Kế Toán F&B Thực Hành là chương trình đào tạo thực tế giúp học viên nắm vững toàn bộ nghiệp vụ kế toán trong ngành dịch vụ ăn uống. Thông qua việc thực hành trên chứng từ và tình huống thực tế tại nhà hàng, người học hiểu rõ cách quản lý doanh thu, kiểm soát chi phí và vận hành hệ thống kế toán hiệu quả trong lĩnh vực F&B.
Một ly cà phê bán ra phải đi qua bao nhiêu bước kế toán?
Lập kế hoạch mua nguyên liệu
Trước khi một ly cà phê được phục vụ khách hàng, kế toán đã tham gia từ khâu lập kế hoạch mua nguyên liệu. Căn cứ vào doanh thu của các kỳ trước, lượng tồn kho hiện có và kế hoạch kinh doanh, kế toán phối hợp với bộ phận thu mua để xác định nhu cầu nhập cà phê, sữa, đường, đá, trái cây, topping và các vật tư tiêu hao.
Việc lập kế hoạch mua hàng hợp lý giúp cửa hàng duy trì đủ nguyên liệu phục vụ khách, hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí.
Nhập kho thực phẩm và đồ uống
Khi nguyên liệu được giao đến cửa hàng, kế toán kiểm tra hóa đơn, phiếu giao hàng và đối chiếu với đơn đặt hàng trước khi ghi nhận nhập kho.
Ngoài số lượng và đơn giá, kế toán còn theo dõi hạn sử dụng, chất lượng nguyên liệu và cập nhật số liệu tồn kho trên phần mềm quản lý. Việc ghi nhận đầy đủ ngay từ đầu giúp bảo đảm giá trị hàng tồn kho luôn chính xác.
Xuất kho theo công thức chế biến
Mỗi loại đồ uống đều có công thức pha chế và định mức nguyên liệu riêng. Khi cửa hàng phục vụ khách, nguyên liệu được xuất kho theo định mức đã xây dựng.
Kế toán theo dõi lượng nguyên liệu tiêu hao thực tế, đối chiếu với số lượng đồ uống đã bán và phân tích các trường hợp tiêu hao vượt định mức.
Nhờ đó, cửa hàng có thể kiểm soát tốt giá vốn, hạn chế thất thoát và duy trì chất lượng sản phẩm đồng đều.
Ghi nhận doanh thu qua POS
Khi khách thanh toán, toàn bộ thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá, chương trình khuyến mại và phương thức thanh toán được ghi nhận trên hệ thống POS.
Kế toán kiểm tra dữ liệu bán hàng, đối chiếu với hóa đơn điện tử và doanh thu thực tế để bảo đảm mọi giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Dữ liệu từ POS cũng là cơ sở để phân tích doanh thu theo ca làm việc, theo nhân viên hoặc theo từng nhóm sản phẩm.
Đối chiếu tiền mặt và chuyển khoản
Sau khi kết thúc ca bán hàng, kế toán tiến hành đối chiếu số tiền thực thu với báo cáo từ hệ thống POS.
Các khoản thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, thẻ ngân hàng, mã QR hoặc ví điện tử đều được kiểm tra và đối chiếu với sao kê ngân hàng hoặc báo cáo của đơn vị thanh toán trung gian.
Việc kiểm soát dòng tiền hằng ngày giúp hạn chế thất thoát và bảo đảm số liệu tài chính luôn minh bạch.
Phân tích lợi nhuận cuối ngày
Cuối ngày, kế toán tổng hợp doanh thu, giá vốn nguyên liệu, chi phí vận hành và các khoản chi phát sinh để xác định lợi nhuận của cửa hàng.
Ngoài việc đánh giá kết quả kinh doanh trong ngày, kế toán còn phân tích doanh thu theo từng nhóm đồ uống, tỷ lệ giá vốn, mức tiêu hao nguyên liệu và hiệu quả của các chương trình khuyến mại.
Những số liệu này giúp chủ cửa hàng đưa ra quyết định điều chỉnh giá bán, tối ưu thực đơn và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
“Hậu trường” của một cửa hàng F&B – Bộ chứng từ mà kế toán phải xử lý mỗi ngày
Hóa đơn mua nguyên liệu
Hóa đơn mua nguyên liệu là căn cứ để kế toán ghi nhận chi phí hoặc giá trị hàng tồn kho. Mỗi hóa đơn cần được kiểm tra về thông tin nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế suất và tính hợp lệ trước khi hạch toán.
