngân hàng, tồn kho, công nợ, hợp đồng và các hồ sơ giao dịch quan trọng.
Cần xây dựng lại quy trình kế toán từ đầu
Có những trường hợp việc sửa từng lỗi không còn hiệu quả bởi vấn đề nằm ở cấu trúc toàn bộ hệ thống.
Trong trường hợp này, dịch vụ kế toán chuyên sâu cần bắt đầu từ việc khảo sát toàn bộ chu trình kinh doanh.
Sau đó, doanh nghiệp có thể thiết lập lại danh mục hàng hóa, mã kho, mã khách hàng, quy trình mua – nhập – xuất – bán – thu tiền, quy trình kiểm kê và hệ thống báo cáo quản trị.
“Bàn cân lựa chọn” – Tuyển kế toán nội bộ hay thuê dịch vụ kế toán công ty vật liệu xây dựng?
Khi nào doanh nghiệp nên duy trì kế toán nội bộ?
Kế toán nội bộ phù hợp với những doanh nghiệp vật liệu xây dựng có quy mô giao dịch lớn và cần xử lý dữ liệu liên tục trong ngày.
Khi đó, cần có người thường xuyên kiểm tra phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, tiền thu khách hàng, công nợ và số lượng tồn kho.
Nếu quy trình nhập – xuất – bán hàng – công nợ chưa được thiết kế rõ ràng, doanh nghiệp vẫn có thể tồn tại nhiều sai lệch dù có cả một phòng kế toán.
Khi nào thuê dịch vụ kế toán là phương án phù hợp?
Thuê dịch vụ kế toán có thể phù hợp với doanh nghiệp vật liệu xây dựng mới thành lập, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ hoặc chưa cần duy trì một phòng kế toán hoàn chỉnh.
Đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát lại hệ thống, thiết lập quy trình và xác định những điểm cần kiểm soát trước khi tiếp tục hạch toán.
Dịch vụ kế toán ngành vật liệu xây dựng cần hiểu những gì?
Dịch vụ kế toán công ty vật liệu xây dựng cần hiểu đặc thù vận hành của ngành chứ không thể chỉ tiếp nhận hóa đơn và nhập dữ liệu vào phần mềm.
Trước hết là đặc điểm hàng hóa.
Có mặt hàng quản lý theo kilogram, tấn, mét, mét vuông hoặc mét khối.
Ngoài ra còn phải kiểm soát các nội dung như chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng trả lại, vận chuyển, bốc xếp, hàng hao hụt và các khoản hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị kế toán phù hợp
Tiêu chí đầu tiên không nên chỉ là giá dịch vụ mà cần xem đơn vị đó có hiểu hoạt động kinh doanh vật liệu xây dựng hay không.
Tiếp theo là khả năng kiểm soát hóa đơn và thuế.
Cuối cùng, cần thống nhất rõ trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng: ai lập phiếu nhập xuất, ai quản lý kho, thời điểm chuyển chứng từ, thời hạn hoàn thành báo cáo, cách xử lý hóa đơn sai và cơ chế hỗ trợ khi doanh nghiệp có yêu cầu giải trình số liệu.
Vì sao chỉ nhận hóa đơn cuối tháng không đủ để kiểm soát?
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chuyển toàn bộ hóa đơn mua vào và bán ra cho kế toán vào cuối tháng rồi cho rằng như vậy đã đủ để làm kế toán.
Đối với ngành vật liệu xây dựng, hóa đơn chỉ phản ánh một phần của hoạt động thực tế.
Những trường hợp như vậy đều không thể được kiểm soát chỉ bằng cách gom hóa đơn cuối tháng.
Khi chuỗi này được kiểm soát, số liệu kế toán mới có khả năng phản ánh tương đối đầy đủ hoạt động thực tế.
So sánh kế toán nội bộ và dịch vụ kế toán vật liệu xây dựng
Tiêu chíKế toán nội bộDịch vụ kế toán vật liệu xây dựng
Quản lý khoTự xây dựng quy trình, thuận lợi theo dõi nghiệp vụ hằng ngàyHỗ trợ chuẩn hóa quy trình nhập – xuất – tồn và phương pháp đối chiếu
Theo dõi giá vốnPhụ thuộc kinh nghiệm và năng lực của nhân sựCó phương pháp kiểm soát và rà soát giá vốn theo hệ thống
Thuế và hóa đơnPhụ thuộc khá lớn vào năng lực từng cá nhânCó quy trình rà soát hóa đơn, kê khai và kiểm tra rủi ro
Không nhất thiết doanh nghiệp phải lựa chọn tuyệt đối một trong hai mô hình.
“Checklist vận hành an toàn” – Công ty vật liệu xây dựng cần kiểm tra gì mỗi tháng?
Checklist nhập hàng và hóa đơn đầu vào
Đối chiếu toàn bộ đơn đặt hàng với hàng thực tế đã nhận trong tháng.
Kiểm tra phiếu nhập kho có đầy đủ mã hàng, số lượng, đơn vị tính và kho nhận hàng.
Đối chiếu hóa đơn đầu vào với chứng từ thanh toán.
Mục tiêu của checklist này không chỉ là bảo đảm doanh nghiệp có đủ hóa đơn đầu vào mà còn xác nhận rằng mỗi hóa đơn đều có giao dịch thực tế, hàng hóa tương ứng và hồ sơ mua hàng có thể đối chiếu được.
Checklist kho và tồn kho vật liệu
Đối chiếu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
Kiểm tra tồn kho theo từng mã vật liệu.
Kiểm tra các mã hàng có tồn kho âm.
Đối chiếu hàng đã xuất giao nhưng chưa hoàn tất chứng từ bán hàng.
Kiểm tra hàng khách trả lại.