Việc kiểm tra kỹ hóa đơn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi kê khai thuế và quyết toán sau này.
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho phản ánh số lượng nguyên liệu đã được tiếp nhận vào kho sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng thực tế.
Kế toán sử dụng phiếu nhập kho để cập nhật tồn kho, đối chiếu với hóa đơn mua hàng và theo dõi biến động nguyên vật liệu theo từng ngày.
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho là căn cứ xác định lượng nguyên liệu được cấp cho bộ phận pha chế hoặc bếp để phục vụ khách hàng.
Thông qua phiếu xuất kho, kế toán theo dõi mức tiêu hao nguyên liệu, đối chiếu với định mức chế biến và tính toán giá vốn của từng sản phẩm.
Báo cáo bán hàng POS
Hệ thống POS tổng hợp toàn bộ doanh thu, số lượng sản phẩm bán ra, chương trình giảm giá, hoàn tiền và phương thức thanh toán.
Kế toán đối chiếu báo cáo này với hóa đơn điện tử, tiền mặt, chuyển khoản và dữ liệu ngân hàng để bảo đảm doanh thu được ghi nhận chính xác.
Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh F&B.
Phiếu thu – Phiếu chi
Phiếu thu và phiếu chi phản ánh các khoản tiền mặt phát sinh trong ngày như thu doanh thu, thanh toán cho nhà cung cấp, chi mua nguyên liệu hoặc các khoản chi vận hành khác.
Kế toán kiểm tra đầy đủ chứng từ kèm theo trước khi ghi nhận vào sổ quỹ nhằm bảo đảm tính minh bạch của các khoản thu, chi.
Sao kê ngân hàng
Đối với các khoản thanh toán không dùng tiền mặt, sao kê ngân hàng là căn cứ quan trọng để đối chiếu dòng tiền.
Kế toán kiểm tra từng giao dịch chuyển khoản, thanh toán qua thẻ hoặc mã QR để bảo đảm khớp đúng với doanh thu trên hệ thống POS và các chứng từ liên quan.
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được lập cho các giao dịch bán hàng theo quy định của pháp luật và là căn cứ ghi nhận doanh thu, kê khai thuế giá trị gia tăng cũng như lưu trữ hồ sơ kế toán.
Kế toán cần kiểm tra tính chính xác của thông tin trên hóa đơn, theo dõi việc phát hành và xử lý kịp thời các trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế nếu phát sinh sai sót.
Bảng chấm công nhân viên
Bảng chấm công phản ánh thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên trong cửa hàng.
Kế toán sử dụng bảng chấm công để tính lương, theo dõi ca làm việc, kiểm soát chi phí nhân sự và làm căn cứ thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến lao động.
Bảng lương
Bảng lương tổng hợp tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng, làm thêm giờ và các khoản khấu trừ của từng nhân viên.
Kế toán căn cứ vào bảng lương để hạch toán chi phí nhân công, thực hiện thanh toán lương và kê khai các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
Hồ sơ nhà cung cấp
Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm hợp đồng, báo giá, hóa đơn, thông tin thanh toán và các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng.
Việc quản lý đầy đủ hồ sơ giúp kế toán theo dõi công nợ, kiểm soát chất lượng giao dịch, đánh giá hiệu quả hợp tác với từng nhà cung cấp và chuẩn bị đầy đủ tài liệu khi có yêu cầu kiểm tra hoặc quyết toán thuế.
Học theo “vòng đời vận hành F&B” thay vì học từng tài khoản kế toán
Đặt hàng nhà cung cấp
Quy trình kế toán trong lĩnh vực F&B bắt đầu từ việc đặt hàng nguyên liệu. Kế toán phối hợp với bộ phận mua hàng và bếp để kiểm tra nhu cầu thực tế, theo dõi đơn đặt hàng, đối chiếu báo giá và kiểm soát giá mua từ các nhà cung cấp.
Việc quản lý ngay từ khâu đặt hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí đầu vào, tránh mua vượt nhu cầu và hạn chế rủi ro thiếu nguyên liệu trong giờ cao điểm.
Kiểm soát tồn kho
Sau khi nguyên liệu được nhập kho, kế toán theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn thông qua phần mềm quản lý kho và các phiếu nhập, phiếu xuất. Đối với ngành F&B, việc kiểm soát tồn kho theo từng ngày có ý nghĩa đặc biệt vì nhiều nguyên liệu có thời hạn sử dụng ngắn.
Quản lý tồn kho hiệu quả giúp giảm thất thoát, hạn chế hàng hư hỏng và tối ưu vòng quay vốn.
Theo dõi định mức nguyên liệu
Mỗi món ăn hoặc đồ uống đều có công thức và định mức nguyên liệu riêng. Kế toán theo dõi mức tiêu hao thực tế, so sánh với định mức tiêu chuẩn để phát hiện các trường hợp sử dụng vượt mức hoặc thất thoát.
Đây là cơ sở quan trọng để tính đúng giá vốn và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.
Quản lý doanh thu theo ca
Doanh thu được tổng hợp theo từng ca làm việc từ hệ thống POS và đối chiếu với tiền mặt, thanh toán qua mã QR, thẻ ngân hàng và ví điện tử.
Việc theo dõi doanh thu theo ca giúp phát hiện chênh lệch kịp thời, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng khung giờ và từng bộ phận bán hàng.
Đối chiếu quỹ tiền mặt
Cuối mỗi ca hoặc cuối ngày, kế toán kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với báo cáo bán hàng và các phiếu thu, phiếu chi. Đồng thời, các khoản thanh toán điện tử cũng được kiểm tra với sao kê ngân hàng để đảm bảo số liệu chính xác.
Quy trình này giúp hạn chế thất thoát tiền mặt và nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Tính giá vốn món ăn và đồ uống
Kế toán tập hợp chi phí nguyên liệu, gia vị, bao bì và các chi phí trực tiếp khác để xác định giá vốn của từng món ăn hoặc từng nhóm sản phẩm.
Việc tính đúng giá vốn giúp doanh nghiệp xây dựng giá bán hợp lý, đánh giá biên lợi nhuận và đưa ra quyết định điều chỉnh thực đơn khi cần thiết.
Lập báo cáo quản trị
Sau khi tổng hợp doanh thu, chi phí, giá vốn và tồn kho, kế toán lập các báo cáo quản trị phục vụ ban lãnh đạo như báo cáo doanh thu theo chi nhánh, báo cáo lợi nhuận, báo cáo tồn kho, báo cáo chi phí và phân tích hiệu quả kinh doanh.
Đây là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và nâng cao hiệu quả vận hành toàn hệ thống F&B.
22 nghiệp vụ thực tế trong kế toán F&B mà học viên sẽ trực tiếp thực hành
Quản lý nguyên liệu đầu vào
Kiểm tra hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chất lượng nguyên liệu và cập nhật số liệu vào hệ thống kế toán nhằm đảm bảo thông tin chính xác ngay từ đầu.
Kiểm soát hàng tươi sống
Theo dõi thời hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, số lượng nhập và tỷ lệ hao hụt của các nhóm thực phẩm như thịt, hải sản, rau củ và trái cây nhằm hạn chế thất thoát.
Xuất kho theo công thức món ăn
Thực hiện xuất nguyên liệu theo đúng định mức chế biến của từng món ăn hoặc đồ uống, đảm bảo dữ liệu phục vụ việc tính giá vốn chính xác.
Quản lý định lượng nguyên liệu
So sánh lượng nguyên liệu tiêu hao thực tế với định mức đã xây dựng để đánh giá hiệu quả sử dụng và phát hiện những bất thường trong quá trình vận hành.
Theo dõi hao hụt
Ghi nhận các trường hợp hao hụt do sơ chế, bảo quản, hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng, đồng thời phân tích nguyên nhân để đề xuất biện pháp khắc phục.
Kiểm kê kho định kỳ
Định kỳ đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên phần mềm quản lý kho, xử lý chênh lệch và cập nhật dữ liệu phục vụ báo cáo quản trị.
Quản lý doanh thu tại quầy
Theo dõi doanh thu phát sinh tại khu vực phục vụ trực tiếp, đối chiếu với hệ thống POS, tiền mặt và hóa đơn điện tử.
Theo dõi doanh thu giao hàng
Kiểm tra doanh thu từ các đơn hàng giao tận nơi, đối chiếu với đơn vị vận chuyển và hệ thống quản lý đơn hàng để đảm bảo doanh thu được ghi nhận đầy đủ.
Theo dõi doanh thu qua ứng dụng
Quản lý doanh thu từ các nền tảng đặt món trực tuyến, đối chiếu với báo cáo của từng ứng dụng, phí dịch vụ và số tiền thực nhận.