Xác định nguyên nhân và hồ sơ xử lý đối với chênh lệch kiểm kê.
Một kho trị giá 10 tỷ đồng chưa chắc là dấu hiệu tích cực nếu phần lớn giá trị nằm trong những mã hàng chậm luân chuyển.
Checklist đơn hàng và giao nhận
Kiểm tra đơn hàng đã được xác nhận với khách hàng.
Đối chiếu đơn giá bán với bảng giá hoặc chính sách bán hàng.
Theo dõi đơn hàng đã giao nhưng chưa hoàn tất hồ sơ liên quan.
Đối chiếu doanh thu bán hàng với dữ liệu xuất kho.
Một đơn hàng tưởng có biên lợi nhuận tốt có thể trở nên kém hiệu quả sau khi tính thêm tiền dầu, phí cầu đường, nhân công bốc xếp, giao nhiều chuyến hoặc phát sinh đổi trả.
Checklist công nợ khách hàng
Đối chiếu số dư công nợ từng khách hàng.
Xác định hóa đơn hoặc đơn hàng hình thành từng khoản phải thu.
Kiểm tra thời hạn thanh toán theo hợp đồng.
Kiểm tra các khoản khách hàng thanh toán nhưng chưa xác định được đơn hàng.
Đối chiếu công nợ với bộ phận kinh doanh.
Định kỳ xác nhận công nợ với khách hàng phù hợp với quy trình doanh nghiệp.
Vì vậy, báo cáo công nợ nên được xem cùng báo cáo doanh thu thay vì tách rời.
Checklist thuế và chứng từ
Rà soát hóa đơn đầu vào phát sinh trong tháng.
Rà soát hóa đơn đầu ra và dữ liệu bán hàng.
Kiểm tra các trường hợp hàng đã giao nhưng hồ sơ chưa hoàn thiện.
Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn hàng và chứng từ giao nhận khi cần.
Nếu việc kiểm tra được tiến hành ngay trong tháng, bộ phận mua hàng, bán hàng, kho và vận chuyển vẫn còn đủ thông tin để bổ sung hồ sơ khi phát hiện thiếu sót.
Checklist báo cáo lợi nhuận
Xác định doanh thu thực tế trong tháng.
Xác định giá vốn hàng đã bán.
Kiểm tra phương pháp xác định giá xuất kho.
Theo dõi chi phí kho.
Theo dõi chi phí nhân sự.
Phân tích hàng tồn kho và công nợ cùng với lợi nhuận.
Ví dụ, lợi nhuận giảm có thể không phải do bán ít hàng mà do giá nhập tăng, chiết khấu bán hàng quá cao, chi phí giao hàng tăng hoặc doanh nghiệp đang bán nhiều hơn các nhóm sản phẩm có biên lợi nhuận thấp.
“Không chỉ ghi nhận doanh thu” – Giá trị thực của dịch vụ kế toán công ty vật liệu xây dựng
Giúp doanh nghiệp biết lợi nhuận thật của từng đơn hàng
Một trong những ngộ nhận phổ biến trong kinh doanh vật liệu xây dựng là lấy giá bán trừ giá mua để xác định lợi nhuận.
Cách tính này có thể bỏ qua nhiều chi phí thực tế.
Nhìn sơ bộ, phần chênh lệch là 12 triệu đồng.
Sau khi tính đầy đủ, lợi nhuận thực tế có thể thấp hơn đáng kể.
Những thông tin này có giá trị quản trị lớn hơn nhiều so với một con số lợi nhuận tổng cuối tháng.
Giúp kiểm soát dòng tiền trong ngành vốn lớn
Kinh doanh vật liệu xây dựng thường cần lượng vốn lưu động đáng kể.
Doanh nghiệp phải bỏ tiền nhập sắt thép, xi măng, gạch, đá, thiết bị vệ sinh hoặc vật liệu hoàn thiện trước khi bán được hàng.
Ví dụ, doanh nghiệp có:
8 tỷ đồng tồn kho;
Từ đó doanh nghiệp có thể quyết định nên nhập thêm hàng bao nhiêu, có nên cho khách hàng tiếp tục mua nợ hay cần tập trung thu hồi công nợ trước khi mở rộng bán hàng.
Giúp giảm rủi ro thuế và sai lệch chứng từ
Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường có số lượng giao dịch lớn và chứng từ đi qua nhiều bộ phận.
Bộ phận kinh doanh nhận đơn hàng.
Kho xuất hàng.
Đội vận chuyển giao hàng.
Kế toán xuất hóa đơn.
Khách hàng thanh toán.
Dịch vụ kế toán có quy trình kiểm soát giúp đối chiếu các dữ liệu này định kỳ.
Điều này vừa giảm rủi ro thuế vừa làm cho số liệu quản trị đáng tin cậy hơn.
Giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định nhập hàng, bán hàng và mở rộng kinh doanh
Giá trị cuối cùng của kế toán nằm ở khả năng hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Khi dữ liệu đủ tốt, chủ doanh nghiệp vật liệu xây dựng có thể trả lời được hàng loạt câu hỏi quan trọng:
Mặt hàng nào doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp?
Khách hàng nào có biên lợi nhuận tốt?
Đó là lúc sổ sách kế toán chuyển từ nghĩa vụ hành chính thành hệ thống dữ liệu phục vụ quản trị, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, lợi nhuận, dòng tiền và mở rộng kinh doanh trên một nền tảng tài chính rõ ràng.
Dịch vụ kế toán công ty vật liệu xây dựng không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ, kê khai và quyết toán thuế đúng quy định mà còn giúp quản lý hàng tồn kho, doanh thu, công nợ và hiệu quả kinh doanh một cách toàn diện. Đồng hành cùng đơn vị kế toán giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu nguồn lực tài chính và tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường vật liệu xây dựng.