Quản lý tiền mặt
Theo dõi thu, chi tiền mặt hằng ngày, kiểm tra sổ quỹ, phiếu thu, phiếu chi và đối chiếu với doanh thu thực tế.
Quản lý thanh toán QR và thẻ
Kiểm tra các khoản thanh toán không dùng tiền mặt thông qua mã QR, thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử, đối chiếu với sao kê ngân hàng và báo cáo bán hàng.
Công nợ nhà cung cấp
Quản lý các khoản phải trả, theo dõi thời hạn thanh toán, đối chiếu công nợ định kỳ và kiểm soát chiết khấu thương mại nếu có.
Chi phí thuê mặt bằng
Theo dõi tiền thuê, các khoản phí dịch vụ, thời hạn thanh toán và phân bổ chi phí thuê cho từng kỳ kế toán hoặc từng chi nhánh.
Chi phí nhân sự
Hạch toán tiền lương, phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội và các khoản chi liên quan đến nhân sự trong toàn hệ thống.
Chi phí điện, nước, gas
Theo dõi mức tiêu thụ điện, nước, gas của từng cơ sở, phân tích biến động chi phí và kiểm soát hiệu quả sử dụng.
Chi phí marketing
Ghi nhận chi phí quảng cáo, khuyến mại, truyền thông, chương trình khách hàng thân thiết và đánh giá hiệu quả đầu tư marketing.
Khấu hao tài sản
Theo dõi khấu hao máy móc, thiết bị bếp, quầy bar, nội thất, hệ thống POS và các tài sản cố định khác theo đúng quy định kế toán.
Kê khai thuế GTGT
Thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào, đầu ra, kiểm tra hóa đơn điện tử và đối chiếu số liệu trước khi nộp tờ khai thuế.
Thuế TNDN
Xác định doanh thu, chi phí được trừ, lợi nhuận chịu thuế và lập hồ sơ phục vụ việc kê khai, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Lập báo cáo tài chính
Tổng hợp toàn bộ số liệu về doanh thu, giá vốn, chi phí, công nợ, tài sản và nguồn vốn để lập báo cáo tài chính theo quy định.
Báo cáo lợi nhuận theo chi nhánh
Phân tích doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận của từng cửa hàng hoặc từng khu vực kinh doanh nhằm hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động.
Phân tích hiệu quả kinh doanh
Tổng hợp các chỉ tiêu về doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, chi phí vận hành, vòng quay tồn kho và hiệu quả sử dụng nguyên liệu để đưa ra các đề xuất cải thiện hoạt động kinh doanh và tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp F&B.
“Trung tâm kiểm soát thất thoát” – Vì sao doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm?
Trong lĩnh vực F&B, doanh thu tăng không đồng nghĩa với lợi nhuận tăng. Nhiều chuỗi nhà hàng và quán ăn ghi nhận lượng khách đông, doanh số cao nhưng kết quả kinh doanh vẫn không đạt kỳ vọng do thất thoát nguyên liệu, chi phí vận hành tăng hoặc quy trình kiểm soát chưa hiệu quả. Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường và đưa ra cảnh báo cho ban điều hành.
Hao hụt nguyên liệu vượt định mức
Mỗi món ăn hoặc đồ uống đều có định mức nguyên liệu tiêu chuẩn.
Kế toán cần theo dõi:
Tỷ lệ hao hụt theo từng nhóm nguyên liệu.
Mức tiêu hao thực tế so với định mức.
Hao hụt trong quá trình sơ chế.
Hao hụt do bảo quản.
Hao hụt do hết hạn sử dụng.
Hao hụt bất thường theo từng ca hoặc từng cửa hàng.
Khi tỷ lệ hao hụt vượt mức cho phép, cần phối hợp với bộ phận kho và bếp để xác định nguyên nhân và có biện pháp khắc phục.
Không kiểm kê kho thường xuyên
Kho nguyên liệu là khu vực dễ phát sinh chênh lệch nếu không được kiểm soát định kỳ.
Kế toán nên thực hiện:
Kiểm kê cuối ngày đối với nguyên liệu có giá trị cao.
Kiểm kê định kỳ theo tuần hoặc tháng.
Đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách.
Kiểm tra nguyên liệu cận hạn hoặc hết hạn.
Lập biên bản xử lý chênh lệch.
Kiểm kê thường xuyên giúp phát hiện sớm thất thoát và giảm thiểu lãng phí.
Sai định lượng pha chế
Đối với quán cà phê, trà sữa hoặc nhà hàng có quầy bar, định lượng pha chế ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn.
Kế toán cần phối hợp theo dõi:
Định mức nguyên liệu cho từng sản phẩm.
Lượng tiêu hao thực tế.
Tỷ lệ chênh lệch giữa công thức chuẩn và thực tế.
Chi phí nguyên liệu theo từng nhóm đồ uống.
Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
Việc kiểm soát định lượng giúp ổn định chất lượng sản phẩm và tối ưu lợi nhuận.
Doanh thu POS không đối chiếu
Nếu dữ liệu từ hệ thống POS không được đối chiếu với kế toán và thu ngân, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về doanh thu.
Các nội dung cần kiểm tra gồm:
Doanh thu trên POS.
Hóa đơn điện tử đã phát hành.
Tiền mặt thực thu.
Chuyển khoản ngân hàng.
Thanh toán bằng thẻ.
Ví điện tử.
Đơn hàng bị hủy hoặc hoàn tiền.
Giao dịch điều chỉnh.
Đối chiếu hằng ngày giúp phát hiện sai sót và hạn chế thất thoát doanh thu.
Chi phí vận hành vượt ngân sách
Ngoài giá vốn nguyên liệu, chi phí vận hành cũng ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận.
Kế toán cần theo dõi:
Chi phí nhân sự.
Tiền thuê mặt bằng.
Điện, nước và gas.
Marketing.
Chi phí giao hàng.
Chi phí sửa chữa thiết bị.
Chi phí phần mềm quản lý.
Chi phí văn phòng và hành chính.
So sánh chi phí thực tế với ngân sách giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả hoạt động và điều chỉnh kịp thời.
Không phân tích lợi nhuận theo sản phẩm
Nhiều doanh nghiệp chỉ theo dõi tổng doanh thu mà không phân tích hiệu quả của từng sản phẩm.
Kế toán nên lập báo cáo:
Doanh thu theo từng món ăn hoặc đồ uống.
Giá vốn từng sản phẩm.
Tỷ suất lợi nhuận gộp.
Tỷ lệ tiêu thụ.
Chi phí liên quan đến từng nhóm sản phẩm.
Mức đóng góp vào lợi nhuận chung.
Thông tin này giúp ban quản lý điều chỉnh thực đơn, tối ưu giá bán và tập trung vào các sản phẩm có hiệu quả kinh doanh cao.
Góc nhìn của chủ chuỗi F&B – 5 báo cáo không thể thiếu mỗi tuần
Đối với chủ chuỗi F&B, việc ra quyết định nhanh và chính xác phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của các báo cáo quản trị. Thay vì chỉ chờ báo cáo tài chính cuối tháng, doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ số trọng yếu hằng tuần để kịp thời điều chỉnh hoạt động kinh doanh.
Báo cáo doanh thu theo cửa hàng
Đây là báo cáo giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng chi nhánh.
Các chỉ tiêu nên theo dõi:
Doanh thu từng cửa hàng.
Doanh thu theo ca làm việc.
Số lượng hóa đơn.
Giá trị hóa đơn trung bình.
Tốc độ tăng trưởng doanh thu.
Doanh thu theo kênh bán hàng.
So sánh với kế hoạch và cùng kỳ.
Báo cáo này giúp nhận diện các cửa hàng hoạt động hiệu quả hoặc cần cải thiện.
Báo cáo giá vốn hàng bán
Giá vốn ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận của doanh nghiệp.
Báo cáo nên bao gồm:
Giá vốn theo từng cửa hàng.
Giá vốn theo từng nhóm sản phẩm.
Tỷ lệ giá vốn trên doanh thu.
Chi phí nguyên liệu chính.
Biến động giá nguyên liệu.
So sánh với định mức.
Theo dõi thường xuyên giúp kiểm soát chi phí và phát hiện dấu hiệu bất thường.
Báo cáo tồn kho nguyên liệu
Quản lý tồn kho hiệu quả giúp giảm thất thoát và tránh gián đoạn hoạt động.
Các nội dung cần theo dõi:
Tồn kho đầu kỳ.
Nhập trong kỳ.
Xuất trong kỳ.
Tồn cuối kỳ.
Nguyên liệu cận hạn.
Nguyên liệu chậm luân chuyển.
Giá trị tồn kho theo từng nhóm.
Thông tin này hỗ trợ kế hoạch mua hàng và điều phối nguyên liệu giữa các cơ sở.
Báo cáo chi phí vận hành
Chi phí vận hành cần được theo dõi sát để đảm bảo lợi nhuận.
Báo cáo nên tổng hợp:
Chi phí nhân công.
Chi phí thuê mặt bằng.
Điện, nước và gas.
Marketing.
Chi phí giao hàng.
Chi phí bảo trì thiết bị.
Chi phí quản lý.
So sánh thực tế với ngân sách.
Qua đó, ban điều hành có thể nhận biết sớm các khoản chi vượt kế hoạch.
Báo cáo lợi nhuận theo chi nhánh
Đây là báo cáo quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cơ sở.
Các chỉ tiêu cần phân tích gồm:
Doanh thu thuần.
Giá vốn hàng bán.
Lợi nhuận gộp.
Chi phí vận hành.
Lợi nhuận thuần.
Tỷ suất lợi nhuận.
So sánh giữa các chi nhánh.
Xu hướng tăng trưởng theo tuần và theo tháng.
Báo cáo lợi nhuận theo chi nhánh giúp chủ chuỗi F&B xác định cơ sở hoạt động hiệu quả, phát hiện điểm yếu trong vận hành và đưa ra quyết định về đầu tư, mở rộng hoặc tái cơ cấu trên cơ sở dữ liệu tài chính đáng tin cậy.
Case Study – 5 mô hình F&B và cách tổ chức kế toán khác nhau
Quán cà phê
Học viên thực hành xử lý kế toán cho mô hình quán cà phê với đặc điểm có nhiều đơn hàng nhỏ, doanh thu phát sinh liên tục và thanh toán qua nhiều phương thức như tiền mặt, chuyển khoản, mã QR và ví điện tử. Nội dung bao gồm quản lý nguyên liệu pha chế, theo dõi định mức tiêu hao, kiểm soát doanh thu từ phần mềm POS, hạch toán giá vốn đồ uống và lập báo cáo lợi nhuận theo từng nhóm sản phẩm.
Nhà hàng
Case study mô phỏng hoạt động của một nhà hàng có thực đơn đa dạng, nhiều nhà cung cấp và lượng nguyên liệu lớn. Học viên được hướng dẫn quản lý nhập – xuất – tồn nguyên liệu, tính giá vốn món ăn, kiểm soát chi phí bếp, chi phí phục vụ, doanh thu theo ca và lập báo cáo tài chính phục vụ quản trị.
Tiệm bánh
Đối với mô hình tiệm bánh, học viên thực hành quản lý nguyên liệu sản xuất, tính giá thành từng loại bánh, theo dõi hàng sản xuất trong ngày, kiểm soát hàng tồn, hàng hủy do hết hạn sử dụng và phân tích lợi nhuận theo từng dòng sản phẩm.
Quán trà sữa
Khóa học hướng dẫn quản lý nguyên liệu pha chế như trà, sữa, topping, ly và bao bì; theo dõi định mức tiêu hao; kiểm soát doanh thu từ bán trực tiếp và ứng dụng giao hàng; hạch toán chi phí khuyến mại, chiết khấu và đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng món đồ uống.
Chuỗi cửa hàng F&B
Học viên thực hành tổ chức hệ thống kế toán cho chuỗi nhiều chi nhánh, bao gồm quản lý kho trung tâm, điều chuyển nguyên liệu nội bộ, tổng hợp doanh thu và chi phí theo từng cửa hàng, kiểm soát dữ liệu POS, lập báo cáo quản trị hợp nhất và đánh giá hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống.
Lộ trình 30 ngày để thành thạo kế toán F&B
Tuần 1 – Chứng từ và quy trình vận hành
Học viên làm quen với toàn bộ quy trình kế toán trong lĩnh vực F&B, từ tiếp nhận hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương đến chứng từ ngân hàng. Đồng thời tìm hiểu quy trình phối hợp giữa bộ phận mua hàng, kho, bếp, thu ngân và kế toán để kiểm soát số liệu ngay từ khi phát sinh.
Tuần 2 – Quản lý kho và doanh thu
Nội dung tập trung vào quản lý nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, xây dựng định mức chế biến, kiểm kê kho, theo dõi hao hụt, đối chiếu số liệu với phần mềm POS và ghi nhận doanh thu theo từng ca làm việc, từng phương thức thanh toán và từng nhóm sản phẩm.
Tuần 3 – Thuế và chi phí
Học viên thực hành hạch toán chi phí nguyên vật liệu, nhân công, thuê mặt bằng, điện, nước, khấu hao tài sản, quảng cáo, chi phí vận hành và các khoản chi khác. Đồng thời lập tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và kiểm tra hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Tuần 4 – Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Trong tuần cuối, học viên hoàn thiện quy trình khóa sổ kế toán, đối chiếu doanh thu, chi phí, công nợ và tồn kho; lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo quản trị như doanh thu theo cửa hàng, giá vốn theo món ăn, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, lợi nhuận theo nhóm sản phẩm và dòng tiền. Sau 30 ngày, học viên có thể tự xử lý toàn bộ quy trình kế toán của một doanh nghiệp F&B từ chứng từ ban đầu đến báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Nhà tuyển dụng ngành F&B tìm kiếm kế toán có những năng lực nào?
Thành thạo phần mềm POS
Phần mềm POS là công cụ quản lý bán hàng không thể thiếu trong nhà hàng, quán cà phê và chuỗi F&B. Nhà tuyển dụng ưu tiên những ứng viên có khả năng sử dụng thành thạo hệ thống POS để theo dõi đơn hàng, quản lý doanh thu theo ca làm việc, đối chiếu hóa đơn điện tử, kiểm tra các phương thức thanh toán và tổng hợp báo cáo bán hàng. Việc thành thạo POS giúp giảm sai sót trong quá trình ghi nhận doanh thu và nâng cao hiệu quả quản lý.
Kiểm soát nguyên liệu hiệu quả
Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá vốn của ngành F&B. Vì vậy, doanh nghiệp cần kế toán có khả năng theo dõi nhập – xuất – tồn kho, kiểm kê định kỳ, kiểm soát định mức nguyên liệu, phát hiện hao hụt bất thường và phối hợp với bộ phận bếp để tối ưu chi phí. Đây là năng lực quan trọng giúp hạn chế thất thoát và nâng cao lợi nhuận.
Quản lý doanh thu đa kênh
Doanh thu của doanh nghiệp F&B hiện nay đến từ nhiều nguồn như bán trực tiếp tại cửa hàng, website, ứng dụng giao đồ ăn, ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng và các chương trình khách hàng thân thiết. Kế toán cần biết tổng hợp và đối chiếu dữ liệu từ nhiều kênh, đảm bảo doanh thu được ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Phân tích giá vốn
Ngoài việc hạch toán, kế toán cần có khả năng phân tích giá vốn theo từng món ăn, từng nhóm sản phẩm hoặc từng chi nhánh. Việc theo dõi tỷ lệ giá vốn, biến động giá nguyên liệu và lợi nhuận gộp giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả kinh doanh, điều chỉnh giá bán và tối ưu thực đơn phù hợp với tình hình thị trường.
Hỗ trợ quản trị kinh doanh
Một kế toán F&B chuyên nghiệp không chỉ lập báo cáo tài chính mà còn cung cấp các báo cáo quản trị như doanh thu theo khung giờ, hiệu quả từng chi nhánh, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, chi phí vận hành và lợi nhuận theo nhóm sản phẩm. Những dữ liệu này giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, kiểm soát rủi ro và xây dựng chiến lược phát triển bền vững.
Bài kiểm tra cuối khóa – Bạn đã đủ khả năng quản lý tài chính một cửa hàng F&B chưa?
Kiểm soát nhập – xuất – tồn
Học viên được yêu cầu xử lý toàn bộ quy trình nhập kho, xuất kho và kiểm kê nguyên liệu của một cửa hàng F&B. Bài kiểm tra đánh giá khả năng theo dõi tồn kho, phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, đồng thời xác định nguyên nhân hao hụt hoặc thất thoát nguyên vật liệu.
Theo dõi doanh thu theo ca
Học viên thực hành đối chiếu doanh thu của từng ca làm việc giữa phần mềm POS, hóa đơn điện tử, tiền mặt, chuyển khoản, thẻ ngân hàng và các nền tảng giao đồ ăn. Nội dung này giúp đánh giá khả năng kiểm soát doanh thu và phát hiện sai lệch trong quá trình bán hàng.
Tính giá vốn sản phẩm
Bài kiểm tra yêu cầu học viên xác định giá vốn của từng món ăn hoặc đồ uống dựa trên định mức nguyên liệu, giá mua thực tế và các chi phí liên quan. Qua đó đánh giá khả năng kiểm soát chi phí và tính toán lợi nhuận gộp của từng sản phẩm.
Quản lý chi phí
Học viên thực hiện hạch toán và phân loại các khoản chi phí như tiền thuê mặt bằng, tiền lương, điện nước, marketing, khấu hao tài sản, chi phí giao hàng và các khoản chi vận hành khác. Bài kiểm tra giúp đánh giá khả năng kiểm soát ngân sách và phân tích cơ cấu chi phí của cửa hàng.
Lập báo cáo tài chính
Sau khi hoàn thành toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, học viên tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính và kiểm tra tính chính xác của doanh thu, giá vốn, chi phí, hàng tồn kho, công nợ và lợi nhuận. Đây là bước đánh giá năng lực tổng hợp và xử lý số liệu kế toán.
Phân tích lợi nhuận theo nhóm sản phẩm
Ở phần cuối, học viên sử dụng dữ liệu kinh doanh để phân tích lợi nhuận của từng nhóm món ăn, đồ uống hoặc dịch vụ. Nội dung bao gồm so sánh doanh thu, giá vốn, tỷ suất lợi nhuận gộp và chi phí liên quan nhằm xác định nhóm sản phẩm mang lại hiệu quả cao, nhóm cần tối ưu hoặc điều chỉnh. Đây là kỹ năng quan trọng giúp kế toán không chỉ ghi nhận số liệu mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong công tác quản trị và ra quyết định kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp về Kế Toán F&B Thực Hành
Người mới bắt đầu có học được không?
Có. Khóa học được thiết kế dành cho sinh viên, người chưa có kinh nghiệm, người trái ngành và những ai muốn làm việc trong lĩnh vực F&B. Nội dung được xây dựng theo lộ trình từ kiến thức cơ bản đến các nghiệp vụ chuyên sâu, giúp học viên từng bước làm quen với quy trình kế toán trong nhà hàng, quán cà phê và chuỗi kinh doanh dịch vụ ăn uống.
Có thực hành trên chứng từ của nhà hàng và quán cà phê thực tế không?
Có. Học viên được thực hành trên bộ chứng từ phát sinh thực tế như hóa đơn mua nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ ngân hàng, báo cáo doanh thu từ hệ thống POS và các biểu mẫu kế toán thường sử dụng trong doanh nghiệp F&B. Việc thực hành trên dữ liệu thực tế giúp học viên nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc.
Có học quản lý kho và định lượng nguyên liệu không?
Có. Đây là một trong những nội dung trọng tâm của khóa học. Học viên được hướng dẫn cách quản lý nhập – xuất – tồn nguyên liệu, xây dựng và theo dõi định mức sử dụng cho từng món ăn hoặc đồ uống, kiểm soát hao hụt, kiểm kê kho định kỳ và tính giá vốn dựa trên lượng nguyên liệu tiêu hao thực tế.
Có thực hành trên phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán không?
Có. Khóa học hướng dẫn sử dụng hệ thống POS để quản lý đơn hàng, doanh thu, thanh toán và báo cáo bán hàng. Đồng thời, học viên được thực hành hạch toán trên phần mềm kế toán, đối chiếu dữ liệu giữa POS và hệ thống kế toán, theo dõi công nợ, quản lý chi phí và lập báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị.
Sau khóa học có thể làm kế toán F&B ngay không?
Có. Sau khi hoàn thành chương trình học và thực hành đầy đủ các tình huống thực tế, học viên có thể đảm nhận các vị trí như kế toán nhà hàng, kế toán quán cà phê, kế toán chuỗi F&B, kế toán kho thực phẩm, kế toán tổng hợp hoặc chuyên viên kiểm soát chi phí tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống.
Có hỗ trợ nghiệp vụ sau khi hoàn thành khóa học không?
Có. Sau khi kết thúc khóa học, học viên vẫn được hỗ trợ giải đáp các vướng mắc trong quá trình làm việc như quản lý nguyên vật liệu, tính giá vốn, kiểm soát định mức, đối chiếu doanh thu từ hệ thống POS, xử lý chứng từ, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và giải quyết các tình huống thực tế phát sinh trong hoạt động kế toán F&B. Điều này giúp học viên tự tin áp dụng kiến thức vào công việc ngay từ những ngày đầu làm việc.
Kế Toán F&B Thực Hành mang đến cho học viên kiến thức chuyên sâu và kỹ năng thực tiễn để làm việc trong ngành nhà hàng và dịch vụ ăn uống. Với chương trình đào tạo sát thực tế, học viên có thể tự tin xử lý chứng từ, quản lý chi phí và phát triển sự nghiệp kế toán trong lĩnh vực F&B một cách chuyên nghiệp và bền vững
